時(shí)間：2023-08-01 09:23:03
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛(ài)發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇人事檔案電子化管理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事；檔案管理；電子化建設(shè)
檔案管理工作屬于企業(yè)及事業(yè)單位工作之中十分重要的組成部分，其中，人事檔案記錄了人才流動(dòng)情況，記錄人員工作履歷，學(xué)業(yè)以及和人才相關(guān)的內(nèi)容，這些信息對(duì)于事業(yè)單位進(jìn)行人事調(diào)動(dòng)，以及員工職位升遷工作都有重要意義。因此，本文從檔案管理的角度，分析檔案管理工作存在的問(wèn)題，并且在此基礎(chǔ)上探索未來(lái)的事業(yè)單位進(jìn)行人事檔案管理電子化建設(shè)有效路徑。
一、事業(yè)單位中人事檔案管理存在的問(wèn)題
(一)檔案管理電子化程度低
檔案的電子化管理不僅能夠簡(jiǎn)化檔案保管工作的流程，還能夠提高檔案管理工作的工作質(zhì)量，但是現(xiàn)階段大部分行政事業(yè)單位并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化管理，這類問(wèn)題主要集中表現(xiàn)在檔案管理軟件以及硬件設(shè)施較為落后上。人事檔案的電子化管理工作不僅需要事業(yè)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，還需要事業(yè)單位其他部門的主動(dòng)配合以及相關(guān)軟硬件配套設(shè)施的支持，只有獲得相應(yīng)的設(shè)施以及人員的配合支持，檔案電子化管理工作才能夠順利開(kāi)展。但是目前很多行政事業(yè)單位缺乏對(duì)檔案電子化管理工作的足夠重視，與此同時(shí)對(duì)于檔案管理的建設(shè)工作也缺乏足夠的人員和資金支持，另外，事業(yè)單位并沒(méi)有針對(duì)檔案電子化管理建設(shè)工作建立獨(dú)立的部門管理體系，用于檔案建設(shè)的資金無(wú)法支持正常的建設(shè)工作，即便是有足夠的資金支持，許多事業(yè)單位并沒(méi)有將資金的使用效率發(fā)揮到最大，這些問(wèn)題都在一定程度上限制了電子化檔案工作的建設(shè)發(fā)展效果。
(二)檔案電子化管理工作人員不足
任何集體要想實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)久的發(fā)展都離不開(kāi)相關(guān)人才的支持，同樣事業(yè)單位要想提高電子檔案管理效率，建立電子化檔案管理工作體系就必須要有足夠的人員配備。目前，在很多事業(yè)單位內(nèi)部不僅缺少對(duì)檔案電子化工作的資金支持更缺少相關(guān)的專業(yè)人才儲(chǔ)備，缺乏具備理論和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)檔案管理人才?，F(xiàn)階段很多事業(yè)單位內(nèi)部負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員年齡普遍偏大，創(chuàng)新能力和接受新事物的能力明顯不足，甚至在一些事業(yè)單位中并沒(méi)有專門的檔案管理部門，主要由人力資源部門負(fù)責(zé)相關(guān)的檔案管理工作，由于人力資源管工作者往往缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，更缺乏專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)，在檔案管理工作上認(rèn)識(shí)不足，這樣無(wú)疑降低了檔案管理工作的工作效率和質(zhì)量。因此，檔案管理人才的缺乏已經(jīng)成為制約事業(yè)單位檔案電子化管理工作的關(guān)鍵因素。
(三)檔案資源開(kāi)發(fā)與利用不足
隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子化管理工作涉及的范圍也越來(lái)越廣泛。在事業(yè)單位的檔案管理工作中，檔案工作者需要擁有一定的權(quán)限并且對(duì)單位內(nèi)部員工的相關(guān)資料信息有一定的了解，基于這樣的需求導(dǎo)向，檔案管理工作的流動(dòng)性需求也隨之明顯提升?，F(xiàn)階段要想破解檔案管理工作的流動(dòng)性需求就必須要加快推進(jìn)檔案管理電子化建設(shè)工作，以此提高對(duì)檔案資源的利用效率。然而根據(jù)目前事業(yè)單位發(fā)展的普遍情況來(lái)看，在電子化建設(shè)過(guò)程中往往會(huì)出現(xiàn)難以滿足檔案管理工作流動(dòng)性需求的問(wèn)題，檔案資源共享程度不足，整體利用效率低下，因此檔案管理工作質(zhì)量必然提高，促使檔案資源的共享程度不斷提高，促進(jìn)檔案管理的發(fā)展。
二、事業(yè)單位人事檔案管理的電子化建設(shè)
事業(yè)單位在人事檔案管理的過(guò)程中，需要注重電子化的建設(shè)，電子化能夠大大提高檔案管理的效率，降低人力物力以及資金的投入，在保證檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)上，能夠有效的提高檔案管理效率，以下從三個(gè)方面進(jìn)行了分析：
(一)提高檔案管理系統(tǒng)電子化建設(shè)速度
事業(yè)單位要想加快檔案管理的建設(shè)工作就必須要提高對(duì)檔案管理系統(tǒng)的重視，對(duì)此單位內(nèi)部必須要提供足夠的資金和人力支持，了解當(dāng)前檔案管理工作的主要建設(shè)方向，重視檔案管理工作的針對(duì)性和具體性建設(shè)內(nèi)容。事業(yè)單位要在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，加快檔案管理系統(tǒng)的智能化和先進(jìn)化建設(shè)，提高系統(tǒng)和檔案管理工作的融合度。另外事業(yè)單位還要對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行加密處理，防止人員信息的泄露。
(二)重視檔案管理工作的軟硬件建設(shè)
為了確保檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，事業(yè)單位必須要重視檔案管理的軟硬件設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)電子化管理工作的宣傳力度，獲取單位內(nèi)部各方人員對(duì)軟硬件設(shè)施建設(shè)的支持，提高檔案管理電子化設(shè)備的配備水平。同時(shí)，單位內(nèi)部還要安排專門的機(jī)構(gòu)和人員負(fù)責(zé)相關(guān)的檔案管理工作，推動(dòng)檔案管理部門的層次化以及細(xì)致化建設(shè)，規(guī)范案管理工作流程，確保單位用于檔案管理建設(shè)工作的資金能夠用在實(shí)處，發(fā)揮其應(yīng)有價(jià)值，從整體上提高檔案管理工作的實(shí)力。
(三)引進(jìn)檔案管理電子化專業(yè)人才
根據(jù)目前事業(yè)單位檔案管理工作存在的主要問(wèn)題，吸收和培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才已經(jīng)成為目前提高檔案管理工作質(zhì)量的重要手段之一。對(duì)此事業(yè)單位內(nèi)部要建立完善的人才培養(yǎng)機(jī)制，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期和不定期的培訓(xùn)，還要建立相應(yīng)的考核制度，考查其相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐技能。另外事業(yè)單位還可以通過(guò)人才引進(jìn)的方式，提高單位檔案管理工作者的整體素質(zhì)，推進(jìn)檔案管理工作的快速發(fā)展。
三、結(jié)語(yǔ)
綜上所述，在事業(yè)單位的人事檔案管理之中存在諸多問(wèn)題，主要包括檔案管理電子化程度低、檔案電子化管理工作人員不足、檔案資源開(kāi)發(fā)與利用不足。因此，應(yīng)當(dāng)提高檔案管理系統(tǒng)電子化建設(shè)速度、重視檔案管理工作的軟硬件建設(shè)以及引進(jìn)檔案管理電子化專業(yè)人才。
參考文獻(xiàn)：
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社會(huì)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的普及，電子化逐漸深入我們的生活與工作中。人事檔案作為一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，是各單位記錄員工信息、招收員工、選拔人才等的重要依據(jù)，是干部晉級(jí)職稱、升職加薪的主要根據(jù)。[2]在衛(wèi)生事業(yè)單位中，加強(qiáng)電子化人事檔案的管理是加強(qiáng)行政管理的重要方面。如何提高電子化人事管理的水平，加深電子化技術(shù)在人事管理中的應(yīng)用，提高檔案管理的效率，體現(xiàn)電子信息化技術(shù)的價(jià)值，值得探討。
二、衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理的重要性
在人事檔案管理的過(guò)程中，因?yàn)闄n案具備一定機(jī)密性與專業(yè)性，人事部門應(yīng)重視人事檔案并加強(qiáng)管理，及時(shí)解決人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。在衛(wèi)生事業(yè)單位中，因?yàn)槿藛T調(diào)動(dòng)較為頻繁、各種崗位輪換、人員晉級(jí)、衛(wèi)生員退休、臨時(shí)聘用等問(wèn)題，人事檔案管理極為重要。[3]然而在人事檔案管理工作中，卻存在著衛(wèi)生事業(yè)單位人員的流動(dòng)性較強(qiáng)等問(wèn)題，制約了人事檔案的管理，若是不及時(shí)進(jìn)行人事處理，則極易造成人事檔案資料不齊全、手續(xù)配備不齊全、手續(xù)不完備等問(wèn)題。
某些醫(yī)院注重藥物管理工作，注重對(duì)醫(yī)生、護(hù)士的考評(píng)管理等，卻忽視了人事管理的重要性。醫(yī)院負(fù)責(zé)人對(duì)人事管理工作的不重視，造成了人事管理以及人事檔案管理工作中出現(xiàn)疏漏，直接導(dǎo)致了醫(yī)生升職時(shí)評(píng)判的片面性，導(dǎo)致某些優(yōu)秀醫(yī)生對(duì)醫(yī)院不滿而出現(xiàn)跳槽等現(xiàn)象，幸好醫(yī)院管理者及時(shí)認(rèn)識(shí)到問(wèn)題的嚴(yán)重性，加強(qiáng)對(duì)人事管理尤其是人事檔案管理的重視程度，為醫(yī)院的各方人事調(diào)動(dòng)以及醫(yī)生升職等提供重要依據(jù)，醫(yī)院也因此而更上一層樓。
三、衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀
（一）人員不足現(xiàn)問(wèn)題突出
在我國(guó)多數(shù)地區(qū)的衛(wèi)生事業(yè)單位中，人事部門配備的人員普遍較少，多在3～5人之間，相較于衛(wèi)生事業(yè)單位內(nèi)部醫(yī)生、護(hù)士以及其他部門人員來(lái)講人數(shù)可忽略不計(jì)。在一些較小的衛(wèi)生事業(yè)單位中，多數(shù)人事部門人員除人事工作外還兼職其他工作，對(duì)人事檔案管理工作不夠?qū)Ｗ?。多?shù)人事部門的檔案材料無(wú)人整理、無(wú)人監(jiān)督，甚至出現(xiàn)人員已離職其檔案仍混于在職人員的檔案之中。
（二）人員業(yè)務(wù)技能水平普遍偏低
嚴(yán)格來(lái)講，人事檔案管理工作是一門專業(yè)性較強(qiáng)的工作，其對(duì)閱卷的規(guī)范、閱卷質(zhì)量等要求較高。多數(shù)衛(wèi)生事業(yè)單位因?qū)θ耸鹿芾矸矫娴牟恢匾?，?dǎo)致人事部門人員變動(dòng)較為頻繁，導(dǎo)致對(duì)檔案管理較為片面。除此之外，人事部門對(duì)人員招收較為簡(jiǎn)單，人事對(duì)管理檔案的技術(shù)水平不足，后期亦未受到專業(yè)化的培訓(xùn)，造成管理檔案的人事技術(shù)水平較低，檔案材料混亂、不完整，影響了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
（三）管理手段滯后
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人事管理制度也在逐漸進(jìn)行改革創(chuàng)新發(fā)展，電子化逐漸普及，然而，檔案管理的電子化發(fā)展卻仍顯欠缺。據(jù)調(diào)查，目前我國(guó)多數(shù)衛(wèi)生事業(yè)單位的人事檔案管理仍然是較為傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理，無(wú)論是檔案的儲(chǔ)存、整理還是保護(hù)，管理方式與手段較為落后，極易造成檔案的丟失與損壞，僅有個(gè)別位于發(fā)達(dá)城市的大型衛(wèi)生事業(yè)單位采用了電子化的檔案管理。近幾年，社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息化管理時(shí)代，電子化、科學(xué)化、規(guī)范化是人事檔案管理的必由之路，普及電子化人事檔案管理是衛(wèi)生事業(yè)單位以及各企業(yè)的當(dāng)務(wù)之急。
四、衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理電子化應(yīng)用分析
（一）在衛(wèi)生事業(yè)單位建立電子檔案的必要性
在衛(wèi)生事業(yè)單位之中，單位的衛(wèi)生系統(tǒng)是一項(xiàng)較為復(fù)雜的系統(tǒng)，其中存儲(chǔ)著大量的人事信息檔案，在管理之時(shí)非常困難，若要做好衛(wèi)生事業(yè)單位的檔案管理與保存工作，需要投入大量的人力、物力、財(cái)力等。因此建立電子化檔案管理十分必要，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子化數(shù)據(jù)，方便管理人員管理的同時(shí)節(jié)省大量的空間，且更方便快捷。就電子化的人事檔案而言，除建立龐大安全的數(shù)據(jù)庫(kù)存放檔案外，也應(yīng)對(duì)衛(wèi)生事業(yè)單位工作人員的信息進(jìn)行收集整理，全面掌握各部門間的人事檔案信息，加強(qiáng)對(duì)各部門的掌控。
（二）電子化在人事檔案管理工作中的具體應(yīng)用
在人事檔案管理中，相關(guān)檔案管理者可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將人事檔案進(jìn)行分門別類，如護(hù)士間可按照普通護(hù)士、高級(jí)護(hù)士等護(hù)士職位等級(jí)進(jìn)行檔案分類，而醫(yī)生也可根據(jù)心腦科、骨科等從事職位進(jìn)行分類，節(jié)省時(shí)間，方便查找。[4]除此外，也可在局域網(wǎng)內(nèi)部進(jìn)行資源數(shù)據(jù)的共享，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)或者工作人員想要急需了解人員檔案時(shí)可直接上網(wǎng)查找，增加檔案透明度的同時(shí)，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的原始檔案也是一種保護(hù)。在檔案管理員進(jìn)行檔案管理時(shí)，降低了工作壓力，提高了工作效率。
（三）電子化在檔案管理應(yīng)用中的風(fēng)險(xiǎn)
在電子化廣泛應(yīng)用于人事管理檔案后，為企業(yè)部門帶來(lái)便利的同時(shí)也帶來(lái)了一定的風(fēng)險(xiǎn)。其一，網(wǎng)絡(luò)的共享增加了人事檔案的透明度，在查看信息便捷的同時(shí)大大增強(qiáng)了人員信息泄漏的可能。作為記錄人們成長(zhǎng)過(guò)程的文檔，其中包含著自上學(xué)以來(lái)的成長(zhǎng)歷程、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等，是人們求職時(shí)最重要的文件，若檔案被盜，對(duì)相關(guān)人員的人身安全會(huì)造成一定威脅。其二，電子化檔案依托于網(wǎng)絡(luò)而存在，雖然壓縮了紙質(zhì)檔案的存放空間，能更有效地保存檔案，但網(wǎng)絡(luò)也不是絕對(duì)安全的，各種病毒、黑客影響著網(wǎng)絡(luò)的安全，若電子化人事檔案被病毒入侵會(huì)造成檔案丟失，甚至造成系統(tǒng)的崩潰。事實(shí)上，有利就有弊，電子化檔案的風(fēng)險(xiǎn)雖然不可避免，卻可以進(jìn)行有效的控制，將風(fēng)險(xiǎn)控制在一定范圍內(nèi)，增強(qiáng)檔案管理者的電子信息化知識(shí)，為衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理的發(fā)展提供保障。
五、結(jié)語(yǔ)
一、事業(yè)單位人事檔案電子化管理的好處
隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)水平逐漸提高，被社會(huì)中的各行各業(yè)廣泛地應(yīng)用于生產(chǎn)生活當(dāng)中，事業(yè)單位的檔案管理方面也自然不能例外，要加強(qiáng)自身與新型信息技術(shù)的融合，將信息技術(shù)充分應(yīng)用到事業(yè)單位的人事檔案管理當(dāng)中，注重應(yīng)用創(chuàng)新手段，完善管理方式，實(shí)現(xiàn)人事檔案電子化的管理。
人事檔案電子化的好處諸多，其中比較顯著的就是方便、快捷、高效的特點(diǎn)。在檔案管理中融入電子化的技術(shù)手段，能夠大大減輕檔案工作人員的工作強(qiáng)度，并且使其對(duì)檔案的管理效率有顯著的提升。此外，應(yīng)用電子化檔案能夠極大地減少單位在檔案方面的成本，電子化的檔案打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的紙張限制，都存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)當(dāng)中，并且進(jìn)行檔案的傳遞時(shí)，電子化檔案更加方便快捷，省時(shí)省力。
此外，在檔案信息的利用率方面，電子化檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比對(duì)信息的利用率也有極大的提高。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案將信息都呈現(xiàn)在紙張當(dāng)中，如果想要查找借閱是十分不便的，需要在龐大的信息量中進(jìn)行查找，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。而電子化的檔案則可以使信息的查找做到方面快捷，它利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，能夠在海量的信息中快速找出所想查找的一項(xiàng)，并且遺漏率極低。因此，電子化檔案能夠在現(xiàn)代化的事業(yè)單位中得到廣泛的應(yīng)用。
二、加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案電子化管理的策略
（一）事業(yè)單位必須完善人事檔案電子化的管理制度。事業(yè)單位檔案管理實(shí)質(zhì)上是一件比較復(fù)雜的工作，完善對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理機(jī)制是保障事業(yè)單位人事檔案電子化工作順利開(kāi)展的基礎(chǔ)。事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)國(guó)家的有關(guān)規(guī)定，完善人事檔案管理機(jī)制，明確檔案的儲(chǔ)存標(biāo)準(zhǔn)和管理方法。
隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，事業(yè)單位的壯大，事業(yè)單位中各部門也呈多元化的發(fā)展趨勢(shì)。因此，人事檔案管理部門也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，各部門之間各司其職，各管其是，對(duì)于不同部門之間的檔案要分開(kāi)管理，避免混淆。如果兩個(gè)部門之間需要借鑒人事檔案時(shí)，應(yīng)做到及時(shí)登記注明，以免發(fā)生電子信息錯(cuò)亂或者丟失的現(xiàn)象。此外，事業(yè)單位不要盲目借鑒其他事業(yè)單位的管理方法，要針對(duì)自己?jiǎn)挝坏奶攸c(diǎn)，建立一套屬于本單位特有的事業(yè)單位人事檔案管理機(jī)制。
（二）事業(yè)單位必須加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的重視。對(duì)于人事檔案管理部門，事業(yè)單位必須要加大重視程度。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該轉(zhuǎn)變思維理念，如果高層領(lǐng)導(dǎo)都不重視這個(gè)理念，那么即使人事檔案員有這樣的認(rèn)識(shí)，也會(huì)因?yàn)槿鄙偌夹g(shù)設(shè)備或者相關(guān)人員的支持而無(wú)法實(shí)現(xiàn)合理的管理。此外，人事檔案管理人員的意識(shí)對(duì)人事檔案工作有著極其重要的影響力。人事檔案管理看似是一份輕松的工作，但人事檔案的信息錄入需要管理人員有一定的耐心與責(zé)任心，否則容易引發(fā)工作者的懶惰心理。因此，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該建立明確的賞罰機(jī)制，對(duì)人事檔案管理者起到激勵(lì)作用，避免人事檔案管理者出現(xiàn)消極情緒，不利于工作的進(jìn)行，甚至?xí)o整個(gè)事業(yè)單位帶來(lái)不利影響。所以要引發(fā)人事檔案管理者的工作熱情，使他們認(rèn)識(shí)到自己的部門不是可有可無(wú)的，是對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展起著重要作用的。事業(yè)單位人事檔案的管理者也應(yīng)該不斷提高自身的綜合素質(zhì)，成為符合事業(yè)單位標(biāo)準(zhǔn)的復(fù)合型人才，要熟練掌握自己的本職工作，在各部門來(lái)進(jìn)行信息查找時(shí)，能夠迅速找到。在工作出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)能夠及時(shí)修復(fù)和改正，并給出建設(shè)性意見(jiàn)。
（三）事業(yè)單位必須加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的科技創(chuàng)新。對(duì)人事檔案管理進(jìn)行科技創(chuàng)新，最重要的就是要利用新型的信息化手段進(jìn)行人事檔案管理，將事業(yè)單位內(nèi)部資料采用數(shù)字化的收集和整理，使大家能夠方便快捷地使用。這樣做也可以避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案年限過(guò)長(zhǎng)導(dǎo)致的檔案字跡模糊、紙張腐爛受損、后期更改困難等現(xiàn)象，還可以節(jié)約儲(chǔ)存空間、便于快速查找等，使得事業(yè)單位資料與事業(yè)單位發(fā)展的步調(diào)一致。在運(yùn)用新科技進(jìn)行人事檔案管理的同時(shí)，人事檔案管理部門應(yīng)注意人事檔案管理系統(tǒng)的后期維護(hù)工作，要定期更新軟件系統(tǒng)、做好硬件設(shè)備的維修工作等，使人事檔案能夠正常運(yùn)行。同時(shí)各部門之間要注重溝通，做到資源共享。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院 人事檔案管理 電子信息化
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
文章編號(hào)：1004-4914（2012）09-277-02
近年來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代通信傳輸技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，各種載體形式大量增加，對(duì)檔案系統(tǒng)發(fā)生了深刻的影響，傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)檔案正在被電子檔案所代替。為適應(yīng)這一未來(lái)檔案工作發(fā)展的基本趨向，提高檔案的管理水平，必須加強(qiáng)健全與完善醫(yī)院人事檔案信息管理系統(tǒng)，全面推進(jìn)檔案現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化、數(shù)字化，促進(jìn)醫(yī)院人事檔案事業(yè)健康發(fā)展。
一、電子信息化是醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)代化的標(biāo)志
醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，是人事工作全面、歷史地考察一個(gè)人的依據(jù)。醫(yī)院人事檔案管理信息化是人事檔案管理建設(shè)與發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是人事檔案管理現(xiàn)代化的主要標(biāo)志。然而，長(zhǎng)期以來(lái)，醫(yī)院人事檔案管理創(chuàng)新滯后于經(jīng)濟(jì)改革。特別是基礎(chǔ)設(shè)施差，管理手段落后的問(wèn)題一直得不到解決。不少醫(yī)院沒(méi)有單獨(dú)的人事檔案室，常和人事辦公室擠在一起。人事檔案存放以紙質(zhì)文件材料為主要載體。距離無(wú)紙化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化還有一定距離。因?yàn)闆](méi)有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，檔案管理人員的收集、整理、歸類、編目、檢索等工作還一直停留在手工操作階段，以至影響人事檔案材料歸檔整理的及時(shí)性與完整性。檔案工作人員由于缺乏電子檔案的管理經(jīng)驗(yàn)，嚴(yán)重影響了案卷質(zhì)量和收集效率及檔案利用率。案卷中缺乏反映個(gè)人工作能力和實(shí)績(jī)的動(dòng)態(tài)信息資料，一些職務(wù)、職稱晉升、工資變動(dòng)等連續(xù)性信息甚至出現(xiàn)斷檔現(xiàn)象。
實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化、數(shù)字化可以通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)壓縮、高速掃描等技術(shù)手段的利用，有效彌補(bǔ)以上問(wèn)題和不足，提高人事檔案信息的管理與利用水平，更好地發(fā)揮檔案信息資源作用，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及人事部門準(zhǔn)確提供各類人才信息和用人依據(jù)，繼而告別傳統(tǒng)的人事檔案信息的管理與利用的手工方式，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化層面的轉(zhuǎn)變。
1.完整的保存效果。作為新生事物的電子文件，與計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)有著密不可分的聯(lián)系。與紙質(zhì)文件相比，其具有容量龐大、利用率高、信息傳遞快、利用價(jià)值大的特點(diǎn)。撰寫工具為計(jì)算機(jī)，存貯方式是磁盤，可以將形成的信息資料原始地、完美無(wú)缺地保存下來(lái)。醫(yī)院應(yīng)建立以現(xiàn)有人事檔案管理人員為主，各科室輔助配合的電子文檔歸檔制度。充分利用醫(yī)院內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)，創(chuàng)建和完善醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng).并利用電子信息管理醫(yī)院人事檔案。
電子信息化人事檔案管理，最大的優(yōu)點(diǎn)就是有利于材料的完整保存，除了在信息輸入時(shí)需要用檔案原件外，很少再接觸原件，有利于檔案壽命的延長(zhǎng)，實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)時(shí)期的完整保存。
2.快捷的檢索速度。加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)，是實(shí)現(xiàn)醫(yī)療事業(yè)管理及辦公自動(dòng)化標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)，是信息化和現(xiàn)代化的需要。傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案手工操作的管理模式查找不便，既影響檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性，還浪費(fèi)人力和時(shí)間。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理后，從電子人事檔案的生成、采集、驗(yàn)證、歸檔、入數(shù)據(jù)庫(kù)到檢索查找等一條龍服務(wù)可以全部實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化操作，完成了人事檔案管理工作向智能化的轉(zhuǎn)變。同手工操作相比，計(jì)算機(jī)的數(shù)字化管理系統(tǒng)信息存儲(chǔ)量大，運(yùn)算速度快，計(jì)算精度高，可以有足夠的信息基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)高效、精確的檢索，可以應(yīng)對(duì)各種復(fù)雜條件的精確查詢。既減輕檔案工作人員的重復(fù)性勞動(dòng)，又節(jié)省大量人力和時(shí)間，有效推動(dòng)了檔案現(xiàn)代化管理水平的提升。
3.高效的信息流動(dòng)。要實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的微機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化，以檔案的原始材料為依據(jù)，運(yùn)用信息維護(hù)系統(tǒng)，將人事檔案的信息錄入微機(jī)，建立完整、準(zhǔn)確的醫(yī)院人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫(kù)。將信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行分類，盡可能地實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)據(jù)化。通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)可以進(jìn)行人員信息的查詢、統(tǒng)計(jì)、整理、分析等，實(shí)現(xiàn)人事信息和公務(wù)公文的電子郵件交換和遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)交換，實(shí)現(xiàn)資源共享，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息的高效率流動(dòng),為眾多檔案人員、管理人員及技術(shù)人員所共享。
二、電子信息化管理有助管理效能的提高
醫(yī)院人事檔案的儲(chǔ)存管理之效能與其管理方式密切相關(guān)。不同的管理方式，可以有不同的管理效能。電子信息化管理具有快捷、嚴(yán)密的特點(diǎn)，有助管理效能的提高。
1.一方收集，多方共享。人力資源信息的收集旨在信息資源的共享，取得一方收集，多方共享的效果。醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)就是通過(guò)先進(jìn)的檔案管理軟件和現(xiàn)有的辦公網(wǎng)絡(luò)相連，以人事檔案信息系統(tǒng)為中心，建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)分系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索和電子文件信息共享，使檔案管理趨于規(guī)范。以考核系統(tǒng)為例，在完成與人事信息系統(tǒng)的連接后，人力資源部可以直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將考核結(jié)果傳發(fā)給各個(gè)科室，醫(yī)療保險(xiǎn)系統(tǒng)可以直接從人事信息上讀取職工基本信息，醫(yī)務(wù)、科研、教學(xué)及黨、政、工、團(tuán)系統(tǒng)也可以直接從人事信息系統(tǒng)中收益，從中得到諸多的信息和幫助。
2.服務(wù)決策，準(zhǔn)確快速。醫(yī)院人事檔案材料所具有的專業(yè)性、機(jī)密性、政治性三大特點(diǎn)決定了它可以為決策者提供有價(jià)值的信息參考。譬如，人才的培養(yǎng)和提拔，可以從人事檔案電子版材料迅速提取當(dāng)事人的學(xué)歷、專業(yè)、經(jīng)歷、成果等人事資料，通過(guò)準(zhǔn)確、全面的相關(guān)信息的了解，使決策者作出正確抉擇。
3.節(jié)約資源，經(jīng)濟(jì)實(shí)惠。人事檔案的電子信息化建設(shè)還具有一定經(jīng)濟(jì)意義和節(jié)約價(jià)值。傳統(tǒng)的管理模式，要想全面完整地保存好檔案資料，需要較大的檔案館庫(kù)和設(shè)備，需要投入大量的費(fèi)用和人員，而且需要購(gòu)置大量防霉、防蟲(chóng)、防鼠，以及防氧化藥物。利用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院人事檔案，可以把大量的檔案材料存放在軟盤、光存儲(chǔ)介質(zhì)及硬盤上，一是可以節(jié)約場(chǎng)地和紙張，二是可以節(jié)約費(fèi)用和人員，提高工作效率，使檔案人員從繁重的勞動(dòng)中解放出來(lái)。
三、電子信息化管理需要適應(yīng)性跟進(jìn)
醫(yī)院的電子信息化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，設(shè)施、人員及機(jī)制必須適應(yīng)性跟進(jìn)，在短期內(nèi)形成一個(gè)完整而規(guī)范的運(yùn)作體系。
1.硬件設(shè)施的跟進(jìn)。醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的加強(qiáng)，首先需要硬件設(shè)施的跟進(jìn)。醫(yī)院在建設(shè)醫(yī)院信息系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)把人事檔案管理信息化一并考慮，統(tǒng)籌安排，進(jìn)行整體設(shè)計(jì)；并購(gòu)置檔案管理硬件設(shè)備，建設(shè)專用場(chǎng)館，購(gòu)買空調(diào)、檔案密集架和電腦等附屬設(shè)施，設(shè)置防火、防盜的自動(dòng)監(jiān)控系統(tǒng)；還有計(jì)算機(jī)管理軟件的引進(jìn)，人事檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)的建立，為人事檔案資源的合理配置和利用、優(yōu)秀人才的選拔培植創(chuàng)造良好條件。特別是通過(guò)高效的科技檔案管理系統(tǒng)的建立，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案功能與作用的大幅擴(kuò)展。
2.人員素質(zhì)的跟進(jìn)。醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)還需要人員素質(zhì)的跟進(jìn)。要注重人事檔案管理人員的知識(shí)更新，加大對(duì)檔案人員教育培訓(xùn)的力度，鼓勵(lì)支持檔案管理人員參加學(xué)歷教育、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。采取在職學(xué)習(xí)、短期培訓(xùn)等多種形式，有計(jì)劃、有針對(duì)性地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行全面系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，彌補(bǔ)在職人員現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)和管理科學(xué)知識(shí)不足的弱點(diǎn)?；蛞烁?jìng)爭(zhēng)機(jī)制，擇優(yōu)錄用，把真正優(yōu)秀的檔案專業(yè)人員選拔到檔案管理崗位上來(lái)。醫(yī)院要將檔案人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，關(guān)心他們的職稱晉升和工作業(yè)績(jī)，形成一支懂管理、懂技術(shù)的復(fù)合型人事檔案管理隊(duì)伍。
3.維護(hù)機(jī)制的完善。隨著醫(yī)院人事檔案管理信息化的建設(shè)和電子文件人事檔案資料的產(chǎn)生，加之多媒體集成性及其組成和結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性，難免給人事檔案的建設(shè)與管理帶來(lái)一系列新的問(wèn)題，諸如原始性的鑒定、保密方式的創(chuàng)新、設(shè)備的維修，以及故障的處理等，都需要妥善處理，以確保其安全可靠運(yùn)行。
參考文獻(xiàn)：
孫中華.醫(yī)院人事檔案管理工作的體會(huì).中醫(yī)藥管理,[2009，17（2）：148-149.
【關(guān)鍵詞】人事檔案；電子信息化；檔案管理
檔案資源的管理是每一個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位不可缺少的，重視人事檔案電子信息化管理，可以為單位提供有效的信息資源。隨著數(shù)字化的產(chǎn)生，檔案管理打破傳統(tǒng)的人工管理，開(kāi)始向電子信息化的管理模式上轉(zhuǎn)變，但是目前階段，人事檔案電子信息化管理呈現(xiàn)不同的問(wèn)題，這就需要我們有效解決，使人事檔案電子信息化管理進(jìn)行不斷的完善，這有利于人事單位的工作管理，進(jìn)而提升了人事檔案資源的利用率。
一、人事檔案電子信息化管理呈現(xiàn)的現(xiàn)狀
（一）現(xiàn)代化辦公設(shè)備欠缺?，F(xiàn)階段，大多數(shù)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理欠缺相應(yīng)的硬件設(shè)備，這就導(dǎo)致檔案管理的不規(guī)范，甚至有些機(jī)關(guān)人事單位檔案室存在堆積物的現(xiàn)象，也沒(méi)有對(duì)應(yīng)的防潮、防盜等管理對(duì)策，這與人事檔案電子信息化管理狀況嚴(yán)重的脫節(jié)。由于檔案的調(diào)閱和查訪沒(méi)有很好的信息化手段的使用，從而影響了人事檔案電子信息化管理的完整和安全。此外，辦公設(shè)備的欠缺沒(méi)有讓人事檔案電子信息資源進(jìn)行有效的利用，只是處于管理的階段，這不利于對(duì)檔案資源進(jìn)行有效的利用。
（二）檔案檢索效率低?，F(xiàn)在的人事檔案電子信息化管理，對(duì)檔案的檢索大部分還處于手工檢索的階段，還沒(méi)有完全實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)的檢索，這在一定程度上影響了人事檔案信息檢索的準(zhǔn)確率與速度，增加了檔案查閱的工作量，給檔案借用人員增添了麻煩。再加上人力手工檢索具有局限性，從而大大降低了機(jī)關(guān)人事單位的檔案管理工作的效率。比如，一些人事信息，由于各個(gè)機(jī)關(guān)單位保存的信息不一樣，這給檔案工作人員帶來(lái)不必要的困擾和麻煩。
（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)問(wèn)題。人事檔案電子信息化管理的實(shí)施，需要檔案管理者了解信息化方面的專業(yè)知識(shí)和技能，這樣可以有效地利用數(shù)字化檔案管理設(shè)備。但目前階段的老員工，對(duì)網(wǎng)絡(luò)化信息接觸比較少，對(duì)信息化的知識(shí)學(xué)習(xí)起來(lái)比較困難，即使機(jī)關(guān)事業(yè)單位擁有了自己的信息化數(shù)字檔案管理設(shè)備，由于工作人員的技能問(wèn)題，從而對(duì)信息化檔案管理無(wú)法順利進(jìn)行。因此，機(jī)關(guān)人事單位的檔案管理員，要迅速建立屬于電子信息化的管理信息知識(shí)體系，提升自己的工作效率，達(dá)到電子信息化的檔案管理水準(zhǔn)。
二、人事檔案電子信息化管理的對(duì)策
（一）創(chuàng)建電子信息化的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，給電子信息化的檔案管理提供了便利，方便了人們的日常工作，是未來(lái)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。對(duì)于人事檔案電子信息化的管理，這是一個(gè)綜合性的管理，牽涉的內(nèi)容比較多，因此，就需要人事單位建立一個(gè)高校的電子信息化管理系統(tǒng)。我們可以根據(jù)人事單位的實(shí)際情況，結(jié)合自身的優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)建電子信息化的數(shù)字檔案管理，把檔案、系統(tǒng)、光盤備份等進(jìn)行相關(guān)的處理，嚴(yán)格控制檔案信息儲(chǔ)存質(zhì)量與安全，避免相關(guān)的硬件隱患，為人事檔案電子信息化管理創(chuàng)建一個(gè)有利的環(huán)境，這有利于人事單位工作的順利進(jìn)展。
（二）提高電子信息化的管理效率。1.檔案管理能力提升。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)控制的電子信息化的檔案管理系統(tǒng)，我們要充分發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，從而提高人事單位電子信息化檔案管理的質(zhì)量和效率。因而我們可以憑借光纖與磁盤的連接陣列，對(duì)信息信息化的檔案管理進(jìn)行系統(tǒng)性上的提升，還可以通過(guò)增加系統(tǒng)內(nèi)部的儲(chǔ)存量，從而為人事資源的信息補(bǔ)充創(chuàng)造空間。2.強(qiáng)化檔案管理的可靠性。對(duì)檔案管理的可靠性進(jìn)行強(qiáng)化，這就需要嚴(yán)格要求磁盤陣列產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)和硬件的組成要依據(jù)嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，這對(duì)電子信息化的人事檔案管理的系統(tǒng)的功能奠定了更新的基礎(chǔ)。加上磁盤陣列需要多元化的保護(hù)級(jí)別，這有利于人事檔案電子信息化管理，而系統(tǒng)功能得到了保障，使人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)有了一定的安全性。3.檔案管理使用性能提升。人事檔案電子信息化管理需要選擇的是光纖磁盤的陣列產(chǎn)品，這對(duì)系統(tǒng)的維護(hù)性能具有相當(dāng)?shù)膬?yōu)勢(shì)，對(duì)人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)的重視，實(shí)現(xiàn)其在線升級(jí)的功能，可以使系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)具有開(kāi)放性，保證了相關(guān)人員對(duì)檔案資源的調(diào)取和查閱，這樣人事檔案電子信息化的管理系統(tǒng)有了更強(qiáng)大的發(fā)揮空間，這有利于人事資源的高效利用。
（三）提升人事檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理人員是人事檔案電子信息化管理的執(zhí)行者和操作者，這對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量具有一定的影響，這就需要人事檔案管理單位采用多元化的方式，提升檔案管理人員的素質(zhì)。例如，對(duì)老員工進(jìn)行現(xiàn)代化設(shè)備的學(xué)習(xí)，針對(duì)電子信息化的檔案管理進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)工作，提升他們的工作技能，定期考核他們對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備知識(shí)的學(xué)習(xí)和操作水平，進(jìn)而了解其工作現(xiàn)狀。此外，還可以建立相關(guān)的激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)檔案管理人員對(duì)自身素質(zhì)進(jìn)行提升，以保證工作的開(kāi)展需求，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案電子信息化管理從管理型向服務(wù)型邁進(jìn)。
三、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，信息技術(shù)的發(fā)展，對(duì)人事單位電子信息化的檔案管理提供了技術(shù)支持，這使人事檔案的管理打破了傳統(tǒng)的手工管理，讓檔案管理向信息化的趨勢(shì)發(fā)展，這種管理方式順應(yīng)了時(shí)代的趨勢(shì)，有利于提高人事單位檔案管理的效率和質(zhì)量，我們要不斷優(yōu)化與創(chuàng)新電子信息化的人事檔案管理系統(tǒng)，提高檔案的利用效率和安全性，從而促使信息化的檔案管理更好地服務(wù)于我們。
【參考文獻(xiàn)】
[1]趙玉榮.淺談人事檔案信息化管理的幾個(gè)問(wèn)題[J].城市建設(shè)理論研究(電子版),2013(15).
關(guān)鍵詞:醫(yī)院;人事檔案管理;信息化
中圖分類號(hào):G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1007-9599 (2010) 06-0000-01
Hospital Personnel File Management of Electronic Informatizaon
Li Kejia,Wang Li
(First Hospital of Handan City,Handan056002,China)
Abstract:The personnel management is an important basis for the selection of personnel use and management.As global economic integration and the expansion of network information,personnel file management information technology has become an inevitable trend of the times.This paper discussed the role of hospital personnel records management and analyzed the personnel file management information.
Keywords:Hospital;Personnel file management;Informatizaon
實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化、數(shù)字化就是利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段。提高人事檔案信息的管理與利用水平,可以更好地發(fā)揮檔案信息資源作用,為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子準(zhǔn)確提供各類人才信息和用人依據(jù),把人事檔案信息的管理與利用從傳統(tǒng)的手工方式轉(zhuǎn)移到現(xiàn)代化的層面上來(lái)。
一、醫(yī)院人事檔案管理的作用
醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分,反映了醫(yī)護(hù)人員的專業(yè)能力、思想品德、科研水平和工作業(yè)績(jī)等方面的情況,是開(kāi)發(fā)人力資源的資源庫(kù)。只有在管理好人事檔案,才能加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理,促進(jìn)醫(yī)院人力資源管理工作。通過(guò)檔案,可以了解過(guò)去,總結(jié)經(jīng)驗(yàn),為科學(xué)管理提供重要的依據(jù)。將查閱檔案材料與實(shí)際考察的業(yè)務(wù)水平、個(gè)人素質(zhì)、思想言行、歷史情況等原始材料有機(jī)結(jié)合起來(lái)?？疾炱涞履芮诳?jī)等情況,準(zhǔn)確地了解個(gè)人的情況,為人力資源的正確選拔和使用起到了參考作用。
二、電子信息化人事檔案管理優(yōu)點(diǎn)
(一)提高了管理工作效率
加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè),是醫(yī)療事業(yè)管理及辦公規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、自動(dòng)化得以實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理,使人事檔案管理從電子人事檔案的生成、采集、驗(yàn)證、歸檔、入數(shù)據(jù)庫(kù)到電子人事檔案的利用等工作流程全部是通過(guò)自動(dòng)化工作平成[1],使人事檔案管理工作由傳統(tǒng)的人工化向自動(dòng)化、智能化轉(zhuǎn)變,這樣大大減輕檔案工作人員的重復(fù)勞動(dòng),節(jié)省大量人力和時(shí)間,以進(jìn)行事業(yè)單位檔案信息資源的開(kāi)發(fā)工作,提高檔案的現(xiàn)代化管理水平,人事檔案的管理和利用方式這種質(zhì)的改變是信息化的需要,也是我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化的需要。
(二)利于材料的完整保存
通過(guò)建立以現(xiàn)有人事檔案管理人員為主,多科室協(xié)作的電子文檔歸檔制度,實(shí)現(xiàn)依靠現(xiàn)有醫(yī)院中心人事檔案室紙質(zhì)檔案立卷工作,利用電子信息建立管理醫(yī)院人事檔案
電子信息化人事檔案管理,最大的優(yōu)點(diǎn)就是有利于材料的完整保存,除了在信息輸入時(shí)需要用檔案原件外,很少再接觸原件,延長(zhǎng)了檔案的壽命。而且可以在需要的時(shí)候進(jìn)行上級(jí)部門的調(diào)用而實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)時(shí)期的保存完整。
(三)提高檢索速度和準(zhǔn)確性
實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的微機(jī)化,網(wǎng)絡(luò)化,以檔案的原始材料為依據(jù),運(yùn)用信息維護(hù)系統(tǒng),將人事檔案的信息錄入微機(jī),建立完整、準(zhǔn)確的醫(yī)院人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫(kù)。將信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行分類,盡力爭(zhēng)取人事檔案的數(shù)據(jù)化。通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)可以進(jìn)行人員信息的查詢、統(tǒng)計(jì)、整理、分析等,實(shí)現(xiàn)人事信息和公務(wù)公文的電子郵件交換和遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)交換,實(shí)現(xiàn)資源共享[2]。同時(shí),計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度快,存儲(chǔ)信息量大、計(jì)算精度高,可以及時(shí)給決策人員提供準(zhǔn)確、全面,快速的人事資料和有關(guān)數(shù)據(jù)。從而使數(shù)字化管理系統(tǒng)有足夠的信息基礎(chǔ)可以實(shí)現(xiàn)高效、精確的檢索,多種檢索方式的綜合查詢既適合于各種復(fù)雜條件的精確查詢,也可以滿足各種模糊查詢。
(四)滿足醫(yī)院的人力資源需求
在醫(yī)院,影響人力資源需求的因素主要來(lái)自醫(yī)院內(nèi)部,有效的人事檔案管理對(duì)分析醫(yī)院內(nèi)人力資源狀況是否適應(yīng)醫(yī)院的改革與發(fā)展的要求有積極的作用。醫(yī)院人事科以利于醫(yī)院人才隊(duì)伍建設(shè)為立足點(diǎn),做好人事檔案管理和人事檔案信息的綜合分析,為了適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的要求,不斷提高對(duì)人力資源的開(kāi)發(fā)與管理水平,必須建立人事檔案管理信息系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)個(gè)人基本信息的微機(jī)檢索,不斷擴(kuò)大人事檔案信息的內(nèi)涵[3],以確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性真正做到人盡其才,才盡其用,進(jìn)而為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
三、小結(jié)
在社會(huì)信息化大潮滾滾到來(lái)之際,大力開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源己經(jīng)非?，F(xiàn)實(shí)的提上了各級(jí)檔案部門的議事日程。加強(qiáng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用迫在眉睫。努力創(chuàng)造條件讓現(xiàn)有的工作人員在實(shí)踐中學(xué)習(xí),通過(guò)在職培訓(xùn)的辦法,使在職人員補(bǔ)上欠缺的現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)和管理科學(xué)知識(shí)。要加強(qiáng)健全與完善醫(yī)院人事檔案信息管理系統(tǒng),全面推進(jìn)檔案現(xiàn)代化,促進(jìn)檔案事業(yè)健康發(fā)展。選用一套科學(xué)的、合理的軟件系統(tǒng)。強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)代化意識(shí),加大對(duì)檔案管理工作的投入實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理,加強(qiáng)學(xué)習(xí),建立一支高素質(zhì)人事檔案管理隊(duì)伍,也要重視人事檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)。
參考文獻(xiàn):
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隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)在企事業(yè)單位管理中應(yīng)用的普及，利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位人事管理勢(shì)在必行。人事檔案是企事業(yè)單位人事管理制度的一項(xiàng)重要工作，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的資料留檔，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)，針對(duì)其重要性，開(kāi)發(fā)了《人事檔案管理系統(tǒng)》，實(shí)現(xiàn)了關(guān)于檔案的借閱、查詢、歸還等一系列工作的電子化管理。
【關(guān)鍵詞】人事檔案 管理制度 電子化 紙質(zhì)檔案
1 人事檔案管理的目的和意義
進(jìn)入二十一世紀(jì)，社會(huì)生產(chǎn)力迅速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)，人們對(duì)信息的認(rèn)識(shí)不斷提高，各種管理的信息量日益增長(zhǎng)，對(duì)信息的處理要求越來(lái)越高，致使傳統(tǒng)的紙質(zhì)、手工等信息處理手段和方法，遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了現(xiàn)代管理的需要。
為切實(shí)減輕人資部工作壓力，人資部要求對(duì)全局約9000人員的檔案信息實(shí)現(xiàn)檔案無(wú)紙化管理，自動(dòng)記錄各種查閱、借閱、歸還、專遞信息。借助現(xiàn)代信息技術(shù)和管理理論，建立企業(yè)信息管理系統(tǒng)是每個(gè)企業(yè)的重要趨勢(shì)，在企業(yè)管理中，人力資源是企業(yè)最寶貴的資源，也是企業(yè)的“生命線”，因此人事管理是企業(yè)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的重要組成部分，而人事檔案管理又是人事管理的重要工作，實(shí)現(xiàn)電子化的人事檔案管理，可以讓人力資源管理人員從繁重瑣碎的案頭工作中解脫出來(lái)，去完成更重要的工作，人事檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)可以減輕比較繁瑣的手工人事檔案管理工作。
2 人事檔案管理的實(shí)際功能
2.1 功能結(jié)構(gòu)圖
如圖1所示。
2.2 用戶登錄
功能：用戶登錄人事檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)啟動(dòng)后，首先要做的就是用戶登錄。用戶在登錄系統(tǒng)后，根據(jù)分配好的權(quán)限，可以進(jìn)行一定的操作。
操作：系統(tǒng)啟動(dòng)后，要求輸入用戶的登錄名及口令，只有登錄名和口令完全正確，才能登錄人事檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)會(huì)根據(jù)為用戶分配的權(quán)限，顯示對(duì)應(yīng)的功能菜單，用戶可以操作該功能。
2.3 檔案管理
檔案管理模塊中有5個(gè)子模塊，包括人員建檔、檔案查閱、檔案借閱、檔案歸還以及借閱延期等功能。這些功能因管理員的權(quán)限不同所表示出的功能使用也不同，普通管理員沒(méi)有數(shù)據(jù)修改及刪除的權(quán)利。在這些功能里詳細(xì)的記錄了所有單位員工的資料。
檔案的電子化查閱，去年省公司已經(jīng)組織將在職人員檔案進(jìn)行了電子化掃描，本次制作系統(tǒng)時(shí)計(jì)劃將系統(tǒng)與掃描件進(jìn)行關(guān)聯(lián)，對(duì)于簡(jiǎn)單的檔案查閱可無(wú)需調(diào)用檔案，直接在系統(tǒng)中查閱復(fù)印件。
2.3.1 人員建檔
建立及維護(hù)人員檔案信息，包括增加、刪除、修改及導(dǎo)入檔案信息的功能。系統(tǒng)可以上傳掃描件，一個(gè)人員的檔案信息可以關(guān)聯(lián)多個(gè)掃描件。
2.3.2 檔案查閱
將所有人員建檔后，可以進(jìn)行檔案查閱；提供靈活方便的查詢方式，實(shí)現(xiàn)在系統(tǒng)中查看掃描件的功能（可以上下翻頁(yè)查看各種電子檔案），記錄查詢?nèi)藛T信息，包括查詢?nèi)?、查詢時(shí)間、備注信息等。
2.3.3 檔案借閱
檔案借閱與檔案查閱不同，用戶可以在電腦上查看檔案的掃描件（查閱），也可以把紙質(zhì)檔案借出使用（借閱），需要記錄借閱信息，包括借閱人，借閱時(shí)間，預(yù)計(jì)歸還時(shí)間，借閱人聯(lián)系電話等。
檔案借閱除管理員賬號(hào)權(quán)限外，還需輸入借閱密碼方可進(jìn)行操作。
2.3.4 檔案歸還
管理員拿到歸還的紙質(zhì)檔案后，需要在系統(tǒng)中進(jìn)行檔案歸還。先根據(jù)ERP編號(hào)，檔案號(hào)，姓名等信息查詢出借閱記錄，選中記錄進(jìn)行歸還操作。需要記錄歸還時(shí)間、歸還人、備注等歸還信息，并更新檔案狀態(tài)
檔案歸還除管理員賬號(hào)權(quán)限外，還需輸入歸還密碼方可進(jìn)行操作。
2.3.5 借閱延期
借出檔案逾期未還時(shí)，系統(tǒng)可以進(jìn)行借閱延期，延期需要有負(fù)責(zé)人審批。
2.4 檔案查詢
檔案查詢模塊中有5個(gè)子模塊，包括檔案查詢、查閱記錄查詢、借閱記錄查詢、歸還記錄查詢以及借閱延期查詢等功能，分別對(duì)應(yīng)檔案管理中的各個(gè)模塊。
2.4.1 檔案查詢
功能：人員檔案的快速檢索，通過(guò)姓名及編號(hào)等信息進(jìn)行快速查詢。
在查詢框中輸入規(guī)定的范圍即可查到相關(guān)的人事信息，當(dāng)查詢的條件填寫完畢，點(diǎn)擊查詢按鈕，頁(yè)面會(huì)顯示用戶所要查詢的符合條件的所有員工的資料。查出的記錄默認(rèn)為員工檔案基礎(chǔ)信息列表方式瀏覽，雙擊表格可以顯示該員工的檔案卡片、個(gè)人簡(jiǎn)歷等掃描資料。
2.4.2 查閱記錄查詢
功能：檔案查閱記錄的快速檢索，通過(guò)姓名、編號(hào)及查閱時(shí)間等信息進(jìn)行快速查詢。
在查詢框中輸入查詢條件，點(diǎn)擊查詢按鈕，頁(yè)面會(huì)顯示符合條件的查閱記錄，雙擊查閱記錄可以進(jìn)入人員檔案的詳細(xì)信息頁(yè)面，顯示被查閱的員工的詳細(xì)資料。
2.4.3 借閱記錄查詢
功能：檔案借閱記錄的快速檢索，通過(guò)姓名、編號(hào)及借閱時(shí)間等信息進(jìn)行快速查詢。
2.4.4 歸還記錄查詢
功能：檔案歸還記錄的快速檢索，通過(guò)姓名、編號(hào)及歸還時(shí)間等信息進(jìn)行快速查詢。
2.4.5 借閱延期查詢
功能：檔案借閱延期記錄的快速檢索，通過(guò)姓名、編號(hào)及延期時(shí)間等信息進(jìn)行快速查詢。
3 結(jié)語(yǔ)
通過(guò)開(kāi)展人事檔案管理系統(tǒng)的研究與應(yīng)用，建立了一套科學(xué)的、先進(jìn)的人事檔案管理系統(tǒng)，此軟件將公司約9000多名員工檔案信息納入其中，實(shí)現(xiàn)了以個(gè)人檔案為管理單位的電子化檔案查詢、檔案借閱、檔案歸還等功能，并在查詢、借閱、歸還等過(guò)程中自動(dòng)形成記錄信息。該軟件的推廣應(yīng)用簡(jiǎn)化了工作流程，提高了工作效率和精益化管理水平。
政府部門的人事檔案是根據(jù)政府部門的需要記錄個(gè)體的個(gè)人信息、工作履歷、重要事績(jī)的信息材料。這份檔案既是政府部門作人事安排的基礎(chǔ)，也是人事部門作好激勵(lì)工作的基礎(chǔ)，也是個(gè)人對(duì)自己作綜合評(píng)估的重要依據(jù)。做好人事檔案管理對(duì)政府部門、人事部門、個(gè)人需求來(lái)說(shuō)，都有著重要的意義。隨著社會(huì)信息化的發(fā)展，人們要求人事檔案管理也要向著數(shù)字信息化的方向發(fā)展，然而數(shù)字信息化的檔案目前面臨著很多風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，如果不能有效的防控風(fēng)險(xiǎn)，人事檔案數(shù)字信息化將很難繼續(xù)進(jìn)行。
2 人事檔案數(shù)字化風(fēng)險(xiǎn)防控面臨的主要問(wèn)題
2.1 數(shù)字化檔案的真實(shí)性風(fēng)險(xiǎn)控制
人事檔案資料對(duì)政府部門、人事部門、人個(gè)需求來(lái)說(shuō)，有重要的意義，為了保證人事檔案的客觀性，人們要求人事檔案的數(shù)字化數(shù)據(jù)能確保其真實(shí)性。然而電子化數(shù)據(jù)本身具易復(fù)制性、易修改性、易丟失性的特點(diǎn)，這些特點(diǎn)都給人事檔案數(shù)字化管理帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)。以一份人事檔案資料來(lái)說(shuō)，它的信息是用數(shù)字化方法記錄的，它附帶的身份證資料、圖片資料等均為檔案管理人員掃描得到的。如果人們有心要涂改電子化檔案資料，就可以用相關(guān)的軟件修改電子檔案中的文字信息，用平面設(shè)計(jì)軟件更改身份證及照片信息，利用特殊的軟件更改檔案修改時(shí)間的信息等。電子設(shè)備能實(shí)現(xiàn)檔案的無(wú)痕修改，如果不能對(duì)真實(shí)性的風(fēng)險(xiǎn)有效的控制，那人電子化人事檔案資料的真實(shí)性將不能滿足人們的需求。
2.2 數(shù)字化檔案的存諸性風(fēng)險(xiǎn)控制
政府部門的人事檔案電子化管理，是一個(gè)長(zhǎng)期的、持續(xù)的過(guò)程，相關(guān)人員做人事檔案管理時(shí)，會(huì)擴(kuò)充人事檔案材料的內(nèi)容。不斷擴(kuò)大的數(shù)據(jù)庫(kù)，這給管理人員帶來(lái)管理上的困難，如果管理人員要轉(zhuǎn)移數(shù)據(jù)庫(kù)的資料，可能會(huì)造成數(shù)據(jù)損失的風(fēng)險(xiǎn)；電子化的數(shù)據(jù)庫(kù)案在被反復(fù)的讀取、保存的過(guò)程中，也有可能會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞的風(fēng)險(xiǎn)；如果電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)出現(xiàn)問(wèn)題，可能也會(huì)出現(xiàn)擻據(jù)損壞的風(fēng)險(xiǎn)。如何在存諸中保持?jǐn)?shù)據(jù)的完整性，是人事檔案管理人員需要重視的一個(gè)問(wèn)題。
2.3 數(shù)字化檔案的病毒性風(fēng)險(xiǎn)控制
信息化的時(shí)代，數(shù)據(jù)安全問(wèn)題成為人們非常重視的一個(gè)問(wèn)題。數(shù)據(jù)化的人事檔案要方便人們調(diào)閱，就需要把電子數(shù)據(jù)信息公享化，而這可能會(huì)引起病毒性風(fēng)險(xiǎn)的問(wèn)題。比如如果有人從網(wǎng)絡(luò)入侵人事檔案管理的服務(wù)器，那么檔案資料有可能被全部竊取。人們?cè)诜?wù)器中讀寫數(shù)據(jù)的時(shí)候，如果使用帶有病毒的介質(zhì)，可能會(huì)使人事檔案管理服務(wù)器染上病毒。如果服務(wù)器中出現(xiàn)病毒，則相當(dāng)于人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的“門戶大開(kāi)”，散播病毒者可隨意的竊取自己需要的檔案材料。
2.4 數(shù)字化檔案的電磁性風(fēng)險(xiǎn)控制
數(shù)據(jù)化的人事檔案是以電磁等形式出現(xiàn)，它們與其它的電磁設(shè)備會(huì)存在一定的同步性，這種同步性存在著風(fēng)險(xiǎn)。比如如果將某些電磁設(shè)備放到存儲(chǔ)有人事檔案材料的服務(wù)器旁邊，這些電磁設(shè)備會(huì)影響服務(wù)器的磁盤運(yùn)作，磁盤受到電磁影響會(huì)使數(shù)據(jù)化的檔案材料失真或丟失；服務(wù)器的電磁設(shè)備所散發(fā)出的磁場(chǎng)若與另一種電磁波同步，對(duì)方就能完全竊取服務(wù)器內(nèi)的數(shù)據(jù)化檔案材料。
3人事檔案數(shù)字化風(fēng)險(xiǎn)防控問(wèn)題的解決對(duì)策
3.1使用同步化管理
數(shù)據(jù)化的人事檔案雖然具有易整理、易存儲(chǔ)、易傳播的特點(diǎn)，但是卻有易修改的問(wèn)題。為了確保人事檔案的真實(shí)性，人事檔案管理部門的人員要以同步化的方式管理檔案。它要求實(shí)體檔案與數(shù)據(jù)化檔案能做到同步化，實(shí)體檔案作為數(shù)據(jù)化檔案的留底，如果一旦發(fā)生數(shù)據(jù)分岐問(wèn)題，要以實(shí)體檔案的資料為標(biāo)準(zhǔn)；數(shù)據(jù)化的檔案則可作為日常調(diào)閱、檢索、共享的對(duì)象。
3.2使用規(guī)范化管理
所謂的規(guī)范化的管理，是指人事檔案部門要根據(jù)數(shù)據(jù)化檔案存儲(chǔ)的需求制定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的操作方法，人事檔案管理人員必須按這套標(biāo)準(zhǔn)的操作方法操作，以免出現(xiàn)數(shù)據(jù)化檔案不完整的現(xiàn)象。比如人事檔案管理人員使用移動(dòng)硬盤備數(shù)據(jù)的時(shí)候，要先完全刪除外部設(shè)備，隔絕計(jì)算機(jī)對(duì)移動(dòng)硬盤的操作時(shí)才可以拔出移動(dòng)硬盤設(shè)備，以免移動(dòng)硬盤中的數(shù)據(jù)會(huì)遭到電磁的沖擊；人事檔案管理人員需要定期的備份數(shù)據(jù)，且要使用多種方法備份數(shù)據(jù)，以免使數(shù)據(jù)化的檔案資料丟失。
3.3 使用隔離化管理
為了加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全性，人事檔案部門要使用隔離式的管理方式。這種方式是指一個(gè)部門要形成一個(gè)局域網(wǎng)絡(luò)，局域網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)據(jù)可以傳播或共享，而局域網(wǎng)要連接入外網(wǎng)，則需要通過(guò)嚴(yán)格的審核。這種方式能減少外網(wǎng)入侵局域網(wǎng)的機(jī)會(huì)。使用局域網(wǎng)的工作人員不能使用外部的存儲(chǔ)介質(zhì)，只能使用部門指定的存儲(chǔ)介質(zhì)，以免出現(xiàn)病毒問(wèn)題。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員要定期的維護(hù)網(wǎng)絡(luò)與存儲(chǔ)介質(zhì)，降低病毒入侵的機(jī)會(huì)。
3.4 使用屏磁化管理
電磁波泄密的問(wèn)題已經(jīng)引起人們高度的重視，目前人們已經(jīng)研究出接地技術(shù)、隔離技術(shù)、軟件技術(shù)等解決電磁泄密問(wèn)題。以TEMPEST軟件技術(shù)為例，該軟件安裝到計(jì)算機(jī)上，它能在操作的時(shí)候，散播不規(guī)律的高頻“噪聲”，使信息接收者難以接收到正確的電磁波信息。人事檔案管理人員要請(qǐng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員使用屏磁化技術(shù)做好檔案保密工作。
