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關(guān)鍵詞：電子檔案管理；傳統(tǒng)檔案管理；利與弊；分析；
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2015）-09-00-01
當(dāng)下正處于信息化時(shí)代，檔案管理工作突破了傳統(tǒng)形式的管理模式，即拋棄紙質(zhì)管理方式應(yīng)用信息化管理。雖然采用電子檔案管理方式具有一定的優(yōu)勢(shì)，能夠有效地提高管理的效率，滿足現(xiàn)展的需求，但是其也存在著一些弊端，例如在安全上得不到充分的保障。由于現(xiàn)在越來越多的檔案數(shù)據(jù)被建立起來，電子檔案管理會(huì)被更加廣泛的應(yīng)用于管理工作中，所以對(duì)電子檔案管理的安全加強(qiáng)重視具有重要的意義。
一、電子檔案管理同傳統(tǒng)檔案管理的比較
電子檔案管理充分的體現(xiàn)了現(xiàn)代化元素的應(yīng)用，例如應(yīng)用電子信息技術(shù)等形式對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)以及管理。在應(yīng)用電子檔案的過程中，不會(huì)再涉及到紙質(zhì)檔案資料的處理環(huán)節(jié)，可以利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和一些專門的管理軟件進(jìn)行數(shù)字化管理。電子檔案管理同傳統(tǒng)形式的檔案管理相比，具有諸多方面的差異。
（一）歸檔時(shí)間不同。電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理具有歸檔時(shí)間的差異性。電子檔案具有靈活的歸檔時(shí)間，可以隨時(shí)隨地進(jìn)行歸檔工作，沒有束縛。在此期間，文件的建立部門能夠應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)把文件向檔案的管理部門進(jìn)行傳輸，再利用電子數(shù)碼簽名認(rèn)證，為文件的歸類等一系列工作都提供了便捷，提高了工作的效率。對(duì)于傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)檔案管理，主要是通過檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一方式資料收集以及做檔案表格等工作提供給相關(guān)部門，這些工作都是具有周期性質(zhì)的，必須要在實(shí)施前做好具有標(biāo)準(zhǔn)性的表格等材料，以方便各部門之間的發(fā)放工作以及回收。
（二）管理方式不同。電子檔案管理應(yīng)用電子編碼的技術(shù)，將各個(gè)不同的檔案文件貼上不同的標(biāo)簽進(jìn)行專門歸檔，所以造成在程序上具有較復(fù)雜的特點(diǎn)。與電子檔案管理方式不同，傳統(tǒng)檔案管理因?yàn)樵谶M(jìn)行歸檔中只要具有有效的證明就可以，所以具有便捷的歸檔程序。
（三）保存方式不同。電子檔案的保存主要是以電子文件為主要載體，雖然保存較方便，但是利用電子文件的方式很容易發(fā)生老化以及變質(zhì)的現(xiàn)象，一旦發(fā)生這些狀況就會(huì)造成檔案的可讀性受到一定的影響。目前防止出現(xiàn)以上問題的主要措施就是應(yīng)用安全備份等方式，并且聯(lián)合形成專門的文件管理部門，轉(zhuǎn)換文件的格式，將文件的格式統(tǒng)一轉(zhuǎn)換后進(jìn)行存儲(chǔ)。而傳統(tǒng)檔案管理存儲(chǔ)只需要保持紙質(zhì)的完整性，令其不受破損即可，但是對(duì)于保護(hù)環(huán)境卻提出了較高的要求。所以，傳統(tǒng)檔案管理對(duì)于檔案的保存更具有困難性。
（四）查詢方式不同。對(duì)于電子檔案的查詢，需要一定的條件，只有滿足條件方可進(jìn)行正常的查詢。例如，查詢者只有經(jīng)過申請(qǐng)注冊(cè)的方式，正式的成為檔案館或者一些電子中心的會(huì)員，才能被允許登陸查詢自己想獲得的各類信息。而傳統(tǒng)檔案管理要先向有關(guān)的檔案管理部門提出申請(qǐng)，再由專門的管理人員查找所需的信息，所以工作效率較低。
二、電子檔案管理的利與弊
（一）電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)。電子檔案管理具有諸多的優(yōu)勢(shì)。首先，應(yīng)用電子檔案管理可以有效提高管理檔案的效率。因?yàn)樵跉w檔的時(shí)間以及歸檔的方式都節(jié)省了大量的時(shí)間，并且提高了檔案的保存以及查詢的效率。通過應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，例如應(yīng)用數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)，減少了文件打印、傳輸以及張貼的大量時(shí)間，采用專門的軟件對(duì)檔案的數(shù)據(jù)做好歸類管理，具有一定的便捷性。其次，采用電子檔案管理的方式有效減少了對(duì)紙張的利用，所以在環(huán)保工作中具有突出的貢獻(xiàn)。由于減少了對(duì)紙張的使用，不僅能夠減少資金的投入，還能夠減少對(duì)樹木的砍伐，有效地保護(hù)了森林資源，具有更加重要的意義。同時(shí)，采用電子檔案管理的方式能夠降低對(duì)訂書釘、印刷和筆墨等材料的應(yīng)用。
（二）電子檔案管理的弊端。采用電子檔案管理，雖然應(yīng)用了科學(xué)技術(shù)增添了現(xiàn)代的元素，提高了檔案管理的效率，給檔案管理工作帶來一定的便捷。但是，不能忽略掉電子檔案管理工作中的一些弊端。首先，目前我國雖然對(duì)于電子文件管理工作制訂了有關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行約束其工作行為，但是以現(xiàn)有的法律規(guī)定而言，并沒有得到健全和完善，還存在較多的漏洞。所以，當(dāng)下電子檔案管理在法律規(guī)定上還有待得到全方位的保障，怎樣令電子檔案真正受到法律的保障，是目前應(yīng)該深入的研究的內(nèi)容。其次，電子檔案管理具有的最嚴(yán)重的弊端就是文件載體容易老化以及變質(zhì)。因?yàn)槿绻陂L(zhǎng)期使用的情況下其很可能會(huì)造成無法讀取的狀況。一旦發(fā)生這種現(xiàn)象，就會(huì)引發(fā)文件丟失等問題，給檔案管理工作帶來一定的麻煩。所以，當(dāng)下有關(guān)的電子檔案管理部門正在尋求各種方式的保護(hù)措施，防止或者避免文件載體發(fā)生老化或變質(zhì)，造成無法讀取的現(xiàn)象。例如應(yīng)用安全備份或云技術(shù)等方式，獲得了良好的保護(hù)效果。再次，電子檔案數(shù)據(jù)在進(jìn)行傳輸?shù)倪^程中或在實(shí)施共享的時(shí)候，對(duì)于數(shù)據(jù)的安全保護(hù)問題也是一項(xiàng)要考慮的問題。當(dāng)下信息技術(shù)正在高速發(fā)展，給數(shù)據(jù)信息的傳送帶來便利的同時(shí)，也產(chǎn)生了黑客以及各種病毒等不利的因素。在傳輸數(shù)據(jù)過程中很容易對(duì)其安全性產(chǎn)生威脅，所以應(yīng)該引起有關(guān)的管理人員的重視，并且加強(qiáng)防范，例如應(yīng)用加密措施或者防火墻等方式，保證電子檔案的安全。最后，應(yīng)用電子檔案管理對(duì)于工作人員提出了較高的要求。因?yàn)樵跉w檔程序中具有較復(fù)雜的程序環(huán)節(jié)，并且工作繁瑣，對(duì)于技術(shù)水平的要求較高，所以需要具備高素質(zhì)能力的工作人員。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：面向服務(wù)架構(gòu)；Web service；企業(yè)服務(wù)總線
中圖分類號(hào)：TP315文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-3044(2011)15-3582-03
It Began with SOA for Data Integration of System of Petrochina's Archives Management
WANG Xiu xia, QIAN Bo
(The Research Institute of Automation for Petroleum and Chemical's Commpany of Lanzhou, Lanzhou 730060, China)
Abstract: This article began with objective need for data integration of system of China Petroleum’s archives management, analysed present situation of system of China Petroleum’s archives management, and combining with highly duplicative and across platform characteristic of SOA, thought SOA’ architecture model can solve question of data exchange and bring more large market efficiency for enterprise.
Key words: service oriented architecture; web service; enterprice service bus
隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益加劇，企業(yè)越來越重視信息系統(tǒng)的建設(shè)及應(yīng)用，通過信息系統(tǒng)以支持或改進(jìn)企業(yè)業(yè)務(wù)流程，提升企業(yè)總體競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力和工作效率。但隨著信息系統(tǒng)的逐步增多，信息孤島現(xiàn)象普遍存在，以前建立的信息系統(tǒng)大部分是解決一個(gè)具體業(yè)務(wù)部門的工作職能和效率的問題。而現(xiàn)在更多的需要信息系統(tǒng)之間具備良好的數(shù)據(jù)交換接口，以實(shí)現(xiàn)信息資源和數(shù)據(jù)共享，更好地為企業(yè)跨部門、跨業(yè)務(wù)提供服務(wù)。針對(duì)企業(yè)信息整合需求特點(diǎn)，為了實(shí)現(xiàn)高效的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)整合，實(shí)現(xiàn)異構(gòu)業(yè)務(wù)集成的技術(shù)成為集成的首選，這樣既可以增強(qiáng)企業(yè)面向市場(chǎng)的適應(yīng)性，還大大提高了企業(yè)各遺留系統(tǒng)的高重用性，從而為企業(yè)的發(fā)展帶來更高的效益。
SOA(Service Oriented Architecture, 面向服務(wù)的架構(gòu))，是一種業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)的IT架構(gòu)方式，支持企業(yè)將業(yè)務(wù)整合為一系列相互銜接的服務(wù)或重復(fù)性業(yè)務(wù)任務(wù)，從而使企業(yè)能夠高效重復(fù)地利用現(xiàn)有IT技術(shù)[1]。SOA技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)有服務(wù)組件架構(gòu)(SCA，Service Component Architecture)、服務(wù)數(shù)據(jù)對(duì)象(SDO，Service Data Object)和業(yè)務(wù)流程執(zhí)行語言(BPEL，Business Process Execution Language)，這三個(gè)技術(shù)分別解決了服務(wù)構(gòu)建、數(shù)據(jù)模型和流程編排領(lǐng)域的問題，被稱為“SOA鐵三角”[2-3]。
面向服務(wù)架構(gòu)(Service―Oriented Architecture，SOA)對(duì)各系統(tǒng)平臺(tái)規(guī)范性無相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)，它本身在遵循統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的基礎(chǔ)上開發(fā)服務(wù)，依據(jù)需求將企業(yè)應(yīng)用分解和封裝成服務(wù)，通過企業(yè)服務(wù)總線(Enterprise Service Bus，ESB)對(duì)服務(wù)進(jìn)行集中管理，使這些服務(wù)能在總線上安全的進(jìn)行交互通信，從而使整個(gè)系統(tǒng)更易維護(hù)和擴(kuò)展。中國石油檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)階段正處在一個(gè)組織結(jié)構(gòu)不斷變革的階段，組織的不確定性導(dǎo)致業(yè)務(wù)需求的不確定性，對(duì)辦公管理系統(tǒng)的靈活性提出了更高的要求。同時(shí)，辦公管理業(yè)務(wù)自身業(yè)務(wù)零散、橫向協(xié)作和縱向擴(kuò)展等特點(diǎn)，要求系統(tǒng)架構(gòu)松散但可集成。以上的環(huán)境因素和內(nèi)在因素都決定了松耦合、易集成的SOA是最適合集團(tuán)公司辦公管理系統(tǒng)的架構(gòu)。
1 建設(shè)思路
基于SOA的中國石油檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)整合的建設(shè)，在充分調(diào)研現(xiàn)狀，全面了解需求的基礎(chǔ)上，進(jìn)行整體規(guī)劃，解決數(shù)據(jù)整合問題。并在解決信息孤島與孤立應(yīng)用的集成與整合的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)考慮新應(yīng)用的規(guī)范接入；通過建立一個(gè)統(tǒng)一的應(yīng)用系統(tǒng)框架與基礎(chǔ)支撐平臺(tái)，為應(yīng)用提供明確的數(shù)據(jù)接口、應(yīng)用接口、用戶接口規(guī)范與服務(wù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)原有應(yīng)用的集成與新應(yīng)用的建設(shè)。此外，應(yīng)用檔案管理的“知識(shí)中心”、和“憑證中心”的理念于系統(tǒng)的設(shè)計(jì)之中；應(yīng)用成熟的方案、先進(jìn)的技術(shù)和產(chǎn)品來搭建系統(tǒng)；優(yōu)化文檔信息管理工作流程和管理策略；貫徹真正的“文檔一體化”的管理理念和實(shí)施方式；采用相關(guān)的行業(yè)技術(shù)、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范來設(shè)計(jì)和開發(fā)系統(tǒng)，使系統(tǒng)具有堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)；這些都為構(gòu)建“珍存企業(yè)記憶，提升公司價(jià)值，構(gòu)建知識(shí)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息共享”的檔案管理系統(tǒng)提供可靠的保障。
2 總體設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)
2.1 集成需求
從檔案管理的業(yè)務(wù)角度來看，檔案記錄著企業(yè)的生產(chǎn)、銷售和研發(fā)各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的收集、保管、利用，成為企業(yè)發(fā)展新的經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)。中國石油面對(duì)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，引入先進(jìn)的管理理念和信息技術(shù)來改造傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)，啟動(dòng)了ERP、MES等信息系統(tǒng)。但是各個(gè)系統(tǒng)是相對(duì)獨(dú)立的，數(shù)據(jù)無法共享，造成了很多不必要的重復(fù)工作，使信息化的優(yōu)勢(shì)沒有得到充分顯示，同時(shí)也不利于檔案數(shù)據(jù)的收集、保管及利用。企業(yè)為提高工作效率和檔案利用率，免除不必要的業(yè)務(wù)流程，使各業(yè)務(wù)之間的數(shù)據(jù)信息能夠集成共享,中國石油需利用松耦合、易集成的SOA平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的保管和應(yīng)用，提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力及綜合價(jià)值。
2.2 系統(tǒng)架構(gòu)
SOA是一種服務(wù)導(dǎo)向的組件模型。服務(wù)是指軟件中的一些處理過程或是包裝成獨(dú)立業(yè)務(wù)模塊的程序邏輯單元，可以通過標(biāo)準(zhǔn)協(xié)議來訪問和調(diào)用，且接口公開?；赟OA的業(yè)務(wù)分析由三個(gè)部分組織，分別是服務(wù)請(qǐng)求者（Service costomer）、服務(wù)注冊(cè)中心(Service UDDI)以及服務(wù)提供者(Service provide)。服務(wù)請(qǐng)求者從注冊(cè)中心查詢需要的服務(wù)，并通過傳輸機(jī)制綁定服務(wù)，然后通過接口契約規(guī)定的格式來執(zhí)行服務(wù)。服務(wù)注冊(cè)中心包含可用服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)可尋址目錄，它是接受并存儲(chǔ)服務(wù)描述的實(shí)體，供服務(wù)消費(fèi)者查詢服務(wù)用，服務(wù)提供者將服務(wù)的描述信息到服務(wù)注冊(cè)中心。服務(wù)提供者是一個(gè)可以通過網(wǎng)絡(luò)尋址的實(shí)體，它接受和執(zhí)行消息者的請(qǐng)求。把自己的服務(wù)注冊(cè)到服務(wù)注冊(cè)中心，以便服務(wù)消費(fèi)者能夠發(fā)現(xiàn)和訪問該服務(wù)。
根據(jù)中國石油檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)和原則，使用SOA的技術(shù)架構(gòu)，把相關(guān)應(yīng)用系統(tǒng)、模塊功能等進(jìn)行統(tǒng)一的服務(wù)包裝和整合?；诒炯軜?gòu)，可以把檔案管理系統(tǒng)整體邏輯架構(gòu)圖從縱向分為四個(gè)層次，分別是：基礎(chǔ)設(shè)施層、應(yīng)用系統(tǒng)層、企業(yè)服務(wù)層（SOA部署）以及檔案管理系統(tǒng)層，如圖1所示。
1）基礎(chǔ)設(shè)施層：它是信息系統(tǒng)建設(shè)和應(yīng)用的基礎(chǔ)條件，主要包括存儲(chǔ)設(shè)備、應(yīng)用服務(wù)器、掃描儀以及計(jì)算機(jī)等資源設(shè)備。
2）應(yīng)用系統(tǒng)層：它是支持?jǐn)?shù)字檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用系統(tǒng)，主要包括MES系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、電子公文系統(tǒng)、網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)、A3管道生產(chǎn)系統(tǒng)以及合同管理系統(tǒng)等。
3）企業(yè)服務(wù)層（SOA部署）：SOA集成平臺(tái)主要由服務(wù)請(qǐng)求者、服務(wù)注冊(cè)中心以及服務(wù)提供者三個(gè)部分構(gòu)成。SOA將不同系統(tǒng)中的應(yīng)用功能通過服務(wù)之間定義良好的接口和規(guī)范契約聯(lián)系起來，用WSDL描述服務(wù)并在UDDI中WSDL文檔，UDDI中按照用戶需求從中查詢數(shù)據(jù)，當(dāng)服務(wù)消費(fèi)者發(fā)現(xiàn)提供服務(wù)的WSDL文檔，通過訪問服務(wù)注冊(cè)中心表來實(shí)現(xiàn)，并通過SOAP協(xié)議來與要訪問的服務(wù)通信。
4）檔案管理系統(tǒng)層：檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用緊緊圍繞檔案的生命周期管理，主要解決檔案的自動(dòng)收集、科學(xué)保管和知識(shí)利用三方面主要功能。檔案管理系統(tǒng)需要提供標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的歸檔接口，支持常見的接口技術(shù)，如Web Service、文件交換、數(shù)據(jù)庫訪問等，接口既能對(duì)電子文件實(shí)體進(jìn)行歸檔，也可以對(duì)元數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔，歸檔接口的實(shí)現(xiàn)應(yīng)基于SOA的理念，在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)總線上實(shí)現(xiàn)，要避免系統(tǒng)間直連的方式，通過數(shù)據(jù)總線，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的松耦合。
2.3 主要實(shí)現(xiàn)技術(shù)
系統(tǒng)的分析設(shè)計(jì)采用面向?qū)ο蟮姆椒?，開發(fā)模式采用循環(huán)迭代模型的開發(fā)方式。在軟件實(shí)現(xiàn)階段，采用面向?qū)ο蟮某绦蛟O(shè)計(jì)方法，將軟件開發(fā)過程分為問題的定義及規(guī)劃、需求分析、軟件設(shè)計(jì)、程序編碼以及軟件測(cè)試五個(gè)階段，每個(gè)階段又具體為一個(gè)個(gè)的循環(huán)迭代的過程。為了提高系統(tǒng)開發(fā)開發(fā)效率和規(guī)范性，采用統(tǒng)一建模語言UML和成熟的面向?qū)ο蟮腃ASE工具。
2.3.1 J2EE（Java 2 Platform, Enterprise Edition, Java2平臺(tái)企業(yè)版）
J2EE為我們提供了一個(gè)建立在開放和標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)之上、非常靈活的端到端的多層體系架構(gòu)，從而滿足企業(yè)各種不同應(yīng)用需求。J2EE是一個(gè)開放、基于標(biāo)準(zhǔn)的開發(fā)和部署的平臺(tái)，用于構(gòu)建N層的、基于WEB的、以服務(wù)端為核心的、模塊化的企業(yè)應(yīng)用。J2EE應(yīng)用的組件如企業(yè)JavaBcan、JSP和Servlet運(yùn)行于J2EE容器中，通過連接器訪問企業(yè)信息系統(tǒng)，如MES系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)以及其他應(yīng)用系統(tǒng)。J2EE應(yīng)用可以集成一系列的客戶端，包括獨(dú)立運(yùn)行的臺(tái)式客戶端、無線客戶端以及Web瀏覽器的客戶端等。J2EE為開發(fā)企業(yè)應(yīng)用提供了高可靠性能和可伸縮性的運(yùn)行支持環(huán)境。在設(shè)計(jì)J2EE應(yīng)用時(shí)，首先需要選擇的是J2EE客戶端類型，應(yīng)根據(jù)用戶的使用模式和應(yīng)用環(huán)境特點(diǎn)來選擇合適的客戶端類型和通信協(xié)議，如Java Web Start客戶端適合于復(fù)雜的圖形用戶界面，如大量的數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等應(yīng)用，能滿足高效地用戶交互需求，根據(jù)具體應(yīng)用環(huán)境的不同，可選擇HTTP、RMI或JNLP等通信協(xié)議。
采用J2EE開發(fā)平臺(tái)是不錯(cuò)的選擇，它是目前為應(yīng)用提供分布式的、高可靠性的先進(jìn)解決方案。在中國石油檔案管理系統(tǒng)這樣的大型建設(shè)項(xiàng)目中，選擇J2EE也就意味著選擇了一個(gè)開放、自由、大型的技術(shù)應(yīng)用平臺(tái)。
2.3.2 采用Web Service技術(shù)，允許異構(gòu)的客戶端調(diào)用以使用它提供的服務(wù)
Web Service是一種新的web應(yīng)用程序分支，他們是自包含、自描述、模塊化的應(yīng)用，可以、定位、通過web調(diào)用。使用一種共通的通信標(biāo)準(zhǔn)可以使不同的客戶端實(shí)現(xiàn)與各種不同技術(shù)編寫的Web Service互通，它可以使用標(biāo)準(zhǔn)的互聯(lián)網(wǎng)協(xié)議，像超文本傳輸協(xié)議(HTTP)和XML，將所有功能綱領(lǐng)性地體現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)和企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)上。目前，最常用的是簡(jiǎn)單對(duì)象訪問協(xié)議SOAP，SOAP是XML規(guī)范的一個(gè)應(yīng)用，它非常依賴XML標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行定義和編寫函數(shù)，并以XML標(biāo)準(zhǔn)封裝調(diào)用遠(yuǎn)程服務(wù)的格式，有別于其它分布式對(duì)象模型調(diào)用特定的調(diào)用格式。由于SOAP以XML封裝調(diào)用格式，因此它可以使用任何的實(shí)體傳輸層來傳送，例如TCP、HTTP等。通過這樣一個(gè)架構(gòu)，Web Service實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)的應(yīng)用集成，使檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息共享、資源共享。
2.3.3 采用XML實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出
XML是一種元標(biāo)記語言,它是Internet環(huán)境中跨平臺(tái)的，依賴于內(nèi)容的技術(shù)，是當(dāng)前處理結(jié)構(gòu)化文檔信息的有力工具。XML的簡(jiǎn)單使其易于在任何應(yīng)用程序中讀寫數(shù)據(jù)，并成為唯一的數(shù)據(jù)交換公共語言，雖然不同的應(yīng)用軟件也支持其它的數(shù)據(jù)交換格式，但它們都支持XML，這就意味著程序可以更容易的與Windows、Linux以及其他平臺(tái)下產(chǎn)生的信息結(jié)合，然后可以很容易加載XML數(shù)據(jù)到程序中并分析它，并以XML格式輸出結(jié)果。采用企業(yè)服務(wù)總線或中間件產(chǎn)品在異構(gòu)服務(wù)與傳統(tǒng)端點(diǎn)之間連接、調(diào)解和管理交互，并將企業(yè)服務(wù)總線的集成功能與單一產(chǎn)品中的操作服務(wù)管理結(jié)合起來?；赟OA基礎(chǔ)服務(wù)，可以快速配置服務(wù)間的交互，而無需過多的重復(fù)開發(fā)工作，可以降低變更的部署和操作成本，并為新計(jì)劃釋放IT資源，使用戶可以遠(yuǎn)離復(fù)雜的、緊耦合的、脆弱的點(diǎn)對(duì)點(diǎn)集成實(shí)現(xiàn)，加速跨異構(gòu)基礎(chǔ)架構(gòu)的服務(wù)重用和部署。
2.4 集成效果
綜上所述，筆者主要結(jié)合企業(yè)數(shù)據(jù)整合現(xiàn)狀，介紹了數(shù)據(jù)整合總體思路和目標(biāo)，數(shù)據(jù)集成架構(gòu)以及實(shí)現(xiàn)的主要技術(shù)。通過SOA數(shù)據(jù)集成平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)的有效整合，提高了從生產(chǎn)、銷售等業(yè)務(wù)領(lǐng)域電子歸檔效率，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的“知識(shí)中心”和“憑證中心”建設(shè)目標(biāo)。具體有以下優(yōu)點(diǎn)：
1) 充分利用現(xiàn)有的資源，消除了信息孤島。基于SOA的協(xié)同軟件提供了應(yīng)用集成功能，能將諸如MES系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等已存在的異構(gòu)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效集成和應(yīng)用。
2) 更易于集成和管理復(fù)雜性?？梢苑奖愕貙?shí)現(xiàn)企業(yè)之間的互連互通，使管理和集成更易操作。
3) 更快地整合和實(shí)現(xiàn)?？梢钥焖俚亻_發(fā)新的業(yè)務(wù)服務(wù)，縮短開發(fā)時(shí)間，使企業(yè)迅速地對(duì)外界變化做出響應(yīng)。
4) 降低成本和增加重用。協(xié)同軟件就是一個(gè)全新的應(yīng)用領(lǐng)域，管理信息由完全結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，拓展到非結(jié)構(gòu)化信息的應(yīng)用領(lǐng)域。
5) 提供良好地運(yùn)行監(jiān)控功能。支持SOA的技術(shù)和原理使得對(duì)業(yè)務(wù)流程的監(jiān)控更加輕松。這種監(jiān)控類型支持來自日常運(yùn)行的反饋。
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【Abstract】In the modern economic activities that takes the enterprise as the main body， the role played by the contract file management becomes more and more important. Therefore， the importance of the contract file management in the daily business activities of enterprises is also increasingly prominent.
【關(guān)鍵詞】合同檔案管理；風(fēng)險(xiǎn)；措施
【Keywords】contract file management； risk ；measures
【中圖分類號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2017）05-0106-02
1 引言
我國市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，讓以企業(yè)為主體的市場(chǎng)化經(jīng)營成為了中國經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的新常態(tài)。而在市場(chǎng)化經(jīng)營過程中產(chǎn)生的各類合同和檔案，是保護(hù)和證明這些經(jīng)營活動(dòng)合法性的依據(jù)，因此顯得更加重要。然而，由于長(zhǎng)期的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制和經(jīng)營習(xí)慣的影響，使許多企業(yè)經(jīng)營者對(duì)于合同檔案管理工作采取了漠視的態(tài)度，由此也提高了合同檔案在管理和使用上的風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。越來越多的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)表明：只有研究和制定出切實(shí)有效的檔案管理辦法，才能從根本上規(guī)避這些風(fēng)險(xiǎn)，保證企業(yè)的健康發(fā)展和有序經(jīng)營。
2 合同檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的主要類型
根據(jù)對(duì)多個(gè)企業(yè)合同檔案管理工作進(jìn)行的綜合研究可以看出，目前合同檔案管理方面的風(fēng)險(xiǎn)已經(jīng)越來越多，這些風(fēng)險(xiǎn)基本上可歸為以下幾類。
2.1 管理不善導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)
上文講過，長(zhǎng)期計(jì)劃經(jīng)濟(jì)思維和傳統(tǒng)經(jīng)I理念的桎梏造成了合同檔案管理工作的嚴(yán)重漏洞和缺位，這一類的風(fēng)險(xiǎn)是目前為止最多的。具體而言，一般表現(xiàn)為以下幾條：
①合同格式錯(cuò)誤與內(nèi)容缺失
雖然說中國的市場(chǎng)化進(jìn)程已經(jīng)進(jìn)行多年，但是相關(guān)的法制意識(shí)還沒有跟上。許多企業(yè)的合同經(jīng)手人沒有相關(guān)的法制觀念，對(duì)《合同法》的內(nèi)容知之甚少，以至于其在擬訂合同的過程中常常出現(xiàn)合同格式的錯(cuò)誤或者必要合同內(nèi)容的漏填，從而使合同在使用時(shí)常常處于被動(dòng)地位。
②合同檔案整理方法不符合要求
在電子化辦公模式引入商業(yè)領(lǐng)域之后，傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同已經(jīng)逐漸淡出人們的視野，越來越多的合同檔案采用電腦填寫和印刷的模式制定。雖然這樣給人們帶來了方便，但也給合同檔案管理帶來了一些問題：合同原件對(duì)于企業(yè)來說十分重要，但很多企業(yè)檔案管理者卻只是索要和保留了傳真或者復(fù)印件這樣的合同形式，這樣既不符合合同檔案管理的要求，也容易帶來合同隱患。
③只簽不存造成的混亂
在很多企業(yè)經(jīng)營者眼中都有著一個(gè)固有的觀念，即“只要簽了字、蓋了章就完事，存不存無所謂”，因此在簽訂合同時(shí)為了圖省事或者出于隨意性考慮，企業(yè)經(jīng)營者往往只管簽字畫押，卻并沒有告知合同檔案管理人員及時(shí)將合同檔案存檔，這就使得檔案管理工作產(chǎn)生了嚴(yán)重的混亂，例如遺失，調(diào)包等等。這樣不僅會(huì)影響使用，還會(huì)產(chǎn)生一定的法律困境。
④“人治”取代合同檔案
中國社會(huì)講究人情世故，在商業(yè)活動(dòng)中更是如此，這就讓許多企業(yè)管理者在與別人訂立契約關(guān)系時(shí)一味依賴口頭或者人情關(guān)系，而并不是落于紙面的白紙黑字。這樣一來就使得檔案管理人員陷入“查無此事”的困境。
2.2 必要或者不必要的違約風(fēng)險(xiǎn)
一般而言，合同檔案都是作為證明一段時(shí)間內(nèi)經(jīng)營活動(dòng)存在的憑證，只要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)都會(huì)具有法律效力和約束力。但是必須說明的是，企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)中遇到的情況是隨時(shí)在變化的，因此違約風(fēng)險(xiǎn)在合同檔案使用過程中也是不可忽略的風(fēng)險(xiǎn)類型，必須引起足夠的重視。然而現(xiàn)在很多企業(yè)經(jīng)營者法制觀念淡漠，契約觀念十分滯后，在經(jīng)營過程中經(jīng)常出現(xiàn)隨意毀約、違約的現(xiàn)象。再加上上文提到的幾條風(fēng)險(xiǎn)的共同作用，往往使得企業(yè)在違約之后面臨嚴(yán)重的法律問題甚至刑事懲罰，這從客觀上直接延緩甚至阻礙了企業(yè)的正常發(fā)展。
2.3 保存過程中的安全風(fēng)險(xiǎn)
合同檔案的妥善保存，對(duì)于其被正常使用并在關(guān)鍵時(shí)刻發(fā)揮法律效力是十分重要的，然而，現(xiàn)在很多企業(yè)的檔案管理者對(duì)這一塊的責(zé)任落實(shí)情況令人堪憂。不管是以往的紙質(zhì)合同檔案還是現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)電子檔案，安全問題一直都不容忽視。傳統(tǒng)紙質(zhì)合同檔案保存管理過程中的防火防盜問題自不用說，在電子化檔案時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)被攻擊、電腦被侵入造成的安全風(fēng)險(xiǎn)也是十分嚴(yán)重的，所以，不論何種條件下做好、做細(xì)合同檔案的安全保存工作都是不可忽視的。
3 合同檔案管理中規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的具體措施
上文對(duì)企業(yè)合同檔案管理過程中容易產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)的類型和主要表現(xiàn)做了詳盡的說明，不難看出，不管是哪一類型的風(fēng)險(xiǎn)，其產(chǎn)生的根本原因都在于合同檔案管理工作職責(zé)不到位和具體措施不規(guī)范。在此，本文特別提出了幾條行之有效的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施。
一、基于RFID的檔案管理信息系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)
近年來隨著物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，更多的新一代電子通信技術(shù)應(yīng)用于各個(gè)行業(yè)，RFID技術(shù)作為下一代信息識(shí)別技術(shù)和管理信息系統(tǒng)結(jié)合起來會(huì)提高系統(tǒng)的智能化和自動(dòng)化程度，具有更多的優(yōu)勢(shì)。
基于RFID技術(shù)的檔案信息管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)有：電子標(biāo)簽存儲(chǔ)的信息量較大，可以反復(fù)多次使用，使用的壽命長(zhǎng)；由于信息識(shí)別只需要通過儀器掃描不需要直接接觸就可以，所以一次讀取數(shù)據(jù)時(shí)間短，單位時(shí)間內(nèi)處理數(shù)據(jù)量較大；電子標(biāo)簽的組成簡(jiǎn)單，存儲(chǔ)用電子芯片即可，所以體積小，安全性高，可以實(shí)現(xiàn)防盜等功能；在識(shí)別電子標(biāo)簽中的數(shù)據(jù)時(shí)，距離較遠(yuǎn)也可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的讀取，可以實(shí)現(xiàn)無屏障讀取數(shù)據(jù)，同時(shí)穿透性強(qiáng)。
二、基于RFID技術(shù)的醫(yī)院綜合檔案管理信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)
在綜合檔案管理工作中引入信息電子化的概念同時(shí)結(jié)合最新的物聯(lián)網(wǎng)RFID技術(shù)不但可以有效的提高信息管理的效率，還能提高檔案管理的安全性。本文設(shè)計(jì)了結(jié)合RFID技術(shù)的醫(yī)院綜合檔案管理信息系統(tǒng)，本系統(tǒng)由系統(tǒng)管理、資產(chǎn)設(shè)備信息管理系統(tǒng)、醫(yī)院工作人員信息管理系統(tǒng)、醫(yī)院工作檔案信息管理系統(tǒng)、RFID門禁管理等功能模塊組成。其系統(tǒng)功能模塊結(jié)構(gòu)框架圖如圖1所示。
圖1基于RFID技術(shù)的醫(yī)院綜合檔案管理信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)框架圖
1、系統(tǒng)管理模塊
本模塊使管理員通過對(duì)密碼和權(quán)限的設(shè)置保證了綜合檔案管理系統(tǒng)的安全性。可以根據(jù)管理員的工作職責(zé)來分配權(quán)限等級(jí)，對(duì)管理員的信息進(jìn)行修改等。
2、資產(chǎn)設(shè)備信息管理模塊
本模塊的功能是對(duì)醫(yī)院的設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一的信息化管理。管理員使用該模塊可以對(duì)醫(yī)院中設(shè)備的具體信息進(jìn)行添加、刪除、修改等，由于每一個(gè)設(shè)備上都有RFID標(biāo)簽信息，所以可以通過閱讀器讀取設(shè)備的具體信息并錄入系統(tǒng)中。管理員還可以通過設(shè)備上的RFID標(biāo)簽信息時(shí)時(shí)掌握設(shè)備使用、維修、報(bào)廢等情況，并對(duì)系統(tǒng)中的設(shè)備數(shù)據(jù)隨時(shí)進(jìn)行更新。其中，設(shè)備上RFID標(biāo)簽信息包括設(shè)備編號(hào)、名稱、具體型號(hào)、價(jià)格、生產(chǎn)廠商名稱、生產(chǎn)廠商電話、所屬部門、功能、生產(chǎn)日期、購入日期、維修狀況、報(bào)廢時(shí)間、備注信息等內(nèi)容。同時(shí)，在醫(yī)院關(guān)鍵通道上架設(shè)RFID閱讀器，可追蹤設(shè)備位置，防止設(shè)備被盜和遺失。
3、醫(yī)院工作人員信息管理模塊
本模塊的功能是對(duì)醫(yī)院的工作人員的具體信息進(jìn)行管理。醫(yī)院需要對(duì)每一位工作人員的人事信息和檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理。管理員可以對(duì)工作人員的信息進(jìn)行錄入、編輯、刪除等操作，對(duì)工作人員的考勤信息進(jìn)行管理，同時(shí)檔案信息管理對(duì)在職和離退休工作人員的詳細(xì)情況進(jìn)行管理。
4、醫(yī)院工作檔案信息管理
本模塊的功能是對(duì)醫(yī)院日常工作檔案進(jìn)行信息化管理，其中行政工作信息管理可以對(duì)各行政部門的工作檔案進(jìn)行添加、刪除、修改；黨務(wù)工作信息管理可以對(duì)醫(yī)院的黨員工作信息進(jìn)行管理；基建工作信息管理可以對(duì)醫(yī)院的各個(gè)基建項(xiàng)目具體信息進(jìn)行管理；財(cái)務(wù)工作信息管理可以實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)開銷的管理；工作日志信息管理可以對(duì)各科室、行政部門的工作日志進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和管理。
5、RFID門禁管理
本模塊的功能增加了醫(yī)院綜合檔案室的安全性，其中，對(duì)綜合檔案室的管理員和普通用戶的權(quán)限設(shè)置有所不同，合法的普通用戶只能進(jìn)入綜合檔案室進(jìn)行檔案查詢，但是檔案室的管理員可以使用本模塊中的添加、修改、刪除等功能對(duì)合法的普通用戶信息進(jìn)行編輯，編輯的對(duì)象是RFID標(biāo)簽中的信息，RFID標(biāo)簽中的信息可以包括標(biāo)簽編號(hào)、標(biāo)簽地址、姓名、員工號(hào)碼、性別、科室、聯(lián)系方式、照片、備注等內(nèi)容。
6、RFID身份確認(rèn)
在醫(yī)院現(xiàn)有信息化系統(tǒng)中，集成RFID系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全院信息系統(tǒng)身份確認(rèn)、權(quán)限審核、分模塊登錄功能。
三、基于RFID技術(shù)的醫(yī)院綜合檔案管理信息系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)
由于檔案信息由電子數(shù)據(jù)和紙質(zhì)檔案文件兩部分組成，因此在綜合檔案管理信息系統(tǒng)中都會(huì)將每一個(gè)紙質(zhì)檔案文件加上RFID標(biāo)簽，RFID標(biāo)簽中會(huì)存儲(chǔ)檔案的摘要信息，通過RFID終端對(duì)這些信息進(jìn)行讀取和修改。對(duì)于系統(tǒng)中每個(gè)結(jié)構(gòu)模塊都包含RFID數(shù)據(jù)管理和檔案信息管理功能，綜合檔案信息管理系統(tǒng)通過對(duì)RFID數(shù)據(jù)管理模塊進(jìn)行數(shù)據(jù)請(qǐng)求來獲得檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)，以此為基礎(chǔ)，對(duì)檔案進(jìn)行電子化管理。具體的系統(tǒng)功能模塊圖如下。
圖2基于RFID技術(shù)的醫(yī)院綜合檔案管理信息系統(tǒng)功能模塊圖
1、基于RFID技術(shù)的數(shù)據(jù)管理
RFID數(shù)據(jù)管理模塊由系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫和RFID終端組成，RFID終端可以將數(shù)據(jù)庫中的信息寫入RFID標(biāo)簽也可以將RFID標(biāo)簽中的信息寫入數(shù)據(jù)庫，管理員可以利用RFID終端采集檔案信息，并把這些信息導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)通過數(shù)據(jù)庫對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行操作。
2、綜合檔案信息管理
2.1檔案入庫管理的功能可以通過RFID標(biāo)簽實(shí)現(xiàn)自動(dòng)識(shí)別檔案編號(hào)，提供檔案存儲(chǔ)的位置編號(hào)等信息，更快更有效的實(shí)現(xiàn)檔案出入庫時(shí)準(zhǔn)確的位置定位。
2.2檔案查詢管理功能可以實(shí)現(xiàn)對(duì)某一特定編號(hào)的檔案信息進(jìn)行查詢，當(dāng)提供檔案編號(hào)時(shí)，系統(tǒng)查詢到該檔案所處位置，可以通過檔案架上的指示燈提醒管理員檔案詳細(xì)位置，對(duì)檔案進(jìn)行提選。
2.3檔案銷毀管理功能可以實(shí)現(xiàn)過期檔案的銷毀以及歷史檔案記錄等功能。在檔案入庫之前為每份檔案設(shè)置一個(gè)保管期限，在保管期限到期之前進(jìn)行倒計(jì)時(shí)提醒，銷毀檔案之前，提醒管理員檔案失效的相關(guān)信息。管理員可以通過檔案中RFID標(biāo)簽的信息對(duì)已過期的檔案進(jìn)行銷毀或繼續(xù)保管處理，同時(shí)將歷史檔案的相關(guān)信息進(jìn)行記錄、統(tǒng)計(jì)、修改等功能。
關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；檔案管理；數(shù)據(jù)庫
基金項(xiàng)目：本文為承德市科學(xué)技術(shù)研究與發(fā)展計(jì)劃項(xiàng)目“京津冀一體化環(huán)境下基于‘互聯(lián)網(wǎng)+’的檔案管理數(shù)據(jù)庫平臺(tái)建設(shè)與服務(wù)研究”（編號(hào)：201606A133）的研究成果之一。
2014年總理在政府工作報(bào)告中提出，要加強(qiáng)環(huán)渤海及京津冀地區(qū)的經(jīng)濟(jì)協(xié)作，認(rèn)為實(shí)現(xiàn)京津冀協(xié)同發(fā)展是一個(gè)重大的國家戰(zhàn)略，堅(jiān)持優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、扎實(shí)推進(jìn)及互贏互利，加速科學(xué)持續(xù)的協(xié)同發(fā)展道路?；诖?，就要求三地檔案管理工作能夠全面創(chuàng)新及改革，完善目前檔案管理中的軟件及硬件設(shè)備不到位、數(shù)據(jù)庫建設(shè)落后、服務(wù)水平較低等一系列的問題，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化、現(xiàn)代化及網(wǎng)絡(luò)化，從而提高檔案管理工作效率。
1 基于互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境分析檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建理念
1、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)
檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)應(yīng)該以創(chuàng)建檔案管理系統(tǒng)的原則開展，選擇數(shù)據(jù)庫要從檔案管理的安全性、高效性、便攜性等全面的進(jìn)行考慮。檔案管理中的數(shù)據(jù)連接能夠通過簡(jiǎn)單動(dòng)態(tài)網(wǎng)頁實(shí)現(xiàn)用戶訪問，也為后臺(tái)管理人員提供了簡(jiǎn)便的控制腳本。檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)中可以創(chuàng)建多種數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的不同形式儲(chǔ)存，比如文本形式、圖像形式、視頻形式等等，這種管理方式能夠?yàn)椴煌挠脩籼峁┎煌母袷叫枨?。系統(tǒng)在使用過程中還具有一定的功能性，并且還能夠有效保證數(shù)據(jù)的安全性。
2、安全功能
基于互聯(lián)網(wǎng)+背景下，檔案管理系統(tǒng)總是面臨著各種各樣的安全問題，所以在創(chuàng)建檔案管理數(shù)據(jù)庫的時(shí)候要尤其注意系統(tǒng)的安全問題，其主要包括數(shù)據(jù)管理及操作過程兩方面。在進(jìn)行設(shè)計(jì)的時(shí)候，要進(jìn)行多重保護(hù)，首先可以設(shè)置登錄密碼，用戶登錄的時(shí)候可以進(jìn)行雙碼驗(yàn)證，有效的防治他人通過用戶授權(quán)密碼進(jìn)入到數(shù)據(jù)庫中。另外，為了避免數(shù)據(jù)庫遭到計(jì)算機(jī)病毒的破壞，或者由于操作誤差出現(xiàn)問題時(shí)，可以將數(shù)據(jù)信息提前備份，防止數(shù)據(jù)的丟失。 [1]
2 基于互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境分析檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)開發(fā)
本文中的檔案管理系統(tǒng)是為了實(shí)現(xiàn)京津冀一體化發(fā)展戰(zhàn)略背景的發(fā)展理念，并且能夠滿足現(xiàn)社會(huì)不斷發(fā)展的需求，實(shí)現(xiàn)京津冀三地檔案管理工作的信息化、現(xiàn)代化及網(wǎng)絡(luò)化，并且還能夠全面優(yōu)化檔案管理工作、提高服務(wù)時(shí)效性等目的，并且有效解決目前檔案管理中存在的各種問題，比如信息化水平落后、數(shù)據(jù)庫建設(shè)問題及軟件/硬件設(shè)備不到位等。檔案管理系統(tǒng)要根據(jù)實(shí)際用戶的需求定制數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，包括編目格式、打印報(bào)表等等，并且根據(jù)國家檔案的分類結(jié)合用戶的實(shí)際需求對(duì)檔案記性分類管理。
1、選擇數(shù)據(jù)庫
檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫要使用大型數(shù)據(jù)庫管理數(shù)據(jù)，因?yàn)榇笮蛿?shù)據(jù)庫能夠支持大量數(shù)據(jù)的檔案信息管理，并且具有較高的安全性及完整性，有效解決傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中存在的問題，提高數(shù)據(jù)庫的使用效率。
2、圖像數(shù)據(jù)及多媒體存儲(chǔ)
基于互聯(lián)網(wǎng)+背景下的檔案管理系統(tǒng)不僅能夠支持文字錄入，還支持多媒體數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)管理，并且能夠使用掃描儀直接輸入，能夠?qū)D像數(shù)據(jù)進(jìn)行壓縮并存儲(chǔ)，支持各種多媒體設(shè)備、不同格式電子文件信息的存儲(chǔ)。
3、檔案管理系統(tǒng)功能
以檔案管理流程為基礎(chǔ)，全面符合檔案管理流程，具有多樣的輸入方式，系統(tǒng)用戶界面清晰且直觀。用戶可以對(duì)記錄、數(shù)據(jù)文件、字段進(jìn)行分層管理，并且設(shè)置權(quán)限，使系統(tǒng)中數(shù)據(jù)具有安全性。具有多樣且靈活的查詢方式，強(qiáng)大的數(shù)據(jù)加工能力，并且報(bào)表的輸出靈活。能夠隨時(shí)的查看數(shù)據(jù)日志，并且反應(yīng)系統(tǒng)的情況，統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)的日、月、年訪問量，對(duì)于每位用戶的訪問及使用都具有詳細(xì)的記錄。[2]
3 選擇檔案管理系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)
軟件體系結(jié)構(gòu)指的是描述某一個(gè)特定應(yīng)用領(lǐng)域中系統(tǒng)組織的使用模式，在互聯(lián)網(wǎng)+背景下，一般使用的軟件體系結(jié)構(gòu)為兩種，其一，瀏覽器/服務(wù)器模式（B/S）；其二，客戶/服務(wù)器模式（C/S）。
瀏覽器/服務(wù)器模式使用的結(jié)構(gòu)為應(yīng)用服務(wù)器、客戶機(jī)及數(shù)據(jù)庫服務(wù)器三層分布式，用戶可以通過瀏覽器解決用戶與應(yīng)用服務(wù)器之間的交互。應(yīng)用服務(wù)器的主要目的就是接受客戶機(jī)應(yīng)用程序的請(qǐng)求，之后將客戶機(jī)發(fā)送的請(qǐng)求轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)請(qǐng)求，然后和數(shù)據(jù)庫服務(wù)器進(jìn)行相互交互，并且將兩者交互的結(jié)果傳遞為客戶機(jī)應(yīng)用程序。數(shù)據(jù)庫服務(wù)器軟件以應(yīng)用服務(wù)器請(qǐng)求為命令，以此進(jìn)行數(shù)據(jù)的操作，之后將操作的結(jié)果傳送到應(yīng)用服務(wù)器中。
瀏覽器/服務(wù)器模式具備客戶端零安裝的功能，有效降低了系統(tǒng)的維護(hù)機(jī)率。因?yàn)榭蛻魴C(jī)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不是直接交互的，那么就有效減少了服務(wù)器的SQL請(qǐng)求，具有較強(qiáng)的性能。另外，此結(jié)構(gòu)還有效提高了系統(tǒng)的安全性能、執(zhí)行效率，提高了系統(tǒng)的延伸性。
客戶/服務(wù)器模式的主要特點(diǎn)就是基于非客戶機(jī)結(jié)構(gòu)中的兩層結(jié)構(gòu)應(yīng)用軟件?？蛻舳耸峭ㄟ^數(shù)據(jù)庫及應(yīng)用程序組合而成，服務(wù)器中的軟件為數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，系統(tǒng)的開發(fā)簡(jiǎn)單快捷。
但是，兩者都是有缺點(diǎn)的，客戶/服務(wù)器的缺點(diǎn)就是用戶安裝軟件較為復(fù)雜，并且數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不能有效的滿足多個(gè)終端同時(shí)聯(lián)機(jī)的要求，其一般使用在局域網(wǎng)中； 瀏覽器/服務(wù)器模式的缺點(diǎn)是具有較弱的批量處理、修改、備份數(shù)據(jù)能力。
由于兩者模式的使用都具有優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，那么就要結(jié)合檔案管理系統(tǒng)的功能需求，將兩者體系結(jié)構(gòu)相互結(jié)合，使其在檔案管理系統(tǒng)中發(fā)揮自身的優(yōu)點(diǎn)。[3]
4 結(jié)束語
基于互聯(lián)網(wǎng)+的檔案管理系統(tǒng)開發(fā)是一項(xiàng)系統(tǒng)性的功能，在構(gòu)建過程中涉及到了數(shù)據(jù)安全、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及數(shù)據(jù)庫技術(shù)等多個(gè)方面。另外，在系統(tǒng)構(gòu)建及開發(fā)的過程中，還要以檔案管理相關(guān)的業(yè)務(wù)流程為基礎(chǔ)，并且滿足相關(guān)法律規(guī)定的要求。上述檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、安全化及信息化，并且完善了傳統(tǒng)檔案管理中的不足，使檔案管理工作能夠充分的發(fā)揮自身的功能。
參考文獻(xiàn)
[1]曹玉林， 武君勝. 基于網(wǎng)絡(luò)的檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與研究[J]. 計(jì)算機(jī)工程與設(shè)計(jì)， 2009， 30（6）：1532-1535.
[2]吳悅. 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理系統(tǒng)信息安全策略[J]. 福建電腦， 2011， 27（12）：61-62.
[3]梁敏. 基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的考生檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)F[D]. 電子科技大學(xué)， 2011.
作者簡(jiǎn)介
湯桂清（1971―），男，河北省灤平縣，本科，檔案師，承德廣通信息網(wǎng)絡(luò)有限公司灤平分公司，研究方向：檔案管理。
關(guān)鍵詞：組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)；組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案管理系統(tǒng)；整合.
1.組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)及信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)
組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)是對(duì)上萬條代碼進(jìn)行信息化管理，易于實(shí)現(xiàn)資源共享。多少年來政府各部門及各企業(yè)都非常重視信息收集和整理工作，同時(shí)有相關(guān)的信息收集和整理制度，從而保證了機(jī)構(gòu)信息的準(zhǔn)確、全面。將這些信息輸入組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)管理功能的系統(tǒng)化，其優(yōu)點(diǎn)也就充分體現(xiàn)。信息化時(shí)代的到來以及網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的快速發(fā)展，為組織機(jī)構(gòu)代碼管理水平提供了機(jī)遇。不斷提高組織機(jī)構(gòu)代碼管理及服務(wù)水平，提高辦公效率，實(shí)現(xiàn)資源共享，組織機(jī)構(gòu)管理信息化勢(shì)在必行。
1.1組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)
組織機(jī)構(gòu)代碼數(shù)據(jù)庫是以機(jī)構(gòu)代碼為索引，由上萬條代碼數(shù)據(jù)組成的一個(gè)數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)量比較大，為了在政府管理企業(yè)應(yīng)用中更好的發(fā)揮作用，數(shù)據(jù)質(zhì)量一定要得到保證，錄入和查詢都要真實(shí)、快速、有效。全國有各種組織機(jī)構(gòu)幾百萬，每個(gè)機(jī)構(gòu)都需要辦理組織機(jī)構(gòu)代碼證，而且政府對(duì)代碼證都要進(jìn)行定期審驗(yàn)。我們已經(jīng)清楚，組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)是典型的管理信息系統(tǒng)。目前我國大中型城市已全面覆蓋和實(shí)現(xiàn)代碼網(wǎng)絡(luò)化管理，具有先進(jìn)性、實(shí)用性、穩(wěn)定性、可擴(kuò)展性的代碼管理系統(tǒng)已成為當(dāng)前代碼管理工作中不可或缺的重要的基礎(chǔ)內(nèi)容。
1.2信息管理系統(tǒng)在組織機(jī)構(gòu)代碼管理上的優(yōu)越性
1.2.1在管理模式上采用先進(jìn)的客戶機(jī)/服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)通信方式進(jìn)行各級(jí)代碼管理機(jī)構(gòu)之間的數(shù)據(jù)交換，構(gòu)建代碼信息網(wǎng)絡(luò)，交流數(shù)據(jù)簡(jiǎn)潔方便。
1.2.2功能完備。包括組織機(jī)構(gòu)代碼管理機(jī)構(gòu)的局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)的建立、網(wǎng)絡(luò)管理、組織機(jī)構(gòu)代碼的管理業(yè)務(wù)、組織機(jī)構(gòu)代碼IC卡的管理業(yè)務(wù)。
1.2.3在數(shù)據(jù)庫方面對(duì)數(shù)據(jù)庫用戶的訪問、使用權(quán)及數(shù)據(jù)對(duì)象的訪問和使用權(quán)，進(jìn)行了嚴(yán)格的規(guī)定，對(duì)數(shù)據(jù)庫備份與恢復(fù)采用了先進(jìn)可靠的措施，使系統(tǒng)的安全性能有了保證。
1.2.4保證數(shù)據(jù)質(zhì)量。系統(tǒng)通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)代碼數(shù)據(jù)采集進(jìn)行監(jiān)控，提供了、查錯(cuò)的功能，杜絕了重碼、重名和錯(cuò)碼的產(chǎn)生，保證了代碼數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。
1.2.5有效加強(qiáng)對(duì)代碼證書的管理，杜絕了重證、多證的情況。
2.組織機(jī)構(gòu)代碼信息管理系統(tǒng)特征分析
2.1組織機(jī)構(gòu)代碼信息管理系統(tǒng)需求分析
2.1.1管理模式上采用先進(jìn)的客戶機(jī)/服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)通信方式，進(jìn)行各級(jí)代碼管理機(jī)構(gòu)之間的數(shù)據(jù)交換，構(gòu)建代碼信息網(wǎng)絡(luò)，交流數(shù)據(jù)簡(jiǎn)潔方便。
2.1.2功能完備，包括組織機(jī)構(gòu)代碼管理機(jī)構(gòu)的局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)的建立、網(wǎng)絡(luò)管理、組織機(jī)構(gòu)代碼的管理業(yè)務(wù)、組織機(jī)構(gòu)代碼IC卡的管理業(yè)務(wù)。
2.1.3在數(shù)據(jù)庫方面對(duì)數(shù)據(jù)庫用戶的訪問、使用權(quán)及數(shù)據(jù)對(duì)象的訪問和使用權(quán)：進(jìn)行了嚴(yán)格的規(guī)定，對(duì)數(shù)據(jù)庫備份與恢復(fù)采用了先進(jìn)可靠的措施，使系統(tǒng)的安全有了保障。
2.1.4保證了數(shù)據(jù)質(zhì)量。系統(tǒng)通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)代碼數(shù)據(jù)采集進(jìn)行監(jiān)控，提供了、查錯(cuò)的功能，杜絕了重碼、重名和錯(cuò)碼的產(chǎn)生，保證了代碼數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。
2.1.5加強(qiáng)了對(duì)代碼證書的管理，杜絕了重證、多證的情況。
2.1.6采用window界面，集菜單、控制條、工具欄、圖形顯示于一體，加強(qiáng)用戶界面可操作性和一致性，開發(fā)運(yùn)用數(shù)據(jù)管理界面自動(dòng)生成技術(shù)，簡(jiǎn)化數(shù)據(jù)庫維護(hù)操作。
2.1.7提供多樣和豐富的報(bào)表輸出功能。
2.2安全性設(shè)計(jì)要求
2.2.1不同級(jí)別的資源和數(shù)據(jù)訪問，用來防止偶然性的破壞。
2.2.2訪問規(guī)則。定義網(wǎng)絡(luò)的口令保護(hù)策略和規(guī)則，把對(duì)服務(wù)器上文件的訪問權(quán)限按不同口令分為：不可讀寫執(zhí)行、可讀可執(zhí)行、只能讀或執(zhí)行等。
2.2.3網(wǎng)絡(luò)聯(lián)網(wǎng)設(shè)備的訪問?？紤]哪些設(shè)備應(yīng)該鎖在集線室內(nèi)，只允許哪些人員管理和使用這些設(shè)備。
2.2.4網(wǎng)絡(luò)互連的需求和訪問級(jí)別。在不同的子網(wǎng)中使用哪些路徑選擇路由器和網(wǎng)橋過濾器。在路由器和網(wǎng)橋內(nèi)用硬件和軟件定義不同的訪問級(jí)別。
2.2.5軟件升級(jí)、審計(jì)和安裝策略。某些病毒是通過商用軟件傳播到網(wǎng)絡(luò)上的，因此由專門人員集中進(jìn)行軟件升級(jí)和安裝，任何人不能擅自安裝或升級(jí)網(wǎng)絡(luò)上的通用應(yīng)用軟件。
2.3組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)的流程分析
代碼業(yè)務(wù)豐要是面向企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)和社會(huì)團(tuán)體組織機(jī)構(gòu)的，每個(gè)組織機(jī)構(gòu)都必須辦理代碼證，代碼證是唯一表征各個(gè)單位及社會(huì)團(tuán)體的“身份證”。我們國家要求代碼信息要真實(shí)、準(zhǔn)確，并且要求每個(gè)單位和團(tuán)體都要進(jìn)行定期的檢驗(yàn)。根據(jù)代碼業(yè)務(wù)特點(diǎn)而開發(fā)的組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)，既要做到信息采集準(zhǔn)確無誤，又要按照企業(yè)要求隨時(shí)變更，并且將變更信息數(shù)據(jù)及時(shí)更換存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫中，同時(shí)還要方便、檢索、查詢。
2.4可行性分析
目前我國有各種組織機(jī)構(gòu)幾百萬，國家要求每個(gè)機(jī)構(gòu)都需要辦理組織機(jī)構(gòu)代碼證，而且每年代碼證都要定期審驗(yàn)。我們?cè)写a系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫龐大，代碼查詢很慢，在代碼辦理高峰期時(shí)很難適用于窗口的行政審批和各個(gè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行年檢，這樣不可避免的會(huì)使部分機(jī)構(gòu)出現(xiàn)重碼、錯(cuò)碼，甚至是逃避機(jī)構(gòu)年審，讓政府的行政審批捕獲不到準(zhǔn)確無誤的機(jī)構(gòu)信息?，F(xiàn)在國家對(duì)代碼數(shù)據(jù)信息逐漸重視起來，原來的系統(tǒng)已經(jīng)無法滿足現(xiàn)在的數(shù)據(jù)處理量。新的系統(tǒng)會(huì)大幅提高窗口的工作效率，既方便企業(yè)辦理代碼業(yè)務(wù)，也讓工作人員辦公流暢、準(zhǔn)確、迅速，更重要是有利于政府捕獲到準(zhǔn)確無誤的組織機(jī)構(gòu)信息。近幾年不斷更新和研發(fā)的新系統(tǒng)不斷被應(yīng)用與代碼管理的日常工作中，且優(yōu)勢(shì)越來越明顯，不斷解決了舊有系統(tǒng)存在的遺憾。
3.組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)及其電子檔案管理系統(tǒng)流程改進(jìn)
目前技術(shù)條件下，代碼管理系統(tǒng)和組織代碼的電子文件系統(tǒng)進(jìn)行集成的工作并不難。第一，需要重新設(shè)計(jì)組織機(jī)構(gòu)代碼的業(yè)務(wù)流程、協(xié)調(diào)和執(zhí)行代碼業(yè)務(wù)和代碼電子檔案業(yè)務(wù)的同步進(jìn)行確保滿足整合后的系統(tǒng)進(jìn)程。第二，要確定新系統(tǒng)的軟件體系結(jié)構(gòu)，特別是要注意選擇的軟件體系結(jié)構(gòu)在軟件開發(fā)中的重要性，而軟件體系結(jié)構(gòu)主要取決于功能的系統(tǒng)和應(yīng)用程序環(huán)境和客戶的需求。
組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)和組織代碼電子檔案管理系統(tǒng)，具有不同的業(yè)務(wù)流程體系，因此在對(duì)兩者進(jìn)行整合前，必須對(duì)其業(yè)務(wù)流程進(jìn)行必要的優(yōu)化和改進(jìn)。整體業(yè)務(wù)組織機(jī)構(gòu)代碼可以被視為信息采集終端和中心的數(shù)據(jù)庫之間的交互流數(shù)據(jù)流。在采集基本數(shù)據(jù)后進(jìn)行處理上，再傳到數(shù)據(jù)庫進(jìn)行處理。事實(shí)上。電子檔案的記錄管理過程應(yīng)最終融化的代碼管理系統(tǒng)組織的業(yè)務(wù)流程。改進(jìn)的過程中，電子檔案工作和不作為代碼的先決條件證書印刷工作，即進(jìn)行響應(yīng)數(shù)據(jù)傳輸?shù)臄?shù)據(jù)采集終端在中心，進(jìn)行電子檔案商業(yè)組織，當(dāng)信號(hào)的電子檔案服務(wù)返回的商業(yè)交易，代碼開始邁出的下一步即進(jìn)行代碼證書打印。這一過程不僅保證同步代碼業(yè)務(wù)代碼電子檔案的服務(wù)組織，并可以對(duì)其進(jìn)行有效保護(hù)，對(duì)于代碼總體業(yè)務(wù)而言具有積極作用和意義。
4.組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)及其電子檔案管理系統(tǒng)整合效能展望
組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)和組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案管理系統(tǒng)的集成和整合，整體提升了代碼業(yè)務(wù)流程的更高效。代碼電子檔案業(yè)務(wù)融合進(jìn)入代碼整體業(yè)務(wù)流程，進(jìn)一步規(guī)范了代碼電子檔案。實(shí)現(xiàn)代碼業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)程的高效、統(tǒng)一和有序。
組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)和組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案管理系統(tǒng)的集成和整合效能，在 BS模式下運(yùn)行更方便，系統(tǒng)維修也更簡(jiǎn)單。代碼管理系統(tǒng)和代碼電子檔案管理系統(tǒng)的組織、 資源利用也使得代碼業(yè)務(wù)流程更合理、 充分達(dá)到代碼業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)共享的一體化。兩者的有效融合和整合也使得組織機(jī)構(gòu)代碼工作將更高效、 有序、 快速發(fā)展助力我國經(jīng)濟(jì)，從而提供積極作用。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；合同檔案管理；責(zé)任成本
中圖分類號(hào)：F206 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-1723（2013）02-0089-02
一、引言
合同管理貫穿電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的始終，是一項(xiàng)重要的管理工作。尤其在當(dāng)前的背景下，世界金融危機(jī)的長(zhǎng)期影響仍將持續(xù)，國家拉動(dòng)內(nèi)需的方針不會(huì)改變，電力等基建投入加大，使得合同管理問題的重要性凸顯。實(shí)際上，良好的合同管理可以避免、預(yù)防或減少各種糾紛，促進(jìn)工程建設(shè)有序開展，實(shí)現(xiàn)良好的經(jīng)濟(jì)效益。
本文將具體分析合同管理在電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理中的作用，總結(jié)進(jìn)行合同管理的措施和方法重點(diǎn)，并從責(zé)任成本的角度，探討電力企業(yè)合同檔案管理的實(shí)施思路和改進(jìn)策略。具體而言，本文將結(jié)合電力企業(yè)的實(shí)際，分析其合同管理的概念、特點(diǎn)，以及合同管理在責(zé)任成本管理中的地位和作用，結(jié)合責(zé)任成本管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，闡述實(shí)施合同管理的工作要點(diǎn)和應(yīng)用實(shí)施，建立可持續(xù)的創(chuàng)利和創(chuàng)譽(yù)運(yùn)行機(jī)制。
二、合同管理在電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理中的作用分析
一般而言，合同是指平等主體之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。對(duì)于電力企業(yè)來說，總合同是主合同，是一切經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的根本大法。為履行主合同，在實(shí)施過程中，“合同”不僅指合同文本，也包括工程履行過程中的各種簽證和書面確認(rèn)單據(jù)。因此，電力企業(yè)合同管理除了對(duì)合同文本進(jìn)行管理，還要對(duì)書面原始證據(jù)進(jìn)行保存和管理。項(xiàng)目目標(biāo)分解過程中，派生出的各種經(jīng)濟(jì)合同包括勞務(wù)、購銷、租賃等合同，以及分包合同等都需要進(jìn)行積極的管理?？傮w來看，合同管理對(duì)于電力企業(yè)而言具有以下特點(diǎn)：一是合同標(biāo)的以獨(dú)立工程項(xiàng)目為中心，多結(jié)構(gòu)、多層次的特點(diǎn)明顯。二是項(xiàng)目的邀約條件存在差異，地域性和行業(yè)性特征明顯。三是合同標(biāo)的內(nèi)容復(fù)雜、金額較大，合同具有長(zhǎng)期性和復(fù)雜性特點(diǎn)。四是合同簽訂后，各種要素必須按計(jì)劃到位，計(jì)劃性嚴(yán)格。
合同管理在電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理中的作用表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
（一）合同管理是進(jìn)行成本管理的核心
電力企業(yè)的項(xiàng)目實(shí)施全都是通過一系列承發(fā)包合同來實(shí)現(xiàn)。通過對(duì)承包的內(nèi)容、范圍、工期和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、索賠條款等條款的制定和履行和對(duì)管理目標(biāo)責(zé)任的分解，各部門緊密圍繞合同條款履行職能范圍，責(zé)任成本管理工作需要建立有效的合同管理機(jī)制。
（二）合同管理在具備紐帶作用
責(zé)任成本管理實(shí)際上貫穿了項(xiàng)目的全過程，責(zé)任單元的責(zé)任預(yù)算以合同文本形式實(shí)現(xiàn)，是合同管理的基礎(chǔ)，也是制約合同雙方行為的準(zhǔn)則，是聯(lián)系的紐帶。
（三）合同管理能夠保障企業(yè)的合法權(quán)益
合同文件中具有明示或暗示的合同條款或，以及環(huán)境關(guān)系，與承包人的切實(shí)利益相關(guān)，電力企業(yè)可以結(jié)合工程特點(diǎn)利用合同權(quán)利組織施工，提供符合約定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品，對(duì)其違約行為進(jìn)行索賠等。有效的合同管理在這一過程中能夠有效避免潛在虧損，促進(jìn)責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)的分?jǐn)偂?/p>
三、從責(zé)任成本的角度談合同管理的工作和要點(diǎn)
責(zé)任成本，即按照責(zé)任者的可控程度歸集責(zé)任者所應(yīng)負(fù)擔(dān)的成本。責(zé)任成本管理指的是將直接發(fā)生成本和費(fèi)用歸結(jié)到各生產(chǎn)單位和業(yè)務(wù)部門，將其作為責(zé)任單元，并采取合同形式逐級(jí)進(jìn)行承包的方法。責(zé)任成本管理包括設(shè)計(jì)和施工方案優(yōu)化、變更索賠管理、管理費(fèi)用控制等關(guān)鍵環(huán)節(jié)。當(dāng)前，電力企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，大量的糾紛案件是由于合同意識(shí)淡薄、經(jīng)營運(yùn)作不規(guī)范、履約不力等管理責(zé)任缺陷造成。因此，企業(yè)在實(shí)施責(zé)任成本管理過程中，要能夠以企業(yè)合同檔案管理部門為中心，以項(xiàng)目合同管理為重點(diǎn)，建立完善的合同檔案管理和保證體系，使所有的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)處于可控狀態(tài)，提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平。從責(zé)任成本的角度看，合同管理的工作和要點(diǎn)如下：
（一）加強(qiáng)對(duì)合同檔案管理部門和工作人員的培訓(xùn)，建立專門的合同管理機(jī)構(gòu)
要加強(qiáng)電力企業(yè)對(duì)合同檔案管理部門和工作人員的培訓(xùn)，使其掌握合同管理知識(shí)，并在此基礎(chǔ)上建立專門的合同管理機(jī)構(gòu)。實(shí)際上，合同管理涉及工程招投標(biāo)、談判簽約、履行變更及索賠等諸多方面。企業(yè)內(nèi)部核算單位、各職能部門都不可避免地涉及各類經(jīng)濟(jì)合同。因此，要針對(duì)項(xiàng)目特點(diǎn)，采取外培內(nèi)訓(xùn)相結(jié)合的方式，加強(qiáng)施工技術(shù)、工程造價(jià)等相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，培養(yǎng)一批業(yè)務(wù)過硬的檔案合同管理人員，在實(shí)踐中提高綜合素質(zhì)，將企業(yè)合同管理工作有效地組織起來，形成管理網(wǎng)絡(luò)，覆蓋施工企業(yè)各個(gè)層次。同時(shí)，要重視合同締約簽訂前的分析工作。電力企業(yè)應(yīng)該確保簽訂嚴(yán)密的施工承包合同，為履行合同奠定基礎(chǔ)。在施工項(xiàng)目投標(biāo)階段，合同管理部門要會(huì)同有關(guān)部門對(duì)招標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，分析合同難點(diǎn)、風(fēng)險(xiǎn)，形成書面報(bào)告，有效指導(dǎo)投標(biāo)報(bào)價(jià)。在合同簽訂階段，要再次對(duì)合同文本進(jìn)行研究，對(duì)發(fā)現(xiàn)業(yè)主開脫責(zé)任的條款等問題反復(fù)論證，降低合同風(fēng)險(xiǎn)。
（二）對(duì)合同履行情況要進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤
在履行階段，合同檔案管理部門要嚴(yán)格按照合同要求，明確各方的責(zé)任義務(wù)，由各責(zé)任人具體控制，對(duì)費(fèi)用與控制指標(biāo)經(jīng)常進(jìn)行對(duì)比，對(duì)超標(biāo)情況及時(shí)反饋并查找原因。企業(yè)檔案合同管理部門要從宏觀角度對(duì)管理過程中的各種問題及時(shí)予以指導(dǎo)。
（三）加強(qiáng)索賠管理
項(xiàng)目履約中，要認(rèn)真分析研究合同，把準(zhǔn)變更索賠方向，要重視合同履約過程中的索賠管理。要加強(qiáng)分包、分供合同的管理。同時(shí)，要及時(shí)組織項(xiàng)目竣工清算與結(jié)算，集中管理資金和財(cái)務(wù)。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：建設(shè)工程；勘察設(shè)計(jì)；合同管理
合同管理是保障建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)有序進(jìn)行的依據(jù)，我國《中華人民共和國合同法》中，對(duì)合同管理提出了明確的要求，而且建設(shè)工程行業(yè)中，也在合同管理方面提出了新的規(guī)章、規(guī)范，充分發(fā)揮合同管理的作用。合同管理措施，是一項(xiàng)重點(diǎn)的工作，與合同應(yīng)用存在直接的聯(lián)系，建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)中，必須全面落實(shí)合同管理措施，便于完善合同的實(shí)踐應(yīng)用。
一、建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)的合同管理措施
建設(shè)工程中，為了規(guī)范勘察設(shè)計(jì)的方式，促使其符合市場(chǎng)原則，在合同管理中落實(shí)《建筑工程勘察設(shè)計(jì)合同管理辦法》，要求建設(shè)工程嚴(yán)格按照管理辦法控制勘察設(shè)計(jì)。建設(shè)工程中，既要履行合同管理辦法，又要遵循市場(chǎng)原則，因此重點(diǎn)分析建設(shè)工程中，勘察設(shè)計(jì)合同管理的措施。
1、細(xì)化合同管理的辦法
合同管理措施中，需根據(jù)建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)的實(shí)際情況，細(xì)化合同管理的辦法，嚴(yán)格劃分勘察設(shè)計(jì)中的技術(shù)責(zé)任，利用合同的方式規(guī)定相關(guān)的權(quán)益，同時(shí)確保權(quán)益的合法性[1]。首先建設(shè)工程在勘察設(shè)計(jì)中，依照規(guī)定內(nèi)容，要求雙方簽訂合同，合同內(nèi)的條例對(duì)工程中的新建、改建等都存在規(guī)范性；然后按照建設(shè)工程市場(chǎng)的實(shí)況，規(guī)定合同管理，以免合同中出現(xiàn)違規(guī)的內(nèi)容，確保合同管理的細(xì)節(jié)部分；最后依照合同中的條例，細(xì)化雙方的責(zé)任，如果合同雙方提出不同的建議，也可采取書面的形勢(shì)進(jìn)行約束，主要是針對(duì)可能發(fā)生的糾紛，提前進(jìn)行規(guī)范，保障合同管理措施的可行性，滿足建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)的實(shí)踐需求。
2、強(qiáng)化合同管理監(jiān)督職能
監(jiān)督職能是合同管理中的有效措施，發(fā)揮合同在建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)中的作用。由于建設(shè)工程現(xiàn)場(chǎng)的環(huán)境、地質(zhì)不同，所以不同建設(shè)工程內(nèi)，勘察設(shè)計(jì)的行為、活動(dòng)存在差異，也就表示合同管理的措施中存有差別，在合同管理中采取監(jiān)督職能的方法，有利于輔助合同內(nèi)容，為建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)提供指導(dǎo)策略，促使勘察設(shè)計(jì)能夠與周圍的自然環(huán)境、地質(zhì)環(huán)境保持和諧性[2]。
3、深化合同管理的法規(guī)控制
法規(guī)控制是勘察設(shè)計(jì)合同管理中的一項(xiàng)方法，因?yàn)榻ㄔO(shè)工程勘察設(shè)計(jì)中，雙方簽訂合同后，合同已經(jīng)具有法律效應(yīng)，采用法規(guī)控制的方法管理合同，可以充分發(fā)揮行政部門的責(zé)任，維護(hù)勘察設(shè)計(jì)現(xiàn)場(chǎng)的秩序。建設(shè)勘察設(shè)計(jì)中出現(xiàn)違法行為時(shí)，行政部門可以要求司法機(jī)關(guān)依照合同進(jìn)行審判，如果當(dāng)事人對(duì)處罰有異議，也可實(shí)行復(fù)議或訴訟，表明法規(guī)控制管理方法的公平、公正，也能體現(xiàn)出合同的執(zhí)行權(quán)力。目前，各地區(qū)建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)中的合同管理，非常重視法規(guī)控制的應(yīng)用，以此來規(guī)范合同的管理方法，提高合同管理在建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)中的規(guī)范性水平。
二、建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)合同的檔案管理方法
建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)的合同管理，屬于一種委托的行為，具有服務(wù)的特性，而公款支付、經(jīng)濟(jì)處理等事務(wù)，都是由勘察設(shè)計(jì)合同進(jìn)行調(diào)解的，為了提高建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)合同管理的水平，需深化檔案管理的工作，積極落實(shí)檔案管理方法，服務(wù)合同管理措施的應(yīng)用。
1、收集合同檔案的資料
檔案資料收集，是合同管理的基礎(chǔ)部分，全面收集合同中的資料、內(nèi)容，考慮到經(jīng)營業(yè)務(wù)的影響，合同檔案的收集面臨著一定程度的困難。合同管理中，本身涉及到大量的勘察信息，應(yīng)該保障勘察設(shè)計(jì)的真實(shí)性，以便確保收集資料的完整性，預(yù)防合同丟失或缺陷[3]。建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)中收集合同資料時(shí)，積極完善管理工作，合同管理人員需要提高對(duì)資料收集的重視度，主動(dòng)進(jìn)行合同檔案中的材料收集，按照合同管理的需求，規(guī)劃?rùn)n案中的材料內(nèi)容，隨時(shí)做好接收資料的準(zhǔn)備。
建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)單位，遵循資料收集的相關(guān)要求，明確檔案資料的范圍，在合同管理中深化檔案的作用，充分發(fā)揮合同管理的實(shí)踐價(jià)值。一般情況下，建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)中的合同管理，進(jìn)行收集的材料有：（1）勘察中標(biāo)時(shí)的資料，包括勘察地點(diǎn)、費(fèi)用以及方案，經(jīng)相關(guān)部門簽字認(rèn)可的備案資料；（2）勘察登記的所有表格資料；（3）合同中涉及到文件、資料。資料收集完成后，才能保障合同管理的完整性，完善合同的管理過程。
2、歸檔合同管理的資料
合同管理時(shí)的歸檔行為，降低了合同管理的困難度。管理人員在歸檔合同資料的過程中，對(duì)合同重新進(jìn)行審視和審查，明確合同中的管理要求。建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)的合同管理中，不僅要管理合同的相關(guān)事宜，還要對(duì)文件資料進(jìn)行歸檔處理，文件資料是合同管理中的根本，也是履行合同內(nèi)容的主要依據(jù)。因?yàn)榭辈煸O(shè)計(jì)的合同缺乏制度性的管理，部分合同管理中的資料，仍然留在經(jīng)辦部門，沒有實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)性的合同管理，所以采取資料歸檔的方式，實(shí)現(xiàn)合同管理的系統(tǒng)化，快速收集分散的合同資料，由管理部門進(jìn)行收集，以免合同資料管理時(shí)出現(xiàn)缺陷。
合同檔案是管理的重要部分，管理人員在歸檔合同資料時(shí)，應(yīng)該檢查合同檔案是否存在資料缺失的情況，確定資料的真實(shí)性，存有缺失的合同資料，不能進(jìn)行歸檔管理，要求經(jīng)辦人員整理齊全后，重新歸檔，樹立合同資料完整歸檔的意識(shí)。
三、建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)合同管理的實(shí)踐分析
建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)合同管理的實(shí)踐，規(guī)范了合同管理的行為，一方面維護(hù)合同本身的價(jià)值，另一方面規(guī)劃合同管理的手段。
1、委托方的合同管理
合同中規(guī)定，建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)的委托方，需要向承包方提供工作資料，而且要負(fù)責(zé)工作資料的真實(shí)性。合同管理時(shí)，根據(jù)委托的內(nèi)容，執(zhí)行相關(guān)的合同條例。例如：委托的工作是工程勘察，在勘察前期，完成勘察技術(shù)的規(guī)劃，并且附圖，提供勘察設(shè)計(jì)中的技術(shù)資料。
2、承包方的合同管理
承包方的資質(zhì)、能力要符合委托方的要求，由建設(shè)工程勘察管理部門，篩選符合要求的承包方，由此承包方與委托方建立合同關(guān)系。委托方的合同管理中，應(yīng)該遵循合同的現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)，承擔(dān)相應(yīng)的設(shè)計(jì)工作，如承包方違反合同而造成經(jīng)濟(jì)所示，按照合同中的違約規(guī)定進(jìn)行賠償。
3、合同文件的編制管理
建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)中，委托方有可能提出變更要求，此時(shí)需針對(duì)變更的項(xiàng)目，重新編制合同文件，委托方依照合同中的要求，負(fù)責(zé)承包方實(shí)際工作中的增加費(fèi)用，嚴(yán)謹(jǐn)管理由合同變更引起的費(fèi)用或責(zé)任問題。
4、勘察合同的監(jiān)督管理
監(jiān)督管理實(shí)踐中，落實(shí)勘察設(shè)計(jì)合同中的內(nèi)容，監(jiān)督合同管理的執(zhí)行力，保障雙方的權(quán)益，體現(xiàn)合同管理的實(shí)踐職責(zé)，完善合同管理中的實(shí)踐活動(dòng)，保障建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)的優(yōu)質(zhì)行為。
結(jié)束語：
合同管理對(duì)建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)具有基礎(chǔ)維護(hù)作用，輔助解決勘察設(shè)計(jì)中的合同糾紛，提供相關(guān)的依據(jù)。合同管理的工作內(nèi)容，符合勘察設(shè)計(jì)的特殊性，在管理措施中實(shí)行檔案管理方法，同時(shí)結(jié)合條例應(yīng)用，強(qiáng)化合同管理的工作內(nèi)容，發(fā)揮合同管理的作用，體現(xiàn)合同管理措施應(yīng)用的積極性。
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