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緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網為您精選了8篇辦公室管理工作，愿這些內容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
一、辦公室綜合管理工作的重要性
企業(yè)作為我國市場活動的重要參與者，其經營發(fā)展都離不開辦公室，不論是大企業(yè)還是小企業(yè)，都不能沒有辦公室這一機構設置。辦公室屬于一個單位的行政部門之一，它擔負著承上啟下、協(xié)調關系、聯(lián)系各方、發(fā)號施令的任務。是一個單位工作運轉的樞紐和調度中心。辦公室人員是領導的耳目和左右手，要當好助手就必須熟悉上級文件精神，了解和掌握單位一個時期的工作安排及其貫徹落實情況，了解和掌握一個時期內職工的思想情緒。對這些情況，辦公室要及時調查收集、分析研究，得出正確的看法，提出加強和改進工作的意見和建議供領導參考，為領導的決策提供服務。辦公室是一個單位工作運轉的軸心，是領導聯(lián)系各方的紐帶，是上下級之間溝通的橋梁，起著平衡各方關系、協(xié)調各方工作，化解各種矛盾的作用。辦公室人員必須加強政治理論的學習和各項工作的方針政策、規(guī)章制度的學習，不斷提高理論水平、思想覺悟、辦事質量。做到思維敏捷、處驚不慌、沉著應對、正確銜接，既不將復雜的問題簡單化，更不將簡單的問題復雜化，實事求是地科學有效地處理好各種關系，為單位工作的順利開奠定基礎。
二、辦公室綜合管理工作中存在的問題
（一）辦公室任務繁重
辦公室工作對于企業(yè)來說既是企業(yè)對外形象的根本，也是企業(yè)對內管理工作的保障。隨著我國市場經濟體制的完善，企業(yè)作為市場活動的重要參與者，企業(yè)與企業(yè)之間的聯(lián)系也越來越密切。企業(yè)對外聯(lián)系的加強必然會增加辦公室工作的任務，辦公室工作人員在接待了一批又一批的業(yè)務時，通常需要花費較多時間去整理，當辦公室人員處理的事情增多時，就會造成工作出現(xiàn)這樣那樣的問題，不能為企業(yè)準備齊全的辦公資料。
（二）辦公室工作人員的工作積極性不高
辦公室工作質量的好壞與辦公室工作人員有著密切的關系。在我國當前企業(yè)發(fā)過程中，隨著企業(yè)業(yè)務水平的提高，辦公室工作人員卻沒有得到相應的報酬，往往是付出的勞動與得到的報酬不相符，從而挫傷了他們工作的積極性。其次就是企業(yè)不能針對企業(yè)業(yè)務發(fā)展情況采取相應的激勵性措施來提高辦公室工作人員的積極性，辦公室工作人員在這樣的形勢下工作就會粗心大意，不能保障辦公室工作質量。
（三）辦公室工作人員的素質低
在我國當前企業(yè)發(fā)展過程中，許多企業(yè)辦公室人員秉著有事就做，無事就等的原則，工作主動性差，由于辦公室工作任務繁重，許多辦公室工作人員在重工作壓力下容易出現(xiàn)不禮貌的行為，說臟話，不能在工作中嚴格律己，從而有損企業(yè)形象，不利于企業(yè)辦公室工作的順利開展。
三、企業(yè)辦公室工作中提高綜合管理工作的策略
（一）抓住重點工作
辦公室工作直接關系到企業(yè)的發(fā)展，對內而言，辦公室工作是企業(yè)內部工作的核心，只有做好辦公室工作才能保障企業(yè)其他各項工作的順利進行；對外，辦公室工作是企業(yè)樹立企業(yè)形象的重要依據，企業(yè)只有做好辦公室工作才能加強與外界的聯(lián)系，讓外界認識到企業(yè)的實力和潛在力。針對我國當前企業(yè)辦公室工作任務繁重，首先企業(yè)要根據企業(yè)的發(fā)展規(guī)模，對辦公室工作進行層次處理，狠抓重點工作，分清主次矛盾和重點工作，花更多的精神搞好政務服務。對辦公室工作分清主次，同時工作人員更要合理分配工作精力，讓自己有更多的時間和精力來處理辦公室其他工作，從而保障辦公室工作效率。當企業(yè)辦公室人員在接待外來業(yè)務時，要切實做好自身的工作，努力做好服務，為企業(yè)樹立良好的形象，讓辦事人員來的舒心，走的放心。
（二）完善企業(yè)管理制度
辦公室工作作為企業(yè)發(fā)展過程中的一項重要工作，其工作效率以及工作質量與企業(yè)的管理制度有著極大的關聯(lián)。我國當前企業(yè)要想保障辦公室工作順利開展，首先必須健全企業(yè)管理制度，并在不斷實踐過程中加以完善。企業(yè)制度是維系企業(yè)作為獨立組織存在的各種社會關系的總和。針對企業(yè)辦公室工作，企業(yè)只有制定科學、合理的管理制度，才能有效保障辦公室工作的順利進行，讓辦公室工作處在一個健康、穩(wěn)定的環(huán)境中循序漸進。其次針對企業(yè)辦公室工作人員，企業(yè)要采取相應的激勵措施，在工作人員中形成一種競爭意識，同時給辦公室工作人員進行生活上的補助，讓他們認識到企業(yè)對自己的重視，從而提高他們工作的積極性，為企業(yè)辦公室工作的開展打下基礎。
（三）加強企業(yè)辦公室人員的培訓任重道遠
員工水平參差不齊，在人格、智力、興趣、經驗和技能方面，均存在差異，當員工面對任務繁重的辦公室工作時，難免會出現(xiàn)各種抱怨，從而使得其在工作中不上心，歸根結底在于企業(yè)辦公室工作人員素質不夠高，不能適應工作中所帶來的困擾和磨煉。為此企業(yè)應當重視辦公室工作人員的培訓工作，重視高素質的員工隊伍是企業(yè)最重要的競爭因素。不僅加強企業(yè)辦公室工作人員的技能培訓，同時還要加強心理素質的培訓，通過培訓合格后上崗才能在實際的工作中發(fā)揮應有的作用。通過培訓，可以提高員工的知識水平，提高員工的首創(chuàng)精神和創(chuàng)新能力。同時提高員工工作熱情和合作精神，建立良好的工作環(huán)境和工作氣氛，提高員工的工作滿意感和成就感，從而提高員工隊伍的整體素質，增強企業(yè)競爭力。
結束語
加強辦公室的綜合管理工作能夠更好地促進辦公室的發(fā)展，提高工作效率，從而保證企業(yè)的長遠發(fā)展。
參考文獻：
[1]李晉成.淺談煤礦企業(yè)辦公室管理工作存在的問題及對策[J].東方企業(yè)文化，2013（08）
[2]巨輪.淺談辦公室工作存在的普遍性問題及改進措施[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2012（01）
關鍵詞：高校；辦公室；管理
隨著“科教興國”發(fā)展戰(zhàn)略的實施，高等教育由“精英教育”向“大眾教育”轉變，我國高等教育管理體制、管理模式、管理理念等方面的改革也在不斷深入。高等教育在國家和社會生活中的作用和地位日益提高。在高等教育改革與發(fā)展步伐不斷加快的今天，我國高校建設正面臨諸多方面的挑戰(zhàn)。學校的改革和發(fā)展是一個龐大的系統(tǒng)工程，涉及到管理工作的方方面面。作為服務于學校各項事業(yè)發(fā)展的重要組織環(huán)節(jié)――院系辦公室，是學校工作中設置的行政管理組織，它起著溝通上下協(xié)調左右的中樞作用，它的職能作用是否充分發(fā)揮、它的工作質量高低、它辦事效率如何，直接關系到學校各項工作目標的實現(xiàn)和學校的社會形象，必須引起高度重視。
一、高校院(系)辦公室管理工作的特點
高等學校的院(系)辦公室是高校內部重要的管理部門。它位處教學、科研的第一線直接為校領導和廣大師生員工服務，其工作特點可從以下幾方面加以概括：
1.政策性。正確地貫徹執(zhí)行政策，科學合理地制定正確政策是各級領導和領導機關的一項最根本性的大事。辦公室工作作為領導的參謀和助手，既要學習、研究上級的政策、協(xié)助領導收集、匯總、處理來自各方面的信息，供領導制定政策參考，并參與本單本部門政策性文件的撰寫。同時，辦公室工作每天都要接觸大量的具體實際問題，大批紛繁復雜的問題的處理，無不涉及這類那類的政策，一切都要以政策為依據來解決，時時事事都要執(zhí)行政策，體現(xiàn)政策，任何背離或違反政策的做法都會帶來嚴重后果，出亂子，給事業(yè)造成損害，給工作帶來麻煩?？梢哉f，辦公室的工作與政策有著不可分離的關系，所以說政策性是辦公室工作的根本特點。
2.服務性。管理就是服務。高校院(系)辦公室作為重要的管理部門毫無疑問要把服務擺在特別重要位置，是整個辦公室工作的中心點、出發(fā)點和落腳點。為領導服務、為部門服務、為教學服務、為師生員工服務、為上下左右四面八方服務!而這一切又不能光停留在口頭上、表面上，每天必須面對大量的麻煩的、具體的、瑣碎的問題逐一妥善加以解決，還要辦的好、辦的快，既要耐心、細致，又要熱情周到。在繁瑣平凡的工作中衛(wèi)高校的教學、科研、人才培養(yǎng)默默耕耘。從而達到管理育人、服務育人的最佳效果。
3.協(xié)調性。院(系)辦公室作為一個溝通上下、協(xié)調左右的綜合管理機構，它既要統(tǒng)籌教學、科研、外事等工作，又要協(xié)調其他工作，上至校級領導，院系部門，下至教師、學生均需辦公室來溝通協(xié)調。如果說整個學校管理工作是由相關職能部門來分管，而院(系)辦公室則是這些職能部門的具體執(zhí)行機構，其作用是多層次、全方位的、綜合性的，是其他部門無法代替的。它不僅要協(xié)調好各部門之間的關系，還要協(xié)調好領導之間的關系，協(xié)調好領導與教師之間的關系，協(xié)調好教師與學生之間的關系。只有這樣，才能為領導分憂，為師生員工解難。
4.綜合性。院(系)辦公室工作相對于其他職能管理部門，它還有一個顯著的特點就綜合性。它是對院校各項工作具體實施管理的綜合性辦事機構，統(tǒng)籌承擔學院的教學、科研、學生工作、人事、總務、財務、行政、對外聯(lián)絡等各項工作?？偟恼f院領導要管的工作、辦公室都得要參與、協(xié)助。還有那些領導不能親自干的，如文秘、檔案、機要、收發(fā)等辦公室都得管起來。甚至送往迎來，電話聯(lián)系等雞毛蒜皮的事，辦公室都得處理好，稍有不慎，都會影響院校的外部形象，影響上下內外的關系。
5.時間性。學校的教育教學工作、教育科研工作，都有嚴格的時效性，作為為之服務的院系辦公室必須有極強的時間觀念，任何時候，對任何一個工作環(huán)節(jié)的麻痹松懈、、都會帶來不可彌補的損失。院(系)辦公室在日常管理工作中，必須嚴格遵循教育教學規(guī)律，不失時機地把握好每一個環(huán)節(jié)不出差錯，以保證學校教育教學工作正常健康運行。
二、辦公室管理工作現(xiàn)狀
根據辦公室管理工作的特點。它的職能作用發(fā)揮得如何，直接牽涉到學校這部復雜的機器能否高效運轉，理應受到領導的高度重視。但長期以來，由于受傳統(tǒng)思維方式，傳統(tǒng)管理模式的影響，絕大多數院校一直沒有把加強辦公室建設提到應有的高度，使辦公室管理工作面臨諸多問題。
1.職能作用沒能充分發(fā)揮。本來高校院(系)辦公室是整個學校管理的樞紐機構，是校領導的參謀部，起著承上啟下，溝通左右的重要作用，既是學校內務總管，又是學校窗口形象，可現(xiàn)在大多數院校辦公室工作的主要任務仍是“辦事、辦會、辦文”，主要工作還是“接接聽聽、收收發(fā)發(fā)、抄抄寫寫”，嚴重地降低了辦公室的應有職能。
2.領導對辦公室重視不夠。由于對辦公室的職能定位不準確，把辦公室的當成跑腿打雜的事務部，所以在人員配備上，就不可能將精兵強將放在辦公室，一般情況下，領導認為，辦公室工作人員只要聽話就行、和自己貼心就行、勤快點就行、心細一點、不出大的差錯就行，甚至將一些關系戶照顧對象都塞到辦公室來。
3.工作任務繁重。從辦公室的職能看，既要當好領導的參謀、助手、參與政務，又要面對大量具體工作，掌管事務，還要協(xié)調好上下左右關系搞好服務，任務之繁重，可想而知。再加上有些領導習慣就近指揮，讓辦公室去做“越俎代庖”的事，代替相關職能部門去行使職權，使辦公室不堪重負!
4.綜合素質不高。高校辦公室要真正發(fā)揮管理職能，提高工作效率，提高管理水平，工作人員的綜合素質是關鍵。但目前一般高校由于領導認識沒有到位，在人員配備上就很難將德才兼?zhèn)涞膬?yōu)秀人才選撥到辦公室崗位上來，湊合型的較多，而復合型的高素質人才較少，這在很大程度上制約了高校院(系)辦公室職能的發(fā)揮。加之平時窮于應付日常事務，辦公室工作人員很難有進修提高的機會，難以在崗位工作中獲得較大的管理水平、管理能力的提高。
5.工作積極性不高。絕大部分辦公室工作人員工作積極性不高，其原因，一是平時工作繁忙、任務繁重、整天奔忙，而又很難得到別人理解。二是辦公室的工作雖然崗位重要，但在學校中卻地位不高，人們普遍以為是打雜的和專業(yè)教師相比，有低人一等的感覺，出現(xiàn)許多辦公室工作人員不安的本職工作的現(xiàn)象。三是工作中較難發(fā)揮主動性、積極性、創(chuàng)造性、沒有成就感。四是缺乏明確的考評標準、缺乏激勵機制，賞罰不明。
三、強化管理、加強辦公室隊伍建設
管理出效益。高校要提高辦學質量，辦學水平，必須狠抓管理。對學校管理中樞機構一院(系)辦公室必須加強建設，院(系)辦公室管理水平高低對全校工作有舉足輕重的影響，院校領導必須將加強院(系)辦公室建設納入高校管理的重要議事日程。為此，筆者提出如下建議。
1.轉變舊有的觀念，對辦公室工作合理定位。校領導必須轉變辦公室工作僅僅是跑腿打雜的事務性工作的舊有
觀念，要使院(系)辦公室成為校領導管理學校這部復雜的機器的中樞管理機構。既要掌管事務，搞好服務，還要參與政務，當好領導的參謀和助手。辦公室的工作每天都要和教學一線的師生員工打交道，面對大量的具體實際問題、他們最了解師生員工的訴求，及時的向學校領導反饋信息，讓領導及時了解新情況、新問題，及時針對情況調整完善管理規(guī)定，更好地為教學科研服務，為師生員工服務。上下溝通渠道暢通，整個管理工作就不會出問題；全校上下一心，就沒有克服不了的困難!團結和諧的集體是攻無不克、戰(zhàn)無不勝的1
2.選賢任能，抓隊伍建設。辦公室工作的重要性，工作任務的繁重性、工作性質的復雜性、決定領導在配備辦公室工作人員時必須選拔調配精兵強將，要按照德才兼?zhèn)涞臉藴蕦?yōu)秀人才調配到辦公室崗位上來，他們頭腦要清醒、思維要敏捷、行動要快捷、能力要全面、盡可能要選擇復合型人才。同時要進行合理搭配，考慮到人員的年齡結構、知識結構、能力結構、閱歷、氣質與諸方面因素形成合理科學組合。
3.抓制度建設，提高工作效率。管理工作很重要的一環(huán)是抓制度建設，制度建設是管理之本。按制度辦事，才能使管理規(guī)范化。辦公室是綜合部門，內部崗位很多，必須制訂嚴格的崗位責任制，明確崗位的工作職責，要把工作分解落實到每個具體人，讓每個人各盡所能，發(fā)揮自身最大的潛能，實現(xiàn)優(yōu)質管理。所訂制度，一定要切實可靠，便于操作，能量化的盡量量化，一定要搞階段考評，學期、學年考評、獎優(yōu)罰劣、獎勤罰懶、杜絕大鍋鈑。只有這樣才能大大提高辦公室工作效率。
4.提高業(yè)務素質、提高人員待遇。辦公室管理人員的業(yè)務素質越高，辦公室的管理水平、管理質量也就越高。因此，如何不斷提高辦公室管理人員的業(yè)務素質是校領導必須十分重視的問題。要改變“重使用、輕培養(yǎng)”的觀念，要加強各種形式的培訓、送出去、請進來。讓辦公室工作人員有機會經常和外界同行切磋辦公室工作的經驗，經常交流，同時多參加社會上的學術交流活動、開闊視野、增強活力、提高水平。校領導要多關心辦公室人員的工作學習和生活，提高他們的待遇，不能讓辦公室工作人員終年辛苦工作，辛勤付出卻得不到大家承認，要營造尊重平凡勞動、尊重各種人才、尊重平凡崗位的良好范圍，使辦公室工作人員安心平凡工作、在平凡崗位上創(chuàng)造不平凡的業(yè)績、使他們和專業(yè)教師同樣有成就感。
5.充分利用校園網絡，實現(xiàn)辦公室管理新突破。
計算機的普及和互聯(lián)網的飛速發(fā)展，為辦公現(xiàn)代化提供了重要的物質基礎。充分利用計算機和校園網絡，可大大提高辦公效率。辦公室采用計算機網絡辦公，可擺脫長期以來基于紙質的傳統(tǒng)辦公方式，逐步實現(xiàn)向依據計算機網絡和電子數據庫的無紙化、無線化辦公方式轉變。實現(xiàn)辦公室工作事務的信息化、自動化、系統(tǒng)化、網絡化、真正體現(xiàn)辦公室工作的方便、快捷、高效。最大限度地提高辦公室工作效率和工作質量，實現(xiàn)辦公室管理方式上的新突破!
總之，高校院(系)辦公室管理是一個重要的課題，必須在新的歷史條件下不斷創(chuàng)新機制，改變方式方法，讓它煥發(fā)勃勃生機，為高校的改革發(fā)展作出應有的貢獻!
參考文獻：
[1]李平：對高校二級學院辦公室管理工作的探討，科技信息，2009年第3期
【關鍵詞】辦公室；行政管理；改進辦法
作為一個水電開發(fā)企業(yè)，比起建設現(xiàn)場、生產現(xiàn)場這些一線工作場地，行政辦公室在規(guī)模與人數上都顯得微不足道。但辦公室卻是一個決策方案、幕后策劃誕生的地方，如何協(xié)助各部門配合工作，提升企業(yè)認可度，妥善利用公司資源，維持整個公司運營，這都與辦公室工作有關。所以辦公室更需要一個完善的行政管理制度來提高其效率。
一、辦公室行政管理工作的必要性
（一）保證員工高效完成任務。辦公室行政管理工作，不單單只是對員工職能、員工工作任務進行管理或是依據員工工作職責，對員工工作提出要求。它還需要制定一些配套制度，如會務管理、公文時效性管理、辦公時間管理以及工作作風管理的相關規(guī)定。幫助員工協(xié)調工作時間，合理安排員工休息時間，確保員工勞逸結合，更好地完成工作指標。而辦公室主任，作為辦公室主心骨，會針對員工工作情況提出建議，或幫助新進員工解決一些生活與工作上的難題。從“以人為本”角度，提升員工工作質量。
（二）協(xié)調各部門工作。辦公室在整個企業(yè)中起到一個“承上啟下”的作用，承接上方下達指令，做出可行指令實施方案，下放到各部門。通過分析各部門的優(yōu)勢與不足，研究公司部門職能劃分權限，找出各部門之間的聯(lián)系，協(xié)調部門互相配合，共同完成特定項目。對公司發(fā)展有一個客觀分析，幫助公司進行整體規(guī)化。
（三）優(yōu)化工作質量。當企業(yè)遇到困難時，辦公室部門會幫助領導一起解決問題，通過平時分配管理工作的優(yōu)勢，為領導出謀劃策，解決困難。而且通過日常工作中對公司各部門職責的分析，對公司發(fā)展規(guī)劃，提出客觀合理的建議。
二、辦公室行政管理中存在的不足
（一）工作任務分配管理方面。由于辦公室管理決策人主要是辦公室主任，在任務分配上，可能因為不熟悉員工情況，導致員工工作效率低，或是在分配上帶有主觀情緒，認為自己一統(tǒng)大局，不結合員工實際情況，降低員工工作積極性。
（二）考核制度方面。由于辦公室工作任務細碎、復雜、重要。對于員工工作質量也有較高標準，所以會注重員工考核成績。但總體考核方式還是受主觀影響較為嚴重，有時候不能對員工進行公正、客觀的考察?？己苏咝问交?，也大大降低了員工工作效率，影響企業(yè)發(fā)展。（三）管理方法方面。作為企業(yè)辦公室，一般都存放著公司的文書檔案資料，由于管理方式不當，或是沒有定期檢查、更新資料，在公司需要資料時，不能及時找出，或對于一些資料丟失毫不知情，這都會直接影響到企業(yè)運營，降低工作效率和進度。另外，許多企業(yè)行政管理方面方案的電子文檔都存在辦公室，對辦公人員保密管理也需要加強重視，近幾年通過電腦失泄密的事件時有發(fā)生，給企業(yè)的形象造成了嚴重影響。這都是因為管理安全欠缺，管理方法不當所導致。
三、針對不足提出建議
（一）合理分配工作，提高員工積極性。辦公室主任在接到工作指令時，要合理分析工作性質，做好本職工作，再結合員工優(yōu)勢，工作特點合理分配工作，使員工依自己能力，高效完成任務，不因為工作任務復雜或是工作量繁瑣，降低工作效率。遇到一些較難工作任務時，也會積極面對，挑出工作重難點，做穩(wěn)基礎工作，從易入難、由淺而深?；蚴窃诜峙渖?，使員工互相配合，取長補短，注重團隊精神。合理規(guī)劃工作任務，調動每一位員工工作積極性，使每一位員工都為企業(yè)發(fā)展貢獻出自己的力量。
（二）改革考核制度。為避免以往考核制度中人為影響大的問題，企業(yè)應該改革員工考核制度，公平對待每位員工，對其進行客觀考察。應從多方面對員工進行考察，不僅是工作能力，還有項目組織能力，問題解決能力，工作分析能力等方面進行考察。還可以考核員工在解決問題時的專業(yè)知識能力，設備使用能力，這些能力不僅是員工工作優(yōu)點的體現(xiàn)，還是員工責任和敬業(yè)心的客觀反映。除了對考核能力綜合考察外，考核過程也該公平、客觀、透明。對員工和主管進行雙向考核，并針對工作不足之處提出建議，使考核體制自由民主，保證員工工作的積極性。
（三）引進先進管理設備。企業(yè)平時應做好企業(yè)間的文化交流，借鑒一些先進管理制度，提高工作效率。如對每份檔案進行電子備案，實施電子化管理。對檔案出入情況，及時做好標注，方便檔案查找。并做好安全措施，防止黑客侵入，泄露資料。
四、結語
辦公室的工作復雜而重要，因此辦公室更需要建立合理的管理制度。協(xié)助各部門之間配合，提高工作效率，做好指令分派與管理，充分調動員工積極性，使企業(yè)得到更好發(fā)展，并在競爭市場中占有一定優(yōu)勢。
【參考文獻】
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[3]鐘曉蕓.辦公室主任在高校檔案管理工作中的角色分析[J].城建檔案,2013（01）:77-78.
關鍵詞： 職能 管理 精細化 應急管理
辦公室在油田企業(yè)的組織機構中是重要一環(huán)，它擔負著油田企業(yè)綜合管理的部門職能，起著對內上下聯(lián)系，左右溝通；對外則樹立形象橋梁和紐帶作用。辦公室管理水平的高低直接關系到油田企業(yè)的形象樹立乃至對企業(yè)內部各部門的工作效率也產生直接而深遠的影響。為油田企業(yè)的發(fā)展和工作效率的提高起到不可忽視的作用。
一、油田辦公室的職能闡述
市場經濟的深入發(fā)展，市場競爭的不斷加劇，使油田企業(yè)面臨越來越多的挑戰(zhàn)。企業(yè)若想實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，就不得不加強內部管理工作。油田企業(yè)綜合管理離不開辦公室這個基礎性機構的支持。辦公室管理水平的高低、管理質量的好壞將會對油田企業(yè)方方面面的管理工作產生直接而深遠的影響。當然也包括油田業(yè)務工作的開展?，F(xiàn)階段，油田的辦公室一方面承擔著管理事務、提供服務、參與決策的等重要職能，另一方面還發(fā)揮著引導油田企業(yè)綜合管理工作不斷優(yōu)化的重要作用。對于油田企業(yè)而言，可將辦公室的作用概括為兩點：橋梁作用和參謀功能。
1.油田辦公室的橋梁作用。在油田企業(yè)之中，辦公室發(fā)揮著重要的橋梁作用，有效連接著油田各個工作人員以及不同職能部門，肩負著上下互通消息的重要使命，另外，還具備一定程度的宏觀調控以及綜合權衡的職能。所以人們將辦公室看作是油田企業(yè)一個有效的協(xié)調部門。在決策的組織實施過程中，辦公室發(fā)揮著類似中介性質的作用，一方面要詳細了解油田企業(yè)各部門的實際情況，并將這些情況如實地反映給領導者、決策者；另一方面，油田企業(yè)決策制定完成后，辦公室要觀察決策的具體執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時匯報，方便決策的調整。
2. 油田辦公室的參謀作用。新形勢之下，油田企業(yè)的辦公室僅僅具備橋梁作用是遠遠不夠的。辦公室還應具有一定的參謀功能。具體表現(xiàn)在以下幾個方面：一是辦公室要準確、及時、全面地收集有利于油田企業(yè)發(fā)展的信息資料，并將其提供給油田企業(yè)的決策層，為各種決策的制定提供事實依據：二是辦公室要緊緊圍繞企業(yè)的中心工作來開展自身的工作，如各種調查研究，并將調查研究結果上報給領導層，方便油田企業(yè)中心工作的開展；三是辦公室要在油田領導的指揮下負責各類重要文件的起草，并落實各種決策的制定與執(zhí)行情況：四是辦公要能夠針對油田企業(yè)當下所面臨的重要問題給出合理性的建議。
二、提高油田辦公室管理水平的措施
1.加強油田企業(yè)辦公室的思想建設與作風建設。要做好油田辦公室的工作，關鍵在抓好辦公室人員的教育和培養(yǎng)。所以，要求油田辦公室工作人員應該以德為先，即具有較高的政治素質、良好的道德修養(yǎng)、極強的責任意識和大局觀念。通過加強學習，樹立科學的世界觀、人生觀和價值觀。堅定正確的政治方向、立場和觀點，養(yǎng)成良好的保密意識和服務意識。良好的服務意識是辦公室工作人員做好工作的基礎。油田辦公室工作人員的工作作風如何，不僅影響到油田單位的工作效率，還會影響油田企業(yè)集體的形象和聲譽。所以，油田辦公室工作人員在工作中要做到眼勤、手勤、腿勤，要有吃苦奉獻的精神，兢兢業(yè)業(yè)、認認真真做好每一件事，做到求實、務實、踏實。
2.要建立健全油田辦公室的管理體制。油田辦公室應根據實際出發(fā)，建立科學的行政目標管理體制，強調以人為本，實行人性化的管理方式，使辦公室的工作人員明確工作的目的性，能自我約束、自我控制，發(fā)揮自己主觀能動性的管理方式。油田企業(yè)各部門應對具體業(yè)務內容進行再分工，對辦公室工作人員進行適當調整，并制定工作計劃，形成一套完善的目標管理體系。在體系制定完成后，再將目標細化，將任務分配到每一個工作人員。在工作人員明白工作職責之后實行目標責任管理。最后，對油田工作人員的工作業(yè)績進行考核，這樣既可以避免在管理過程中工作人員待遇一刀切的弊端，同時又能增加員工工作的積極性，讓員工意識到競爭的壓力，從而打消工作人員消極、懶散的工作作風，提高辦事效率。此外，油田企業(yè)的領導應準確掌握辦公室從業(yè)人員的需求，因時、因人、因需求不同而采取不同的管理方式和激勵措施，激發(fā)工作人員的工作積極性。
3.大力推行油田辦公室的精細化管理。油田辦公室工作要樹立注重細節(jié)的理念，增強精細化管理意識。精細化就是一種理念，一種意識，一種態(tài)度，更是一種追求細致的文化。一是要求油田辦公室的工作人員解決思想觀念問題，牢固樹立注重細節(jié)的理念，增強精細化管理的意識，從基本制度抓起，不斷推進辦公室工作科學化、精細化、制度化、程序化。二是要進行定崗定責，明確職責，實施權責對等?！岸◢彙?，就是要根據油田辦公室工作職能和流程，科學設置工作崗位?！岸ㄘ煛?，就是要明確界定崗位職責。確定工作銜接的節(jié)點和程序，做到分工明確、各司其職、協(xié)調配合。“定標準”，就是將各項管理工作的標準具體分解到每一個工作崗位中，形成崗位工作規(guī)范，使各個崗位的工作人員能夠全面了解崗位職責，確保嚴格按照管理標準和工作規(guī)范，優(yōu)質高效地完成本職工作。三是要健全考核評議體系，提高績效。嚴格績效考核是促進崗位職責落實，推進辦公室管理工作科學化、精細化管理的關鍵。要根據崗位職責體系的要求，按照獎優(yōu)、治庸、罰劣的原則，積極推進油田辦公室工作績效考核。
4.提高油田辦公室工作人員素質。要多方面、多層次、多途徑對油田辦公室行政人員進行素質培養(yǎng)。一方面是加強理論學習，提高治素質。政治素質主要是指行政人員應當具有的政治立場和方向，是各項素質中最重要的一項，是搞好行政管理工作的前提和保證。要高度重視政治理論學習，提高理論學習的積極性和主動性。其二要積極創(chuàng)新提高業(yè)務素質。油田辦公室中一些行政人員比較年輕，不是管理專業(yè)出身，行政管理經驗不足，業(yè)務操作不熟悉。加上行政工作的很多具體環(huán)節(jié)，都是在學校和書本上所無法獲知的。所以要不斷提升行政人員的業(yè)務素質。其三是上崗前要進行有針對性的培訓，學會本職工作的基本技能；上崗后要盡快熟悉各個環(huán)節(jié)，提升業(yè)務素質，在實踐中不斷改進工作方法和創(chuàng)新工作思路，在工作中不斷提高觀察、分析、理解、判斷和反應能力。
三、對油田辦公室工作的思考
1、應對重大突發(fā)事件的處置將是辦公室工作的重中之重。在重特大突發(fā)事件中應重點做好以下工作：一是高度警覺，敏銳分析，準確迅速地掌握事件基本情況。有些突發(fā)事件發(fā)生后，現(xiàn)場比較混亂，具體情況不清，在現(xiàn)場的人員也可能意識不到事情的嚴重性。有些事故發(fā)生初期破壞性沒有顯現(xiàn)，但有可能迅速惡化，造成嚴重后果。這就要求辦公室人員時刻保持高度警覺，具有敏銳性的判斷能力。接到事件報告后，詳細詢問，迅速掌握事情的基本情況，為領導提供準確的現(xiàn)場信息，以便采取科學的措施處置事件。二是及時匯報，啟動應急預案?；厩闆r清楚后，立即向領導匯報，啟動應急預案，做好應急值班。三是加強值班力量，跟蹤事件動態(tài)，詳細記錄。應急值班工作強度大，時間緊，需要加強值班力量。要及時通知休班人員到崗，24小時雙崗值班，必要時派值班人員到現(xiàn)場協(xié)助應急指揮協(xié)調。要及時跟蹤事件動態(tài)情況，詳細記錄事件處置的過程細節(jié)，直到事件處理完畢。四是綜合協(xié)調有關部門、單位，處置應急情況。辦公室在處置應急事件中應發(fā)揮上傳下達、綜合協(xié)調的職能，是應急指揮的樞紐，調度各相關部門和單位集中人力、物力迅速到位，控制事態(tài)發(fā)展，減小損失。
2、把握政策，熱情接訪，努力維護油田企業(yè)大局穩(wěn)定。維護大局穩(wěn)定是保證油田生產經營正常運行的前提，也是辦公室工作的一項重要任務。油田企業(yè)規(guī)模大，人員多，包袱重，在企業(yè)深化改革的進程中由于利益格局的調整，各類矛盾顯現(xiàn)，維護穩(wěn)定的任務較重。辦公室作為維護穩(wěn)定工作的前沿，應主要做好以下幾個方面的工作：一是認真做好接訪工作。牢記職工群眾利益無小事的道理，帶著深厚的感情做穩(wěn)定工作，認真傾聽職工群眾的呼聲，切實解決他們的實際問題和困難，從源頭上最大限度減少不和諧因素，促進油田的和諧穩(wěn)定。二是做好政策解釋工作。組織有關部門輪流到辦值班接訪，直接受理案件，為職工群眾解答相關政策，有效提升工作的整體水平。三是做好穩(wěn)定信息預警工作。協(xié)調綜治、公安、宣傳、等部門，在全油田建立起多層次、全方位、有重點的分級信息預警體系，及早發(fā)現(xiàn)苗頭性、傾向性問題，有效促進了維穩(wěn)工作的超前防范和源頭治理。
四、結束語
筆者從辦公室的職能及如何提高油田辦公室的管理水平兩個方面談了油田辦公室的管理工作，并對油田辦公室的工作提出了自己的思考，相信油田辦公室圍繞抓作風建設、健全管理體制、推行精細化管理、加強人員培訓四方面下大氣力，重視應對重大突發(fā)事件的處置、以及維護油田大局穩(wěn)定，就一定可以讓油田辦公室工作上一個大的臺階。
參考文獻：
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[關鍵詞] 科研單位； 辦公室工作； 服務； 管理； 特征； 意識
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 07. 040
[中圖分類號] F272； C931.4 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）07- 0064- 01
隨著我國經濟、科技與文化的發(fā)展，當前我國科研單位與外界的聯(lián)系也逐漸增多，因此，科研單位內部的辦公室工作也更為繁雜和瑣碎。辦公室作為科研單位的綜合職能部門，是單位內部上情下達工作的重要樞紐。科研單位辦公室工作涉及的范圍較廣，其不僅包括日常的事務處理和文秘工作，還包括為領導出謀劃策以及調研和宣傳等工作。其中服務和行政管理工作是辦公室最基本的工作職能，也是其各項工作的立身之本，對于保障科研單位內部日常管理工作的順利進行有重要的作用。
1 新時期科研單位辦公室工作的新特征
1.1 辦公室參與科研單位政務管理的重要性增強
新形勢下，隨著我國科研體制的改革和深入發(fā)展，科研單位在自身的發(fā)展目標、運行機制、人才培養(yǎng)和管理方式等方面都發(fā)生了較為深刻的變化。而辦公室作為科研單位內部為領導出謀劃策的主要部門，需要改變過去以“辦事”為主的做法，不斷進行思維創(chuàng)新，并積極參與單位內部的政務管理，從而充分發(fā)揮其在單位內部管理和中長期規(guī)劃中的作用。
1.2 服務質量要求更高，工作任務更為繁雜
辦公室作為科研單位信息交流的窗口與平臺，其日常工作內容涉及單位內部的事務、政務以及各項服務，而從服務對象上來說，其又涉及全體職工、統(tǒng)計部門以及單位各級領導的切身利益。由于辦公室與單位內部的各個部門有著千絲萬縷的縱向和橫向聯(lián)系，辦公室工作也呈現(xiàn)出任務重、事務雜的新特點。同時，隨著越來越多科研專家走上領導崗位，他們本身承擔著較為繁重的科研任務，這就需要辦公室在平時的管理中要盡可能地為單位領導提供優(yōu)質化的服務，從而為領導更好地進行全局策劃工作提供良好的環(huán)境條件。
1.3 對內部人員的自身素質和業(yè)務能力要求提高
面對當前各種形式的突發(fā)事件和瞬息萬變的外部環(huán)境，要求科研單位辦公室人員不但要具有較強的理論知識素養(yǎng)，還要具備快速反應能力、善于把握與快速領會領導意圖能力和急事急辦的能力，以便更好地適應新形勢的變化。
2 科研單位辦公室在日常工作中應樹立管理和服務意識
2.1 樹立規(guī)范意識，促進服務與管理的科學化
在我國新時期的科研事業(yè)發(fā)展中，科研單位辦公室要樹立規(guī)范意識，通過辦公室內部職能、規(guī)章制度以及自身形象的規(guī)范化實現(xiàn)其服務與管理的科學化。從規(guī)范職能上來看，科研單位要加強對辦公室內部機構的合理配置，通過崗位目標管理的實施來明確各職工的工作目標和崗位職責，從而做到各負其責，各司其職。而從制度規(guī)范上來說，辦公室要加強建設各項規(guī)章制度，以保證文稿印制、會務組織、電話通知以及來賓接待等大量繁雜瑣碎事務的正常運行。同時，對于形象的規(guī)范，辦公室可以通過抓環(huán)境衛(wèi)生和工作人員的素質來維護，從而更好地提升辦公室的外部形象。
2.2 樹立發(fā)展意識，不斷提升服務水平和管理能力
辦公室在日常的服務和管理中要堅持用發(fā)展的眼光看問題，重視工作人員的業(yè)務培訓和學習，并通過引導他們不斷學習專業(yè)知識與業(yè)務技能來提高他們的整體素養(yǎng)。同時，在新形勢下，科研單位還應加強對現(xiàn)代化管理人才的培養(yǎng)，通過選拔高素質、高技能專業(yè)人才到辦公室工作來鼓勵職工進行良性競爭，以提高他們工作的主動性和創(chuàng)造性。
2.3 樹立創(chuàng)新意識，努力實現(xiàn)優(yōu)質化的管理與服務
創(chuàng)新精神是推動科研事業(yè)發(fā)展的主要動力，在新時期的發(fā)展中，科研單位辦公室要緊跟時代潮流的變化，加強自身管理方式和服務理念的創(chuàng)新，通過辦公模式和管理模式的轉變來提高工作效率和服務質量。在管理方式創(chuàng)新上，辦公室要積極進行工作流程的優(yōu)化，將過去粗放型的管理方式轉變?yōu)榫毣墓芾矸绞剑愿玫靥嵘浞招芎凸ぷ髻|量。同時，辦公室還應加強服務理念的創(chuàng)新，把過去的被動服務轉變?yōu)樾滦蝿菹碌闹鲃臃?。尤其是在領導決策時，辦公室要盡可能做到靈活性與計劃性的相結合，在領導決策前為其提供準確、全面、高質量的決策預案；而在決策中要綜合協(xié)調單位各方面的利益關系，嚴把決策關口；在領導決策后，辦公室還要抓好各部門對領導決策的貫徹落實，以實現(xiàn)服務與管理的優(yōu)質化。
2.4 樹立全局意識，積極發(fā)揚奉獻精神
辦公室作為科研單位開展各項工作的指揮中心，其擔負著內外聯(lián)系和上下溝通以及協(xié)調各方的重要作用。因此，在日常的工作和管理中，辦公室要積極樹立整體觀念和全局意識，努力為單位職工創(chuàng)造團結和諧的工作氛圍，加強各部門的相互合作，以高效實現(xiàn)工作目標。在科研單位內部，辦公室要協(xié)調好不同部門之間以及領導和各部門之間的關系，以增強單位內部的凝聚力。而對外，辦公室要積極充當科研單位各項工作中的“聯(lián)絡員”，加強與上級部門的協(xié)調與溝通，同時還要與其他部門和單位搞好合作，實現(xiàn)各單位和部門的共同發(fā)展。
辦公室作為科研單位管理樞紐和協(xié)調各方的綜合性職能部門，其在新形勢下的工作呈現(xiàn)出工作任務繁雜、參與政務管理的重要性增強以及服務質量要求提高等新特征。因此，在新時期的科研事業(yè)發(fā)展中，辦公室要積極樹立規(guī)范意識、發(fā)展意識、創(chuàng)新意識和全局意識，做好對內對外各部門之間的協(xié)調與溝通，從而真正實現(xiàn)服務與管理的優(yōu)質化和科學化。
主要參考文獻
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一、當前基層法院辦公室管理工作中存在的問題
（一）思想認識需要進一步加強
公正、高效、權威的現(xiàn)代司法制度的確立，是當前和今后一段時期人民法院追求的目標，為此為適應審判工作需要，首先須樹立反映現(xiàn)代司法理念的思想認識，也就是社會主義法治理念；然后是適應現(xiàn)代司法要求的司法制度、審判格局。但是，我們負責辦公室工作的部門，服務領導決策、服務審判工作、服務人民法院的理念還不夠強，或多或少存在有消極、懈怠、不思進取的思想狀態(tài)，導致政令不夠通暢，相關政務工作的停滯。為此，必須強化辦公室人員的責任意識和服務意識。
（二）部門職能交叉設置
當前基層法院的機構設置，基本上沿用著計劃經濟年代的模式，與上級法院相對應設置，沒有充分體現(xiàn)出基層法院自身的職能特點。在人員配備上，基本上是處于“官多兵少”狀態(tài)，有些工作不得不聘用臨時工作人員完成；在管理層次上，一項工作從院決策機構到落實到具體人，一般要經過二至三個層次，效率不高；在職能上，部門內部之間，與審判部門之間不少地方存在職能交叉，職能模糊現(xiàn)象；在工作任務的分配上，不少部門存在“以人定事”現(xiàn)象，誰能干就讓誰干，不管機構職能，不管任務輕重緩急，造成工作能力強的人累死，干不了事的人閑死，嚴重地影響了辦公室人員的工作積極性。
（三）辦公室人員相關素質有待提高
人員狀況和綜合素質還不能完全適應工作任務需要，辦公室工作的質量和效率還有差強人意之處。總言之，相關專業(yè)人才奇缺。辦公室工作需要一批擅長心理學、文化藝術、財務、基建、計算機等方面的專業(yè)人員，但不少法院長期以來上述崗位均由法律專業(yè)或其他人員進行輪崗或頂崗，有的法院甚至找不出一名專業(yè)人員。而且法院分管領導由于法官職務的特殊性，也同樣缺乏相關的文秘、財務管理等專業(yè)知識，導致管理工作乏力。
(四)管理制度不配套
雖然說管理出效率，管理出人才，管理出戰(zhàn)斗力。管理離不開規(guī)章制度。管理是一項龐大的系統(tǒng)工程，必須建立和完善各種規(guī)章制度。從目前基層法院落實情況看，盡管大都建立了一些規(guī)章制度，但是還很不全、不細，缺乏具體可操作性，在運行過程中抓得不嚴、抓得不死、落實乏力，有了問題是臨時搭班子、抽人員，有頭疼醫(yī)頭、腳疼醫(yī)腳之嫌，工作上秩序不夠，考核標準不嚴，獎懲不能到位，這使辦公室的管理處于一種時緊時松的紊亂狀態(tài)。
(五)經費保障欠缺，管理難度加大
從近年來的運行管理情況看，基層人民法院日常經費供給和保障機制已初步形成，但由于受制于地方財政體制上的影響，法院的經費保障仍然停留在比較分散的層面上，省及中央財政給予的適當補貼，加大了地方財政的依賴性，法院所需經費撥付有時不能及時到位，使法院后勤政務管理難度大、壓力重，一定程度上影響法院正常工作的開展。此外，信息化服務和現(xiàn)代化辦公水平有待提高，該項工作必須有厚實的資金支持。
（六）缺乏長效激勵機制
法院傳統(tǒng)管理模式不注重考核和獎懲，過分倚重思想道德教育，忽視物質激勵作用，不注重現(xiàn)代考核獎懲機制，往往以民主測評或者領導帶有濃厚主觀性的年終總結代替客觀的考核，優(yōu)秀與稱職差不多，選拔、晉級、獎懲不與業(yè)績掛鉤，不能有效調動干警積極性，激發(fā)干警的潛力。
二、加強法院辦公室管理工作的對策
（一）實現(xiàn)辦公管理的科學化
（1）規(guī)范化。辦公管理的規(guī)范化，就是要求管理工作按制定的原則、標準去實施。一是會議安排規(guī)范化。按格式化和程序化的要求，將會議安排涉及的各方面元素逐漸按定制模式固定下來，避免重復操作，避免浪費時間和精力。二是接待工作規(guī)范化。要根據接待對象的級別、來訪目的，明確接待規(guī)格，制定接待工作規(guī)范和接待方案等，以便按章接待。
（2）程序化。
辦公管理的程序化，就是把日常工作分解成若干步驟并固定下來，以后辦事就按規(guī)定的步驟去做。制定工作程序時注意按工作的先后順序，把每一個步驟的做法、要求都要規(guī)定清楚。
（3）制度化。通過制定崗位責任制，對每個工作人員的職責、分工和任務都必須作出明確而具體的規(guī)定，進行目標管理和考核，使每項工作都有章可循。
（二）不斷引進專業(yè)性高素質行政事務管理人員
做好辦公室管理工作，離不開專業(yè)性高素質的管理人員。近年來，對法官職業(yè)化強調很多，但對法院行政事務管理人員的專用性講得比較少，在客觀上造成了政務管理工作缺乏專業(yè)性人才，使其變成了一項是什么人都可以干、可有可無的工作，導致辦公室隊伍龐大，效率低下，并且形成了一種惡性循環(huán)。為此，必須加強專業(yè)管理人才的引進。如從事司法財務工作人員應具備會計師職稱，司法秘書工作人員要有較強政策理論水平和文字工作功底，黨務人事工作人員要有很強的黨性和公道正派的作風，所有人員都要會運用計算機等現(xiàn)代化辦公工具，不斷提高辦公效率。要建立能者上、平者讓、庸者下的競爭激勵機制，精簡機構和人員，提高效率和效能，暢通政務管理人員進口和出口，對于不適合崗位的人員要加強培訓及時調整崗位，建設一支專業(yè)性高素質的政務管理隊伍。
（三）加強辦公室人員的培訓
長期以來，由于缺乏對政務管理重要性的認識，上級法院只注重對審判業(yè)務性的學習和培訓，而很少對法院辦公室人員進行系統(tǒng)化培訓，導致上下級法院、區(qū)域性法院之間在管理上不平衡、不統(tǒng)一和不協(xié)調。因此，應當從體制、機制和保障功能上入手，制定與現(xiàn)代審判管理相配套的管理機制，在縱向和橫向上加強管理事務的經驗交流和培訓，以適應審判改革和發(fā)展的需要。對聘用人員的管理，要從多方面入手把好聘入關、用人關和監(jiān)督關，落實聘用人員責任制，做到規(guī)范管理，規(guī)范使用。
（四）強化管理制度建設，完善管理措施
狠抓管理和強化功能是基層法院辦公室工作的兩個關鍵節(jié)點。由于人民法院工作的特殊性，光靠行政手段來搞好司法行政管理工作已經不能再適應司法行政改革和審判管理工作的需要，要用行政和經濟相結合的手段逐漸變革不合理的管理體制。為此，要以強化管理制度建設為抓手，不斷探索和完善司法辦公室管理的新途徑、新方法。
（1）強化管理措施。要緊密聯(lián)系法院工作的特點和實際需要，出臺一系列完善的管理規(guī)章制度，及時交流、學習和推廣先進的管理做法經驗。
關鍵詞：獨立學院;二級管理;系辦公室
自最早的獨立學院成立算起，經歷了將近17年的時間，期間各大獨立學院不斷摸索自身發(fā)展的出路，對發(fā)展中出現(xiàn)的政策與環(huán)境的變化做出相應的調整。筆者所在的西安交通大學城市學院自2004年成立以來，也摸索出了自己的發(fā)展模式。目前我院實行的是院系二級管理機制，在此機制下賦予系教學秘書較大的活動權限，同時也給予了較強的任務量。筆者作為管理系辦公室主任，主要從自身工作重點出發(fā)，對工作所涉及行政考勤，考核制度，青年教師培養(yǎng)，員工職稱職級評定，員工心理健康關注等問題進行簡要分析，以期促進工作的更上層樓，對于我系乃至相關部門有所助益。
一、系辦公室行政管理問題分析
筆者自2007年進入西安交通大學城市學院，從系辦公室基層開始做起，于2015年晉升為管理系辦公室主任，對于辦公室承擔的巨大責任，作為辦公室主任責無旁貸，對于工作過程中的成績與不足也略有思考?？偨Y起來，以上述五方面作為契入點進行一下分析。1、行政考勤流于形式。學院制度要求各系建立考勤制度，我系制定了相應的考勤表，在執(zhí)行過程中大部分員工還是具有一定的自覺性，部分員工對此具有一定的抵觸情緒，認為大學本應是寬松、自由、開放的一種氛圍，對員工特別是教師限制的太死。這種思想不僅僅是個別教師的思想問題，流于形式的考勤也不僅僅存在于一個系，對此我們應認真思考解決之道。2、考核制度有待完善。學院經過十幾年的發(fā)展，管理制度處于不斷完善中，然而獨立學院畢竟才發(fā)展十幾年，管理制度的經驗積累不足，隊伍年輕化也缺乏相應的培訓，考核制度實行一刀切，沒有考慮各系的具體情況，比如沒有區(qū)分文科系與理科系的差別，文科系也分經管與人文、藝術的差別，理科系也分計算機與機械、能動等的差別，對于工作考核的差別應具體情況具體區(qū)分，這一點我們做得還不足。3、教師接力存在斷層。管理系作為西安交通大學城市學院的大系，學生數量是最多的，特別是會計、財管專業(yè)對師資的要求較高，而我系主要是老教師挑大梁，雖然近幾年引進了一部分青年教師，老教師也在不斷地指導青年教師，然而我系缺乏中年教師這一隊伍，未來幾年老教師面臨退休，青年教師成長不足，無中年教師能夠挑大梁，這是我系值得思考的地方。4、員工職稱評定材料不足。職稱評定對于員工隊伍的穩(wěn)定以及員工工作積極性的提升具有重要意義，而無論是行政還是教師，在職稱評定過程中除了需要較強的工作能力，還需要一定的科研能力，我系員工的弱項便在于科研能力不足，導致評定職稱過程中科研這一項弱化了整體實力。5、員工心理健康輔導有待加強。我系學生較多，任務強度相應也較大。這給我系員工帶來了極大的心理壓力，對于維系員工的健康帶來極大挑戰(zhàn)，抱怨情緒時有發(fā)生。這與辦公室組織員工集體活動、分擔員工工作量以及考慮員工生活等方面具有一定關系。
二、政策建議
系辦公室教學管理工作的好壞，承接著系教學、行政質量能否順暢展開的重任。對于工作中的問題及不足需要進行不斷的改進，方可化解危機，使工作正常運轉。針對以上問題，筆者提出以下幾點建議，以供探討。1、考勤寬松有度，區(qū)別對待?！耙坏肚小钡目记谥贫龋痪邆浯髮W的“人文情懷”，需要具體情況具體對待。比如對于老教師，可以考慮無考勤制(但是重要會議需要參加);中年教師可以實行減少考勤日期，提升其對于單位的認同感;青年教師實行嚴格的考勤制，以規(guī)范其行為，待職稱評定升級以后可放寬限制，以促進其追求上進之心。2、考核制度適度放權。在學院制定粗略的考核制度的基礎上，給予各系根據自身情況制定考核制度的權限，經過院系共同協(xié)商論證，積極聽取基層師生意見的基礎上再予以定稿實施，以提升各系的工作積極性，形成“百家爭鳴”的高校學習、工作氛圍。3、建立起教師層級隊伍。引進各個年齡層次的員工充實教學、行政隊伍的同時，完善老中青的結構搭配，避免“頂梁柱”的缺失，實現(xiàn)階梯式的員工培養(yǎng)制度。對于員工的引進，要“不拘一格降人才”，避免單純的以學歷為主，在保證最低限的基礎上，廣納人才，提升整個院系的教學、行政水平。4、促進員工平衡發(fā)展。在不斷提升員工工作效率的同時，關注員工科研水平的提升。在工作中學習，在學習中提升，將所學與所思形成科研成果，既可以促進學院的發(fā)展，也可以促進自身的提升，相得益彰。這對于員工的工作效率的提升以及忠誠度的提升，具有積極意義。5、關注員工身心健康。工作效率的提升離不開員工身心健康的維系。在工作中遇到的諸多不順，需要辦公室相關人員予以適當疏導，給予其表達意見的途徑，對于員工提出的問題，系秘書需進行相應的處理，以促進問題的解決。系辦公室承上啟下的作用需要其工作人員具有一定的耐心、細心以及關心，只有做好系工作的“好管家”，系這個機體才能有效運轉?？傊?，二級管理體制下的系辦公室行政管理工作繁雜，任務重，只有不斷地相互學習、總結經驗，才能更好地實現(xiàn)院系工作的有效銜接，保證各項工作的有效運轉，最終實現(xiàn)集體力量的最大化。
作者:許瑋瑋 單位:西安交通大學城市學院
參考文獻:
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關鍵詞 科研單位辦公室;工作;管理;服務
中圖分類號 C931.4 文獻標識碼 A 文章編號 1007-5739(2009)13-0361-02
服務是過程中的管理,優(yōu)質的服務是過程中的科學管理。辦公室在管理系統(tǒng)中擔負著上下溝通、內外聯(lián)系、左右協(xié)調的樞紐作用,其中,行政管理和服務是它最基本的職能,也是辦公室工作的立身之本、輔政之基、謀事之道,是保證單位日常工作正常運行的基礎。
1 新形勢下,科研單位辦公室工作呈現(xiàn)的新特點
1.1 在日常事務管理中,應強調辦公室參與政務管理的重要性
隨著科研體制的深入發(fā)展,科研單位在管理方式、發(fā)展目標、人才培養(yǎng)、運行機制等方面也發(fā)生著深刻的變化。辦公室作為輔助領導決策的主要部門,需要創(chuàng)新思維,改變過去重在“辦事”的想法和做法,積極地參與政務管理,在推進科研院所管理、制訂年度工作計劃和中長期規(guī)劃、提出可行的戰(zhàn)略和策略發(fā)展的重要工作中發(fā)揮作用,成為民主決策、科學決策、服務科研的智囊團,這日益成為評價辦公室工作水平的重要指標。
1.2 工作任務更加繁重,服務要求更高
從管理要素看,涉及人、財、物、時間、空間、信息等;從工作內容看,涉及政務、事務、服務;從服務對象看,涉及領導、同級部門、職工。辦公室作為一個單位工作的窗口,信息交流的平臺,橫向、縱向聯(lián)系交流比較多,事務雜、任務重,而且科研單位有越來越多的專家、學者走上領導崗位,他們本身是各專業(yè)領域的首席專家或學科帶頭人,承擔著各項科研任務,需要辦公室在行政管理工作上為領導提供不可缺少的輔助,使領導減少不必要的干擾,更好地策劃全局工作。
1.3 人員素質要求提高,應急能力增強
面對今天瞬息萬變的信息以及各種類型的突發(fā)事件,要求辦公室人員必須做到快速反應、急事急辦、特事特辦、善于把握,領會領導意圖,按照指示精神辦事。
2 堅持四意識,在科學管理中提供優(yōu)質服務
2.1 堅持規(guī)范意識,實現(xiàn)管理和服務的科學化
(1)規(guī)范職能。合理配置辦公室內部機構,通過實行崗位目標管理,使每個人都明確自己的崗位職責、工作目標和具體要求,做到各司其職,各負其責。
(2)規(guī)范制度。規(guī)章制度的建設是實現(xiàn)有效管理的航標,一切管理行為需有法可依,有章可循。辦公室承擔著大量瑣碎繁雜的事務性工作,如文稿印制、電話通知、會務組織、來賓接待、車輛管理調度等。這些工作看似尋常,但稍有疏忽便容易出錯添亂,甚至造成不良的影響。建立規(guī)范的辦文、辦事、辦會等各方面的工作流程,形成有序的運行機制,能確保工作次定而序不亂。
(3)規(guī)范形象。形象是內在精神的外在體現(xiàn)。辦公室可以通過統(tǒng)一單位的信封、公文紙、資料袋等辦公事務用品的格式,規(guī)范對外交流的視覺形象。另外,辦公室還可通過抓工作人員的整體素質形象,以及辦公室、會議室環(huán)境、衛(wèi)生等,展示出一種健康、積極向上的精神風貌,樹立窗口形象,同時也給工作人員帶來新的激情和活力。
2.2 堅持創(chuàng)新意識,實現(xiàn)管理和服務的優(yōu)質化
(1)創(chuàng)新管理方式,由粗放型管理到精細化管理的轉變。在辦文、辦事、辦會工作中,優(yōu)化工作流程,有針對性地采取措施,抓緊、抓細、抓實,力求精細化,全面提升辦公室的工作質量和服務效能。
(2)創(chuàng)新服務理念,由被動服務為主動服務,由決策要素的單項服務到決策全過程服務的轉變。辦公室應立足于對社會發(fā)展趨勢的超前預測,對有關工作早考慮、早研究、早動手,被動性工作主動去做,努力在被動中爭取主動。特別在參謀建議時,要從政治上可接受、經濟上合理、技術上可行、法律上允許、操作上可能、時間上有效等6個方面考慮。應當在增強工作的計劃性上體現(xiàn)主動服務,科學規(guī)劃工作重點,做到長計劃、短安排,計劃性和靈活性相結合;在增強輔助決策的科學性上體現(xiàn)主動服務,為領導決策提供充分、準確的依據。在領導決策過程中,在決策前要拿出高質量的參謀預案,準確、及時、全面地反映情況,提供決策建議;策中要進行高水平的綜合協(xié)調,理順各方面的關系,嚴格把好決策中的各個關口;決策后要高效率地抓好貫徹落實,使決策變成各級各部門的實際行動。
(3)創(chuàng)新思維,由傳統(tǒng)辦公方式向現(xiàn)代自動化辦公模式的轉變。以提高工作效率和工作質量為目標,配齊必要的現(xiàn)代化辦公設備;建立信息化管理平臺,借助計算機網絡技術建立信息收集、處理、傳輸和反饋的綜合系統(tǒng),采用辦公主頁、電子郵件、公告版、討論組等方式在網上傳達文件、通知等管理信息,進行網上即時、多向、互動的信息交流,使管理更加科學、民主和有效,辦公室工作向智能型發(fā)展;建立電子文檔數據庫,如實行檔案管理電子化,節(jié)約資源,提高效率。
2.3 堅持發(fā)展意識,提升管理和服務的能力和水平
(1)重視學習和培訓,提高人員素質。辦公室應經常組織工作人員學習,多參加業(yè)務培訓,引導辦公室工作人員自覺積累多學科的專業(yè)知識和最新信息,形成學習與工作互動、在學習中工作、在工作中學習的良好風氣。
(2)激發(fā)活力,加強人才培養(yǎng)。在新形勢、新任務下,培養(yǎng)現(xiàn)代化的管理人才,充分發(fā)揮工作人員的主觀能動性、工作積極性和創(chuàng)造性,是提高辦公室管理水平的關鍵。選拔高素質、有培養(yǎng)前途的人員到辦公室工作,創(chuàng)造良好的工作環(huán)境,鼓勵積極向上的良性競爭。
2.4 堅持全局意識,發(fā)揮奉獻精神
辦公室要樹立系統(tǒng)理念和整體觀念,胸懷全局,努力營造團結和諧的氣氛,相互協(xié)作,實現(xiàn)1+1>2的目標。對外,作為“涉外”部門,積極充當本單位工作的“聯(lián)絡員”,主動與上級部門搞好協(xié)調,以求獲取支持;主動與其他單位、部門搞好合作,以求共謀發(fā)展。對內,辦公室要溝通與協(xié)調好領導與部門之間、部門與部門之間等各種關系,增強凝聚力。
