時(shí)間：2023-06-07 09:01:30
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇檔案管理分類方法，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案；分類標(biāo)準(zhǔn)；管理系統(tǒng)
一、教學(xué)檔案研究的現(xiàn)狀
目前，不少高職院校的教學(xué)檔案管理尚未按教育信息化要求形成完整的機(jī)制，如沒有配備專職的檔案管理人員、兼職人員一般都未受過專業(yè)知識(shí)與技能培訓(xùn)、檔案管理制度也不健全、管理流程與教育信息化要求不匹配等。檔案管理存在的主要問題表現(xiàn)在：一是對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠。教學(xué)檔案數(shù)量大、內(nèi)容多，其作用不受重視，檔案管理投入也少，對(duì)檔案管理工作持得過且過態(tài)度，更談不上創(chuàng)新；部分工作人員認(rèn)為教學(xué)檔案管理工作輕松簡(jiǎn)單，不需要專業(yè)知識(shí)，致使教學(xué)檔案管理質(zhì)量和效率難以突破。二是檔案基礎(chǔ)工作不規(guī)范。需要?dú)w檔的材料沒有及時(shí)歸檔，造成了在評(píng)估和重點(diǎn)項(xiàng)目申報(bào)中材料的缺失；收集的材料類別混雜，沒有及時(shí)裝盒整理；相當(dāng)一部分檔案材料散存?zhèn)€人手中，造成檔案收集不全，歸檔材料質(zhì)量不高等。三是檔案管理制度不健全，需要文件的時(shí)候亂翻亂抽，借閱、轉(zhuǎn)閱不登記，借走后不妥善保管，用后不歸還，造成重要文件的流失。四是在檔案管理方面應(yīng)用信息化技術(shù)少，與信息發(fā)展形勢(shì)不匹配，檔案管理效率差。
二、教學(xué)檔案管理研究的方法
本課題主要采用三種研究方法：一是調(diào)查法。通過同類高職院校中檔案管理的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)和做法，收集到更多有關(guān)教學(xué)檔案管理工作辦法，尋找本課題實(shí)施的理論依據(jù)以及可以借鑒的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)；二是比較研究法。將現(xiàn)代化的檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理方法相比較，找出兩者的優(yōu)缺點(diǎn)，將兩者優(yōu)點(diǎn)相互結(jié)合。三是個(gè)案研究法。以湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院（以下簡(jiǎn)稱“我院”）教務(wù)處檔案為實(shí)例進(jìn)行試點(diǎn)。
三、教學(xué)檔案管理系統(tǒng)研究的結(jié)論與對(duì)策
（1）建立了教學(xué)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)：DA/T22——2000規(guī)則同樣適應(yīng)于高職院校教學(xué)檔案的管理，并能在配套制度環(huán)境中發(fā)揮作用，能夠?yàn)榻虒W(xué)檔案管理提供有效規(guī)范?？梢越⑴cDA/T22——2000規(guī)則相適應(yīng)的教學(xué)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)。通過建立的教學(xué)檔案實(shí)體分類目錄，按照《歸檔文件整理規(guī)則規(guī)范》建立相適應(yīng)的編號(hào)，以教務(wù)處的檔案為案例，以“件”的實(shí)體分類，即將歸檔文件按其來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有機(jī)體的過程。對(duì)歸檔文件進(jìn)行合理的分類，要體現(xiàn)出文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，使教學(xué)類檔案成為一個(gè)有機(jī)整體，便于系統(tǒng)的提供利用，而且對(duì)排列、編目后續(xù)工作的開展，以及文件柜、文件架的管理有著重要意義。結(jié)合我院實(shí)際工作以及機(jī)構(gòu)設(shè)置的特點(diǎn)，參照《歸檔文件整理規(guī)則》中關(guān)于歸檔文件分類的要求，制定我院歸檔文件分類方案。采用年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限三種分類法，并可以組合成許多種復(fù)式分類法。一級(jí)類目的標(biāo)識(shí)，采用類目名稱主詞和漢語拼音的第一個(gè)字母，如“JX”即“jiaoxue”（教學(xué)）的簡(jiǎn)稱。檔號(hào)模式規(guī)定為“年度號(hào)+分類號(hào)+案卷號(hào)”。如2014年教學(xué)綜合性第1號(hào)卷的檔案為2016-JX11-001，分類號(hào)（類目）的設(shè)置學(xué)院文件數(shù)量的多少可分為一級(jí)、二級(jí)或三級(jí)類目。2016-JX01-1～N（保管期限為“永久”時(shí)從“1”～“N”件排列流水件號(hào)）（2）建立教學(xué)檔案管理制度：通過建立檔案分類標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范教學(xué)檔案管理，必須有配套的制度，需依據(jù)檔案相關(guān)法律法規(guī)，研制學(xué)院的檔案管理工作規(guī)范框架。在調(diào)查的過程中發(fā)現(xiàn)，大家對(duì)檔案不夠重視，很多的檔案規(guī)章都不是很熟悉，檔案意識(shí)的加強(qiáng)，需要全院的各個(gè)部門都引起重視，我們根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、國家教育委員會(huì)《高等學(xué)校檔案管理辦法》等檔案法規(guī)，并結(jié)合學(xué)院檔案工作實(shí)際，形成《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案工作規(guī)范體系》，為加強(qiáng)學(xué)院的檔案工作，充分發(fā)揮各類檔案的作用，更好地為學(xué)院教學(xué)、科研及其他各項(xiàng)工作服務(wù)。對(duì)于檔案管理的收集、整理、編目、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和編研提供利用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)有以下相應(yīng)的制度《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理實(shí)施辦法》《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案實(shí)體分類方案》《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院各類檔案工作規(guī)范》《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院綜合檔案室工作職責(zé)》《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案材料保管期限規(guī)定》等制度，組成檔案工作規(guī)范體系。通過學(xué)習(xí)檔案規(guī)章和學(xué)院檔案工作規(guī)范，對(duì)加強(qiáng)全院職工檔案歸檔意識(shí)，促進(jìn)檔案建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化起到重要作用，進(jìn)而提高學(xué)院檔案管理水平，更好地發(fā)揮檔案資源的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)效益。（3）提出教學(xué)檔案信息化管理系統(tǒng)開發(fā)方案：采集.NET技術(shù)與物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)研究檔案管理系統(tǒng)，結(jié)合DA/T22——2000規(guī)則，通過建立的檔案實(shí)體分類標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行信息交換和通信，以實(shí)現(xiàn)智能化識(shí)別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理，可以有效地提高檔案管理質(zhì)量和效率，能極大地提升學(xué)院檔案管理信息化水平。檔案管理系統(tǒng)的功能需求：檔案管理系統(tǒng)是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍應(yīng)用基礎(chǔ)上，把分散在不同載體、不同位置的信息資源，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)查詢、借閱、歸還、催還，對(duì)檔案查詢和利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，使檔案管理人員對(duì)檔案的管理更加容易，提高工作效率，降低管理成本。系統(tǒng)的管理員能夠?qū)︿浫氲男畔⒁鬁?zhǔn)確、完全；對(duì)錄入的數(shù)據(jù)隨時(shí)作更新修改，管理員能夠得到最新的信息；為系統(tǒng)管理員和一般用戶設(shè)置建立完善的權(quán)限和身份級(jí)別，一般用戶不能對(duì)信息進(jìn)行添加、刪除。加快檢索速度，促進(jìn)檔案的規(guī)范化和正規(guī)化，對(duì)做好學(xué)院檔案信息化工作，對(duì)檔案的整理、鑒定、保管、編目、檢索、編輯、研究、統(tǒng)計(jì)與利用有著積極的推動(dòng)作用?？偠灾?，隨著高職院校的發(fā)展，根據(jù)人才培養(yǎng)質(zhì)量的需要，發(fā)現(xiàn)原來確定的歸檔范圍和保管期限已不能適應(yīng)當(dāng)前教學(xué)改革發(fā)展，給當(dāng)前的檔案建設(shè)工作造成了困擾。因此，本課題主要研究的是大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校的教學(xué)檔案與DA/T22——2000規(guī)則相適應(yīng)的教學(xué)檔案管理系統(tǒng)研究，為教學(xué)檔案的規(guī)范管理和教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的分類提供了依據(jù)，適應(yīng)當(dāng)前人才培養(yǎng)的需求，對(duì)教學(xué)檔案分類進(jìn)行研究，以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理發(fā)展的需要。
參考文獻(xiàn)：
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［關(guān)鍵詞］合同檔案；風(fēng)電企業(yè)；管理分類
合同檔案詳細(xì)記錄了風(fēng)電企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，在企業(yè)制定年度預(yù)算、評(píng)估和審計(jì)等工作中發(fā)揮了重要的參考價(jià)值。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，許多企業(yè)對(duì)合同檔案管理的重視程度不高，合同檔案管理存在分散、混亂等問題，給檔案的查找和利用帶來了很大困難。因此，風(fēng)電企業(yè)必須要采取合理的合同檔案管理分類辦法，實(shí)現(xiàn)合同檔案的科學(xué)分類和優(yōu)化管理，為各項(xiàng)工作的開展提供指導(dǎo)，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。
1企業(yè)合同檔案的基本特征
對(duì)風(fēng)電企業(yè)來說，企業(yè)運(yùn)營中產(chǎn)生的檔案種類主要有技術(shù)合同、勞動(dòng)合同、工程合同等，這些檔案雖然在具體內(nèi)容和使用價(jià)值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表現(xiàn)為以下幾方面。
1.1法律性
法律性是企業(yè)合同檔案的基本特征，也是區(qū)別于企業(yè)其他檔案的標(biāo)志之一。合同檔案的內(nèi)容主體是合同，而依法成立的合同，受到法律的保護(hù)。因此，企業(yè)合同檔案具有明顯的法律特征，這也意味著無論是合同檔案的保存、管理還是銷毀，都必須嚴(yán)格依照相關(guān)的法定程序。除此之外，合同作為記錄了企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和維護(hù)企業(yè)法律權(quán)益的文件，也只有在具備法律特性的前提下，才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。
1.2憑證性
近年來，風(fēng)電行業(yè)蓬勃發(fā)展，風(fēng)電企業(yè)在推動(dòng)自身經(jīng)濟(jì)發(fā)展的同時(shí)，也加劇了行業(yè)內(nèi)競(jìng)爭(zhēng)的激烈程度。部分企業(yè)為了謀求私利，往往會(huì)采用不正當(dāng)?shù)母?jìng)爭(zhēng)手段，從而帶來許多經(jīng)濟(jì)糾紛。合同作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的真實(shí)記錄，對(duì)企業(yè)應(yīng)盡的義務(wù)和擁有的權(quán)利進(jìn)行了明確說明，在解決經(jīng)濟(jì)糾紛、維護(hù)自身合法權(quán)益方面發(fā)揮了重要的憑證作用，從而避免了不必要的損失。
1.3規(guī)范性
規(guī)范性是企業(yè)合同發(fā)揮法律效力的必要條件，合同檔案的規(guī)范性主要體現(xiàn)在兩方面。一方面是合同檔案內(nèi)容的規(guī)范性。一份完整的合同檔案，應(yīng)當(dāng)包括具有法律效力的內(nèi)容、當(dāng)事人的親筆簽名、合同的數(shù)量以及書寫形式等，只有這些條件符合法律規(guī)定，才能確保合同具備法律效力。另一方面是合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案在管理過程中，如果出現(xiàn)損壞或缺失，都會(huì)影響其法律效力的發(fā)揮。因此，必須要嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行管理，保證合同檔案的完整性。
1.4繁雜性
企業(yè)每年都會(huì)產(chǎn)生大量的合同，合同檔案的管理工作面臨著較大的壓力。同時(shí)，企業(yè)合同檔案還需要根據(jù)不同的類別進(jìn)行分類管理，例如，合同簽訂前的洽談、招投標(biāo)等；合同簽訂后的招標(biāo)書、評(píng)標(biāo)報(bào)告、會(huì)議記錄等。要想確保合同檔案應(yīng)用價(jià)值的發(fā)揮，相關(guān)工作人員就要收集、整理和保存好這些合同檔案。
2企業(yè)合同檔案管理分類的優(yōu)化措施
2.1強(qiáng)化企業(yè)合同檔案管理機(jī)制
建立健全合同檔案管理機(jī)制，能夠?yàn)楹贤瑱n案管理工作的優(yōu)化開展提供必要的制度保障。完善的管理機(jī)制應(yīng)當(dāng)包含合同檔案的收集、匯編、整理、保存等工作。相關(guān)工作人員要根據(jù)風(fēng)電企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)的發(fā)展情況，有針對(duì)性的補(bǔ)充合同檔案管理制度的內(nèi)容，以確保合同檔案的管理能夠與企業(yè)發(fā)展向適應(yīng)。從企業(yè)發(fā)展的角度說，只有在完善的合同檔案管理制度下，才能借助于合同檔案，幫助企業(yè)減少市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而在保證自身利益不受損害的情況下，推動(dòng)風(fēng)電企業(yè)實(shí)現(xiàn)健康和持續(xù)發(fā)展。
2.2加強(qiáng)合同檔案之間的聯(lián)系
企業(yè)合同檔案數(shù)量較多，如果采用單獨(dú)整編和單獨(dú)管理，必然會(huì)導(dǎo)致檔案管理人員的工作壓力劇增。因此，為了提高企業(yè)合同檔案的管理效率，在進(jìn)行合同檔案的整理過程中，相關(guān)工作人員需要有重點(diǎn)的尋找合同檔案間的內(nèi)在聯(lián)系，而合同檔案的分類管理，可以顯著提升其工作效率，減輕工作壓力。例如，可以根據(jù)實(shí)際工作情況，單立類目、分類組卷，這能夠起到化繁為簡(jiǎn)的效果。當(dāng)然，企業(yè)管理者也要為合同檔案管理分類工作提供必要的支持，可指派獨(dú)立部門負(fù)責(zé)合同檔案管理的相關(guān)事宜。
2.3實(shí)施合同檔案的統(tǒng)一編號(hào)
為了便于進(jìn)行合同檔案的管理，風(fēng)電企業(yè)在開展分類管理時(shí)，可以將不同的合同進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。這樣一來，今后在查找某一份合同檔案時(shí)，不需要花費(fèi)過多的時(shí)間進(jìn)行翻找，而是直接查找編號(hào)，極大的提高了合同檔案的管理效率。合同檔案的編號(hào)要按照一定的要求進(jìn)行，例如可以根據(jù)合同檔案內(nèi)容的不同進(jìn)行分類，如物資類、工程類等；還可以根據(jù)合同檔案的生成時(shí)間進(jìn)行分類等。需要注意的是，無論采用何種分類形式，都需要在檔案袋上進(jìn)行標(biāo)注，避免混淆。
2.4定期進(jìn)行檔案材料的整理
合同檔案的管理是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)的工作，隨著企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的不斷開展，也源源不斷的產(chǎn)生了許多新的合同檔案。因此，風(fēng)電企業(yè)在進(jìn)行合同檔案的管理分類時(shí)，也要注重對(duì)新生產(chǎn)合同檔案的整理和保存。檔案管理人員還需要定期進(jìn)行檔案檢查，確保合同檔案的完整性和安全性。例如，要保持合同檔案儲(chǔ)存室的整潔干燥，避免因空氣潮濕導(dǎo)致檔案發(fā)霉、變潮。在合同檔案移交時(shí)，也要提前清點(diǎn)好合同檔案的數(shù)量、種類，對(duì)于失效的合同檔案要按照法律流程進(jìn)行銷毀。對(duì)合同文件變化情況都要進(jìn)行及時(shí)的掌握，由于有些合同文件資料的不確定性，不能一次性終結(jié)，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要相關(guān)工作人員關(guān)注合同的變化情況，將完結(jié)的合同檔案統(tǒng)一移交給檔案管理部門，這會(huì)使合同檔案分類管理更為全面和系統(tǒng)化。
3優(yōu)化企業(yè)合同檔案管理分類的方法
3.1集分式歸類原則為核心的合同檔案分類管理
企業(yè)合同檔案的分類管理要重點(diǎn)對(duì)科技檔案和文書檔案進(jìn)行分類整理，科技檔案主要包括企業(yè)的生產(chǎn)、科研內(nèi)容以及建設(shè)項(xiàng)目的文件資料，具有技術(shù)性和保密性較強(qiáng)的特點(diǎn)。文書檔案的分類整理包括企業(yè)行政事務(wù)的管理以及經(jīng)營方面的管理內(nèi)容，這些檔案內(nèi)容不利于查找和統(tǒng)計(jì)，在進(jìn)行分類、收集、整理的過程中，存在較大的難度，因而，需要依循集分式歸類的原則，進(jìn)行合同檔案的分類管理，還要依照《合同法》中的無名合同和有名合同的不同種類，進(jìn)行重新擬定和分類，從而增強(qiáng)合同檔案分類管理的有效性。
3.2集分式分類表
我國企業(yè)的有名合同主要涵蓋了9種不同的合同形式，又稱為典型合同，是具有規(guī)則和名稱的合同形式；而無名合同又稱為非典型合同，是沒有規(guī)則和名稱的合同形式。這9種不同形式的合同要以有名合同和無名合同為前提，擬定規(guī)范且科學(xué)的集分式分類表，并要在集分式分類表中，對(duì)合同檔案進(jìn)行分類歸檔，進(jìn)行統(tǒng)一的編號(hào)和整理。實(shí)踐證明，集分式分類表能夠在很大程度上，提高企業(yè)合同檔案管理分類的效率，與傳統(tǒng)的分類方式相比，無論是在管理工作強(qiáng)度還是人力資源需求上都更具優(yōu)勢(shì)，這也是集分式分類方法在企業(yè)合同檔案管理中得到普遍應(yīng)用的主要原因。
3.3分類表的使用方法
集分式分類法作為一種新型的合同檔案管理辦法，具有提升合同檔案管理效率、減輕檔案管理工作壓力等優(yōu)點(diǎn)，但考慮到合同檔案管理工作的重要性，在應(yīng)用集分式分類管理時(shí)，仍然需要使用標(biāo)準(zhǔn)化的操作方法，以確保其應(yīng)用優(yōu)勢(shì)得到完美的體現(xiàn)。首先，要明確合同檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)及其所包含的基本信息，例如合同檔案的生成年份、分類號(hào)、合同數(shù)量等，這些信息都需要記錄在分類表中，以便于檔案管理人員進(jìn)行參考。其次，科學(xué)區(qū)分合同檔案的年號(hào)、分類號(hào)和流水號(hào)，這三個(gè)要素分別代表了不同的含義，在合同檔案分類管理和后期檔案查找中發(fā)揮著重要的作用。
4結(jié)語
在日趨激烈的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中，合同檔案成為關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)開展和市場(chǎng)核心競(jìng)爭(zhēng)力提升的重要因素，規(guī)范化、科學(xué)化的合同檔案管理，能夠確保合同檔案的保存安全和其應(yīng)有價(jià)值的發(fā)揮。作為風(fēng)電企業(yè)的管理者，應(yīng)當(dāng)重視合同檔案在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中所發(fā)揮的重要作用，并以實(shí)際行動(dòng)營造良好的工作氛圍，確保合同檔案管理分類的順利開展；對(duì)于合同檔案的管理人員來說，其也要強(qiáng)化崗位責(zé)任意識(shí)，不斷提升個(gè)人專業(yè)能力，確保合同檔案管理分類工作的順利完成。
主要參考文獻(xiàn)
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[關(guān)鍵詞] 復(fù)式分類法；多級(jí)目錄；檔案分類
[中圖分類號(hào)] G27 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A 文章編號(hào)：1671-0037（2014）01-42-2
檔案分類是檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)，既是上承檔案收集的基礎(chǔ)工作，又是下啟檔案整理的關(guān)鍵程序，是資料組織從無序到有序、從原始到科學(xué)的第一步；影響檔案管理人員選擇檔案分類方法的因素復(fù)雜多變，能恰當(dāng)運(yùn)用科學(xué)的方法將檔案分類，有助于實(shí)現(xiàn)檔案便于利用的目標(biāo)，值得每一位檔案員深入了解，認(rèn)真學(xué)習(xí)。本文將介紹一般的檔案分類方法及其使用過程中的常見問題，逐步深入了解目前檔案分類中的復(fù)式分類法及多級(jí)目錄結(jié)構(gòu)編制之間的關(guān)系，探索復(fù)式分類法與多級(jí)目錄配合使用的妙處。
1 檔案分類方法
1.1 常用的三種檔案分類法
1.1.1 年度分類法。年度分類法以形成和處理文件的年度為標(biāo)準(zhǔn)，將檔案分成各個(gè)類別。適用于使用文書檔案逐年歸檔工作制度的單位。
1.1.2 組織機(jī)構(gòu)分類法。組織機(jī)構(gòu)分類法是根據(jù)文件的承辦單位將檔案進(jìn)行分類，即按照立檔單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)將檔案分成若干類別。適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)穩(wěn)定、機(jī)構(gòu)頭緒不多的單位。
1.1.3 問題分類法。問題分類法是以文件內(nèi)容所設(shè)計(jì)的問題為標(biāo)準(zhǔn)，將檔案分成各個(gè)類別。適用于存在時(shí)間不長(zhǎng)，組織機(jī)構(gòu)模糊不清、檔案數(shù)量不大的終結(jié)全宗。
2 檔案分類法使用過程中的常見問題
2.1 使用年度分類法時(shí)難以正確區(qū)分文件年度
由于文件產(chǎn)生過程的成文日期、簽署日期、日期等不盡相同，因此檔案員在鑒定文件所屬年份時(shí)需多動(dòng)腦筋、細(xì)心思考。以下的文件值得檔案管理員認(rèn)真思考，區(qū)分歸檔的所屬年度：
《**公司2013年工作計(jì)劃》（成文日期：2012年12月15日）
《**公司2012年工作總結(jié)》（成文日期：2013年1月6日）
《**公司2012～2015三年發(fā)展規(guī)劃》（成文日期：2013年1月15日）
《**公司第三屆科研成果交流會(huì)》（該會(huì)議于2012年12月16日召開，2013年1月4日閉幕，會(huì)議材料需歸檔的包括會(huì)議通知、會(huì)議議程、開幕詞、交流的科研論文、獲獎(jiǎng)名單等）
以上文件的年度劃分，沒有一成不變的參考標(biāo)準(zhǔn)，必須從文體種類入手，細(xì)心分析，遵循原則，正確處理：
2.1.1 法規(guī)性的文件以批準(zhǔn)日期為依據(jù)；
2.1.2 指導(dǎo)性的文件以簽署日期為依據(jù)；
2.1.3 會(huì)議記錄以開會(huì)日期為依據(jù)；
2.1.4 計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表以該文件內(nèi)容針對(duì)的時(shí)間為依據(jù)；
2.1.5 跨年度計(jì)劃以開始年度為依據(jù)；
2.1.6 跨年度總結(jié)以最后年度為依據(jù)。
2.2 在使用組織機(jī)構(gòu)分類法時(shí)，文件屬于多個(gè)組織機(jī)構(gòu)（部門）的或?yàn)槎鄠€(gè)組織機(jī)構(gòu)（部門）所利用的，檔案管理員往往為圖工作簡(jiǎn)便，只在其中一個(gè)組織機(jī)構(gòu)（部門）的檔案中保管該份文件。這有悖于檔案管理便于利用的最終目的。正確的做法應(yīng)該是在各組織機(jī)構(gòu)（部門）分別備份。
2.3 問題分類法常見的類別設(shè)置，檔案工作者在為立檔單位設(shè)類之前，用通過調(diào)研，對(duì)立檔單位的主要職能、內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置等情況有深入了解，根據(jù)實(shí)際情況擬定類別，試以某公司為例：
問題分類法容易遇到年度跨度大、涉及部門多的情況，可歸入“綜合管理類”或設(shè)“總類”。
檔案管理員應(yīng)注意在檔案管理過程中不斷完善類目，其體系應(yīng)為逐漸完善的動(dòng)態(tài)過程，對(duì)不盡合理之處或?qū)嶋H工作有變動(dòng)的情況需及時(shí)調(diào)整改良。
因此，單一的檔案分類方法在現(xiàn)實(shí)情況下是無法滿足實(shí)際工作需求的，將上述三種單一的檔案分類方法綜合使用，能使檔案分類呈多維立體的態(tài)勢(shì)，最終服務(wù)于檢索與利用，這就是檔案分類中普遍運(yùn)用到的復(fù)式分類法。
3 多級(jí)目錄
多級(jí)目錄在電子檔案出現(xiàn)以后發(fā)展迅速，該目錄結(jié)構(gòu)也稱為樹形結(jié)構(gòu)。在多級(jí)目錄結(jié)構(gòu)中，每一個(gè)根目錄包含若干子目錄，在子目錄中又包含下一級(jí)子目錄，這樣類推下去就構(gòu)成了多級(jí)目錄結(jié)構(gòu)。采用多級(jí)目錄結(jié)構(gòu)的優(yōu)點(diǎn)是建檔單位可以將不同類型和不同功能的文件分類儲(chǔ)存，方便檔案的管理和查找。如果僅僅依據(jù)以上的檔案分類方法，可將檔案目錄平面鋪開，形成多級(jí)目錄。然而，這種單一、扁平的結(jié)構(gòu)在工作中是無法滿足實(shí)際需求的。只有將多級(jí)目錄與復(fù)式分類法的巧妙結(jié)合結(jié)合，使扁平的結(jié)構(gòu)立體起來。
4 復(fù)式分類法
以年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法、問題分類法為基礎(chǔ)，由年度和組織機(jī)構(gòu)、年度和問題靈活組合形成的檔案分類方法叫復(fù)式分類方法：
4.1 復(fù)式分類法的常見類型：
4.1.1 年度-組織機(jī)構(gòu)分類法。
即先將立檔單位內(nèi)的檔案按年度分類，然后在每個(gè)年度類下再按組織結(jié)構(gòu)（部門）進(jìn)行分類。適用于內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)經(jīng)常變化但不復(fù)雜的立檔單位，適合現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案使用。
4.1.2 組織機(jī)構(gòu)-年度分類法。
即先將立檔單位內(nèi)的檔案按照組織機(jī)構(gòu)分類，然后在每個(gè)組織機(jī)構(gòu)（部門）下按年度分類。適合內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)穩(wěn)定的立檔單位，一般多用于撤銷機(jī)關(guān)的檔案分類。
4.1.3 年度-問題分類法。
即先將立檔單位內(nèi)的檔案按照年度分類，然后在每個(gè)年度下按問題分類。適用于立檔單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)變化復(fù)雜，或由于組織機(jī)構(gòu)間分工不明確、文書工作不正規(guī)等難以區(qū)分文件所屬機(jī)構(gòu)、沒有內(nèi)部機(jī)構(gòu)或內(nèi)部機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)單的立檔單位。
4.1.4 問題-年度分類法。
即先將立檔單位內(nèi)的檔案按照問題分類，然后在每個(gè)問題下按年度分類。適用于撤銷機(jī)關(guān)檔案和歷史檔案。
檔案管理員能根據(jù)上述四種復(fù)式分類法，編制多級(jí)目錄，如圖所示：
如此，復(fù)式分類法的立體維度結(jié)構(gòu)形成。
4.2 使用復(fù)式分類方法應(yīng)以立檔單位的實(shí)際情況靈活設(shè)置，適當(dāng)變動(dòng)。試看以下例子：
某公司在成立之初由辦公室、生產(chǎn)車間、采購部、銷售部和研發(fā)部五個(gè)部門組成，由于該公司主要經(jīng)營范圍是加工生產(chǎn)，檔案管理人員按組織機(jī)構(gòu)-年度分類法來分類整理檔案；其后幾年內(nèi)，企業(yè)人員變動(dòng)較大，因?yàn)榧庸び唵纬湓?，公司領(lǐng)導(dǎo)層決定增設(shè)生產(chǎn)線，提高盈利效率，生產(chǎn)車間增加到3個(gè)，撤并研發(fā)部，辦公室分立成行政辦公室和總務(wù)后勤兩個(gè)部門。這樣的例子在企業(yè)檔案管理中是頗為常見的，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)作出靈活的應(yīng)對(duì)，對(duì)企業(yè)檔案的分類方法做出調(diào)整，以免影響檔案的利用效率，甚至導(dǎo)致檔案管理混亂。該單位可將原先的組織機(jī)構(gòu)-年度分類法調(diào)整為年度-組織機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)管理。
4.3 在以上復(fù)式分類法的基本模式下，按照檔案管理的實(shí)際情況與保管年限結(jié)合使用，組合成以下的復(fù)式分類方法，使檔案管理更趨條理化：
小結(jié)：檔案管理的分類方法是將檔案資料從內(nèi)容到形式理出立體層次、縱橫維度的過程。是一門充滿理趣的學(xué)科，需要檔案管理員用心用腦關(guān)注本單位的實(shí)際情況，用耐心和恒心去構(gòu)筑適用好用的框架，在此過程中，多級(jí)目錄的使用千變?nèi)f化，但萬變?nèi)f變不離其宗，把握好根目錄和二級(jí)目錄的維度是關(guān)鍵，不少檔案管理員將多級(jí)目錄編成簡(jiǎn)單的序列，抹殺了多級(jí)目錄的價(jià)值，實(shí)在可惜。在二者的完美配合下，實(shí)在不難建立合理的檔案實(shí)體管理體系，更好地對(duì)檔案實(shí)行科學(xué)管理與信息資源的開發(fā)利用。
參考文獻(xiàn)：
[1]中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法[S].
[2]張虹，姬瑞環(huán).檔案管理基礎(chǔ)[M].中國人民大學(xué)出版社，2008.
企業(yè)一般將檔案實(shí)體分為文書檔案、科技檔案、聲像檔案和專門檔案。在這種分類體系下，將照片、錄音、錄像、獎(jiǎng)杯等特殊介質(zhì)檔案稱為聲像檔案。這種分類方法雖然在理論上存在劃分標(biāo)準(zhǔn)不一，同一層級(jí)的內(nèi)容相互交叉等不足，在實(shí)際的檔案管理工作中因可操作性強(qiáng)，管理方便，在企業(yè)逐漸成為一種檔案分類習(xí)慣。近幾年，筆者所在企業(yè)在各類生產(chǎn)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中形成的聲像檔案越來越多，聲像檔案已成為企業(yè)檔案的重要組成部分，成為檔案管理工作的重要內(nèi)容之一，怎樣做好聲像檔案管理工作已成為擺在企業(yè)面前的一個(gè)重要課題。與此同時(shí)，上級(jí)檔案主管部門對(duì)于聲像檔案的檢查驗(yàn)收也越來越嚴(yán)格。為了更好地做好聲像檔案管理工作，發(fā)揮聲像檔案的作用，確保聲像檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效，為提升企業(yè)檔案工作管理水平打下良好的基礎(chǔ)，筆者所在企業(yè)積極探索聲像檔案管理工作的新方法，建立了適應(yīng)企業(yè)自身管理方式的聲像檔案管理模式，下面就具體措施做一介紹。
強(qiáng)化制度建設(shè)，聲像檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理。
針對(duì)聲像檔案管理工作的現(xiàn)狀，企業(yè)根據(jù)實(shí)際情況，制定落實(shí)相應(yīng)的規(guī)章制度和管理辦法。從立檔部門與檔案工作人員的責(zé)任落實(shí)抓起，明確聲像檔案的攝錄、整理、歸檔、保管、利用等工作要求；明確聲像檔案歸檔范圍，建立歸檔控制措施，防止分散、流失，杜絕歸為己有；明確聲像檔案保存時(shí)效，對(duì)永久、長(zhǎng)期保存的聲像檔案定期向檔案部門移交，并對(duì)聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。同時(shí)，按照企業(yè)聲像檔案管理辦法誰主管、誰歸檔的原則，建立聲像檔案目標(biāo)考核制度，使聲像檔案管理得到足夠重視而成為日常工作的自覺行動(dòng)，從根本上改變目前重視文字檔案，輕視聲像檔案的局面。企業(yè)對(duì)聲像檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，維護(hù)聲像檔案的完整與安全，便于企業(yè)各項(xiàng)工作的利用，明確責(zé)任，嚴(yán)格管理，解決了聲像檔案由個(gè)人保存或隨意處理造成流失的問題。
控制攝錄源頭，做好聲像檔案的收集工作。
聲像檔案的收集工作是檔案管理工作的源頭，聲像檔案的管理工作也必須從源頭做起，確保聲像檔案各種要素齊全，特別是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的以攝影影像為主要反映方式的專門載體。聲像檔案的收集主要由攝像人員具體負(fù)責(zé)，檔案部門協(xié)助。采取以下方法和措施：方法一：通過正常移交收集聲像檔案。企業(yè)各部門按照程序和歸檔制度的有關(guān)規(guī)定，對(duì)聲像資料進(jìn)行整理，向檔案部門移交歸檔，這是正常聲像檔案的收集形式。方法二：通過重點(diǎn)單位、重點(diǎn)科室收集聲像檔案。企業(yè)重點(diǎn)單位、重點(diǎn)科室產(chǎn)生的聲像資料，檔案部門應(yīng)該明確具體的收集對(duì)象，定向、定內(nèi)容的進(jìn)行收集。方法三：通過重點(diǎn)人員直接收集聲像檔案。部分?jǐn)z錄人員不僅承擔(dān)本部門的攝錄任務(wù)，有時(shí)還被指派到其他單位攝錄重大活動(dòng)、重要會(huì)議、外事活動(dòng)等，對(duì)保存在這部分人手中的屬于歸檔范圍的聲像資料，檔案部門抓住重點(diǎn)攝錄人員，不失時(shí)機(jī)地做好收集和征集。
為保證聲像檔案所記錄的信息齊全、完整，檔案管理人員及時(shí)地記錄所攝錄的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由、攝影、攝像者等相關(guān)要素，根據(jù)記錄中的內(nèi)容再通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行登記、整理相關(guān)要素，準(zhǔn)確地反映出聲像資料的內(nèi)容，避免出現(xiàn)聲像資料積壓和信息含混不清的情況發(fā)生。為保證聲像檔案及時(shí)歸檔，及時(shí)解決收集過程中的各種具體問題，特別是對(duì)企業(yè)重大活動(dòng)、重要會(huì)議、企業(yè)建設(shè)、外事活動(dòng)等重要聲像資料的收集，檔案部門采取開會(huì)集中協(xié)調(diào)，面對(duì)面交流，電話溝通等多種方式與相關(guān)部門進(jìn)行及時(shí)溝通協(xié)調(diào)，共同努力，確保聲像資料收集完整、及時(shí)、準(zhǔn)確、有效。
科學(xué)立卷歸檔，推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
企業(yè)聲像檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域十分廣泛，而且內(nèi)容交叉的情況很多，我們根據(jù)聲像檔案管理的特點(diǎn)，按照企業(yè)的自身需要和管理要求，選擇了聲像檔案單獨(dú)立卷，分庫保管的管理模式。采取分年度整理，把一組具有共同主題內(nèi)容關(guān)系密切的若干份聲像資料排列在一起，對(duì)每份聲像資料編號(hào)，按介子類型+問題+案卷號(hào)組成案卷，集中編放的編制模式。按案卷編寫文字說明，填寫卷內(nèi)目錄，并利用一系列手段完善這一編制模式。如企業(yè)在重大活動(dòng)中，一般會(huì)形成文字、照片、錄像、錄音、領(lǐng)導(dǎo)題詞等檔案，在立卷編號(hào)時(shí)，如果按介子類型分別立卷編號(hào)，就將這些檔案之間的聯(lián)系割裂開來，不便于展現(xiàn)整個(gè)活動(dòng)的全貌，為了彌補(bǔ)這一分類方法的不足，在聲像檔案與其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案可作出參見號(hào)或指引卡，編制對(duì)應(yīng)目錄，便于查詢和提供利用。采用介子類型+問題+案卷號(hào)組成案卷這種檔案分類模式，使所形成的聲像檔案突出反映出檔案的分類體系，既完整、又準(zhǔn)確，存取更方便。為檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，奠定了堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)，從而達(dá)到了為檔案各項(xiàng)工作服務(wù)的目的。
嚴(yán)格保管制度，確保聲像檔案長(zhǎng)期保管
聲像檔案的保存必須根據(jù)聲像檔案載體的化學(xué)性、物理性等特點(diǎn)創(chuàng)造條件，妥善保管，確保聲像檔案長(zhǎng)期保存下去。聲像檔案保管主要做好以下幾點(diǎn)：一是聲像檔案與紙質(zhì)檔案分庫保管，使用音像磁帶柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放，入庫前要進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)有被污染、破損的，要及時(shí)進(jìn)行處理。二是聲像檔案庫房要恒溫、恒濕，遠(yuǎn)離光線、磁場(chǎng)，對(duì)錄音、錄像制品采取定期倒帶檢查、刻錄光盤等保護(hù)措施。三是依托計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行保管。目前聲像攝錄工具都是數(shù)碼產(chǎn)品，與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行連接，在計(jì)算機(jī)上觀看或保存。利用計(jì)算機(jī)保管還有不易丟失、操作、查閱方便等優(yōu)點(diǎn)，代表了未來聲像檔案保管的方向。
五、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)、提升檔案管理人員的能力和素養(yǎng)。
一、正視林業(yè)科技檔案管理存在的現(xiàn)實(shí)問題
當(dāng)前，林業(yè)科技檔案管理存在五個(gè)方面突出問題。一是設(shè)施落后。從檔案保存方面看，紙質(zhì)多于磁質(zhì)、磁質(zhì)多于光質(zhì)、光質(zhì)多于聲像，檔案管理現(xiàn)代化水平低，很多單位只是簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單地把檔案信息要素錄入計(jì)算機(jī)，在查詢、借閱、管理、利用上缺乏技術(shù)支撐，嚴(yán)重影響科技檔案管理水平。二是科技人員存檔意識(shí)淡薄。部分科技人員對(duì)檔案材料的收集、整理、歸檔意識(shí)淡薄,上交檔案的積極性不高，不能夠主動(dòng)配合檔案管理人員工作，致使檔案管理難以順利開展。三是管理者專業(yè)技能低。隨著人事制度改革、機(jī)構(gòu)調(diào)整、競(jìng)爭(zhēng)上崗等因素的影響，很多工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)科技檔案管理工作程序不了解，導(dǎo)致管理人員對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不足，影響了林業(yè)科技檔案管理質(zhì)量。四是規(guī)范化程度不高。有的林業(yè)部門對(duì)林業(yè)科技檔案管理認(rèn)識(shí)不足，對(duì)科技檔案資源運(yùn)用不夠，存在重視不夠、措施不到位、規(guī)范化建設(shè)投入少等問題，致使檔案管理水平層次低。五是管理體系不完善。盡管很多林業(yè)單位設(shè)立了專職或兼職管理人員，但管理體系不夠健全和完善，缺少專業(yè)的林業(yè)科技檔案管理制度，存在著林業(yè)檔案統(tǒng)一管理難、歸檔立卷難、資料查閱難“三難”問題。
二、切實(shí)遵循林業(yè)科技檔案管理基本規(guī)范
林業(yè)科技檔案管理有其自身的特點(diǎn)和規(guī)律，其基本規(guī)范體現(xiàn)在四個(gè)方面。一是歸檔范圍。按照科研準(zhǔn)備、研究試驗(yàn)、總結(jié)鑒定驗(yàn)收、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)、推廣應(yīng)用五個(gè)階段組織收集資料歸檔。二是歸檔形式。林業(yè)科技檔案的歸檔形式主要有文字文件、圖紙文件、圖形文件、圖像文件、多媒體文件、數(shù)據(jù)庫文件、光盤、磁盤、磁帶、聲像資料、審定證書、品種審定文書、轉(zhuǎn)基因安全評(píng)價(jià)證書、獲獎(jiǎng)證書、專利、規(guī)程等16種。三是分類方法。對(duì)林業(yè)科技檔案的分類分六步走，即：工程項(xiàng)目分類法、產(chǎn)品設(shè)備型號(hào)分類法、課題分類法、專業(yè)分類法、時(shí)間分類法、地域分類法。這六種分類方法雖然各有不同，但遵循的原則是一致的，就是便于查詢利用。四是日常管理。按照《中華人民共和國檔案法》及其《實(shí)施辦法》和《湖北省檔案管理?xiàng)l例》，建立健全檔案人員崗位責(zé)任制、檔案復(fù)制制度、檔案查借閱制度、檔案庫房管理制度、檔案立卷歸檔制度、檔案史料編研制度、文書材料歸檔制度、檔案移交制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案利用制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度，以嚴(yán)格的制度管人管事。
三、強(qiáng)化林業(yè)科技檔案管理的對(duì)策措施
【案例】某建筑公司初創(chuàng)時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)不太關(guān)心檔案工作，僅指派一名年事已高又體弱多病的人管理，公司的檔案管理處于無檔可查、無據(jù)可尋的狀態(tài)。近年來，由于公司的業(yè)務(wù)量大增，人力資源、勘察測(cè)繪以及建筑施工等檔案的基本信息資料也不斷增加，檔案管理與公司的發(fā)展極不協(xié)調(diào)。于是，單位招聘了13名檔案專業(yè)人員，分設(shè)數(shù)據(jù)、音像、人事和綜合4個(gè)類別的檔案室，進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。至此，單位的檔案管理才有了新起色。
【點(diǎn)評(píng)】檔案機(jī)構(gòu)的合理設(shè)置，是檔案工作的組織基礎(chǔ)，它直接關(guān)系到檔案工作的質(zhì)量和效率。中小企業(yè)一定要考慮自身特點(diǎn)，根據(jù)需要建立適宜的檔案工作機(jī)構(gòu)。在此，筆者針對(duì)現(xiàn)實(shí)中存在的問題，結(jié)合工作實(shí)際，就中小企業(yè)檔案管理，從中小企業(yè)建立檔案機(jī)構(gòu)的職責(zé)、中小企業(yè)檔案工作的管理體制、中小企業(yè)選擇檔案分類的方法、中小企業(yè)檔案管理要符合基本程序等四個(gè)方面進(jìn)行探索。
一、中小企業(yè)建立檔案機(jī)構(gòu)的職責(zé)
企業(yè)內(nèi)部的檔案機(jī)構(gòu)，是單位檔案工作的主要承擔(dān)者。主要職責(zé)包括：貫徹執(zhí)行檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，建立健全本單位檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度；統(tǒng)一管理本單位的檔案工作；對(duì)本單位及下屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置既要依據(jù)相關(guān)的法規(guī)，還要考慮單位實(shí)際和檔案工作現(xiàn)狀、發(fā)展和檔案管理成本。
二、中小企業(yè)檔案工作的管理體制
從廣義上說，中小企業(yè)檔案工作的管理體制是指機(jī)構(gòu)設(shè)置及隸屬關(guān)系、行政職權(quán)的劃分及運(yùn)行等各種相關(guān)制度的總稱。從宏觀上看，主要是指國家對(duì)檔案工作進(jìn)行管理的行政體制，包括管理國家檔案事務(wù)的轉(zhuǎn)移機(jī)構(gòu)的設(shè)置、職能分工、運(yùn)行方式等內(nèi)容。而中小企業(yè)的檔案管理，屬微觀管理范疇。具體指單位對(duì)其檔案工作進(jìn)行管理的內(nèi)部體制，包括檔案的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、檔案工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置及職責(zé)、檔案工作人員的配備等內(nèi)容。
三、中小企業(yè)選擇檔案分類的方法
由于企業(yè)規(guī)模大小不一、性質(zhì)不同，檔案管理分類方法也有區(qū)別。
1.年度分類法
一般來說，年度分類方法簡(jiǎn)單易行，運(yùn)用也最為廣泛，適用于組織機(jī)構(gòu)界限不清、檔案數(shù)量少的中小企業(yè)單位。
2.組織機(jī)構(gòu)分類法
此方法能較好地保持檔案在來源上的聯(lián)系，歸檔較準(zhǔn)確，共同內(nèi)容的文件相對(duì)集中，便于查找利用檔案，適于內(nèi)部機(jī)構(gòu)較穩(wěn)定的中小企業(yè)單位
3.問題分類法
采用問題分類法能較好地保持檔案在來源上的聯(lián)系，集中同性質(zhì)的檔案，便于檔案的查找，但文件的歸類有一定難度，較適用于職能分工界限不清，檔案數(shù)量少的中小企業(yè)單位。
四、中小企業(yè)檔案管理要符合基本程序
關(guān)鍵詞：基礎(chǔ)工作;檔案;管理;現(xiàn)代化
檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)的工作，不僅需要應(yīng)用先進(jìn)的管理技術(shù)，還需要利用專業(yè)的設(shè)備，只有對(duì)管理方法進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，才能提高檔案管理的效率，才能提高檔案管理的質(zhì)量，保證檔案的合理利用。為了促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，相關(guān)工作部門需要做好基礎(chǔ)工作，解決檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的問題，應(yīng)該建立完善的檔案保管系統(tǒng)，提高檔案管理人員的服務(wù)質(zhì)量，保證檔案分類的合理性，增加檔案利用的途徑，以提高檔案管理水平，推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。
1 檔案管理基礎(chǔ)工作存在的問題
隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案館中的資料越來越多，為了做好檔案的存儲(chǔ)工作，檔案館管理部門需要做好檔案館的擴(kuò)建工作，要增加檔案館的容量。我國很多檔案館存儲(chǔ)的資料都比較雜，館藏的數(shù)量比較大，案卷的數(shù)量比較多，而且時(shí)間跨度比較大。但是，一些檔案館采用的管理制度比較落后，有的檔案館仍然沿用的是封閉式的管理制度，很多檔案管理人員檔案管理任務(wù)就是單純的對(duì)檔案資料進(jìn)行保管。很多檔案管理員的專業(yè)性比較差，沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，也沒有掌握檔案管理的技術(shù)與技巧，在日常工作中，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，而且服務(wù)熱情不高，在工作中以不丟失案卷為工作準(zhǔn)則，這使得我國檔案基礎(chǔ)工作水平比較低。
在很多檔案館中，都存在檔案管理不規(guī)范的問題，有的檔案沒有目錄號(hào)，存在一卷多冊(cè)的現(xiàn)象，在檔號(hào)設(shè)置時(shí)存在不規(guī)范操作的情況。有的案卷標(biāo)題不規(guī)范，在制定標(biāo)題時(shí)沒有考慮案卷的內(nèi)容，標(biāo)題無法準(zhǔn)確反映案卷的內(nèi)容，這些標(biāo)題一般都存在缺少基本要素或者要素設(shè)計(jì)不準(zhǔn)確的問題。有的檔案館中的案卷缺少目錄，案卷的標(biāo)題無法涵蓋檔案的全部?jī)?nèi)容，在檢索的過程中，不利于提高檔案的利用率，而且會(huì)浪費(fèi)用戶較多的時(shí)間。有的檔案還存在案卷頁碼不統(tǒng)一的問題，這樣很難確定案卷是否存在掉頁問題。有的檔案館組卷整理比較混亂，在排列的過程中，沒有按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。還有的案卷薄厚不一，美觀性不強(qiáng)，而且不利于提高空間的利用率。一般檔案館的建館時(shí)間越長(zhǎng)，其館藏的數(shù)量越多，而且存在的問題也越嚴(yán)重，為了改善我國檔案館基礎(chǔ)工作較差的現(xiàn)狀，管理部門應(yīng)該引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)與設(shè)備，提高工作的效率與質(zhì)量。
2 加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)水平
2.1 做好普查以及檔案整理工作
在對(duì)檔案館的案卷進(jìn)行收集與整理時(shí)，需要做好全面的普查工作，要采取去糟取精的原則，對(duì)檔案館中沒有任何利用價(jià)值的案卷進(jìn)行剔除，要定期對(duì)檔案進(jìn)行整理與檢查，做好檔案的更新工作，避免出現(xiàn)案卷重復(fù)或者檔案丟失的問題。在對(duì)案卷進(jìn)行普查的過程中，需要做好更新工作，要提高檔案的利用率，還要保證檔案的價(jià)值。
2.2 保證案卷整理的規(guī)范性
檔案管理工作需要利用先進(jìn)的設(shè)備，在利用計(jì)算機(jī)技術(shù)后，檔案整理的效率大大提高了，檔案館的工作人員要定期對(duì)案卷進(jìn)行整理，要做好案卷的重組工作，保證案卷整理與存儲(chǔ)的規(guī)范性。對(duì)缺少明確信息和編碼不正確的案卷進(jìn)行細(xì)致的檢查，做到案卷的形式規(guī)范化。
2.3 統(tǒng)一分類號(hào)
在整個(gè)檔案管理工作中，對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一分類是非常重要的。工作人員應(yīng)該在遵守相關(guān)的法律法規(guī)的前提下，根據(jù)實(shí)際情況的不同，運(yùn)用不同的分類方法。這就要求檔案管理的相關(guān)工作人員對(duì)這項(xiàng)工作有充足的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)校正工作的力度，確保檔案管理工作能夠按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。達(dá)到相對(duì)規(guī)范的效果。這也是為以后的計(jì)算機(jī)錄入工作打好基礎(chǔ)。
2.4 規(guī)范題名
和檔案管理工作中的分類號(hào)一樣，對(duì)檔案的題名工作也要重視。在具體的工作過程中，一定要規(guī)范題名，將模棱兩可的檔案歸到一起進(jìn)行后期的查證;將題名不規(guī)范不全面的檔案進(jìn)行檢查和補(bǔ)充。盡量提高案卷題名的規(guī)范化要求，保證檢索的查準(zhǔn)率。
3 推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化
3.1 分清主次
進(jìn)行檔案管理工作的最終目的就是更好地為社會(huì)服務(wù)，滿足人們對(duì)檔案的查閱和研究的要求。對(duì)于龐雜的檔案案卷來說，有些是利用率高，保管價(jià)值大的案卷，有些則是相對(duì)來說不是很重要的案卷。所以在檔案管理的過程中就要分清主次、輕重緩急，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理的時(shí)候，對(duì)重要的檔案優(yōu)先處理，這樣才能提高檔案管理工作的效率。
3.2 著錄分級(jí)次
在著錄過程中，可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄，即將那些反映問題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄;對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄;而對(duì)那些重要文件或反映問題龐雜的文件，則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣既節(jié)約了時(shí)間、人力、與財(cái)力又提高了效率。
3.3 利用好檔案原基礎(chǔ)
對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好，又具備全引目錄的案卷，在著錄時(shí)，可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引;而對(duì)那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂?、時(shí)間用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。
3.4 使用“關(guān)鍵詞”
“主題詞”雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效，卻同時(shí)存在著查找繁瑣、效率低的弊端;怎樣取其利避其弊？我們認(rèn)為，可以采取以“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中，靠思維歸納出提示主題內(nèi)容的詞匯、關(guān)鍵詞進(jìn)行標(biāo)識(shí)，待錄入計(jì)算機(jī)后利用計(jì)算機(jī)批量處理的功能進(jìn)行處理。這種做法不僅解決了手工標(biāo)引速度慢，計(jì)算機(jī)自動(dòng)標(biāo)引不準(zhǔn)確的缺點(diǎn)，而且解決了主題詞的詞義含量問題縮短查找時(shí)間，提高效率。
檔案管理事業(yè)在發(fā)展的過程中，需要提高檔案資源的利用率，在收集與整理檔案資料時(shí)，要做好剔除工作，對(duì)利用價(jià)值不高的檔案，不需要將其存入檔案館中。為了提高工作的效率，檔案館部門還需要引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備以及管理理念，一定要保證檔案基礎(chǔ)工作的質(zhì)量，這樣才能提高檔案館的現(xiàn)代化發(fā)展水平。檔案管理人員要重視基礎(chǔ)工作，要保證操作的規(guī)范性，對(duì)傳統(tǒng)的管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，以及避免出現(xiàn)檔案丟失或者檔案標(biāo)題不明的問題，檔案管理人員要加強(qiáng)日常的學(xué)習(xí)，提高專業(yè)技術(shù)，這樣才能推進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)。
參考文獻(xiàn)
[1]王赴京.探析如何做好基建檔案管理[J].河北企業(yè)，2014（4）.
關(guān)鍵詞：地理信息系統(tǒng)；城建檔案；應(yīng)用；
Abstract: urban construction archives based on Geographic Information System Based on the combination of GIS, archivesclassification management mode, is a leap of traditional managementmode, but also the future development trend of urban construction archives management, so that the urban construction archives into a new field.
Keywords: geographic information system; urban construction archives; application;
中圖分類號(hào)：TU74文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：2095-2104(2013)
地理信息系統(tǒng)從50年代開始提出概念到現(xiàn)在，不斷得到發(fā)展和完善，并廣泛得到應(yīng)用。日益發(fā)展起來的城市信息系統(tǒng)作為地理信息系統(tǒng)的一個(gè)重要部分，已被視為現(xiàn)代城市建設(shè)管理的一項(xiàng)重要指標(biāo)。80年代，城市地理信息系統(tǒng)開始在我國“登陸”，其影響和作用不斷擴(kuò)大。現(xiàn)在，我國有十幾個(gè)城市已建立具有一定規(guī)模的城市地理信息系統(tǒng)。各個(gè)城市建立起來的城市地理信息系統(tǒng)在規(guī)模上可能有一定差異，但是，基本上都是以城市基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫為核心，以服務(wù)于建設(shè)各行各業(yè)為目的而進(jìn)行開發(fā)建立的。
(圖一) 一個(gè)完善的城市地理信息系統(tǒng)
一個(gè)完善的城市地理信息系統(tǒng)包含的功能內(nèi)容大致可以用(圖一)進(jìn)行說明。
城建檔案館作為城市建設(shè)檔案資料的中心，從(圖一)可以看出，它是城市地理信息系統(tǒng)的一個(gè)重要的數(shù)據(jù)源。城市地理信息系統(tǒng)可以在城建檔案管理中充分得到運(yùn)用發(fā)展，并可以把城建檔案管理帶入全新領(lǐng)域。雖然目前國內(nèi)充分利用城市地理信息系統(tǒng)來管理城建檔案基本上還是一塊空白，但地理信息系統(tǒng)在城建檔案管理中的廣泛應(yīng)用已是一種勢(shì)不可擋的潮流，是大勢(shì)所趨。而且，與現(xiàn)在大多采用的檔案管理系統(tǒng)相比，具有極大優(yōu)越性，在許多方面是一般檔案管理系統(tǒng)不可能做到的。
城建檔案館現(xiàn)在對(duì)城建檔案的管理是按檔案三級(jí)分類進(jìn)行的，微機(jī)自動(dòng)化檔案查詢檢索管理系統(tǒng)也是基于檔案分類分級(jí)管理方法而開發(fā)設(shè)計(jì)的。城建檔案的分類分級(jí)管理方法，確實(shí)使城建檔案進(jìn)入了科學(xué)有序的管理階段，應(yīng)該說是一個(gè)較好的管理方法。然而，城建檔案不同于文書檔案，也不同于圖書資料，它具有自己的特點(diǎn)，筆者在長(zhǎng)期的檔案管理過程中，發(fā)現(xiàn)檔案的分類分級(jí)管理及微機(jī)自動(dòng)化檢索查詢?cè)诠芾?、操作上有一定難度。地理信息系統(tǒng)應(yīng)用于城建檔案管理不僅對(duì)傳統(tǒng)管理方法是一個(gè)有益補(bǔ)充，而且可以把城建檔案事業(yè)建設(shè)引向一個(gè)全新領(lǐng)域。
城建檔案按門類劃分為十八個(gè)大類，一百多個(gè)屬類。但是，如果對(duì)城建檔案按性質(zhì)劃分，大體可以分為三方面：
①城市基礎(chǔ)信息的檔案資料(如規(guī)劃、地形勘測(cè)、道路管線等)；
②城市建設(shè)業(yè)務(wù)管理檔案資料；
③工程性質(zhì)檔案資料(含聲像)。
對(duì)于城市基礎(chǔ)信息方面的檔案資料的管理，由于城市地理信息系統(tǒng)具有強(qiáng)大的圖形功能，不僅能建立圖形數(shù)據(jù)庫，而且能建立圖形要素的拓?fù)潢P(guān)系，具有較強(qiáng)的多層次空間疊置分析統(tǒng)計(jì)功能，既可以保持對(duì)城市歷史基礎(chǔ)信息資料的查詢、統(tǒng)計(jì)、分析功能，又可以保持城市基礎(chǔ)信息資料的現(xiàn)時(shí)性，實(shí)現(xiàn)城市信息資料的動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)、準(zhǔn)確、方便、可靠地提供利用，是一般檔案管理軟件系統(tǒng)無法實(shí)現(xiàn)的。
對(duì)于城市建設(shè)業(yè)務(wù)管理方面的檔案資料，由于其直接形成于城市建設(shè)的各個(gè)部門，有一定的時(shí)間順序，條目清楚，只需建立一個(gè)相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(最好在地理信息系統(tǒng)的支持下)，就可以方便地對(duì)有關(guān)資料進(jìn)行管理查詢。
城建檔案材料中量最多、最復(fù)雜的就是工程檔案?，F(xiàn)在城建檔案館對(duì)工程檔案按門類進(jìn)行劃分，利用微機(jī)，基本上能夠完成檔案的科學(xué)有序、自動(dòng)化迅速檢索的管理過程。就這一點(diǎn)而言，由于地理信息系統(tǒng)強(qiáng)調(diào)側(cè)重的是圖形屬性，似乎與工程檔案的管理沾不上邊?？墒牵F(xiàn)在檔案目錄分類分級(jí)的管理方法及微機(jī)自動(dòng)化檢索管理方法在操作上有時(shí)不好把握，而利用地理信息系統(tǒng)恰恰可以彌補(bǔ)這一方面的不足。
城建檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理方法在管理操作過程中不好把握之處，體現(xiàn)在以下幾方面：
一、城建檔案按大類、屬類、小類進(jìn)行劃分，有時(shí)在大類與大類之間，屬類與屬類之間，小類與小類之間不好把握與操作，處于模棱兩可，不知所措的境地。
二、城建檔案按門類進(jìn)行管理，庫房里大類與大類之間，屬類與屬類之間，小類與小類之間都需要預(yù)留空間，既浪費(fèi)庫房、空調(diào)，同時(shí)還不可避免地要經(jīng)常發(fā)生倒柜現(xiàn)象，增大工作量。
三、更為嚴(yán)重的是，微機(jī)自動(dòng)化檢索問題。微機(jī)自動(dòng)化管理檢索就是要達(dá)到方便、快速、準(zhǔn)確、可靠的效果，必須注意避免微機(jī)檢索出現(xiàn)陰差陽錯(cuò)、張冠李戴.及“死”檔現(xiàn)象。然而，基于使用分類分級(jí)管理方法而開發(fā)的管理數(shù)據(jù)庫軟件，往往不可避免地出現(xiàn)這種現(xiàn)象。
常規(guī)工程檔案的檢索方法大體分為以下幾種：分類號(hào)檢索法、時(shí)間檢索法、地點(diǎn)檢索法、名稱檢索法(工程名稱、單位名稱)等。分類號(hào)檢索法，要求分類正確而不含糊；時(shí)間檢索法，要求能提供確切的時(shí)間，然而隨著時(shí)間的推移，經(jīng)辦人員的調(diào)離，不可能知道得很確切；地點(diǎn)檢索法，由于地點(diǎn)范圍廣而含糊，也不好操作把握。上述提到的檢索方法，都只是縮小到一定的檢索范圍，還不能快速、準(zhǔn)確、唯一地查詢到所需要的檔案，都必須再利用名稱檢索法。
工程從報(bào)建到竣工以及管理過程中，工程名稱有其重要的意義，然而，由于工程名稱的更改、籠統(tǒng)、不規(guī)范等原因，就給檔案管理、微機(jī)自動(dòng)化檢索造成困難和麻煩。其表現(xiàn)在：·
①工程名稱更改問題
工程從報(bào)建到竣工及其管理過程中，歷經(jīng)時(shí)間長(zhǎng)，由于一些客觀需要，名稱說法會(huì)有所變化，若建設(shè)管理單位沒有及時(shí)作出有關(guān)說明，勢(shì)必給檔案管理造成混亂。尤其是小區(qū)建設(shè)中，一期商品房的幢號(hào)到二期建設(shè)，常有隨便更改現(xiàn)象。
②工程名稱的含糊、籠統(tǒng)、重復(fù)問題
例如：xx單位住宅樓、辦公樓、綜合樓，xx學(xué)校的教學(xué)樓、綜合樓，甚至出現(xiàn)xx房地產(chǎn)開發(fā)公司商品房、安置房等工程名稱，這些工程名稱隨著時(shí)間的推移，就會(huì)出現(xiàn)重復(fù)、混亂現(xiàn)象。
③單位名稱問題
單位名稱也是五花八門，全稱與簡(jiǎn)稱、機(jī)構(gòu)的調(diào)整增減、歸口隸屬關(guān)系的變化、名稱的更改等，都給檔案管理檢索帶來困難。單位名稱編碼，雖可靠準(zhǔn)確，但不直接。
④名稱寫法輸入的規(guī)范性問題
一個(gè)單位全稱榆入與簡(jiǎn)稱輸入，一個(gè)工程全稱輸入與簡(jiǎn)稱輸入，按人的判斷邏輯，是完全可以認(rèn)可的，但是微機(jī)卻不可能作出同樣的判斷。因此，檔案就有可能變成“死”檔案。
