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關(guān)鍵詞：醫(yī)院；病案；檔案管理；現(xiàn)代管理
中圖分類號：R197.3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1673-8500（2013）07-0097-01
一、病案的概念
病案是在醫(yī)療活動過程中，醫(yī)務(wù)人員對病人的健康狀況、疾病的發(fā)生發(fā)展情況以及診療經(jīng)過所做的、以不同載體形式記載并由醫(yī)療機(jī)構(gòu)集中歸檔保管的診療記錄。病歷是醫(yī)務(wù)人員對患者疾病的發(fā)生、發(fā)展、檢查、診斷、治療和轉(zhuǎn)歸等醫(yī)療活動過程的記錄，也是對采集到的資料加以歸納、整理、綜合分析，按規(guī)定的格式和要求書寫的患者醫(yī)療檔案。
病歷：是指病人在診治過程中，還未經(jīng)病案人員加工整理的醫(yī)療記錄；病案：是指經(jīng)過病案人員整理過的醫(yī)療記錄，病案是醫(yī)藥衛(wèi)生檔案，是國家檔案的重要組成部分。《醫(yī)療機(jī)構(gòu)病歷管理規(guī)定》：門診病案的保存期不得少于15年。住院病案的保存期不可少于30年。
病史：是對病人疾病發(fā)生發(fā)展史的描述，是病案記錄的重要組成部分；現(xiàn)代醫(yī)學(xué)對病人的診療記錄稱為：病案、病歷、病史。
二、病歷和病案管理
醫(yī)務(wù)人員在醫(yī)療活動過程中形成的醫(yī)療記錄一般稱為病歷。病歷和病案是有區(qū)別的。病案管理學(xué)涉及多個相關(guān)學(xué)科，包括組織管理學(xué)，心理學(xué)、流行病學(xué)等，但不包括行為管理學(xué)。病案管理學(xué)是一個實(shí)用性較強(qiáng)的邊緣學(xué)科。不屬于基礎(chǔ)學(xué)科、管理學(xué)科、檔案學(xué)科等。
病案檔案管理人員的職責(zé)與功能是滿足院內(nèi)、外及社會需求，提供信息服務(wù)、提供各級各類信息和統(tǒng)計(jì)報表，參與醫(yī)院管理和貫徹執(zhí)行國家有關(guān)法律法規(guī)及本單位病案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。但不具有審批申報病案表格，監(jiān)控病案記錄內(nèi)容、項(xiàng)目格式的設(shè)置，提出表格印刷、樣式的要求。病案檔案室保存有大量的病案，而且貯存量與日俱增，因此室內(nèi)至少應(yīng)有5年以上貯存常用病案的空間。病案檔案管理人員對病案保護(hù)工作的意義在于最大限度的保護(hù)病案的完整性，而不是方便性、適用性和耐用性。
三、完善病歷管理措施
病歷既是臨床實(shí)踐工作的總結(jié)，又是探索疾病規(guī)律及處理醫(yī)療糾紛的法律依據(jù)。病歷對醫(yī)療、預(yù)防、教學(xué)、科研、醫(yī)院管理等都有重要作用。對病案的管理，建立從上至下的檔案管理制度制，及時解決管理環(huán)節(jié)中存在的問題，加強(qiáng)病案的收集、整理工作，有效地為臨床工作和廣大的病員服務(wù)。
一是規(guī)范病歷書寫行為，提高病歷書寫質(zhì)量。各醫(yī)療機(jī)構(gòu)嚴(yán)格按照衛(wèi)生部、國家中醫(yī)藥管理局的《醫(yī)療機(jī)構(gòu)病歷管理規(guī)定》對病案進(jìn)行管理。住院病歷必須有取得執(zhí)業(yè)醫(yī)師（助理執(zhí)業(yè)醫(yī)師）的專業(yè)技術(shù)人員按照《病歷書寫基本規(guī)范——（2010年3月）衛(wèi)生部》的住院病歷書寫標(biāo)準(zhǔn)及時書寫。各醫(yī)療機(jī)構(gòu)均建立有病案室，并落實(shí)專人負(fù)責(zé)對病歷書寫質(zhì)量進(jìn)行審核，對病歷書寫質(zhì)量較差的人員，給予處罰和通報。
二是嚴(yán)格登記，做好病歷的保管。病人出院后及時填好病歷首頁，寫好出院記錄，交相關(guān)人員及病案室，并做好登記建冊手續(xù)。相關(guān)人員及病案室將上交的病歷進(jìn)行初始分類編號，按序號排列上架，妥善保管，不得丟失，確保住院病歷的完好率。同時做好病案室防火、防盜、防光、防塵、防蟲、防霉等工作，及時更換防蟲、防霉藥物。經(jīng)常檢查庫房內(nèi)各種安全措施，及時排除隱患，確保病案室安全。
三是嚴(yán)防病歷丟失，是病案管理的核心?；颊咴卺t(yī)療機(jī)構(gòu)住院期間，病歷由病區(qū)負(fù)責(zé)保管?；颊唠x院后，病案室負(fù)責(zé)全院病歷收集、整理和集中統(tǒng)一保管；除涉及患者疾病診治和護(hù)理的醫(yī)務(wù)人員及病歷質(zhì)控人員外，其他任何機(jī)構(gòu)和個人不得擅自查閱患者的病歷；實(shí)行借閱登記制度，借閱病案要辦理借閱手續(xù)，按期歸還，要求妥善保管和愛護(hù)借用病歷，不得涂改、轉(zhuǎn)借、拆散和丟失；醫(yī)保及上級行政部門借閱，需出具采集證據(jù)的法定證明及執(zhí)行公務(wù)者的有效身份證明經(jīng)醫(yī)院核實(shí)，方可借閱或復(fù)印病歷；醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員因工作需要查閱病歷者在病案室辦理相關(guān)借閱手續(xù)后，方可借閱相關(guān)病歷；對死亡及有醫(yī)療爭議等特定范圍內(nèi)的病歷，需經(jīng)醫(yī)院醫(yī)務(wù)科批準(zhǔn)后借閱；病區(qū)和病案室不準(zhǔn)擅自接待無相關(guān)證明手續(xù)的機(jī)構(gòu)和個人查詢患者的病歷資料；借閱病案應(yīng)在三周內(nèi)歸還；病歷復(fù)印嚴(yán)格按照衛(wèi)生部《病歷復(fù)印管理規(guī)定》執(zhí)行等。
四是病案計(jì)算機(jī)無紙化病歷是發(fā)展方向。如何安全有效地管理這些龐大的歷史病案資料并能滿足快速查詢的需求，建立一套完整的、自動化的、擴(kuò)展性強(qiáng)的醫(yī)療病案信息管理系統(tǒng)十分必要。病案資料的收集是病案管理工作的第一步，對于住院病案工作流程應(yīng)始于住院登記處，并不是掛號室、病案室和醫(yī)生工作站。按著資料的來源排列的病案稱為SOMR（資料來源定向病案），按病案的形成方式還有IMR（一體化病案）、POMR（問題定向病案）等。病案加工是將資料中的重要內(nèi)容轉(zhuǎn)換為信息，一般采用索引形式。目前，電子化、自動化的醫(yī)療系統(tǒng)，是利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)對電子病案庫的訪問的，這樣可以更大限度地發(fā)揮電子影像系統(tǒng)的效益，另一方面也大大拓展了系統(tǒng)的功能，從而加快信息的流轉(zhuǎn)，提高工作效率。根據(jù)目前醫(yī)院已經(jīng)建立起的OA網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，可以充分利用現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)的跨部門、跨地區(qū)的資源共享及統(tǒng)一的管理。目前國家衛(wèi)生部正在實(shí)施建設(shè)醫(yī)療信息網(wǎng)工程及中國醫(yī)院信息系統(tǒng)工程，用計(jì)算機(jī)管理病案，實(shí)現(xiàn)電子病案正是這些工程的基礎(chǔ)，是病案管理變革的必經(jīng)之路。
參考文獻(xiàn)：
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【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；電子檔案；管理
一、醫(yī)院實(shí)行電子檔案管理的重要意義
首先，醫(yī)院電子檔案能促進(jìn)檔案信息的整合共享，提高檔案的利用效率。檔案管理作為醫(yī)院內(nèi)部管理的一項(xiàng)重要工作，能夠有效促進(jìn)醫(yī)院事業(yè)發(fā)展。醫(yī)院電子檔案管理工作比以往查閱檔案原件更加簡單、易操控，節(jié)省了大量的時間與精力，大大增強(qiáng)了原始檔案的應(yīng)用程度。醫(yī)院各部門可以更加自如地提取檔案，從而大大提高了檔案信息的利用率。其次，醫(yī)院電子檔案能夠?yàn)檎滟F的檔案原件提供保護(hù)，為醫(yī)院的改革發(fā)展提供幫助。隨著醫(yī)改進(jìn)程的不斷加快，醫(yī)院的改革與發(fā)展迫在眉睫。一個醫(yī)院的檔案記載了該醫(yī)院的發(fā)展歷程、各個階段的醫(yī)療水平以及醫(yī)院的運(yùn)營情況，可以說是承載了該醫(yī)院文化資源。將醫(yī)院的檔案進(jìn)行電子信息化處理，不僅能夠?yàn)闄n案原件提供有效保護(hù)，還能夠避免因?yàn)檫^多借閱檔案原件而導(dǎo)致檔案遺失的風(fēng)險。再次，醫(yī)院電子檔案為醫(yī)院進(jìn)行內(nèi)部數(shù)據(jù)分析提供可靠的資源。醫(yī)院在進(jìn)行內(nèi)部數(shù)據(jù)分析時，很難從紙質(zhì)文件中獲取到有效、有準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)資源，但是通過電子檔案數(shù)據(jù)庫的建立與使用，數(shù)據(jù)庫中包含了全員的資料與檔案，有效縮短了查閱檔案的時間，從而能夠在很短的時間內(nèi)生成臨床所需的數(shù)據(jù)分析結(jié)果，并制定出相應(yīng)的診療方案，為醫(yī)院工作效率與服務(wù)質(zhì)量的提高提供了便利，并有效降低了醫(yī)院運(yùn)營的成本。最后，醫(yī)院電子檔案能夠?yàn)獒t(yī)院提供個性化的診療服務(wù)。隨著醫(yī)改的不斷深入，個性化醫(yī)療已然成為了一個十分熱點(diǎn)的問題。電子檔案管理也是個性化服務(wù)中的一種，相關(guān)部門可以從醫(yī)院上報的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選統(tǒng)計(jì)，以最快的速度做好可能發(fā)生的新疫情的預(yù)防工作。從而有助于國家醫(yī)療成本的降低，進(jìn)一步提高國民的身體素質(zhì)。
二、以科學(xué)合理的措施完善醫(yī)院電子檔案管理實(shí)踐
（一）完善檔案軟硬件設(shè)備，以提高電子檔案的安全性。醫(yī)院電子檔案管理工作離開了計(jì)算機(jī)設(shè)備，那電子檔案的優(yōu)勢就無從發(fā)揮。對此，醫(yī)院應(yīng)該不斷加強(qiáng)電子檔案的軟硬件設(shè)備，將落后的計(jì)算機(jī)設(shè)備淘汰掉，配備完善的電子檔案管理的軟硬件設(shè)備。比如，以電子刻錄設(shè)施與光盤等等來為工作人員處理電子檔案信息提供便利，從而增強(qiáng)醫(yī)院電子檔案的時效性，確保電子檔案能得到安全儲存與有效利用。同時，醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)該建立起完備的檔案管理信息系統(tǒng)，從而以現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)安全及時來避免電子檔案信息被不法分子修改與泄露。針對電子檔案文件的可復(fù)讀性強(qiáng)、修改編輯不留痕跡、載體無法統(tǒng)一、一些能夠鑒別文件原始佐證的關(guān)鍵信息十分容易被更改等等問題，可以通過建立身份加密驗(yàn)證的保護(hù)措施確保電子檔案信息在傳輸、處理以及利用的過程中出現(xiàn)變更，此外還需要做好電子檔案信息的異地備份處理。以此來提供電子檔案信息的安全性，為醫(yī)院電子檔案的科學(xué)管理提供切實(shí)有效的技術(shù)幫助。（二）建立健全的檔案制度，切實(shí)提高檔案管理人員的素質(zhì)水平。為了促進(jìn)醫(yī)院電子檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該要提高對電子檔案管理工作的重視程度。從電子檔案管理工作的特點(diǎn)出發(fā)，根據(jù)目前社會對醫(yī)院電子檔案信息的需求來制定相關(guān)的檔案制度來約束、管理電子檔案，從而確保醫(yī)院電子檔案管理工作更加規(guī)范。此外，作為醫(yī)院檔案管理人員，應(yīng)該不斷提高自身的綜合素質(zhì)，努力學(xué)習(xí)有關(guān)電子檔案方面的知識以不斷提高自己的工作水平。電子檔案管理人員一定要做好下面四點(diǎn)的安全：1.嚴(yán)禁使用電子檔案管理的計(jì)算機(jī)設(shè)備訪問互聯(lián)網(wǎng)。2.嚴(yán)禁隨意在電子檔案管理的計(jì)算機(jī)設(shè)備上運(yùn)行任何軟件。3.嚴(yán)禁使用U盤等移動設(shè)備移交檔案。4.嚴(yán)禁打開、運(yùn)行一些不清楚的文件，以確保電子信息檔案的安全。（三）有針對性地采取紙質(zhì)與電子檔案雙套歸檔。醫(yī)院在進(jìn)行電子文件歸檔時，其歸檔的范圍可以參照紙質(zhì)文件的歸檔范圍來開展，確定電子文件的類型，歸檔的電子檔案要及時做備份處理，避免電子檔案被刪除的風(fēng)險。醫(yī)院還應(yīng)該結(jié)合自身的工作實(shí)際，凡是在醫(yī)院一切活動中產(chǎn)生的具有價值的檔案都應(yīng)該收集并及時做好歸檔處理。但是由于大多數(shù)醫(yī)院仍然在電子檔案的管理制度、技術(shù)與方法、管理與通信設(shè)備等等方面存在著各種各樣的問題，因此，要有針對性地采取紙質(zhì)與電子檔案雙套歸檔的措施，實(shí)行紙質(zhì)與電子檔案的歸檔、鑒定、整理、著錄、使用等同步進(jìn)行。
三、結(jié)語
醫(yī)院的檔案管理隨著科學(xué)信息技術(shù)的不斷進(jìn)步與發(fā)展也隨之產(chǎn)生了很多新的變化。電子檔案是社會進(jìn)步的產(chǎn)物，也是檔案管理一個嶄新的課題。醫(yī)院檔案管理工作人員應(yīng)該不斷改進(jìn)檔案管理的思想、方法、手段等等，不斷創(chuàng)新醫(yī)院電子檔案管理，為醫(yī)院檔案管理水平的不斷提高奠定基礎(chǔ)。
【參考文獻(xiàn)】
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JCI標(biāo)準(zhǔn)是國際上最廣為推崇的醫(yī)療質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，是將病人的安全作為其目標(biāo)，將醫(yī)療質(zhì)量作為核心進(jìn)行的持續(xù)改進(jìn)，對醫(yī)院的醫(yī)療護(hù)理、服務(wù)、行政與效率等管理環(huán)節(jié)提出的嚴(yán)格要求。但在許多方面都存在著問題，比如設(shè)備管理方面和管理人員的素質(zhì)方面都或多或少存在著一些問題。由于檔案管理在制度上的不完善，收集到的資料不夠完整，檔案的排列也十分的混亂，資料歸檔不完整等情況的產(chǎn)生，造成醫(yī)療設(shè)備檔案在管理上面的不到位，這都是由于人們對檔案管理的重視度不夠高造成的。
2對JCI標(biāo)準(zhǔn)下醫(yī)療設(shè)備檔案管理的實(shí)踐研究
2.1健全設(shè)備檔案管理制度
根據(jù)JCI標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定的相關(guān)條例和規(guī)定，有關(guān)政府和機(jī)關(guān)制定和健全了醫(yī)療設(shè)備檔案管理的相關(guān)制度，進(jìn)而對醫(yī)療設(shè)備檔案進(jìn)行了規(guī)范性管理，確立相關(guān)管理的目標(biāo)，作好日常維護(hù)的相關(guān)記錄，整理并上報給有關(guān)部門。對醫(yī)療設(shè)備檔案管理進(jìn)行合理科學(xué)的管理，培養(yǎng)相關(guān)管理人員，促進(jìn)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的發(fā)展。
2.2加強(qiáng)設(shè)備檔案管理人員的培訓(xùn)
在JCI標(biāo)準(zhǔn)下的檔案管理是非常注重對于管理人員的培養(yǎng)的，只有通過相關(guān)測試和培訓(xùn)合格者，才有進(jìn)入相關(guān)工作崗位工作，因此，對于醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員而言，要求會較為嚴(yán)格，需要有專業(yè)技術(shù)的人員，才可以勝任此工作。醫(yī)院會根據(jù)時間和現(xiàn)行的計(jì)劃，對相關(guān)設(shè)備檔案專職或兼職人員，進(jìn)行一系列相關(guān)的工作培訓(xùn)，培養(yǎng)他們對檔案信息的意識和重視，講授相關(guān)檔案管理的基本業(yè)務(wù)技能，提高業(yè)務(wù)人員的自覺意識。
2.3加強(qiáng)設(shè)備檔案質(zhì)量管理
醫(yī)療設(shè)備在其運(yùn)行過程中會產(chǎn)生各種各樣的文字、圖片、照片等具有參考價值和保存價值的載體資料，這些資料是醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)不斷發(fā)展的重要條件和方式。只有加強(qiáng)設(shè)備檔案質(zhì)量的管理，在設(shè)備管理的各個環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)，將檔案管理人員積極融入其中，劃分好歸檔的區(qū)域，才能進(jìn)行有效的檔案收集。對于原始檔案形成的過程，要進(jìn)行規(guī)范化的實(shí)際記錄，每一次記錄完成，還要留下備份，分類歸檔，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)檔案管理政策，適時更新信息和資料，不斷完善檔案的完整性。
2.4檔案管理體系的必要性
在JCI標(biāo)準(zhǔn)下，結(jié)合醫(yī)院自身實(shí)際現(xiàn)狀和標(biāo)準(zhǔn)，建立相應(yīng)的醫(yī)療檔案設(shè)備管理體系和工作流程，可以規(guī)范醫(yī)療設(shè)備的管理，使其更為科學(xué)化和規(guī)范化，從而提高醫(yī)療設(shè)備檔案的管理水平，提高醫(yī)療質(zhì)量，以及醫(yī)療安全服務(wù)等。建立健全相關(guān)有效的控制其風(fēng)險，縮短風(fēng)險評估，對設(shè)備檔案進(jìn)行預(yù)防性維護(hù)，不僅可以保證患者醫(yī)療安全，還可以有效控制風(fēng)險。
3討論
?n案隨著人類社會發(fā)展而產(chǎn)生，學(xué)生在學(xué)校有學(xué)生檔案，國家公務(wù)員在政府機(jī)關(guān)工作有干部檔案，相應(yīng)的，在進(jìn)行農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)工作時也有農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案。根據(jù)不同的農(nóng)業(yè)生產(chǎn)活動，具有不同的農(nóng)業(yè)科技檔案，主要涉及農(nóng)、林、牧、副、漁、水利、電力、土地、氣象和環(huán)保等行業(yè)的生產(chǎn)活動的過程和結(jié)果的記載，是重要的信息資源。因此，農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作，對于促進(jìn)農(nóng)業(yè)科技活動的發(fā)展具有重要意義。如何利用農(nóng)業(yè)科技檔案管理發(fā)展農(nóng)業(yè)科技，使我國的農(nóng)業(yè)生產(chǎn)活動邁上一個新的發(fā)展臺階，是需要政府特別重視的。然而，縱觀目前我國農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作，主要存在以下問題：
一、農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作現(xiàn)狀
1.重視程度不夠
農(nóng)業(yè)檔案管理工作在我國相關(guān)部門管理中受到的重視程度不夠，與我國農(nóng)業(yè)地位不相符，我國是農(nóng)業(yè)大國，具有悠久的歷史，而且在基層也有龐大的農(nóng)業(yè)科技服務(wù)群體，但是各級政府部門對農(nóng)業(yè)科技檔案的管理工作缺乏科學(xué)認(rèn)識，甚至在有些地方政府沒有設(shè)立專門的檔案管理部門。這些都表明了我國農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作做得遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。
2.管理機(jī)制不健全
我國農(nóng)業(yè)科技檔案管理機(jī)制落后，管理手段單一。主要表現(xiàn)在：信息科技迅速發(fā)展，很多機(jī)關(guān)單位都已實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)辦公，而農(nóng)業(yè)科技檔案依然沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存，不僅效率低，還存在安全隱患；其次沒有形成合理的檔案管理制度，對于農(nóng)業(yè)科技檔案的使用規(guī)章不明確，使用制度不統(tǒng)一。這些管理工作的落后，嚴(yán)重制約了農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作的發(fā)展，也難以使農(nóng)業(yè)科技檔案有效服務(wù)與農(nóng)業(yè)科技活動。
3.檔案管理人員工作素養(yǎng)不高
隨著農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作的進(jìn)一步展開，對相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)的要求也越來越高。目前我國農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員普遍存在以下問題：首先是工作人員文化素養(yǎng)偏低，部分工作人員沒有掌握基本的計(jì)算機(jī)操作能力；其次是缺乏專業(yè)的檔案管理技術(shù)人員，在職的農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作人員中，檔案學(xué)科專業(yè)出身的工作人員較少，很多都是其他專業(yè)的；最后就是工作人員缺乏工作創(chuàng)新意識。很多工作人員的意識停留在人工操作水平階段，缺乏創(chuàng)新意識。
二、改變農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作現(xiàn)狀，促進(jìn)農(nóng)業(yè)科技檔案開發(fā)利用
農(nóng)業(yè)科技檔案主要為農(nóng)業(yè)生產(chǎn)工作服務(wù)，各個農(nóng)業(yè)部門的工作對檔案的需求越來越多，利用頻率也在不斷加大。因此，相關(guān)部門要做好農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作，使之更好地服務(wù)與農(nóng)業(yè)生產(chǎn)。第一，檔案管理工作要向深層次轉(zhuǎn)化，工作人員要樹立為農(nóng)業(yè)生產(chǎn)服務(wù)的意識，有傳統(tǒng)的封閉性向開放型轉(zhuǎn)變，由被動服務(wù)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變。第二，根據(jù)農(nóng)業(yè)科技部門的工作需求，做出相應(yīng)的檔案調(diào)整，比如根據(jù)查閱文獻(xiàn)的需求，編選相關(guān)的參考文獻(xiàn)，為農(nóng)業(yè)科技活動開展時需要查閱資料提供便利；第三；利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案管理。事實(shí)表明，隨著現(xiàn)代信息量的增加，傳統(tǒng)的紙質(zhì)的檔案歸檔和人工操作管理已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代化的農(nóng)業(yè)科技活動了。
三、做好農(nóng)業(yè)科技檔案編研工作，開發(fā)農(nóng)業(yè)科技資源
在農(nóng)業(yè)科技檔案中涉及到大量關(guān)于農(nóng)業(yè)生產(chǎn)活動的信息資料，因此，對這些檔案進(jìn)行深層次的編研和加工，挖掘出其中蘊(yùn)含的有效的農(nóng)業(yè)信息，對于提高農(nóng)業(yè)科技生產(chǎn)效率，具有深遠(yuǎn)影響。比如，對農(nóng)業(yè)生產(chǎn)活動影響最大的就是天氣因素。每年的農(nóng)業(yè)生產(chǎn)結(jié)果都與當(dāng)年的天氣有關(guān)，天氣會影響作物的生長，收割，還會影響林業(yè)和漁業(yè)的生產(chǎn)活動。其中，科技人員對新培育的一種農(nóng)作物，從種植到收割，需要經(jīng)歷幾個月的時間，在這個過程中還會涉及到施肥、除草和生長情況以及產(chǎn)量的記錄等，因此，形成的檔案信息量會非常大。據(jù)此，檔案管理工作人員可以利用這些農(nóng)業(yè)生產(chǎn)特點(diǎn)進(jìn)行檔案文獻(xiàn)編研，將這些信息進(jìn)行歸檔，才能最大化地發(fā)揮農(nóng)業(yè)科技檔案的利用率。編研文獻(xiàn)的途徑很多，檔案管理工作人員需要深入到農(nóng)業(yè)科技生產(chǎn)活動中，積極參與，才能真正開發(fā)出有效的農(nóng)業(yè)資源，同時，也豐富了農(nóng)業(yè)科技檔案的內(nèi)容。
四、采用聯(lián)合服務(wù)形式，促進(jìn)農(nóng)業(yè)科技成果的轉(zhuǎn)化
事實(shí)證明，農(nóng)業(yè)科技檔案具有很強(qiáng)的綜合性，在不同農(nóng)業(yè)部門之間都有涉及，也互相聯(lián)系，很多農(nóng)業(yè)科研成果也都通過農(nóng)、林、漁、牧等基層部門之間互相合作，共同參與才取得的。根據(jù)這一特點(diǎn)，農(nóng)業(yè)科技檔案管理部門應(yīng)該采取聯(lián)合服務(wù)的形式，促進(jìn)農(nóng)業(yè)科技成果的轉(zhuǎn)化，提高農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作效率，使之適應(yīng)現(xiàn)代化農(nóng)業(yè)科技發(fā)展的需要。比如，聯(lián)合不同的農(nóng)業(yè)科技部門進(jìn)行檔案的編纂，編寫農(nóng)業(yè)科技生產(chǎn)指導(dǎo)手冊等工具書，建立農(nóng)業(yè)科技網(wǎng)絡(luò)建設(shè)系統(tǒng)，方便不同階層的農(nóng)業(yè)工作者進(jìn)行信息的搜索，樹立農(nóng)業(yè)科技信息共享觀念等，盡可能的提高農(nóng)業(yè)科技檔案信息的利用率，促進(jìn)農(nóng)業(yè)科技成果向農(nóng)業(yè)先進(jìn)生產(chǎn)力方向轉(zhuǎn)化。
[關(guān)鍵詞]電子檔案管理；信息化建設(shè)；管理體系構(gòu)建
為適應(yīng)社會發(fā)展的需要，建立健全信息化電子檔案管理體系十分必要。就檔案管理工作者而言，一方面需要更新電子檔案的管理策略，以現(xiàn)代化、電子化的管理方法保證其信息化、網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)；另一方面需要保證電子檔案在不同領(lǐng)域應(yīng)用效益的提升，以順應(yīng)時展的全新趨勢。
一、新時期電子檔案管理的重要意義
首先，傳統(tǒng)的檔案管理需要投入大量的人力、物力以及財力去完成，且極易造成檔案文件的損壞，電子檔案則在極大程度上避免了這種現(xiàn)象的出現(xiàn)。利用網(wǎng)絡(luò)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，不僅能夠提高資料歸檔的質(zhì)量，還能大大提高檔案檢索速度，從而既降低了管理人員的工作強(qiáng)度，又從根本上提升了檔案管理的效率，并有效地節(jié)省了財力、物力以及人力等方面的投資。
其次，電子檔案實(shí)現(xiàn)了資料由實(shí)物向信息轉(zhuǎn)化的過程，為讀者及用戶能夠更加快捷方便地使用資料提供了可能性。資源使用率及用戶滿意度的提高，意味著檔案管理工作服務(wù)質(zhì)量的全面提升。
最后，有別于傳統(tǒng)檔案管理只能保存紙質(zhì)文字資料，電子檔案突破了載體的限制，在原始文字資料的基礎(chǔ)上，還能收集管理視頻圖像等影音文件，滿足了新時期人們對于多媒體資源的需求，更加符合當(dāng)今社會對于檔案利用多元化的特征。
二、新時期電子檔案管理的問題分析
首先，對電子檔案的認(rèn)知與利用存在著三種誤區(qū)――習(xí)慣性地將紙質(zhì)材料視作檔案的載體要求，而對電子文件僅僅將其視作副本或者一般資料來進(jìn)行保管；過度依賴計(jì)算機(jī)，忽視對電子文件的備份與保存工作，導(dǎo)致常因設(shè)備故障而丟失重要的電子文檔；打印所有的電子文檔，浪費(fèi)資源的同時又使文檔管理回歸低效原點(diǎn)。
其次，電子檔案的信息可讀性受到科技發(fā)展因素的制約。這是電子檔案管理工作所遇到的較為突出的問題之一，一些電子資源的儲存載體（磁盤、光盤等）外秒看起來保存完好，但是其內(nèi)由于加密、軟件升級、硬件設(shè)施進(jìn)化和編碼方式變化等原因，常出現(xiàn)信息不可讀取的問題。而且隨著信息技術(shù)的不斷推陳出新，新編碼技術(shù)對舊編碼技術(shù)的不斷替代，電子計(jì)算機(jī)外部運(yùn)行環(huán)境與內(nèi)部電子文件編碼方式間的矛盾越來越突出，電子檔案信息可讀性的制約也越來越強(qiáng)勁。
最后，電子檔案的“原始性”難以界定和保持。檔案的原始性是保證其在法律上具有憑證作用的關(guān)鍵，然而電子文件具有的“載體與信息相互分離”的特點(diǎn)，導(dǎo)致一些信息極容易被更改而且難以被發(fā)現(xiàn)。鑒于此，電子檔案的“原始性”就無法采取和紙質(zhì)文件一樣的判斷標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行。
三、新時期電子檔案管理的實(shí)踐應(yīng)用
（一）強(qiáng)化信息化管理意識
在電子檔案出現(xiàn)和真正普及大眾之前，人們所使用的一直都是最為傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案作為信息化發(fā)展進(jìn)程中順勢而生的產(chǎn)物，人們對其仍存在認(rèn)知上的不足。鑒于此，在電子檔案已經(jīng)成為檔案管理新形式的潮流趨勢下，社會各界必須改變原有的檔案管理意識和方法，以適應(yīng)新時期信息化的發(fā)展需求。
首先，領(lǐng)導(dǎo)層面要致力于管理模式的創(chuàng)新，讓數(shù)字化、現(xiàn)代化的檔案管理理念深入人心，通過構(gòu)建相關(guān)管理模式以及信息化管理系統(tǒng)，在潛移默化中促進(jìn)人們信息化管理意識的加強(qiáng)。
其次，檔案管理部門在思想意識層面要加大重視力度，不斷強(qiáng)化與電子檔案管理工作相關(guān)人員的思想觀念，使他們在意識到工作重要性的同時，能夠在對外層面上爭取到對檔案信息化管理工作方面更多的投人，以促進(jìn)相關(guān)管理內(nèi)容的高效進(jìn)行。
最后，新時期所有行業(yè)的工作人員都應(yīng)當(dāng)注意不斷更新自身對于電子檔案管理事業(yè)的觀念，加大對電子檔案的開發(fā)利用的宣傳力度，提高不同領(lǐng)域人們對于電子檔案的認(rèn)識和使用程度。
（二）完善信息化管理體系
新時期電子檔案的管理實(shí)踐與應(yīng)用，需要各行業(yè)結(jié)合自身的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，制定出適于自身發(fā)展與要求的信息化管理體系，并在實(shí)現(xiàn)合理、科學(xué)、高效與實(shí)際的目標(biāo)的過程中不斷豐富與完善。同時該體系在制定的過程中，應(yīng)當(dāng)對有關(guān)對電子檔案管理的部分進(jìn)行合理的細(xì)化，并采取必要手段提高相關(guān)業(yè)務(wù)流程中工作人員的熟悉度以及規(guī)范性。另外，安全性也是電子檔案信息化管理體系的重要核心，尤其是需要注重來自網(wǎng)絡(luò)安全的防范，以保障各類電子檔案的完整性和安全性。
（三）加強(qiáng)信息化人才建設(shè)
加強(qiáng)信息化人才建設(shè)，需要注重對電子檔案管理人員素質(zhì)（檔案管理水平等）的培養(yǎng)，以及對相關(guān)的工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)（計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)水平等）的培訓(xùn)。電子檔案管理工作者不僅需要掌握圖文排版處理、多媒體文件信息處理以及各類文件、郵件收發(fā)等較為基本的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，還需要掌握必要的電子文件歸檔方法以便在進(jìn)行電子檔案歸檔過程中順利完成身份識別、權(quán)限控制等技術(shù)要求的設(shè)定。
綜上所述，新時期電子檔案管理工作具有非常強(qiáng)的復(fù)雜性。在保管方面，應(yīng)當(dāng)注意避免對計(jì)算機(jī)過度依賴，從而使電子檔案在進(jìn)行計(jì)算機(jī)硬件更新或者出現(xiàn)儲存媒介損壞時，避免發(fā)生文件丟失的情況；在利用方面，檔案管理人員要切實(shí)做好安全管理工作，保證電子檔案在使用過程中的安全性（避免發(fā)生數(shù)據(jù)外泄這種情況）；在鑒定與審核方面，檔案管理人員務(wù)必要小心謹(jǐn)慎，通過對電子檔案保管期限進(jìn)行嚴(yán)密審核，來維護(hù)其真實(shí)和有效性。只有這樣，電子檔案管理工作才有可能適應(yīng)新時期科技以及社會發(fā)展的需求，為我國各企事業(yè)單位檔案管理工作提供便捷、高效的服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
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隨著科技的快速發(fā)展，大量新技術(shù)正被運(yùn)用到人們的生活和工作中，大大提升了生活質(zhì)量和工作效率，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)就是其中的重要代表。信息化技術(shù)給各行各業(yè)帶來了革命性的轉(zhuǎn)變，極大地提高了單位和個人的效益，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)等領(lǐng)域加速發(fā)展。例如，通過引進(jìn)信息化模式，使檔案管理工作的效率成倍提高，出錯率下降到較低水平，給相關(guān)人員帶來了很大方便。檔案管理的信息化已逐漸成為檔案管理工作的重要組成部分，對部門及單位的發(fā)展起到極大地促進(jìn)作用，進(jìn)一步加強(qiáng)信息化建設(shè)是深入發(fā)展的前提和基礎(chǔ)。
二、鐵路檔案管理信息化的重要性
鐵路檔案的管理工作由于其數(shù)據(jù)的種類和數(shù)量較多而顯得十分繁瑣和復(fù)雜。鐵路運(yùn)輸作為支撐國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，對整個國家的建設(shè)和發(fā)展具有重要作用。而鐵路檔案的管理則在一定程度上影響著鐵路運(yùn)輸事業(yè)的前進(jìn)和發(fā)展。因此，大力提升檔案管理效率，提高管理工作質(zhì)量，成為了相關(guān)部門的工作重點(diǎn)。通過進(jìn)行檔案管理的信息化改革和實(shí)踐，大大改善了管理工作十分繁瑣的狀況，有力地促進(jìn)了鐵路事業(yè)的發(fā)展。具體來說，通過進(jìn)行信息化管理，有效減輕了相關(guān)人員的工作強(qiáng)度，提升了管理效率，從而避免了文檔的堆積以及工作的延誤；其次，信息化管理方式可使管理人員通過對檔案進(jìn)行檢索，從而及時的補(bǔ)充、查找、調(diào)取需要的檔案；同時，檔案管理的信息化還有助于實(shí)現(xiàn)信息的共享，方便其他單位人員的查找；另外，可有效緩解檔案的供需矛盾，提高檔案信息質(zhì)量；最后，可實(shí)現(xiàn)檔案的多元化存儲，方便相關(guān)檔案信息的理解和取用。以上這些信息化管理的優(yōu)勢，對鐵路檔案管理工作有很大的幫助，信息化改革成為發(fā)展趨勢。
三、信息化實(shí)踐中遇到的問題
（一）人才匱乏的問題
信息化技術(shù)的運(yùn)用需要大量的專業(yè)人才作為支撐，而人才匱乏的狀況是目前鐵路檔案管理進(jìn)行信息化改革的主要障礙。具體來說，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，信息化管理離不開對計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的熟練使用，這就要求相應(yīng)管理人員要具備大量的專業(yè)知識，對人員素質(zhì)和技術(shù)能力要求較高，但在目前仍比較缺乏既有檔案管理經(jīng)驗(yàn)，又在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面具備較高能力的全面綜合型人才；第二，由于鐵路相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，使得對于檔案管理人員的在信息技術(shù)方面的培訓(xùn)較少，難以真正提升個人能力，對工作的幫助也較?。坏谌?，由于目前在鐵路檔案管理部門工作的人員的流動性較大，大多數(shù)剛進(jìn)入的新人在一段時間后就離職或調(diào)離崗位，使得管理人員的數(shù)量無法滿足正常需求。
（二）管理制度落后
信息化改革工作的完成需要與之相匹配的制度建設(shè)作為支持。但在目前鐵路相關(guān)部門在檔案管理工作上，還保留著較為傳統(tǒng)的制度，與當(dāng)下的環(huán)境形勢嚴(yán)重不協(xié)調(diào)，從而對工作的開展造成很多障礙，大大降低了工作質(zhì)量和效率。具體來說主要分為兩點(diǎn)，第一點(diǎn)是在檔案質(zhì)量的控制中缺乏相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)體系，導(dǎo)致管理的效果得不到必要的檢驗(yàn)，最終造成檔案管理工作的整體效果顯著下降；另一點(diǎn)是在實(shí)際建設(shè)中缺乏有效的開發(fā)利用體制，進(jìn)一步影響了信息化改革的進(jìn)度。
（三）缺乏相應(yīng)資金
由于目前在檔案管理的信息化改革中尚不能直觀的看到效果，使得鐵路相關(guān)部門對其沒有給予較大重視，對該項(xiàng)目的資金的投入力度也較低，這在很大程度上對信息化改革造成阻礙。信息化改革需要大量的相關(guān)資源設(shè)備來作為基礎(chǔ)，還要通過引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn)，來保證管理的效果，同時，對人才的選拔也是重要的一部分，而這些都需要大量的資金的支持才能完成。在目前檔案管理部門的經(jīng)費(fèi)數(shù)量，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足信息化管理的要求，從而極大地影響了檔案管理信息化建設(shè)工作的正常開展。
四、相應(yīng)的解決措施
（一）完善制度建設(shè)
制度的建設(shè)對于鐵路檔案管理的信息化實(shí)踐至關(guān)重要。通過對傳統(tǒng)制度進(jìn)行改革，去除其中已不再適合當(dāng)下環(huán)境的條例，根據(jù)目前的社會形勢補(bǔ)充需要的標(biāo)準(zhǔn)。具體來說可分為這幾個部分：首先，要對人員管理制度進(jìn)行創(chuàng)新，采取激勵的措施，提升基層人員的工作熱情和學(xué)習(xí)動力，進(jìn)而提升個人綜合素質(zhì)，最終實(shí)現(xiàn)較好的管理效果；其次，制度中要包含保證檔案管理技術(shù)先進(jìn)化建設(shè)的條例，在現(xiàn)代社會，科技的發(fā)展十分迅速，技術(shù)更新?lián)Q代的周期也越來越短，因此，有必要保證在檔案管理信息化建設(shè)中，時刻保持與新技術(shù)的發(fā)展協(xié)調(diào)一致，從而促進(jìn)管理工作的順利開展；最后，制度中要對新技術(shù)的使用作出規(guī)范，通過學(xué)習(xí)國外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，對計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的具體應(yīng)用進(jìn)行合理的規(guī)范和約束，最大程度提升其對管理工作的作用，實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化管理。
（二）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)
人才缺失問題是阻礙檔案管理信息化建設(shè)的主要問題之一，沒有大量計(jì)算機(jī)人才作為基礎(chǔ)，信息化的建設(shè)和最終完成就很難實(shí)現(xiàn)。因此，要從多方面保障信息化人才的培養(yǎng)和任用。首先，鐵路相關(guān)部門要加大對基層人員的培訓(xùn)力度，將信息化的知識進(jìn)行全面的普及，使人們對信息化技術(shù)的特點(diǎn)有較好的認(rèn)識，從而促進(jìn)信息化建設(shè)工作的開展；其次，要加大在人才引進(jìn)方面的投入力度，通過更好的待遇來吸引專業(yè)人才的進(jìn)入，為檔案管理信息化實(shí)踐提供必要的人才基礎(chǔ)。
關(guān)鍵詞 “互聯(lián)網(wǎng)+”思維；檔案管理；實(shí)踐；運(yùn)用
中圖分類號 TP3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼 A 文章編號 1674-6708（2017）182-0078-02
“互聯(lián)網(wǎng)+”內(nèi)容豐富，其思維的本質(zhì)特征表現(xiàn)在“融合”方面，其功能主要是“效率”。因此，在檔案管理中實(shí)踐“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，或通過對其思維的轉(zhuǎn)化、落實(shí)到實(shí)際管理工作方面，需要增加“融合”性推進(jìn)措施，提高管理“效率”。另一方面，實(shí)踐該思維，需要增加匹配性的人員培訓(xùn)、機(jī)制完善。
1 從“融合”層面運(yùn)用
“互聯(lián)網(wǎng)+”思維實(shí)踐運(yùn)用中，主旨在于通過其思維，將檔案管理與其它資源進(jìn)行融合，既包括以信息技術(shù)為基底的技術(shù)工具融合；也包括“互聯(lián)網(wǎng)+”思維與其他思維融合。實(shí)踐技術(shù)工具融合，要求在現(xiàn)有檔案管理電子化完成的基礎(chǔ)上，引入“信息傳輸”所必需的其他技術(shù)工具。比如，電子郵件及其類似形式。由于檔案管理中的軟件平臺操作系統(tǒng)屬于固定化系統(tǒng)，需要從技術(shù)方面采取一些措施。比如，制作可分割、可直接劃分為多個“文檔”的系統(tǒng)平臺，然后，將其與其它新媒介進(jìn)行融合式推進(jìn)。
在思維融合方面實(shí)踐，需要從檔案管理出發(fā)，將系統(tǒng)思維、“互聯(lián)網(wǎng)+”思維、以人為本思維進(jìn)行融合。比如，在實(shí)踐檔案管理中，始終以“人”的管理為核心，引入系統(tǒng)思維，將各個部分資源進(jìn)行有效融合。在與其他資源融合方面，可實(shí)踐多種可利用資源的融合，并使其得到科學(xué)配置；其實(shí)質(zhì)是將檔案管理作為一個“項(xiàng)目”實(shí)施具體管理，并關(guān)注每個項(xiàng)下設(shè)置，從而在整體―部分原理之上，實(shí)現(xiàn)設(shè)備資源、人力資源、信息資源、技術(shù)資源融合。在“融合”實(shí)踐方面，具體是在電子檔案管理平臺，設(shè)置查詢、共享、傳遞、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等各個頁面功能，將其融合到一個系統(tǒng)之中，利用技術(shù)之便達(dá)到專業(yè)平臺的操作。然后，將這種專業(yè)化的操作平臺，與其他技術(shù)工具實(shí)施融合，如內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)間的融合，類似QQ、微信之類手機(jī)平臺工具的融合。在這個方面因涉及檔案管理高效化利用，所以，在實(shí)際的融合路徑中，建議從檔案管理的現(xiàn)實(shí)情況出發(fā)，借助技術(shù)工具實(shí)踐App制作，可直接委托信息公司完成制作事宜，并將其安裝在其管理人員及應(yīng)用人員的手機(jī)之中，通過任務(wù)式分發(fā)提高融合的最大化。
2 從“效率”層面運(yùn)用
“互聯(lián)網(wǎng)+”思維實(shí)踐的最終目的即是達(dá)到對檔案管理的高效化利用。為了達(dá)到目標(biāo)，除了上文所說的媒介融合、思維融合、操作平臺融合之外；需要突顯出檔案管理中的管理“效率”。檔案管理屬于人力資源管理，其特征在于人才信息資源的利用，技術(shù)工具融合、管理思維融合能夠滿足其外在制度化、流程化、專業(yè)化實(shí)踐。為了效率進(jìn)一步提高，需要對檔案管理的信息資源本身進(jìn)行革新，促進(jìn)效率提升。我國檔案管理的利用率并不在技術(shù)之弊，而是來自于“應(yīng)用程序化不足”“執(zhí)行力度較弱”；可以借用資源融合簡化程序、提高執(zhí)行監(jiān)督。
“互聯(lián)網(wǎng)+”思維中的“效率”功能運(yùn)用，要求將現(xiàn)有的檔案管理中的“信息資源”實(shí)施重新分割與組合。以人事檔案管理為例，實(shí)際的電子檔案在錄入系統(tǒng)中因其“姓名、年齡、籍貫……”等太過煩瑣；所以，對于一般的基本資料需要實(shí)踐信息資源的重組，利用“身份證模式”直接掃描上傳。針對其工作經(jīng)驗(yàn)，則需要按照年份，進(jìn)行“互聯(lián)網(wǎng)+”思維下設(shè)的“系譜”方法進(jìn)行細(xì)致羅列；還應(yīng)該利用系統(tǒng)平臺查詢之便，將信息資源中的“檔案利用率”進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，從而實(shí)現(xiàn)“應(yīng)用頻率表格”制作，以圖譜顯示方式進(jìn)行排列，使其利用得到優(yōu)化。完成信息資源融合之后，必要按照所采用的系統(tǒng)，進(jìn)行程序化編排，使其利用達(dá)到“一站式”應(yīng)用。針對執(zhí)行力度較弱的問題，應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維進(jìn)行解決；具體操作中可以通過系統(tǒng)打卡實(shí)施監(jiān)督；并在檔案管理人員、工作人員之中成立半自主化討論小組，組織以“電子檔案管理”為專題的討論會，不斷增加檔案管理工作中實(shí)際遭遇難題的探討，從實(shí)踐提煉經(jīng)驗(yàn)改善其不足之處。
3 配套建設(shè)
目前電子檔案的管理思維基于紙質(zhì)檔案模式，只是形式上的更新。為了達(dá)到“融合”效果，提高管理“效率”，建議在技術(shù)融合、信息資源融合后，按照現(xiàn)有檔案管理流程設(shè)置，增加針對崗位方面的專業(yè)化培訓(xùn)；同時，需要增加電子檔案系統(tǒng)操作訓(xùn)練，計(jì)算機(jī)應(yīng)用維護(hù)及一般故障排除訓(xùn)等。從技術(shù)層面可以引入技術(shù)人才，實(shí)施針對機(jī)構(gòu)自身檔案資源管理融合后的系統(tǒng)開發(fā)；如App開發(fā)、掃描功能開發(fā)、系統(tǒng)簡化。最好按照電子計(jì)算機(jī)原有構(gòu)建模式，利用多個App組建一個以檔案管理為核心的App網(wǎng)絡(luò)；最終推動其實(shí)現(xiàn)“一鍵式”檔案管理，使“互聯(lián)網(wǎng)+”思維達(dá)到最終的高效化實(shí)踐。
在管理方面實(shí)踐“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，應(yīng)逐漸導(dǎo)向人才資源利用中心，⒂肴瞬潘具備的知識、能力進(jìn)行對接式全面評估。雖然會花費(fèi)較多時間，但有必要將人事檔案管理、文獻(xiàn)檔案管理進(jìn)行一些必要的對接；并把各個類型的檔案管理實(shí)施“融合”，從而以人為主體的資源、以信息為主體的資源“融合”。擴(kuò)大信息化的檔案管理系統(tǒng)范圍，從交叉、關(guān)聯(lián)中，實(shí)現(xiàn)知識與人才資源復(fù)用“效率”提高。美國高校在這個方面經(jīng)驗(yàn)較多，人力資源管理發(fā)達(dá)，尤其是作為互聯(lián)網(wǎng)發(fā)明者，目前已實(shí)現(xiàn)了不同類型檔案管理的交叉與融合；因此從該方面可增加研究并提高“互聯(lián)網(wǎng)+”思維的應(yīng)用能力。
需要注意制度化革新需要落實(shí)到運(yùn)行機(jī)制的實(shí)踐層面，進(jìn)而提升改革后的執(zhí)行力，強(qiáng)化監(jiān)督效果。在這個方面，應(yīng)該按照上文中的運(yùn)用實(shí)踐，從中摘錄出具體的技術(shù)指標(biāo)、管理項(xiàng)，并將每個指標(biāo)明確列入到每個對應(yīng)項(xiàng)下；再按照這種思路出發(fā)，制定與其匹配的評估體系。以當(dāng)前現(xiàn)代企業(yè)的評估考核體系構(gòu)建經(jīng)驗(yàn)與實(shí)證結(jié)果觀察，必要采用三表法，提高考核的精準(zhǔn)性。具體的方法是設(shè)計(jì)三欄表格，左右兩欄加下設(shè)橫欄；通常左邊為考核指標(biāo)，右邊為評估內(nèi)容填寫，下欄為數(shù)據(jù)的表格制作、圖表的趨勢圖譜，以及附錄性質(zhì)的文字說明。在這種評估體系之下，可以將原來的結(jié)果評估，擴(kuò)展到包含有過程評估與自我評估、互評等多種方式共用方面；以此增加檔案管理中的績效管理與崗位監(jiān)督；并且能夠滿足內(nèi)部監(jiān)督與外部監(jiān)督的當(dāng)前需求。另外，就是以制度、運(yùn)行機(jī)制為主要依據(jù)，在人力資源管理部門設(shè)置與信息化檔案管理相適應(yīng)的知識培訓(xùn)、技能操作訓(xùn)練，以及團(tuán)隊(duì)建設(shè)；重點(diǎn)挖掘管理潛力，提高知識復(fù)用水平。
4 結(jié)論
本次探討后認(rèn)為在運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維的過程中，重點(diǎn)在于思維轉(zhuǎn)用，并在經(jīng)驗(yàn)總結(jié)與方法提煉路徑選擇下透過體系建設(shè)，將各方面的匹配措施進(jìn)行資源整合，從而獲得融合后效率的最大化提升。希望在未來的學(xué)習(xí)與工作經(jīng)驗(yàn)中，可以針對該主題收集更多的資料，在材料增加的廣度、深度方面，更好地完成檔案管理中對“互聯(lián)網(wǎng)+”思維深度運(yùn)用的細(xì)致研究。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞:科技檔案;管理工作;實(shí)踐;問題
1科技檔案管理工作在實(shí)踐中遇到的問題
1．1歸檔記錄不詳細(xì)，檔案管理系統(tǒng)不成熟
雖然歸檔方和相關(guān)負(fù)責(zé)人有完整的檔案接收信息，但卻沒有對歸檔后的操作流程進(jìn)行詳細(xì)記錄，相關(guān)問題的解決進(jìn)度也無法詳細(xì)記載。當(dāng)新舊員工交接工作時，這些歷史遺留問題會因各種特殊原因而得不到及時處理，拖延時間較久，會對后來接續(xù)工作的人員在處理相關(guān)問題時產(chǎn)生較大阻力。檔案歸檔會涉及很多細(xì)致龐雜的工作內(nèi)容，需要檔案管理者花費(fèi)大量精力對相關(guān)資料的信息進(jìn)行處理。隨著時間的不斷累計(jì)，檔案數(shù)量會變得非常龐大，需要記錄的信息會越來越多，工作量也隨之增大。當(dāng)前的檔案管理系統(tǒng)在功能設(shè)計(jì)方面還不夠全面，設(shè)計(jì)理念也不夠成熟，會對歸檔工作造成很大困擾，費(fèi)時費(fèi)力，使管理效率大幅降低。檔案管理在處理特殊情況時，往往面對的都是龐大的信息量，在查找與核對不確定的信息時無異于大海撈針。因此，要根據(jù)實(shí)際情況，不斷對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行完善和升級，使操作能夠更人性化，信息收集和錄入能夠更加準(zhǔn)確，幫助檔案管理員能夠快速完成檔案管理工作。
1．2檔案管理成本較高，工作環(huán)境較差
檔案的歸檔、調(diào)取和管理等工作都需要消耗大量的人力、財力，還會占用大量的存儲空間，落后的檔案管理技術(shù)無法降低管理成本。實(shí)體檔案數(shù)量多、體積大、質(zhì)量重，在整理、搬運(yùn)和入庫的過程中會耗費(fèi)大量人力，而且大量的檔案堆積還會擠占檔案管理人員原有的工作空間，會對管理人員的身心健康造成不利影響。落后的管理手段對物質(zhì)資源的消耗是非常大的，既增加管理支出，又不綠色環(huán)保。
1．3歸檔方式雜亂，管控處罰機(jī)制不完善
在歸檔工作強(qiáng)制力度不夠的情況下，經(jīng)常出現(xiàn)歸檔不完整和順序雜亂等現(xiàn)象，會在歸檔時耗費(fèi)大量時間對資料進(jìn)行整理和修改，要反復(fù)核對檔案信息，致使歸檔效率低下，拖慢歸檔速度。文件與信息歸檔的意義在于提高對檔案的利用率，減少不規(guī)范檔案占用的空間。但在歸檔工作的高峰時間，容易積壓過量檔案，若不能及時進(jìn)行歸檔，檔案遺失和內(nèi)容混淆等問題就會頻繁出現(xiàn)。對于違反信息資料歸檔規(guī)定和要求的單位，檔案管理部門沒有對其進(jìn)行處罰，這對檔案信息的完整保留和有效利用都埋下了隱患。
1．4無法修正檔案中的錯誤信息，管理方式較為落后
在檔案管理工作中，沒有將先進(jìn)的科學(xué)工具與理念應(yīng)用到人才培養(yǎng)過程當(dāng)中，管理方式較為落后。如果電子信息和實(shí)體檔案中出現(xiàn)錯誤，無法及時對其進(jìn)行校正。發(fā)生錯誤是在所難免的，要用嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度和先進(jìn)的技術(shù)手段將歸檔記錄中的錯誤率降到最低。記錄是老員工最常采用的管理方法，老員工僅通過自己多年的工作經(jīng)驗(yàn)來進(jìn)行檔案管理工作，不及時更新管理理念，安于現(xiàn)狀，無法起到傳幫帶的作用，這會對新人造成巨大壓力，對科技檔案的建立和發(fā)展毫無幫助。
2提高科技檔案管理效率的有效方法
2．1建立完善的檔案管理體系，接受先進(jìn)的管理理念
檔案管理部門要建立先進(jìn)的檔案管理體系，制定完善的規(guī)章制度和詳細(xì)明確的政策條例，要對檔案管理中存在的問題提出有針對性的解決方法。領(lǐng)導(dǎo)層要全面了解對檔案管理工作的實(shí)際情況，要和管理人員工共同努力，迎難而上。檔案管理人員要保持對新事物的敏感，及時接受先進(jìn)的管理技術(shù)和理念，時刻保持與時代共同前行的意識，要正確認(rèn)識科技檔案管理工作的價值和意義?？萍紮n案管理工作離不開好的政策引導(dǎo)和系統(tǒng)化的動態(tài)建設(shè)規(guī)劃，要從強(qiáng)化歸檔制度入手，對違反規(guī)定的部門和相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行嚴(yán)厲處罰，責(zé)任要落實(shí)到個人，提高檔案管理人員的重視程度。
2．2完善歸檔信息，做好流程記錄
要保證歸檔信息、數(shù)據(jù)分類和流程記錄的完整性，明確各環(huán)節(jié)和相關(guān)部門的負(fù)責(zé)人。良好的流程記錄不僅可以為檔案查詢和利用提供便利條件，還能提高歸檔效率和工作質(zhì)量。
2．3引進(jìn)人工智能化輔助技術(shù)，減輕人力勞動負(fù)擔(dān)
第一，結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際發(fā)展需求，積極吸納前沿領(lǐng)域的新技術(shù)，構(gòu)建全新的檔案管理理念，開拓創(chuàng)新思維，可以引進(jìn)人工智能化輔助技術(shù)，建立數(shù)據(jù)信息庫，提高檔案工作的自動化程度，在完善工作機(jī)制的同時，減輕人力勞動負(fù)擔(dān)，節(jié)約勞動成本。第二，提高歸檔流程的電子化比例，實(shí)名制登錄，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行傳輸歸檔，人工智能的檔案管理流程會對各環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)記錄，并自動提示相關(guān)管理人員，使工作內(nèi)容更加清晰明了。第三，人工智能不僅能避免因集中歸檔造成的人力負(fù)擔(dān)和材料積壓等問題，還能減輕檔案管理部門的工作壓力，使歸檔工作變得更加科學(xué)化、便利化。第四，歸檔地點(diǎn)將不再受辦公地點(diǎn)的限制，通過互聯(lián)網(wǎng)登錄平臺即可上傳資料進(jìn)行歸檔，提高了歸檔速度，使歸檔流程變得井然有序，減少對人力的依賴程度。
2．4加強(qiáng)對檔案人才的培養(yǎng)力度，重視學(xué)科發(fā)展趨勢
在檔案管理工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，將理論與實(shí)踐相結(jié)合，關(guān)注檔案管理專業(yè)的發(fā)展趨勢，及時更新學(xué)科內(nèi)容，調(diào)整學(xué)科架構(gòu)，建立更科學(xué)的教育體系，提升檔案管理人才的業(yè)務(wù)能力和創(chuàng)新意識。
3結(jié)語
目前，科技檔案的應(yīng)用在各企事業(yè)單位的檔案管理部門已經(jīng)十分普便，為檔案信息的系統(tǒng)化、科學(xué)化運(yùn)行提供了巨大幫助，是當(dāng)下主要的檔案管理手段。智能化是未來檔案管理主要的發(fā)展方向，提高科技檔案管理的智能化水平是保證檔案管理工作質(zhì)量的重要前提，對今后檔案學(xué)的發(fā)展具有重要意義。
參考文獻(xiàn):
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