緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了1篇數(shù)字轉(zhuǎn)型下船舶電子檔案單軌制管理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！

[摘要]隨著電子檔案單軌制管理理念的日趨完善，不同行業(yè)的檔案工作者都在積極探索單軌制檔案管理的實踐經(jīng)驗。本文以數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下船舶行業(yè)電子檔案單軌制管理為切入點，分析船舶行業(yè)檔案管理存在的問題，并進一步闡述實現(xiàn)船舶行業(yè)電子檔案單軌制管理的有效途徑。數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下，隨著“智慧船舶”“數(shù)字船舶”概念的提出和各類項目的實施，船舶科研院所檔案管理部門積極求變，開始探索電子檔案單軌制管理的有效途徑，著力于推進檔案信息化工作，不斷提高整個行業(yè)的檔案管理水平。

一、船舶檔案管理工作中存在的問題

(一)缺乏統(tǒng)一的管理規(guī)范

船舶科研院所具有相對的獨立性和業(yè)務(wù)的專業(yè)性，彼此間既有明確的業(yè)務(wù)分工又具有較強的關(guān)聯(lián)性和整體性。由于各單位所承研項目的來源不同，且各自對項目歸檔的要求也各不相同；同時隨著船舶研究領(lǐng)域的不斷擴展，產(chǎn)、學(xué)、研一體化研究項目增多，導(dǎo)致多家單位聯(lián)合承研的船舶項目越來越多，歸檔單位不僅僅局限于一家。[1]由此，缺乏統(tǒng)一的行業(yè)檔案管理規(guī)范或規(guī)章制度的滯后就極易造成檔案文件材料收集階段組卷不合理、歸檔過程原件和復(fù)印件比例失衡、文件材料之間缺乏有機聯(lián)系、非公開文件材料移交過程存在泄密風險等問題。

(二)新型項目檔案管理經(jīng)驗不足

船舶行業(yè)科研院所在國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案管理和型號檔案管理方面目前還處于探索和完善階段。固定資產(chǎn)投資項目檔案是項目驗收的必要條件,也是項目過程監(jiān)控、后續(xù)維護的有效憑證。然而在固定資產(chǎn)投資項目檔案管理實際工作中，由于船舶行業(yè)項目本身的復(fù)雜性和竣工驗收的日趨高標準化，導(dǎo)致項目文件材料收集的完整性、系統(tǒng)性、準確性和有效性都經(jīng)受著考驗。其次，船舶行業(yè)軍工型號檔案眾多且以項目為體系，核心檔案資源要求集中統(tǒng)一保管，但是型號檔案移交過程存在不規(guī)范現(xiàn)象：有些單位在檔案整理時用復(fù)印件代替原件，導(dǎo)致原件率不達標；接收單位與移交單位溝通、協(xié)調(diào)不暢導(dǎo)致接收和保管條件與方案有偏差，檔案進館存在安全風險；項目驗收評審隊伍建設(shè)的滯后也直接影響對歸檔結(jié)果的后期評價等。

(三)檔案資源信息化程度不高及面臨的安全風險

首先，由于目前檔案資源信息管理系統(tǒng)在船舶行業(yè)各單位的應(yīng)用程度不同，有些單位在檔案收集整理階段仍在權(quán)衡單套制和雙套制的利弊，為了保險起見將紙質(zhì)檔案和電子檔案同時保留；某些數(shù)字化程度不高的單位使用的館藏檢索工具還停留在卡片和紙質(zhì)目錄階段；已引入檔案管理系統(tǒng)的單位，也存在未及時將館藏文件級目錄電子化、建立相應(yīng)數(shù)據(jù)庫的情況。其次，因科研性較強，船舶檔案文件材料多涉密，在推進紙質(zhì)文件數(shù)字化的過程中，掃描和復(fù)印操作如未嚴格按照涉密檔案相關(guān)保密要求進行，或聘用的外包檔案數(shù)字化工作人員未經(jīng)過保密審查培訓(xùn)或崗位不穩(wěn)定，以及在后續(xù)的線上資源整合與共享時，信息管理平臺的安全保密措施實施不到位，都會面臨巨大的失泄密風險。

(四)檔案資源共享機制不健全

隨著計算機技術(shù)和信息化設(shè)備的不斷發(fā)展，船舶科研院所也在積極轉(zhuǎn)型。但某些單位仍因技術(shù)壁壘導(dǎo)致內(nèi)部電子檔案的全過程數(shù)字化進程受阻，智能化數(shù)字資源檢索平臺建設(shè)還停留在理論階段；單位之間由于差異化的資源管理系統(tǒng)形成“數(shù)據(jù)孤島”，更加不利于整個行業(yè)信息資源的整合與共享機制的建立；對于檔案資源的可公開性和非公開性權(quán)限的界定及管理上的操作方式還不夠完善，影響了數(shù)字資源的安全共享及利用效率；僅有部分單位率先實現(xiàn)了電子檔案資源的在線應(yīng)用，為本單位知識管理系統(tǒng)或其他系統(tǒng)應(yīng)用提供支撐，但尚未形成適用于整個行業(yè)的標準化的檔案信息資源共享平臺建設(shè)樣本。

二、電子檔案單軌制管理的可行性與優(yōu)勢

(一)單軌制實施的制度保障

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提到了要加強電子文件管理，在有條件的部門開展電子檔案單套制、單軌制管理試點。[2]為保證單軌制檔案管理的有效實施，國家發(fā)布了《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范GB/T18894-2016》《DA/T47-2009版式電子文件長期保存格式需求》等標準，為電子檔案管理提供了明確的依據(jù)。為健全電子簽名法律體系，國家也制定了相應(yīng)的政策法規(guī)，保證電子文件的合法性和安全性。

(二)信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用

隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，檔案管理主體開始由實體管理向數(shù)據(jù)管理轉(zhuǎn)變。各單位在引進電子文件管理系統(tǒng)的同時也開始考慮如何與各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)相結(jié)合，選擇符合本單位業(yè)務(wù)流程需求的文檔管理系統(tǒng)，并制定個性化設(shè)置，利用數(shù)據(jù)庫支撐實現(xiàn)文件管理系統(tǒng)的數(shù)字化、歸檔、線上利用等功能，同時實現(xiàn)多平臺的資源共享。

(三)電子文件可以更好地保留

一些元數(shù)據(jù)信息當文件的格式、責任人、編寫時間、流程修訂記錄等信息通過紙質(zhì)載體輸出時，上述要素無法被完整地表達和保存，現(xiàn)階段隨著元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)標準化研究的日漸成熟，已經(jīng)可以利用元數(shù)據(jù)對電子文件的背景信息進行非常準確的描述，從而保證電子文件的真實、完整、安全和可利用性。

(四)提升單位知識管理水平

電子檔案單軌制管理進一步加快了各單位文件管理系統(tǒng)的引入進度，為了滿足文件數(shù)字化要求，各單位積極開展數(shù)字檔案室建設(shè)以及存量檔案的數(shù)字化工作；其次在數(shù)據(jù)庫建設(shè)、信息共享等方面與知識管理歸口部門合作搭建統(tǒng)一的知識共享平臺，互為支撐，實現(xiàn)資源的共建共享，進而提升整個單位的知識管理水平。

三、船舶檔案單軌制管理的有效途徑

隨著數(shù)字技術(shù)對社會各方面影響的日益加強，船舶科研院所在單軌制檔案管理實施的基礎(chǔ)上探索出多種提高檔案利用率和服務(wù)質(zhì)量的有效途徑。

(一)推進依法管理

作為船舶工業(yè)發(fā)展的國家隊，中國船舶集團有限公司在著力發(fā)展船舶事業(yè)的同時，也十分重視檔案管理對業(yè)務(wù)工作的支撐作用。為與國家政策同步發(fā)展，編制了《中國船舶集團有限公司檔案工作“十四五”規(guī)劃》；為不斷提高各單位的檔案管理水平，制定了《中國船舶集團有限公司檔案工作管理辦法》；為推進電子檔案單軌制的實施，結(jié)合工作實際編制了《中國船舶重工集團有限公司紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理規(guī)定》《中國船舶重工集團有限公司錄音錄像檔案數(shù)字化管理規(guī)定》，發(fā)布了《中國船舶集團有限公司數(shù)字檔案館(室)建設(shè)管理辦法》等規(guī)章制度，使電子檔案單軌制管理在行業(yè)內(nèi)的實施有法可依、有章可循。

(二)建設(shè)數(shù)字檔案館

中國船舶集團有限公司組織具有一定檔案信息化基礎(chǔ)的成員單位率先開展數(shù)字檔案館建設(shè)試點建設(shè)，按照“試點先行、分批建設(shè)、重點建成、全面鋪開”的思路，以《中國船舶重工集團公司數(shù)字檔案館(室)建設(shè)指南》和《中國船舶重工集團公司數(shù)字檔案館(室)建設(shè)評價辦法》為基本依據(jù)，逐步形成可推廣易操作的行業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)模范標本。

(三)加強檔案資源的整合與共享

隨著無紙化辦公、知識管理系統(tǒng)、協(xié)同設(shè)計平臺、檔案管理系統(tǒng)等應(yīng)用的不斷推廣，船舶科研院所大力推進“智慧院所”與科研實力提升密切相關(guān)的能力建設(shè)。通過載體形式、內(nèi)容及接口的整合，建立互相兼容的數(shù)據(jù)池，從源頭上解決數(shù)據(jù)流問題；建立強大的搜索門戶，為用戶提供“一站式”數(shù)據(jù)檢索平臺；建立安全可控的數(shù)據(jù)調(diào)用規(guī)則和權(quán)限控制措施，并通過兩大平臺的建設(shè)推進實施。

1.搭建數(shù)字化工作站

在單位各類應(yīng)用系統(tǒng)前端建立“基礎(chǔ)數(shù)據(jù)池”，除了系統(tǒng)自動生成和辦結(jié)后被抓取的文件外，其他紙介質(zhì)載體行程的文件均需通過數(shù)字化工作站完成“模數(shù)轉(zhuǎn)換”，將數(shù)字化工作站作為單位數(shù)字資源的統(tǒng)一入口，各類數(shù)據(jù)流通過應(yīng)用系統(tǒng)進行流轉(zhuǎn)，最終經(jīng)接口統(tǒng)一向數(shù)字檔案資源的長期保存平臺歸檔，以“存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化”為建設(shè)目標，完成檔案資源載體形式的有效整合。

2.協(xié)同構(gòu)建知識共享平臺

檔案管理部門與知識管理歸口部門建立有效的溝通，借助計算機互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)字化等信息技術(shù)的支撐，建立檔案目錄中心和檔案信息區(qū)域共享平臺。在無需改變實體檔案物理存儲位置的情況下，將不同部門、不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域、不同區(qū)域的檔案資源集中整合到統(tǒng)一的平臺，在計算機技術(shù)的輔助下實現(xiàn)檔案資源的跨區(qū)域、跨業(yè)務(wù)、跨單位共享。

(四)保障數(shù)字化工作的安全性

數(shù)字化加工是實現(xiàn)電子檔案單軌制管理的必要手段。要加強對紙質(zhì)檔案數(shù)字化的管理和監(jiān)督，尤其對于涉密檔案，需保持數(shù)字化工作人員隊伍的相對穩(wěn)定，上崗前要進行政治審查，開展安全保密培訓(xùn)。涉密紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工場所，須按照保密要害部門要求進行管理。詳細記錄檔案數(shù)字化成果的管理和使用情況，定期對數(shù)據(jù)內(nèi)容進行檢驗，確保數(shù)據(jù)的完整、可用。對存在問題的數(shù)據(jù)存儲載體及其同批次載體應(yīng)及時進行數(shù)據(jù)遷移、載體更替等。船舶科研院所檔案管理與科研院所業(yè)務(wù)工作之間是深度融合的有機整體，電子檔案單軌制管理要堅持從單位自身出發(fā)，在探索電子檔案資源配置方式的同時在新技術(shù)平臺上進行有效的整合，最大限度發(fā)揮檔案資源的利用價值并提高利用效率。

參考文獻：

[1]戴曉嵐.船舶科研項目檔案管理面臨的問題及對策[J].造船技術(shù)，2017(10)

[2]張軍帥，張圣敏.芻議企業(yè)電子文件單軌制歸檔管理[J].辦公室業(yè)，2020(5)

作者：楊慧鈉 單位：中國艦船研究院