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緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇人事檔案一般管理方法，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
人事檔案排架，是指人事檔案入庫保存，在檔案架或檔案柜中組合排列的方式。檔案排架科學(xué)合理，不僅存取檔案方便，還能最大限度地節(jié)省存放空間。檔案的排架方法是否科學(xué)，同檔案編號、檢索方法和貯存條件有密切的關(guān)系。
高校人事檔案的排架，筆者認(rèn)為可以分為三個檔案庫，在職人員檔案庫、離退休人員檔案庫、死亡人員檔案庫。在職人員檔案可以先根據(jù)部門（學(xué)院）進(jìn)行分類，每個部門固定一個的架位。每個部門內(nèi)的檔案又可以根據(jù)姓名首字母進(jìn)行排序。離退休人員、死亡人員檔案可以直接根據(jù)姓名首字母進(jìn)行排列。在職人員庫按照部門（學(xué)院）進(jìn)行排架，主要考慮以下幾方面原因：首先，高校在管理過程中，一般以部門（學(xué)院）為單位，部門（學(xué)院）內(nèi)的人員工作上關(guān)系更密切。在進(jìn)行檔案利用過程中，一般也是以單位為主體進(jìn)行。其次，在人事檔案利用過程中，利用者一般會提供所查人員姓名、所屬單位、在職與否等信息，上述排架方式可以快速的根據(jù)所提供信息查找到人事檔案。
在實際應(yīng)用過程中，這樣的排架方式有一定的優(yōu)勢。第一，能夠快速定位檔案。檔案管理人員根據(jù)提供的單位信息，可以迅速判定檔案的所在架位，通過其姓名可以定位檔案的所在位置。第二，高校每個單位人員數(shù)量相對穩(wěn)定，每年退休人員檔案從所在單位的架位上轉(zhuǎn)移至退休人員庫房的相應(yīng)架位上。每年新聘人員檔案又增添至所屬單位的檔案架中，只要設(shè)計相對合理的檔案排架之后，在職檔案庫可以長時間不用倒架。這樣的排架方式也有一定的缺點，即對于退離休檔案庫及死亡人員檔案庫來說，可能需要預(yù)留出一定的空間，否則可能由于檔案的增加，需要及時調(diào)整架位。
二、人事檔案的編碼方法――姓名首字母和職工號混合編號法
人事檔案編號也簡稱為人事檔案號或檔號。它一般以字母或者阿拉伯?dāng)?shù)字為基礎(chǔ)，根據(jù)人事檔案的姓名和一定的規(guī)律，編排出一定的程序之后，而形成的人事檔案的代號。 編制人事檔案號的目的是有利于人事檔案的保管，有利于管理人員迅速、準(zhǔn)確、及時地取、放檔案。
人事檔案編號在人事檔案管理整個過程中都非常重要。編號的唯一性為檔案檢索提供極大便利，能夠提高檔案利用效率，提高服務(wù)水平。編號對檔案的排架管理也有一定的影響。目前人事檔案的常用編號方法有：筆形編號法、姓氏筆畫編號法、漢語拼音編號法、綜合編號法、大流水編號法等。
根據(jù)實際工作經(jīng)驗，筆者提出一種高校人事檔案的編號方法，即采用姓名首字母和職工號混合編號法。首先，給字母A-Z賦予相應(yīng)的數(shù)字代碼，見表1。根據(jù)姓名首字母給予編號。例如，李曉潔，拼音為Li Xiao Jie，其姓名首字母為LXJ，根據(jù)下表可將其編碼為：122410。姓名為兩個字的，中間兩位數(shù)字用00代替，例如，張寧，首字母為ZN，編碼為260014。姓名為四個字的以此類推。這樣的編碼可能會出現(xiàn)重復(fù)，例如，林新繼的首字母同為LXJ，其編碼與李曉潔相同。但職工號在高校管理中一般是唯一的，不論是新增人員，還是調(diào)出、退休、死亡等，號碼不重復(fù)利用。為避免重復(fù)，在首字母編碼的后面加上職工號，這樣就避免了人事檔案檔號的重復(fù)。同時，職工號對于教職工來說，就像高校里的身份證一樣，它還在財務(wù)部門、餐廳、圖書館、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用等各方面利用，采用這種編碼方式，也利于使檔案管理與學(xué)校的信息化進(jìn)程相契合（見表1）。
首字母和職工號混合編號法，筆者在表2中進(jìn)行詳細(xì)的舉例說明（見表2）。
在同一部門中，人事檔案可以直接根據(jù)編碼進(jìn)行排序。首先，根據(jù)前兩位的數(shù)字（姓名第一個字母代號）從小到大進(jìn)行排序，前晌皇字相同的根據(jù)第三位和第四位數(shù)字（姓名第二個字母代號）進(jìn)行排序，第三、四位相同的根據(jù)第五、六位（姓名第三個字母代號）進(jìn)行排序，若首字母六位數(shù)字都相同，按照員工編號從小到大進(jìn)行排序。根據(jù)上述方法，表2中的干部檔案的排序可以如下排序（見表3）。
在人事管理系統(tǒng)中，通過一定的設(shè)置，可以輕松實現(xiàn)對人事檔案的編碼。從系統(tǒng)中直接導(dǎo)出干部人事檔案編碼并打印，節(jié)省人力。根據(jù)檔案編碼，在上架過程中，直接根據(jù)編碼數(shù)字進(jìn)行排列，相比直接的音序排列法，能夠?qū)⒚糠輽n案的位置進(jìn)行更加精準(zhǔn)的定位，提高了管理檔案的效率。
此種編碼方法具有一定的優(yōu)點。第一，采用此種編碼方式，在人員調(diào)動后，不用對編號進(jìn)行調(diào)整，直接將干部檔案放入調(diào)入部門的相應(yīng)架位即可。人員退休后，也可直接將檔案拿出，放入退休干部檔案架位的相應(yīng)位置即可。第二，在人們意識中，數(shù)字的排序比字母的排序更簡單，人們更熟悉從1-26的前后順序，而對于從A-Z的順序相對有難度，特別是對26個英文字母不熟悉的人來說，這種編碼方式排架時效率更高。用這種混合編碼方式，可以更迅速地進(jìn)行檔案排序與上架管理。第三，利用此種方式對檔案進(jìn)行編碼、排列，當(dāng)有檔案材料需要入檔時，可以快速確定檔案位置，節(jié)省人力、物力。人事檔案具有動態(tài)性的特點，檔案材料每年都會增加，最常見的材料為年度考核表等。這需要檔案管理人員將移交的檔案材料及時入檔。采用此種檔案編號方法，將會使檔案材料的入檔工作效率提高。
此種編碼方法在利用相應(yīng)的計算機系統(tǒng)進(jìn)行檔案編號的過程會非常迅速，而人工進(jìn)行檔案編碼會相對費時，這是此種方法的一個弊端。
三、總結(jié)
【關(guān)鍵詞】人事檔案；歸檔管理；工作
為了指導(dǎo)醫(yī)院進(jìn)行人事檔案管理，政府部門下發(fā)了《干部檔案工作條例》《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等文件，在條例的要求下，醫(yī)院要把人事檔案管理工作認(rèn)真貫徹落實。同時，在規(guī)劃醫(yī)院的總體發(fā)展目標(biāo)和醫(yī)院的業(yè)務(wù)建設(shè)過程中，也應(yīng)當(dāng)將人事檔案管理工作放在重要位置。
一、加強人事檔案歸檔管理工作的重要作用
醫(yī)院工作人員眾多，按照規(guī)定收集、整理、鑒別、分類和歸檔醫(yī)院的人事檔案是醫(yī)院基礎(chǔ)工作內(nèi)容的一部分。一般而言，醫(yī)院可據(jù)此進(jìn)行業(yè)務(wù)考核和工作調(diào)動。人事檔案中，針對醫(yī)院工作人員真實的歷史工作表現(xiàn)、工作實際等有翔實的記錄。同時，醫(yī)院會根據(jù)歸檔制度，對工作人員的德、能、績、勤、廉方面動態(tài)信息進(jìn)行補充（具體包括工作任務(wù)、論文、論著、成果獎勵等），以保證為考核提供參照?，F(xiàn)階段，人事檔案有紙制及電子數(shù)據(jù)兩種。不論以何種形式存檔，其必然需要按照《檔案法》的規(guī)定實施管理。
二、醫(yī)院人事檔案歸檔管理的現(xiàn)狀
現(xiàn)階段，關(guān)于醫(yī)院人事檔案的歸檔管理，遇到了一定的問題，現(xiàn)存的干部人事檔案中，關(guān)于干部綜合能力、素質(zhì)的績效考核材料非常有限。這在某種程度上不利于醫(yī)院實施考核。通常，檔案中的考核材料應(yīng)該比較完善，包括個人的德、能、勤、績四項的年度考核材料。但由于考核材料的不完整性，使得考核在激勵員工方面發(fā)揮的作用非常小，與預(yù)期效果相差甚遠(yuǎn)。此外，在醫(yī)院人事檔案中，難以完整地了解個人的績效情況。其中，僅僅存在一個人的某一階段的業(yè)績成果，而不能提供個人量化考核動態(tài)信息。在醫(yī)院人事檔案管理中，對于績效考核形成的材料并沒有得到很好的管理，其整理和歸檔都不同程度地存在問題，以至于開發(fā)和利用不能正常進(jìn)行。同時，醫(yī)院的人事檔案管理在績效管理方面較為欠缺，主要是因為其缺少科學(xué)的管理方法。隨著時代的發(fā)展，人事管理對檔案工作有了更高的要求，在此情菹攏必須更新管理方法。否則，人事工作需求的變化將會打亂檔案管理的秩序。
三、加強人事檔案歸檔管理工作的具體方法
人事檔案管理在人事工作變化的前提下，應(yīng)從檔案材料收集、歸檔和驗收把關(guān)上加強管理，以確保檔案的查、借、用、轉(zhuǎn)等程序更加規(guī)范。
（一）檔案材料的收集要全面翔實。目前，關(guān)于加強人事檔案的歸檔管理，應(yīng)注重人員績效方面的材料收集管理。醫(yī)院的主要工作內(nèi)容是臨床工作，按照此工作性質(zhì)，業(yè)務(wù)、行政管理等部門分別擁有醫(yī)務(wù)人員的績效材料。為了收集材料的全面翔實，應(yīng)按期驗收績效考核文件材料，并根據(jù)人員的教學(xué)、醫(yī)務(wù)、護(hù)理工作立卷和移交材料，確保二級管理單位上報檔案材料的全面翔實。同時，為了保證人事檔案的歸檔管理工作的全面而規(guī)范，應(yīng)針對負(fù)責(zé)課題兼職檔案人員，進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，提高責(zé)任心，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好課題文件材料的積累、立卷與歸檔工作。
（二）檔案材料整理要各負(fù)其責(zé)，協(xié)力合作。在績效檔案歸檔工作中，具體有項目收集、鑒別、整理、登記、歸檔、保管、利用等多個環(huán)節(jié)，涉及不同部門。對于這些環(huán)節(jié)的整體運作，應(yīng)該由各部門各負(fù)其責(zé)，通力合作。如在課題資料整理中，人事檔案室有自己的職責(zé)范圍，課題組也有相應(yīng)的職責(zé)權(quán)限，兩個組織各司其職，將課題各階段形成的文件材料整理完善。另外，對于課題文件材料的積累，應(yīng)該由醫(yī)務(wù)人員負(fù)責(zé)，人事檔案室和課題組應(yīng)進(jìn)行督促、指導(dǎo)。歸檔的績效檔案文件材料也有嚴(yán)格的要求，第一，必須是原件；第二，材料必須翔實，且沒有缺處；第三，文字不得出現(xiàn)涂改痕跡；第四，確保承辦單位準(zhǔn)確，個人簽字清晰，形成材料的時間有效。
（三）檔案材料的歸檔要嚴(yán)格把關(guān)驗收。醫(yī)院檔案管理室應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)。以科研課題為例，課題（項目）負(fù)責(zé)人主持立卷歸檔的責(zé)任制較為適合。一旦科研項目完成或部分完成，歸檔時間應(yīng)確定，一般為項目結(jié)題或鑒定后不超過20天，且由課題組負(fù)責(zé)人整理文件材料。課題形成積累的全部文件材料，應(yīng)由課題兼職檔案員負(fù)責(zé)匯總，對于文件材料應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)整理、立卷，并按時移交。醫(yī)院綜合檔案室在收到科研項目文件材料后，出具“歸檔證明”給科研主管部門，并完成簽署意見、加蓋檔案室專用章等一系列工作。歸檔過程中，針對三類材料可予以退回，一類是材料不齊全；一類是材料不完整；另一類是對象不明確的。對于退回的應(yīng)及時進(jìn)行補辦。此外，為了提高管理水平和工作效率和質(zhì)量，對于醫(yī)院人事檔案管理，應(yīng)加快推進(jìn)其信息化建設(shè)進(jìn)程。
四、結(jié)語
綜上所述，醫(yī)院的人事工作中，離不開人事檔案。醫(yī)院設(shè)置檔案管理室，應(yīng)提供更規(guī)范的檔案管理服務(wù)。為此，醫(yī)院管理者應(yīng)從服務(wù)的角度出發(fā)，加強人事檔案的歸檔管理工作。只有這樣，才能為人事管理提供第一手資料，確保領(lǐng)導(dǎo)在人才選拔和干部任用上有可靠依據(jù)。加強人事檔案的歸檔管理，對于服務(wù)工資、職稱等人事管理工作非常有利，應(yīng)該得到醫(yī)院人事檔案人員的重視。
【參考文獻(xiàn)】
[1]理文.我國干部人事檔案管理研究[D].安徽大學(xué)，2013.
一、知情權(quán)的含義
（一）加強人事檔案利用率
市場經(jīng)濟(jì)不斷成熟，人員流動更加頻繁。目前，大多數(shù)人都沒有意識到檔案的作用，死檔、棄檔現(xiàn)象十分常見。在傳統(tǒng)的管理模式中，人事檔案十分神秘，大眾并沒有對人事檔案進(jìn)行全方位的了解。為了確保人事檔案準(zhǔn)確、真實，常規(guī)的人事檔案管理方法十分嚴(yán)格，當(dāng)事人即使想查閱自己的檔案，都需要經(jīng)過重重審批，因為繁瑣的程序、地理限制等問題，一般都不會刻意查詢檔案，這種情況導(dǎo)致人們對檔案的了解逐漸淡化，檔案利用率不斷下降。加強人事檔案透明度，使大眾享有知情權(quán)，可以在程序范圍內(nèi)查詢?nèi)耸聶n案，了解自身的優(yōu)點與不足，減少死檔、棄檔現(xiàn)象，使人事檔案利用率得到有效提高。
（二）提高人事檔案真實性
在人事檔案中收集的記錄，當(dāng)事人并不了解，這種情況導(dǎo)致人們習(xí)以為常，認(rèn)為檔案并不需要自己了解。而人事檔案直接影響當(dāng)事人利益，一些人通過不法手段銷毀個人信息，甚至肆意修改他人記錄。保密性極高的人事檔案使管理部門無法控制信息，組織主觀性占主導(dǎo)地位，而當(dāng)事人根本無法爭辯。加強人事檔案知情權(quán)，當(dāng)事人就可以了解到檔案中不正確的材料，并且可以要求檔案管理部門修改，使公民權(quán)益不會受到損害。
二、加強知情權(quán)的措施
（一）完善管理制度
建立開放型社會認(rèn)識檔案管理模式，由專業(yè)的管理機構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一管理，為人事檔案查閱創(chuàng)造出更加快捷的查閱程序。嚴(yán)格追究違法行為，明確檔案管理人員需要肩負(fù)的義務(wù)與責(zé)任，對無需公開卻隨意公開他人檔案的行為，必須予以嚴(yán)厲處罰，追究其法律責(zé)任。完善人事檔案監(jiān)督管理工作，向社會大眾公布檔案管理的監(jiān)督電話，方便公民了解檔案監(jiān)督管理工作，并且安排專業(yè)監(jiān)督檢查組開展行政執(zhí)法，保護(hù)公民隱私權(quán)。
（二）建立信息數(shù)據(jù)庫
充分發(fā)揮現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)點，將人事檔案與互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合，建立完全公開的信息化系統(tǒng)?，F(xiàn)代化計算機技術(shù)已經(jīng)成為管理工作的主要輔助工具，管理人員掃描檔案原件并將數(shù)據(jù)上傳網(wǎng)絡(luò)，建立網(wǎng)絡(luò)人事檔案數(shù)據(jù)庫。這種方法不僅可以有效提高人事檔案管理工作效率，也可以實現(xiàn)高度共享的人事檔案查詢功能，使當(dāng)事人可以直接進(jìn)行個人檔案查詢與管理。
三、人事檔案信息開放注意事項
開放人事檔案必須注意檔案的安全性，千萬不可忽視檔案保護(hù)工作。人事檔案十分特殊，原始的內(nèi)容包括當(dāng)事人手稿、審核人簽名等記錄，一旦破損將無法修補。在進(jìn)行數(shù)字化人事檔案信息轉(zhuǎn)換時，必須加強原始檔案的保護(hù)工作，在利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)時，必須注意電腦病毒或硬件損壞帶來的危險，所以在公開人事檔案的過程中，必須確保檔案安全。
1. 強化人事檔案管理，是堅持以人為本的基礎(chǔ)工作
人事檔案是人事管理機構(gòu)依據(jù)黨的政策，在工作中構(gòu)成的記錄個人經(jīng)歷的材料，是圍繞個人為單位集中留存同時依據(jù)相關(guān)規(guī)定實施整理后構(gòu)成的一類特殊的專門檔案，其有助于各級組織系統(tǒng)全面地考察掌握和正確提拔使用干部，屬于我黨選擇人才、使用人才及正確利用干部的關(guān)鍵依據(jù)。人事檔案管理工作屬于組織人事機構(gòu)的一種具有基礎(chǔ)、服務(wù)性質(zhì)的工作，其工作質(zhì)量直接關(guān)系到黨監(jiān)督干部原則的具體落實，關(guān)系到干部的正確利用與成長，關(guān)系到干部工作的質(zhì)量與效率。
科學(xué)發(fā)展觀核心即以人為本，反映了歷史唯物論之基本理論，反映了我黨全心全意為人民服務(wù)之根本思想與促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展之根本目的。只有深入理解以人為本，方能深入理解與全面掌握科學(xué)發(fā)展觀，切實將科學(xué)發(fā)展觀履行到經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展所有方面。[1]
2. 當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理存在的問題
第一，醫(yī)院人事檔案管理意識相對薄弱。因為醫(yī)院的中心任務(wù)即醫(yī)療，給公眾創(chuàng)造高品質(zhì)、安全之醫(yī)療服務(wù)，管理者普遍存有注重醫(yī)療質(zhì)量提升與醫(yī)院業(yè)務(wù)發(fā)展，主張行政后勤給臨床一線服務(wù)而輕視其他方面的需求，制約人事檔案業(yè)務(wù)的構(gòu)建與充分利用，歸檔及使用意識均十分薄弱，為醫(yī)院的檔案管理工作帶來制約。[2]
第二，醫(yī)院人事檔案管理模式與手段相對滯后。人事檔案管理屬于一項專業(yè)、政治、機密等性質(zhì)均較強的工作。人事檔案材料要求專人管理，因為醫(yī)院任務(wù)繁雜，一般人事檔案管理由別的人事管理者兼管。在檔案管理方法措施上，由于沒有獨立的計算機與檔案管理軟件，管理工作者目前尚為實施手工操作，包括編匯、檢索等，導(dǎo)致人事檔案材料未及時歸檔整理，存有檔案材料欠缺的狀況。
3. 改善醫(yī)院人事檔案管理存在問題的有效對策和建議
3.1 健全完善醫(yī)院人事檔案管理制度
根據(jù)醫(yī)院檔案工作實際，應(yīng)當(dāng)建構(gòu)一系列科學(xué)、全面、系統(tǒng)與可行的人事檔案管理制度，譬如醫(yī)院人事檔案收集制度、人事檔案查（借）閱制度、人事檔案鑒別歸檔制度、人事檔案轉(zhuǎn)遞制度、人事檔案保管保密制度等，完善檔案管理規(guī)章制度，確立職能，提升醫(yī)院人事檔案的歸檔率。檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)主動整理各科室人事有關(guān)材料，及時處理歸檔過程中產(chǎn)生的問題，堅決把好質(zhì)量關(guān)，務(wù)必將真實可靠的材料匯集到檔案中，提升工作效率。
3.2 運用信息技術(shù)手段，強化對醫(yī)院人事檔案管理
醫(yī)療衛(wèi)生體制改革給醫(yī)院的發(fā)展增添了新的活力，也讓醫(yī)院之間人才的流動愈來愈頻繁，而以往的人事檔案管理制度通常導(dǎo)致檔案傳送不及時現(xiàn)象，制約了人才的流動，所以，強化人事檔案管理工作，引入領(lǐng)先的技術(shù)管理方法非常關(guān)鍵。主要應(yīng)注重如下兩個方面的工作：第一，更新硬件，提升醫(yī)院人事檔案管理的信息化水平。第二，增大醫(yī)院人事檔案管理的投入資金，促進(jìn)人事檔案的進(jìn)一步開發(fā)，構(gòu)建完善的醫(yī)療技術(shù)人員信息共享平臺，對于推動醫(yī)療事業(yè)發(fā)展非常關(guān)鍵，此外能為醫(yī)療科研、統(tǒng)計工作創(chuàng)造愈來愈多的方便，給創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案管理工作創(chuàng)立愈來愈多的新思路。
3.3 樹立檔案意識，實現(xiàn)信息與檔案一體化管理
醫(yī)院全體工作者要牢牢確立檔案意識，讓其全面透徹地了解到醫(yī)院人事檔案管理的重要，了解到檔案同自身平時工作與生活的緊密相關(guān)，進(jìn)而越來越好地支持醫(yī)院人事檔案管理工作。為了提升檔案管理效率，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要將檔案管理列為重點工作，納入議事日程，同時當(dāng)作醫(yī)院發(fā)展的關(guān)鍵點來抓，促使其與醫(yī)院壯大同步發(fā)展，組建醫(yī)院檔案管理委員會，從而實現(xiàn)信息與檔案一體化管理，真正達(dá)到信息資源的共享。
3.4 提升醫(yī)院人事檔案信息資源利用率
對于給醫(yī)院所有工作提供服務(wù)的檔案資源來講，開發(fā)與利用可謂檔案管理的主要宗旨，提升服務(wù)意識，延伸服務(wù)范圍確立檔案工作追求效益的理念，也就是確立檔案工作的服務(wù)理念、時效理念、價值理念，應(yīng)明確圍繞利用為中心之業(yè)務(wù)主導(dǎo)思想，探討如何提升檔案給醫(yī)院發(fā)展壯大服務(wù)的效益，由被動等待模式，逐漸邁入主動發(fā)掘檔案信息資源，積極拓寬檔案使用之新渠道，根據(jù)醫(yī)院人事工作的要求，積極主動服務(wù)利用人事檔案。[3]此外，醫(yī)院進(jìn)入醫(yī)療衛(wèi)生市場競爭，最終即人才的競爭，檔案管理者應(yīng)當(dāng)確立效率觀念，在檔案服務(wù)利用工作中，及時、準(zhǔn)確地給利用人員提供檔案，人才即潛在的生產(chǎn)力，若發(fā)揮功能，則可為醫(yī)院乃至社會創(chuàng)收效益，給醫(yī)院競爭提供服務(wù)。
3.5 提高醫(yī)院人事檔案管理意識，強化管理隊伍建設(shè)
由于醫(yī)院注重醫(yī)療、忽略檔案管理的現(xiàn)象仍然存在，所以，轉(zhuǎn)變?nèi)罕妼︶t(yī)院檔案管理的認(rèn)識，強化醫(yī)院對檔案管理的關(guān)注可謂當(dāng)務(wù)之急。主要應(yīng)注重如下幾個方面的工作：
第一，強化檔案管理工作者的思想教育，讓其意識到檔案管理工作的關(guān)鍵性，端正工作姿態(tài)，不斷提升自身業(yè)務(wù)水平，以旺盛的工作熱情創(chuàng)新檔案管理工作，同時督促醫(yī)院相關(guān)人員協(xié)調(diào)配合，搞好檔案管理工作。
第二，給予資金支持應(yīng)用在檔案管理硬件更換、軟件配置以及相關(guān)管理者技能培訓(xùn)費用等方面，讓檔案管理工作者不斷吸收新的專業(yè)知識，提升專業(yè)技能。
第三，組織交流、互訪等模式開拓檔案管理工作者的視野，提高其創(chuàng)新能力，給醫(yī)院檔案管理添加新活力，同時相應(yīng)提升檔案管理工作者的福利待遇，以進(jìn)一步創(chuàng)優(yōu)醫(yī)院人事檔案管理隊伍建設(shè)，給其他工作的實施奠定堅實的基礎(chǔ)。
一、人事檔案在不同單位中的常見問題
（一）政府機關(guān)及事業(yè)單位。在政府機關(guān)及事業(yè)單位中，人事檔案主要存在的問題是：首先，內(nèi)容單一不全面。人事?n案一般是人事管理中長期形成并記載的，包括了員工個人及家庭的基本情況和信息，能夠記錄個人的特殊才能、工作表現(xiàn)、道德品行和主要經(jīng)歷等，通過所在單位集中保存以備后期查閱。人事檔案中較為重要的內(nèi)容就是個人才能和工作表現(xiàn)的內(nèi)容，但是在很多政府機關(guān)及事業(yè)單位的人事檔案中，往往缺失最重要的部分，只有簡單的人員簡歷及自然情況。很多人事檔案對人員的工作表現(xiàn)、個人特點、業(yè)績情況等都沒有詳細(xì)的記錄，無法從檔案中看出個人特長和特點，這樣的人事檔案無法提供有效的信息，便不能成為單位后期選拔人才的依據(jù)。其次，人事檔案的管理手段相對落后。在近些年現(xiàn)代化技術(shù)高速發(fā)展的背景下，人事檔案也有著規(guī)范化和科學(xué)化的要求。但是很多單位現(xiàn)階段對人事檔案的管理仍然處在傳統(tǒng)的管理方法中，檔案收集和管理不當(dāng)?shù)膯栴}時有發(fā)生，很多檔案分散甚至丟失，對人事考察的整體性有嚴(yán)重的影響，這樣的現(xiàn)狀無疑降低了人力資源的使用效果，無法適應(yīng)當(dāng)前的人力資源管理發(fā)展現(xiàn)狀。
（二）中小企業(yè)。一是人事檔案真實性差。與政府機關(guān)及事業(yè)單位不同的是，中小企業(yè)的人事檔案存在嚴(yán)重的失真性。尤其是近些年，隨著科技的發(fā)展，檔案造假更為便利，個人信息內(nèi)容偽造等問題更為嚴(yán)重。假學(xué)歷、假工作經(jīng)驗、假年齡、假身份等問題在中小企業(yè)的人事檔案中頻頻出現(xiàn)。造成這種失真情況的原因主要有兩個，其一是中小企業(yè)的人事檔案管理人員不夠重視檔案管理工作，工作態(tài)度存在問題，對審查不夠細(xì)致和嚴(yán)格。其二是人事檔案管理人員普遍工作經(jīng)驗少，管理水平有限，對信息的真?zhèn)纬潭入y以有效辨認(rèn)，面對虛假信息沒有有效的渠道進(jìn)行鑒定或驗證，只能夠被動的接收和錄入信息。這類虛假信息的存在嚴(yán)重影響了中小企業(yè)人力資源管理工作，不僅影響員工評估工作，更給企業(yè)發(fā)展帶來安全隱患。二是人事檔案缺失。中小企業(yè)的人事檔案缺失問題比較嚴(yán)重。受到市場經(jīng)濟(jì)的影響，終身雇傭制在中小企業(yè)中很少施行，頻繁的人員流動使得員工用工時限縮短，對人事檔案管理工作帶來巨大的挑戰(zhàn)，加重的檔案管理難度也使得檔案缺失更易出現(xiàn)。部分企業(yè)受到能力限制甚至干脆不為員工建立人事檔案。這一現(xiàn)狀使得企業(yè)在用才、選才、識才方面存在安全隱患，亟待改善。
（三）大型國有企業(yè)。一是人事檔案時效性較差。受到我國國情的影響，我國的大型國有企業(yè)中，人事檔案管理方式與事業(yè)單位類似，管理內(nèi)容往往集中在對人員經(jīng)歷的記錄，這些檔案大都3-5年才整理一次，每次整理時不再審核檔案中已有的材料，而每次新加入的東西僅僅局限于一些工資變動表格和績效考核表格，材料程式化嚴(yán)重，能夠反映人員現(xiàn)狀的材料較少，難以為企業(yè)管理者提供足夠有價值的信息。二是人事檔案管理技術(shù)水平相對落后。我國的大多數(shù)國有企業(yè)普遍沿用了傳統(tǒng)的人事檔案管理方法，以紙質(zhì)的方式存放和管理，依然沒有形成數(shù)字化的管理模式。這些企業(yè)受到其自身特點影響，全國各地的分公司較多，人員崗位變動較多，很多人員需要跨城市調(diào)配，當(dāng)人員離開所在城市后檔案卻仍然留在原城市，人檔分離的問題給檔案的查找和存放帶來嚴(yán)重困擾，也浪費了很多財力物力。
（四）外資企業(yè)。一是忽視人事檔案管理。外資企業(yè)也是當(dāng)前各類企業(yè)中的龐大分支，外資企業(yè)與其他企業(yè)不同，其對人員的考核往往更注重績效，因此更多的關(guān)注人員招聘和培訓(xùn)，對人員的人事檔案沒有給予足夠的重視，僅存的檔案大都以紙質(zhì)為主，有些企業(yè)甚至沒有紙質(zhì)檔案，直接將人員檔案委托給有關(guān)機構(gòu)保存。由此可見，外資企業(yè)的人力資源管理上存在忽視人事檔案管理工作的問題。二是輕視人事檔案管理人員。外資企業(yè)當(dāng)前還普遍存在的問題是，盡管其對人才和人力資源比較重視，但是卻對從事檔案管理的人員沒有足夠的關(guān)注，在外資企業(yè)從事檔案管理的人員大都職位和薪資較低，都是人力資源部門中最低層次的人員，在企業(yè)發(fā)生重組或重大變動時，會被最先裁減。因此，外資企業(yè)中從事人事檔案管理的人員在不斷減少，人員流動性對其工作積極性和整體工作水平產(chǎn)生了影響。
二、解決人事檔案管理問題的策略
（一）改變觀念，提高重視。從上文的分析中能夠看出，各類企業(yè)中出現(xiàn)人事檔案管理問題時，往往都是受到思想觀念的影響，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者未能夠重視人事檔案管理人員及工作是主要原因。如果能將人事檔案管理工作提升到戰(zhàn)略層面上，（下轉(zhuǎn)第188頁）（上接第180頁）便可以通過人事檔案為企業(yè)決策者提供更加客觀的依據(jù)，幫助管理者對員工能力、素質(zhì)及特點進(jìn)行更為綜合的分析。
（二）加強時效性和真實性。傳統(tǒng)的人事檔案普遍將重點放在對個人的歷史記錄上，每次整理檔案的間隔時間較長，因此出現(xiàn)失真的可能性很大?，F(xiàn)代檔案管理應(yīng)當(dāng)徹底改變這一現(xiàn)狀，縮短檔案整理的時間間隔，不斷增加個人近期情況和綜合評定，合理拓展存檔范圍，將個人可公開的信息進(jìn)行分類，存儲并補充最新信息，確保檔案得到及時的更新。同時，還應(yīng)當(dāng)盡可能保證檔案內(nèi)容的真實性，在進(jìn)行檔案錄入時嚴(yán)格審核內(nèi)容的可靠性，不能讓檔案形同虛設(shè)。
（三）采取先進(jìn)手段進(jìn)行現(xiàn)代化管理。在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，陳舊的管理模式對人事檔案管理工作產(chǎn)生著嚴(yán)重的影響，因此應(yīng)當(dāng)盡可能的采用最先進(jìn)的科技手段，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、自動化和一體化，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介人事檔案，形成數(shù)據(jù)化的檔案資料，在企業(yè)內(nèi)部開發(fā)數(shù)據(jù)平臺，形成資源共享。
一、我國企業(yè)人事檔案管理存在的問題
人事檔案是國家機構(gòu)和社會組織在人事管理活動中直接產(chǎn)生的，反映個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)的，以個人為單位集中保存起來以備查考的歷史記錄。計劃體制下，一個職工從參加工作直至死亡，其個人歷史記錄全部在檔案中保存，無論對企業(yè)還是個人而言，人事檔案工作都是極為重要的。因此，人事檔案隨著時間的推移和個人社會實踐活動的增加而不斷豐富。通過一份人事檔案，可以完整地了解、認(rèn)識一個人，這對企業(yè)任用干部、管理職工有不可替代的作用。社會經(jīng)濟(jì)體制轉(zhuǎn)軌后，人員流動問題首先走上歷史舞臺，企業(yè)的人員流動狀況是以往計劃體制下從未發(fā)生過的，舊的企業(yè)人事檔案管理模式與市場經(jīng)濟(jì)體制環(huán)境下企業(yè)發(fā)展對人才管理的需求不相適應(yīng)的種種弊端已顯露出來。
1.企業(yè)人事檔案單一的管理模式與企業(yè)職工層次的多樣性不適應(yīng)。目前，我國企業(yè)人事檔案管理大都采用干部人事檔案管理模式進(jìn)行，這種管理模式適合本單位內(nèi)部人事檔案來源比較單一，僅限于本機構(gòu)人員，同時這種模式也方便查找和利用，涉及面比較窄，也很有利于人事檔案的保密工作。企業(yè)職工層次的多樣性決定了企業(yè)的人事檔案管理方法要與之相適應(yīng)。企業(yè)人事檔案還是要堅持統(tǒng)一由人事部門管理，以及企業(yè)人事檔案工作也必須由企業(yè)各級組織、人事部門根據(jù)自己的管理權(quán)限負(fù)責(zé)某一級的人事檔案的管理方式已經(jīng)沒有辦法再適應(yīng)企業(yè)職工的這種多樣性的特點了。
2.人事檔案管理封閉性運作。檔案的當(dāng)事人除知曉自己填寫的自身基本情況外，至于其他評價性的文字，如個人政治態(tài)度、學(xué)習(xí)檔案轉(zhuǎn)遞表現(xiàn)、工作業(yè)績等的“鑒定”，通常是由本人所在學(xué)校、單位等組織作出的，鑒定內(nèi)容基本不與被鑒管者見面。
3.僵化的企業(yè)人事檔案管理體制與企業(yè)靈活的用人機制不適應(yīng)。隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的建立，人們的思想觀念發(fā)生了重大改變，企業(yè)在招聘使用員工的時候，更多地看重個人的能力，企業(yè)對員工的約束主要是靠合同、協(xié)議，而不是人事檔案。員工如履行了合同、協(xié)議，即可自由流動，選擇更適合自己的崗位。用工制度的變化以及人才之間激烈的競爭，出現(xiàn)了許多員工為求個人發(fā)展而從原來的單位跳槽到另一單位另謀出路的情況，而舊單位為維護(hù)本單位利益而不放其人事檔案等情況，于是社會上就出現(xiàn)了“死檔棄檔”、“人檔脫節(jié)”、“人質(zhì)檔案”、“檔案克隆”、“虛假檔案”的情況。加之企業(yè)人才流動較快，使現(xiàn)行的人事體制包括人事檔案管理體制難以發(fā)揮其服務(wù)功能，因而也難以適應(yīng)這類型企業(yè)靈活的用人機制需要。
4.人事檔案管理方法落后。一方面，檔案收集工作缺乏力度。收集歸檔工作制度不健全，執(zhí)行不嚴(yán)格，收集歸檔工作被動、不及時，這一問題在無專職人事檔案工作人員單位中比較突出。此外，收集歸檔的材料不全面、不夠真實和準(zhǔn)確。嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量，降低了檔案的利用率。另一方面，人事檔案利用工作水平較低。對人事檔案管理者來說，無論是收集整理，還是鑒別、保管，都是為了提供檔案信息，服務(wù)于干部人事工作，為人事決策提供參考依據(jù)，其目的在于利用。就目前而言，人事檔案管理還存在著重保密、輕利用的現(xiàn)象，檔案服務(wù)開發(fā)意識差。這種重管理輕服務(wù)的現(xiàn)象，使人事檔案的利用價值低，功能越來越弱化。
5.企業(yè)人事檔案的內(nèi)容不夠完備。現(xiàn)代企業(yè)制度最明顯的特征是“產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開、管理科學(xué)”，人事檔案管理制度作為其中的一項內(nèi)容也要完善起來，要能夠正確反映出一個人的個人經(jīng)歷、德才情況等。企業(yè)是以最大限度激發(fā)員工創(chuàng)造力，達(dá)到最佳的經(jīng)濟(jì)效益作為目標(biāo)，這跟一般的機關(guān)干部的做法還是有很大的區(qū)別，所以企業(yè)的人事檔案除目前的基本內(nèi)容以外，還應(yīng)結(jié)合企業(yè)自身管理需求充實一些內(nèi)容。同時，通過調(diào)整企業(yè)人事檔案的內(nèi)容構(gòu)成，才能形成具有企業(yè)自身特色的人事檔案管理體系，而不是僅僅照搬干部人事檔案管理體系。
二、企業(yè)人事檔案管理工作發(fā)展的對策建議
在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，高度要求人才良好流動和優(yōu)質(zhì)利用率的今天，我國企業(yè)檔案制度的建立的根本目的應(yīng)該從原本的對人的了解監(jiān)督為中心向適應(yīng)現(xiàn)代化市場經(jīng)濟(jì)的促進(jìn)推動人才的更好利用為重心。從這點出發(fā)，針對以上對我國企業(yè)檔案管理存在的問題的分析，可以考慮從以下幾個方面來進(jìn)行我國檔案管理制度的改革。
1.企業(yè)的發(fā)展對人才的需求日益迫切，人事檔案管理工作應(yīng)在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行清查、核對人員信息，剔除無效、虛假、對企業(yè)無利用價值的“垃圾檔案”，擴展存檔范圍，將個人可公開信息分類儲備，建立企業(yè)人才數(shù)據(jù)庫。這些數(shù)據(jù)庫由專人動態(tài)管理，及時更新個人信息，數(shù)據(jù)庫的人員檔案應(yīng)分門別類，對于企業(yè)較為重要的人員（如高管、專業(yè)技術(shù)人員）應(yīng)更為詳盡地收集其個人信息。傳統(tǒng)的個人信息均為書面文字形式，信息內(nèi)容較少，現(xiàn)代的人事檔案管理工作可以充分借用現(xiàn)代化多媒體手段，以音像資料記錄個人信息，這樣，可以擴展信息量，形成完備的信息管理體系和處理系統(tǒng)，提高整體使用水平。人事檔案管理要“以人為本”，既真實地反映個人情況，又能從個人需要出發(fā)，為個人提供全面優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。人事檔案管理是個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要在整個管理過程中充分體現(xiàn)個人的人格化特征，在收集內(nèi)容方面盡可能全面和完整，除了基本的十類材料外，重點收集個人學(xué)識、技能、專長、德才、參與社會各項活動的水平和影響等，全方位反映一個人的歷史與現(xiàn)實的全貌，突出個性特征。
2.改革人事檔案管理方法。首先，調(diào)整檔案收集方法。在人事檔案社會化管理的收集環(huán)節(jié)中，以往收集范圍、收集渠道、收集要求與收集補充制度的規(guī)定都適用于現(xiàn)在的社會化管理模式，但在收集方式和收集重點上可以適當(dāng)加以調(diào)整。將業(yè)務(wù)考績檔案歸入人事檔案體系，作為人事檔案的重要組成部分，彌補傳統(tǒng)人事檔案收集的不足。此外，人事檔案社會化管理應(yīng)注重對個人身體狀況材料的收集。其次，改善檔案利用方法。人事檔案社會化管理中由于計算機、網(wǎng)絡(luò)等相關(guān)技術(shù)的運用，輔之以相應(yīng)的輸入輸出設(shè)備，可以實現(xiàn)檔案由實態(tài)到虛擬的轉(zhuǎn)變，使邏輯收集即信息收集成為可能。如本單位需要查閱利用，可通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行鏈接、下載、查看。在人員發(fā)生單位間流動后原單位不再擁有查閱該人全部人事檔案的權(quán)力，但對由本單位形成的該人人事檔案材料享有永久查閱的權(quán)力，為本單位其他工作提供必要的利用服務(wù)。
3.維護(hù)個人檔案信息的知情權(quán)與相對的保密性相結(jié)合，適當(dāng)提高檔案的開放程度。我國的人事檔案在對公民知情權(quán)保護(hù)問題上，一直存在著明顯的不足。無法應(yīng)對公民本人需要通過其人事檔案了解自身情況而不斷增加潛在需求。在美國，聯(lián)邦政府各個部門都統(tǒng)一設(shè)置人事機構(gòu)，負(fù)責(zé)該部門的人事檔案管理。人事檔案內(nèi)容部分地向個人開放，但不向公眾提供利用。并且，他們對公民對自身檔案的知情權(quán)與對其的隱私的保護(hù)是兩相結(jié)合的。在美國的某些州，讓未經(jīng)人事檔案主體授權(quán)的人查檔看人事檔案是違法的，對執(zhí)法部門也不例外。美國檔案內(nèi)容向當(dāng)事人部分開放的做法啟示我們：人事檔案管理工作應(yīng)當(dāng)以人為本，對于只要不屬于保密范圍的，個人應(yīng)享有對自己檔案的知情權(quán)。還可以將不屬于個人隱私內(nèi)容的人事檔案上網(wǎng)，采用網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變?yōu)殚_放式的交流模式。人事檔案信息部門向個人開放，不僅大大方便了公民，而且可增強公民的檔案意識，有利于加強對人事檔案管理工作的監(jiān)督，使人事檔案工作更好地為公民服務(wù)。
4.創(chuàng)造條件實現(xiàn)檔案信息管理現(xiàn)代化。人事檔案管理也要與時俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代檔案管理理論與新技術(shù)的運用，開拓創(chuàng)新，開發(fā)新手段，加大投入，對人事檔案實行動態(tài)化管理和維護(hù)，開發(fā)研制人事檔案管理軟件，建立數(shù)字檔案和多媒體檔案，并實行聯(lián)網(wǎng)，通過現(xiàn)代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)。
關(guān)鍵詞：新時期；醫(yī)院人事檔案；管理
人事檔案管理主要是對人事檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計等活動，關(guān)系著醫(yī)院人力資源工作是否順利進(jìn)行，醫(yī)院在引進(jìn)人才的過程中，也要通過人事檔案管理數(shù)據(jù)庫來操作?！耙匀藶楸尽笔侨耸聶n案管理工作的理念，在人才培養(yǎng)中要先提升檔案管理者的能力與素質(zhì)，然后結(jié)合醫(yī)院日常工作特點、發(fā)展目標(biāo)等引進(jìn)人才，確保人才資源配置更加合理。但是當(dāng)前我國醫(yī)院人事檔案管理工作整體上比較落后，未能跟上社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展步伐，管理方式效率不高，無法滿足新時期醫(yī)院發(fā)展的要求。對此，要主動創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案管理工作的方法，提升人事檔案管理工作現(xiàn)代化程度，實現(xiàn)醫(yī)院的穩(wěn)定長遠(yuǎn)發(fā)展。
1 新時期醫(yī)院人事檔案管理中的問題
（一）檔案管理意識不強
醫(yī)院工作重心是提升醫(yī)療、防疫和保健等技術(shù)水平，改善醫(yī)療設(shè)備與診療環(huán)境，將優(yōu)質(zhì)、安全的醫(yī)療服務(wù)提供給患者。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)一般對醫(yī)療業(yè)務(wù)發(fā)展與醫(yī)療質(zhì)量比較重視，將全部目光放在行政后勤服務(wù)于臨床一線上，從而在很大程度上忽視了檔案管理工作。缺乏較強的檔案管理意識，檔案管理者只滿足于完成一般工作任務(wù)，認(rèn)為只需要確保醫(yī)院人事檔案完整、不出現(xiàn)遺漏即可，很少主動參與到人才管理信息庫的建設(shè)中。醫(yī)院各科室和醫(yī)務(wù)人員也不重視對各種工作業(yè)績、科研成果、進(jìn)修培訓(xùn)等檔案資料的歸檔，人事檔案里面不能將個人工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力等相關(guān)動態(tài)信息表現(xiàn)出來，不利于人事檔案內(nèi)容的完整，很難將醫(yī)院人力資源情況真實、全面反映出來。
（二）檔案管理方式落后
人事檔案管理工作具備很強的專業(yè)性、政治性與機密性，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院人事檔案管理工作必須朝著數(shù)字化、電子化等方向發(fā)展[1]。然而醫(yī)院在引進(jìn)設(shè)備的過程中，偏重于醫(yī)療設(shè)備，只有極少一部分資金投入到檔案管理中，人事檔案管理工作缺少必要的基礎(chǔ)設(shè)施，信息化水平不高，檔案管理至今還處在整理紙質(zhì)文件材料上，主要以人工的方式收集、整理和保存檔案。加之紙張極易被損壞，安全性不高，對存儲空間要求大，沒有必要電子網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，不利于醫(yī)院人事檔案管理工作的正常開展，人事檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化和科學(xué)化建設(shè)緩慢。
（三）信息技術(shù)應(yīng)用不充分
在科學(xué)技術(shù)進(jìn)步與發(fā)展過程中，現(xiàn)代信息化技術(shù)被逐步應(yīng)用到醫(yī)院中，很多醫(yī)院開始實行電腦計價、電腦收費、電子處方、電子病歷、電子檢測報告等。但是對于醫(yī)院人事檔案管理工作而言，現(xiàn)代信息化技術(shù)應(yīng)用很少，缺少單獨的計算機與檔案管理軟件，導(dǎo)致計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)檔案管理還處于起步階段，甚至還停留于人工收集、檢索檔案的情況。這樣一來，醫(yī)院人事檔案信息量不大，在收集、利用、開放檔案中存在很多不利因素，造成人事檔案材料無法第一時間歸檔整理，影響了檔案資料的完整性與真實性。
（四）檔案管理者能力有待提升
檔案管理者的素質(zhì)與能力，對醫(yī)院人事檔案管理工作水平有著直接的影響。但是現(xiàn)階段很多醫(yī)院通常只看重醫(yī)務(wù)人員的專業(yè)技術(shù)與素質(zhì)，沒有在計劃中納入對檔案管理者業(yè)務(wù)的提升，且大部分醫(yī)院檔案管理者為兼職，很少接受正規(guī)的檔案專業(yè)教育，也很少有過檔案專業(yè)相關(guān)的培訓(xùn)經(jīng)歷[2]。檔案管理者由于檔案專業(yè)知識匱乏，檔案法律意識不強，只滿足于現(xiàn)狀，進(jìn)取心不強，很少主動加強學(xué)習(xí)。檔案管理者知識體系非常陳舊，最終造成醫(yī)院人事檔案管理工作質(zhì)量無法得到提升。
2 新時期醫(yī)院人事檔案管理的有效策略
（一）增強檔案管理意識
只有具備較強的檔案管理意識，才能確保醫(yī)院人事檔案管理工作正常進(jìn)行。為提升醫(yī)院人事檔案管理工作質(zhì)量，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理者都應(yīng)該提起重視，在重要議事日程中納入檔案管理工作，利用院內(nèi)網(wǎng)、院報、會議等途徑，加強對檔案相關(guān)的法律、法規(guī)的宣傳，讓他們充分認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要性。讓醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、中層干部、醫(yī)務(wù)人員的檔案意識得到提升，真正認(rèn)識到人事檔案管理工作關(guān)系著自己的利益，可以為自己的職位調(diào)動、提拔、晉升、調(diào)資等提供重要依據(jù)，讓他們的歸檔意識得到增強，從而積極主動投入到醫(yī)院人事檔案管理工作中[3]。檔案管理者也要增強主動服務(wù)意識，明確自己的工作職責(zé)，確保人事檔案資料的完整、全面、及時，切實提升工作緊迫感與責(zé)任感，將自身主觀能動性發(fā)揮出來，做好人事檔案資料的收集、整理、鑒別、歸檔等工作，提升人事檔案管理工作水平。
（二）改革檔案管理模式
一是建立完善的人事檔案管理制度，確保人事檔案管理更加規(guī)范與科學(xué)。按照《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》等相關(guān)法律、法規(guī)，從醫(yī)院實際情況出發(fā)，制定行之有效的人事檔案歸檔、保管、借閱、保密、鑒定、轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出、銷毀制度和崗位責(zé)任制，建立晚上的檔案庫房溫濕度登記本、查閱、借閱、轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出、銷毀登記本，讓人事檔案管理工作得到規(guī)范。二是購置先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，提升信息化管理水平。通過計算機建立人事檔案信息管理系統(tǒng)，以此統(tǒng)計、分析、預(yù)測各項數(shù)據(jù)，能夠?qū)⑴c要求相符的人員信息提供給醫(yī)院。在數(shù)據(jù)庫中錄入職工信息的時候，建立職工檔案信息平臺，查詢標(biāo)簽是姓名、崗位和工作牌號，提升了檔案查詢與檢索的效率。
（三）建立檔案信息系統(tǒng)
建立以檔案管理者為主，多科室協(xié)作的電子文檔歸檔制度。依靠現(xiàn)有醫(yī)院中心檔案室紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，重新建立起人事檔案歸檔工作隊伍。要定期組織開展業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與專業(yè)檔案技術(shù)培訓(xùn)，讓檔案管理者掌握一定信息管理自動化知識，確保電子文檔歸檔工作能夠有效開展[4]。醫(yī)院電子文檔涉及范圍很廣，醫(yī)院檔案部門很難獨立完成，要通過將電子文檔形成室、檔案科室、管理科室相結(jié)合的方式，共同協(xié)作完成人事檔案歸檔工作。各科室要將自身優(yōu)勢發(fā)揮出來，在電子文檔歸檔過程中集成一體，提升電子文檔的質(zhì)量。
（四）提升檔案管理者的素質(zhì)與能力
醫(yī)院人事檔案管理工作專業(yè)性很強，為實現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量的提升，需要安排專業(yè)檔案管理者，提升他們的專業(yè)技術(shù)水平。醫(yī)院要以學(xué)術(shù)交流、進(jìn)修學(xué)習(xí)、繼續(xù)教育、專業(yè)培訓(xùn)等形式，培養(yǎng)具備豐富檔案管理知識、工作技能多元化的復(fù)合型人才，確保檔案管理者人事政策水平的提升，讓他們掌握更多與檔案管理工作相關(guān)的新技術(shù)、新知識。要借助現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，不斷創(chuàng)新管理方法，讓醫(yī)院人事檔案管理工作更加規(guī)范、高效、科學(xué)。
3 結(jié)語
總之，近年來我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)進(jìn)步很快，對醫(yī)院人事檔案管理工作提出的要求也越來越高。對于醫(yī)院人事檔案管理工作的現(xiàn)狀問題，要及時采取有效措施，如加強教育培訓(xùn)，提升檔案管理者的素質(zhì)與能力；應(yīng)用現(xiàn)代信息化技術(shù)，促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)；不斷創(chuàng)新人事檔案管理方法，提升檔案管理工作質(zhì)量等。只有這樣才能充分發(fā)揮出醫(yī)院人事檔案的作用，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航。
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關(guān)鍵詞：石油企業(yè)；人事檔案管理；現(xiàn)狀；創(chuàng)新思路
隨著經(jīng)濟(jì)的繁榮昌盛，石油企業(yè)逐漸規(guī)模加大，企業(yè)員工與日俱增，人事檔案信息也變得紛雜龐大，公司人事部門采用的傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)難以滿足人事檔案管理需求。檔案管理作為人事工作的基礎(chǔ)，目前還存在著許多問題。人事檔案管理工作與企業(yè)的發(fā)展密切相關(guān)，因此做好人事檔案管理工作至關(guān)重要。提高人事檔案管理工作要求貫徹落實科學(xué)發(fā)展觀，通過科學(xué)的方法切實提高檔案管理工作的效率，為人事工作的開展奠定堅實的基礎(chǔ)。
一、石油企業(yè)人事檔案管理工作現(xiàn)狀
1.認(rèn)識偏差
對人事檔案管理的認(rèn)識偏差造成石油企業(yè)檔案管理工作停滯不前，無法發(fā)揮檔案在企業(yè)中的巨大作用。一些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案室就是存放資料的地方，只要分一個房間，一個員工就足以，認(rèn)為檔案管理工作可有可無；還有些領(lǐng)導(dǎo)將人事檔案和企業(yè)檔案混為一談，完全忽視檔案的搜集整理和利用開發(fā)。很多檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，不清楚檔案收集整理、歸檔裝訂、管理利用的一整套檔案管理工作的操作流程，工作時消極怠工，意識薄弱，造成檔案混亂、檔案流失等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響檔案管理工作的進(jìn)展。
2.能力不足
石油企業(yè)逐漸規(guī)模加大，企業(yè)員工與日俱增，人事檔案信息也變得復(fù)雜而且比較專業(yè)，但是目前石油企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員一般都是由別的部門的員工兼任，沒有專業(yè)的檔案管理人員，身兼數(shù)職造成檔案管理人員沒有足夠的時間和精力精細(xì)地完成檔案管理工作，就算檔案管理員工想要將這份工作完美地做好，奈何缺乏相關(guān)的管理知識和技術(shù)操作水平，心有余而力不足，這種情況經(jīng)常會造成檔案歸檔不及時，對于同一個問題的檔案信息反饋不連續(xù)，檔案信息不具備連續(xù)性和時效性，也就失去了檔案的價值。（1）設(shè)備落后石油企業(yè)內(nèi)部設(shè)備落伍也會影響檔案管理的效率，運用于檔案管理的硬件配置低，檔案信息化建設(shè)緩慢。檔案管理信息化勢在必行，因為其有助于提高檔案管理的效率。但是由于種種因素的制約，石油企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)步伐十分緩慢。探究其中的原因，我們可以歸結(jié)于資金投入太少，導(dǎo)致檔案管理的設(shè)備配置低端，硬件軟件設(shè)備亟待更新的問題。目前石油企業(yè)主要以紙質(zhì)和電子檔案并存的形式儲存檔案。但是石油企業(yè)的檔案信息龐大而瑣碎，只有采取最先進(jìn)的管理方式，才能管理好檔案，發(fā)揮出檔案的最大效用。（2）理論不足我國的石油企業(yè)檔案管理理論還處于相對滯后的情況，不能跟上國際水準(zhǔn)，這就導(dǎo)致石油企業(yè)檔案管理人員沒有專業(yè)的理論指導(dǎo)，造成檔案管理工作成了無源之水。目前石油企業(yè)檔案管理方面由于相關(guān)的理論指導(dǎo)和法律約束的缺乏，導(dǎo)致了很多問題，比如在石油企業(yè)變更產(chǎn)權(quán)之后檔案的流向問題以及石油企業(yè)檔案的法律地位問題等等。
3.石油企業(yè)人事檔案管理工作的創(chuàng)新思路
（1）重視檔案管理工作要想切實提高石油企業(yè)人事檔案管理工作的效率，首先必須要轉(zhuǎn)變觀念，在內(nèi)心深處認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要改變對檔案管理的陳舊觀念，樹立檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的核心地位，重視檔案管理，在企業(yè)內(nèi)部加強檔案管理重要性的宣傳，領(lǐng)導(dǎo)要起到領(lǐng)頭人的作用，帶領(lǐng)全體員工提高參與檔案管理的積極性。（2）建立良好的管理機制良好的管理機制有利于提高檔案管理工作效率，最大限度實現(xiàn)檔案的價值。企業(yè)可以建立一個高效運行的信息管理系統(tǒng)，方便各個部門能夠快速利用檔案信息，也便于檔案管理人員進(jìn)行管理，在整個企業(yè)內(nèi)部實現(xiàn)無障礙資源共享。管理機制一旦建立并投入使用，就要求每名員工各司其職，明確責(zé)任，各個部門緊密配合，實現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)的安全高效運行。（3）提高檔案管理人員素質(zhì)石油企業(yè)人事檔案信息瑣碎龐大，這就對檔案管理工作者有了較高的要求，能力不足的工作人員恐怕難以勝任如此專業(yè)的工作。檔案管理人員可以通過學(xué)習(xí)相關(guān)的檔案管理專業(yè)知識，提高自身的檔案管理職業(yè)素養(yǎng)，有效提升自己的檔案管理工作效率。當(dāng)然僅僅學(xué)習(xí)檔案管理工作的專業(yè)知識是不夠的，要成為一個優(yōu)秀稱職的檔案管理工作人員，還必須具備熟練操作計算機的技能，這就要求企業(yè)定期組織檔案管理人員進(jìn)行計算機培訓(xùn)，強化員工的科學(xué)技術(shù)教育，使得員工應(yīng)用信息系統(tǒng)管理人事檔案的能力不斷提高。（4）檔案管理的信息化建設(shè)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的普及為人類生活帶來了極大的便利，石油企業(yè)的檔案管理信息化勢在必行。首先要建立一個信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)便于人事檔案的管理，網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的建立可以使得石油企業(yè)各個部門的人事信息通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系起來，更加方便管理和查詢。其次，企業(yè)要不吝重金，加大檔案管理信息化的投入。檔案管理的設(shè)備設(shè)施要健全先進(jìn)，保證網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)高效有序地運行，真正提高石油企業(yè)檔案管理的效率。
二、結(jié)束語
石油企業(yè)中的檔案管理工作是整個管理工作中的一個重要環(huán)節(jié)，是記錄石油企業(yè)人才資料的憑證，關(guān)乎著石油企業(yè)的發(fā)展和人事流動的方向，影響著石油企業(yè)職工的工作定位和工作質(zhì)量。我們要借鑒歷史，展望未來，不斷改革創(chuàng)新檔案管理工作的方式，發(fā)揮檔案的作用，使得檔案管理工作能夠促進(jìn)石油企業(yè)的發(fā)展。
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