時(shí)間：2023-03-14 15:04:26
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇學(xué)校檔案管理員，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案；分類標(biāo)準(zhǔn)；管理系統(tǒng)
一、教學(xué)檔案研究的現(xiàn)狀
目前，不少高職院校的教學(xué)檔案管理尚未按教育信息化要求形成完整的機(jī)制，如沒有配備專職的檔案管理人員、兼職人員一般都未受過專業(yè)知識(shí)與技能培訓(xùn)、檔案管理制度也不健全、管理流程與教育信息化要求不匹配等。檔案管理存在的主要問題表現(xiàn)在：一是對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠。教學(xué)檔案數(shù)量大、內(nèi)容多，其作用不受重視，檔案管理投入也少，對(duì)檔案管理工作持得過且過態(tài)度，更談不上創(chuàng)新；部分工作人員認(rèn)為教學(xué)檔案管理工作輕松簡單，不需要專業(yè)知識(shí)，致使教學(xué)檔案管理質(zhì)量和效率難以突破。二是檔案基礎(chǔ)工作不規(guī)范。需要?dú)w檔的材料沒有及時(shí)歸檔，造成了在評(píng)估和重點(diǎn)項(xiàng)目申報(bào)中材料的缺失；收集的材料類別混雜，沒有及時(shí)裝盒整理；相當(dāng)一部分檔案材料散存?zhèn)€人手中，造成檔案收集不全，歸檔材料質(zhì)量不高等。三是檔案管理制度不健全，需要文件的時(shí)候亂翻亂抽，借閱、轉(zhuǎn)閱不登記，借走后不妥善保管，用后不歸還，造成重要文件的流失。四是在檔案管理方面應(yīng)用信息化技術(shù)少，與信息發(fā)展形勢不匹配，檔案管理效率差。
二、教學(xué)檔案管理研究的方法
本課題主要采用三種研究方法：一是調(diào)查法。通過同類高職院校中檔案管理的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)和做法，收集到更多有關(guān)教學(xué)檔案管理工作辦法，尋找本課題實(shí)施的理論依據(jù)以及可以借鑒的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)；二是比較研究法。將現(xiàn)代化的檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理方法相比較，找出兩者的優(yōu)缺點(diǎn)，將兩者優(yōu)點(diǎn)相互結(jié)合。三是個(gè)案研究法。以湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院（以下簡稱“我院”）教務(wù)處檔案為實(shí)例進(jìn)行試點(diǎn)。
三、教學(xué)檔案管理系統(tǒng)研究的結(jié)論與對(duì)策
（1）建立了教學(xué)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)：DA/T22——2000規(guī)則同樣適應(yīng)于高職院校教學(xué)檔案的管理，并能在配套制度環(huán)境中發(fā)揮作用，能夠?yàn)榻虒W(xué)檔案管理提供有效規(guī)范?？梢越⑴cDA/T22——2000規(guī)則相適應(yīng)的教學(xué)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)。通過建立的教學(xué)檔案實(shí)體分類目錄，按照《歸檔文件整理規(guī)則規(guī)范》建立相適應(yīng)的編號(hào)，以教務(wù)處的檔案為案例，以“件”的實(shí)體分類，即將歸檔文件按其來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有機(jī)體的過程。對(duì)歸檔文件進(jìn)行合理的分類，要體現(xiàn)出文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，使教學(xué)類檔案成為一個(gè)有機(jī)整體，便于系統(tǒng)的提供利用，而且對(duì)排列、編目后續(xù)工作的開展，以及文件柜、文件架的管理有著重要意義。結(jié)合我院實(shí)際工作以及機(jī)構(gòu)設(shè)置的特點(diǎn)，參照《歸檔文件整理規(guī)則》中關(guān)于歸檔文件分類的要求，制定我院歸檔文件分類方案。采用年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限三種分類法，并可以組合成許多種復(fù)式分類法。一級(jí)類目的標(biāo)識(shí)，采用類目名稱主詞和漢語拼音的第一個(gè)字母，如“JX”即“jiaoxue”（教學(xué)）的簡稱。檔號(hào)模式規(guī)定為“年度號(hào)+分類號(hào)+案卷號(hào)”。如2014年教學(xué)綜合性第1號(hào)卷的檔案為2016-JX11-001，分類號(hào)（類目）的設(shè)置學(xué)院文件數(shù)量的多少可分為一級(jí)、二級(jí)或三級(jí)類目。2016-JX01-1～N（保管期限為“永久”時(shí)從“1”～“N”件排列流水件號(hào)）（2）建立教學(xué)檔案管理制度：通過建立檔案分類標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范教學(xué)檔案管理，必須有配套的制度，需依據(jù)檔案相關(guān)法律法規(guī)，研制學(xué)院的檔案管理工作規(guī)范框架。在調(diào)查的過程中發(fā)現(xiàn)，大家對(duì)檔案不夠重視，很多的檔案規(guī)章都不是很熟悉，檔案意識(shí)的加強(qiáng)，需要全院的各個(gè)部門都引起重視，我們根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、國家教育委員會(huì)《高等學(xué)校檔案管理辦法》等檔案法規(guī)，并結(jié)合學(xué)院檔案工作實(shí)際，形成《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案工作規(guī)范體系》，為加強(qiáng)學(xué)院的檔案工作，充分發(fā)揮各類檔案的作用，更好地為學(xué)院教學(xué)、科研及其他各項(xiàng)工作服務(wù)。對(duì)于檔案管理的收集、整理、編目、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和編研提供利用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)有以下相應(yīng)的制度《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理實(shí)施辦法》《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案實(shí)體分類方案》《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院各類檔案工作規(guī)范》《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院綜合檔案室工作職責(zé)》《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案材料保管期限規(guī)定》等制度，組成檔案工作規(guī)范體系。通過學(xué)習(xí)檔案規(guī)章和學(xué)院檔案工作規(guī)范，對(duì)加強(qiáng)全院職工檔案歸檔意識(shí)，促進(jìn)檔案建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化起到重要作用，進(jìn)而提高學(xué)院檔案管理水平，更好地發(fā)揮檔案資源的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)效益。（3）提出教學(xué)檔案信息化管理系統(tǒng)開發(fā)方案：采集.NET技術(shù)與物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)研究檔案管理系統(tǒng)，結(jié)合DA/T22——2000規(guī)則，通過建立的檔案實(shí)體分類標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行信息交換和通信，以實(shí)現(xiàn)智能化識(shí)別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理，可以有效地提高檔案管理質(zhì)量和效率，能極大地提升學(xué)院檔案管理信息化水平。檔案管理系統(tǒng)的功能需求：檔案管理系統(tǒng)是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍應(yīng)用基礎(chǔ)上，把分散在不同載體、不同位置的信息資源，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)查詢、借閱、歸還、催還，對(duì)檔案查詢和利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，使檔案管理人員對(duì)檔案的管理更加容易，提高工作效率，降低管理成本。系統(tǒng)的管理員能夠?qū)︿浫氲男畔⒁鬁?zhǔn)確、完全；對(duì)錄入的數(shù)據(jù)隨時(shí)作更新修改，管理員能夠得到最新的信息；為系統(tǒng)管理員和一般用戶設(shè)置建立完善的權(quán)限和身份級(jí)別，一般用戶不能對(duì)信息進(jìn)行添加、刪除。加快檢索速度，促進(jìn)檔案的規(guī)范化和正規(guī)化，對(duì)做好學(xué)院檔案信息化工作，對(duì)檔案的整理、鑒定、保管、編目、檢索、編輯、研究、統(tǒng)計(jì)與利用有著積極的推動(dòng)作用。總而言之，隨著高職院校的發(fā)展，根據(jù)人才培養(yǎng)質(zhì)量的需要，發(fā)現(xiàn)原來確定的歸檔范圍和保管期限已不能適應(yīng)當(dāng)前教學(xué)改革發(fā)展，給當(dāng)前的檔案建設(shè)工作造成了困擾。因此，本課題主要研究的是大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校的教學(xué)檔案與DA/T22——2000規(guī)則相適應(yīng)的教學(xué)檔案管理系統(tǒng)研究，為教學(xué)檔案的規(guī)范管理和教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的分類提供了依據(jù)，適應(yīng)當(dāng)前人才培養(yǎng)的需求，對(duì)教學(xué)檔案分類進(jìn)行研究，以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理發(fā)展的需要。
參考文獻(xiàn)：
[1]錢愛華.完善高校教學(xué)檔案歸檔范圍與分類標(biāo)準(zhǔn)的思考[J].蘭臺(tái)世界，2013（5）.
關(guān)鍵詞：醫(yī)學(xué)；高等院校；人事；檔案管理；信息化
中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2012）08-0258-02
一、高校人事檔案管理的重要性
高校的檔案管理中的干部人事檔案是研究本校發(fā)展歷史經(jīng)驗(yàn)的有價(jià)值的資料，涉及本校教職工德、能、勤、績等人才管理歷史信息記錄。對(duì)于研究本校的學(xué)術(shù)價(jià)值、推動(dòng)高校的教育可持續(xù)發(fā)展，與時(shí)俱進(jìn)，發(fā)揮著重要的作用。高校人事檔案是高校相關(guān)部門對(duì)干部給予考查和任用的第一手材料。工作直接影響著本校的發(fā)展方向和價(jià)值取向?？梢姼咝Ｗズ萌耸聶n案管理工作有著極其重要的作用。
二、目前高校人事檔案管理中暴露出的顯性問題
1.工作人員的準(zhǔn)入門檻普遍偏低，工作水平相差較遠(yuǎn)。多年來，部分高校對(duì)與人事檔案管理工作缺乏足夠的評(píng)價(jià)和正確的認(rèn)識(shí)。將人事檔案管理工作，偏激地認(rèn)為不過是簡單的裁剪、裝訂與保存。相對(duì)于專業(yè)學(xué)科上的教學(xué)與醫(yī)學(xué)上的科研，幾乎被忽視。原因就是認(rèn)為不重要，與教學(xué)聯(lián)系不大，更不能給學(xué)校帶來經(jīng)濟(jì)效益，所以在標(biāo)準(zhǔn)上就會(huì)自然地降低要求了——檔案不丟失、信息不被泄漏，人事上的調(diào)動(dòng)升遷查檔屬實(shí)足矣。認(rèn)為人事檔案管理工作誰都能干，誰都會(huì)干，所以在人員準(zhǔn)入上大大地降低了要求，只要是人踏實(shí)，大專以上文化程度就給予考慮和錄用，從上到下對(duì)人事檔案管理在理解與重視上存在極大的偏差，最后也就造成了人事檔案管理工作的重要性只停留在口頭上，真的操作起來根本不被重視，聯(lián)查時(shí)能不要的就省略掉的狀況經(jīng)常出現(xiàn)。
2.人事檔案管理制度存在但不健全，難落實(shí)到位。由于部分高校，在準(zhǔn)入機(jī)制上就存在底線的降低，在重視程度上大打折扣，在管理人員的崗位職責(zé)的制定上模棱兩可，顯得很不明確。在檔案管理的規(guī)章制度上，制定得不系統(tǒng)，一些院校在人事檔案管理上，只存在相關(guān)的借閱制。部分高校制定了人事檔案管理制度，也沒有教學(xué)科研的規(guī)章制度完善和規(guī)范。沒有規(guī)范的制定作保障，人事檔案管理在工作中就會(huì)出現(xiàn)很難開展落實(shí)的境地，就會(huì)制約高校檔案管理工作的長遠(yuǎn)、有序發(fā)展。
3.管理隊(duì)伍需要充斥，人員配備急需解決。高校生源的擴(kuò)招，這樣高校的師資隊(duì)伍也相應(yīng)地在壯大，使得高校人事檔案數(shù)量隨著教職工人員的增多而增加，教職工的進(jìn)檔劇增，增大了高校檔案管理工作量。由于重視度欠缺，專職人員配備不足，該具備的檔案專業(yè)知識(shí)和技能不夠，高校專項(xiàng)培訓(xùn)資金投入疲軟。多數(shù)的高校還是存在人事檔案管理人員兼職的現(xiàn)象，這就造成沒有充足的時(shí)間和飽滿的精力從事人事檔案管理。最后的結(jié)果就出現(xiàn)高校人事檔案滯后性，管理水平低下。對(duì)高校的長遠(yuǎn)發(fā)展產(chǎn)生不利影響。
4.檔案保管硬件設(shè)施的安全性不達(dá)標(biāo)。高校檔案管理庫房多與普通辦公室無差別。安排的環(huán)境給檔案在保管的安全性上帶來很大的危險(xiǎn)性，因?yàn)闄n案需要長期保留的，在這樣的環(huán)境下容易受到高溫和潮濕的損壞，給檔案造成不必要的麻煩。門窗防盜措施欠缺，即使安置了防盜門，在光照和庫房濕度上的注意也很欠缺，沒有按照教育部2003-2007年下發(fā)的《教育振興行動(dòng)計(jì)劃》規(guī)定配置檔案安全保管的“八防”，使得檔案保管安全性上無保障。
5.管理缺乏現(xiàn)代信息化。據(jù)調(diào)查，高校人事檔案管理對(duì)象普遍還是紙質(zhì)檔案的實(shí)體管理。人員的增加帶來工作上壓力大。沒用隨著信息化發(fā)展，啟用高校電子化人事檔案。
按照上級(jí)的要求，每所高校都為人事檔案室配備了電腦，但是并沒有很好地加以利用和用于工作上的改進(jìn)。多數(shù)院校用來打印文檔和目錄使用較多。如果要進(jìn)行本校人事信息檢索查詢，很繁瑣，需要多人，翻閱大量的紙檔案查詢。在人事上出現(xiàn)信息排序篩選、匯總分類上，多數(shù)靠人工動(dòng)筆動(dòng)手地逐個(gè)查對(duì)，造成人力的浪費(fèi)和時(shí)間上的浪費(fèi)?？梢娫诟咝Ｈ耸聶n案管理方面實(shí)施信息化管理，勢在必行。具有高效的信息化管理，才能保證高校人事制度改革朝著縱深方向發(fā)展。
三、助力醫(yī)學(xué)高校人事檔案管理水平提高的可操作性措施
1.加強(qiáng)宣傳力度，從上到下提高檔案意識(shí)。從高校的主要負(fù)責(zé)人就要重視本校的人事檔案管理工作，加強(qiáng)宣傳的力度，在思想上，從上到下提高教職工的人事檔案意識(shí)。贏得廣大教職工在工作上給予支持和搞好協(xié)助工作。主管領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)率先垂范，對(duì)本校的檔案管理的工作開展情況不定期進(jìn)行詢問，及時(shí)了解現(xiàn)實(shí)中存在的問題，并積極與學(xué)校主動(dòng)溝通，求得最佳解決方案。在人員隊(duì)伍的組織上，在制度上的建立和健全上給工作的開展以確實(shí)的保證。高校在人員配備上，在檔案管理的專業(yè)度上給予保證，在檔案管理的物力和財(cái)力上給予一定的傾斜，確保人事檔案管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展。加深檔案管理意識(shí)，在高校的人才引進(jìn)和晉升的制度改革中，積極協(xié)助學(xué)校提出決策意見，為學(xué)校的改革和發(fā)展提出可參考的、富具前瞻性的建議，增強(qiáng)高校人事檔案管理的綜合信息服務(wù)職能。為高校的穩(wěn)步發(fā)展做出相應(yīng)的貢獻(xiàn)。
2.建立健全人事檔案管理制度，貫徹落實(shí)到位。高校建立本校特色的人事檔案管理制度，力爭將本校的人事檔案管理工作，發(fā)展為制度化和規(guī)范化。已經(jīng)建立的制度，由于時(shí)展高校的擴(kuò)招導(dǎo)致人數(shù)增多，在管理上難免出現(xiàn)新問題，這就需要認(rèn)真研究《干部檔案工作條例》，以人事檔案管理略助力高校穩(wěn)步發(fā)展為出發(fā)點(diǎn)，對(duì)已經(jīng)形成的各項(xiàng)人事檔案管理制度進(jìn)行完善和修訂。比如在教職工檔案的接收上，對(duì)教師調(diào)動(dòng)檔案的傳遞上，對(duì)在校職工檔案的安全保管上，在相關(guān)部門對(duì)高校職工人事檔案的查閱與檔案材料的收集上，在上級(jí)部門聯(lián)查對(duì)人事檔案管理的審核上等，分環(huán)節(jié)分步驟地做出詳細(xì)的規(guī)定，使高校的檔案管理工作有章可循，在真正地貫徹和落實(shí)中做到有章可依，使高校在管理上實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。
3.保證人事檔案管理人員素質(zhì)，提高準(zhǔn)入門檻。高校人事檔案案管理人員專人化，確保歸檔、建檔工作人員在時(shí)間和精力上的全身心地投入。由于人事檔案管理具有較強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性。在人員準(zhǔn)入上提高標(biāo)準(zhǔn)，確保工作人員素養(yǎng)到位并做好培訓(xùn)和考核。
4.充分利用現(xiàn)代化科技手段，實(shí)施人事檔案信息化。精選適合本校檔案信息管理的軟件，更新系統(tǒng)，設(shè)置訪問權(quán)限，使人事檔案信息公開網(wǎng)絡(luò)化。為提升高校發(fā)展服務(wù)。
5.醫(yī)學(xué)高校人事檔案管理急需人力資源信息系統(tǒng)的開發(fā)。由于醫(yī)學(xué)高校與其附屬醫(yī)院聯(lián)系緊密，一些學(xué)校編制的教師在醫(yī)院上班，而這些教師平時(shí)的管理考核也在醫(yī)院，這就需要我們?cè)谌耸聶n案管理時(shí)要加強(qiáng)與附屬醫(yī)院人事科的聯(lián)系和合作。隨著醫(yī)學(xué)高校的不斷發(fā)展，學(xué)校人員編制類型也進(jìn)一步細(xì)化，有教師編制、科研編制、黨政管理編制和實(shí)驗(yàn)教學(xué)編制等。復(fù)雜的人員構(gòu)成給人事檔案管理帶來挑戰(zhàn)，急需開發(fā)醫(yī)學(xué)高校人力資源信息系統(tǒng)來增強(qiáng)實(shí)踐性?？傊?，高校人事檔案管理意義深遠(yuǎn)，需要在管理層面上迅速轉(zhuǎn)型，變實(shí)體檔案為虛擬檔案進(jìn)行信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理，將檔案管理者發(fā)展為高校信息管理員，助力高校健康穩(wěn)步發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1]教育部.教育振興行動(dòng)計(jì)劃[Z].
[2]羅紅秋，李偉時(shí).事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新勢在必行[J].黑龍江科技信息，2008，（15）.
[3]賀焱.改革學(xué)校人事檔案管理工作的思考[J].云南檔案，2008，（3）.
關(guān)鍵詞：二級(jí)學(xué)院 檔案 管理
0 引言
隨著高等教育體制改革的不斷深化，我校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大。二級(jí)學(xué)院檔案管理工作也呈現(xiàn)了不少問題，本文根據(jù)我校二級(jí)學(xué)院檔案管理中的問題，著重提出了一些具體的措施方法，以提高我校二級(jí)學(xué)院檔案管理水平。
1 二級(jí)學(xué)院檔案工作中存在的主要問題
1.1 對(duì)檔案管理重視程度不夠，檔案意識(shí)薄弱，檔案資料丟失嚴(yán)重。二級(jí)學(xué)院般都是在原有系的基礎(chǔ)上建立起來的，長期處在教學(xué)的第一線，對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)水平低水平，直接導(dǎo)致檔案管理水平普遍偏低。不管領(lǐng)導(dǎo)，還是普通教職員工往往都只認(rèn)識(shí)到教學(xué)、科研的重要性，而忽視對(duì)日常工作中形成的檔案材料的管理，導(dǎo)致平時(shí)不注意檔案材料的收集、整理，錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案工作就是對(duì)工作材料的簡單整理、裝訂，把檔案管理看作自己的額外工作，只有在上級(jí)機(jī)關(guān)檢查時(shí)才臨時(shí)突擊，應(yīng)付了事。部分教師甚至對(duì)檔案的歸檔持抵觸態(tài)度，有些人認(rèn)為教學(xué)、科研成果屬于自己，理應(yīng)由自己保管，不應(yīng)上交檔案部門，有些人則為了查閱方便，常常將自己經(jīng)手的文件材料據(jù)為己有不歸檔，給檔案材料的收集增加了難度。有些二級(jí)學(xué)院檔案管理職責(zé)不明確。有些兼職檔案員總是強(qiáng)調(diào)客觀原因，以在本部門承擔(dān)著許多其它工作，難以抽出時(shí)間為由，把此項(xiàng)工作往后排，未及時(shí)將檔案材料收集。有些二級(jí)學(xué)院沒有配備專職檔案員，管理人員忙于日常事務(wù)，容易錯(cuò)過了收集時(shí)間，導(dǎo)致檔案的收集不全。
1.2 二級(jí)學(xué)院的檔案管理過分依賴學(xué)校檔案館。一方面，目前高校檔案工作還處于高度集中的管理體制，高校對(duì)二級(jí)學(xué)院檔案工作過于集中管理。另一方面，二級(jí)學(xué)院自身管理制度不健全，檔案員對(duì)于檔案的管理在頭腦中沒有一個(gè)明確的概念。再由于檔案員行政上受學(xué)院管理，業(yè)務(wù)上受高校檔案館的監(jiān)督指導(dǎo)，相關(guān)的檔案管理人員積極性不高。二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對(duì)二級(jí)學(xué)院檔案建設(shè)重要意義認(rèn)識(shí)嚴(yán)重不足，認(rèn)為檔案管理和建設(shè)是學(xué)校的事，過分依賴學(xué)校的檔案館。
1.3 缺乏完善的規(guī)章制度。二級(jí)學(xué)院檔案建設(shè)起步較晚，所以往往容易忽視工作的程序化、規(guī)范化，習(xí)慣于個(gè)案處理，按經(jīng)驗(yàn)辦事，沒有制定相應(yīng)的管理規(guī)章制度和具體的實(shí)施細(xì)則。①界限不清。二級(jí)學(xué)院產(chǎn)生的文件材料有的已列入學(xué)校檔案室的收歸檔范圍，有的則沒有，因此，許多有保存價(jià)值的文件材料都處于散亂狀態(tài)，被隨意堆放，沒有集中統(tǒng)一管理。②管理不細(xì)。對(duì)于已經(jīng)收集起來的檔案材料的管理混亂，不同類別、不同學(xué)年的材料被存放在處，不僅不便于查找利用，并且容易造成檔案的丟失。③職責(zé)不明。二級(jí)學(xué)院雖都已配了檔案管理員，但檔案管理工的職責(zé)不明確。
1.4 二級(jí)學(xué)院檔案管理人員索質(zhì)不高。由于二級(jí)學(xué)院人員編制緊張，就產(chǎn)生了用人上的隨意性，進(jìn)而影響了其管理水平和效率的提高。二級(jí)學(xué)院的檔案管理人員大多為兼職檔案員，而兼職檔案員往往身兼數(shù)職，難以全心投入檔案管理工作。有的部門兼職檔案員更是形同慮設(shè)，沒能真正履行其職責(zé)。而二級(jí)學(xué)院兼職檔案員變動(dòng)頻繁，新手不斷，每個(gè)新到崗的兼職檔案員對(duì)工作的熱悉畢竟要有一段時(shí)間。二級(jí)學(xué)院的兼職檔案員很少有機(jī)會(huì)接受檔案專業(yè)培訓(xùn)，專業(yè)技術(shù)人員僅有極其微弱的比例，復(fù)合型的檔案答人才極其貧乏。這客觀上對(duì)二級(jí)學(xué)院檔案歸檔工作造成很大影響，影響了歸檔進(jìn)程及歸檔質(zhì)量，制約了二級(jí)學(xué)院檔案管理和建設(shè)工作順利、有序進(jìn)行。
2 二級(jí)學(xué)院檔案管理的措施
2.1 采用科學(xué)的管理模式，提高檔案管理水平。打破目前高度集中的管理體制，管理機(jī)構(gòu)要由學(xué)校檔案館和二級(jí)學(xué)院檔案室組成，可以根據(jù)學(xué)校和二級(jí)學(xué)院的條件，采用集中式管理模式或分散式管理模式。集中式管理模式是以高校檔案館為主體的集中管理與提供服務(wù)的模式。高校檔案館配置較高的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，建立專門的檔案信息網(wǎng)站，通過Internet供校內(nèi)外利用。每年資料上傳時(shí)間由學(xué)校檔案館定，或由學(xué)校檔案館與二級(jí)學(xué)院商量決定。二級(jí)學(xué)院的檔案員將可以上傳的檔案資料上傳到學(xué)校檔案館的服務(wù)器上，二級(jí)學(xué)院要保證文件的準(zhǔn)確性，并要尊重文件作者隱私權(quán)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)。上傳完畢后，由學(xué)校檔案館負(fù)責(zé)維護(hù)、管理。分散式管理模式是充分利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)資源，通過校內(nèi)發(fā)達(dá)的Internet網(wǎng)絡(luò)，把形成的檔案信息，如博碩論文集、教學(xué)方法與經(jīng)驗(yàn)等，通過網(wǎng)絡(luò)向其它高校和社會(huì)各方面公布，以積極的姿態(tài)為利用者服務(wù)。二級(jí)學(xué)院每學(xué)年固定時(shí)間將收集完畢的電子版教學(xué)文件，經(jīng)審查，上傳至服務(wù)器上，并分門別類，定期更新維護(hù)。
2.2 提高檔案意識(shí)、強(qiáng)化規(guī)范制度管理。加強(qiáng)對(duì)《檔案法》的宣傳和學(xué)習(xí)，對(duì)專兼職檔案管理人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，舉辦檔案業(yè)務(wù)專題講座，不斷提二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和教職工整體的檔案意識(shí)。要盡快建立健全收集檔案資料的制度，特別是要對(duì)收集范圍、收集程序、收集途徑和獎(jiǎng)懲等作出明確規(guī)定，以確保收集的準(zhǔn)確、完整。要理順內(nèi)部管理關(guān)系，建立檔案管理人員的崗位責(zé)任制，明確各檔案員的分工，文件材料收集、整理和立卷歸檔工作責(zé)任到人。要加強(qiáng)對(duì)二級(jí)學(xué)院檔案工作人員的監(jiān)督檢查工作，及時(shí)了解其歸檔文件的收集、整理和管理情況，使檔案工作的規(guī)范化，從源頭就把好關(guān)。。學(xué)院檔案的現(xiàn)代化管理應(yīng)納入二級(jí)學(xué)院辦公技術(shù)現(xiàn)代化的統(tǒng)一規(guī)劃，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對(duì)學(xué)院檔案實(shí)現(xiàn)完整、準(zhǔn)確和動(dòng)態(tài)、立體的管理。
2.3 充分發(fā)揮二級(jí)學(xué)院檔案管理特色。在檔案管理方面，二級(jí)學(xué)院要努力突出自身的特色，才能更具價(jià)值。首先，大量反映二級(jí)學(xué)院發(fā)展的具體材料都是由二級(jí)學(xué)院進(jìn)行管理。這些材料對(duì)學(xué)校檔案部門沒有歸檔的價(jià)值，但它體現(xiàn)了二級(jí)學(xué)院各方面、各層次的工作，反映了二級(jí)學(xué)院發(fā)展、壯大的歷程，對(duì)二級(jí)學(xué)院來說非常的珍貴。其次，各二級(jí)學(xué)院的專業(yè)、學(xué)科都各不相同，各有各的特色，這就決定了二級(jí)學(xué)院在檔案管理上也存在著差異性。
2.4 提高管理人員索質(zhì)，搞好二級(jí)學(xué)院檔案工作。建立一支結(jié)構(gòu)合理、索質(zhì)精良的專兼職檔案管理隊(duì)伍是前提。領(lǐng)導(dǎo)要重視高校二級(jí)學(xué)院檔案工作的人事安排，有條件的可以安排專職的檔案工作人員，應(yīng)針對(duì)檔案員不穩(wěn)定的特點(diǎn)，采用“短、勤、快”定期培訓(xùn)和平時(shí)業(yè)務(wù)指導(dǎo)相結(jié)合的方法，提高其業(yè)務(wù)索質(zhì)。請(qǐng)檔案專業(yè)的專家、教授講授檔案基礎(chǔ)理論知識(shí)和相關(guān)法律法規(guī)，逐步提高檔案員的專業(yè)水平；請(qǐng)兼職檔案員分批到校檔案館觀摩，由經(jīng)驗(yàn)豐富的專職檔案工作人員結(jié)合具體案卷進(jìn)行講解和操作輔導(dǎo)，使之對(duì)檔案材料的形成過程、分類歸檔、管理利用等環(huán)節(jié)有更自觀的認(rèn)識(shí)，這可以提高二級(jí)學(xué)院檔案員的立卷和歸檔工作的專業(yè)化水平。
參考文獻(xiàn)
[1]涂叢英.以校園網(wǎng)為依托.推進(jìn)高校檔案數(shù)字化建設(shè)[J].檔案學(xué)研究.2005.(2).
[2]岑淑兒.高校二級(jí)學(xué)院檔案管理初探[J].浙江檔案.2005.(6).
關(guān)鍵詞 高職院校；學(xué)籍檔案；管理創(chuàng)新俗話說，教育使國家發(fā)展的根本，是民族進(jìn)步的源泉。近年來，隨著社會(huì)各方面的發(fā)展進(jìn)步，我國對(duì)教育事業(yè)的工作重視程度越來越高，尤其是對(duì)于擔(dān)負(fù)著我國技能型、應(yīng)用型等具有專業(yè)操作技能的高級(jí)人才的培養(yǎng)的高職院校的建設(shè)工作，國家投入了極大的關(guān)注。學(xué)生的學(xué)籍管理工作是教學(xué)秩序穩(wěn)定進(jìn)行的有效保障，對(duì)于確保辦學(xué)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、優(yōu)化高職教學(xué)環(huán)境，以及提高教學(xué)質(zhì)量等方面都具有非常積極的影響意義。
一、高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案在學(xué)校管理中的作用
學(xué)籍檔案是由學(xué)生在校學(xué)習(xí)、實(shí)習(xí)、參加社會(huì)實(shí)踐、畢業(yè)等方面的動(dòng)態(tài)構(gòu)成的，全面記錄了學(xué)生在學(xué)習(xí)期間的德、智、體、美、勞等方面的實(shí)際情況。它是學(xué)校對(duì)學(xué)生活動(dòng)情況的掌握途徑，同時(shí)也是學(xué)校為實(shí)現(xiàn)合格人才培養(yǎng)目標(biāo)，對(duì)學(xué)生進(jìn)行規(guī)范化管理的主要依據(jù)。學(xué)籍檔案作為學(xué)校管理的重要組成部分，對(duì)高職院校提高管理水平和管理質(zhì)量，加強(qiáng)完善學(xué)籍管理工作有至關(guān)重要的作用。另外學(xué)籍檔案還是社會(huì)用人單位對(duì)學(xué)生的能力、性格、優(yōu)缺點(diǎn)等進(jìn)行全面評(píng)價(jià)的重要依據(jù)。完備的學(xué)籍檔案對(duì)高職院校的畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)有很好的輔助作用。
二、現(xiàn)階段高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理中存在的問題
縱觀各大高職院校中的學(xué)籍檔案管理工作，都還是處于很不完善的狀態(tài)，在管理中也有非常多的漏洞和缺陷，究其原因主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面。
首先，高職院校的領(lǐng)導(dǎo)階層對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案管理工作不夠重視。學(xué)生的學(xué)籍檔案在管理中和使用的時(shí)候具有潛在性和滯后性，再加上對(duì)它的投入往往不能夠達(dá)到立竿見影的效果，因此很容易被管理者忽視。
其次，高職院校學(xué)籍檔案管理工作人員的管理觀念落后，專業(yè)素質(zhì)較低。目前高職院校學(xué)籍檔案管理還沒有形成一個(gè)統(tǒng)一的、詳細(xì)的規(guī)章制度，也沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，每個(gè)院?；旧线€是沿用老模式，老方法進(jìn)行學(xué)籍檔案的管理。另外，管理的不嚴(yán)格導(dǎo)致工作的隨意性比較大，檔案的保管保密性、信息利用和歸檔整理等工作都很不規(guī)范。隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也逐漸向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，但是大多數(shù)檔案管理人員都沒有受過專業(yè)的培訓(xùn)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)管理手段不熟悉，這些因素都對(duì)高職院校的學(xué)生檔案管理工作帶來了不便。
再次，學(xué)籍檔案管理人員的隊(duì)伍不穩(wěn)定。大多數(shù)高職院校由于對(duì)學(xué)籍檔案管理員的培訓(xùn)和管理不重視，往往會(huì)導(dǎo)致管理人員的頻繁調(diào)動(dòng)，再加上在管理的過程中又缺乏相應(yīng)的規(guī)范制度，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，管理職責(zé)不清不楚，甚至還有一些部門只按照適合自己的方式進(jìn)行學(xué)籍檔案管理，使學(xué)籍檔案管理出現(xiàn)脫節(jié)的現(xiàn)象。這些現(xiàn)象最終使學(xué)籍檔案的完整性、準(zhǔn)確性和可利用性都受到了極大的影響。
最后，學(xué)籍檔案的開發(fā)利用還不夠充分。
三、高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新的一些可行性措施
1.加強(qiáng)完善學(xué)籍檔案管理制度的完善，對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行規(guī)范化管理
高職院校學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜且系統(tǒng)的工作，各大院校要采取科學(xué)、合理的措施完善學(xué)籍檔案管理有關(guān)的各項(xiàng)規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化和科學(xué)化。使學(xué)籍檔案管理能夠有章可循、有法可依。另外學(xué)籍檔案管理制度還要與高職院校的實(shí)際情況有效的結(jié)合起來，改革以教務(wù)部門管理為主的管理模式，使其實(shí)現(xiàn)以各個(gè)教學(xué)系為主實(shí)行管理過程。
2.加強(qiáng)宣傳力度，從學(xué)生、學(xué)校、管理人員等全方面加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理意識(shí)
學(xué)籍檔案是學(xué)生在校學(xué)習(xí)情況的真實(shí)反映，同時(shí)也是教學(xué)水平的真實(shí)體現(xiàn)，對(duì)學(xué)校教學(xué)工作中有非常重要的作用。高職院校的領(lǐng)導(dǎo)要高度重視學(xué)籍檔案管理工作，有效的利用學(xué)籍檔案對(duì)學(xué)校的管理狀況進(jìn)行分析和改善。同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)學(xué)生有關(guān)學(xué)籍檔案的重要性教育，使他們?cè)谶M(jìn)行檔案填寫的時(shí)候能夠更加的慎重、認(rèn)真，保障學(xué)籍檔案的真實(shí)性和完整性。
3.加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)工作，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)
學(xué)籍檔案管理工作不僅是一項(xiàng)具有技術(shù)性特點(diǎn)的工作，同時(shí)也是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，是學(xué)校對(duì)學(xué)生切身利益進(jìn)行保護(hù)的體現(xiàn)。檔案管理隊(duì)伍在學(xué)生的檔案管理中起到關(guān)鍵作用。高職院校要通過對(duì)檔案管理人員進(jìn)行宣傳和教育，使他們能夠充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要意義，樹立良好的管理意識(shí)，在學(xué)籍資料的整理中能夠認(rèn)真、及時(shí)的對(duì)資料進(jìn)行收集、歸檔和保管等工作，以確保學(xué)生學(xué)籍檔案的準(zhǔn)確性和完整性。另外，還要對(duì)他們進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)，使他們能夠熟練的操作電子信息系統(tǒng)，對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案進(jìn)行更好的管理。
4.采用電子信息技術(shù)進(jìn)行學(xué)籍檔案的管理
高職院校在進(jìn)行管理模式創(chuàng)新的時(shí)候尤其要注重將電子信息技術(shù)應(yīng)用到學(xué)籍檔案管理工作中，采用先進(jìn)的軟件管理系統(tǒng)，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立學(xué)籍檔案管理平臺(tái)，并且通過教務(wù)管理等部門對(duì)學(xué)籍檔案的查詢和記錄進(jìn)行授權(quán)，從而能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的共享、保密和一定程度的開放性，增強(qiáng)學(xué)籍檔案的利用率。學(xué)籍檔案從形成到使用要經(jīng)過很多個(gè)環(huán)節(jié)的處理，我們要在檔案的登記和管理工作中對(duì)檔案備份、密碼設(shè)置、身份驗(yàn)證等方面進(jìn)行有效的設(shè)置，以保證檔案的真實(shí)性和原始性。
四、結(jié)語
總的來說，高職院校的學(xué)生學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)需要得到高度重視的工作，隨著社會(huì)的發(fā)展，電子信息技術(shù)滲透到各個(gè)領(lǐng)域，學(xué)生的檔案管理也不能例外。另外，高職院校還要加強(qiáng)對(duì)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)生以及檔案管理人員的教育工作，加強(qiáng)對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，不僅能夠有效的促進(jìn)學(xué)校管理水平的提高，還對(duì)學(xué)生未來的就業(yè)提供了良好的保障。
參考文獻(xiàn)：
【關(guān)鍵詞】檔案管理信息系統(tǒng) 院校教學(xué) 設(shè)計(jì)開發(fā)
21世紀(jì)，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用日漸廣泛，借助其強(qiáng)大的數(shù)據(jù)歸納、處置功能，能夠?qū)崿F(xiàn)許多繁雜數(shù)據(jù)的妥善處理，將其應(yīng)用于院校的檔案管理中，能夠極大的提高管理的效率和質(zhì)量。隨著技術(shù)應(yīng)用的優(yōu)勢逐漸體現(xiàn)，檔案管理信息系統(tǒng)成為各高等院校著力設(shè)計(jì)和開發(fā)的重要系統(tǒng)，對(duì)高校檔案管理的發(fā)展起到無可取代的推動(dòng)作用。
1 院校教學(xué)檔案的基本內(nèi)容
教學(xué)檔案是高校在進(jìn)行教W活動(dòng)中形成的檔案資料，包括文字、圖表、音頻、視頻等，是高校發(fā)展的縮影，具有極高的紀(jì)念和參考價(jià)值。按照檔案的內(nèi)容分類，院校的教學(xué)檔案大致分為以下幾類：
1.1 文件、規(guī)定等政策性資料
該類別涵蓋上級(jí)教育主管部門、學(xué)校、學(xué)院等下達(dá)的各類與教學(xué)活動(dòng)相關(guān)的文件、規(guī)定，是對(duì)教學(xué)活動(dòng)進(jìn)行框架搭建、完善，制度體系理順和重、難點(diǎn)問題處置的重要資料，應(yīng)該將其作為重要的檔案內(nèi)容進(jìn)行妥善的整理、歸檔。
1.2 教學(xué)大綱、培養(yǎng)目標(biāo)等實(shí)踐性資料
這是對(duì)教學(xué)的文件、規(guī)定的細(xì)化和落實(shí)，包括具體的教學(xué)培養(yǎng)目標(biāo)、要求，專業(yè)設(shè)置和課程設(shè)計(jì)等。在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)該對(duì)專業(yè)教學(xué)的教材、老師備課的教案和教學(xué)評(píng)價(jià)等進(jìn)行整理，形成歸檔資料。
1.3 學(xué)生名冊(cè)、成績等學(xué)生資料
學(xué)生作為教學(xué)活動(dòng)的對(duì)象，其個(gè)人資料是極為重要的，是教學(xué)檔案的基礎(chǔ)構(gòu)成。概況來說，包括學(xué)生的姓名、籍貫等基本信息，所學(xué)專業(yè)級(jí)課程學(xué)習(xí)情況，在校表現(xiàn)和畢業(yè)跟蹤等。是院校檢驗(yàn)和反思自身教學(xué)質(zhì)量的重要資料。
2 檔案管理信息系統(tǒng)的功能需求分析
2.1 海量數(shù)據(jù)高速處理
毋庸置疑，院校的檔案資料數(shù)據(jù)量是極為龐大的，且呈現(xiàn)顯著的逐年增長態(tài)勢，對(duì)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理能力提出極高的要求，設(shè)計(jì)的檔案管理信息系統(tǒng)必須能夠快速存儲(chǔ)和處理海量的教學(xué)檔案，滿足院校對(duì)檔案管理工作的需要。
2.2 系統(tǒng)服務(wù)器虛擬化
伴隨這數(shù)據(jù)總量的增加，院校的檔案存儲(chǔ)所需要的計(jì)算機(jī)硬件的容量大幅提高，導(dǎo)致相關(guān)費(fèi)用占據(jù)院校財(cái)政支出的較大比例，給院校的發(fā)展造成極為不利的影響。鑒于此，應(yīng)該借助先進(jìn)的云技術(shù)，通過系統(tǒng)服務(wù)器的虛擬化降低對(duì)系統(tǒng)硬件的要求，起到降本增效的目的。
2.3 多平臺(tái)高效利用
檔案管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用初衷在于提高檔案管理和利用的便捷性。所以，應(yīng)該順應(yīng)計(jì)算機(jī)終端的多元化發(fā)展潮流，構(gòu)建計(jì)算機(jī)、手機(jī)等多種載體的檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案的高效利用。
2.4 檔案管理安全防護(hù)
檔案管理信息系統(tǒng)是依托網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建的數(shù)字化檔案管理體系，受到檔案屬性和網(wǎng)絡(luò)特性的影響，系統(tǒng)的安全防護(hù)成為設(shè)計(jì)和開發(fā)的重點(diǎn)，應(yīng)該設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限和訪問限制，對(duì)用戶進(jìn)行分類和管理，以此提高檔案管理的安全水平。
3 院校教學(xué)檔案管理信息系統(tǒng)的功能架構(gòu)
按照各自功能的差異，系統(tǒng)的功能架構(gòu)分為三個(gè)層次，即平臺(tái)層、檔案管理層和業(yè)務(wù)規(guī)則模塊。
3.1 平臺(tái)層
所謂平臺(tái)層是指檔案管理信息系統(tǒng)的基本框架，包括管理系統(tǒng)的用戶界面、基本的功能按鈕和系統(tǒng)所能提供的基礎(chǔ)服務(wù)等。該層次是教學(xué)檔案管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)所在，直接關(guān)系到系統(tǒng)的功能性。因此，必須重視該層次的設(shè)計(jì)和開發(fā)工作。
3.2 檔案管理層
檔案關(guān)聯(lián)信息系統(tǒng)是面向教師和學(xué)生的系統(tǒng)，理應(yīng)包涵學(xué)生和教師兩部分內(nèi)容，進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)該對(duì)檔案管理層進(jìn)行分別設(shè)計(jì)，賦予不同的權(quán)限、功能和職能，確保用戶身份與檔案管理需求的相匹配。
3.3 業(yè)務(wù)規(guī)則模塊
該模塊是對(duì)檔案管理工作進(jìn)行梳理和歸類，形成相應(yīng)的數(shù)字檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化改進(jìn)，形成體系齊全、架構(gòu)合理的教學(xué)檔案管理分支。
4 檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開發(fā)思路
4.1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開發(fā)的軟硬件設(shè)施
硬件是支持系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開發(fā)的基礎(chǔ)，應(yīng)該根據(jù)院校的檔案管理的內(nèi)容、數(shù)據(jù)量和功能需求進(jìn)行謹(jǐn)慎選擇，確保功能與需求相適應(yīng)。此外，還應(yīng)該考慮系統(tǒng)未來升級(jí)的可能，注意其拓展性和兼容性。本系統(tǒng)打算采用B/S結(jié)構(gòu)，前段頁面采用jsp技術(shù)開發(fā)，后臺(tái)程序基于Servlet+JavaBean技術(shù)及MySql數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)的最終目標(biāo)是大部分?jǐn)?shù)據(jù)顯示和操作都能再瀏覽器中完成，達(dá)到簡單易用，權(quán)限明確，穩(wěn)定，方便維護(hù)，擴(kuò)展性良好的特點(diǎn)。
4.2 檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開發(fā)步驟
4.2.1 數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建
對(duì)于院校的檔案管理信息系統(tǒng)來說，數(shù)據(jù)庫是數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、管理和調(diào)用的核心所在，應(yīng)該高度重視，通過妥善的構(gòu)建策略實(shí)現(xiàn)檔案資料的合理存儲(chǔ)。在進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)，首先對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫的概念結(jié)構(gòu)進(jìn)行梳理，構(gòu)建數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)圖，之后進(jìn)行數(shù)據(jù)模型的轉(zhuǎn)化，形成精練的邏輯結(jié)構(gòu)，進(jìn)而構(gòu)建數(shù)據(jù)庫。
4.2.2 主界面的設(shè)計(jì)
主界面是系統(tǒng)面向用戶的主要內(nèi)容，其設(shè)置的合理性和便捷性直接關(guān)系到用戶的使用體驗(yàn)。一般來說，檔案管理信息系統(tǒng)的主界面采取菜單式設(shè)計(jì)，即在界面的左側(cè)和上方設(shè)計(jì)對(duì)應(yīng)各功能的菜單，通過鼠標(biāo)單擊即可完成相應(yīng)功能菜單的調(diào)取，進(jìn)而按照相應(yīng)的指令進(jìn)行操作完成檔案的管理、查詢等功能。
4.2.3 用戶管理
從用戶的賬號(hào)功能角度分析，用戶分為三類，一是教師、二是學(xué)生、三是管理員。進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)該確保管理員具備足夠的權(quán)限，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行日常的維護(hù)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。與此同時(shí)，應(yīng)該給予教師、學(xué)生不同的功能權(quán)限，使其能夠有效利用檔案管理信息系統(tǒng)。
4.2.4 附屬功能的實(shí)現(xiàn)
在實(shí)際的檔案管理工作中，涉及到打印、復(fù)制等多項(xiàng)內(nèi)容，這是檔案利用的主要途徑，系統(tǒng)在進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)該考慮此問題，留設(shè)相應(yīng)的打印、復(fù)制接口，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)的打印、復(fù)制等附屬功能，提高系統(tǒng)利用的便捷性。
5 結(jié)束語
綜上，借助檔案管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)院校教學(xué)資料的有效管理是社會(huì)發(fā)展的需要，能夠提高檔案管理的效率和質(zhì)量，應(yīng)得到院校的支持，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的快速構(gòu)建和應(yīng)用完善，發(fā)揮信息化的優(yōu)勢，推動(dòng)數(shù)字化校園建設(shè)。
參考文獻(xiàn)
[1]翟菲.舞蹈院校教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].教育科學(xué)：全文版，2016（06）：44-45.
[2]胡曉云.新建高校教學(xué)檔案管理的問題分析與系統(tǒng)設(shè)計(jì)研究[J].佳木斯教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2012（08）：89-90.
[3]趙翔.檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開發(fā)[J].電腦編程技巧與維護(hù)，2013（24）：36-38.
關(guān)鍵詞：智能化；學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)建設(shè)；可行性
Abstract: the student file management is all kinds of school management is an important part of a direct impact on the school's quality of teaching and social reputation, with the scale enlargement of the school, the school for the archives management work efficiency, normative and accuracy put forward higher request, many school archives storage also has far cannot satisfy the daily storage, management, management personnel to the heavy burden. How to can not only ensure the integrity of the student's record, and safety, and can improve the daily management of the work efficiency, has become all kinds of school archives management work of the urgent need. Therefore, this article is intelligent student file management system construction feasibility is discussed, the hope can solve the above problem.
Keywords: intelligent; Enrollment files management system construction; feasibility
中圖分類號(hào)： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2095-2104（2012）
隨著計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)的發(fā)展和普及，大多數(shù)學(xué)校的學(xué)籍檔案管理工作已經(jīng)實(shí)行信息化管理，借助于學(xué)校的內(nèi)部校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)或者是因特網(wǎng)平臺(tái)，根據(jù)不同的管理權(quán)限，學(xué)生的學(xué)籍檔案情況已經(jīng)可以進(jìn)行方便的查詢和管理。但由于學(xué)生學(xué)籍檔案的特殊性，學(xué)生的各種信息，不能單純以電子信息的形式存在于服務(wù)器的數(shù)據(jù)庫內(nèi)，一些重要的信息，如學(xué)生入黨、榮譽(yù)證明等資料信息，還必須以某種存儲(chǔ)介質(zhì)形式存放在個(gè)人檔案袋內(nèi)，并統(tǒng)一妥善保存于學(xué)校的檔案室內(nèi)，需要設(shè)置專門人員進(jìn)行管理。
21世紀(jì)是信息產(chǎn)業(yè)的時(shí)代，各種智能化產(chǎn)品被廣泛應(yīng)用，使我們的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)生活因此發(fā)生了深刻變革。如何對(duì)學(xué)校的檔案室進(jìn)行智能化更新?lián)Q代或升級(jí)改造，并與學(xué)校的學(xué)籍檔案信息化管理系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行有機(jī)地結(jié)合，形成一種系統(tǒng)化的、高效的、全局化的管理模式，將是本文研究的重點(diǎn)。
一、系統(tǒng)硬件設(shè)施的建設(shè)
目前，誕生于二十世紀(jì)九十年代初軍隊(duì)系統(tǒng)，現(xiàn)已經(jīng)在各個(gè)領(lǐng)域得到普遍推廣的高效自動(dòng)化的智能檔案柜技術(shù)已經(jīng)成熟，且有手動(dòng)、半自動(dòng)、全自動(dòng)幾種類型可供不同需求、不同規(guī)模的檔案室進(jìn)行選擇。
智能檔案柜也叫自動(dòng)選層檔案柜（智能回轉(zhuǎn)庫），是新一代的自動(dòng)化檔案存儲(chǔ)設(shè)備。主要由硬件（柜體、PLC/單片機(jī)、嵌入式系統(tǒng)、電動(dòng)機(jī)、串口、屏蔽線等組成的電動(dòng)控制系統(tǒng))和軟件（計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)檔案管理系統(tǒng)）兩大部分組成。檔案管理員只需輸入需要查找的人名、編號(hào)或其實(shí)信息后確認(rèn)，所需檔案自動(dòng)轉(zhuǎn)送到操作出口供存取。該檔案柜具有智能存取、數(shù)字查詢、盤庫報(bào)表和權(quán)限設(shè)置等功能。廣泛應(yīng)用于各類學(xué)校學(xué)籍檔案、干部人事、財(cái)務(wù)綜合等各種檔案管理。此種設(shè)備具有以下特點(diǎn)：
（1）、存取檔案方便快捷，在設(shè)計(jì)上充分利用縱深空間，節(jié)約占地面積。
（2）、全封閉存儲(chǔ)檔案可以有效的避免灰塵、濕氣、陽光等侵害，提供了雙鎖安全設(shè)置，防止未授權(quán)存取。支架與柜殼一體化制成，堅(jiān)固耐用，承載能力強(qiáng)。
（3）、具有保密權(quán)限功能，密碼正確方可進(jìn)入存取檔案操作。
（4）、存儲(chǔ)空間可自動(dòng)進(jìn)行優(yōu)化，節(jié)省檔案存取時(shí)間。
（5）、設(shè)備自帶管理軟件操作簡單易懂，處理功能卓越，可實(shí)行檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，并可與校園信息化管理系統(tǒng)如MRP、ERP系統(tǒng)進(jìn)行無縫集成，兼容運(yùn)行。系統(tǒng)運(yùn)行過程中，計(jì)算機(jī)對(duì)自動(dòng)檔案柜的運(yùn)行狀態(tài)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，并進(jìn)行必要的數(shù)據(jù)交換。
（6）、檔案管理軟件可對(duì)檔案存取進(jìn)行日常管理，自動(dòng)或手動(dòng)安排儲(chǔ)位，對(duì)相應(yīng)的自動(dòng)檔案柜產(chǎn)生存取請(qǐng)求，根據(jù)自動(dòng)檔案柜的反饋信息作出存取確認(rèn)。
（7）、定期生成報(bào)表及盤點(diǎn)報(bào)表，滿足檔案管理需要。
（8）、柜體采用優(yōu)質(zhì)碳素結(jié)構(gòu)冷軋鋼扳，經(jīng)數(shù)控模壓沖壓等工藝制造成型；結(jié)構(gòu)牢固，柜體表面采用靜電噴涂，漆膜耐沖擊性、附著力、耐腐蝕性能達(dá)到國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)；漆膜具有色澤厚度均勻一致，表面光澤艷麗等優(yōu)點(diǎn)。
（9）、控制操作臺(tái)采用防火貼面高密度中纖板制成，具有防火、絕緣、不變形等特點(diǎn)。
（10）、傳動(dòng)電機(jī)選用低噪音三相異步電機(jī)；采用鏈傳動(dòng)運(yùn)行結(jié)構(gòu)，鏈條、鏈輪選用技術(shù)指標(biāo)均符合國家標(biāo)準(zhǔn)，極限拉伸載荷最低為3200kg，有較大的強(qiáng)度冗余量；整機(jī)具有運(yùn)行平穩(wěn)，噪音低，故障率低等優(yōu)點(diǎn)。
智能檔案柜最大優(yōu)勢是存儲(chǔ)量大、自動(dòng)高效、操作簡便、安全可靠，并可以根據(jù)場地進(jìn)行非標(biāo)設(shè)計(jì)，工作人員坐在工作臺(tái)前，使用電腦裝置控制載物擱板自動(dòng)回轉(zhuǎn)運(yùn)行，直接提取、存放物品。能大幅度減輕工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，并大大提高管理人員的工作效率，可以幫助解決學(xué)校檔案管理工作量大、程序繁瑣、效率低下等一系列問題。
智能學(xué)籍檔案柜的結(jié)構(gòu)圖如圖1-1所示
圖1-1 自動(dòng)選層檔案柜結(jié)構(gòu)圖（單柜體）
智能學(xué)籍檔案柜的案例效果圖如圖1-2所示
圖1-2 智能學(xué)籍檔案柜效果圖
二、信息化管理平臺(tái)的建設(shè)
學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的高效運(yùn)行必須借助完善的信息化管理平臺(tái)才能發(fā)揮其作用，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和電子信息網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展和普及，學(xué)籍檔案管理信息化系統(tǒng)已經(jīng)普遍用于學(xué)校的學(xué)籍檔案管理工作。學(xué)校的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的信息化管理平臺(tái)可以采用多種形式，基礎(chǔ)平臺(tái)可以借助因特網(wǎng)（適合多校區(qū)）、校園局域網(wǎng)，但需要具備以下基本要求：
1、統(tǒng)一的信息平臺(tái)和數(shù)據(jù)庫。全校建立學(xué)生學(xué)籍檔案管理數(shù)據(jù)庫，在權(quán)限范圍內(nèi)，管理人員可隨時(shí)調(diào)用和統(tǒng)計(jì)分析，使各教學(xué)部門能互換信息，也便于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和部門掌握情況。學(xué)生可通過網(wǎng)絡(luò)直接查詢學(xué)籍信息、考試成績等，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理文件的自動(dòng)化檢索，提高學(xué)籍管理水平，使學(xué)校學(xué)籍管理走向科學(xué)化、信息化、規(guī)范化。
2、學(xué)生學(xué)籍檔案管理功能模塊需要具備以下基本功能：
（1）、檔案信息錄入、修改：所有管理檔案通過接收錄入，對(duì)檔案接收部分具有新增、修改、刪除、打印等功能。
（2）、檔案查詢：對(duì)所管理的檔案提供多種方式的檢索查詢，尤其是直接模糊查詢，方便快速。
（3）、檔案統(tǒng)計(jì)：對(duì)所管檔案現(xiàn)狀和借閱歸還情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
（4）、檔案借閱、歸還：對(duì)檔案柜現(xiàn)存檔案進(jìn)行借閱登記，對(duì)借閱人、承辦人、借閱時(shí)間進(jìn)行登記。借出的檔案進(jìn)行歸還登記，記錄歸還人、承辦人、歸還時(shí)間。
（5）、數(shù)據(jù)庫管理：提供數(shù)據(jù)庫的備份、恢復(fù)、數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出以及數(shù)據(jù)庫壓縮等功能。
（6）、報(bào)表打印：所有檔案條目、借閱歸還情況、修改情況等，都可以以報(bào)表形式打印輸出。
（7）、檔案柜盤庫：對(duì)檔案柜中的檔案進(jìn)行自動(dòng)盤點(diǎn)，自動(dòng)生成報(bào)表。
（8）、安全：軟件實(shí)施分級(jí)管理制度，對(duì)所有操作人員進(jìn)行賬戶設(shè)定、權(quán)限設(shè)定和密碼設(shè)定及修改；且所有操作都記錄在案備查。
目前，各類學(xué)校使用的信息化管理系統(tǒng)經(jīng)過二次開發(fā)后，只要共享數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行平臺(tái)，均可以與智能檔案柜原有系統(tǒng)進(jìn)行兼容運(yùn)行，進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)資源共享和同步管理，發(fā)揮其最大功效。
三、系統(tǒng)的日常使用和維護(hù)
1、硬件系統(tǒng)（智能檔案柜）維護(hù)：
學(xué)校檔案室需要建立日常維護(hù)管理制度，進(jìn)行必要的維護(hù)保養(yǎng)，以保證其系統(tǒng)運(yùn)行的有效性，延長使用壽命。
（1）、定期清潔。檔案室應(yīng)通風(fēng)、通光，并定期對(duì)檔案柜進(jìn)行除塵等衛(wèi)生清潔，建議在柜體內(nèi)放置吸濕劑進(jìn)行防潮處理。
（2）、定期試運(yùn)行。需要定期對(duì)所有柜體進(jìn)行試運(yùn)行，一般每月一次，避免柜體由于長時(shí)間不運(yùn)行導(dǎo)致的卡殼、運(yùn)行不暢等故障的發(fā)生。
（3）、定期保養(yǎng)。對(duì)滾輪、軸承、鏈條、導(dǎo)軌等磨損部位需要定期加注油進(jìn)行；柜體表面定期涂防護(hù)蠟進(jìn)行防銹護(hù)理。
2、信息化管理平臺(tái)的日常維護(hù)
（1）、系統(tǒng)管理平臺(tái)需要定期進(jìn)行防毒、殺毒處理，防止病毒、木馬程序損壞系統(tǒng)，造成資料外泄、混亂等損失。
（2）、系統(tǒng)用戶、管理人員的賬號(hào)和權(quán)限需要及時(shí)更新、調(diào)整。由于人員流動(dòng)、崗位調(diào)動(dòng)等原因，管理人員的進(jìn)入系統(tǒng)的賬號(hào)和權(quán)限需要及時(shí)進(jìn)行更新和調(diào)整，以免混亂。一般注冊(cè)登陸的查詢用戶賬號(hào)也需要定期進(jìn)行清理，以免造成垃圾賬戶過多，影響系統(tǒng)運(yùn)行。
（3）、定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份和整理，當(dāng)服務(wù)器系統(tǒng)出現(xiàn)意外時(shí)，可進(jìn)行數(shù)據(jù)庫重建修復(fù)，避免重大損失。
校園智能化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)是將智能檔案柜與校園信息化管理平臺(tái)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合的產(chǎn)物，是一項(xiàng)機(jī)電一體化、信息化建設(shè)系統(tǒng)工程，因每個(gè)學(xué)校的規(guī)模、資金力量、校園分布，以及現(xiàn)有信息化系統(tǒng)建設(shè)情況都各有不同，所以在建設(shè)方案的規(guī)劃時(shí)，需要根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況、實(shí)際需求，以及學(xué)校的中長期發(fā)展規(guī)劃進(jìn)行有針對(duì)性的設(shè)計(jì)，因地制宜，量體裁衣，才能發(fā)揮其最大的實(shí)際使用效率，增強(qiáng)其實(shí)用性。
四、結(jié)語
校園智能化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)在技術(shù)上是可行的，具有很好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，將一次性解決目前困擾各類學(xué)校的學(xué)籍檔案管理中存在的一系列問題，大大提高各類學(xué)校的學(xué)籍檔案管理水平，還可以在各大企事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)、部隊(duì)系統(tǒng)等機(jī)構(gòu)得到推廣應(yīng)用。希望本文所述可以給有關(guān)學(xué)校管理層以及專業(yè)人士一些啟示和幫助。
參考文獻(xiàn)：
[1]李玲.淺談學(xué)籍管理信息化的現(xiàn)狀[J].南昌教育學(xué)院學(xué)報(bào).2010.
（廣西幼兒師范高等?？茖W(xué)校，廣西 南寧 530022）
【摘要】通過對(duì)廣西幼兒師范高等?？茖W(xué)校檔案管理工作的調(diào)查分析，論述了目前檔案管理存在的問題以及改進(jìn)措施，提出了檔案管理努力的方向，旨在進(jìn)一步推進(jìn)學(xué)校檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。
關(guān)鍵詞 高職高專；檔案管理；問題；對(duì)策
高職高專多由中等學(xué)校發(fā)展而來，隨著學(xué)校的轉(zhuǎn)型與發(fā)展，各種類別、形式的檔案數(shù)量顯著增加。這些資料信息是研究學(xué)校歷史的第一手材料，是學(xué)校進(jìn)行科學(xué)研究、人才培養(yǎng)、社會(huì)服務(wù)以及文化傳承等活動(dòng)的重要理論依據(jù)，是學(xué)校教學(xué)評(píng)估工作最基礎(chǔ)的原始數(shù)據(jù)，對(duì)于學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)施有著重要的意義。因此，檔案管理工作是整個(gè)學(xué)校發(fā)展過程中不可忽視的重要組成部分。本文以廣西幼兒師范高等?？茖W(xué)校為例，探討高職高專院校檔案管理存在的問題和改進(jìn)的措施。
1廣西幼兒師范高等?？茖W(xué)校檔案管理的基本情況
廣西幼兒師范高等?？茖W(xué)校是提升中專學(xué)校而成。首先，在升格轉(zhuǎn)型之初，學(xué)校檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施簡陋，設(shè)備不全。檔案室未進(jìn)行“三室分開”；庫房沒有恒溫恒濕設(shè)備，工作室也沒有照相機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、裝訂機(jī)等檔案辦公設(shè)備；在數(shù)字化檔案管理建設(shè)方面更是完全空白。其次，學(xué)校未建立檔案管理專業(yè)團(tuán)隊(duì)。一是專職檔案管理人員不足。檔案室僅1名檔案管理員，導(dǎo)致很多時(shí)候難以有足夠的精力去承擔(dān)檔案管理的規(guī)范化與科學(xué)化建設(shè)工作。二是學(xué)校各職能部門、各系部的兼職檔案管理員流動(dòng)性大，也基本上沒有進(jìn)行過專業(yè)的培訓(xùn)，對(duì)于檔案管理工作的知識(shí)技能不夠熟悉。最后，學(xué)校檔案管理制度也不夠完善，既未出臺(tái)適應(yīng)本校的檔案分類辦法，也未完全貫徹執(zhí)行部門文書立卷制度，導(dǎo)致大部分的文件材料由檔案室逐一整理、立卷、歸檔，不僅占去了檔案室工作人員的大量時(shí)間，收集檔案的完整性以及整理出來的檔案質(zhì)量也難以保證。
2廣西幼兒師范高等?？茖W(xué)校檔案管理的改進(jìn)措施
針對(duì)上述情況，學(xué)校開始從檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施、檔案管理隊(duì)伍、檔案管理制度等幾方面入手，進(jìn)行了學(xué)校檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的探索。
2.1基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
學(xué)校檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是從硬件設(shè)施建設(shè)和軟件設(shè)施建設(shè)兩方面進(jìn)行的。在硬件建設(shè)方面，首先，依據(jù)有限的空間，檔案室被隔離出了閱覽室、辦公室和庫房，做到了“三室分開”，并且在庫房的規(guī)劃和建設(shè)上也根據(jù)實(shí)際規(guī)模和發(fā)展水平留有充足的余地，以備檔案數(shù)量的逐年增加。其次，增添了閱覽桌椅和文件整理桌，購置了空調(diào)、除濕機(jī)、裝訂機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀以及專供查檔所用的計(jì)算機(jī)等必備設(shè)施，基本達(dá)到了高校檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。在軟件建設(shè)方面，檔案室購買了GD2000檔案綜合管理系統(tǒng)并已投入使用。
2.2檔案管理隊(duì)伍建設(shè)
建立一個(gè)健全的學(xué)校檔案工作網(wǎng)絡(luò)，有一支懂業(yè)務(wù)的專兼職相結(jié)合的檔案工作隊(duì)伍，對(duì)于高職高專院校的檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)是十分必要的。[1]要做好檔案工作，檔案工作人員不僅要有良好的政治素質(zhì)和較強(qiáng)的工作責(zé)任心，更要有過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)。從全面提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)目標(biāo)出發(fā)，廣西幼兒師范高等專科學(xué)校從以下幾個(gè)方面進(jìn)行了努力：一是對(duì)學(xué)校分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和專職檔案員的培訓(xùn)提高，除了參加國家和自治區(qū)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，主動(dòng)接受自治區(qū)檔案局的業(yè)務(wù)指導(dǎo)外，也積極去兄弟院校學(xué)習(xí)交流，通過參加各種檔案學(xué)術(shù)交流活動(dòng)來開闊眼界，提高素質(zhì)。二是加強(qiáng)對(duì)兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，邀請(qǐng)了自治區(qū)檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處的專家對(duì)學(xué)校全體兼職檔案管理員和各系部、各職能部門分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和答疑，講解《廣西幼兒師范高等?？茖W(xué)校檔案分類辦法（試行）》，幫助兼職檔案員在部門的立卷歸檔工作中活學(xué)活用。三是，檔案室的專職檔案員在平時(shí)工作中加強(qiáng)了對(duì)兼職檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，深入各系部、各職能部門釋疑解難，同時(shí)檔案室還積極發(fā)揮監(jiān)督作用，督促基層部門按要求做好檔案工作。
2.3檔案管理制度建設(shè)
高職高專院校檔案管理工作要真正走上正規(guī)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的道路，必須借助于行政手段“依法治檔”。因此，在檔案管理制度方面，廣西幼兒師范高等?？茖W(xué)校檔案室制定了《檔案室工作職責(zé)》、《檔案工作人員職責(zé)》、《檔案材料借閱規(guī)定》、《庫房管理制度》、《檔案移交制度》、《兼職檔案員工作職責(zé)》等一系列規(guī)章制度，并參照教育部和國家檔案局制訂的教育部第27號(hào)令《高等學(xué)校檔案管理辦法》和國家教委辦公廳的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》頒發(fā)了《廣西幼兒師范高等?？茖W(xué)校檔案分類辦法（試行）》，確定了適合學(xué)校檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)。這些措施使學(xué)校檔案管理工作做到實(shí)體分類、編號(hào)、排架、檢索、借閱的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。
2.4部門檔案、個(gè)人崗位檔案建設(shè)
高職高專院校大都經(jīng)歷了學(xué)校的升級(jí)或轉(zhuǎn)型，檔案資源豐富，但往往由于歷史或現(xiàn)實(shí)的原因檔案信息資料多散失在檔案產(chǎn)生的部門或系部，得不到有效的集中管理與建設(shè)。為保證學(xué)校檔案信息資源完整、齊全，廣西幼兒師范高等?？茖W(xué)校檔案實(shí)行分級(jí)管理、部門立卷制度。針對(duì)一些有價(jià)值的文件材料在《廣西幼兒師范高等?？茖W(xué)校檔案分類辦法（試行）》中并未明確是否需要?dú)w檔的情況，各部門和各系部加強(qiáng)了對(duì)這些檔案資源的管理，努力并適時(shí)地做好一些相應(yīng)的整理、保管、歸檔工作。同時(shí)，根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》第二十四條的規(guī)定：“高等學(xué)校中的個(gè)人對(duì)其從事教學(xué)、科研、管理等職務(wù)活動(dòng)所形成的各種載體形式的檔案材料，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定及時(shí)歸檔，任何個(gè)人不得據(jù)為己有?！盵2]即無論是學(xué)校黨政領(lǐng)導(dǎo)、教師、教輔、行政人員，他們手中所保存的公務(wù)文件材料也是重要的檔案信息資源，應(yīng)予以整理、保管起來。廣西幼兒師范高等?？茖W(xué)校檔案室指導(dǎo)、督促學(xué)校每個(gè)崗位的工作人員做好對(duì)這部分材料的收集、整理、立卷和保管，并作了評(píng)比。由此，學(xué)校從檔案室到部門到個(gè)人，建立了一個(gè)完整的檔案工作網(wǎng)，檔案信息資源的存儲(chǔ)量日益增加，館藏容量也不斷豐富。
3高職高專檔案管理努力的方向
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展，特別是新媒體的大量涌現(xiàn)，全國各個(gè)高校都在努力加快本校的信息化建設(shè)。[3]高職高專院校檔案室是高職高專院校的輔助部門，長期以來得不到相應(yīng)的重視，更談不上現(xiàn)代化建設(shè)。多數(shù)高職高專院校檔案室雖然用了檔案管理系統(tǒng)，改變了以前自建電子表格管理形式，但也因?yàn)殡娮訖n案少，只能提供一些一般性的基礎(chǔ)目錄檢索，還沒有能力提供更為深層次的詳細(xì)信息檢索。各系部、各職能部門對(duì)于信息資源的傳輸還尚未起步。廣西幼兒師范高等?？茖W(xué)校檔案室同樣也只是利用了計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理檔案，使用了專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，但僅限于單機(jī)版數(shù)據(jù)庫，網(wǎng)絡(luò)版的數(shù)據(jù)庫和數(shù)字化全文錄入還未啟動(dòng)。因此，切實(shí)推進(jìn)學(xué)校數(shù)字檔案室建設(shè)是高職高專院校檔案信息化建設(shè)的重要任務(wù)。抓住學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)的有利時(shí)機(jī)，選擇適合高職高專院校檔案信息化建設(shè)的發(fā)展模式，根據(jù)檔案工作的專業(yè)特性，提出檔案信息化建設(shè)的要求，將檔案信息化納入高等學(xué)校信息化建設(shè)之中。
參考文獻(xiàn)
［1］彭志斌.高等學(xué)校檔案分級(jí)管理研究[J].檔案與建設(shè),2009(11).
［2］中華人民共和國教育部令第27號(hào).高等學(xué)校檔案管理辦法[Z].2008-08-20.
關(guān)鍵詞：高校檔案館；管理；人力資源
【中圖分類號(hào)】G271
近些年來，高校檔案館進(jìn)行了一系列的改革，這讓檔案館工作取得了一定的進(jìn)展。但是目前高校檔案館工作仍然存在著一些問題需要完善，特別是人力資源管理方面還存在著很大的疏漏，這些問題阻礙了高校檔案館的進(jìn)一步發(fā)展。
一、 高校檔案人力資源管理重要性
隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，高校檔案工作向著現(xiàn)代化方向發(fā)展，相比以往檔案管工作而言，現(xiàn)在的高校檔案館工作現(xiàn)代化程度得到了一定的提高。不僅如此由于信息技術(shù)的發(fā)達(dá)，檔案管理人員服務(wù)的對(duì)象漸漸增多，范圍開始逐步擴(kuò)大，特別是在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)方面，相比以往其比重漸漸變大。在這個(gè)新形勢下，高校檔案管理工作需要采取一些行之有效的措施進(jìn)一步完善檔案管理體制。高校檔案館改革的目的是為了提高檔案資源的利用率，提高服務(wù)能力以及改變以往的管理模式，應(yīng)用現(xiàn)代化的管理模式和方法。這一系列的改革能夠推動(dòng)檔案館工作進(jìn)一步發(fā)展，但是改革的主體都要落到檔案管理人員的肩上。也就說要想推動(dòng)檔案館工作發(fā)展，檔案館需要一批有能力、有技術(shù)的管理人員。這些優(yōu)秀的人才是檔案館事業(yè)發(fā)展的決定因素，因此檔案館必須得加強(qiáng)人力資源建設(shè)，挖掘高質(zhì)量管理人員。
二、 人力資源管理存在的問題
（一）缺少高素質(zhì)人才
我國進(jìn)入新世紀(jì)以來，社會(huì)信息化程度得到了迅速的提升，信息化技術(shù)影響了人們的生活與生產(chǎn)。在這個(gè)新的形勢之下，高校檔案館同樣進(jìn)入了數(shù)字化時(shí)代，最明顯的表現(xiàn)是在現(xiàn)在檔案管理中應(yīng)用了很多先進(jìn)的信息化技術(shù)，這些技術(shù)對(duì)提高管理質(zhì)量和效率有著重要的意義。由此可以看出現(xiàn)今的檔案管理人員需要擁有較高的專業(yè)能力，能夠熟練的掌握信息化技術(shù)，利用現(xiàn)先進(jìn)的技術(shù)來管理檔案。但是目前的情況卻并非如此。目前在很多高校之中，檔案館的人力資源管理方面問題頻出，最關(guān)鍵的問題是缺少高素質(zhì)的人才。目前很多檔案管理人員學(xué)歷不高，專業(yè)能力不足，并且他們大部分沒有接受專業(yè)的培訓(xùn)工作，因此對(duì)于檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)并不熟練。另外，由于其學(xué)歷低，因此對(duì)于現(xiàn)在高校檔案信息化技術(shù)的運(yùn)用上存在很多問題，無法滿足現(xiàn)在高校檔案館對(duì)于技術(shù)人才的需求。除此之外，高校檔案館缺少高素質(zhì)人才還表現(xiàn)在另一個(gè)方面。目前很多高校檔案館很難留住高素質(zhì)人才。這是因?yàn)檫@些人才在檔案館工作了一段時(shí)間，因?yàn)槿〉昧烁叩膶W(xué)歷因此選擇離開，再加上現(xiàn)在很多高校檔案館工作待遇并不高，社會(huì)地位較低，因此檔案管理對(duì)于這些高素質(zhì)人才而言并不是一個(gè)合適的工作，因此導(dǎo)致人才流失。
（二）崗位設(shè)置問題
目前在高校檔案管理中出現(xiàn)的主要問題除了人才缺失外，在檔案館崗位設(shè)置方面還存在很多疏漏。它主要表現(xiàn)在以下的幾個(gè)方面。第一是人力資源結(jié)構(gòu)不夠優(yōu)化。目前很多高校檔案館的工作人員并不具備專業(yè)能力。這是因?yàn)槠洳⒉皇菣n案管理的專業(yè)人員，甚至在這些管理人員中有一部分是半路開始從事這一份工作，還有一些人員是兼職檔案管理。因此一些檔案管理人員將檔案管理工作當(dāng)做一份普通的工作，因此其在工作上并沒有較高的追求，久而久之導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量下降。除此之外，檔案管理的崗位設(shè)置不合理。檔案管理人員各自的職能沒有一個(gè)明確的規(guī)定，職能交叉的現(xiàn)象嚴(yán)重，這樣會(huì)讓管理人員感覺不到自己的職責(zé)范圍，因而懈怠工作。
三、加強(qiáng)人力資源建設(shè)措施
（一）以人為本
在人力資源建設(shè)中堅(jiān)持以人為本，主要體現(xiàn)在管理理念和管理制度上。第一樹立以人為本的管理理念。以人為本管理理論最大的特點(diǎn)在資源管理中，人是主體，也就是說一切的管理圍繞著人展開。這個(gè)管理理念與以往傳統(tǒng)的理念有著很大的區(qū)別，在過去人們?cè)诠芾碇锌偸菍⑷俗鳛橐环N工具，利用這個(gè)工具進(jìn)行管理。但是現(xiàn)在隨著社會(huì)的發(fā)展，人在生產(chǎn)過程中發(fā)揮著不可或缺的作用，人的價(jià)值得到了最大的體現(xiàn)，因此在高校檔案館人力資源管理中同樣需要重視人的作用，凸顯人的地位。檔案館管理層在人力資源管理工作上要做到以人為主，將人的價(jià)值發(fā)揮到檔案管理工作中去。具體的做法是需要管理層能夠改變傳統(tǒng)的觀念，發(fā)掘檔案工作人員自身的價(jià)值，并且要采取一些措施來調(diào)動(dòng)工作者的積極性，使他們能夠在工作中更加的主動(dòng)和積極，同時(shí)富有創(chuàng)造力，這一點(diǎn)對(duì)于檔案館管理工作而言是非常重要的。
第二點(diǎn)是建立以人為本的管理制度。人力資源對(duì)于檔案館的各個(gè)方面都有著一定的影響，特別是在其信息資源開發(fā)方面，人力資源直接決定了其開發(fā)的程度。檔案館中要提高服務(wù)質(zhì)量，同樣依賴于人力資源，因此人力資源是檔案館一個(gè)關(guān)鍵的資源。檔案館建立以人為本管理制度，指的是將檔案館工作者作為主要的管理對(duì)象，這樣一拉管理工作者會(huì)感到自己是首重是的，因此可以在一定程度上激發(fā)其工作的活力，增強(qiáng)其責(zé)任意義，這樣才能夠提高檔案館服務(wù)質(zhì)量。
（二）崗位設(shè)置匹配
高校檔案館在設(shè)置崗位的時(shí)候應(yīng)該考慮其合理度，因?yàn)闄n案館人員由于其自身差異性，所以專業(yè)能力和范圍也會(huì)存在一定差異，檔案館要根據(jù)每一個(gè)人員的能力來設(shè)置各自的崗位。在崗位設(shè)置的時(shí)候，需要明確崗位的職責(zé)范圍和崗位的工作內(nèi)容。檔案館在一個(gè)過程中要充分的考慮到檔案館內(nèi)人力資源的結(jié)構(gòu)，讓人員的個(gè)人能力與其崗位達(dá)到最佳的匹配度。除此之外，高校檔案館還需要為檔案工作人員創(chuàng)造一個(gè)良好的發(fā)展環(huán)境，一個(gè)良好的工作環(huán)境影響著工作者的工作態(tài)度。檔案館必須保證每一個(gè)崗位的必備設(shè)施是齊全的，并且每一個(gè)個(gè)體都應(yīng)該具備相關(guān)的支配權(quán)力，在與其他部門進(jìn)行交流時(shí)候，其他部門能夠主動(dòng)地配合。另外，檔案館還可以加大崗位的流動(dòng)性。
結(jié)束語
總之，隨著社會(huì)教育的發(fā)展，高校檔案館的作用越來越明顯，但是其在人力資源管理方面漏洞很大，因此需要管理者解決這些問題，樹立以人為本的管理理念，調(diào)整崗位設(shè)置方案，這樣才能推進(jìn)檔案館向著健康、穩(wěn)定方向發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1]高松俊.談高校高素質(zhì)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)[J].浙江傳媒學(xué)院學(xué)報(bào)，2004（2）
