時間：2023-09-25 15:59:19
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇檔案數(shù)字化的關(guān)鍵技術(shù)，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
面對網(wǎng)絡(luò)時代城市建設(shè)迫切需要遠程、公開、快捷的城建檔案信息，面對館藏日益增多的案卷，傳統(tǒng)的城建檔案保存方式已明顯難以適應(yīng)迅速發(fā)展的新趨勢。以往一直采用的柜架式紙張保存和目錄式管理，不僅占用了大量庫房空間，管理成本高，而且易黃、易蛀，保管時易損壞；同時，城建檔案數(shù)據(jù)庫中分類信息復(fù)雜，靠手工查詢速度慢。由于城建紙質(zhì)檔案量大，查閱起來耗時、耗力。傳統(tǒng)城建檔案使用的種種局限給城建檔案管理提出了更高的要求，信息技術(shù)的日新月異也給城建檔案工作帶來了新的研究課題。這一切，都使城建檔案數(shù)字化建設(shè)提上了議事日程。
2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》，把“加快檔案信息化建設(shè)”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進程”列入其中，同月國家檔案局在中國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)研討會上宣布：十五期間，我國將加快數(shù)字化檔案館的建設(shè)。由此，城建檔案數(shù)字化建設(shè)的問題引起了人們的關(guān)注。
城建檔案信息數(shù)字化就是把紙質(zhì)檔案通過掃描、錄入信息到計算機數(shù)據(jù)庫中，以計算機存儲城建檔案信息。城建檔案的數(shù)字化并非一蹴而就，而是一個循序漸進的過程。我們有必要對這個過程的各個環(huán)節(jié)進行深入的分析和研究，只有在有了清楚認識的基礎(chǔ)上，才能規(guī)劃好城建檔案管理的數(shù)字化之路，為今后的城建檔案數(shù)字化建設(shè)打好基礎(chǔ)。
1．確定城建檔案數(shù)字化指導(dǎo)思想與原則
城建檔案數(shù)字化指導(dǎo)思想是：以需求為導(dǎo)向，以利用為目的，充分利用計算機軟硬件功能，最大限度發(fā)揮人力資源和數(shù)字化加工設(shè)備能力，保護館藏城建檔案原件完好，保證數(shù)字化城建檔案真實準確，更好地發(fā)揮城建檔案信息資源的作用。
城建檔案數(shù)字化原則是：遵循重要城建檔案數(shù)字化的價值性原則、常用城建檔案數(shù)字化的實用性原則、開放城建檔案數(shù)字化的開放性原則、褪跡城建檔案數(shù)字化的搶救性原則、解密城建檔案數(shù)字化的及時性原則、目錄數(shù)字化與全文數(shù)字化分步的時效性原則、城建檔案數(shù)字化加工與利用同步的一致性原則。
2.城建檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟
城建檔案數(shù)字化建設(shè)需要投入，特別是建設(shè)初期軟硬件配置投入較大，建成后也要保持一定的運行成本。因此，要按照成本效益最大化理論，細化城建檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟，同時優(yōu)化城建檔案數(shù)字化的各種資源配置，根據(jù)不同的情況，進行城建檔案專業(yè)人員和數(shù)字化技術(shù)人員、計算機和掃描設(shè)備的合理搭配，構(gòu)建城建檔案數(shù)字化投入小收益大的新模式。
2.1建立城建檔案數(shù)據(jù)庫
第一步，輸入文件級目錄。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保城建檔案數(shù)據(jù)庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機等設(shè)備，實現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。
2.2加強電子文件的收集和積累工作
電子文件包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合，是未來數(shù)字城建檔案最主要的來源。為了確保所形成的電子文件不被丟失，保證電子文件是可存取、可利用和可理解的，必須及時對所形成的電子文件進行收集積累。電子文件的收集積累，不僅保證電子文件的真實性，還維護了它的系統(tǒng)性、完整性，同時，也防止了存有信息內(nèi)容的載體在個人手中發(fā)生丟失、損壞，從而保護電子文件的安全，為電子文件的歸檔打下基礎(chǔ)。
電子文件的收集積累范圍，應(yīng)嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。用載體傳遞的電子文件，要按規(guī)定進行登記、簽署，對于更改處，要填寫更改單，按更改審批手續(xù)進行，并存有備份件，防止出現(xiàn)差錯。
2.3城建檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步
城建檔案數(shù)字化及管理流程重組是一個管理思想不斷地變化的過程，城建檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步即是新技術(shù)和新理念相互融合的表現(xiàn)。
數(shù)字化城建檔案分開放與不開放兩種，開放城建檔案即上互聯(lián)網(wǎng)，建立城建檔案資料網(wǎng)站，實施資源共享，在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會提供城建檔案信息查閱。
3.不斷增強城建檔案數(shù)字化管理的技術(shù)含量
城建檔案數(shù)字化的建設(shè)過程重在管理，貴在控制。利用計算機進行城建檔案數(shù)字化，任何一個邏輯錯誤，都會給數(shù)據(jù)的管理和使用帶來麻煩或隱患。在互聯(lián)網(wǎng)上公開不真實、不準確的檔案，將在社會上產(chǎn)生不良影響。特別是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的流水作業(yè)，上一道工序一定要為下一道工序負責，各道工序工作量的對等與匹配同樣重要。實踐證明，建立數(shù)字化進度數(shù)據(jù)庫、數(shù)字化質(zhì)量反饋庫、城建檔案利用登記數(shù)據(jù)庫，通過技術(shù)手段將全面質(zhì)量管理思想引入城建檔案數(shù)字化建設(shè)，實現(xiàn)全程管理、適時控制，才能達到強化數(shù)字化城建檔案質(zhì)量保證體系的目的。
4.著力提高數(shù)字化城建檔案的系統(tǒng)整體水平
關(guān)鍵詞：檔案；信息化；數(shù)字化；檔案館；設(shè)想
隨著現(xiàn)代社會信息化程度的提高，檔案信息化和數(shù)字化建設(shè)成為檔案界普遍關(guān)注的問題，它是適應(yīng)社會信息化發(fā)展的必然產(chǎn)物，也是全面提升檔案工作為社會服務(wù)能力的一個不可缺少的手段。尤其是將來檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，更是突破單位和行業(yè)界限，為當?shù)匾M資源，搞活經(jīng)濟提供良好的信息服務(wù)軟件環(huán)境，突破區(qū)域界限，實現(xiàn)全社會的檔案信息共享，最大限度發(fā)揮檔案的自身價值。國家檔案館早在2000年的全國檔案工作會議上，就正式提出了檔案信息化的概念，之后檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)在全國各類檔案館和機關(guān)檔案室中蓬勃開展起來，《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》一書對檔案信息化和數(shù)字化建設(shè)是這樣定義的：在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務(wù)。
1 對檔案信息化建設(shè)的認識
檔案信息化建設(shè)是檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以現(xiàn)代化的檔案信息實體的數(shù)字化信息處理和利用的這種主要形式向社會提供服務(wù)為重點的轉(zhuǎn)變過程。但是由于這方面的技術(shù)在我市發(fā)展時間較短，人們對檔案信息化建設(shè)的理解和認識上還有一些偏差和不足，在思想觀念上還需要有進一步的更新和突破。
第一，更新檔案管理的舊有觀念。長期以來，檔案工作者普遍思想觀念比較陳舊，認為檔案工作是一個簡單的，默默無聞的工作，只要守好攤、看好門，不讓檔案丟失就行，社會大眾也把檔案部門看成是一臺“文件保險箱”，因此，要真正實現(xiàn)檔案信息化，就必須更新檔案管理的觀念，樹立信息意識、服務(wù)意識、法制意識、效益意識，通過檔案信息服務(wù)帶動整個檔案工作水平的提高。
第二，正確理解現(xiàn)代化、數(shù)字化與信息化的關(guān)系。檔案信息化建設(shè)是一個長久的、系統(tǒng)的、龐大的工程，它包括檔案信息資源的有序整理，檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)以及檔案信息資源的最終開發(fā)利用。檔案現(xiàn)代化是旗幟，數(shù)字化是基礎(chǔ)，而檔案的信息化才是最終的目的，信息化的實現(xiàn)需要有明確的指導(dǎo)思想和領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，需要檔案工作人員腳踏實地的工作態(tài)度，需要資金和技術(shù)的保證，只有把現(xiàn)代信息技術(shù)手段的運用與現(xiàn)代信息管理方法的應(yīng)用有機結(jié)合起來，才能確保檔案信息化建設(shè)取得最優(yōu)化的效果。
2 我市檔案數(shù)字化建設(shè)進程
過去的紙質(zhì)檔案在多次反復(fù)查閱的過程中都產(chǎn)生了或大或小的損傷，利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段對紙質(zhì)檔案進行全文數(shù)據(jù)處理就能長久的保管好紙質(zhì)檔案，延長使用壽命。
這幾年來，我局領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案的數(shù)字化建設(shè)，投入了大量的人力、物力、財力為我局檔案的數(shù)字化建設(shè)提供了良好的發(fā)展空間，多次派干部到省局、黃岡市局以及江漢區(qū)、江岸區(qū)、青山區(qū)等其他的檔案管理部門學習檔案的數(shù)字化處理方法，并結(jié)合我館的實際對麻城市檔案館的重點全宗檔案進行了數(shù)字化處理，目前已錄入目錄數(shù)據(jù)接近100萬條，進行全文掃描323萬余幅，位居全省前10名，全市機關(guān)單位中也有近80家安裝使用了科怡檔案管理軟件，對本單位的檔案進行全文數(shù)字化處理，這也為我館將來建設(shè)復(fù)合型數(shù)字檔案館打下了堅實的基礎(chǔ)。自2008年我館搬遷進新館以來，我館已逐步使用現(xiàn)代化的管理方法為利用者提供服務(wù)，在復(fù)退軍人檔案、婚姻檔案、退休干部檔案等檔案門類中已不需要再到庫房翻閱原始文件，而是直接通過科怡管理軟件打印出利用者需要的文件材料，既縮短了查閱檔案的時間，極大地方便了利用者和檔案館的工作人員，也保護了這些門類檔案的紙質(zhì)材料。延長了他們的使用壽命。
3 未來的復(fù)合型數(shù)字檔案館
（一）、復(fù)合型數(shù)字檔案館是發(fā)展趨勢
隨著社會的發(fā)展，人們獲取信息的方式發(fā)生了翻天覆地的變化。檔案管理工作將隨著信息技術(shù)的發(fā)展和進步，步入一個新時代。我們可以從信息產(chǎn)業(yè)部2001年6月的《國家信息化指標構(gòu)成方案》中看出我國對檔案館未來建設(shè)的發(fā)展方向。檔案管理工作也將隨著社會的發(fā)展進入一個新的信息化時代。檔案信息已從以往的紙制檔案，在質(zhì)上發(fā)生了根本的轉(zhuǎn)變，從最初單一的文字圖片資料擴展為音頻、視頻、數(shù)碼照片、數(shù)據(jù)通訊、文件傳輸、電子郵件、遠程登錄、網(wǎng)絡(luò)新聞、壓縮和存儲技術(shù)等各種信息資源。信息資源的重要存儲基地，網(wǎng)絡(luò)也就成為數(shù)字化信息資源服務(wù)的主要工具，網(wǎng)絡(luò)上的數(shù)字化信息資源的管理就成為建設(shè)數(shù)字化檔案的關(guān)鍵。檔案收藏的目的在于利用，檔案界理應(yīng)走在信息時代的前列，順應(yīng)時代的潮流，以網(wǎng)絡(luò)作為一個全新的平臺為社會提供檔案服務(wù)，從現(xiàn)在已進入信息數(shù)字化時代，無紙化辦公已逐步興起，建立未來的“數(shù)字檔案館”是勢在必行之舉。
然而數(shù)字化檔案館的發(fā)展，還需要有個過程，數(shù)字化時代傳統(tǒng)檔案館不可能消亡，復(fù)合型檔案館是檔案館發(fā)展模式的現(xiàn)實選擇。也就是說，在未來社會里，將會有三種檔案館存在：一是純數(shù)字檔案館，主要是指一些跨館、跨系統(tǒng)、跨地區(qū)的網(wǎng)絡(luò)檔案館；二是純傳統(tǒng)檔案館，主要是存在于一些基層或經(jīng)濟欠發(fā)達地區(qū)，這些檔案館將隨著社會的發(fā)展，其館藏檔案結(jié)構(gòu)也將由純印刷型檔案向印刷型檔案與電子型檔案并存發(fā)展，其檔案館工作將由純手工操作向逐步實現(xiàn)計算機自動化管理的方向發(fā)展；三是傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館有機結(jié)合的檔案館，有數(shù)字化程度高的，也有數(shù)字化程度低的，這將是目前改進中大量存在的檔案館，這類檔案館就是復(fù)合型數(shù)字檔案館。
（二）、未來復(fù)合型數(shù)字檔案館發(fā)展前景的設(shè)想
未來的數(shù)字檔案館可以直接面向最終的檔案用戶創(chuàng)辦自己的電子雜志。 檔案利用者在訪問檔案館的主頁時可以隨時訂閱，以便定期獲取最新的檔案信息和館藏信息。檔案館的電子雜志內(nèi)容可包括新增加的開放檔案目錄、新增加的可供網(wǎng)上直接查閱的檔案圖像信息、本館新增加的服務(wù)內(nèi)容、國家新近出臺的有關(guān)檔案的政策法規(guī)，以及檔案簡訊、業(yè)界動態(tài)、熱點新聞等。檔案館可以將這些內(nèi)容通過電子郵件提供給注冊用戶。另外，檔案館的網(wǎng)頁可以相互鏈接，可以在自己的網(wǎng)頁上創(chuàng)辦交流園地進行學術(shù)交流，可以設(shè)立聊天室和留言板，可以接受檔案方面的稿件在網(wǎng)上刊登?？傊梢蚤_辦的業(yè)務(wù)不僅僅是對利用者進行查閱取證服務(wù)，數(shù)字化檔案館將為檔案工作開辟了一個全新的天地。
數(shù)字化檔案館絕非是在政府上網(wǎng)時創(chuàng)建的網(wǎng)頁上加一個選項或鏈接而已，應(yīng)該有自己獨立的域名和網(wǎng)站。“數(shù)字化檔案館”應(yīng)創(chuàng)建自己獨具特色的網(wǎng)頁，開發(fā)可多級查詢檔案信息的應(yīng)用程序，發(fā)展注冊用戶，給予注冊用戶更多的訪問權(quán)限或提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。只要辦出特色，吸引檔案界和更多的非檔案界人士的訪問，就會提高了檔案館的影響和館藏檔案的利用率，也有利于提高全民檔案意識。社會效益的提高就意味著經(jīng)濟效益的獲得。如果檔案館的網(wǎng)頁訪問量大，廣告、合作、贊助等各種經(jīng)濟行為會隨之而來，這就會加強檔案部門的自身“造血”機能，緩解檔案館常年經(jīng)費緊張的狀況。
隨著計算機網(wǎng)絡(luò)的進一步發(fā)展，信息高速公路進一步拓展，復(fù)合型數(shù)字檔案館將會離我們越來越近，數(shù)字化數(shù)據(jù)、信息將滲透到我們生活的各個領(lǐng)域，任何人和機構(gòu)只要通過計算機網(wǎng)絡(luò)，均可擁有和使用數(shù)字檔案信息。在這個信息化建設(shè)的進程中，檔案工作會遇到各種各樣的困難和挑戰(zhàn)，我們將會不斷摸索，研究新方法，解決新問題，建設(shè)一個符合我市實際情況的復(fù)合型數(shù)字檔案館。
參考文獻
[1]楊公之：《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》
[2]陳春紅：檔案信息化建設(shè)初探[J]，上海檔案，2006（05）
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現(xiàn)階段隨著我國教育改革進一步深化，對高校各方面管理工作提出更高的要求，其中高校學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)面臨很大的挑戰(zhàn)。高校招生人數(shù)增加，學籍檔案數(shù)量也大幅增加，為檔案管理工作帶來很大的麻煩，因此加強學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)顯得比較重要。本文主要就高校學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的重要性及主要特征進行分析，并就高校學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題及優(yōu)化策略進行探究。
關(guān)鍵詞：
高校；學籍檔案；數(shù)字化管理建設(shè)
高校學籍檔案是學生入學到畢業(yè)期間在學校的學習狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對學生以后就業(yè)和升學都是比較重要的證明，所以加強對高校學籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用，其在學籍檔案管理中的應(yīng)用比較關(guān)鍵，從而提高學籍檔案管理效率。
1.高校學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性及主要特征
1.1高校學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性分析對高校學籍檔案進行數(shù)字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動的投入。由于高校學生學籍檔案中存有學生比較豐富化的信息，加上高校招生人數(shù)的增加，自然在學籍檔案管理上帶來很大麻煩，而數(shù)字化管理下能將管理問題得到有效解決［1］。不僅如此，在數(shù)字化管理方式下對學生學籍檔案在信息的完善性層面得到增強，數(shù)字化管理將不同學習信息內(nèi)容進行集中呈現(xiàn)，讓學生的檔案信息更完整。另外，學生的學籍信息共享成為可能，實現(xiàn)對檔案的科學化管理，讓學生的學籍檔案為學生和學校及社會服務(wù)。
1.2高校學籍檔案主要特征分析高校學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)有比較鮮明的特征體現(xiàn)，首先是在學生學籍檔案形成過程中較分散化，是從各項活動及教務(wù)處和學生處等層面進行收集的，材料的分散性在具體搜集過程中存在很大的困難，在人工勞動上的付出相對較多。再者就是學籍檔案內(nèi)容較廣泛，從學生學籍檔案的內(nèi)容層面看，主要有學生的學習成績及獎懲情況等［2］，而電子學籍信息則包含學生從入學到畢業(yè)期間的所有基本信息內(nèi)容?；趯W籍檔案的內(nèi)容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問題上比較突出。
2.高校學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題及優(yōu)化策略探究
2.1高校學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題分析從實際發(fā)展情況看，我國高校學生的學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)過程中還有諸多問題有待解決，這些問題主要體現(xiàn)在學籍檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施方面相對比較薄弱，主要是多媒體技術(shù)及通信網(wǎng)絡(luò)的傳輸數(shù)據(jù)在速度上達不到標準要求，存在安全性問題，數(shù)字化程度還不是很充足，當前高校使用的數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和時代的發(fā)展步伐無法緊密結(jié)合。學校對學籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)存在重視硬件輕視軟件的現(xiàn)象，這些方面對高校學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)都會造成很大的影響。再者，高校學籍檔案數(shù)字化管理人員的檔案意識不強，在對學生的學籍檔案收集整理過程中不積極，在信息上沒有完善化，尤其在時間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒有得到規(guī)范化。另外，高校學籍檔案的管理系統(tǒng)層面沒有得到完善，以及在學籍檔案管理人員自身對計算機操作的水平方面相對比較薄弱，因為學籍檔案的管理工作相對比較復(fù)雜化，工作內(nèi)容不容易量化，造成檔案管理人員的流動性較大，管理隊伍不穩(wěn)定等［3］。除此之外，高校學籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強。
2.2高校學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)優(yōu)化策略探究
第一，針對高校學籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)要從多方面考慮，在管理過程中遵循相應(yīng)的原則，這樣才能將數(shù)字化管理的作用得到充分發(fā)揮。主要就是將協(xié)調(diào)統(tǒng)一的原則得到充分體現(xiàn)，學籍和成績管理是重點管理內(nèi)容，在學籍檔案數(shù)字化建設(shè)過程中與學校整體發(fā)展相結(jié)合，建立獨立的學籍檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)學籍檔案的科學收集及管理和共享［4］。另外，還要遵循學籍檔案數(shù)字化的標準規(guī)范管理原則，確保數(shù)據(jù)格式及數(shù)據(jù)庫建立的規(guī)范統(tǒng)一，在兼容擴展的原則層面得到顯著體現(xiàn)。
第二，對高校學籍檔案數(shù)字化建設(shè)的加強要從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)層面著手，從具體措施實施來看要配置高容量及高服務(wù)器和刻錄機、掃描儀的學籍檔案管理軟件，并要對學籍檔案的資源網(wǎng)站等服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)進行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關(guān)制度建立上進行加強和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。
第三，高校學籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)離不開專業(yè)的管理人員，所以要加強管理軟件的開發(fā)人員及學校學籍管理人員之間的聯(lián)系，結(jié)合實際開發(fā)出適合學校學籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數(shù)字化效果良好呈現(xiàn)［5］。不僅如此，在信息技術(shù)高水平的學籍檔案管理隊伍的建設(shè)層面要加強，提高自身信息技術(shù)水平，在專業(yè)化培訓及考核層面嚴格按照要求，培養(yǎng)適合高校學籍檔案數(shù)字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學籍檔案數(shù)字化管理目標實現(xiàn)。
總而言之，針對高校學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的策略實施，要和實際相結(jié)合，不斷增強管理人員在這一領(lǐng)域的管理能力，學生學籍檔案數(shù)字化管理是發(fā)展趨勢，所以要充分重視。
參考文獻：
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［中圖分類號］G237 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1005-6432（2010）49-0096-03
1 當前地籍檔案數(shù)字化的形勢和要求
2006年國土資源部《金土工程一期建設(shè)方案》中推進信息化建設(shè)的要求和《地籍管理“十一五”發(fā)展規(guī)劃綱要》中都明確指出：“要建立統(tǒng)一配置、管理各類數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)集成管理平臺,實現(xiàn)數(shù)據(jù)的可視化管理和服務(wù)”、“地籍檔案管理要實現(xiàn)數(shù)字化、可視化?！?/p>
長期以來,地籍檔案管理采用計算機輔助與手工操作相結(jié)合的方式,采用的載體都是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案材料和相關(guān)電子表格、文檔,按照新時期檔案信息化的技術(shù)要求,要實現(xiàn)城市地籍檔案管理數(shù)字化、可視化,還應(yīng)該通過數(shù)字化加工處理,將紙質(zhì)檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)換成計算機能夠存儲和識別的可視圖像文件。
延吉市國土資源局于2008年2月起結(jié)合全國第二次土地調(diào)查關(guān)于“建立四級土地利用數(shù)據(jù)庫和建立市縣地籍信息系統(tǒng)”的要求,開始進行檔案的掃描錄入工作。委托長春市某航遙信息技術(shù)公司承擔檔案數(shù)字化掃描加工,預(yù)計掃描加工檔案約10萬宗,約200萬頁,數(shù)據(jù)容量3.5~5T,工期預(yù)計為4個月。主要步驟是：①將每一卷檔案的所有卷內(nèi)內(nèi)容,即權(quán)屬資料、身份證明等申請材料、地籍調(diào)查表、審批表、相關(guān)圖紙、變更記錄等所有內(nèi)容,經(jīng)過掃描,以圖片格式存入計算機。②為掃描生成的圖片編制以地籍號為主的十級目錄文件名,并根據(jù)圖片文件名中的關(guān)鍵字段和現(xiàn)有的檔案信息系統(tǒng)實現(xiàn)鏈接。
對于今后接待的登記申請,將直接在辦證大廳窗口用掃描儀進行相關(guān)材料的掃描錄入,在完成土地登記后,可以直接生成地籍數(shù)字圖片檔案,同時形成紙質(zhì)和電子兩套檔案數(shù)據(jù)。圖片數(shù)據(jù)按文件名中的關(guān)鍵字段和現(xiàn)有的檔案信息系統(tǒng)實現(xiàn)鏈接。該系統(tǒng)是延吉市國土資源局于2004年研發(fā)并開始應(yīng)用的,是以JSP技術(shù)和B/S模式,以Appache和Tomnet開發(fā)服務(wù)器為平臺建立的地籍檔案查詢系統(tǒng)。
2 檔案數(shù)字化與數(shù)據(jù)處理的具體方法
地籍檔案與一般檔案相比,最突出的特點是圖文并茂和地理位置相關(guān)性,既有報告、批文、合同等文本性質(zhì)的檔案,也有宗地草圖、地籍圖、宗地圖等圖形、圖像的檔案。掃描和錄入時除選擇合適的硬、軟件設(shè)備外,還必須針對不同類別的檔案材料數(shù)字化的要求、采用不同的工作流程和技術(shù)方法進行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換與壓縮處理,以保障數(shù)字檔案材料的清晰、準確和便于存儲與應(yīng)用。
3 文本類檔案的數(shù)字化與數(shù)據(jù)處理
地籍檔案的文本類檔案的數(shù)字化方法此次一概采用掃描錄入法(包括地籍檔案原件的文頭、手跡、圖表、印鑒等信息)。
3.1 掃描方式
針對檔案的清晰度采用不同的掃描方式,主要是黑白、灰度、彩色三種方式。對于比較清楚的紙質(zhì)檔案可采用黑白方式掃描,對于模糊的紙質(zhì)檔案采用8bit灰度方式掃描,對于有彩色圖章的紙質(zhì)檔案采用16bit彩色方式掃描,這樣既可以滿足檔案數(shù)字化的要求,又能減少存儲空間。
3.2 分辨率
確定掃描的分辨率是檔案掃描的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。掃描的分辨率過高,掃描文件占據(jù)存儲空間大、使用不方便；掃描的分辨率太低,掃描圖像不清晰,滿足不了數(shù)字化管理的要求。經(jīng)多次試驗研究,我們認為,對于負載量不重的文件材料,選擇“200dpi”像素分辨率掃描比較合適、對負載量重的文件材料,載荷大的頁面,當字跡看不清楚或者很難看清時,采用更高的分辨率,直到能看清楚為止。分辨率以“50dpi”為步進遞增。
3.3 存儲格式
掃描文件的格式有很多,其中最常用的有BMP、GIF、JPEG、PNG、TIFF和PCX等格式。BMP位圖格式的特點是包含的圖像信息較豐富,幾乎不進行壓縮,缺點是占用磁盤空間過大。GIF格式的特點是壓縮比高,磁盤空間占用較少,其缺點是不能存儲超過256色的圖像。JPEG格式用有損壓縮方式去除冗余的圖像和彩色數(shù)據(jù),能獲得極高的壓縮率。TIFF格式的特點是圖像格式復(fù)雜、存儲信息多,且支持LZW無損壓縮方式,它存儲的圖像細微層次的信息非常多,圖像質(zhì)量高,故而非常有利于原稿的復(fù)制。此次我們選擇的是無損壓縮的TIFF格式作為掃描文件的存儲格式。
3.4 掃描后的技術(shù)處理
對掃描圖像的處理主要包括糾偏、旋轉(zhuǎn)、去黑邊、亮度和對比度的調(diào)整、色階調(diào)整、去雜點、消藍去污、拼接等。局部消藍能夠?qū)ψ舟E褪變的檔案進行修復(fù),一般情況下通過調(diào)整亮度,一頁檔案的大部分文字都會掃描出來,但有些地方會因太淺或太濃而看不清楚甚至看不出來,這時就需要根據(jù)不同情況,對灰度掃描后形成的圖像分別設(shè)置不同的亮度比較值,然后轉(zhuǎn)換成實際黑白二值文件進行存儲,從而使全篇檔案都能清晰地顯示出來。這對于修復(fù)歷史檔案具有十分重要的意義。
4 圖形檔案的數(shù)字化與數(shù)據(jù)處理
與文本檔案材料相比,圖形檔案材料最大的特點是空間定位性和可量測性。圖形檔案材料的掃描主要有兩種方法,一是掃描成圖像格式；二是數(shù)字化成矢量格式。后者要在掃描后,對掃描圖像進行屏幕矢量化或通過特殊的軟件自動矢量化,對于矢量化形式的數(shù)字化,還應(yīng)該對圖形要素進行分類、分層和編碼。我局現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)和地籍圖庫實現(xiàn)鏈接,所以此次采用的是前者。
4.1 圖形材料的掃描
地籍檔案的圖紙資料一般圖幅較大,大多是A1、A0幅面,A3、A4幅面的較少。因此,圖形掃描采用大幅面的掃描儀。對于1∶500、1∶2000比例尺的圖紙,圖面負荷不重,一般采用300dpi的掃描分辨率。對于1∶10000或更小比例尺的圖紙,由于圖面負荷較重,采用600dpi的掃描分辨率。
4.2 圖形數(shù)字化的精度
圖形數(shù)字化的精度要求較高,而且與圖紙的比例尺有很大關(guān)系。一般要求不大于原圖的0.3~0.5毫米。
5 掃描錄入的圖片文件名及目錄名命名格式和具體規(guī)范
5.1 文件名總體上采用定長編碼加上前綴的方式
5.3 具體規(guī)范的補充
第一,獨立宗地無棟號、戶號,應(yīng)在相應(yīng)位置補零。第二,原舊土地使用證的證號,在字頭補零處理。第三,自治州一級的批件,使用證號末尾加Z,如果不滿11位,在S后、證號前加零補齊,如州件證號為“2002009”,則先變?yōu)椤癝2002009Z”,因為位數(shù)為9位,不足11位,需在S后和“2002009Z”前補零,變?yōu)椤癝002002009Z”,最終變成了11位。第四,抵押檔案(包括多證抵押)中裝在同一檔案袋中的檔案袋文件,保存的目錄應(yīng)在其原來應(yīng)有的目錄下,而不是抵押檔案目錄中,文件名仍按“12.文件命名規(guī)則”制定。第五,關(guān)于版本修改歷史：版本1.1修改了文件名稱最后的頁號表示前添加“_”。版本1.1.1修改了“12.文件命名規(guī)則如下”例2中棟號位數(shù)的錯誤。版本1.1.2的修改內(nèi)容：①在“檔案類別”后增加了檔案變更次數(shù)內(nèi)容。②對州批件的使用證號做了詳細的命名規(guī)定。③對抵押檔案件的目錄命名和文件名命名規(guī)則做了規(guī)定。
6 檔案數(shù)字化存在的問題
6.1 數(shù)字檔案的憑證價值問題
第一,由于一系列技術(shù)和立法問題還未解決,數(shù)字化檔案目前還不具備法律憑證效力,所以數(shù)字檔案只有參考價值而無憑證價值。
第二,技術(shù)上的問題。①數(shù)字檔案具有易復(fù)制、修改、刪除的特點,使得檔案“原件”的概念變得難以確認。②計算機硬、軟件技術(shù)不斷更新?lián)Q代,因而無法通過載體、格式的鑒定來判定其原始性。
6.2 數(shù)字檔案信息的長期存取問題
第一,存儲的介質(zhì)材料。數(shù)字介質(zhì),無論磁盤還是光盤的壽命都遠遠無法和紙質(zhì)檔案相提并論。
第二,機讀語言格式。計算機語言平均每3個月就會問世一種,而語言之間的互換大部分存在問題。很難想象,若干年以后,我們用現(xiàn)行的機器語言描述的數(shù)據(jù),還能100%的還原。
第三,對設(shè)備的依賴。數(shù)字檔案必須依賴于計算機設(shè)備才能讀出,如設(shè)備發(fā)生故障、系統(tǒng)癱瘓,電子文件就讀不出來；電子文件對其他設(shè)備環(huán)境的不兼容性,使其只能在某種設(shè)備上處理,而不能在其他設(shè)備上處理；不同軟件環(huán)境形成的電子文件存儲在載體上,有時難以互換；電子文件加密后,不解密就無法識別；技術(shù)設(shè)備更新時,不及時解決格式轉(zhuǎn)換問題,也無法讀取等。
6.3 數(shù)字檔案的失真問題
此次檔案數(shù)字化的主要方式是掃描加工,在這一過程中造成數(shù)字檔案失真的原因還有以下幾個方面：其一,技術(shù)參數(shù)選擇不當。針對不同色調(diào)、紙質(zhì)和字跡,有時需調(diào)整不同的技術(shù)參數(shù),如分辨率、明暗度、對比度等,選擇不當會直接影響掃描的質(zhì)量,造成信息丟失、圖像模糊或產(chǎn)生額外信息,客觀上造成檔案原貌的改變。其二,工作失誤。檔案掃描是大量的重復(fù)勞動,難免有時失誤。如掃錯檔案或打錯順序,或存錯,或在建索引時鏈接錯誤等,如不及時發(fā)現(xiàn),將直接導(dǎo)致數(shù)字化檔案失真。其三,轉(zhuǎn)換過程中的失真。在進行數(shù)字檔案的遷移或在提供利用時,往往需要將掃描后形成的圖像文件轉(zhuǎn)換成另一種格式的文件,如果格式選擇不當,同樣會導(dǎo)致數(shù)據(jù)發(fā)生變化。
6.4 數(shù)字檔案信息的安全問題
主要表現(xiàn)為：其一,計算機病毒。網(wǎng)絡(luò)病毒的泛濫已對計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)成嚴重的威脅。其二,計算機黑客。黑客對信息資源的攻擊,程序設(shè)計高手可以篡改系統(tǒng)控制參數(shù)。其三,有竊取行為的間諜活動,窺視其機密信息進行復(fù)制或擴散。其四,有意破壞,摧毀系統(tǒng)的信息處理功能或破壞電子通信裝置。其五,人為或偶然事故造成的威脅。如工作人員操作失誤而產(chǎn)生的不可預(yù)知的事件、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)軟件硬件的故障、電子系統(tǒng)故障引發(fā)的系統(tǒng)問題等,所有這些,都使數(shù)字檔案信息的安全變得十分“脆弱”。
6.5 技術(shù)過時問題
在飛速發(fā)展的IT業(yè)中,電腦硬件、操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件及存儲載體等不斷地被新產(chǎn)品所替代,雖然絕大多數(shù)新產(chǎn)品承諾向下兼容,但其兼容的“代”數(shù)在跨越若干年后,舊的數(shù)字信息就很難被新的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)讀出。“技術(shù)過時”的陰影一直會籠罩著數(shù)字信息。也有專家們提出的解決方案是數(shù)據(jù)遷移,但遷移卻存在著一個致命弱點,就是每次遷移總會丟失一定的相關(guān)信息,這些丟失的信息積累起來會造成數(shù)字檔案信息無法準確恢復(fù)原貌。
6.6 數(shù)字檔案建設(shè)的標準化問題
地籍檔案數(shù)字化建設(shè)提出只是近十年的事,在全國開展的情況也各有差異,而且受信息技術(shù)發(fā)展速度的影響,檔案信息系統(tǒng)至今沒有相應(yīng)的具體標準可遵循。此次延吉市國土資源局掃描錄入地籍檔案也是全州八個縣市的第一家,在吉林省也是名列前茅,具體的技術(shù)規(guī)程和方法還在實施中逐步研究探討。還遠不能達到信息標準化建設(shè)和實現(xiàn)檔案信息資源共享。
7 結(jié) 論
在新時期地籍檔案數(shù)字化在可視化查詢和統(tǒng)計等方面具有以往檔案管理無可比擬的優(yōu)越性,但是也存在著由于自身的技術(shù)特點和介質(zhì)特點等原因造成的不可避免的缺陷和弱點。今后的檔案數(shù)字化建設(shè)的最重要環(huán)節(jié)即是實現(xiàn)國際標準化。在選擇的硬、軟件設(shè)備和選擇標準的數(shù)字化與數(shù)據(jù)處理方法時,制定的數(shù)字化與數(shù)據(jù)處理工藝流程在兼顧標準化的同時一定要有前瞻性,盡可能和信息技術(shù)發(fā)展保持同步。減少信息資源和物資資源的浪費,實現(xiàn)階段性的可持續(xù)的發(fā)展。
參考文獻：
【關(guān)鍵詞】數(shù)字信息化 高?；n案管理
高?；n案是高?；üこ淌┕せ顒舆^程中形成的相關(guān)材料，這些材料通常是以圖表、文字等為載體的。高?；n案所記錄和保存的是高校基建工作的各個過程信息，是基建工程的重要憑證和依據(jù)。然而，仍然有許多學校在基建檔案管理上做的還不夠完善，在管理工作中出現(xiàn)了許多問題，這是由于學校沒有正確認清基建檔案管理的重要性造成的，由此可見，高效科學地開展高效檔案管理工作是極為必要和緊迫的。
一、高?；n案管理工作的特點
1.獨立成套
學校發(fā)展過程中的基建檔案應(yīng)當單獨整理立卷，而且各個基建項目的檔案資料也應(yīng)該是獨立的?；n案的整理對象是單位工程，應(yīng)當包含工程各個階段的依據(jù)性文件，具體包括準備、設(shè)計、施工以及竣工等各階段，是一套完整的檔案卷宗。
2.來源廣泛
高效基建檔案的來源廣泛主要是因為基建工程項目規(guī)模較大，且設(shè)計專業(yè)因素較多。工程項目的整個過程包括從工程項目籌劃到竣工驗收等各個階段，檔案材料來源涉及到各項工作的參與，包括設(shè)計部門論證、政府部門審批、材料設(shè)備單位供貨、施工單位施工以及監(jiān)理單位質(zhì)檢等。
3.實用性
作為高效基礎(chǔ)工程設(shè)施建設(shè)中最為原始的信息，基建檔案所承載的是大量關(guān)于各種基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的真實性信息，因此具有很強的實用性，在學校的擴建、解決土地糾紛、新建以及維修等工作中意義重大。
二、高校基建檔案管理工作的問題
1.缺乏檔案管理意識和規(guī)范的歸檔方法
由于高?；ú块T以及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)缺乏對高校基建管理工作的認識和重視，因此在很多高校基建檔案部門往往存在著“重建設(shè)、輕歸檔”的問題。高?；n案管理部門往往缺少專業(yè)的管理人員，很多管理人員在基建檔案管理工作中往往存在不負責任等情況，造成許多基建檔案資料不知去向。除此之外，許多高校在基建檔案管理工作中，經(jīng)常會出現(xiàn)圖文不符、文檔缺失，還有材料缺失導(dǎo)致文檔無法正確分類和歸檔的問題，這些問題嚴重影響了檔案管理工作的正常開展。
2.檔案管理缺乏準確性和完整性
高?；椖繌淖畛醯娇⒐ど婕暗降念I(lǐng)域較廣泛、資料來源也比較復(fù)雜，而且工程周期也較長，不僅需要從高校內(nèi)部獲得基建檔案的內(nèi)容，往往與政府部門也有較深的聯(lián)系。高校基建部門不主動對基本建設(shè)資料信息進行收集和歸檔，丟失許多工程建設(shè)過程中形成的重要信息資料。在工程建設(shè)期間，由于相關(guān)檔案管理人員缺乏一定的檔案管理知識、較強的責任心以及專業(yè)的知識，往往會分不清一般資料和重要資料，造成對資料的盲目管理，使得資料的真實性和準確性有所缺失。
3.缺乏科學的檔案管理技術(shù)
高?；n案管理的日常工作普遍存在被動、單一的特點，管理人員往往對基建檔案進行按部就班地保管、歸檔和查閱，缺乏一定的熱情和積極性，管理工作效率也不高。由于很多高校都將資金重點投放在教學設(shè)備和師資力量，而忽略了對高校基建檔案管理工作的投入，因此，當前高?；n案管理采用的是較為落后的管理方式，如人工翻閱模式，對現(xiàn)代化數(shù)字信息技術(shù)的運用、、查詢工具的應(yīng)用還不夠充分，直接導(dǎo)致耗時耗力、效率低的后果。
三、數(shù)字信息化含義及發(fā)展趨勢
數(shù)字信息化是以計算機、通信、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)為基礎(chǔ)，對所研究對象各要素匯總至數(shù)據(jù)庫，供特定人群生活、工作、學習、輔助決策等和人類息息相關(guān)的各種行為相結(jié)合的一種技術(shù)，使用該技術(shù)后，可以極大的提高各種行為的效率，為推動人類社會進步提供極大的技術(shù)支持。
隨著中國經(jīng)濟的高速增長，中國數(shù)字信息化有了顯著的發(fā)展和進步，縮小了與發(fā)達國家的距離。我國數(shù)字信息化已走過兩個階段正向第三階段邁進。第三階段定位為新興社會生產(chǎn)力，主要以物聯(lián)網(wǎng)和云計算為代表，這兩項技術(shù)掀起了計算機、通信、信息內(nèi)容的監(jiān)測與控制的4C革命，網(wǎng)絡(luò)功能開始為社會各行業(yè)和社會生活提供全面應(yīng)用。
四、建立數(shù)字化信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)字化查閱和備份
計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為基建檔案管理建立數(shù)字化信息管理系統(tǒng)提供了強大的技術(shù)支撐，數(shù)字化圖書館管理系統(tǒng)也為基建檔案管理系統(tǒng)提供了經(jīng)驗借鑒。通過設(shè)立系統(tǒng)的軟件管理系統(tǒng)，將現(xiàn)有的基建檔案進行數(shù)字信息化，實現(xiàn)數(shù)字化查閱和備份，不但能數(shù)十倍地提高查閱和使用效率，大幅度提高管理效率和降低管理的勞動強度，而且有效地避免了檔案資料的損壞和丟失。
在建立數(shù)字化信息管理系統(tǒng)的同時，對高?，F(xiàn)有基建檔案的形式不統(tǒng)一、不齊全、缺失嚴重的歷史遺留問題，需要及時進行補充、完善、規(guī)范，同時進行數(shù)字信息化，實現(xiàn)基建檔案的完整性和現(xiàn)代化。對于在建及以后建設(shè)項目的檔案資料嚴格按照標準和規(guī)范要求進行驗收、移交、入卷和歸檔，在歸檔的同時進行數(shù)字信息化，歸入數(shù)字信息化系統(tǒng)實行規(guī)范管理。
高?；n案的復(fù)雜多樣性，要求檔案管理人員必須掌握一定的基建專業(yè)知識，才能有條不紊地面對復(fù)雜的基建檔案，科學地做好基建檔案的管理和利用。假如因經(jīng)費等原因高校一時無法達到檔案館的硬件要求標準要求，高校檔案管理人員就要因地制宜，利用現(xiàn)有的實際條件，做好基建檔案的管理工作。在信息化時代，對基建檔案資料盡可能數(shù)字信息化，并采用信息化系統(tǒng)進行現(xiàn)代化管理。
參考文獻：
[1]齊瀟，潘會詳.高?；n案管理工作的探究[J].內(nèi)江科技，2012（6）：64-67.
【摘要】信息技術(shù)的不斷發(fā)展使得城建檔案數(shù)字化管理變得日益重要。因此，應(yīng)該根據(jù)當前城建檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀，運用數(shù)字化管理手段有效開發(fā)和利用城建檔案，使其發(fā)揮出更多的潛力，以豐富的信息資源服務(wù)社會。本文主要從城建檔案數(shù)字管理存在問題進行剖析，探討城建檔案數(shù)字化管理對策，為數(shù)字化城市建設(shè)提供有益的建議。
關(guān)鍵詞 城建檔案；數(shù)字化管理；對策
隨著信息技術(shù)的出現(xiàn)，城建檔案管理中融入了檔案信息管理系統(tǒng)，極大地促進了檔案管理信息的共享，初步實現(xiàn)了自動化處理。不過，這些新技術(shù)的運用大多是從方法改進上來優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理，而管理方式還沒有出現(xiàn)徹底的變化。城建檔案數(shù)字化管理是城建建設(shè)中文化精神的重要保存途徑，也是數(shù)字城市的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)源，能夠有力地提供數(shù)字城市建設(shè)所需的依據(jù)性檔案信息。所以，反思城建檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)實困境，轉(zhuǎn)變管理理念及方式，是當前城建檔案數(shù)字化發(fā)展的基本要求。
一、城建檔案數(shù)字化管理的問題
城建檔案數(shù)字化管理滯后的問題有著多方面的因素，例如數(shù)字信息技術(shù)水平低，城建檔案管理體系單一，相關(guān)管理規(guī)定不完善等等。但實際上，城建檔案數(shù)字化管理存在的問題主要有三個方面：
（一）資金投入少。國家財政撥款是不少地方城建檔案管理資金的主要來源，不同的地方撥款金額不一樣，但撥款不足是很多地方存在的普遍現(xiàn)象。城建檔案的數(shù)字化管理必須要有計算機以及其它輔助設(shè)備，而資金的投入不足導(dǎo)致計算機輔助設(shè)備缺少，無法為城建檔案數(shù)字化管理提供更多的幫助。
（二）數(shù)字化利用沒有形成氣候。城建檔案數(shù)字化管理中，政府相關(guān)部門是城建檔案利用的主要服務(wù)對象，比如勘察單位、建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計單位等等，但這些單位在城建檔案數(shù)字化應(yīng)用方面存在利用水平低的問題，很多習慣于利用紙質(zhì)圖文檔案，在實際的城建工作中對數(shù)字化檔案利用不夠。應(yīng)該改變這種現(xiàn)狀，以過去的紙質(zhì)圖文利用服務(wù)方式為依據(jù)，加強數(shù)字化利用服務(wù)，讓城建檔案數(shù)字化利用環(huán)境更加成熟，這才是當務(wù)之急。
（三）數(shù)字化管理人才急缺。城建檔案數(shù)字化管理是一個比較復(fù)雜的過程，這個過程需要管理人員具有多專業(yè)、跨學科的知識與技能，要涉獵廣泛。在計算機設(shè)備知識數(shù)字化管理中，高素質(zhì)的檔案業(yè)務(wù)人才、熟悉計算機信息技術(shù)的復(fù)合型人才將是管理中的關(guān)鍵?？v觀現(xiàn)實，一些地區(qū)的城建檔案管理者學歷不高、專業(yè)知識技能缺失，極大地影響了城建檔案數(shù)字化管理的發(fā)展。
二 城建檔案數(shù)字化管理方法
城建檔案數(shù)字化管理一定要有科學的目標和方法，必須從城建檔案管理工作實際出發(fā)，并符合社會對城建檔案數(shù)字化的需求。所以，城建檔案數(shù)字化管理的方法要包括三個方面的內(nèi)容，即規(guī)范的管理體系、完善的基礎(chǔ)設(shè)施、高素質(zhì)復(fù)合型人才。
（一）打造規(guī)范的管理體系。在建設(shè)城建檔案數(shù)字化管理過程中，一開始就應(yīng)該重視信息化標準體系的建設(shè)，以三個方面的標準去規(guī)范管理，即管理、技術(shù)、業(yè)務(wù)，然后認真地落實這些標準，將具體的管理責任明確到每個管理崗位、每個責任人，讓城建檔案數(shù)字化管理更加科學、合理。也可以通過管理條例制定城建檔案數(shù)字化管理措施，以技術(shù)保障細則、經(jīng)費保障法規(guī)等促進城建檔案數(shù)字化管理制度更加規(guī)范有效。
隨著企業(yè)辦公引入互聯(lián)網(wǎng)，運用計算機參與企業(yè)檔案工作也是當前要做的工作。目前企業(yè)檔案的數(shù)字化建設(shè)存在著不足之處，下文將對企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的認識表述相關(guān)觀點以及提出相關(guān)措施。
一、企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性
檔案是企業(yè)重要信息的存儲倉庫，同時又是信息利用的源頭，因此檔案管理工作對企業(yè)具有舉足輕重的作用。隨著國民經(jīng)濟的發(fā)展，檔案的管理和利用受到了越來越多的關(guān)注，并在企業(yè)單的發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用。做好檔案數(shù)字化將給企業(yè)檔案工作注入新的動力，提高檔案管理和利用水平。有效提升檔案管理工作的效率，激活蘊藏在檔案中的信息能量，使檔案信息能夠在更大的范圍內(nèi)得到更充分的利用。隨著當前檔案信息的數(shù)量越來越龐大，企業(yè)工作人員信息、企業(yè)業(yè)務(wù)狀況等信息需要被詳細存儲，紙質(zhì)檔案記錄已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代社會的要求。和過去紙質(zhì)檔案相比，數(shù)字化檔案具有瀏覽方便、容量大、不占空間等優(yōu)勢。
二、企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀與問題
（一）缺乏企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)標準化規(guī)范體系
當前企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)還存在著較多的不足。例如企業(yè)檔案數(shù)字化管理體系沒有統(tǒng)一的標準，當前信息數(shù)字化管理的模式較多，對信息的分類、整理等均未實現(xiàn)統(tǒng)一。此外，當前企業(yè)對檔案數(shù)字化管理的工作人?T的擇選沒有一套標準的選拔標準，沒有專業(yè)的操作檔案數(shù)字化建設(shè)的工作人員，存在存儲操作失誤導(dǎo)致信息丟失的風險。
（二）缺少整體數(shù)字化建設(shè)流程的規(guī)劃與設(shè)計
當前檔案的數(shù)字化建設(shè)屬于實踐的初期階段，并未形成系統(tǒng)的操作程序。在信息收集、整合、歸類、存儲等環(huán)節(jié)，各個企業(yè)間的操作方式存在差異。企業(yè)同一部門內(nèi)的信息存儲方式不同，影響企業(yè)內(nèi)部工作人員的工作效率；就不同企業(yè)間的合作而言，信息的存儲程序不同，在一定程度上阻礙信息的交流與共享，阻礙企業(yè)間的進一步合作與發(fā)展。
（三）企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵技術(shù)不成熟
企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵技術(shù)不夠成熟。企業(yè)檔案數(shù)字化管理的核心技術(shù)即存儲信息的技術(shù)，廣義上的數(shù)字化信息存儲技術(shù)包括處理信息的全過程-----對獲取信息的分類、信息整合以及信息的存儲設(shè)備的擇選。實現(xiàn)信息數(shù)字化管理是整個過程最核心的環(huán)節(jié)是信息的存儲設(shè)備。當前我國企業(yè)還屬于信息數(shù)字化建設(shè)道路上的初學者，信息存儲設(shè)備還有較大的發(fā)展空間。
（四）數(shù)字化建設(shè)中的信息安全和保密技術(shù)問題
我國企業(yè)信息數(shù)字化建設(shè)面臨的難題是對于存儲信息的安全問題以及保密措施。保證信息的安全以及相關(guān)的保密措施是存儲信息、實現(xiàn)信息數(shù)字化的重要環(huán)節(jié)。存儲的信息的安全得不到保障，信息保密措施得不到完善，信息的泄露和丟失，不僅花費的存儲信息的人力、物力資源浪費，還存在給企業(yè)造成經(jīng)濟損失的風險。因此，保證信息的安全問題以及信息的保密措施是當前企業(yè)需要重視的重要環(huán)節(jié)。
三、新時期企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)策略
（一）加強檔案數(shù)字化的軟、硬件設(shè)施建設(shè)
加強檔案數(shù)字化建設(shè)的設(shè)備是加快企業(yè)信息數(shù)字化管理的重要途徑之一。優(yōu)化人力資源、物力資源的配置，為企業(yè)檔案管理部提供必要的信息存儲設(shè)備。根據(jù)信息管理部分的實際操作需要，為信息管理部門提供相應(yīng)的工作電腦、復(fù)印機、掃描儀、互聯(lián)網(wǎng)以及從事信息管理的專業(yè)人員，保障企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)順利實現(xiàn)。此外，隨著企業(yè)的需求以及電子設(shè)備的更新?lián)Q代，企業(yè)管理者也應(yīng)當注意為相關(guān)信息存儲設(shè)備升級，提高信息存儲部門的工作效率。
（二）加強電子文件的收集、積累和歸檔管理工作
隨著電腦辦公的普及，以電子文件形式為主的信息載體越來越多，電子文件成為了實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理需要重視的問題。注重電子文檔類型信息的收集、積累和歸檔，是保證企業(yè)大部分信息能夠?qū)崿F(xiàn)存儲、安全妥善保管的重要方式。此外，電子文檔的收集、歸檔也值得企業(yè)信息管理部門的重視。電子文檔具有占地面積小，隨時可進行閱讀的優(yōu)勢，重視電子文檔類信息的存儲是推動企業(yè)實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的有力方式。
（三）建立和完善檔案數(shù)據(jù)庫
建立并逐漸完善企業(yè)信息檔案數(shù)據(jù)庫是推動企業(yè)實現(xiàn)信息數(shù)字化管理的重要環(huán)節(jié)。建立信息數(shù)據(jù)庫，將信息集中存儲，按照相關(guān)的類別對信息進行分類存儲，能夠方便信息的快速查找和使用，提供企業(yè)工作人員的工作效率。此外，構(gòu)建信息數(shù)據(jù)庫，大量信息的集中，對于推動企業(yè)信息實現(xiàn)系統(tǒng)化管理具有積極意義。信息數(shù)據(jù)庫的建立使各項信息一目了然，能夠幫助信息管理部門剔除無用、存在誤差的信息，保證信息的準確率。
（四）加強培訓，提高檔案管理人員的素質(zhì)
提高檔案管理工作人員的工作素質(zhì)是推動實現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要途徑。信息管理部門的工作人員是信息的直接處理者，因此要求工作人員具有一定的工作素質(zhì)。例如工作過程需要使用操作性復(fù)雜的設(shè)備或者工作程序繁雜等情況，均是對工作人員耐心以及仔細程度的考驗，提高檔案管理人員的工作素質(zhì)是工作完成質(zhì)量和效率的保障。
[關(guān)鍵詞]檔案 數(shù)字化 文件級目錄管理
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2013）07-0055-01
在科學技術(shù)迅速發(fā)展的今天，對檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化已經(jīng)是時代的需要。作為高職院校，在這樣的形勢下，應(yīng)該跟上時代的潮流，為此，我校對檔案數(shù)字化進行了有益的實踐與探索。
一、檔案數(shù)字化含義、作用
檔案數(shù)字化是指：對于已有的各種載體形式的檔案采用數(shù)字化技術(shù)進行處理加工，以實現(xiàn)不同載體形式的檔案的數(shù)字化管理和檔案信息資源的數(shù)字化共享。實現(xiàn)檔案的數(shù)字化意義重大，它改變了檔案存在方式和利用方式。從檔案的存在形式上看，檔案不再是紙質(zhì)的檔案，不需再為紙質(zhì)檔案的損壞、保管擔憂。從利用方式上看，它改變了在利用檔案過程中時空的限制。在空間上，檔案不再是“孤本”檔案，很多人可以同時通過互聯(lián)網(wǎng)來使用同一個檔案；在時間上，實現(xiàn)檔案數(shù)字化以后，使用者可以隨時根據(jù)自己的需要調(diào)用自己所需要的資料。在高職院校內(nèi)部，實現(xiàn)了檔案的數(shù)字化，就可以使各個部門根據(jù)自己的需要，隨時隨地調(diào)用所需要的檔案資料了。
二、檔案數(shù)字化的思考
檔案數(shù)字化的建立是個復(fù)雜的過程，我們需要做好技術(shù)上的處理，又要做好全方位的管理，以保證檔案數(shù)字化的合理實現(xiàn)。
（一）做好館藏情況的調(diào)查
要實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，需要引進硬件設(shè)施。而需要購置什么樣的設(shè)備，需要了解文檔的類型、館藏數(shù)量、檔案信息利用等基本情況。在充分了解的基礎(chǔ)上，再購置相應(yīng)的設(shè)備，做好硬件設(shè)施的準備工作。
（二）在硬件設(shè)施到位以后，要進行軟件方面的建設(shè)
需要建立文件級目錄數(shù)據(jù)庫。它可以滿足一般檢索和管理的需要。目前，很多的檔案館由于沒有實現(xiàn)全部檔案的文件級目錄機檢，查找檔案不快、不準、不全的問題普遍存在。所以，把文件級目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)作為一項基礎(chǔ)性工作，在提高檔案的查全率、查準率的同時，利用計算機實現(xiàn)檔案以件數(shù)為基本單位的管理是非常必要的。在高職院校的檔案管理中，可以把檔案按照教學檔案、學生檔案、行政文件檔案進行分類，建立文件級目錄。在需要找某一類檔案時，在這一級別進行查找，以提高查找的速度。
三、選擇適當?shù)臅r候建立專題數(shù)據(jù)庫
在檔案數(shù)字化的過程中，只實現(xiàn)文件級的目錄，有的時候，是不能解決全部檢索的需要的。隨著客觀需要的變化，對某一專題檔案有集中利用的需求是經(jīng)常發(fā)生的，突擊建立專題數(shù)據(jù)庫，以滿足各部門的需求。為做好這項工作，主要把握三個方面：一是根據(jù)館藏檔案內(nèi)容確定專題數(shù)據(jù)庫的總體布局；二是按需求分期建立專題數(shù)據(jù)庫；三是根據(jù)文件內(nèi)容和檢索需要分別設(shè)立不同的專題數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)。例如：為了加強對教務(wù)管理檔案的利用，可以設(shè)立教務(wù)專題數(shù)據(jù)庫。在設(shè)立教務(wù)專題數(shù)據(jù)庫時，可以按照時間進行分類，也可以找找教務(wù)管理制度、教師教案、教學成果等進行分類?？傊?，可以通過細致的分類，以達到高速運用教務(wù)檔案的目標。
四、檔案數(shù)據(jù)庫的管理
對檔案數(shù)據(jù)庫的管理，首先是要提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和思想素質(zhì)。檔案工作是一件非常枯燥又重要的工作，需要檔案人員具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)和敬業(yè)精神。例如：檔案人員要掌握數(shù)字化檔案信息壓縮及存儲的關(guān)鍵技術(shù)；數(shù)字化檔案信息安全、保密技術(shù)；數(shù)字化檔案信息的訪問形式與安全控制；數(shù)字化檔案信息知識產(chǎn)權(quán)等。同時，需要檔案管理人員發(fā)揮主人翁意識，做好檔案的保密工作的同時，要耐心細致地工作。
其次，加強對在建數(shù)據(jù)庫和成果數(shù)據(jù)庫的管理。所謂的在建數(shù)據(jù)庫是一個動態(tài)變化的數(shù)據(jù)庫，要進行及時維護和更新。成果數(shù)據(jù)庫是已經(jīng)完成的數(shù)據(jù)整理，不需要再進行更改。但是要加強對使用權(quán)限的限制，以保證檔案信息使用的安全性?？梢越⒓夹g(shù)負責人、權(quán)限負責人，也就是設(shè)立專門的人員進行管理。一方面可以保證檔案使用部門快速使用，另一方面可以保證檔案的訪問權(quán)限，避免惡意地竊取檔案信息的行為。
總之，檔案數(shù)字化的建立是一項長期而復(fù)雜的工程，需要政策上的重視，檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高，硬件設(shè)施的不斷更新。作為檔案管理人員，應(yīng)該為檔案數(shù)字化的實現(xiàn)不斷進行探索。
【參考文獻】
[1]王萍著.電子檔案著錄標準及其應(yīng)用.吉林大學出版社，2010-10-1.
