時間：2023-10-10 09:49:25
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇辦公信息化建設，愿這些內容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
一、公安工作信息化建設是現(xiàn)代信息化的客觀要求
信息化是當今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢。20世紀90年代以來，由于國際互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，在全球范圍內興起了新一輪信息化浪潮。全球信息產(chǎn)業(yè)以數(shù)倍于經(jīng)濟平均增幅的速度增長，成為世界經(jīng)濟最具活力的新增長點和社會財富加速增長的主導力量。信息技術強大的滲透性和信息資源應用的廣泛性，引發(fā)了國際經(jīng)濟社會的深刻變革，加快了經(jīng)濟全球化的進程。信息化對經(jīng)濟發(fā)展的巨大推動作用，給社會生活帶來的深刻影響，受到世界各國的高度重視。越來越多的國家都在競相發(fā)展適合本國特點、具有自身特色的信息經(jīng)濟，加快國民經(jīng)濟和社會信息化進程。信息化的發(fā)展水平也已成為衡量一個國家現(xiàn)代化水平與綜合國力的一個重要標志。從這個意義上講，21世紀的社會將是一個全新的信息社會；21世紀的國際競爭，將是以信息技術為核心的高新技術產(chǎn)業(yè)的競爭。加快信息化建設已成為世界各國提高綜合國力和競爭實力的必然選擇。面對新的形勢和任務，面對各種錯綜復雜的社會矛盾，公安機關要肩負起打擊違法犯罪、維護社會治安秩序的重任，必須勇敢面對高科技的挑戰(zhàn)，必須全面推進科技強警步伐。
二、基層公安辦公室信息化是公安信息化的薄弱環(huán)節(jié)
（一）認識上的偏差
部分領導和民警在思想觀念上存在著只須懂法就足以勝任當前公安工作的偏見，對信息化的了解也僅限于信息化就是用微機打字、信息化就是上因特網(wǎng)，對信息化范圍、信息化開展的意義認識不足，沒有真正意識到信息化建設對公安工作有著巨大推動作用。因此，公安機關出現(xiàn)了阻礙科學技術與辦案結合的不利因素，缺乏依靠科技進步的內在動力；對于如何把信息技術運用到公安工作中來、如何用信息化促進公安工作的跨越式發(fā)展，研究較少，重視不夠。這種狀況已成為公安機關加快信息化進程，推動辦公、辦案現(xiàn)代化發(fā)展的瓶頸，與當前形勢發(fā)展和公安工作的任務需求極不相應，也制約了公安工作的發(fā)展。
（二）辦公室基礎設施簡陋導致工作效率的低下
科技強警的鼓敲了幾年，但基層公安局辦公室仍然普遍存在基礎設施簡陋、辦公條件差等現(xiàn)象，辦公室作為綜合部門，工作是多而雜，且有的工作手續(xù)多、所經(jīng)部門廣，僅僅依靠幾個民警的手工操作或單機辦公，往往使辦公室民警大有力不從心之感，工作效率低下那也是情理之中。因此，針對辦公室的職能作用，建立省人省力的信息化系統(tǒng)，將辦公室人員從材料難寫的困惑中解脫出來，提高工作效率勢在必行。
（三）缺乏人才，使信息化建設力不從心
公安機關信息化建設工作存在最突出的問題，就是嚴重缺乏信息技術人才。從目前來看，公安機關的工作人員在過去所接受的教育中很少涉及信息技術知識，而專門的技術人員又大多為法醫(yī)、會計、痕檢、攝像等傳統(tǒng)技術型工作人員，因此對于信息技術這門科技含量很高的結合技術，顯得束手無策，很難提出一個長遠的發(fā)展規(guī)劃、很難得心應手地組織開展信息化建設。對于有一些信息化建設的單位，又由于人才缺乏，先進的信息化設備不能使用或不能充分發(fā)揮作用，使信息化建設的成果成為擺設。因此在沒有一支高水平的信息化技術人才隊伍的前提下，公安信息化建設對某些單位而言簡直是一種神話或資金上的嚴重浪費。
（四）缺乏資金，信息化建設難以保障
信息化建設是一項高技術、高投入、高效能的現(xiàn)代化基礎建設，必須要有足夠的建設經(jīng)費作保證。它所涉及的硬件設備、軟件系統(tǒng)都需要大量的資金來購置。以一個縣公安局辦公室為例，信息化系統(tǒng)需要一個由一臺服務器，10臺終端微機組成的小型局型網(wǎng)，購置網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計系統(tǒng)，僅此幾項建設資金投入就達幾十萬元。財政卻往往因為各種原因，不能保障和支持公安機關的信息化建設。因此公安機關在信息化建設上只能是等米下鍋，信息化建設得不到有效保障。
三、加強基層公安局辦公室信息化建設的必要性
（一）是“金盾工程”的總體要求
在年初的全國公安廳局長會議上，公安部要求“要以‘金盾工程’為龍頭，大力提高公安工作的科技含量?！辈懿块L在報告中指出，“當今時代是知識經(jīng)濟的時代，科學技術日新月異、迅猛發(fā)展。公安機關要提高對敵斗爭、打擊犯罪和治安行政管理的工作水平，就必須堅定不移地走科技強警之路，切實提高公安工作的科技含量。實踐證明，哪個地方公安機關特別是領導同志科技強警意識強，并下大力氣抓，哪個地方的公安工作就主動、就有新的起色，而且會帶動公安機關內部管理發(fā)生革命性的變化?！憋@而易見，要提高辦公室的工作質量和效率，更有效地為領導正確決策提供科學依據(jù)，就必須加強辦公室工作的科技含量。
（二）是當好“參謀”，進行結合分析、科學決策的需要
科學技術是當今現(xiàn)代化最顯著的標志和先進生產(chǎn)力的代表，對社會的發(fā)展產(chǎn)生廣泛深刻的影響。充分利用現(xiàn)代信息技術，努力提高公安機關辦公效率和應對突發(fā)案件的快速反應能力，已成為公安工作發(fā)展和融入社會的客觀趨勢，是實現(xiàn)科技強警的重要途徑，也是更好地履行公安機關職能，維護國家法律尊嚴和保護人民群眾生命財產(chǎn)安全的有力保證。公安局辦公室作為“結合分析部”、“參謀部”，辦公效率直接影響領導科學決策質量的高低。過去，僅僅靠幾個人的分析能力，對于各種情況的分析范圍及準確性都有很大的限制，但有了科學決策輔助系統(tǒng)，可針對各種情況提出預案，為領導決策提供參考，必然會提高決策的科學性和準確性。因此，基層公安機關應高度重視公安辦公室的信息化建設，通過各種方法提高其工作人員對信息化工作的必要性認識，全力推動信息化建設與應用工作。
（三）是快速反應、統(tǒng)一指揮的需要
在新的社會治安形勢下，犯罪向網(wǎng)絡化、流竄化、智能化方向發(fā)展，犯罪分子擁有先進的交通、通訊工具，信息靈、逃逸快。公安機關必須建立權威、靈敏、高效的信息化系統(tǒng)，以提高快速反應能力，以快制快，打擊犯罪。目前，基層公安機關雖然已建立110報警服務臺快速反應機制，但各縣區(qū)公安局之間的快速統(tǒng)一指揮、調度機制仍不完善。如需要多方警力進行圍追堵截的情況，目前一般是通過市公安局指揮中心的電話進行調度、指揮。往往由于所用調度時間長而導致犯罪嫌疑人漏網(wǎng)。但如果建立了信息化系統(tǒng)，市局指揮中心可通過網(wǎng)絡與下級指揮中心或110報警服務臺進行網(wǎng)絡通信，實現(xiàn)信息快速傳遞，同時在網(wǎng)絡上指令，那就大大節(jié)省了調度時間，為緝捕犯罪嫌疑人贏得了時機。
（四）是克服統(tǒng)計不實和綜合指導盲目性的需要
統(tǒng)計不實是公安機關急需解決的頭等大事之一，但由于種種原因，統(tǒng)計不實問題一抓再抓，仍不能解決問題。辦公室信息化系統(tǒng)建立后，要求基層辦案機關受理案件必須通過網(wǎng)絡系統(tǒng)進行登記，這樣就可以有效地防止統(tǒng)計不實現(xiàn)象，并可隨時通過網(wǎng)絡及借助輔助系統(tǒng)對基層公安機關所登記的案件進行科學的綜合指導。
四、加強基層公安局辦公室信息化建設的方法和步驟
（一）信息化系統(tǒng)的構成
信息化系統(tǒng)即由信息組成的有秩序的、自成一體的有機統(tǒng)一整體。公安辦公室信息化系統(tǒng)就是根據(jù)信息論、系統(tǒng)論、控制論、現(xiàn)代管理科學理論、現(xiàn)代信息技術，結合辦公室的職能作用和業(yè)務工作特點而建立的信息體系。公安辦公室信息化系統(tǒng)是公安信息系統(tǒng)的子系統(tǒng)，以技術為輔助手段，使公安辦公室獲得快速、靈敏、準確、全面和安全有效的綜合信息支持，實現(xiàn)辦公自動化、科學化、網(wǎng)絡化，以充分發(fā)揮公安辦公室的綜合分析、“參謀”作用。一般來說，根據(jù)辦公室的職能作用，基層公安局辦公室信息化系統(tǒng)主要包括以下幾個子系統(tǒng)：
1、指揮中心信息處理子系統(tǒng)
該系統(tǒng)主要承擔快速、準確、全面獲得的動態(tài)信息，為領導正確決策提供第一手資料，是科學決策、快速指揮調度的重要依據(jù)和信息主渠道。指揮中心信息處理系統(tǒng)縱向與上下級公安指揮中心信息網(wǎng)絡連接，橫向以公安信息管理中心為樞紐，整合同級公安犯罪信息中心、交通、戶政、刑偵、出入境、治安等信息系統(tǒng)，運用計算機網(wǎng)絡技術控制手段，將分散的信息統(tǒng)一起來，實現(xiàn)信息資源共享和系統(tǒng)開放，成為覆蓋全局、四通八達的能為各警種、各基層戰(zhàn)斗單位和一線民警提供大量信息的高速通信網(wǎng)，從而克服時空限制支持各警種協(xié)同作戰(zhàn)。
2、公安統(tǒng)計子系統(tǒng)
該系統(tǒng)主要依靠統(tǒng)計軟件，進行數(shù)據(jù)的收集、分類、匯總，有效地進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計和解決統(tǒng)計不實問題，并對下級公安機關進行有力的綜合指導。公安統(tǒng)計系統(tǒng)可通過數(shù)據(jù)統(tǒng)計，進一步進行社會治安情況分析，為各級部門提供服務。
3、綜合調研子系統(tǒng)
該系統(tǒng)主要以科學管理的手段快速、及時、準確地收集各業(yè)務單位、基層機關所得到的成績和經(jīng)驗，進行系統(tǒng)分析，反映整個公安工作的經(jīng)驗、成就和業(yè)績。
4、檔案管理子系統(tǒng)
該系統(tǒng)主要是通過科學技術手段解決過去查找材料、文件困難，材料保存時間不能過長等問題。檔案管理系統(tǒng)建立后，將文件、材料的文號、文名、存放文柜進行編號，錄入計算機，以便于檢索，并將文件、材料進行掃描存入微機，需要查閱，只需在計算機中進行檢索便可直接查看，同時還可通過局域網(wǎng)，突破時空限制。
5、刑偵、治安、戶政等業(yè)務部門子系統(tǒng)
公安辦公室的職能作用決定了其工作具有綜合性的特點，辦公室與刑偵、治安、戶政等業(yè)務部門是相互服務的。因此，辦公室信息系統(tǒng)與刑偵、治安、戶政等業(yè)務部門的網(wǎng)絡連接是必不可少的。刑偵、治安、戶政等業(yè)務部門子系統(tǒng)主要是結合網(wǎng)絡技術手段，進行網(wǎng)上追逃、戶口上網(wǎng)管理，以便進行信息快速流通。如指揮中心信息處理子系統(tǒng)通過業(yè)務部門收集各類業(yè)務數(shù)據(jù)、不安定情況等；辦公室綜合調研系統(tǒng)通過刑偵部門收集打擊犯罪的情況等；公安統(tǒng)計子系統(tǒng)從戶政收集人口數(shù)據(jù)等等，都可從各業(yè)務部門子系統(tǒng)網(wǎng)絡上獲得。
（二）辦公室信息化系統(tǒng)的建設
1、組建經(jīng)濟實用的小型局域網(wǎng)，搭建網(wǎng)絡化辦公平臺，實現(xiàn)信息化系統(tǒng)的職能作用。
首先，各地應根據(jù)實際情況，確定局域網(wǎng)的規(guī)模。對于服務器、交換機在投入上最大限度的做到高配置、高要求，從而保證局域網(wǎng)的穩(wěn)定性和安全性。然后就是搭建網(wǎng)絡化辦公平臺，充分發(fā)揮網(wǎng)絡的資源共享、信息的快速傳遞等作用。①資源共享作用。在日常工作中，經(jīng)常需要進行資源的收集、整理、或進行文件交換。文件交換是一件很麻煩的事，而在網(wǎng)絡中這一切就變得輕松。在網(wǎng)絡中只要建立一份共享資料，所有的用戶就可以隨意查看、復制這些資料，而且網(wǎng)絡的數(shù)據(jù)快速傳輸和高度的可靠性，使得文件和資料交換變得輕松、方便。我們實現(xiàn)辦公室信息化建設的目的之一就是實現(xiàn)資源共享，真正實現(xiàn)網(wǎng)絡化、無紙化辦公平臺。②進行網(wǎng)絡通信，實現(xiàn)信息快速傳遞。通過網(wǎng)絡我們不但可以方便地進行資源的共享，還可以輕松地進行網(wǎng)絡通信，網(wǎng)絡通信的高效、快捷是其他通信方式無法比擬的。目前，網(wǎng)絡通信以其方便、快捷等特點，已成為現(xiàn)代網(wǎng)絡通信中最具魅力的一部分。在網(wǎng)絡系統(tǒng)中，我們可以很方便地進行數(shù)據(jù)的傳遞，也可以在最短的時間內獲得我們所需要的信息。如辦公室與各業(yè)務部門可以利用網(wǎng)絡互相傳遞所需要的數(shù)據(jù)資料、業(yè)務報表、內部公文等等。
2、購置實用的業(yè)務辦公系統(tǒng)軟件，實現(xiàn)辦公自動化。
基層公安辦公室根據(jù)實際情況可以自行購買相應的業(yè)務及辦公系統(tǒng)軟件。但此軟件系統(tǒng)必須要符合標準，以利于二級、三級網(wǎng)連通后，數(shù)據(jù)信息的采集和傳遞，并且還可以確保此項經(jīng)費投資不浪費。公安業(yè)務及辦公系統(tǒng)軟件基本的功能包括三個方面。一是文件處理，主要進行各類辦公公文處理后，將各種規(guī)章制度、信息、情況均放在局域網(wǎng)上，通過瀏覽器進行網(wǎng)上公文寫作、批示和閱讀等。二是科學輔助作用，主要是針對各種刑事、治安等案件、情況進行科學分析，提供決策預案，為領導決策提供參考。三是數(shù)據(jù)統(tǒng)計及分析作用，該軟件主要是對各類統(tǒng)計數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡進行登記、分類、匯總及針對數(shù)據(jù)分析當前社會治安形勢，再將統(tǒng)計及分析情況放置局域網(wǎng)上，需要者便可通過瀏覽器進行查閱。如刑事、治安、巡警、消防、交通、禁毒、嚴打等各類業(yè)務報表每個月就有百余張之多，而每個月各業(yè)務部門的材料所用的數(shù)據(jù)又要從辦公室調。有了數(shù)據(jù)統(tǒng)計系統(tǒng)后，便可直接通過網(wǎng)絡共享獲得各類數(shù)據(jù)，從而實現(xiàn)辦公信息的流程化、信息化、規(guī)范化、精確化。
3、引進和培訓人才，確保信息化建設真正落到實處。
各基層公安局辦公室要積極爭取政策，引進人才，把技術精、有責任心和熱愛公安事業(yè)的信息技術人才充實到公安機關中來，并努力營造一個適合技術人員發(fā)展的空間，保證信息技術人才進得來、留得住、用得好、有發(fā)展。其次立足本室，在沒有專門人才的情況下，加大全員培訓力度，從實際工作出發(fā)，從實際應用出發(fā)，努力提高全體民警的信息化素質，提高計算機使用水平。
1．1時展的必然要求高校所應用的數(shù)據(jù)信息具有來源廣泛、需求量大、專業(yè)性強等特點，大數(shù)據(jù)的開發(fā)運用為高校信息工作提供新的技術手段，同時，也對高校的信息發(fā)展理念、處理模式和運行機制提出更高的要求。高校辦公室作為高校綜合管理、組織協(xié)調工作的核心，在高校信息化建設工作中發(fā)揮著至關重要的作用，辦公室信息化程度也成為衡量高校管理水平和綜合實力的重要指標。因此，順應信息化發(fā)展潮流，更新信息處理方式，加強高校辦公室信息化建設，是提升高校教育整體水平的必然要求，也是實現(xiàn)高等教育現(xiàn)代化目標的應有之意。
1．2高校自身發(fā)展的迫切需要在現(xiàn)代信息技術的推動下，高等教育領域面對更廣泛的需求、更開放的教學模式、更高效的管理要求等新態(tài)勢，高校在深化管理體制改革的過程中也面臨許多新情況新問題。因此，在進行決策時，領導層必須依靠準確、及時、全面的信息材料，才能作出科學的決策。因為大數(shù)據(jù)時代帶來的是信息資源的極度膨脹，不像以往在網(wǎng)絡上簡單搜索瀏覽，或從資料庫里直接提取就能獲得有用信息。高校辦公室作為高校重要的行政管理部門和信息中心，承擔著對信息進行采集、整理、分析的重任，必須加快信息化建設的步伐，才能滿足高校教育事業(yè)發(fā)展的需要。
1．3高校辦公室強化職能的重要手段從高校辦公室的現(xiàn)狀來看，在原有的基礎上進一步強化科學管理，完善服務功能，是高校辦公室不斷追求的目標。信息化建設對于強化高校辦公室的協(xié)調、服務和管理職能具有重要的促進作用，不僅體現(xiàn)在效率的提高、成本的節(jié)約上，更重要的是通過信息化建設可以推動信息的科學化管理，促進信息處理流程的革新［1］。目前，大數(shù)據(jù)技術的應用無疑是辦公室管理者的一把利劍，它帶來的不僅是技術的革新，也帶來了管理思想的變革，高校辦公室必須開拓信息視野，更新信息觀念，以此不斷提升辦公室的整體工作水平。
2高校辦公室信息化建設存在的問題
2．1意識不到位，行政人員素質有待提高在新形勢下，高等學校教育事業(yè)的發(fā)展要求高校領導層、管理部門、行政人員和廣大師生進一步增強信息意識。然而在現(xiàn)實中，高校部分領導尚未認識到信息技術在科學管理、民主決策等方面的作用，認為信息技術只是處理日常業(yè)務的工具，不愿加大對網(wǎng)絡設備、辦公系統(tǒng)等建設的投入，使信息化建設難以得到應有的重視。同時，高校辦公室人員也未能意識到世界信息技術的迅猛發(fā)展對辦公自動化等帶來的便利，只滿足于用傳統(tǒng)的辦公模式完成工作，導致自身信息技術知識缺乏，知識更新速度慢，減緩了信息化建設的步伐。
2．2基礎設施落后，信息管理系統(tǒng)有待完善辦公室信息化建設需要一定的硬件設施，而大數(shù)據(jù)等新技術的產(chǎn)生，需要更先進、更快速的信息處理設備。但實際情況是，有的高校服務器系統(tǒng)網(wǎng)絡帶寬窄、容量小，有的網(wǎng)絡管理雖然聯(lián)通，但沒有真正運轉起來，利用率低。另外，校園整體的網(wǎng)絡布局一般由信息技術中心負責，主要任務是網(wǎng)絡的設計開發(fā)、基礎設施的配置等，但關于辦公室信息化的建設，會存在對整體規(guī)劃和管理有認識偏差，無法宏觀把握信息化建設要求的問題［2］。因此，難以形成一體化的信息處理流程和完善的信息服務系統(tǒng)，未能建立起完整的、高效率、高質量的信息自動化系統(tǒng)。
2．3共享程度低，信息工作制度有待健全高校辦公室信息化的建設，應該是一項有機的系統(tǒng)工程，但由于各高校在信息化建設方面的投入無法長期持續(xù)，導致建設成果缺乏連貫性和兼容性，體現(xiàn)在缺乏必要的全局規(guī)劃，沒有建立起全校性的信息處理平臺，信息資源在學校各部門各院系之間無法共享，信息孤島現(xiàn)象嚴重。此外，制度建設上也存在相對滯后的情況。有的高校雖然建立起覆蓋全校的信息網(wǎng)絡，但是因為制度的不健全，加之行政人員信息化辦公意識淡薄或人員出現(xiàn)變動，無法保障信息及時處理，影響了整個辦公系統(tǒng)功能的發(fā)揮。
3大數(shù)據(jù)背景下高校辦公室信息化應對策略
3．1重視辦公室信息化建設，建立完善的信息工作機制一方面，學校領導層應提高對辦公室信息化建設重要性、緊迫性的認識，大數(shù)據(jù)技術的出現(xiàn)，使信息的準確性和關鍵性的特點更加凸顯，為高校領導層把握高等教育發(fā)展規(guī)律提供了良好條件。另一方面，必須強化辦公室行政人員的信息化意識，特別是轉變觀念、更新知識、不斷提高計算機操作水平和互聯(lián)網(wǎng)等新媒體的應用技能的意識。另外，高校還要建立起健全的規(guī)章制度和完善的工作機制，以規(guī)范的管理促進信息化建設。首先，需要制定信息收集、整理、傳遞、反饋等規(guī)章制度，明確相關部門工作內容、程序和職責;其次，要建立一個以辦公室為中心的，覆蓋全校、縱橫結合的信息網(wǎng)絡，能夠迅速、全面地捕捉信息，并能夠使信息在各單位順暢傳遞;最后，建立信息反饋機制和檔案管理機制，實現(xiàn)對信息工作全過程有效的管理和保存。
3．2加快信息化基礎設施建設，健全數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)隨著計算機和網(wǎng)絡技術的不斷發(fā)展，推進信息工作的自動化、網(wǎng)絡化、電子化，是實現(xiàn)高校辦公室信息化建設的必然趨勢。一方面，應建設安全、可靠、開放、高效的信息網(wǎng)絡，引入辦公自動化系統(tǒng)，推行電子校務，實現(xiàn)方便快捷的辦公信息和查詢，使各部門日常業(yè)務工作的規(guī)范化、電子化、標準化［3］;另一方面，應積極建立全校性的業(yè)務數(shù)據(jù)運行系統(tǒng)，收集學校各項業(yè)務基礎數(shù)據(jù)，同時合理采集網(wǎng)絡信息資源，充分借助大數(shù)據(jù)技術對校內外數(shù)據(jù)資源進行分析，實現(xiàn)信息處理的計算機化、信息分析的精細化、信息存儲的有序化和信息檢索的自動化，實現(xiàn)教育信息資源的交流與共享。
一、無紙化辦公的概述
無紙化辦公主要是利用現(xiàn)代信息技術手段提高辦公室辦公效率,這種辦公手段去除了傳統(tǒng)辦公模式中以紙張為媒介的書寫環(huán)節(jié),實現(xiàn)了不使用紙張及筆進行業(yè)務處理,實現(xiàn)辦公業(yè)務的信息自動化,故而被稱為無紙化辦公。
無紙化辦公主要應用現(xiàn)代化互聯(lián)網(wǎng)信息技術,以計算機為主的電子產(chǎn)品為辦公媒介實現(xiàn)自動化辦公,以新型靈活的電子文件替代了傳統(tǒng)辦公的紙質文件,使辦公文件可直接通過網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)便捷而準確地傳遞到指定目標手中,整個過程實現(xiàn)了辦公無紙化與辦公信息化,省略了傳統(tǒng)文件書寫、復印、裝訂等辦公環(huán)節(jié),避免了人力、財力的浪費,節(jié)約了辦公成本。無紙化辦公的實現(xiàn)大大提高了辦公效率與辦公質量。
二、無紙化辦公條件檔案信息化建設途徑
醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理工作主要以紙張為辦公媒介與辦公載體,經(jīng)過多年的工作實踐,醫(yī)院的檔案管理部門已經(jīng)建立了一套較為完善的紙張檔案管理體系,形成了規(guī)范性的紙張檔案管理制度。而在無紙化辦公推廣的趨勢下,傳統(tǒng)的紙張檔案管理體系已無法對新型的電子檔案進行歸檔、建檔。這就要求醫(yī)院順應時展的趨勢,開展醫(yī)院檔案的信息化建設。
2.1 培養(yǎng)高素質的檔案管理團隊
在無紙化辦公實現(xiàn)的條件下,醫(yī)院的檔案管理工作也逐漸向數(shù)字化管理、信息化管理發(fā)展。然而在檔案信息化建設的過程中,醫(yī)院相關檔案管理團隊的信息化專業(yè)素質卻不盡人意,無法掌握計算機技術互聯(lián)網(wǎng)信息技術,無法滿足檔案信息化建設的需求。因此,醫(yī)院加大力度培養(yǎng)高素質的檔案管理團隊。
首先,在職員選用上盡量選用高校檔案管理的專業(yè)人才,在其入崗前對其進行計算機技術的專業(yè)培訓,使其能盡快適應醫(yī)院檔案信息化的管理工作,只有根據(jù)檔案管理信息化建設的實際需求,配備掌握檔案信息化管理技術的專業(yè)人員,從人才選取上加強團隊建設力度,才能有效進行檔案管理信息化建設。
其次,對在職的檔案管理人員進行信息業(yè)務培訓,在其豐富檔案管理工作經(jīng)驗的基礎上,掌握現(xiàn)代化信息技術。也可開展在職檔案管理工作人員同其他醫(yī)院的檔案人員的業(yè)務交流會,實現(xiàn)各大醫(yī)院檔案管理部門信息化技術的資源共享。使在職的檔案管理人員有效率地學習并掌握互聯(lián)網(wǎng)信息技術,使其適應醫(yī)院檔案管理信息化的需求,推動檔案信息化建設。
2.2 規(guī)范檔案信息化管理制度
當下醫(yī)院檔案信息化建設工作主要存在信息化制度標準不健全、檔案管理工作缺乏信息化規(guī)范等問題。規(guī)范相應的檔案信息化管理制度,建立相關的檔案信息化標準體系是保障醫(yī)院檔案管理信息化建設工作開展的基礎。為了規(guī)范檔案信息化管理制度,醫(yī)院一方面應遵從國家針對醫(yī)院檔案管理工作出臺的相關法律法規(guī),并結合醫(yī)院檔案管理過程中的實際問題,制定檔案信息化管理規(guī)章制度以及信息化建設過程中的具體實施細則,規(guī)范信息化建設的操作環(huán)節(jié);另一方面,可從信息資源的管理方面入手,根據(jù)已有的信息化檔案管理經(jīng)驗,建立一套科學合理且兼容性強的信息化管理標準體系,指導醫(yī)院檔案信息化建設工作。
2.3 加大/，！/投資力度,完善信息化基礎設施
醫(yī)院檔案管理部門完善的信息化基礎設施是檔案管理信息化建設的重要前提。醫(yī)院檔案信息化管理中將會運用到大量的數(shù)字化軟硬件設備、數(shù)字化操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)以及信息安全系統(tǒng)來開展檔案信息化管理工作。這就要求醫(yī)院加大對信息化管理基礎設施建設的資金投資比重,結合醫(yī)院自身的經(jīng)濟基礎,配備相應的數(shù)字化基礎設施,進而保障醫(yī)院檔案管理信息化建設工作不斷深入,保證醫(yī)院檔案管理部門的可持續(xù)發(fā)展。
一、高校院系辦公自動化發(fā)展現(xiàn)狀
高校院系辦公室作為直接為本系教學、科研、后勤服務的基層管理機構，為保證高校日常教學秩序的有序實施發(fā)揮了重要作用，傳統(tǒng)的以紙質為主的辦公模式已經(jīng)遠遠不能滿足高效率、快節(jié)奏的辦公室工作的需要。筆者針對大連市8所高校共36個院系辦公室開展了一份針對辦公自動化水平的調查，問卷結果表明，目前仍使用傳統(tǒng)方式辦公的約占3.2%；使用辦公自動化系統(tǒng)，但以傳統(tǒng)方式為主的比例約為35.3%；主要使用辦公自動化系統(tǒng)占51.5%；基本實現(xiàn)無紙化辦公占10%。從這一結果可以看出，目前超過95%以上的院系辦公室已經(jīng)引入了辦公自動化系統(tǒng)或設備，但各高校院系辦公室自動化水平參差不齊，有的已經(jīng)達到了完全無紙化辦公的程度，有的則還停留在傳統(tǒng)辦公模式上。在2004年已有學者開展過類似的問卷調查[1]，當時的結果是使用傳統(tǒng)方式辦公的比例占8.5%；使用辦公自動化系統(tǒng)，但以傳統(tǒng)方式為主占45%；主要使用辦公自動化系統(tǒng)占38.8%；基本實現(xiàn)無紙化辦公占7.8%，雖然兩次問卷調查的對象不同，但從整體變化趨勢上看，辦公自動化的普及和使用程度對比10年前還是有較大幅度的提高，尤其體現(xiàn)在“主要使用辦公自動化系統(tǒng)”上，但從兩次問卷的結果也可以看出，傳統(tǒng)和數(shù)字化辦公兩者并存的比例依然很高，占到了三分之一，投入與產(chǎn)出依然存在差距，辦公自動化道路依然路漫漫。
二、阻礙高校院系辦公自動化發(fā)展的主要因素
院系辦公室日常工作多而雜，如果能合理使用各種辦公自動化軟硬件設備，將極大地節(jié)省辦公人員的時間和精力，可以節(jié)約更多時間去考慮和處理更高層次的問題，而傳統(tǒng)辦公方式效率低下，費事費力費時，已很難滿足現(xiàn)代化高校辦公室辦公的需要。但從目前情況看，依然有相當一部分比例辦公室因為各種原因在自動化的推廣上進展緩慢，制約了本系部甚至是學校整體自動化發(fā)展的步伐，主要表現(xiàn)在：
一學校整體信息化建設步伐緩慢。數(shù)據(jù)表明，目前我國已有超過80%以上的高校建立了校園網(wǎng)，但校園網(wǎng)的作用多數(shù)仍停留在通知、信息查詢、資料下載等初級階段，系統(tǒng)和網(wǎng)絡優(yōu)勢沒有充分發(fā)揮，其中一個重要原因就是部分領導對信息化建設的重視不夠，思想觀念還很陳舊保守，為建設而建設，盲目上了硬件，事后不聞不問，沒有安排專人去負責信息化工作，甚至認為使用辦公自動化系統(tǒng)是增加額外的工作，沒有真正認識到辦公自動化在處理事務上的快捷和方便。
二辦公室人員計算機能力有限。由于歷史遺留原因，目前高校辦公室管理人員結構配置非常不合理，大部分都是工作年限較長的老同志，有些甚至是學校或社會高層次人才有裙帶關系的家屬，他們普遍缺乏計算機基礎知識，習慣于手工處理文件或簡單利用網(wǎng)絡發(fā)發(fā)郵件編輯文字，而對于更高級別的辦公自動化系統(tǒng)和設備往往操作不熟練，甚至是排斥使用，這勢必帶來全局文件不配套、前后不銜接等問題，拖累了整體院系辦公自動化的發(fā)展。
三缺乏規(guī)范的信息化管理流程。高校辦公的特點使得一份文件往往需要經(jīng)過多個部門、多個人手才能夠完成全部辦事流程，有了辦公自動化系統(tǒng)，這些問題就會變得容易很多，文件等會以節(jié)點的形式一層層的審批，但如果在某一節(jié)點出現(xiàn)查看不及時，文件就會在系統(tǒng)內滯留下來。這就需要學校要有配套的信息化制度進行保證，要規(guī)定出各級人員的權限和系統(tǒng)使用規(guī)則，如遇出差、不在崗等突況如何應對解決，都要規(guī)定清晰，明確權責，否則信息化工作很可能只是換了個形式，很多工作還需要打電話溝通協(xié)調。
四網(wǎng)上辦公業(yè)務貧乏，信息孤島頻現(xiàn)。各行政管理部門在系統(tǒng)推出的辦公業(yè)務雖然一定程度上提高了辦事效率，但由于上線的業(yè)務較少，很多還局限在通知、公布文件、下載表格等少數(shù)領域，大部分的日常管理工作還沒有在網(wǎng)上實現(xiàn)，這也直接導致了半手工半自動的工作方式，反倒比傳統(tǒng)方式更麻煩。另外，由于建設時間短，缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，很多信息缺乏統(tǒng)一的技術標準和規(guī)范，系統(tǒng)間往往通用性差，造成部門和部門之間、系部和系部之間、系統(tǒng)和系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)彼此不說話，信息孤立，甚至是重復上報，沒有很好的實現(xiàn)資源共享和協(xié)同工作。
五系部教師對信息化關注度不夠。系部老師平時忙于上課，對于網(wǎng)站或信息化系統(tǒng)等信息了解關注較少，很多老師認為信息化工作就應該是辦公室?guī)讉€管理人員的事情，老師只要負責講課就足夠了。但事實上，很多高校已經(jīng)開始啟用數(shù)字化系統(tǒng)進行科研項目申報、職稱申報、年終績效考核等工作，辦公室秘書也越來越多的利用郵件、系統(tǒng)等學校相關通知與文件，如果不能及時登錄學校網(wǎng)站或系統(tǒng)了解，很多信息不能確保傳遞到位。
三、推進辦公自動化建設對策
辦公自動化系統(tǒng)在公文流轉、資料查詢、通知、項目申報等方面運轉高效、靈活機動，優(yōu)勢明顯。院系辦公室作為學校教學、科研的最前沿最一線的基層管理部門，必須盡快適應辦公自動化發(fā)展的整體趨勢，充分利用現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)，提高辦公室自身的管理水平和服務質量。
（一）建立健全的信息化管理機制。辦公自動化建設既是一個技術問題，也是一個管理問題。在信息化建設初期，更多的是硬件和軟件等技術方面的問題，而進入使用推廣期則更多的在于管理，這也是為什么我國高校目前信息化建設速度緩慢的癥結所在，就是缺乏行之有效的管理和運行機制。我們可以借鑒美國高校的成功經(jīng)驗，超過40%的美國高校建立了本校的CIO（Chief Information Officer）管理機制，即信息主管崗位，全面負責學校信息化建設總體規(guī)劃、政策制定、隊伍建設以及日常事務處理，是推動信息化進程的主要領導和責任人。同時在CIO領導下成立“信息化建設管理委員會”，成員由校辦、網(wǎng)絡中心、圖書館以及校內主要職能部門領導組成，該委員會是全校信息化建設的最高管理機構，負責整體把握學校信息化建設的進程和方向，委員會下設辦公室，由具備一定計算機技術背景的工作人員組成。同時各二級院系安排一名信息主管和信息專員，專門負責本單位的系統(tǒng)維護、操作培訓等工作。通過建立高校內部CIO體系，為高校信息化的推進提供組織機構保障，便于日后信息化工作的推進和落實。
（二）提高系辦公室工作人員計算機素養(yǎng)。校系兩級要有針對性地開展在崗人員培訓，通過“走出去、請進來”等多種形式，創(chuàng)造條件讓辦公室管理人員多參加各種辦公自動化水平培訓，提高個人計算機能力，達到讓管理人員愿意用、善于用各種辦公自動化系統(tǒng)和設備，真正認識到系統(tǒng)對自己工作帶來的便捷。辦公室行政人員平時也要及時更新原有的思想觀念，改變固有的工作模式，不斷加強自身學習，完善自己的綜合素質，不斷提高個人信息化管理和應用水平。
（三）進一步拓展系統(tǒng)自動化辦公業(yè)務。隨著教育信息化的不斷推進，辦公自動化管理必將成為未來高校管理的主要手段。一所高質量的學校，必然有一套訓練有素、便捷高效的信息管理系統(tǒng)支撐。因此，我們要以現(xiàn)有系統(tǒng)業(yè)務為基礎，進一步拓展和盤活其他業(yè)務領域，要有整體規(guī)劃，充分考慮各業(yè)務之間的內在聯(lián)系，合理優(yōu)化和重組各項辦公流程，將內部管理體制改革與辦公自動化建設有機結合，有計劃、有步驟、有重點地逐步推進，形成自身的業(yè)務群。
（四）構建跨部門跨院系協(xié)同管理平臺。信息化工作是一項全局工作，要有意識的逐步構建夸部門、夸院系協(xié)同作戰(zhàn)平臺，充分考慮各系統(tǒng)之間的聯(lián)系，明確各業(yè)務的使用對象，避免數(shù)據(jù)之間不流通不說話，努力消除信息孤島。
（五）辦公自動化系統(tǒng)需要不斷更新與完善。辦公自動化軟件的成熟需要一個過程。一個系統(tǒng)的使用周期一般為3-5年，隨著業(yè)務的不斷完善和調整，勢必會對系統(tǒng)提出新的需求，辦公自動化軟件只有在應用中才能真正成熟，這就需要我們不斷更新業(yè)務需求，不斷加強軟硬件建設，持續(xù)改進。
一、上半年完成的主要工作
1、完成縣局到稅務所廣域網(wǎng)絡改換工作?？h局到各所總共10網(wǎng)點的網(wǎng)絡運營網(wǎng)由廣電改為電信后，網(wǎng)絡通信故障大為減少，局內網(wǎng)絡環(huán)境得到有效改善，上半年因網(wǎng)絡線路故障的原因引起的網(wǎng)絡通訊故障僅3起，且都得到了及時有效解決；
2、完成內網(wǎng)與外網(wǎng)的完全隔離，開通機關大樓21個網(wǎng)點光纖上互聯(lián)網(wǎng)，其余各稅也通過adsl方式相繼開通互聯(lián)網(wǎng)，各單位查詢資料、獲取最新信息的問題得到解決；
3、完成到市局網(wǎng)絡雙線路改造工程。改造后的網(wǎng)絡到市局帶寬由由2m增大到8m，運行速度大大提高，且雙線路互備份，出現(xiàn)故障后自動切換到另一條線路，確保了到市局網(wǎng)絡24小時無故障不間斷運行，到市局網(wǎng)絡改造后縣局上市局網(wǎng)沒有出現(xiàn)一次通訊故障；
4、整合機房服務器功能，合理配置機房資源。一是今年以來相繼對縣局ftp進行分類整理，開設“臨時存放”和“全局共享”文件夾，“臨時存放”文件夾解決了部門間文件臨時傳遞只能通過辦公室周轉的問題，避免臨時文件（相片等）存放散亂，長期得不到清理，占用大量磁盤空間，影響服務器運行性能；“全局共享”文件夾主要是將全局共用的信息，包括政策法規(guī)、各類應用軟件及各種軟件使用說明及期使用手冊集中存放，解決以前此類公用信息分布于各個科室，不利于基層單位甚至本部門使用人查找和使用；二是開通數(shù)據(jù)備份ftp（單位內部ftp）服務器，解決各單位數(shù)據(jù)文檔的安全存儲（備份），作為縣局ftp的有效補充； 5、事前預防，加強監(jiān)控，網(wǎng)絡安全管理上新臺階。一是督促全局內網(wǎng)所有電腦安裝由市局統(tǒng)一配備的瑞星網(wǎng)絡版殺毒軟件，不留死角，并加強監(jiān)控，發(fā)生問題機及時通知處理；二是用好市局下發(fā)給我局的防火墻、防入侵檢測等網(wǎng)絡產(chǎn)品，通過每天的數(shù)據(jù)流量監(jiān)控、統(tǒng)計分析，實現(xiàn)了網(wǎng)絡安全預警、問題及時發(fā)現(xiàn)、事故及時處理的網(wǎng)絡安全管理體系，我局網(wǎng)絡安全環(huán)境得到進一步改善，有效減少了安全事故的發(fā)生。上半年通過網(wǎng)絡監(jiān)控發(fā)現(xiàn)問題計算機10次以上，每次都在安全問題大規(guī)模爆發(fā)前得到了及時有效處理，避免病毒的大面積感染和網(wǎng)絡中斷；下半年擬對問題計算機（不關機/殺毒軟件報警/異常發(fā)包）進行定期通告等方式進一步加強管理工作，實現(xiàn)增多事前管理、減少事后管理；
6、用好市局下發(fā)的vpn資源，用vpn方式實現(xiàn)了遠程辦公。目前已對局領導、人教科、辦公室、計財科以等特殊重要崗位通過配備vpn實現(xiàn)了家庭遠程辦公，為解決西城所運輸企業(yè)拷盤/寫盤今年以來多次發(fā)生帶病毒到局內網(wǎng)絡，由此引起局內網(wǎng)絡多次安全事故的問題，擬對西城所運輸企業(yè)拷盤/寫盤采用vpn方式通過互聯(lián)網(wǎng)進入市局運輸發(fā)票服務器進行進行拷盤/寫盤操作，通過這一方式將有效解決運輸企業(yè)帶病毒的網(wǎng)絡安全問題；
7、軟件運行維護工作進入正常狀態(tài)。由于以前搞信息化建設工作分工明確，責任到人，致使去年因人員變動后工作出現(xiàn)脫節(jié)，今年以來配合計財科完成了企業(yè)所得稅和土地增值稅預算款編碼的更新，以及完成了對煤碳基金、網(wǎng)上辦稅等程序的升級，保證了ds2.0程序的正常運行；
8、初步完成對信息化建設方面技術知識資料的整理，知識的歸類歸檔，解決了因崗位變化、人員調動等情況引起的技術、管理脫節(jié)問題，實現(xiàn)崗位的知識共享。上半年主要完成對縣局信息化建設方面的重要服務器資料、網(wǎng)絡布線工程、服務器重要參數(shù)、軟件安裝運行技術文檔、重要崗位機器數(shù)據(jù)備份、計算機設備檔案等方面的歸類存檔工作；
9、計算機日常維護模式實現(xiàn)遠程維護，極大地提高了工作效率。在目前人員素質參差不齊，各單位計算機管理員兼職的情況下，縣局計算機管理人員只有一人的情況下，只要與縣局網(wǎng)絡保持暢通，就能實現(xiàn)遠程對計算機進行維護，這一技術有效解決了以前計算機出現(xiàn)小故障要到現(xiàn)場進行維護的老大難問題，為單位節(jié)省費用，為基層計算機使用人員節(jié)約了時間，這一點得到基層人員的充分肯定和認可；
10、改變計算機設備管理模式，實現(xiàn)計算機設備“責任到人，機隨人走”的管理體制。實行這一管理模式后將大大減少計算機隨意調換，不愛護公共財產(chǎn)，以及不注意電腦的日常維護等不良習慣，延長公共財產(chǎn)的使用壽命和提高使用效率；
11、計算機設備管理進入有序軌道。一是上半年對淘汰下來的廢舊電腦進行了及時處理變現(xiàn)，程序公開、公平，最大限度的使資產(chǎn)得到有效利用；二是完成對培訓室電腦的升級安裝，培訓室電腦全部更新為奔四機，安裝電子教室教學軟件，培訓室的使用質量和效果得到提高；三是合理配備計算機資源，上半年分別為東、西城所配備兩臺質量較好的激光打印機，更新局領導打印機，合理調配收回可用的打印機，使資源得到整合利用，提高了資源的利用率。
二、目前存在的主要問題
1、計算機管理人員配備不合理。在信息化建設日顯重要的今天，我局計算機管理人員不增反降，縣局計算機管理員目前只有一人明顯不足；基層單位計算機管理員分配不合理，有的單位有兩個或以上的計算機專業(yè)人員，而有的單位卻很難選出一個合格的計算機管理員，導致計算機維護工作全部依賴局里；
2、計算機專項經(jīng)費使用不合理，沒有發(fā)揮出應有的作用。每年縣局以每臺電腦500元的維護經(jīng)費撥付給基層單位，但從了解的使用情況看，有的單位計算機專項經(jīng)費用于計算機維護方面的費用卻很少，以各種明目挪作他用，計算機出了本應由基層單位自己解決的故障總是依賴局里來解決等等問題；
3、縣局每年沒有對計算機相關設備進行統(tǒng)一維護。對縣局機房、各稅務所機房、網(wǎng)絡設備、網(wǎng)點、針式打印機等重要部位、重要設備每年沒有進行有計劃、有針對性的清潔、檢查、維護，往往就是等到出了問題后才去排除解決，造成維護滯后，影響設備的使用壽命和使用質量，甚至造成設備浪費；
4、考核機制不健全，制度執(zhí)行不力。一是由于沒有好的考核機制和責任界定導致網(wǎng)絡安全事故頻發(fā)，今年以來西城所因運輸企業(yè)拷盤引起的網(wǎng)絡安全事故的責任問題無法界定，導致多次發(fā)生病毒帶到全局網(wǎng)絡，影響到全局正常的辦公；二是縣局制定（轉發(fā)）的文件沒有得到很好的執(zhí)行，年初征管科轉發(fā)市局關于內外網(wǎng)完全隔離的文件，并提出了轉發(fā)意見，但真正在實施時按文件規(guī)定在開通互聯(lián)網(wǎng)之前向征管科報批備案的只有兩個所，其余三所有兩所已經(jīng)開通縣局沒有向縣局報批，另一所甚至將內外網(wǎng)接入一臺機器沒有完全實現(xiàn)物理隔離，且沒有向縣局作任何說明；
5、部分人員工作缺乏責任心，計算機設備使用不合理，浪費嚴重。今年以來縣局通過對各單位計算機設備的使用情況進監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)計算機經(jīng)常下班不關機，計算機、打印機人為損壞現(xiàn)象屢有發(fā)生，打印機隨意打印或無用打印導致打印機故障頻發(fā)，有的稅務所打印機未到使用年限卻故障頻頻，多次申請購買或更換新打印機，有的甚至提出過分要求，比如放著好的打印機不用，非要使用雙面的打印機不可；
6、培訓工作做得不好、計算機基礎知識普及力度不夠。上半年培訓室設備已經(jīng)更新?lián)Q代，開通了電子教室，能隨時保證30臺以上的計算機正常使用，但使用率低，培訓質量不高，包括計算機管理員在內的培訓今年都還沒有進行。由于計算機方面的培訓僅限于縣局的業(yè)務培訓，對針對計算機基本操作技術、日常維護的知識沒有進行，導致大部分人對工作出現(xiàn)一些簡單軟硬件故障都無能為力，更不用說借助計算機使用技巧來幫促稅收工作了。
7、計算機與征管工作沒有很好地結合起來，信息化輔助征管工作成效不大。上半年由于人手及本身信息化建設方面的工作頭緒多，任務重，事情雜的情況下，屈指可數(shù)的是僅在國地稅信息比對中做了一些工作，其它與征管結合的工作基本未涉及，導致與征管工作的結合得不好，未能發(fā)揮信息化技術促進稅收征管的應有作用。
三、下半年的工作思路
1、對機房線路進行改造，對機關大樓、基層單位機房、網(wǎng)點進行統(tǒng)一維護；
2、對稅務所打票用的針式打印機請專業(yè)打印機維護人員進行一次統(tǒng)一維護；
3、加強數(shù)據(jù)備份管理，特別服務器數(shù)據(jù)的冷熱備份、異機備份、異地備份，以及制定應急預案，加強數(shù)據(jù)安全；
4、修訂《計算機設備類管理辦法》，明確計算機設備“責任到人，機隨人走”的管理體制，增加對移動設備（筆記本電腦、移動硬盤）管理內容，增加縣局機關科室計算機管理員和稅務所計算機管理員a、b角制度；
5、制定《網(wǎng)絡安全管理辦法》，界定網(wǎng)絡安全事故責任，加強網(wǎng)絡安全管理；
6、建立內部交流平臺（rtx），豐富職工文化生活，促進內部的交流與協(xié)作；
7、開展一期針對基層計算機管理員的計算機日常維護操作培訓；
關鍵詞：供電企業(yè)；班組管理；信息化建設
作者簡介：李培（1984.10-）女，漢族，本科，助理工程師，國網(wǎng)河南郟縣供電公司，市場營銷部副主任，主要從事電力市場營銷管理工作
信息化建設主要指的是在企業(yè)的日常生產(chǎn)與經(jīng)營活動中引入計算機管理平臺，從而逐步提升企業(yè)的管理水平與經(jīng)濟效益。當前，我國很多地方的縣級供電企業(yè)在班組管理工作中逐漸構建出集生產(chǎn)管理、人力資源、電力營銷、財務管理及文件處理為一體的信息系統(tǒng)，大大提升了企業(yè)的市場競爭力。
1供電企業(yè)班組管理信息化建設存在的問題分析
1.1信息化觀念較為陳舊落后
現(xiàn)如今，我國有部分地方的供電企業(yè)在班組管理中依然堅持“安全生產(chǎn)第一”的發(fā)展理念，該類企業(yè)往往過度注重安全生產(chǎn)活動，而忽視了企業(yè)的營銷及其他方面業(yè)務的開展。雖然有很多地方的供電企業(yè)班組管理工作都逐漸強化了信息化建設的進程，但其重視程度依然無法與安全生產(chǎn)相比。依據(jù)現(xiàn)有的統(tǒng)計表明，在我國所有的供電企業(yè)班組建設與管理工作中，有超過58%的供電企業(yè)在信息化建設力度投入方面較為缺乏，其中用于投入信息技術研發(fā)及引進設備的資金更是缺少。
1.2缺乏專業(yè)統(tǒng)一的信息系統(tǒng)開發(fā)標準
當前，我國不同的網(wǎng)省公司在班組管理模式方面存在較大的差異，有時候即使是在同一家供電企業(yè)的內部，各個城市地區(qū)之間的班組管理模式也會有很大的不同。這些客觀因素的存在造成不同的專業(yè)應用系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一的標準，并且開發(fā)出來的軟件也并未能完全適用于企業(yè)的班組管理實際工作情況。
1.3班組管理的信息化人才稀缺
在對供電企業(yè)班組信息化建設人才的培養(yǎng)方面，由于多數(shù)的企業(yè)都過度重視營銷及生產(chǎn)等方面的人才培養(yǎng)，而忽視了通信、網(wǎng)絡以及計算機等人才的培養(yǎng)。這種現(xiàn)象的存在使得信息技術人才缺乏對企業(yè)班組管理的認同感與歸屬感，認為自身的發(fā)展空間十分狹隘。在信息管理機制體制建設方面，由于未能實行有效的激勵機制及健全的考核評價制度，造成供電企業(yè)班組建設中缺乏有效的人才培養(yǎng)機制。[1]
1.4班組管理信息化建設安全性較低
供電企業(yè)班組管理工作中，開展信息化建設的基礎就是局域網(wǎng)，網(wǎng)絡安全與暢通是企業(yè)班組進行信息化建設所必須考慮的核心問題。任何一次的局域網(wǎng)停運，都可能造成企業(yè)班組管理各項工作陷入停頓狀態(tài)，造成嚴重的經(jīng)濟損失。
2供電企業(yè)班組管理信息化建設的相關措施
2.1加大資金投入，更新老化陳舊的設備
在日常的班組建設與管理工作中，要想逐步提升信息化建設的水平，就應當保證信息系統(tǒng)得以正常平穩(wěn)運行，對于一些使用年限較久的計算機設備應當及時更新。企業(yè)可以適當加大對班組管理工作的資金投入，使其能夠分撥出一部分資金用于信息化建設，從而提高供電企業(yè)信息化建設的水平，強化基礎硬件設備條件。
2.2統(tǒng)一規(guī)劃與開展信息化建設
供電企業(yè)可以通過強化企業(yè)網(wǎng)絡建設力度，逐步夯實信息化建設基礎，將通信與網(wǎng)絡的覆蓋層面觸及班組管理的方方面面。除此之外，還應當對班組成員開展全面的信息技術知識教育及技能培訓，通過強化有效管理、提升資源整合以及推行標準化技術等手段，實現(xiàn)企業(yè)信息化平臺建設，全面轉變信息化建設理念，構建高效、全面、統(tǒng)一的網(wǎng)絡服務平臺。[2]
2.3強化局域網(wǎng)絡維護與監(jiān)管力度
供電企業(yè)班組管理信息化建設目標的實現(xiàn)主要是組建網(wǎng)絡而完成的。當前，供電企業(yè)班組管理工作中內部局域網(wǎng)相繼完成建設，因而加強網(wǎng)絡的日常監(jiān)管與維護顯得尤為重要。局域網(wǎng)信息傳遞的主要渠道就是通過網(wǎng)絡拓撲結構進行的。其中，拓撲結構包括星型拓撲結構、樹形拓撲結構及環(huán)形拓撲結構，不同的拓撲結構能夠進行組合，從而構建出局域網(wǎng)運行的基礎架構。局域網(wǎng)拓撲結構與線路連接之間的差異，需要借助集線器和集中器等特殊設備，從而使網(wǎng)絡軟件能夠滿足特定應用的需求。[3]而對這些設備進行監(jiān)管與維護是保證信息化建設效率與水平的關鍵所在。為此，企業(yè)班組的信息化人才應當對網(wǎng)線、配線架、路由器、交換機及服務器進行定期的檢查和維修，對于一些超限使用的儀器設備應當進行及時的更換。當網(wǎng)絡出現(xiàn)故障或異兆時，應當采取科學的緊急維修措施，通過分析與檢查確定故障部位或故障設備，從而及時解決問題。[4]
2.4大力培養(yǎng)班組信息化人才
供電企業(yè)在班組管理過程中，應當通過增加激勵方式、設置平等待遇的方式培養(yǎng)出一批專業(yè)化的信息技術人才。將業(yè)務管理與信息化建設放在相同的地位同步建設。在班組日常管理工作中，可以舉辦或組織實施信息化專業(yè)人才培養(yǎng)、專業(yè)競賽、崗位練兵等活動，為從事班組管理信息崗位的工作人員提供施展才能的平臺和發(fā)展的空間。[5]此外，企業(yè)還應當加強對班組員工在信息化知識方面的教育與學習，營造出和諧良好的學習環(huán)境。更為重要的是，供電企業(yè)應當注重對班組管理的復合型人才的培養(yǎng)，尤其要培養(yǎng)出一批既懂得信息技術管理又懂得班組管理的人員，從而使得企業(yè)班組管理水平得到更大的進步。
3結語
隨著我國供電企業(yè)的不斷發(fā)展，社會民眾對于供電企業(yè)的服務需求也在不斷增加，這就對于企業(yè)的信息化建設提出了更加嚴格的要求。在當前新時期環(huán)境下，供電企業(yè)只有全面推進信息化建設速度，加快信息化建設效率，才能有效提升班組管理工作水平，才能促進班組管理人員的全面發(fā)展，為企業(yè)創(chuàng)造出更大的經(jīng)濟效益與社會效益。
參考文獻：
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[3]劉海珠，秦燕英.班組活企業(yè)興———國網(wǎng)長春供電公司班組建設工作走筆[J].中國職工教育，2014（13）：44-46.
[4]劉永衛(wèi)，姜暉翔，眭建新.國網(wǎng)湖南電力縣供電企業(yè)信息化建設延伸覆蓋[J].中國管理信息化，2014（22）：49-50.
一、大力推進電子政務建設工作，提高辦公效率
1、強化網(wǎng)站管理工作
一是按照自治區(qū)關于《加強政府網(wǎng)站建設促進網(wǎng)絡問政工作實施意見的通知》要求，完善了政府網(wǎng)站群信息管理制度，制定了《__區(qū)政府門戶網(wǎng)站欄目結構規(guī)劃與信息內容管理歸口方案》；二是定期按月按季度統(tǒng)計、分析各部門網(wǎng)站信息情況，將結果在政府門戶網(wǎng)站和協(xié)同辦公平臺上進行公布；三是自治區(qū)政府網(wǎng)站發(fā)展評估工作電視電話會議召開，大會公布了20__年新疆政府網(wǎng)站發(fā)展評估結果，“__區(qū)政府門戶網(wǎng)站”被評為縣、市級a類網(wǎng)站。
2、全力推進“一體化協(xié)同辦公平臺”應用工作
一是在區(qū)屬各職能部門推進“一體化協(xié)同辦公平臺”應用工作，管理、維護協(xié)同辦公平臺日常應用，及時處理平臺應用人員在使用過程中遇到的各類問題。上半年，調整一體化協(xié)同辦公平臺應用人員單位、部門、權限145條人次；二是定期按月按季度統(tǒng)計、分析各部門協(xié)同辦公平臺使用情況，并把結果在政府門戶網(wǎng)站和協(xié)同辦公平臺上進行公布。
3、繼續(xù)貫徹執(zhí)行《政府信息公開條例》，加強部門政務工作的透明度
按照自治區(qū)關于《加強政府網(wǎng)站建設促進網(wǎng)絡問政工作實施意見的通知》要求，制定了《__區(qū)政府信息公開管理辦法》，收集、整理各委、局、辦20__年政府信息公開目錄，完成了《__區(qū)20__年政府信息公開年度報告》的編寫、審核、審定工作，并報給市電子政務辦公室，同時在政府信息公開目錄中。根據(jù)自治區(qū)《關于20__年政府信息公開工作年度報告編制和公布有關事項的通知》的要求，督導區(qū)屬各部門20__年政府信息公開年度報告的編寫，并完成各部門公開年報情況統(tǒng)計工作。
4、加強協(xié)同辦公設備管理
根據(jù)克區(qū)電政辦[20__]1號《關于電子政務移動辦公設備配置的通知》的要求，加強管理、維護協(xié)同辦公設備工作，對各單位提出申請使用的數(shù)字證書、電子公章、電子簽名、無線上網(wǎng)等設施按程序進行辦理和登記，完成56個部門領導個人電子簽章的制作，協(xié)調辦理41套移動辦公3g網(wǎng)卡，針對制作電子簽章的領導舉辦了一期設備使用的培訓。
二、持續(xù)加強信息化項目管理
為建立具有基礎性、公益性、開放性的信息化基礎設施及業(yè)務管理應用系統(tǒng)，加強我區(qū)信息化項目的科學化、規(guī)范化管理，推進各行業(yè)協(xié)同發(fā)展。一是加強信息化項目需求調研、需求設計、建設實施、驗收等重要環(huán)節(jié)的評審管理，組織專家、業(yè)務部門、合作單位對重點環(huán)節(jié)進行評審，杜絕項目需求反復變更、重復修改，完成了10個部門25個信息化項目技術方案預審，完成社會管理服務信息系統(tǒng)中9個部門21項業(yè)務的初審工作；二是根據(jù)《__區(qū)信息化項目管理辦法》，強化信息化項目立項管理，審核各部門申報的信息化項目，共完成8個部門13個信息化項目的立項工作，并向各業(yè)務單位下發(fā)了《20__年信息化項目審核意見書》，協(xié)調落實信息化項目資金；三是完善信息化項目推廣機制，堅持“誰使用、誰推廣”的原則，使用單位負責推廣應用，做好人員培訓、數(shù)據(jù)更新、用戶管理和權限劃分工作，實施項目推廣應用跟蹤及評價工作；四是繼續(xù)建立健全項目組織管理體系,優(yōu)化管理工作流程和相應的工作制度,細化項目實施環(huán)節(jié)，明確項目主責單位與協(xié)作單位職責，落實責任分工，完成信息化項目全過程建設與應用。
三、不斷升級、優(yōu)化社會管理服務信息系統(tǒng)
1、社會管理服務信息系統(tǒng)優(yōu)化定型工作成效顯著
完成醫(yī)療救助、住房保障、居家養(yǎng)老、社會管理、政府救助、慈善業(yè)務、老齡業(yè)務、殘聯(lián)業(yè)務等9個部門21項業(yè)務的優(yōu)化定型工作。完成了9個部門21項業(yè)務的項目初審工作。全區(qū)各委、辦、局、五個街道及69個社區(qū)、流管辦1069名工作人員熟練掌握社會管理服務信息系統(tǒng)的培訓工作全面完成。上半年，處理系統(tǒng)應用操作人員在使用過程中遇到的各類問題共2116次。調整人員信息及操作權限共125人（次）。到各部門、街道及社區(qū)現(xiàn)場指導培訓374人（次）。
2、社會管理服務信息系統(tǒng)升級工作進一步加強
完成《__區(qū)社會管理服務系統(tǒng)》正式遷移升級為《__市社會管理服務信息系統(tǒng)》第一階段工作。系統(tǒng)主體工作基本完成，能夠在全市范圍內使用。為烏爾禾區(qū)、獨山子區(qū)、白堿灘區(qū)的系統(tǒng)應用工作人員提供系統(tǒng)推廣應用的經(jīng)驗和軟件實際操作的培訓。
3、數(shù)據(jù)分析及展現(xiàn)平臺建設進展順利
完成數(shù)據(jù)分析及展現(xiàn)平臺的方案制定、審核工作，對社會管理服務信息系統(tǒng)的基礎數(shù)據(jù)、專業(yè)數(shù)據(jù)進行分析、梳理，《項目咨詢分析報告》的編制工作完成。
4、完善公共服務平臺建設不斷加強
上半年，我辦完成了市“12345”政府服務熱
線、__區(qū)不和諧因素處置子系統(tǒng)、__區(qū)門戶網(wǎng)站“區(qū)長信箱”整合對接工作，按照受理、立案、分流、辦理（催辦、督辦）、評價、結案、回復（存檔）七個業(yè)務流程，通過軟件進一步固化了每一項業(yè)務流程的辦理標準、辦理主體、辦理時限，形成案件辦理過程的閉合式管理，實現(xiàn)了各類案件的集中受理、統(tǒng)一調度、三級聯(lián)動（區(qū)、街、社區(qū)）、協(xié)同處置、齊抓共管的工作格局，實現(xiàn)業(yè)務網(wǎng)絡化、電子化管理，提高了案件辦理效率。自3月22日試運行共受理處置市“12345”政府熱線辦交辦案件373條，自3月1日試運行共受理處置區(qū)門戶網(wǎng)站區(qū)長信箱信件39條。完成家?；ネㄆ脚_學校信息模塊、網(wǎng)站信息查詢模塊和8個數(shù)據(jù)推送接口程的設計開發(fā)，2月29日在區(qū)屬各小學試運行，各模塊運行正常。短信平臺建設完成社區(qū)衛(wèi)生強化免疫短信功能并投入使用。5、深化網(wǎng)站應用建設工作
為深入落實自治區(qū)“加強政府網(wǎng)站建設、促進網(wǎng)絡問政工作電視電話會議”精神，完成了《__區(qū)政府門戶網(wǎng)站深化應用建設項目》的需求調研和工作業(yè)務梳理，完成了項目總體技術方案的制定和專家評審、論證工作。完成了新版門戶網(wǎng)站所有頁面的設計工作，目前在準備實施搭建中。
四、存在的問題
1、一體化協(xié)同辦公室平臺各應用單位工作人員變動較頻繁，交接工作不及時，造成部分單位信息更新不及時；
2、部分單位對政府信息公開意識薄弱，信息公開不夠主動；
3、信息化項目實施過程中，各業(yè)務單位對項目需求分析的不夠深、不夠細，在開發(fā)過程中反復修改情況較為普遍；
4、在項目需求分析上，對結果數(shù)據(jù)展示分析能力有待于進一步加強。
五、整改措施及建議
1、建議各應用部門平臺使用人員有變動的及時以書面的形式上報到區(qū)電子政務辦登記備案，由區(qū)電子政務辦負責調整人員信息變更和操作權限；
2、加強政務信息公開督導力度，定期對區(qū)屬各部門政府信息公開情況進行督查，并把督查結果通過政府門戶網(wǎng)站和協(xié)同辦公平臺向全區(qū)進行通報。
3、一是加強信息化項目立項、需求調研、需求設計、建設實施、驗收等重要環(huán)節(jié)的評審管理，組織專家、業(yè)務部門、合作單位對重點環(huán)節(jié)的評審工作，杜絕項目需求反復變更、重復修改；二是建立健全項目組織管理體系,優(yōu)化管理工作流程和工作制度,細化項目實施環(huán)節(jié)，明確項目主責單位與協(xié)作單位職責，落實責任分工，共同推動項目全過程建設與應用；三是組織各業(yè)務單位學習《__區(qū)信息化項目管理辦法》，掌握信息化項目申報與立項、項目實施、驗收與推廣應用等關鍵環(huán)節(jié)；四是申報單位要加強內部學習，提高工作人員業(yè)務水平。
4、加強對各業(yè)務軟件流程的梳理工作，在做好基礎數(shù)據(jù)分析展示分析的基礎上，強化管理數(shù)據(jù)的挖掘，通過報表、圖形等方式為業(yè)務部門提供決策性、管理型的數(shù)據(jù)。
20__年下半年工作計劃
一、繼續(xù)推進電子政務工作
一是在區(qū)屬各職能部門繼續(xù)推進“一體化協(xié)同辦公平臺”應用工作，計劃在7-8月份舉辦一體化協(xié)同辦公平臺應用、網(wǎng)站信息、政府信息公開、移動辦公設備應用操作培訓；二是繼續(xù)加強網(wǎng)站管理，完善信息制度，加強信息公開力度；三是積極推進電子印章的應用，保障電子公文的有效性、權威性，通過現(xiàn)代辦公手段提高工作效能。
二、繼續(xù)加強信息化項目管理
一是完成全區(qū)8個部門13個信息化項目開發(fā)和研發(fā)工作，并對項目各階段進行評審；二是完成全區(qū)8個部門13個信息化項目測試工作；三是完成全區(qū)8個部門13個信息化項目試運行工作；
四是組織相關對口專家，對全區(qū)8個部門13個信息化項目進行驗收，并形成最終驗收報告；五是完成全區(qū)信息化項目資料匯總工作。
【關鍵詞】高校；協(xié)同辦公；信息化
伴隨著高等教育的發(fā)展，高校的行政管理變得日趨重要，提高日常辦公效率就成了高校管理中的重要內容之一。通過使用辦公自動化系統(tǒng)來規(guī)范日常辦公行為，不僅能夠加強高校的內部管理，優(yōu)化配置資源，節(jié)約人力財力物力，而且能夠簡化辦公流程，提高行政工作效率。隨著網(wǎng)絡技術的進步，3G、4G網(wǎng)絡時代的到來，移動辦公理念隨之被人們提出，并迅速被予以應用。移動辦公自動化技術更加人性化、智能化、及時化，讓管理者的行政辦公不受場所的局限，隨時隨地都可以輕松辦公。
一、研究目標
創(chuàng)造一個信息化、系統(tǒng)化的移動辦公環(huán)境，利用無線化、智能化的技術手段，減少不必要的信息流轉環(huán)節(jié)，為各個部門的教職員工提供日常辦公的服務，加速信息傳遞效率，提高信息傳遞的穩(wěn)定性，利用3G網(wǎng)絡，使用移動終端APP軟件進行移動辦公，做到隨時隨地處理待辦事宜，有效地實現(xiàn)工作效率并提高可靠性。
實現(xiàn)全過程的電子化公文流轉，代替紙質化文件，從公文的起草、修改、批閱、傳閱、、存檔、查閱整個過程全部在線完成，或通過手機移動終端完成。
通過短信或微信平臺，輔以對公文處理節(jié)點的用戶進行實時提醒和通知，利用平臺向各用戶綁定的手機號碼推送短消息，節(jié)約了時間，提高了效率。
實現(xiàn)移動辦公。在手機安裝app客戶端軟件，利用3G、4G無線網(wǎng)絡，可直接在智能手機上登陸辦公自動化系統(tǒng)，隨時隨地處理公文等業(yè)務工作。在此基礎上，實現(xiàn)部門數(shù)據(jù)信息共享，讓數(shù)據(jù)的查閱更加便捷化。
二、現(xiàn)實情況
面臨的一個問題是業(yè)務流程問題。高校各種門類的業(yè)務流程復雜繁多，如果第一次辦理業(yè)務的師生不了解流程，不熟悉各個職能部門的話，從提交申請到最終完成往往需要往返多次。另外，業(yè)務流程雖有一定的制度，但是細節(jié)上仍然會因人的不同而有所變化，帶有一定的隨意性。比如合同蓋章事宜，經(jīng)常有教師拿著合同或協(xié)議文本來辦公室辦理合同公章蓋章事宜，但按照規(guī)定，合同公章需要經(jīng)過主管院領導審批同意后才能使用，來辦理業(yè)務的教師需要先找到主管院領導簽字，才能辦理蓋章業(yè)務；如果遇到領導外出開會或出差，無法簽字的情況下，通過微信、短信或電話的方式確認同意，亦可以先辦理蓋章業(yè)務，再等領導回來補簽字，可經(jīng)常出現(xiàn)忘記補簽字的情況；另外，如果遇到無法聯(lián)系上主管院領導的情況，教師們多跑幾次也是常有的事，這必然導致前來辦理業(yè)務的教師怨言聲起。如果能夠實現(xiàn)協(xié)同辦公，進行網(wǎng)上流程管理，領導們無論身處何地，只要能上網(wǎng)，就可以及時查看到待審批事項，教師們也可以隨時了解到待辦事項的進展情況，避免在多個部門之間跑來跑去，將極大地提高辦事效率。
面臨的另一個問題就是信息素養(yǎng)問題。撰寫學院總結是辦公室的重要工作之一，在撰稿時，就需要從相應職能部門搜集很多數(shù)據(jù)來支撐內容，慢慢地總結發(fā)現(xiàn)這類數(shù)據(jù)是總結稿里的常規(guī)項，以人事處為例，經(jīng)常需要該部門提供專業(yè)或專職教師中高級職稱比例、海外訪學及企業(yè)實踐情況等方面的數(shù)據(jù)，多次協(xié)作配合后，人事處已按照需求將常規(guī)項制作成表格，每次數(shù)據(jù)異動就及時做好更新，辦公室無論什么時候向該部門要這類數(shù)據(jù)，都可以立等可取、無需等待，而且，人事處也很注重同類數(shù)據(jù)縱向的保存，這為后續(xù)的統(tǒng)計工作帶來很大便利，但并不是所有的職能部門都能夠及時做好數(shù)據(jù)歸類總結。
高?；鶎庸芾砣藛T被繁瑣重復勞動耗去大量時間，沒有充分的時間和精力去綜合、分析、解決管理中出現(xiàn)的重要、重大問題，且大多數(shù)人對數(shù)據(jù)缺乏足夠的敏感度。雖然他們每天都在接觸各式各樣的數(shù)據(jù)，結構性的、非結構性的，但一般都以被動地完成上級交辦的任務為主，往往重心都是在事后處理上，而不是事前預測上，較少具有前瞻性地去收集和整理數(shù)據(jù)。
面臨的第三個問題就是數(shù)據(jù)信息的共享問題。日常工作中，經(jīng)常發(fā)生當需要某些數(shù)據(jù)時，部門A說數(shù)據(jù)不歸我們統(tǒng)計，部門B說這個數(shù)據(jù)應該是部門A掌握。大家不知道該從哪獲取數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的歸屬不清。在高校中，數(shù)據(jù)分散在不同的部處，哪個部處負責收集，如何快速有效地鑒別有用和無用的數(shù)據(jù)并加以保存是需要解決的問題之一。
由于信息缺乏有效的共享，經(jīng)常會出現(xiàn)學生部門統(tǒng)計的學生人數(shù)和教務部門統(tǒng)計的學生人數(shù)、人事部門統(tǒng)計的教職工人數(shù)和財務部門統(tǒng)計的人數(shù)等有較大的出入。再比如職稱評定和各種科研項目申報中，目前的申報方式是逐人分別向兩個部門提交申報材料。而事實上，這兩部分至少都會涉及到個人基本信息、個人學術經(jīng)歷和科研成果等相關信息，因為目前尚沒有一個統(tǒng)一的平臺將這些數(shù)據(jù)一次性收集并實時更新，所以許多數(shù)據(jù)形成了一個個“信息孤島”，浪費大量人力和物力。
三、 解決方案
（一）樹立健全的管理理念、培養(yǎng)良好的信息素養(yǎng)。高校要更新管理思想、改變管理觀念，通過完善管理機制，促進行政管理人員正確樹立“為老師學生服務、為教學科研服務”的管理意識。作為教學科研的聚集地，高校迫切需要高效率、高質量、低消耗的管理水平與之相適應，而傳統(tǒng)意義上具備良好的政治素質、道德素質和業(yè)務素質的基層管理者已不能很好地滿足大數(shù)據(jù)時代的要求。良好的信息素養(yǎng)成為大數(shù)據(jù)時代高?；鶎庸芾砣藛T必須具備的重要素質。
高校領導層應首先認識到信息化建設的重要性，其次，結合具w工作讓基層管理人員認識到信息素養(yǎng)對其提升履職能力的重要性，以增強基層管理人員收集日常數(shù)據(jù)的興趣。
領導層須真正落實優(yōu)勝劣汰的競爭機制和以崗擇人的用人機制，慢慢分流一部分效率不高和富余人員，能者上，庸者下，獎優(yōu)罰劣。只有這樣才能激勵基層管理人員的工作熱情，避免大鍋飯現(xiàn)象。
（二）建立統(tǒng)一的管理和共享平臺。首先打破各個部門和各項業(yè)務之間的“信息孤島”，建立統(tǒng)一信息平臺，實現(xiàn)海量數(shù)據(jù)的共享。作為高層次人才聚集地的高校，則應先從責任清、需求清、資源清、對象清等方面出發(fā)，出臺相應的管理規(guī)定，制定業(yè)務、數(shù)據(jù)標準及系統(tǒng)整合方案，規(guī)范和約束數(shù)據(jù)的采集、傳輸、儲存、使用等各個環(huán)節(jié)，這是高校管理人員有效利用大數(shù)據(jù)服務教學科研這一中心工作的前提和基礎。同時，在規(guī)范管理的基礎上，從散兵作戰(zhàn)型管理向協(xié)同共享型管理轉型，以盡快盤活各部門以及各項業(yè)務流程中涵蓋教學、科研、人員信息、資產(chǎn)等方面的數(shù)據(jù)，從而提升整體管理服務效率。
目前，商務學院里正在使用的信息平臺有學院外網(wǎng)，數(shù)字校園統(tǒng)一平臺（oa網(wǎng)），學院內網(wǎng)，大螞蟻軟件，微信公眾號等等，各種文件通知的投放及的渠道太多，比如：郵件、微信、飛信、QQ以及各種APP，渠道多了，必然造成一定的信息困擾，經(jīng)常會發(fā)生某個通知不知是在哪個地方接收的？確定一個官方信息的平臺，避免讓大家到各個軟件程序里去到處找尋信息。
（三）加強數(shù)據(jù)分析和應用能力。簡單的數(shù)據(jù)收集共享已無法滿足高校行政管理信息化的要求，充分利用大數(shù)據(jù)分析給管理層提供決策支持已是勢在必行。進行大數(shù)據(jù)分析的信息數(shù)據(jù)不會來自一個數(shù)據(jù)來源，而是多個數(shù)據(jù)來源，數(shù)據(jù)的收集和管理不再是人事部門或信息部門的事情，需要各部處的支持和相互配合，不僅要關注綜合性數(shù)據(jù)和關鍵數(shù)據(jù)，而且要關注基礎數(shù)據(jù)，通過加快數(shù)據(jù)系統(tǒng)的建設、公開和共享，提高對數(shù)據(jù)的挖掘分析和應用能力。
比如通過對教務系統(tǒng)的成績跟蹤實時掌握一名學生的學習情況并及時幫助補缺漏；通過校園一卡通刷卡數(shù)據(jù)的監(jiān)控了解學生的消費習慣并以此作為貧困資助的參考，通過教職工對校園一卡通使用的類別、次數(shù)、頻率等數(shù)據(jù)進行分析，可以找出其最需要和最常用的服務是哪些，據(jù)此來優(yōu)化服務布局，把服務做到人的心坎上去，可以實現(xiàn)服務從粗放式管理向精細化管理的轉變。
通過圖書館圖書借閱檢索系統(tǒng)和教職工瀏覽所形成的非結構化數(shù)據(jù)等，可以對不同教職工的偏好進行分析，為開展個性化服務提供依據(jù)，此外，對相同學科人才的借閱和瀏覽數(shù)據(jù)進行匯總，可以分析各學科領域最新的科研動向，為高校人才的科研Q策提供服務。
