時(shí)間：2023-06-11 08:23:11
緒論：在尋找寫(xiě)作靈感嗎？愛(ài)發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇采購(gòu)檔案管理的重要性，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
一、綜合性醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理現(xiàn)狀
（一）醫(yī)療設(shè)備檔案管理的部門(mén)歸屬不明。醫(yī)療設(shè)備檔案的管理涉及多個(gè)部門(mén)。如作者所在的醫(yī)院，是三級(jí)甲等醫(yī)院，目前正在使用的中大型醫(yī)療設(shè)備有1350臺(tái)，其中2015年購(gòu)置中大型醫(yī)療設(shè)備50臺(tái)，2016年1至10月購(gòu)置38臺(tái)。形成的設(shè)備檔案1264卷，其中萬(wàn)元以下335卷，1-5萬(wàn)元436卷，5-20萬(wàn)元265卷，20萬(wàn)元以上228卷。這些醫(yī)療設(shè)備前期的采購(gòu)以及日常維護(hù)、保養(yǎng)屬于醫(yī)療設(shè)備科，具體使用則是由使用科室進(jìn)行操作，設(shè)備檔案管理部門(mén)則負(fù)責(zé)檔案的采集、照管和調(diào)用。但在實(shí)際的醫(yī)療設(shè)備檔案管理過(guò)程中，各部門(mén)之間未明確分清職責(zé)，工作不協(xié)調(diào)，重點(diǎn)是未明確醫(yī)療設(shè)備檔案管理權(quán)限的歸屬，沒(méi)有一個(gè)具體的部門(mén)來(lái)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、負(fù)責(zé)檔案的管理工作。在實(shí)際檔案管理過(guò)程中，往往出現(xiàn)以下情形：管理科室僅僅關(guān)注設(shè)備的考察、議價(jià)和采購(gòu)；使用科室僅僅關(guān)注設(shè)備的安裝、調(diào)試和驗(yàn)收，而對(duì)于醫(yī)療設(shè)備相關(guān)資料的采集、保管則予以選擇性忽視，從而未能形成完整的設(shè)備檔案。
（二）醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度不健全。目前綜合性醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案的管理工作重視不夠，相當(dāng)一部分醫(yī)院未認(rèn)識(shí)到醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致設(shè)備檔案管理活動(dòng)混亂無(wú)序，缺乏一定的系統(tǒng)性和科學(xué)性，普遍未建立規(guī)范的、有效的規(guī)章制度，重視文書(shū)檔案或人事檔案的管理，形成管理規(guī)范，忽視了對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案的管理，相關(guān)部門(mén)的職責(zé)分工不明確，互相推諉，醫(yī)院管理部門(mén)缺乏行之有效的管理和監(jiān)督手段，難以協(xié)調(diào)三者的關(guān)系，造成醫(yī)療設(shè)備檔案管理混亂，不能及時(shí)、有效地提供給維修人員使用，不能很好地服務(wù)于臨床、醫(yī)技科室，甚至造成檔案遺失的現(xiàn)象。比如未建立完整適用的醫(yī)療設(shè)備檔案管理系統(tǒng)，設(shè)備檔案管理混亂，借閱查詢制度不健全，未能充分發(fā)揮設(shè)備檔案的作用和深入挖掘設(shè)備檔案的深層價(jià)值等。2015年筆者所在的醫(yī)院新購(gòu)進(jìn)一臺(tái)高新設(shè)備，因檔案管理員未按要求登記借閱，造成購(gòu)置合同遺失，給醫(yī)院帶來(lái)難以挽回的損失。因此應(yīng)充分重視醫(yī)療設(shè)備檔案的規(guī)范管理，醫(yī)療設(shè)備檔案管理作為一項(xiàng)經(jīng)常性、系統(tǒng)性的工作，是醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)的重要技術(shù)支持和保障。
（三）設(shè)備檔案管理人員專業(yè)培訓(xùn)未完善。醫(yī)院對(duì)設(shè)備檔案重視不足，認(rèn)為設(shè)備檔案是一項(xiàng)無(wú)關(guān)緊要的工作，常常由設(shè)備維修人員或其他行政管理人員兼任設(shè)備檔案管理員，甚至沒(méi)有經(jīng)過(guò)專門(mén)的檔案管理培訓(xùn)，更不可能選擇檔案專業(yè)技術(shù)人員來(lái)?yè)?dān)任設(shè)備檔案管理員。由于缺乏專業(yè)的檔案管理技能與知識(shí)，對(duì)檔案管理的具體內(nèi)容不了解、不熟悉，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案文件保管分散、檔案資料采集不完整等問(wèn)題。同時(shí)，由于部分資料散布于使用科室或基層維修人員手中，收集起來(lái)比較困難，個(gè)別情況下還會(huì)出現(xiàn)資料殘缺丟失的問(wèn)題。此外，部分醫(yī)院未制定完善的借閱制度，檔案的借閱和歸還手續(xù)不規(guī)范，加之檔案管理人員更換頻繁，移交手續(xù)不清，對(duì)于一些久借未歸檔的資料未能及時(shí)進(jìn)行催還，最終導(dǎo)致設(shè)備檔案的永久遺失。
二、提升醫(yī)療設(shè)備檔案管理水平的途徑
（一）提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理意識(shí)。首先必須從院領(lǐng)導(dǎo)到具體管理人員都要從思想上認(rèn)識(shí)到醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重要性以及必需性。對(duì)于綜合性醫(yī)院來(lái)說(shuō)，醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)院現(xiàn)代化水平的體現(xiàn)，更是保障其長(zhǎng)期經(jīng)營(yíng)以及今后發(fā)展的重要因素。認(rèn)識(shí)到設(shè)備檔案的重要性才能最大程度提高設(shè)備的使用效率，提高醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)管理水平。在醫(yī)療設(shè)備的日常使用中，設(shè)備檔案可以提供或記錄設(shè)備各方面的信息，為醫(yī)院管理層制定相關(guān)決策提供可靠依據(jù)，提高采購(gòu)活動(dòng)的科學(xué)性、有效性，防止貴重儀器的閑置浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療資源的科學(xué)配置。醫(yī)療設(shè)備從最初的論證、議價(jià)、采購(gòu)，到設(shè)備的調(diào)試、使用、維修，再到最后的淘汰、更換，需要經(jīng)歷一個(gè)周期性的過(guò)程，整個(gè)過(guò)程與設(shè)備檔案的管理密不可分。因此，作為醫(yī)院的管理者，應(yīng)該把設(shè)備檔案的管理列為醫(yī)院的重點(diǎn)工作之一。
（二）明確醫(yī)療設(shè)備檔案收集的內(nèi)容。要做好設(shè)備檔案的收集工作，保證檔案內(nèi)容的完整性，首先要明確需要收集的內(nèi)容，一般來(lái)說(shuō)醫(yī)療設(shè)備檔案內(nèi)容主要源自兩個(gè)方面：一是采購(gòu)過(guò)程中產(chǎn)生的文件。二是使用過(guò)程中形成的各種資料。因此完整的醫(yī)療設(shè)備檔案內(nèi)容也應(yīng)包括兩大方面：一是院務(wù)會(huì)議上討論同意采購(gòu)立項(xiàng)的會(huì)議紀(jì)要，以及采購(gòu)過(guò)程中簽定的具有法律依據(jù)的合同書(shū)；與設(shè)備配套的相關(guān)證件、說(shuō)明書(shū)、手冊(cè)等。二是設(shè)備使用期間形成的一些記錄性資料，包括使用記錄、維護(hù)記錄、合格證、設(shè)備使用的效益分析等，這些都可以為后續(xù)的售后服務(wù)、維修活動(dòng)以及日后購(gòu)買(mǎi)設(shè)備提供有效的參考和依據(jù)。其中，對(duì)于合同書(shū)的收集主要是為了保證各項(xiàng)合同條款的有效性，防止醫(yī)院的合法權(quán)益遭到侵害；對(duì)于設(shè)備說(shuō)明的收集則是為后續(xù)的檢測(cè)和維護(hù)提供原始的技術(shù)資料支持，從而維護(hù)設(shè)備的安全、穩(wěn)定運(yùn)行。當(dāng)醫(yī)療設(shè)備進(jìn)入報(bào)廢環(huán)節(jié)時(shí)，需要根據(jù)設(shè)備檔案中記錄的資料來(lái)進(jìn)行報(bào)廢審核，以評(píng)估設(shè)備的真實(shí)價(jià)值，確保資產(chǎn)的合理報(bào)廢，杜絕資產(chǎn)的流失和浪費(fèi)。由此可見(jiàn)，醫(yī)療設(shè)備檔案與醫(yī)院的各項(xiàng)管理活動(dòng)息息相關(guān)，日常收集過(guò)程中應(yīng)注意把醫(yī)療設(shè)備在論證立項(xiàng)采購(gòu)、安裝監(jiān)測(cè)檢查、故障維修、日常維護(hù)以及審核報(bào)廢等過(guò)程中產(chǎn)生的相關(guān)檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集到設(shè)備檔案中。
（三）完善醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度。建立一套科學(xué)、完善的規(guī)章制度是醫(yī)療設(shè)備檔案工作走向規(guī)范化、法制化的重要基礎(chǔ)。根據(jù)綜合性醫(yī)院的實(shí)際工作情況，以《檔案法》等法律法規(guī)為準(zhǔn)繩，建立一套適用于本單位工作的醫(yī)療設(shè)備檔案制度，使檔案的采集、歸檔、審核、保管、交接、整理、調(diào)用、借閱等各個(gè)環(huán)節(jié)有章可循，使醫(yī)院設(shè)備檔案管理步入標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的正軌，從而真正挖掘設(shè)備檔案的潛在價(jià)值，確保醫(yī)療設(shè)備的正常使用，提高醫(yī)療設(shè)備的使用效率，為醫(yī)院的醫(yī)療、教研工作奠定堅(jiān)實(shí)保障。另外，要從當(dāng)前的設(shè)備保養(yǎng)、維修人員以及檔案管理工作人員中選出一批思想素質(zhì)較高、專業(yè)能力過(guò)硬的人員來(lái)組建一支專門(mén)負(fù)責(zé)設(shè)備檔案管理活動(dòng)的檔案工作小組，并由醫(yī)院檔案中心進(jìn)行統(tǒng)籌管理，以充分協(xié)調(diào)醫(yī)院的設(shè)備檔案管理工作，并具體負(fù)責(zé)檔案管理制度的編制和修訂。
（四）加大醫(yī)療設(shè)備檔案管理的硬件以及軟件設(shè)施投入。要做好設(shè)備檔案的管理，提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理重要性是第一步，同時(shí)重視硬件和軟件設(shè)施的投入，還應(yīng)給檔案管理工作提供必要的條件。應(yīng)按要求嚴(yán)格選擇設(shè)備檔案管理場(chǎng)所和設(shè)備檔案存放的庫(kù)房。其次，應(yīng)配備設(shè)備檔案管理的工具，如空調(diào)、密集架（或文件柜）、防磁柜、除濕機(jī)、加濕器、溫濕度計(jì)、打印機(jī)、掃描儀、二氧化碳滅火器等。第三，應(yīng)引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備檔案智能化管理系統(tǒng)，促進(jìn)設(shè)備檔案管理的信息化，信息化的基礎(chǔ)硬件設(shè)施主要包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、安全設(shè)備、檔案數(shù)字化加工設(shè)備以及其他支撐設(shè)備等，同時(shí)做好軟件建設(shè)，選擇適用的設(shè)備檔案管理軟件，有條件的綜合性醫(yī)院可根據(jù)本院特點(diǎn)來(lái)自行研發(fā)一套功能全面、使用方便的設(shè)備檔案管理系統(tǒng)，并設(shè)置相應(yīng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)做好檢索設(shè)計(jì)等配套工作，以滿足?t院的檔案信息檢索需求。此外，還要增加一套檔案統(tǒng)計(jì)分析工具，為檔案管理、數(shù)據(jù)分析提供詳細(xì)、準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)信息，以更好地為醫(yī)院工作提供便利。
關(guān)鍵詞：民辦高校;招標(biāo);檔案管理;措施
民辦高校在迅速發(fā)展過(guò)程中，各類教育教學(xué)設(shè)備投入不斷增加，民辦高校招標(biāo)采購(gòu)工作內(nèi)容日趨增多。民辦高校招標(biāo)采購(gòu)工作是學(xué)校管理工作的重要內(nèi)容之一，是保證學(xué)校教育教學(xué)、科學(xué)研究、人才培養(yǎng)任務(wù)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的前提。在招標(biāo)采購(gòu)的過(guò)程中，招標(biāo)檔案積累的數(shù)量逐步增多，科學(xué)、合理的做好招標(biāo)檔案的管理工作，是保證招標(biāo)采購(gòu)工作規(guī)范開(kāi)展、有效實(shí)施的重要途徑。做好招標(biāo)檔案規(guī)范化管理，是服務(wù)學(xué)校教育教學(xué)發(fā)展的重要方式，是衡量民辦高校管理水平、管理能力的重要標(biāo)準(zhǔn)。招標(biāo)檔案作為民辦高校招標(biāo)活動(dòng)的重要?dú)v史記錄，是民辦高校各項(xiàng)招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)的真實(shí)反映，在民辦高校檔案管理工作的重要組成部分。因此，招標(biāo)檔案規(guī)范化管理是民辦高校必須要給予充分重視的內(nèi)容。
一、民辦高校招標(biāo)檔案管理的現(xiàn)狀
招標(biāo)檔案是招標(biāo)項(xiàng)目具體實(shí)施及驗(yàn)收?qǐng)?zhí)行的依據(jù)，是對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目完整、真實(shí)的歷史記錄，是不斷完善民辦高校招標(biāo)體制、實(shí)現(xiàn)招標(biāo)采購(gòu)工作規(guī)范化的重要環(huán)節(jié)。雖然很多民辦高校都建立了符合自身實(shí)際的招標(biāo)采購(gòu)制度，并建立了相應(yīng)的招標(biāo)采購(gòu)檔案管理制度，但在實(shí)際實(shí)施過(guò)程中，缺乏具體實(shí)施的機(jī)制，對(duì)招標(biāo)采購(gòu)檔案管理工作沒(méi)有給予足夠重視，存在較多的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下幾方面：
（一）招標(biāo)采購(gòu)檔案管理制度有待健全
各民辦高校根據(jù)國(guó)家相關(guān)規(guī)定及自身實(shí)際，建立了檔案管理制度，并形成自身的檔案管理體制。但招標(biāo)采購(gòu)檔案管理制度存在一定的真空，在制度層面不健全，招標(biāo)采購(gòu)部門(mén)與學(xué)校的檔案管理部門(mén)缺乏有效的溝通，在招標(biāo)采購(gòu)檔案材料移交歸檔時(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)檔案材料不全的問(wèn)題，這為日后的檔案管理、查閱、利用帶來(lái)很多問(wèn)題，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)檔案應(yīng)有的作用。同時(shí)，由于很多民辦高校負(fù)責(zé)招標(biāo)采購(gòu)工作的人員是兼職，對(duì)招標(biāo)采購(gòu)檔案管理重視程度不夠，責(zé)任心不強(qiáng)，對(duì)檔案的搜集、整理、歸檔工作不熟悉，容易造成檔案材料的丟失。因此，從制度層面完善招標(biāo)采購(gòu)工作內(nèi)容，強(qiáng)調(diào)招標(biāo)采購(gòu)檔案管理的重要性，形成相應(yīng)的問(wèn)責(zé)機(jī)制，確保檔案材料的完整、真實(shí)、有效。
（二）招標(biāo)采購(gòu)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力有待提高
招標(biāo)采購(gòu)工作本身是一項(xiàng)系統(tǒng)性、綜合性、復(fù)雜性的工作，從采購(gòu)申請(qǐng)?zhí)岢觥⒄袠?biāo)文件的制作發(fā)售、招標(biāo)會(huì)召開(kāi)、招標(biāo)項(xiàng)目的評(píng)議確定、合同簽訂、合同執(zhí)行、合同內(nèi)容驗(yàn)收、招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目材料的整理歸檔等，涉及諸多方面，這就對(duì)招標(biāo)采購(gòu)檔案管理人員提出較高要求，具備較高的綜合素質(zhì)，不但要對(duì)招標(biāo)采購(gòu)的各項(xiàng)制度、程序、實(shí)施方式等熟悉掌握，而且要具備堅(jiān)實(shí)的檔案管理知識(shí)和技能，熟悉檔案管理的各項(xiàng)要求。但是，目前很多民辦高校招標(biāo)采購(gòu)檔案管理人員都是兼職從事此項(xiàng)工作，沒(méi)有固定的專業(yè)檔案管理人員進(jìn)行招標(biāo)采購(gòu)檔案的管理工作，部分民辦高校的檔案管理人員學(xué)歷較低，專業(yè)水平有限，這給招標(biāo)采購(gòu)檔案管理工作產(chǎn)生較大的困難，沒(méi)有形成招標(biāo)采購(gòu)檔案規(guī)范化管理模式，檔案管理的隨意性較大，無(wú)法充分發(fā)揮檔案的歷史鑒證的作用。重視招標(biāo)采購(gòu)檔案管理人員素質(zhì)的提高，是民辦高校適應(yīng)我國(guó)高?？焖侔l(fā)展的客觀要求，同時(shí)也是民辦高校自身檔案管理建設(shè)的必然要求。
（三）招標(biāo)采購(gòu)檔案管理手段有待完善
招標(biāo)采購(gòu)是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，每一項(xiàng)采購(gòu)都會(huì)形成大量的紙質(zhì)檔案材料。每一項(xiàng)采購(gòu)發(fā)售的招標(biāo)文件都具有時(shí)效性，要求投標(biāo)單位在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)容做出投標(biāo)的響應(yīng)，這些都是通過(guò)紙質(zhì)材料進(jìn)行反映，保證招標(biāo)采購(gòu)的公開(kāi)、公平、公正原則得以實(shí)現(xiàn)。但紙質(zhì)檔案材料的保管在現(xiàn)實(shí)中存在的最大問(wèn)題就是保管年限問(wèn)題，由于紙張?jiān)诮?jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間保管后，容易出現(xiàn)字跡模糊、紙張斷裂、粉碎的現(xiàn)象，會(huì)出現(xiàn)重要數(shù)據(jù)、資料丟失的可能。因此，必須利用信息化的手段保證招標(biāo)采購(gòu)檔案材料完整有效，同時(shí)提高查閱效率。
二、民辦高校招標(biāo)采購(gòu)檔案管理的對(duì)策
（一）健全招標(biāo)采購(gòu)檔案管理制度
民辦高校招標(biāo)采購(gòu)檔案內(nèi)容主要涉及學(xué)校貨物、工程、服務(wù)三大類，要保證招標(biāo)采購(gòu)檔案管理的科學(xué)、規(guī)范、有效，必須健全民辦高校檔案管理制度，從學(xué)校層面完善檔案管理制度內(nèi)容，從具體業(yè)務(wù)部門(mén)層面完善相應(yīng)的招標(biāo)采購(gòu)檔案管理措施，對(duì)不同層次檔案管理人員的職責(zé)予以明確;健全相應(yīng)的監(jiān)管、安全保密、獎(jiǎng)懲等制度，形成有效的問(wèn)責(zé)機(jī)制，提高檔案管理人員工作的積極性、主動(dòng)性及責(zé)任感，實(shí)現(xiàn)招標(biāo)采購(gòu)檔案管理工作的制度化、規(guī)范化操作，確保招標(biāo)采購(gòu)檔案材料的連續(xù)性和完整性。
（二）提高招標(biāo)采購(gòu)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力
招標(biāo)采購(gòu)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力的高低決定著檔案管理水平的高低，檔案管理的任何一個(gè)環(huán)節(jié)都離不開(kāi)高素質(zhì)的管理人員，而招標(biāo)采購(gòu)檔案管理工作又是一項(xiàng)系統(tǒng)性、綜合性、復(fù)雜性的管理工作，要求從事管理的人員要具備較高的業(yè)務(wù)能力，具備相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，具有較強(qiáng)的工作服務(wù)、責(zé)任意識(shí)。
首先，要有具備較高的業(yè)務(wù)能力。業(yè)務(wù)能力的高低是在工作過(guò)程中不斷積累、不斷提升的，是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程。不論是學(xué)校檔案管理部門(mén)還是具體招標(biāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)部門(mén)，都要重視檔案管理人員業(yè)務(wù)能力的提升，以此保證檔案管理工作的有效開(kāi)展。
其次，要具備相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)。做好招標(biāo)采購(gòu)檔案管理工作，需要通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)，掌握檔案管理相關(guān)的知識(shí)和技能，并且在工作過(guò)程中要認(rèn)真思考，深入研究，不斷創(chuàng)新工作方法和思路，提高業(yè)務(wù)技能，既要掌握檔案管理的理論知識(shí)，又要熟悉、掌握有關(guān)招標(biāo)采購(gòu)的業(yè)務(wù)知識(shí)，具備較高的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力。
再次，具有較強(qiáng)的工作服務(wù)、責(zé)任意識(shí)。檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，要積極主動(dòng)的做好檔案管理和服務(wù)工作，不論是檔案材料的搜集、整理、裝訂、歸檔，還是檔案材料的借閱、保管工作，都要嚴(yán)格按照相應(yīng)制度執(zhí)行。同時(shí)，又要具有較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，確保招標(biāo)采購(gòu)檔案材料的安全。
三、結(jié)語(yǔ)
招標(biāo)采購(gòu)檔案管理工作是一項(xiàng)綜合性、細(xì)致繁瑣的工作，是學(xué)校在其發(fā)展過(guò)程中重要?dú)v史鑒證內(nèi)容之一，對(duì)學(xué)校的權(quán)益保障具有重要意義。對(duì)于招標(biāo)采購(gòu)檔案管理人員，要具備招標(biāo)采購(gòu)專業(yè)知識(shí)、技能和檔案管理專業(yè)知識(shí)、技能，同時(shí)要具有較強(qiáng)的創(chuàng)新思維和較強(qiáng)的責(zé)任心，能夠在工作過(guò)程中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提出科學(xué)、合理的檔案管理建議，對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，保證招標(biāo)采購(gòu)檔案管理工作的持續(xù)、有效開(kāi)展，為學(xué)校的發(fā)展提供可靠的信息資源。（作者單位：齊齊哈爾工程學(xué)院）
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關(guān)鍵詞：醫(yī)療設(shè)備 合同檔案 管理
中圖分類號(hào)：C939 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
醫(yī)療合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，對(duì)醫(yī)院的生存和發(fā)展有著極其重要的影響，合同檔案不僅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知來(lái)”。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，合同檔案在醫(yī)院采購(gòu)管理工作中的重要作用日顯突出，加強(qiáng)合同檔案管理工作，已經(jīng)成為醫(yī)院檔案工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。
隨著許多高新技術(shù)醫(yī)療設(shè)備的引進(jìn)，醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量和診斷水平的提高。醫(yī)院采購(gòu)管理工作成為不可或缺的重要環(huán)節(jié)，科學(xué)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的合同檔案管理是采購(gòu)管理工作的可靠保障。這些檔案的形成清楚地反映出采購(gòu)過(guò)程完整的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，真實(shí)地記錄了醫(yī)療設(shè)備購(gòu)置的歷史，在整個(gè)醫(yī)院的檔案管理中具有重要意義。
一、醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理的重要性
（一）現(xiàn)實(shí)憑證作用
分析研究《合同法》我們可以發(fā)現(xiàn)，合同檔案最突出也是重要的特點(diǎn)是要依據(jù)憑證性，也就是說(shuō)依法訂立的合同， 對(duì)當(dāng)事人具有法律的約束力。合同的訂立、生效、履行、變更以及權(quán)利義務(wù)的轉(zhuǎn)讓、終止、違約、責(zé)任等等，都必須完全地、唯一地依據(jù)合同檔案，否則，就要承擔(dān)由此產(chǎn)生的法律后果[1]。醫(yī)療設(shè)備合同檔案是處理醫(yī)療設(shè)備糾紛的依據(jù)。醫(yī)療設(shè)備管理中，難免發(fā)生這樣、那樣的問(wèn)題，如：技術(shù)資料的丟失、購(gòu)買(mǎi)后質(zhì)量不好或缺件、不按操作規(guī)程使用損壞設(shè)備或配件、經(jīng)濟(jì)效益發(fā)揮不好等。這些問(wèn)題要明確責(zé)任進(jìn)行處理，就必須依據(jù)醫(yī)療設(shè)備檔案中的材料，按制度進(jìn)行分析和落實(shí)責(zé)任。這樣才能使管理水平逐步提高，防止類似問(wèn)題再次發(fā)生。因此，在醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)中，合同檔案不僅是對(duì)合同訂立雙方的憑據(jù)，也是醫(yī)院內(nèi)部協(xié)調(diào)的憑據(jù)。不同的職能處室收集不同的合同檔案資料，承擔(dān)相應(yīng)的職責(zé)，在合同訂立和后期實(shí)施過(guò)程中，存在的各種矛盾和責(zé)任追究，就需要通過(guò)合同檔案來(lái)細(xì)化和評(píng)判。
（二）轉(zhuǎn)化參考作用
合同檔案可以為醫(yī)院再次購(gòu)置同品牌同型號(hào)醫(yī)療設(shè)備及領(lǐng)導(dǎo)決策提供歷史依據(jù)，將合同檔案轉(zhuǎn)化為重要的經(jīng)濟(jì)信息，從而降低設(shè)備購(gòu)置和維護(hù)的成本，爭(zhēng)取在采購(gòu)談判中的有利地位。在采購(gòu)招標(biāo)過(guò)程中，經(jīng)常能遇到供應(yīng)商報(bào)價(jià)高的問(wèn)題，而這時(shí)合同就成為我們的有利參考。醫(yī)院采購(gòu)的歷史合同、兄弟醫(yī)院的購(gòu)買(mǎi)價(jià)格和配置，都是我們談判的有力依據(jù)，使醫(yī)院在采購(gòu)過(guò)程中節(jié)約大量的資金，保證以最優(yōu)的價(jià)格購(gòu)置需要的設(shè)備。
（三）潛在預(yù)備作用
當(dāng)醫(yī)療設(shè)備突然出現(xiàn)故障時(shí)，為工程師判斷出現(xiàn)故障的原因和維修提供參考，減少判斷和維修的時(shí)間和費(fèi)用。在醫(yī)療設(shè)備招標(biāo)采購(gòu)時(shí)，我們會(huì)依據(jù)設(shè)備的情況，在合同中訂立相關(guān)的補(bǔ)充條款，例如重要零配件的價(jià)格、相關(guān)的服務(wù)、后期維保的費(fèi)用等，這些對(duì)于我們今后在設(shè)備使用過(guò)程中有很大的幫助，能夠最大程度地保證機(jī)器的正常運(yùn)行和病人的正常診療。
二、合同檔案管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)
（一）合同的規(guī)范化
合同是合同檔案管理的主題，一份合同是否能夠發(fā)揮它的重要作用，最根本的在于合同的訂立是否規(guī)范，是否能夠在現(xiàn)實(shí)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)或買(mǎi)賣(mài)過(guò)程中起到憑證作用。現(xiàn)在的醫(yī)療設(shè)備購(gòu)置合同，很多都存在不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)，或有不平等的霸王條款等，這樣的一份合同在法律意義上，很難體現(xiàn)它重要的憑證作用。醫(yī)院作為醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)活動(dòng)中的強(qiáng)勢(shì)主體，在合同訂立時(shí)具有一定的主導(dǎo)作用，這往往會(huì)使訂立合同的雙方無(wú)法保持平等的地位，這是目前醫(yī)院在訂立醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同時(shí)可能會(huì)存在的問(wèn)題。
（二）檔案資料收集的完整性
對(duì)于醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)來(lái)說(shuō)，合同檔案的收集是檔案管理中最難的。合同檔案管理是一個(gè)過(guò)程，不是買(mǎi)賣(mài)雙方簽訂合同后就完成了所有檔案資料的收集。醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)的合同檔案管理包括：醫(yī)療設(shè)備的申請(qǐng)、審批，采購(gòu)的調(diào)研論證，設(shè)備招標(biāo)參數(shù)及與招標(biāo)有關(guān)的一切資料，采購(gòu)合同，驗(yàn)收單，技術(shù)資料，這些組成了一套完整的合同檔案。而在實(shí)際工作中，有可能由于疏忽或隨意，使得合同檔案資料的收集不完整、有缺失。一般醫(yī)院大型醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)項(xiàng)目的合同檔案在收集方面比較重視，對(duì)于常規(guī)醫(yī)療設(shè)備合同和零星采購(gòu)設(shè)備合同的檔案收集則不太重視。此外，有些醫(yī)院根本沒(méi)有將醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同列入當(dāng)前的檔案歸檔管理范圍，使得材料游離在醫(yī)院檔案室實(shí)際的管理范圍外，也導(dǎo)致了醫(yī)療設(shè)備合同檔案的缺失和不完整。除此之外，在合同收集中另外一個(gè)問(wèn)題是在審核、審批、簽署的過(guò)程中，因?yàn)轭悇e和性質(zhì)的不同，各種檔案在辦理的時(shí)候經(jīng)過(guò)了不同的承辦部門(mén)，存在著各種不同的承辦問(wèn)題，需要在承辦的連貫性和一致性上有所提高。送交所有責(zé)任方，最后簽署，合同的收集才完畢[2]。
（三）缺乏專職檔案管理人員
基于醫(yī)療設(shè)備合同檔案的復(fù)雜性和重要性，就需要有專職檔案管理人員和檔案室，這樣更便于合同檔案的管理。但是由于采購(gòu)部門(mén)繁重的采購(gòu)工作，無(wú)法安排專職人員來(lái)進(jìn)行管理，合同檔案的保存也沒(méi)有固定的檔案室，這對(duì)于醫(yī)療設(shè)備合同檔案的保管和維護(hù)有一定的風(fēng)險(xiǎn)，長(zhǎng)此以往可能會(huì)導(dǎo)致資料搜集的不完整甚至是資料的缺失。
（四）檔案管理信息化程度低
目前的合同檔案管理還停留在普通的紙質(zhì)管理階段，保存過(guò)程中容易有丟失，且紙質(zhì)文件的保存要求較高，需要有專門(mén)的保存場(chǎng)所。有些通過(guò)對(duì)紙質(zhì)文件的掃描，將文檔進(jìn)行保存，方便查詢。但隨著醫(yī)院信息化的發(fā)展，紙質(zhì)文件的保存已經(jīng)跟不上現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展的腳步，醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理的低信息化程度不能滿足醫(yī)院后期發(fā)展的需要。
三、關(guān)于醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理的幾點(diǎn)建議
（一）納入正常檔案管理范疇，規(guī)范醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理
將醫(yī)療設(shè)備的合同檔案管理納入醫(yī)院的檔案管理，才能使它得到足夠的重視。醫(yī)療設(shè)備合同檔案的特殊性，使它在整個(gè)醫(yī)院的運(yùn)行中有著不可取代的地位。因此，重視并嚴(yán)格管理好醫(yī)療設(shè)備合同檔案是醫(yī)院發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。
除此之外，制定完善的醫(yī)療設(shè)備合同管理制度，明確合同管理辦法和實(shí)施細(xì)則，包括制定合同的簽訂和履行制度、變更與解除制度、合同糾紛處理制度等，是合同檔案規(guī)范管理的重要保證。醫(yī)院只有制定醫(yī)療設(shè)備合同管理制度和配備專職合同管理人員，才能保證醫(yī)療設(shè)備合同的合理、合法及實(shí)現(xiàn)合同集中管理，才能實(shí)現(xiàn)合同檔案齊全收集及規(guī)范管理，減少資料缺失和遺漏的問(wèn)題發(fā)生。
（二）合同檔案資料的收集要全面、準(zhǔn)確、及時(shí)
通過(guò)對(duì)合同檔案形式與內(nèi)容的規(guī)范性的分析， 我們可以知道， 人們對(duì)合同檔案的全面性與準(zhǔn)確性的要求較之于其他種類的檔案要高得多。這就要求檔案管理人員熟悉相關(guān)的法律法規(guī)， 了解合同的辦理狀況， 保證不遺漏與合同有關(guān)的檔案材料， 能夠準(zhǔn)確、有力地反映當(dāng)事人的合法權(quán)益[3]。醫(yī)療設(shè)備合同檔案需要了解醫(yī)療設(shè)備的相關(guān)政策法規(guī)，收集相關(guān)的資質(zhì)證明材料，以保證購(gòu)買(mǎi)醫(yī)療設(shè)備的合法性、合理性?；踞t(yī)療設(shè)備資料有醫(yī)療器械注冊(cè)證、供應(yīng)商及生產(chǎn)商的資質(zhì)、授權(quán)，特殊醫(yī)療設(shè)備還需提供計(jì)量證明、壓力證明等相關(guān)資質(zhì)，這是醫(yī)療設(shè)備合同資料的特別之處。及時(shí)性，也是合同檔案資料收集的要求。合同本身是具有時(shí)效性的，因此合同資料的收集也需要及時(shí)，及時(shí)收集資料，及時(shí)整理歸檔，才能使合同檔案完整，并為以后的工作提供依據(jù)和參考。此外，檔案管理員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與相關(guān)職能處室之間的溝通交流，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，了解不同職能處室合同檔案資料的產(chǎn)生情況，避免遺漏；要用發(fā)展的眼光來(lái)看待醫(yī)療設(shè)備合同檔案的收集工作，著眼于全局，做到未雨綢繆。
（三）運(yùn)用信息化手段管理醫(yī)療設(shè)備合同檔案
運(yùn)用信息技術(shù)科學(xué)地管理醫(yī)療設(shè)備合同檔案，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備合同檔案數(shù)據(jù)采集自動(dòng)化、檔案管理規(guī)范化、流程化，還可以解決原有檔案管理過(guò)程中存在的紙質(zhì)合同檔案收集不完整、歸檔不及時(shí)的難點(diǎn)問(wèn)題，解決管理模式與利用需求的沖突問(wèn)題，解決檔案管理手段落后的問(wèn)題。目前，我院運(yùn)行的合同管理系統(tǒng)，是針對(duì)合同的信息化管理系統(tǒng)，包括合同內(nèi)容、簽訂時(shí)間、付款信息、合同附件信息等，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料，更便于查詢、統(tǒng)計(jì)，而這就是信息化給管理所帶來(lái)的便捷。在醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理中，使用信息化管理，將更大程度的確保檔案內(nèi)容完整、利于檔案保存、方便檔案查詢，使得檔案管理人員更便于進(jìn)行檔案管理。
合同檔案管理是合同管理制度的重要組成部分，是
醫(yī)院管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是維護(hù)醫(yī)院合法權(quán)益的有力保障，具有十分重要的作用，可以為醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)決策提供依據(jù)，有利于促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。隨著經(jīng)濟(jì)生產(chǎn)和人們生活對(duì)醫(yī)療需求的增加，醫(yī)院合同檔案管理工作的內(nèi)容不斷增多，管理工作變得越來(lái)越復(fù)雜，大大提高了醫(yī)院合同檔案管理的難度[4]。這就更需要全面了解合同檔案管理，采取科學(xué)的管理措施，實(shí)現(xiàn)高效、完整、科學(xué)化、信息化的合同檔案管理，才能充分發(fā)揮合同檔案的重要作用，為醫(yī)院的良好發(fā)展奠定基礎(chǔ)。當(dāng)前，新的時(shí)代給檔案事業(yè)的發(fā)展提供了新的機(jī)遇?？傊?，機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，基層的檔案事業(yè)發(fā)展還有很大的進(jìn)步空間。我們?cè)谧龊萌粘w檔工作的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)積極思考，從提升檔案服務(wù)效率的角度出發(fā)，不斷地用實(shí)際行動(dòng)去檢驗(yàn)、去反思，尋找檔案最佳的管理、利用方案。
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關(guān)鍵詞:電網(wǎng)建設(shè)工程;檔案管理;思考
1電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重要性
電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目中不可缺少的部分就是電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的檔案，它切實(shí)記錄著工程項(xiàng)目中相關(guān)數(shù)據(jù)，也是公司的重要“財(cái)產(chǎn)”。工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收工作中不可缺少的就是電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收，在驗(yàn)收項(xiàng)目時(shí)，如果不合格，是不允許進(jìn)行竣工驗(yàn)收的，而且對(duì)于每項(xiàng)工程，驗(yàn)收項(xiàng)目以及標(biāo)準(zhǔn)的指標(biāo)都是統(tǒng)一的。為了我國(guó)電網(wǎng)有一個(gè)良性的發(fā)展的同時(shí)整個(gè)電網(wǎng)建設(shè)的工程從開(kāi)始到完成都可以安全、毫無(wú)差錯(cuò)的進(jìn)行下去，對(duì)于每一個(gè)工程的檔案管理工作必須有一個(gè)嚴(yán)格的制度約定并且增強(qiáng)。檔案管理工作也在不斷進(jìn)步，以適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展和企業(yè)的發(fā)展。
2新時(shí)代下對(duì)于電網(wǎng)建設(shè)的思考
2．1應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電網(wǎng)建設(shè)中檔案管理的認(rèn)識(shí)
1)各項(xiàng)項(xiàng)目的重要性。電網(wǎng)建設(shè)中的項(xiàng)目管理就是對(duì)于整個(gè)電網(wǎng)建設(shè)工程從開(kāi)始建立項(xiàng)目一直到完成任務(wù)結(jié)束包括審批、采購(gòu)、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、監(jiān)理等一切工作的全部過(guò)程中所有應(yīng)該被保存的圖像、文字以及聲音等所有文件被分類保存。這項(xiàng)工作不僅僅應(yīng)該由所有檔案管理的相關(guān)從業(yè)人員所負(fù)責(zé)并在最大程度上更好地完成，而且還應(yīng)該讓工作人員都意識(shí)到這項(xiàng)任務(wù)的重要性，把這項(xiàng)任務(wù)歸入到項(xiàng)目管理程序中與“項(xiàng)目法人制、招投標(biāo)制、合同管理制、工程監(jiān)理制”等歸納到一起，便于管理。2)提升相關(guān)人員工作認(rèn)識(shí)。在每個(gè)項(xiàng)目中，檔案管理工作中的所有相關(guān)從業(yè)人員只有對(duì)檔案管理工作有更好的認(rèn)識(shí)才會(huì)使得整個(gè)項(xiàng)目可以十分順利地進(jìn)行下去。所以每一項(xiàng)工程中的每一級(jí)的檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)于推廣檔案管理的意義而且還要對(duì)所有相關(guān)從業(yè)人員，都要進(jìn)行很多次有強(qiáng)度的訓(xùn)練，從而使得他們對(duì)于檔案管理有著很深的認(rèn)識(shí)。3)加強(qiáng)檔案管理工作。對(duì)于企業(yè)開(kāi)展的有關(guān)項(xiàng)目檔案管理訓(xùn)練，必須要側(cè)重于以下幾部分內(nèi)容:《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》《中華人民共和國(guó)檔案法》《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案管理規(guī)范》《國(guó)家電網(wǎng)公司輸變工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核辦法》以及《國(guó)家電網(wǎng)公司輸為優(yōu)質(zhì)評(píng)選辦法》等的相關(guān)規(guī)定。
2．2確定項(xiàng)目檔案歸檔時(shí)間的重要性
對(duì)于每一個(gè)項(xiàng)目的檔案分類時(shí)間必須有一個(gè)十分準(zhǔn)確的標(biāo)記，不僅僅是國(guó)家電網(wǎng)還有企業(yè)的相關(guān)管理部門(mén)在參與工作后的一個(gè)月之中都要對(duì)項(xiàng)目的法人以及建設(shè)的相關(guān)部門(mén)提供所有有關(guān)項(xiàng)目的資料。①在這個(gè)項(xiàng)目中所涉及到的相關(guān)部門(mén)都必須將工作完成以后的每一份文件包括文字、圖像、聲音等都有在歸納整理以后在一個(gè)月的時(shí)間之內(nèi)轉(zhuǎn)交給有關(guān)建設(shè)管理的部門(mén)。②負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)的部門(mén)應(yīng)該在項(xiàng)目檔案管理與工程的進(jìn)度相一致的規(guī)定下，對(duì)于已經(jīng)經(jīng)過(guò)審批后的包括施工圖資料等文件都轉(zhuǎn)交給有關(guān)建設(shè)管理部門(mén)。③對(duì)于施工中的相關(guān)采購(gòu)以及有關(guān)供應(yīng)單位必須將整個(gè)項(xiàng)目中的所有購(gòu)買(mǎi)的設(shè)備以及材料中所簽訂的文件以及協(xié)議在一個(gè)月之內(nèi)轉(zhuǎn)交給有關(guān)物資管理單位(招投標(biāo)管理中心)，然后在該單位進(jìn)行詳細(xì)核查之后在轉(zhuǎn)交給所對(duì)應(yīng)的有關(guān)建設(shè)管理部門(mén)。
2．3在檔案轉(zhuǎn)交的過(guò)程中必須簽訂相關(guān)協(xié)議
1)我國(guó)有關(guān)法律規(guī)定。在《國(guó)家電網(wǎng)公司電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法(試行)》(以下簡(jiǎn)稱《管理辦法》)中相要求:“電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理應(yīng)納入電網(wǎng)建設(shè)管理程序、工作計(jì)劃及合同管理。在簽訂項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)設(shè)立專門(mén)條款明確有關(guān)提交項(xiàng)目檔案的責(zé)任。”我們從這一段話可以很清楚的認(rèn)識(shí)到，在部門(mén)與部門(mén)之間轉(zhuǎn)交所有有關(guān)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)以及施工中的相關(guān)協(xié)議時(shí)，應(yīng)該制定嚴(yán)格的制度從而使得轉(zhuǎn)交的文件數(shù)目、時(shí)間等詳細(xì)信息都擁有一定的法律權(quán)利。通常情況下來(lái)說(shuō)，合同或者協(xié)議都是在多個(gè)角度對(duì)多方賦予一定法律權(quán)利保護(hù)的資料，這在市場(chǎng)的經(jīng)濟(jì)交易來(lái)說(shuō)是十分普遍的。只有將檔案轉(zhuǎn)交到賦予法律權(quán)利的合同中，才會(huì)使得檔案管理?yè)碛蟹傻谋Ｗo(hù)。當(dāng)檔案管理完全走向法制的道路，電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目中檔案管理就會(huì)起到十分重大的作用，同時(shí)這也屬于“依法治企”的要求。2)合同的重要性。對(duì)于合同來(lái)說(shuō)，要使得其在整個(gè)項(xiàng)目的建設(shè)中起到重要的作用，就必須不僅僅對(duì)于項(xiàng)目檔案管理、轉(zhuǎn)交的過(guò)程中相關(guān)部門(mén)以及所有參與人員都要制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，相關(guān)單位還要想方設(shè)法使得檔案管理的相關(guān)從業(yè)人員多加入到有關(guān)招投標(biāo)的合同、協(xié)議以及轉(zhuǎn)交過(guò)程中制定的一系列重要方案中去，使得工作人員能夠在很大程度上保證對(duì)于檔案管理的有關(guān)條件以及規(guī)定都與實(shí)際相符，還要讓檔案管理的相關(guān)單位也參與進(jìn)來(lái)。只有在合同的作用下，項(xiàng)目中的檔案管理才能有條不紊地進(jìn)行下去，而且還能在最大限度上保證檔案的高效性、高速率等。
2．4確定要求然后做好手中事
項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程與電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理密切相關(guān)，它是項(xiàng)目建設(shè)工程中的關(guān)鍵，這也就表明檔案管理的全過(guò)程就是項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程?！豆芾磙k法》提出“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、層層負(fù)責(zé)”的理論，規(guī)定了建設(shè)管理單位、項(xiàng)目法人以及包含調(diào)試、采購(gòu)、施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)等各種與管理職責(zé)有關(guān)的檔案，明確規(guī)定檔案管理機(jī)構(gòu)有嚴(yán)格的管理職責(zé)，進(jìn)而，將工作標(biāo)準(zhǔn)與崗位責(zé)任制納入有關(guān)人員、相關(guān)部門(mén)的職責(zé)范圍內(nèi)。工程建設(shè)全過(guò)程的監(jiān)督、檢查、組織和各種服務(wù)型工作都由項(xiàng)目法人全權(quán)負(fù)責(zé)，同時(shí)，項(xiàng)目法人還需進(jìn)行工程建設(shè)檔案管理工作。當(dāng)兩方或多方單位進(jìn)行項(xiàng)目施工時(shí)，項(xiàng)目法人應(yīng)選擇其中一個(gè)單位作為建設(shè)管理單位。其他建設(shè)單位需配合建設(shè)管理單位，負(fù)責(zé)與自己有關(guān)的檔案工作。工程建設(shè)項(xiàng)目所有檔案全過(guò)程的有關(guān)工作都由項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)，同時(shí)，還需有關(guān)規(guī)定實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、層層負(fù)責(zé)、各級(jí)管理的原則，構(gòu)建較為完善的管理體系。各部門(mén)、各單位及采購(gòu)人員不僅要做好自身工作，還需要在工作時(shí)按照“誰(shuí)形成，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則進(jìn)行，并總結(jié)與記錄相關(guān)數(shù)據(jù)，保證項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整。
2．5構(gòu)建完善的監(jiān)管體系
想要保證項(xiàng)目建設(shè)與檔案管理工作同時(shí)進(jìn)行，就需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)認(rèn)真地實(shí)行與自身有關(guān)的檔案管理方面的職責(zé)，同時(shí)，還應(yīng)該構(gòu)建完善的監(jiān)管體系監(jiān)督檔案管理工作。首先，依據(jù)有關(guān)規(guī)定，建設(shè)工程相關(guān)單位檔案管理工作的指導(dǎo)、協(xié)調(diào)和組織工作，都要聽(tīng)從項(xiàng)目法人的安排，各有關(guān)單位的檔案工作還需管理單位進(jìn)行監(jiān)督;其次，監(jiān)理單位需要履行自己的職責(zé)，承擔(dān)部分工作。例如:施工與設(shè)計(jì)單位的檔案管理監(jiān)督工作等。
2．6做好項(xiàng)目檔案最后的驗(yàn)收工作
項(xiàng)目檔案驗(yàn)收作為，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分。如果未進(jìn)行檔案驗(yàn)收或驗(yàn)收不合格，不能進(jìn)行項(xiàng)目竣工驗(yàn)收。國(guó)家發(fā)展改革委員組所驗(yàn)收的項(xiàng)目是由國(guó)家發(fā)展改革委向國(guó)家檔案局提出驗(yàn)收申請(qǐng)，在由國(guó)家檔案局組織檔案驗(yàn)收。各個(gè)區(qū)域的電網(wǎng)公司電力公司組織所驗(yàn)收的項(xiàng)目，由各區(qū)域的電網(wǎng)公司、電力公司的檔案管理部門(mén)提出驗(yàn)收申請(qǐng)。并且由檔案局負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目的驗(yàn)收，將驗(yàn)收結(jié)果上報(bào)國(guó)家電網(wǎng)公司備案。項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，是由建設(shè)管理單位提出申請(qǐng)，申請(qǐng)內(nèi)容主要有:項(xiàng)目建設(shè)體及檔案管理的情況。采取適當(dāng)措施，保證檔案的完整準(zhǔn)確性。項(xiàng)目文件材料的收集整理，歸檔情況?？⒐D的質(zhì)量情況及編制情況。檔案在建設(shè)管理運(yùn)行中發(fā)揮的作用。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題以及采取適當(dāng)?shù)慕鉀Q方案。
3結(jié)語(yǔ)
有關(guān)工程竣工驗(yàn)收備案工作需要結(jié)合項(xiàng)目工程檔案管理工作，通過(guò)各部門(mén)檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，進(jìn)而，完善電網(wǎng)建設(shè)工程管理體系，加強(qiáng)了有關(guān)檔案各種工作力度，這對(duì)完善工程建設(shè)相關(guān)的監(jiān)督體系是非常重要的。
參考文獻(xiàn):
關(guān)鍵詞:醫(yī)療設(shè)備;合同檔案;管理
近年來(lái)，隨著醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大，醫(yī)療業(yè)務(wù)水平的提高，很多醫(yī)院的基礎(chǔ)診療設(shè)備和?？圃O(shè)備投入在增加，在采購(gòu)醫(yī)療設(shè)備的過(guò)程中，也形成了大量具有法律效力的醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案資料，這些檔案資料形式多樣化、種類繁多、數(shù)量巨大。因此，為了進(jìn)一步完善醫(yī)院固定資產(chǎn)管理，規(guī)范醫(yī)療設(shè)備檔案的收集、歸檔工作，建立并完善醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案顯得極其重要且必要。文章從當(dāng)前地方三甲醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)，歸納出醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案管理存在的主要問(wèn)題，并分析了問(wèn)題的成因，最后通過(guò)規(guī)范化的管理視角，提出醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案管理的幾個(gè)思路，以促進(jìn)醫(yī)院檔案管理水平的不斷提升。
一、醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案管理現(xiàn)狀
由于醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)工作流程復(fù)雜、涉及的部門(mén)多、特別是大型醫(yī)療設(shè)備的采購(gòu)周期較長(zhǎng)，這就對(duì)醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同提出了新的挑戰(zhàn)和要求，而對(duì)應(yīng)的采購(gòu)合同檔案也就隨之出現(xiàn)了較為常見(jiàn)的問(wèn)題。
（一）部分醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案資料缺乏完整性
醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)過(guò)程經(jīng)歷了使用科室提出申請(qǐng)、設(shè)備科組織院內(nèi)市場(chǎng)詢價(jià)（金額較大的需外出招標(biāo)）、報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)班子審批決策等階段。從使用科室提出申請(qǐng)開(kāi)始，就產(chǎn)生了對(duì)應(yīng)的工作記錄表格，表格需要按要求填寫(xiě)內(nèi)容，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批，在多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)審批、使用科室確認(rèn)簽字、其他部門(mén)共同參與詢價(jià)并簽字確認(rèn)的過(guò)程中，難免發(fā)生漏簽字、忘記收集相關(guān)材料的情況，因此，在收集采購(gòu)合同檔案材料時(shí)，資料內(nèi)容不全的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。
（二）醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案收集難度大
醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案包含的內(nèi)容豐富，從大多數(shù)醫(yī)院的檔案看，主要包括：采購(gòu)合同、廉潔協(xié)議、醫(yī)院內(nèi)部送相關(guān)部門(mén)審核的內(nèi)審合同、院領(lǐng)導(dǎo)班子的決策批示材料、招標(biāo)（詢價(jià)）記錄表、使用科室的申請(qǐng)報(bào)告、可行性報(bào)告、職代會(huì)議案和決議批文、招標(biāo)文件、成交通知書(shū)、評(píng)標(biāo)報(bào)告等材料。這些檔案資料內(nèi)容豐富，經(jīng)手的人多（涉及到醫(yī)院設(shè)備科、招標(biāo)辦、院領(lǐng)導(dǎo)、經(jīng)銷公司等），每個(gè)檔案資料產(chǎn)生的時(shí)間沒(méi)有固定節(jié)點(diǎn)，而且有時(shí)經(jīng)銷公司提供的原始材料不完整，這些因素大大增加了收集檔案資料的難度。
（三）醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案歸檔后不能封卷
醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案屬于醫(yī)療設(shè)備檔案的一個(gè)重要部分，也是整個(gè)醫(yī)療設(shè)備“生命線的開(kāi)端”。醫(yī)療設(shè)備檔案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理過(guò)程，以醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案為開(kāi)端，后續(xù)隨時(shí)都有可能需要補(bǔ)充檔案。例如某臺(tái)直線加速器采購(gòu)建檔后，某天發(fā)生了故障，維修工程師到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行維修，更換了某個(gè)零部件，還填寫(xiě)了檢測(cè)、維修報(bào)告單，那么該維修報(bào)告單、檢測(cè)報(bào)告單就需要及時(shí)收入該設(shè)備對(duì)應(yīng)的檔案盒中。因此，醫(yī)療設(shè)備檔案不能封卷，直到該設(shè)備報(bào)廢。
（四）醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案檢索查閱方法單一
醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)療設(shè)備管理的信息之源，是醫(yī)療設(shè)備管理規(guī)劃化、科學(xué)化的基礎(chǔ)。一個(gè)全面、完善的醫(yī)療設(shè)備檔案庫(kù)，對(duì)設(shè)備管理具有深遠(yuǎn)的意義。目前為止，很多醫(yī)院都尚未開(kāi)展檔案信息庫(kù)建設(shè)，但醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案的利用率極高，因此，大多數(shù)相關(guān)工作人員只能通過(guò)Exel表格來(lái)完成醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案的內(nèi)容錄入、查找工作，雖然也達(dá)到了一定的預(yù)期效果，但從長(zhǎng)遠(yuǎn)、系統(tǒng)的信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)，這樣的查閱方法還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。
二、醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案管理中存在問(wèn)題的原因分析
（一）檔案意識(shí)不高
一方面，由于醫(yī)療設(shè)備檔案不像醫(yī)療、科研等檔案那樣能直接產(chǎn)生社會(huì)效益和采購(gòu)效益，所以長(zhǎng)期以來(lái)得不到領(lǐng)導(dǎo)、職工的重視，極少設(shè)有對(duì)應(yīng)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理員崗位，專職的醫(yī)療設(shè)備檔案管理員崗位更加談不上，檔案管理意識(shí)比較淡薄，忽視醫(yī)療設(shè)備檔案的重要性和必要性。另一方面，一些從事醫(yī)療設(shè)備檔案管理的工作人員由于對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠，或者在兼任的醫(yī)療設(shè)備檔案管理中，其他日常工作已占用大量的時(shí)間，醫(yī)療設(shè)備檔案管理顯得被動(dòng)、不受重視，甚至出現(xiàn)許多醫(yī)療設(shè)備檔案資料其實(shí)只是處于長(zhǎng)期堆放的狀態(tài)，沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，更談不上利用。
（二）歸檔范圍不規(guī)范
在醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案中，從申購(gòu)設(shè)備到醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)工作結(jié)束，經(jīng)歷了提出申請(qǐng)、委員/專家論證、設(shè)備立項(xiàng)、設(shè)備招標(biāo)/詢價(jià)、簽訂醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同五個(gè)階段。在這幾個(gè)階段中，形成了大量的醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案資料，但是由于醫(yī)院各職能部門(mén)不同、檔案收集缺乏依據(jù)，醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案的購(gòu)置報(bào)告、審批過(guò)程材料、招標(biāo)材料、醫(yī)療設(shè)備生產(chǎn)廠家證件材料、成交經(jīng)銷商證件材料以及授權(quán)書(shū)等資料的收集存在較大的困難，各個(gè)部門(mén)所收集的檔案材料也有較大的差異，這些因素都導(dǎo)致了醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案歸檔范圍的不規(guī)范。
（三）醫(yī)療設(shè)備檔案管理屬于動(dòng)態(tài)管理過(guò)程
醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案不能封卷，因?yàn)樵摍n案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理過(guò)程，以醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案為開(kāi)端，后續(xù)隨時(shí)都有可能需要補(bǔ)充檔案。醫(yī)療設(shè)備招投標(biāo)工作完成后，將所收集的材料按規(guī)定進(jìn)行整理，根據(jù)資料內(nèi)容制作醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同，經(jīng)醫(yī)院和成交經(jīng)銷商溝通無(wú)異議后，送到醫(yī)院的合同審核部門(mén)審核合同內(nèi)容，最終雙方簽訂正式合同。從合同簽訂生效之日起，醫(yī)療設(shè)備的價(jià)格、保修、付款方式、交貨時(shí)限等信息已確定，但這并沒(méi)有最終結(jié)束，后續(xù)將涉及設(shè)備的安裝驗(yàn)收、維修保養(yǎng)、付款、報(bào)廢等工作，所以醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案形成后，不能封卷，這也給檔案的保管工作增加了難度。
（四）醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案歸口管理問(wèn)題
醫(yī)院檔案室，負(fù)責(zé)管理全院的檔案，各科室收集整理好的檔案在規(guī)定時(shí)間內(nèi)統(tǒng)一移交到醫(yī)院檔案室，這就涉及到歸口管理。醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)移交醫(yī)院檔案室，存在一定的利弊關(guān)系。利的方面，主要表現(xiàn)為檔案統(tǒng)一在檔案室管理，避免出現(xiàn)重復(fù)管理、多頭領(lǐng)導(dǎo)。弊的方面，主要表現(xiàn)為醫(yī)療設(shè)備統(tǒng)一管理后，一方面查閱不便；另一方面，每個(gè)領(lǐng)域的檔案都具有一定的專業(yè)性，歸口管理后，檔案室的工作人員在借閱檔案時(shí)對(duì)檔案的了解程度存在一定的局限性。
三、醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案規(guī)范化管理思路
要對(duì)醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理，首先，要強(qiáng)化檔案的管理意識(shí)；其次，要明確檔案的歸檔范圍；最后要不斷完善檔案的歸檔及保管形式。
（一）加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案的管理意識(shí)
目前，醫(yī)院檔案管理工作中，即使是專職的檔案管理員也很難做到將大部分的精力用在檔案的管理工作上，為了進(jìn)一步完善醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案的管理，應(yīng)在意識(shí)上有根本性的轉(zhuǎn)變。首先，要強(qiáng)化醫(yī)院上下的檔案管理意識(shí)，通過(guò)經(jīng)典事件、實(shí)例展現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案在日常工作中的重要性；其次，定期匯報(bào)醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案工作情況，統(tǒng)計(jì)好借閱的次數(shù)、內(nèi)容等；最后，要加強(qiáng)檔案人員的專業(yè)培訓(xùn)，從專業(yè)角度提升專職和兼職檔案員的意識(shí)。
（二）明確醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案的歸檔范圍
1．醫(yī)療設(shè)備申請(qǐng)階段：大多數(shù)醫(yī)院的設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)都是由年度計(jì)劃采購(gòu)和臨時(shí)緊急采購(gòu)組成。不管是年度采購(gòu)計(jì)劃還是臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)都是由設(shè)備的使用科室提出，從使用科室層面看，涉及到的檔案資料包括：醫(yī)療設(shè)備請(qǐng)購(gòu)表格、配置及技術(shù)參數(shù)要求、可行性報(bào)告、提請(qǐng)職代會(huì)審議的議案等。從設(shè)備科層面看，涉及到的檔案資料包括：各科室申報(bào)項(xiàng)目的匯總表格、召開(kāi)論證會(huì)議的會(huì)議簽到表、會(huì)議記錄、現(xiàn)場(chǎng)照片、參與論證的專家委員投票、會(huì)議討論的原始材料、上報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)的請(qǐng)示報(bào)告等。從醫(yī)院層面看，涉及到的檔案資料包括：院領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議討論結(jié)果的決策批示。從其他相關(guān)部門(mén)層面看，涉及到的檔案資料包括：大型醫(yī)用設(shè)備購(gòu)置許可、同意增配大型醫(yī)用設(shè)備的批復(fù)等。所有這些涉及到設(shè)備購(gòu)置的檔案，都必須存檔留存。
2．醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)階段：醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)活動(dòng)管理權(quán)限，整理需要采購(gòu)的設(shè)備的主要參數(shù)及配置要求，通過(guò)媒體方式公開(kāi)招標(biāo)信息，組織召開(kāi)招標(biāo)會(huì)議，上報(bào)招標(biāo)結(jié)果。其中，院內(nèi)的檔案包含：招標(biāo)議價(jià)記錄表格或書(shū)面記錄、上報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議的招標(biāo)情況報(bào)告、院領(lǐng)導(dǎo)的決策批復(fù)等。投標(biāo)公司的提供的檔案包含：投標(biāo)文件（報(bào)價(jià)表、廠家證件、授權(quán)書(shū)、經(jīng)銷商證件、產(chǎn)品配置清單、產(chǎn)品介紹等）、外出招標(biāo)的還需要提供中標(biāo)通知書(shū)、評(píng)標(biāo)報(bào)告等。
（三）完善醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案的歸檔及保管形式
只有科學(xué)地整理設(shè)備檔案，將其有序存放、系統(tǒng)排列，才能提高檔案的調(diào)取、利用效率。一方面，醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案的歸檔現(xiàn)在大多數(shù)還只是由專職或兼職的檔案員負(fù)責(zé)收集整理，隨著當(dāng)前信息化建設(shè)的快速發(fā)展，手工的登記、查詢效率低，為此，檔案歸檔時(shí)應(yīng)建立對(duì)應(yīng)的電子數(shù)據(jù)庫(kù)，為后續(xù)的調(diào)用、查閱檔案打下良好的基礎(chǔ)，也便于檔案的管理。另一方面，醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案現(xiàn)在基本上可以分為兩種保管形式，一是保管在醫(yī)院綜合檔案室，二是直接保管在設(shè)備科。為了進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的管理，醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案趨向于統(tǒng)一移交醫(yī)院綜合檔案室保管，這樣更有利于專職檔案人員的培養(yǎng)、形成更加系統(tǒng)專業(yè)的檔案管理庫(kù)。
四、結(jié)語(yǔ)
隨著現(xiàn)代醫(yī)學(xué)科學(xué)的快速發(fā)展，各種先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備陸續(xù)進(jìn)入各級(jí)醫(yī)院，醫(yī)療設(shè)備的管理成為醫(yī)院醫(yī)療管理工作的重要環(huán)節(jié)，而醫(yī)療設(shè)備的檔案管理為醫(yī)療設(shè)備管理的重中之重。通過(guò)建立系統(tǒng)齊全的醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案管理框架，才能用詳細(xì)的醫(yī)療設(shè)備分析報(bào)告為醫(yī)院購(gòu)置醫(yī)療器械提供充分的決策依據(jù)；用詳實(shí)設(shè)備的申請(qǐng)審批手續(xù)資料、招議標(biāo)記錄、招標(biāo)承諾資料等為招標(biāo)采購(gòu)的法制化、規(guī)范化提供重要的保證；用合同規(guī)定的保修期限為醫(yī)療設(shè)備的維修、保養(yǎng)提供技術(shù)依據(jù)，為保證醫(yī)療質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展提供有力的保障。
作者:韋雙莉 單位:廣西醫(yī)科大學(xué)第四附屬醫(yī)院柳州市工人醫(yī)院
參考文獻(xiàn)：
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[2]鮑薇．淺析醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作．黑龍江檔案．2014（2）．
關(guān)鍵詞 漁業(yè)檔案管理；作用；問(wèn)題；建議
中圖分類號(hào) G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1007-5739（2015）08-0309-02
Abstract Described the application of archives management in fisheries production，quality control of fishery products and fisheries economic operation，pointed out the current situation and problems of fisheries management，put forward recommendations of fisheries archives management，so as to provide references.
Key words fisheries archives management；role；problems；recommendations
隨著傳統(tǒng)漁業(yè)向現(xiàn)代漁業(yè)發(fā)展，檔案管理在現(xiàn)代漁業(yè)生產(chǎn)中的重要性日益突顯，本文就檔案管理在現(xiàn)代漁業(yè)生產(chǎn)中的應(yīng)用進(jìn)行探討。
1 檔案管理在漁業(yè)生產(chǎn)中的作用
1.1 檔案管理在選種選育中的應(yīng)用
1.1.1 引種馴化。通過(guò)廣泛的天然魚(yú)類資源調(diào)查，根據(jù)養(yǎng)殖目的要求有選擇性地進(jìn)行品種試養(yǎng)，確定其是否有養(yǎng)殖價(jià)值。這種方法可以較快地培育新品種。在調(diào)查中，要對(duì)天然魚(yú)類各品種進(jìn)行系統(tǒng)資料記錄整理，包括魚(yú)種名稱、數(shù)量、來(lái)源地、水體水溫情況、生態(tài)情況、氣候條件等內(nèi)容。在試養(yǎng)殖中，也要做好資料記錄整理，包括魚(yú)種名稱、數(shù)量、來(lái)源地、水體水溫情況、飼養(yǎng)管理情況、生長(zhǎng)發(fā)育情況等內(nèi)容。
1.1.2 選育提高。在魚(yú)類生長(zhǎng)發(fā)育各階段，選擇優(yōu)良性狀個(gè)體，淘汰劣質(zhì)個(gè)體，避免近親引起的退化現(xiàn)象。這就需要有原品種完整的遺傳系譜檔案，包括個(gè)體編號(hào)、出生日期、來(lái)源、譜系、生長(zhǎng)發(fā)育、繁殖、圖片等。
1.1.3 雜交培育。選用2種不同魚(yú)類進(jìn)行雜交，利用雜交優(yōu)勢(shì)產(chǎn)生所需的新品種。在雜交遺傳培育過(guò)程中，要詳細(xì)做好相關(guān)性狀的數(shù)據(jù)記錄及資料收集保存。
1.2 檔案管理在魚(yú)料研究中的應(yīng)用
漁業(yè)養(yǎng)殖的規(guī)模化、集約化發(fā)展，在一定程度上促進(jìn)了魚(yú)用飼料的研究和工廠化生產(chǎn)，檔案管理在魚(yú)料研究中有重要作用。
1.2.1 魚(yú)料原料品種情況調(diào)查。魚(yú)料在養(yǎng)殖生產(chǎn)中占50%以上成本。因此，對(duì)魚(yú)料原料品種情況的調(diào)查了解、檢測(cè)分析、記錄存檔顯得十分重要，這是確保配合魚(yú)料生產(chǎn)質(zhì)量的基礎(chǔ)工作。如果沒(méi)有各原料品種的基礎(chǔ)檔案，比如含水量、粗蛋白質(zhì)、能量、維生素等成分的分析檔案管理，就不可能研究出科學(xué)合理的魚(yú)料配方，就無(wú)法滿足魚(yú)類生長(zhǎng)發(fā)育的需要，甚至造成魚(yú)料營(yíng)養(yǎng)浪費(fèi)[1-2]。
1.2.2 魚(yú)料原料或添加劑的采購(gòu)與使用。魚(yú)料原料或添加劑生產(chǎn)供應(yīng)方必須備有各種魚(yú)料原料或添加劑的質(zhì)量清單檔案。魚(yú)料原料或添加劑采購(gòu)方在采購(gòu)各種魚(yú)料原料或添加劑時(shí)，必須向原料方索取相關(guān)質(zhì)量清單，同時(shí)采樣檢測(cè)是否符合質(zhì)量清單標(biāo)注的指標(biāo)，確認(rèn)后方可采購(gòu)，這樣才能確保采購(gòu)的魚(yú)料原料或添加劑的質(zhì)量與使用安全。
1.2.3 配合飼料。配合飼料是根據(jù)各魚(yú)類品種不同生長(zhǎng)階段的營(yíng)養(yǎng)需要，在充分了解掌握魚(yú)料原料成分的基礎(chǔ)上，經(jīng)過(guò)科學(xué)合理搭配而成的全營(yíng)養(yǎng)魚(yú)料，這一過(guò)程離不開(kāi)建立或查閱相關(guān)檔案。
1.3 檔案管理在魚(yú)料生產(chǎn)、銷售與使用中的應(yīng)用
每生產(chǎn)一批魚(yú)料都必須建立有營(yíng)養(yǎng)成分比例、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、添加有保健藥物的休藥期、使用說(shuō)明等檔案。銷售過(guò)程中必須建立有進(jìn)出庫(kù)時(shí)間和數(shù)量、保質(zhì)期、客戶名稱地址等檔案。使用過(guò)程中必須建立有采購(gòu)日期、保質(zhì)期、使用數(shù)量和效果等檔案。
1.4 檔案管理在魚(yú)病防控中的應(yīng)用
1.4.1 規(guī)模養(yǎng)魚(yú)場(chǎng)備案管理。漁業(yè)管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)規(guī)模養(yǎng)魚(yú)場(chǎng)進(jìn)行備案登記管理，登記內(nèi)容包括養(yǎng)殖場(chǎng)名稱、地點(diǎn)、業(yè)主姓名、魚(yú)類名稱、養(yǎng)殖面積、投放魚(yú)苗數(shù)量、產(chǎn)量等，并建立紙質(zhì)文檔和電子文檔備查。
1.4.2 防疫檔案。漁業(yè)疫病防控機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立養(yǎng)魚(yú)場(chǎng)防疫檔案，內(nèi)容包括養(yǎng)魚(yú)場(chǎng)名稱、地址、魚(yú)類名稱及數(shù)量、預(yù)防藥品名稱、投藥方法、投藥日期、休藥期、處方人及投藥人姓名等。
1.4.3 疫病監(jiān)測(cè)檔案。包括流行病學(xué)資料、魚(yú)病監(jiān)測(cè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、程序等相關(guān)資料。
1.4.4 疾病治療檔案。疾病治療檔案包括病魚(yú)所在池塘編號(hào)、臨床癥狀、實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)報(bào)告、確診病名，用藥名稱、用藥量、給藥方法、用藥時(shí)間、休藥期，治療效果以及處方人、用藥人姓名等。
1.4.5 病死魚(yú)處理檔案。包括魚(yú)死亡時(shí)間及原因、處理方式（深埋、焚燒、煮沸、化學(xué)處理、微生物處理等）、處理時(shí)間、負(fù)責(zé)人員等。
1.5 檔案管理在生產(chǎn)管理中的應(yīng)用
建立完善的生產(chǎn)管理檔案，有利于規(guī)范管理及進(jìn)行成本核算。
1.5.1 引種。建立品種、來(lái)源、規(guī)格、數(shù)量、健康情況等檔案。
1.5.2 生產(chǎn)檔案管理。養(yǎng)魚(yú)場(chǎng)應(yīng)當(dāng)建立養(yǎng)殖檔案，包括品種、來(lái)源、養(yǎng)殖數(shù)量、繁殖情況和進(jìn)出場(chǎng)數(shù)量日期等檔案。
1.5.3 投入品管理和使用檔案。建立魚(yú)料、添加劑和藥物采購(gòu)的來(lái)源、名稱、數(shù)量、入庫(kù)時(shí)間、領(lǐng)用名稱和時(shí)間、使用對(duì)象和用量、經(jīng)手人等有關(guān)情況。
1.5.4 發(fā)展養(yǎng)魚(yú)戶檔案。包括農(nóng)戶姓名、所在鄉(xiāng)村屯地址，品種名稱、數(shù)量、投放魚(yú)苗規(guī)格及日期，領(lǐng)用魚(yú)料和用藥情況，產(chǎn)量等。
1.5.5 產(chǎn)品銷售檔案。包括產(chǎn)品產(chǎn)地、業(yè)主名稱、養(yǎng)殖時(shí)間、用藥情況、產(chǎn)品數(shù)量、客戶名稱地址、銷售日期人、運(yùn)輸車輛牌號(hào)等[3-4]。
2 檔案管理在漁業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)管中的作用
建立和完善質(zhì)量監(jiān)管檔案，有利于確保產(chǎn)品質(zhì)量安全及其可追溯。
2.1 生產(chǎn)環(huán)節(jié)質(zhì)量監(jiān)管檔案
包括引種來(lái)源，魚(yú)料、藥品等的采購(gòu)與使用，防治情況，休藥期情況，銷售情況；崗位責(zé)任制及責(zé)任人；技術(shù)操作規(guī)程等等。
2.2 運(yùn)輸環(huán)節(jié)質(zhì)量監(jiān)管檔案
包括裝載地點(diǎn)，運(yùn)輸數(shù)量，卸載地點(diǎn)、時(shí)間，運(yùn)輸車輛號(hào)牌，運(yùn)輸人。
2.3 加工和銷售環(huán)節(jié)質(zhì)量監(jiān)管檔案
包括來(lái)源、數(shù)量、時(shí)間、用藥情況，檢疫情況，加工過(guò)程記錄，包裝儲(chǔ)藏記錄；銷售數(shù)量、時(shí)間、產(chǎn)品規(guī)格、客戶等。
3 檔案管理在漁業(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行分析中的作用
通過(guò)信息檔案留存分析，可以了解某一時(shí)期漁業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)、特點(diǎn)，從而預(yù)測(cè)某一階段發(fā)展趨勢(shì)，為政府提供決策依據(jù)，為生產(chǎn)者提供指導(dǎo)服務(wù)。
3.1 價(jià)格、銷售信息
包括市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)信息、銷售動(dòng)態(tài)信息等情況。
3.2 各類魚(yú)養(yǎng)殖面積
包括魚(yú)苗需求變化情況、養(yǎng)殖面積動(dòng)態(tài)等。
3.3 各類魚(yú)產(chǎn)量
包括養(yǎng)殖、加工生產(chǎn)量及同比環(huán)比，與全國(guó)或相關(guān)省比較分析情況。
3.4 產(chǎn)值和增加值
包括各品種的產(chǎn)值和增加值及同比環(huán)比，與全國(guó)或相關(guān)省比較分析情況等。
4 漁業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題
4.1 重生產(chǎn)輕檔案管理
不管是傳統(tǒng)漁業(yè)生產(chǎn)，還是現(xiàn)代漁業(yè)生產(chǎn)，絕大多數(shù)養(yǎng)殖業(yè)主根本沒(méi)有檔案管理的概念，只注重如何擴(kuò)大生產(chǎn)和銷售。由于缺乏檔案的管理，在成本效益、工作效率、開(kāi)源節(jié)流等管理方面無(wú)從下手。隨著我國(guó)傳統(tǒng)漁業(yè)向現(xiàn)代漁業(yè)發(fā)展，特別是規(guī)模化、標(biāo)準(zhǔn)化、健康養(yǎng)殖的不斷發(fā)展，漁業(yè)生產(chǎn)的檔案管理工作逐步擺上了議事日程，但重生產(chǎn)輕檔案管理的現(xiàn)象依然普遍存在，無(wú)論是漁業(yè)監(jiān)管部門(mén)還是養(yǎng)殖業(yè)主，絕大多數(shù)未建立相應(yīng)檔案，即使建立有檔案，也存在較多的缺、漏項(xiàng)現(xiàn)象，記錄、整理、歸檔、保存不完整。由于各環(huán)節(jié)缺乏檔案管理，一旦發(fā)生事件時(shí)，無(wú)檔可查、無(wú)法追根溯源，嚴(yán)重者失信于消費(fèi)者、失信于社會(huì)，最終損害自己的利益。
4.2 缺乏有效約束機(jī)制
漁業(yè)生產(chǎn)的檔案管理仍然是以業(yè)主自愿施行為原則，加上檔案管理是一項(xiàng)繁雜工作，需要一定有人力成本支出，由于缺乏有效約束機(jī)制，業(yè)主自然不愿開(kāi)展此項(xiàng)工作，即便開(kāi)展了檔案管理工作也是應(yīng)付了事。
5 漁業(yè)檔案管理的建議
5.1 加大培訓(xùn)宣傳力度
加大對(duì)漁業(yè)檔案管理重要性的輿論宣傳力度，營(yíng)造漁業(yè)行業(yè)重視檔案管理的氛圍，加強(qiáng)對(duì)涉及檔案管理的相關(guān)人員進(jìn)行系統(tǒng)檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)和檔案管理的水平。
5.2 建立監(jiān)管約束機(jī)制
辦理漁業(yè)相關(guān)許可、審批事項(xiàng)、相關(guān)證照時(shí)，必須強(qiáng)調(diào)相關(guān)檔案的完整性，否則，不予審批；在申報(bào)和審批漁業(yè)相關(guān)項(xiàng)目時(shí)，將檔案管理作為項(xiàng)目管理要求；將檔案管理作為檢查驗(yàn)收項(xiàng)目的重要內(nèi)容。
5.3 強(qiáng)化服務(wù)立法
制定漁業(yè)生產(chǎn)各環(huán)節(jié)的檔案管理技術(shù)規(guī)范；將檔案管理納入漁業(yè)相關(guān)法規(guī)規(guī)定內(nèi)容。
6 參考文獻(xiàn)
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文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
文章編號(hào)：16723198（2015）13007801
醫(yī)療設(shè)備檔案是指在醫(yī)療設(shè)備申請(qǐng)、論證、購(gòu)置、到貨、驗(yàn)收、安裝、使用、質(zhì)量控制、計(jì)量、維修、養(yǎng)護(hù)直至報(bào)廢各個(gè)環(huán)節(jié)所形成的具有保存?zhèn)洳閮r(jià)值的各類技術(shù)資料及證明文件。隨著醫(yī)療新技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院引進(jìn)的設(shè)備數(shù)量逐步增長(zhǎng)，精密度愈發(fā)提高，醫(yī)院對(duì)于設(shè)備的檔案管理工作也日益重視。
1醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重要性
醫(yī)療設(shè)備檔案能夠?yàn)閺?qiáng)化資產(chǎn)管理、開(kāi)展設(shè)備養(yǎng)護(hù)、臨床應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估以及追溯監(jiān)督采購(gòu)行為提供準(zhǔn)確、詳實(shí)和可靠的依據(jù)。醫(yī)療設(shè)備檔案具有涉及環(huán)節(jié)眾多、資料文件復(fù)雜多樣及歸檔時(shí)間較長(zhǎng)等特點(diǎn)。一臺(tái)醫(yī)療設(shè)備，從論證、購(gòu)置到安裝、使用直至維修、報(bào)廢，具有相當(dāng)長(zhǎng)一個(gè)周期，涉及眾多職能部門(mén)和使用科室，將會(huì)形成大量的文件和證明材料。醫(yī)療設(shè)備檔案能為醫(yī)院提供詳盡而準(zhǔn)確的設(shè)備信息資料，有助于領(lǐng)導(dǎo)合理配置醫(yī)療設(shè)備，使現(xiàn)有的設(shè)備效能充分發(fā)揮，避免醫(yī)療設(shè)備閑置浪費(fèi)，也避免盲目重復(fù)引進(jìn)同樣的醫(yī)療設(shè)備。醫(yī)療設(shè)備的全生命周期管理是近年來(lái)設(shè)備管理部門(mén)提出的全面管理新理念，這也是體現(xiàn)醫(yī)院精細(xì)化管理的重要部分。
2新建醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理面臨的問(wèn)題
某院是在優(yōu)質(zhì)醫(yī)療資源下沉、市校合作的基礎(chǔ)上的新建三甲醫(yī)院。其引進(jìn)的設(shè)備均是參考省內(nèi)一流三甲醫(yī)院的標(biāo)準(zhǔn)配置的優(yōu)質(zhì)資源。醫(yī)院臨床醫(yī)學(xué)工程部是醫(yī)療設(shè)備管理職能部門(mén)，在醫(yī)院籌建階段一直在不斷探索和實(shí)踐醫(yī)療設(shè)備的全生命周期管理，以期為醫(yī)院資源的合理利用，設(shè)備的合理引進(jìn)發(fā)揮更大的作用。新建醫(yī)院設(shè)備檔案管理主要面臨以下問(wèn)題。
2.1人員短缺
新建三甲醫(yī)院開(kāi)業(yè)必備的醫(yī)療設(shè)備就有大大小小上千余種，涉及金額上億。這些醫(yī)療設(shè)備從立項(xiàng)審批到組織考察、資金落實(shí)、立項(xiàng)招標(biāo)到安裝、驗(yàn)收等過(guò)程中產(chǎn)生了一系列的重要文件，具有非常重要的保存價(jià)值。然而在醫(yī)院籌建期間，采購(gòu)職能科室基本沒(méi)有專職的檔案管理人員來(lái)負(fù)責(zé)檔案的收集管理工作，所有的資料只有由采購(gòu)員兼職管理。由于籌建期間采購(gòu)任務(wù)重，時(shí)間緊迫，采購(gòu)項(xiàng)目是接連進(jìn)行。采購(gòu)員幾乎是分身乏術(shù)，無(wú)暇進(jìn)行精細(xì)化、完善化的管理。
2.2管理缺少規(guī)范和制度
新建醫(yī)院萬(wàn)事待興，既沒(méi)有專門(mén)的檔案管理部門(mén)，也沒(méi)有專職的檔案管理人員，醫(yī)院更沒(méi)有針對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理制定專門(mén)的規(guī)章制度，對(duì)于醫(yī)療設(shè)備檔案的管理只是停留在建檔、收納這一表層，沒(méi)有更為深入的管理。
2.3技術(shù)手段落后于需求
醫(yī)院籌建期間，信息化系統(tǒng)的建設(shè)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于需求。盡管新建醫(yī)院都標(biāo)稱是數(shù)字化醫(yī)院，但信息化建設(shè)一般是優(yōu)先完成保證臨床需求的HIS和PACS等系統(tǒng)，而涉及固定資產(chǎn)管理的OA系統(tǒng)或者HRP系統(tǒng)，則是延后進(jìn)行。因此，檔案管理人員只能靠手工登記已采購(gòu)的設(shè)備相關(guān)的檔案信息。尤其是設(shè)備的驗(yàn)收、何時(shí)開(kāi)始保修、何時(shí)進(jìn)行PM修護(hù)等信息都只有工程師的手工單，查閱起來(lái)非常麻煩，并且容易遺漏和丟失。
3如何加強(qiáng)新建醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理
根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等法規(guī)和JIC標(biāo)準(zhǔn)、等級(jí)醫(yī)院評(píng)審要求，新建醫(yī)院要在既定時(shí)間內(nèi)通過(guò)相關(guān)的評(píng)審，必須從開(kāi)始就提高管理層對(duì)設(shè)備檔案管理的重視，加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作。
3.1建立完善的制度
首先要從管理層面，根據(jù)各級(jí)監(jiān)管部門(mén)的規(guī)定，制定符合規(guī)范的醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度。明確需要?dú)w檔范圍，一般而言對(duì)于價(jià)值1千元以上的設(shè)備都需要有申購(gòu)審批材料、招標(biāo)資料和采購(gòu)合同及供應(yīng)商的三證、安裝驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及PM維護(hù)記錄等。對(duì)于單價(jià)10萬(wàn)以上的醫(yī)療設(shè)備要做到一機(jī)一檔。做到醫(yī)療設(shè)備檔案資料的收集與設(shè)備立項(xiàng)、招標(biāo)、安裝、驗(yàn)收、維護(hù)維修、調(diào)撥、捐贈(zèng)、報(bào)廢同步。
實(shí)行醫(yī)院、設(shè)備科、使用科室操作人員的三級(jí)管理。使用科室必須要做好日常維護(hù)保養(yǎng)記錄，每半年將整理好的記錄上報(bào)設(shè)備科。設(shè)備科核查并整理完善后移交綜合檔案室歸入檔案，形成一個(gè)有效管理流程。
3.2信息系統(tǒng)管理
醫(yī)療設(shè)備檔案資料文件復(fù)雜多樣，收集整理過(guò)程涉及環(huán)節(jié)眾多，加之歸檔時(shí)間較長(zhǎng)，完全依賴人工進(jìn)行
管理容易出現(xiàn)人為疏漏而造成重要檔案資料遺失，導(dǎo)
致資料完整性難于查驗(yàn)、資料檢索困難，不利于調(diào)閱使用等情形，利用信息系統(tǒng)是醫(yī)療設(shè)備檔案管理的信息化是解決上述問(wèn)題的有效方案。目前已有成熟的軟件開(kāi)發(fā)公司在進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備的固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，可以借助其開(kāi)發(fā)經(jīng)驗(yàn)并根據(jù)醫(yī)院實(shí)際需求，進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備檔案的動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)管理，有效提高資源的利用率。
3.3提高管理人員的意識(shí)和素質(zhì)
醫(yī)院管理層需重視醫(yī)療設(shè)備檔案管理，在設(shè)備科設(shè)置專職的檔案管理人員，負(fù)責(zé)醫(yī)療設(shè)備的全程檔案資料的收集整理、歸類工作。有計(jì)劃、有目的對(duì)設(shè)備檔案的專職人員和業(yè)務(wù)相關(guān)人員開(kāi)展設(shè)備管理和建檔工作培訓(xùn)，提高整體專業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。
【關(guān)鍵詞】國(guó)有資產(chǎn)；檔案管理
高校國(guó)有資產(chǎn)檔案是指在高校國(guó)有資產(chǎn)管理工作中形成的具有招投標(biāo)文件、購(gòu)買(mǎi)合同、資產(chǎn)檔案、出入庫(kù)文件、報(bào)廢文件、捐贈(zèng)文件等材料。高校國(guó)有資產(chǎn)檔案是高校國(guó)有資產(chǎn)管理工作的真實(shí)記錄，是高校資產(chǎn)監(jiān)管部門(mén)工作的依據(jù)，是高校建設(shè)發(fā)展的憑證，維護(hù)國(guó)家財(cái)產(chǎn)安全的重要組成部分。過(guò)去十幾年，高校規(guī)?？焖侔l(fā)展，國(guó)有資產(chǎn)短期內(nèi)迅速膨脹，國(guó)有資產(chǎn)管理工作跟不上高校發(fā)展速度，面對(duì)這種新的國(guó)有資產(chǎn)管理工作新形勢(shì)，高校國(guó)有資產(chǎn)檔案管理存在諸多問(wèn)題。
一、當(dāng)前高校國(guó)有資產(chǎn)管理工作的主要問(wèn)題
（一）國(guó)有資產(chǎn)檔案材料不齊全。由于歷史原因，國(guó)有資產(chǎn)檔案在校區(qū)搬遷過(guò)程或者是人員交接過(guò)程中，造成資產(chǎn)檔案材料不齊全。由于高校規(guī)?？焖侔l(fā)展，資產(chǎn)采購(gòu)量較大，資產(chǎn)檔案管理任務(wù)繁重，導(dǎo)致直接或間接造成資產(chǎn)檔案的流失。如對(duì)國(guó)有資產(chǎn)申購(gòu)、驗(yàn)收、使用、維修、改造各個(gè)環(huán)節(jié)中形成的文件材料沒(méi)能及時(shí)歸檔，造成檔案材料的缺失與不完整，使得國(guó)有資產(chǎn)出現(xiàn)了故障后因?yàn)椴荒艿玫搅己玫木S修和保養(yǎng)。
（二）資產(chǎn)檔案制度不健全。有些高校對(duì)資產(chǎn)檔案管理工作的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，沒(méi)有健全資產(chǎn)檔案管理制度和資產(chǎn)管理員，資產(chǎn)檔案工作沒(méi)有納入學(xué)校的資產(chǎn)管理工作中去，沒(méi)有與資產(chǎn)的計(jì)劃管理、采購(gòu)供應(yīng)和使用等工作緊密結(jié)合，這是造成高校資產(chǎn)檔案缺失和不全的主要原因。有些部門(mén)進(jìn)行資產(chǎn)采購(gòu)過(guò)程中未將檔案沒(méi)有列入項(xiàng)目管理工作中，資產(chǎn)檔案管理員處于服務(wù)于項(xiàng)目工程的被動(dòng)的從屬地位，致使采購(gòu)結(jié)束后不進(jìn)行國(guó)有資產(chǎn)檔案驗(yàn)收。
（三）資產(chǎn)檔案管理手段的原始化。在信息化時(shí)代，手工仍運(yùn)用于資產(chǎn)檔案的文書(shū)整理立卷、歸檔等工作中。這樣就造成立卷程序和方法仍很傳統(tǒng)，根據(jù)文件的主要類型或文件的特征進(jìn)行區(qū)分和初步組合，擬寫(xiě)案卷題名，排列卷內(nèi)文件并編號(hào)，填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄和備考表，編制案卷封面，并對(duì)案卷進(jìn)行裝封。隨著科技的發(fā)展，很多的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換成電子文檔，掃描紙質(zhì)文檔，建立電子檔案，已經(jīng)是迫在眉睫。
（四）資產(chǎn)管理員人員素質(zhì)參差不齊。高校的固定資產(chǎn)規(guī)模較大，一般高校國(guó)有資產(chǎn)處人員編制較少，多由各部門(mén)人員兼任，沒(méi)有檔案管理知識(shí)背景，沒(méi)有經(jīng)過(guò)培訓(xùn)就上崗，專業(yè)素質(zhì)、理論水平、思想觀念等方面參差不齊的問(wèn)題十分突出，因而很難將資產(chǎn)檔案收集整理完整，這樣就會(huì)造成資產(chǎn)檔案整理分類缺乏系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性，致使資產(chǎn)檔案存檔材料不規(guī)范，給今后的利用工作帶來(lái)極大的不便。
二、提高高校資產(chǎn)檔案管理的措施
（一）健全資產(chǎn)檔案管理體制。國(guó)有資產(chǎn)管理工作是高校工作的組成部分。由于國(guó)有資產(chǎn)工作涉及面廣，工作量大，因此，高校要把國(guó)有資產(chǎn)管理工作納入學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃，其中做好資產(chǎn)檔案管理工作是保證國(guó)有資產(chǎn)不流失，提高利用率的最行之有效的途徑，因此高校需對(duì)國(guó)有資產(chǎn)檔案的管理工作的要引起足夠的重視，健全資產(chǎn)檔案管理制度，實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，明確責(zé)任，落實(shí)到人。
（二）提高資產(chǎn)管理員的業(yè)務(wù)水平。專職資產(chǎn)檔案管理員須有檔案管理知識(shí)背景，能夠很好的把全校的國(guó)有資產(chǎn)資料進(jìn)行分類歸檔，定期為各類兼職的檔案管理員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強(qiáng)化自主工作意識(shí)，認(rèn)識(shí)資產(chǎn)檔案的管理的重要性。及時(shí)做好各類資產(chǎn)檔案的整理、歸檔。每年進(jìn)行一次資產(chǎn)大清查，進(jìn)行檔案的查漏補(bǔ)缺，對(duì)資產(chǎn)。
（三）提高國(guó)有資產(chǎn)檔案的利用率。國(guó)有資產(chǎn)檔案存檔的好多利弊問(wèn)題都是在調(diào)閱國(guó)有資產(chǎn)檔案的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的，合理的修正檔案目錄的樹(shù)狀圖，科學(xué)的將國(guó)有資產(chǎn)檔案進(jìn)行分類，提高國(guó)有資產(chǎn)檔案存檔后的使用率，最大發(fā)揮國(guó)有資產(chǎn)的價(jià)值。
（四）建立資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)。開(kāi)發(fā)國(guó)有資產(chǎn)管理系統(tǒng)，將所有的資產(chǎn)采購(gòu)，立項(xiàng)，驗(yàn)收，歸檔，通通在國(guó)有資產(chǎn)管理系統(tǒng)上進(jìn)行操作。這樣既免去所有工作人員跑來(lái)跑去的申報(bào)，提高工作效率，同時(shí)對(duì)國(guó)有資產(chǎn)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，最大化的保證國(guó)有資產(chǎn)檔案的完整性。既方便今后檔案的查找、調(diào)閱，節(jié)省保管檔案的空間，同時(shí)也對(duì)所有過(guò)程進(jìn)行很好的監(jiān)控，對(duì)國(guó)有資產(chǎn)的管理提高到一個(gè)新臺(tái)階。
針對(duì)高校資產(chǎn)檔案管理中存在的問(wèn)題，科學(xué)的提高國(guó)有資產(chǎn)檔案管理，促進(jìn)國(guó)有資產(chǎn)檔案工作更好地服務(wù)于學(xué)校的科學(xué)發(fā)展，確保國(guó)有資產(chǎn)的完整，實(shí)現(xiàn)國(guó)有資產(chǎn)的科學(xué)配置，實(shí)現(xiàn)國(guó)有資產(chǎn)的價(jià)值。
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