時(shí)間：2023-08-12 08:24:36
緒論：在尋找寫(xiě)作靈感嗎？愛(ài)發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇檔案的數(shù)字化管理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
1 房地產(chǎn)檔案轉(zhuǎn)型不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的意義
房地產(chǎn)檔案轉(zhuǎn)型不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化，就是通過(guò)一些信息技術(shù)手段，比如計(jì)算機(jī)、掃描設(shè)備、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)以及多媒體儲(chǔ)存技術(shù)等具有鮮明的信息化特征的先進(jìn)、科學(xué)、發(fā)達(dá)的技術(shù)，有效實(shí)現(xiàn)將各類(lèi)不動(dòng)產(chǎn)檔案轉(zhuǎn)化為明確的數(shù)字信息，并且講這些信息儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫(kù)里，借助網(wǎng)絡(luò)將全國(guó)的不動(dòng)產(chǎn)檔案信息統(tǒng)合起來(lái)，并且通過(guò)計(jì)算機(jī)、大數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)進(jìn)行統(tǒng)一管理，目標(biāo)就是要建立一個(gè)系統(tǒng)、前面、科學(xué)、完備、安全的不動(dòng)產(chǎn)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，供社會(huì)各界人士在國(guó)家機(jī)關(guān)的允許之下使用。這種方式極大方便了房產(chǎn)檔案的集中管理與高效傳輸，在很大程度上實(shí)現(xiàn)了數(shù)字資源在全社會(huì)的共享。
2 實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案轉(zhuǎn)型不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的重要性
在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，房地產(chǎn)已經(jīng)成為了我國(guó)經(jīng)濟(jì)的支柱性產(chǎn)業(yè)，房產(chǎn)交易數(shù)量自2002年以來(lái)一直保持在高位，同時(shí)還在不斷擴(kuò)大，同時(shí)房地產(chǎn)交易的方式也發(fā)生的重大改變，傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)下房地產(chǎn)業(yè)的發(fā)展形勢(shì)。不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理可以很好的克服傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案的很多缺陷，信息取得方面、信息傳輸、信息分析的處理速度大幅度提升。同時(shí)不動(dòng)產(chǎn)檔案登記時(shí)可以采用數(shù)字化的方式，記錄更多的信息，比如圖像甚至是視頻資料。在檔案保存方面，由于是數(shù)字化的檔案，只需要建設(shè)完備的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存設(shè)備既可。完全不需要像傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案那般，需要保存大量的紙質(zhì)檔案，同時(shí)還要注意檔案的分類(lèi)、整理、儲(chǔ)存，傳統(tǒng)的管理方式查詢(xún)檔案也是一件非常繁瑣的工作。而數(shù)字化的檔案管理工作，只需要設(shè)置好管理邏輯，就可以自動(dòng)進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)檔案的分類(lèi)、整理、儲(chǔ)存，檔案調(diào)取也極為方便。這些優(yōu)勢(shì)能夠不斷推動(dòng)不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理水平提升，推動(dòng)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的發(fā)展，更好的為國(guó)家掌握詳實(shí)數(shù)據(jù)、為房地產(chǎn)企業(yè)發(fā)展提供正確、科學(xué)的信息提供幫助，為我國(guó)房地產(chǎn)事業(yè)發(fā)展提供最專(zhuān)業(yè)、最規(guī)范、最方便的數(shù)據(jù)服務(wù)。
3 提高不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理水平的有效策略
3.1 加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的認(rèn)知
近年來(lái)，雖然不動(dòng)產(chǎn)檔案管理方式方法在不斷改進(jìn)和完善，但是進(jìn)度不快，效果并不是很明顯，一個(gè)很主要的原因就是不動(dòng)產(chǎn)檔案管理人員以及各地地稅房地產(chǎn)管理部門(mén)沒(méi)有對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的認(rèn)識(shí)不足，重視程度不夠。很多的相關(guān)人員及部門(mén)，將不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理僅僅視為簡(jiǎn)單的文案處理工作，忽視了這項(xiàng)工作成果對(duì)于國(guó)家和房地產(chǎn)行業(yè)的重要作用。因此，在實(shí)際的管理實(shí)施過(guò)程中，沒(méi)有對(duì)信息采集和分類(lèi)工作抱有足夠嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，使得信息收集過(guò)程形式化過(guò)重，嚴(yán)重破壞了信息的完整與準(zhǔn)確，從而降低了使用價(jià)值，也耽誤了工作時(shí)間，影響效率。
3.2 提升管理人員的業(yè)務(wù)能力和專(zhuān)業(yè)水平
應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識(shí)的是，不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理已經(jīng)早已超越了傳統(tǒng)的手工勞動(dòng)范疇，而發(fā)展到了知識(shí)型技能型的工作。我國(guó)缺乏不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的相關(guān)專(zhuān)業(yè)人才，管理人員只要具有相當(dāng)?shù)募?jí)別才會(huì)有相應(yīng)的檔案管理專(zhuān)業(yè)的人員，其余人員也沒(méi)有經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的識(shí)別與培訓(xùn)，有的是其他人員富余的崗位補(bǔ)充過(guò)來(lái)的人員，這些人對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，也沒(méi)有相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)及技能，無(wú)法有效開(kāi)展相關(guān)工作。
數(shù)字化管理不動(dòng)產(chǎn)檔案，是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，涉及到的工?N多、專(zhuān)業(yè)多，對(duì)于專(zhuān)業(yè)能力和技術(shù)能力有著很高的要求。數(shù)字化管理不動(dòng)產(chǎn)檔案的相關(guān)人才，必須要有全面系統(tǒng)的知識(shí)框架、強(qiáng)大的觀察能力與數(shù)據(jù)處理能力，同時(shí)還要有縝密的思維以及細(xì)致的工作作風(fēng)。管理部門(mén)必須要培養(yǎng)一支專(zhuān)業(yè)素質(zhì)高、思想觀念好、文化水平高的卓越的不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理人才。這些人才還要熟練掌握各種自動(dòng)化辦公設(shè)備的應(yīng)用。相關(guān)單位和企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理人才，目的就是要培養(yǎng)一支專(zhuān)業(yè)、敬業(yè)、精業(yè)的團(tuán)隊(duì)。
3.3 其他措施
實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的目的在于科學(xué)、系統(tǒng)得管理房產(chǎn)檔案，方便數(shù)字檔案的調(diào)用、查閱以及相關(guān)部門(mén)與房地產(chǎn)企業(yè)及其他單位合法研究，為此就要保證檔案的完整、權(quán)威、科學(xué)與便利，為國(guó)家以及企業(yè)管理者制定決策提供科學(xué)的參考依據(jù)。如果檔案管理過(guò)程因?yàn)楣芾聿簧疲瑢?dǎo)致檔案內(nèi)容缺少、信息記錄不完整、不規(guī)范，這一定會(huì)導(dǎo)致檔案信息的全面性、真實(shí)性和適用性大打折扣，進(jìn)而失去了數(shù)字化不動(dòng)產(chǎn)檔案的存在意義。想要快速有效實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理，必須要不斷提高數(shù)字化管理不動(dòng)產(chǎn)檔案的工作能力與工作效率，相關(guān)機(jī)構(gòu)與單位應(yīng)當(dāng)從思想入手，深化人員不動(dòng)產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理重要性的認(rèn)識(shí)，讓員工充分認(rèn)識(shí)到不動(dòng)產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理對(duì)于我國(guó)房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展以及政府的有效管理的重要性。然后再管理過(guò)程中，不斷加大人力與經(jīng)費(fèi)的投入，以最快速度消除不動(dòng)產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理工作存在的弊端，推動(dòng)相關(guān)工作向著更好、更快、更完備的方向發(fā)展，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。
一、當(dāng)前我國(guó)檔案管理的主要問(wèn)題分析
管理制度的發(fā)展滯后致使棄檔、死檔等現(xiàn)象已成為檔案管理中普遍的一個(gè)難題。從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度來(lái)看，我國(guó)制度的改革以及社會(huì)的發(fā)展隨著人才流動(dòng)壁壘的減少。我國(guó)檔案實(shí)施社會(huì)化管理成為最終的必然方向。當(dāng)前我國(guó)檔案管理中的“人檔分離”[2]、“死檔棄檔、現(xiàn)象較為嚴(yán)重。甚至出現(xiàn)一些“自持檔案”的現(xiàn)象。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案本身的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性以及唯一性，逐漸已經(jīng)被很多人視同為“雞肋”。
（一）“人檔分離”。因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案管理存在較多的問(wèn)題，加上目前的檔案流動(dòng)性比較大，因此檔案內(nèi)容和個(gè)人之見(jiàn)出現(xiàn)了一定的偏差，部分檔案，比如認(rèn)識(shí)檔案就不能夠?qū)Ξ?dāng)事人的實(shí)際情況進(jìn)行體現(xiàn)，作為人事檔案應(yīng)該要能夠?qū)Ξ?dāng)事人的各項(xiàng)基本資料體現(xiàn)。檔案一旦何其主體之見(jiàn)失去了聯(lián)系，就會(huì)出現(xiàn)人檔分離的情況，檔案的價(jià)值自然就沒(méi)有了，因此檔案必須要和實(shí)際相符，這是其特質(zhì)也是其要求。
（二）“棄檔死檔”。在我國(guó)各類(lèi)人力資源以及社會(huì)保障單位網(wǎng)絡(luò)上，已經(jīng)長(zhǎng)期開(kāi)始定期公示“長(zhǎng)期失去聯(lián)系超過(guò)5年的流動(dòng)人員的人事檔案名單”。每年我國(guó)在各類(lèi)社會(huì)保障網(wǎng)及人力資源網(wǎng)站將很多這樣失去聯(lián)系超過(guò)5年且被公示又無(wú)人認(rèn)領(lǐng)的檔案最后都被入庫(kù)封存，成為“死檔”。當(dāng)前我國(guó)面臨的該類(lèi)棄檔現(xiàn)象已經(jīng)成為全國(guó)各地人才檔案管理部門(mén)的普遍遭遇。2002年我國(guó)人事部全國(guó)人才流動(dòng)中心就做過(guò)一項(xiàng)不完全統(tǒng)計(jì)，當(dāng)年在全國(guó)范圍內(nèi)就至少有超過(guò)60萬(wàn)的“棄檔族”[3]。自從90年代以來(lái)，我國(guó)的新用工制度就讓流動(dòng)人口的數(shù)量變得更大了，企業(yè)單位對(duì)檔案的管理也開(kāi)始采取了分離模式，一些單位公職人員的檔案從單位中分離出去，因此檔案的管理工作開(kāi)始產(chǎn)生了變化。加之，我國(guó)自九七年開(kāi)始在全國(guó)逐步建立統(tǒng)一的城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)等制度，辦理退休以及養(yǎng)老保險(xiǎn)也逐漸開(kāi)始與人事檔案脫鉤。
目前社會(huì)的流動(dòng)性比較大，很多的地方都有了相應(yīng)的服務(wù)機(jī)構(gòu)以及檔案管理機(jī)構(gòu)，這樣檔案就會(huì)逐漸的和其主人失去聯(lián)系，導(dǎo)致了目前的很多檔案均是沒(méi)有用的“死檔”，而檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)于這些聯(lián)系不到本人，無(wú)法收取檔案費(fèi)用的部門(mén)也是比較嚴(yán)重的損失，檔案是不能夠隨意的丟棄的，即便是當(dāng)事人不進(jìn)行手續(xù)的辦理亦是如此，所以檔案部門(mén)只能夠?qū)⑦@些檔案進(jìn)行封存，隨著檔案的積累越來(lái)越多，這樣的棄檔也在增加。導(dǎo)致了檔案價(jià)值的喪失，其實(shí)檔案在我國(guó)來(lái)說(shuō)，因?yàn)閲?guó)企和事業(yè)單位的存在，要在這些單位工作必須要有檔案。
二、我國(guó)人事檔案發(fā)展的方向和趨勢(shì)展望
（一）人事檔案管理向信息化方向發(fā)展。因?yàn)槿耸聶n案中對(duì)個(gè)人的過(guò)往記錄比較多，雖然是紙質(zhì)的，也是具備了唯一性，其管理會(huì)有問(wèn)題，增加了風(fēng)險(xiǎn)性，而且遺失后的補(bǔ)辦也是比價(jià)困難的，這是目前檔案管理比較常見(jiàn)的問(wèn)題。我國(guó)的檔案事業(yè)發(fā)展后，政府部門(mén)對(duì)于檔案信息化管理和數(shù)字化管理的關(guān)切也是比較多的，但是實(shí)際的情況卻并不樂(lè)觀，并沒(méi)有取得比較好的發(fā)展和利用。但要在全國(guó)范圍內(nèi)盡快形成統(tǒng)一的信息化、數(shù)字化人事檔案管理體系絕非易事，盡管由于我國(guó)人事檔案管理的硬件設(shè)備、檔案人員管理的問(wèn)題以及人事檔案信息化軟件發(fā)展的制約不足，但我國(guó)人事檔案管理實(shí)施的信息化、數(shù)字化進(jìn)程已初現(xiàn)成效，并在全國(guó)各地逐步開(kāi)展各類(lèi)“社會(huì)人才人事檔案電子化服務(wù)”項(xiàng)目，這些項(xiàng)目將分類(lèi)整理的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子掃描等信息化處理，形成與實(shí)物檔案內(nèi)容相對(duì)應(yīng)和一致的“人事電子檔案”。檔案管理人員可以輕易通過(guò)進(jìn)入到“數(shù)字檔案庫(kù)”中查詢(xún)當(dāng)事人的檔案，并顯著提升了日常的辦公效率，如可以及時(shí)為當(dāng)事人或查詢(xún)單位開(kāi)設(shè)證明。
（二）電子化、數(shù)字化、信息化是其主要的方向。我國(guó)的電子技術(shù)獲得了比較大的發(fā)展，而數(shù)字化、信息化的檔案管理模式也讓我們看到了新的方向，其更加的高效，應(yīng)用前景更加廣闊，加上我國(guó)的人口多，檔案信息資源也比較多，比較復(fù)雜，如果不進(jìn)行數(shù)字化管理，將會(huì)是非常龐大的工作，因此電子化在很多的地方都相繼的投入使用，在部分的單位、企業(yè)中也是使用比較多的，數(shù)字化人事檔案管理是單位對(duì)檔案?jìng)€(gè)人進(jìn)行了解的一個(gè)窗口，實(shí)際的應(yīng)用價(jià)值比較大。
一、高校檔案管理現(xiàn)狀
根據(jù)2008年9月1日頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，高等學(xué)校檔案是指“高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。高校檔案主要記載著學(xué)校重要的教育歷史，具有很重要的價(jià)值，因此必須加大對(duì)檔案管理的重視。根據(jù)目前的情況來(lái)看，主要對(duì)其總結(jié)了以下這幾個(gè)方面特點(diǎn):第一，學(xué)校每年都會(huì)“迎來(lái)送往”，送走很多畢業(yè)生。同時(shí)會(huì)招來(lái)很多新生，這對(duì)高校檔案的管理需要很大的工作量，既要對(duì)新入學(xué)學(xué)生的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入，也要對(duì)畢業(yè)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行遷出或改動(dòng)，此時(shí)檔案的變化呈現(xiàn)數(shù)量巨大、變動(dòng)較為頻繁等一系列特點(diǎn)，再加上要對(duì)學(xué)生其他檔案的維護(hù)和保存，都需要耗費(fèi)大量的人力物力。第二，檔案管理操作的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高，各個(gè)高校結(jié)合自身具體情況所設(shè)定的制度、規(guī)范存在各種差異性，導(dǎo)致各高校之間對(duì)于檔案管理操作的步調(diào)不夠一致，甚至存在極少數(shù)相互抵觸的情況，這給提高檔案管理工作的效率帶來(lái)了障礙。第三，檔案數(shù)字化管理處理手段有待提高，由于目前的高校檔案主要還是以紙質(zhì)檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到了檢索、交換、備份等輔助功能。以上是各高校檔案管理工作中比較突出的特點(diǎn)，也是制約檔案管理工作效率提高的瓶頸所在，后文將繼續(xù)就以上特點(diǎn)結(jié)合電子化檔案管理進(jìn)行應(yīng)用分析。
二、檔案數(shù)字化管理的特點(diǎn)
過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理模式是在每個(gè)部門(mén)分出一個(gè)檔案管理科室，此種管理模式是十分封閉的，雖然在過(guò)去的高校檔案管理工作中發(fā)揮了重要的作用，但是就目前社會(huì)的管理模式來(lái)看，傳統(tǒng)的檔案管理方式顯然是無(wú)法滿足現(xiàn)狀的，因此必須在過(guò)去傳統(tǒng)的管理模式中，創(chuàng)建一種新的管理模式，那就是應(yīng)運(yùn)而生的電子信息化管理模式，這是一種更具開(kāi)放性的管理體系，是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的一種補(bǔ)充及升華，使得檔案管理的質(zhì)量和效率得到進(jìn)一步的提高。隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案數(shù)字化已成為高校檔案管理的一種發(fā)展趨勢(shì)，各種新型產(chǎn)品正不斷被研發(fā)出來(lái)并得到廣泛性地應(yīng)用，也使得檔案管理在模式上發(fā)生了巨大的變化，作為檔案管理的一種有效手段，檔案數(shù)字化在高校中的管理功能也變得越來(lái)越強(qiáng)大。如今，不管是檔案的生成、歸檔還是檢索都是與計(jì)算機(jī)緊密相連的，電子檔案的存在方式主要是以機(jī)讀的形式，就這一點(diǎn)來(lái)說(shuō)是和傳統(tǒng)的檔案管理存在很大的區(qū)別的。在信息的使用中，需要將有價(jià)值的信息在檔案信息這一系統(tǒng)中檢索出來(lái)，對(duì)此就必然要求檔案管理系統(tǒng)的精確性，如此才能保障高校檔案信息的真實(shí)性以及價(jià)值性。
三、電子檔案使用的途徑
電子檔案所具備的很多特點(diǎn)都是傳統(tǒng)檔案所不具備的，像查準(zhǔn)率以及查全率等等，這些都是傳統(tǒng)檔案對(duì)于現(xiàn)代化的電子檔案管理所不能比擬的，對(duì)此為了提高工作效率，應(yīng)充分利用電子檔案的優(yōu)勢(shì)，使其優(yōu)越性得到展現(xiàn)。當(dāng)前電子檔案的使用途徑主要包括以下幾點(diǎn)：
（一）提供拷貝
在對(duì)電子檔案進(jìn)行使用的過(guò)程中，主要的一個(gè)途徑就是拷貝，這是最初的提供檔案的一種方式，為了使得整個(gè)檔案部門(mén)可以充分利用拷貝向檔案人員提供材料，可以將文件直接轉(zhuǎn)換為一種通用的格式，然后再讓使用者對(duì)檔案進(jìn)行處理，然而使用人員不一定具有軟硬件設(shè)施條件，對(duì)此可以直接要求檔案管理部門(mén)將檔案打印出來(lái)。
（二）通信傳輸
通信傳輸主要是指不同的檔案管理部門(mén)通過(guò)計(jì)算機(jī)將所使用的檔案進(jìn)行相互傳輸，這是當(dāng)前比較常用的一種電子檔案管理方式，這顯示了檔案在提取的過(guò)程中沒(méi)有地域限制的特點(diǎn)，不需要檔案人員再為提取檔案專(zhuān)門(mén)跑一趟，有效節(jié)省了大量的人力以及財(cái)力。
（三）直接利用
所謂直接性地利用，是指利用檔案部門(mén)的計(jì)算機(jī)對(duì)電子檔案進(jìn)行查詢(xún)，這樣一來(lái)可以使得眾多的檔案使用人員能夠在統(tǒng)一時(shí)間得到相同的電子檔案，并為使用電子檔案的人員提供相關(guān)的技術(shù)支持。
四、檔案數(shù)字化管理的重要作用
檔案數(shù)字化管理是一種現(xiàn)代化的信息管理模式，該模式是將原來(lái)紙質(zhì)記載的信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的信息進(jìn)行保存，這樣方便存儲(chǔ)和查閱，而且電子智能化的記載儲(chǔ)存有利于管理。數(shù)字智能化的管理模式能把相關(guān)的檔案按照不同的類(lèi)別進(jìn)行數(shù)字化儲(chǔ)存，還可以?xún)?chǔ)存音頻資料，對(duì)于及時(shí)的信息反饋還能做出詳細(xì)的記載。因此電子智能化的管理模式有很多的好處：首先，檔案數(shù)字化的管理模式可以方便管理，在工作的過(guò)程當(dāng)中可以進(jìn)行電子傳遞閱覽，可以節(jié)約時(shí)間，提高工作效率。利用數(shù)字化的管理模式搜集的數(shù)據(jù)，其信息具有完整性、可靠性，有利于工作的更快開(kāi)展。其次，在電子化的智能管理中，把相關(guān)的資料儲(chǔ)存在文檔的資料庫(kù)當(dāng)中，高校的工作人員只需要輸入所要查詢(xún)的資料的信息點(diǎn)就可以快速地找到需要的資料，更加地方便、快捷，而且所找到的資料具有一定的準(zhǔn)確性，不容易產(chǎn)生誤差，從而方便了辦公，為工作人員節(jié)約了時(shí)間，提高了工作效率，這便是現(xiàn)代數(shù)字智能化管理模式的優(yōu)點(diǎn)。再次，數(shù)字智能化的管理模式可以隨時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)更新，保證資料的時(shí)效性，能方便員工的查閱和使用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)記載信息需要大量的人工進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和整理，現(xiàn)在的數(shù)字智能化的管理可以利用高科技的電子產(chǎn)品快速地完成工作，只要輕輕地點(diǎn)擊鼠標(biāo)就能夠完成整個(gè)的統(tǒng)計(jì)整理到儲(chǔ)存的過(guò)程，從而減輕管理人員工作的壓力。最后，數(shù)字化的管理模式可以使整個(gè)的辦公流程順暢無(wú)阻，節(jié)省了很多的人力和時(shí)間，使材料的管理更加的科學(xué)化、系統(tǒng)化。所以，在社會(huì)快速發(fā)展的今天，高校檔案管理采用數(shù)字化的管理模式是符合時(shí)代需求的。然而目前，我國(guó)在運(yùn)用數(shù)字化的管理過(guò)程當(dāng)中，還存在很多的困難沒(méi)有克服，還沒(méi)有熟練地掌握數(shù)字化的管理模式，需要進(jìn)一步的學(xué)習(xí)與實(shí)踐。數(shù)字化的管理模式分為以下幾個(gè)工作步驟：1、信息搜集。信息的搜集具有一定的難度，在現(xiàn)在的數(shù)字化管理模式當(dāng)中，利用科技化的電子產(chǎn)品可以幫助你更好更方便地搜集資料，而且保證資料更加的完整。2、信息整理。在進(jìn)行數(shù)字化的管理過(guò)程當(dāng)中，對(duì)相關(guān)的信息進(jìn)行數(shù)字化的編碼，使相關(guān)的檔案資料歸檔整齊有序，而且使整個(gè)資料信息一目了然。3、檢查信息。在眾多的信息當(dāng)中進(jìn)行相關(guān)的檢查，去掉一些沒(méi)有用的或者多余的資料，這一步要取其精華，去其糟粕，對(duì)于資料文件的管理至關(guān)重要，所以需要工作人員能夠集中精力，認(rèn)真對(duì)待。4、管理資料。對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的保管有很多嚴(yán)格的要求，要保證紙質(zhì)資料環(huán)境的干燥、清潔等，要防止火災(zāi)的發(fā)生，防止被水淹沒(méi)，而數(shù)字化管理則不用擔(dān)心這些問(wèn)題。現(xiàn)如今，數(shù)字化的檔案管理相對(duì)過(guò)去簡(jiǎn)單多了，在對(duì)資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)這個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，主要依靠高科技產(chǎn)品進(jìn)行自動(dòng)化的統(tǒng)計(jì)，可以節(jié)約時(shí)間，減少人力，提高工作效率；在使用資料中，利用數(shù)字化的管理模式可以使數(shù)字化的信息更加方便閱讀，便于管理，為工作人員查找資料節(jié)省很多的時(shí)間、精力；在編排資料中，利用計(jì)算機(jī)的操作系統(tǒng)把相似的檔案編排在一起，可以更加方便地查閱與尋找所需的資料，同時(shí)還可以進(jìn)行資料共享，促進(jìn)高校之間的合作。然而在數(shù)字化的管理中，為保證資料不流失，就要對(duì)每一道操作程序進(jìn)行加密處理，防止相關(guān)的資料泄露，造成不必要的損失。由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)比較復(fù)雜，在相關(guān)的操作過(guò)程當(dāng)中有可能被別人盜取信息，所以要保管好自己的資料。在信息傳輸?shù)倪^(guò)程當(dāng)中，要進(jìn)行多次加密，而且不外泄自己的密碼，還要進(jìn)行正當(dāng)?shù)牟僮?，這樣才能保證信息的安全。
五、如何規(guī)范檔案數(shù)字化管理
在檔案數(shù)字化管理模式當(dāng)中存在著很多的問(wèn)題，涉及到電子科技產(chǎn)品的使用，電子科技產(chǎn)品是一個(gè)很復(fù)雜的產(chǎn)物，如果操作不當(dāng)就會(huì)對(duì)學(xué)?；蛘邔W(xué)生造成很大的損失，所以在進(jìn)行數(shù)字化的信息管理的時(shí)候，要嚴(yán)格規(guī)范管理模式，制定一定的管理制度。
（一）加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理，保障資料的安全
要想安全地管理學(xué)校內(nèi)部資料，就必須完善相關(guān)的管理體系，加強(qiáng)高校檔案的內(nèi)部管理，對(duì)學(xué)校內(nèi)部工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，提高內(nèi)部人員的操作能力。在進(jìn)行數(shù)字化的儲(chǔ)存模式當(dāng)中存在著很多的問(wèn)題，在復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)世界，安全隨時(shí)受到威脅，如果操作不當(dāng)或者沒(méi)有做好保密防范工作，隨時(shí)都有可能為學(xué)校帶來(lái)相當(dāng)大的損失。所以要定期對(duì)電腦系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)管理，請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的維修人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的維修工作，對(duì)于電腦要進(jìn)行加密處理，而且密碼不可外泄，這樣才能保障數(shù)字化的管理順利地進(jìn)行。
（二）規(guī)范操作，減少損失
以往在信息的管理過(guò)程當(dāng)中，由于疏忽泄露了資料或者丟失一些信息，都會(huì)帶來(lái)相應(yīng)的損失，為了能夠避免這些事情重蹈覆轍，應(yīng)該對(duì)于信息進(jìn)行嚴(yán)格的加密處理，不要把密碼告訴無(wú)關(guān)的人，應(yīng)該避免密碼被更多的人知道，所以應(yīng)該建立一個(gè)完整的管理體系，每個(gè)人都要認(rèn)真地對(duì)待工作，對(duì)于信息要加強(qiáng)管理，對(duì)于資料的管理更加的嚴(yán)謹(jǐn)，在使用資料的過(guò)程當(dāng)中，要時(shí)刻注意網(wǎng)絡(luò)的安全，加強(qiáng)防范意識(shí)。
（三）對(duì)資料管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)工作的嚴(yán)謹(jǐn)性
1 房產(chǎn)檔案管理基本介紹
房產(chǎn)檔案管理包括房屋面積、產(chǎn)權(quán)屬人、交易紀(jì)錄、司法部查封、權(quán)屬登記、離婚產(chǎn)權(quán)分析、拆遷補(bǔ)償、房屋結(jié)構(gòu)、租賃抵押擔(dān)保、產(chǎn)權(quán)處理以及房屋繼承等。所謂產(chǎn)權(quán)檔案數(shù)字化，指的是通過(guò)多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、掃描技術(shù)以及存儲(chǔ)技術(shù)有機(jī)結(jié)合，利用數(shù)字化形式將檔案信息有效存儲(chǔ)，在建立數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)資源共享。以便更好的實(shí)現(xiàn)原件管理和數(shù)據(jù)管理[1]。
1.1 主要特征
首先，管理內(nèi)容數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。在網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代中，實(shí)施檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化管理，能夠?qū)⒋蚱苽鹘y(tǒng)紙質(zhì)管理方式的局限性，借助先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)和高端設(shè)備將檔案信息載體分離式存儲(chǔ)，這不僅能夠節(jié)省信息存儲(chǔ)時(shí)間，而且還能提高信息利用價(jià)值以及工作效率。其次，管理服務(wù)全面化和社會(huì)化。計(jì)算機(jī)設(shè)備既能實(shí)現(xiàn)文本存儲(chǔ)，還能實(shí)現(xiàn)圖像存儲(chǔ)，借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)能夠?qū)崿F(xiàn)信息全面、準(zhǔn)確搜集，有利于構(gòu)建全方面的檔案服務(wù)模式，此外，在檔案信息資源共享的影響下，用戶能夠有針對(duì)性的進(jìn)行信息搜集、應(yīng)用，以便提升工作質(zhì)量和速度，從中能夠體現(xiàn)服務(wù)社會(huì)化特點(diǎn)。
1.2 主要方式
房產(chǎn)檔案主要有三種管理方式，第一種是原件管理，即利用信息技術(shù)保管好檔案原件；第二種是掃描件管理，即借助掃描儀等先進(jìn)設(shè)備實(shí)施具體的掃描工作，以便資料查詢(xún)和實(shí)際應(yīng)用，雖然該設(shè)備工作速度較慢，但是掃描效果良好，然而相機(jī)設(shè)備兼具快速和優(yōu)質(zhì)兩種效果；第三種是數(shù)據(jù)分析，即對(duì)房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)詳細(xì)、合理分析，借此方式實(shí)現(xiàn)信息保存。
1.3 基本原則
首先，真實(shí)性原則。房產(chǎn)檔案從原始信息過(guò)渡到數(shù)字化信息，務(wù)必要保證信息的一致性和真實(shí)性，對(duì)于存在出入的信息要及時(shí)糾正，提高信息的可靠性和真實(shí)性。然后，安全性原則。確保房產(chǎn)檔案信息安全，即保證權(quán)利人合法權(quán)益的基本表現(xiàn)，一旦信息安全性降低，那么信息資源完整性極易遭到破壞。最后，便捷性原則。應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)于房產(chǎn)檔案管理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息及時(shí)查閱、便捷查閱，能夠打破以往檔案信息所受地域限制及時(shí)間限制。
2 房產(chǎn)檔案管理數(shù)字化中出現(xiàn)的問(wèn)題和解決措施
2.1 問(wèn)題
首先，房產(chǎn)檔案資料缺乏完整性，影響相關(guān)政策、法規(guī)的健全性，具體表現(xiàn)為實(shí)際房屋和資料記載存在結(jié)構(gòu)、面積等方面的不同。其次，服?漳諶蕕ヒ唬?用戶接收的服務(wù)僅限于檔案證明以及檔案信息咨詢(xún)等潛在層面，對(duì)于深層次的利用分析和網(wǎng)上服務(wù)研究，還存在一定的工作難度。最后，計(jì)算機(jī)設(shè)備被片面應(yīng)用于房產(chǎn)檔案人工管理，然而房產(chǎn)檔案尚未實(shí)現(xiàn)信息數(shù)字化處理，這在一定程度上影響信息查詢(xún)?nèi)嫘訹2]。
2.2 措施
2.2.1健全房產(chǎn)檔案數(shù)字化體系
只有健全房產(chǎn)檔案的數(shù)字化體系，才能確保房產(chǎn)檔案實(shí)現(xiàn)信息規(guī)范化，在此基礎(chǔ)上發(fā)揮信息價(jià)值，提高房產(chǎn)檔案的利用率。如果房產(chǎn)檔案未能標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施數(shù)字信息管理，那么房產(chǎn)檔案需要經(jīng)歷較長(zhǎng)時(shí)間實(shí)現(xiàn)管理工作質(zhì)量?jī)?yōu)化，促進(jìn)管理工作有序發(fā)展。
2.2.2完善房產(chǎn)檔案數(shù)字化系統(tǒng)
雖然網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化時(shí)代提高了信息技術(shù)的應(yīng)用率，但是目前大多數(shù)房產(chǎn)檔案仍利用紙質(zhì)化形式，僅在特定條件下才會(huì)通過(guò)人工應(yīng)用計(jì)算機(jī)設(shè)備，檔案只是實(shí)現(xiàn)了輸入形式的數(shù)字化，未能實(shí)現(xiàn)全面數(shù)字化，這不僅會(huì)降低工作效率，還會(huì)降低信息的真實(shí)性和實(shí)用性。完善房產(chǎn)檔案數(shù)字化系統(tǒng)，即原文件借助掃描儀的形式實(shí)現(xiàn)信息數(shù)字化，以此減少信息檢索時(shí)間、提高信息準(zhǔn)確率。
2.2.3大力培養(yǎng)檔案專(zhuān)業(yè)化人才
提升房產(chǎn)檔案人員的綜合素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)能力，有利于促進(jìn)房產(chǎn)檔案管理工作穩(wěn)健進(jìn)行。為此，聘請(qǐng)專(zhuān)家對(duì)工作人員進(jìn)行系統(tǒng)性培訓(xùn)，在培訓(xùn)的過(guò)程中，傳播豐富的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、提高工作人員對(duì)數(shù)字化技術(shù)的掌握能力和運(yùn)用能力，促使工作人員在創(chuàng)新型思想的引導(dǎo)下，規(guī)范房產(chǎn)檔案的工作行為，積極配合房產(chǎn)檔案管理。
2.2.4構(gòu)建檔案信息輸送平臺(tái)
構(gòu)建檔案信息輸送平臺(tái)，有利于檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)提高利用價(jià)值，有利于促進(jìn)檔案信息及時(shí)、高效、準(zhǔn)確傳遞，同時(shí)，還能實(shí)現(xiàn)檔案信息的便捷化傳輸，加快信息的傳播速度和傳播范圍，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)庫(kù)的價(jià)值和利用率。此外，還能增加客戶對(duì)房產(chǎn)檔案管理工作的認(rèn)可度和滿意度[3]。
（一）全面考慮各種實(shí)施要素
明確目標(biāo)后，應(yīng)確定各種實(shí)施要素，即數(shù)字化檔案信息的重點(diǎn)發(fā)展項(xiàng)目，如全文信息化項(xiàng)目、局域網(wǎng)數(shù)字化服務(wù)項(xiàng)目、廣域網(wǎng)信息服務(wù)項(xiàng)目等等。各種實(shí)施要素需采用不同的評(píng)估方法，可借用某些指標(biāo)性體系。
（二）保障系統(tǒng)的建立
構(gòu)建保障系統(tǒng)也是為了保障數(shù)字化檔案信息管理的順利實(shí)施，保障系統(tǒng)指的是數(shù)字化檔案信息管理體制、運(yùn)行及保障機(jī)制。即檔案信息的數(shù)字化建設(shè)及實(shí)施需要各項(xiàng)規(guī)章制度、組織、機(jī)構(gòu)、人力、財(cái)力及物力的支持，更無(wú)法脫離保障系統(tǒng)。
二、加快立法，確保數(shù)字化檔案信息的法律效力
（一）加快立法
我國(guó)已經(jīng)頒布了《合同法》，其中涉及到電子信件、合同、電報(bào)、傳真、電子信息交換、郵件等等有形的內(nèi)容形式，對(duì)于實(shí)現(xiàn)我國(guó)數(shù)字化電子檔案的法律效力具有積極的作用。此外，有關(guān)《政府信息公開(kāi)條例》也對(duì)破壞政府信息的違法分子進(jìn)行了刑事及行政責(zé)任的規(guī)定。就某種意義而言，偽造電子檔案數(shù)字簽名的后果，和破壞印章、文件所應(yīng)承擔(dān)的法律責(zé)任相同。如今，逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化電子檔案法律效力已然成為一種趨勢(shì)，除采用技術(shù)、方法來(lái)保障其完整性與可靠性以外，還應(yīng)加快立法，明確其法律地位。
（二）加強(qiáng)監(jiān)控，確保數(shù)字化檔案信息的法律效力
為了確保數(shù)字化檔案信息具有足夠的法律效力，不少?lài)?guó)家紛紛制定標(biāo)準(zhǔn)化監(jiān)控及管理程序，以進(jìn)一步明確數(shù)字化檔案信息的重要性。在完善的監(jiān)控程序及高效的管理體系下，想要確保數(shù)字化檔案信息的真實(shí)性與完整性并非一件難事，但是，應(yīng)當(dāng)注意把握前端控制及全面管理的思想。除此以外，應(yīng)當(dāng)著重強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)是電子檔案數(shù)字化進(jìn)程中的著作權(quán)及數(shù)字化權(quán)等問(wèn)題。目前，不少法律案件均涉及到數(shù)字化權(quán)問(wèn)題，為保障著作權(quán)者的合法權(quán)益，在檔案信息的數(shù)字化過(guò)程中，應(yīng)對(duì)檔案來(lái)源進(jìn)行鑒別，看其是否受到《著作權(quán)法》的保護(hù)，若在《著作權(quán)法》的保護(hù)范圍內(nèi)，應(yīng)全面考慮檔案信息數(shù)字化權(quán)問(wèn)題。若不受《著作權(quán)法》保護(hù)，則無(wú)需考慮這些問(wèn)題。同時(shí)，還應(yīng)確認(rèn)檔案信息的所有權(quán)，數(shù)字化檔案信息仍屬?gòu)?fù)制行為，必須同著作權(quán)人積極協(xié)商，給予其足夠的報(bào)酬，并獲得其許可之后，方可將其檔案信息收錄數(shù)據(jù)庫(kù)中。
三、引入新型安全技術(shù)，保障數(shù)字化檔案信息的安全性
【關(guān)鍵詞】房地產(chǎn) 直管房 保障房 檔案管理 數(shù)字化
近年來(lái)，房產(chǎn)市場(chǎng)不發(fā)展快速，檔案使用頻率大幅提高，實(shí)現(xiàn)了房地產(chǎn)檔案的促進(jìn)社會(huì)發(fā)展功能。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷在檔案管理中得以運(yùn)用，激發(fā)了檔案管理策略運(yùn)用的多重性，促進(jìn)了檔案管理功能的有效發(fā)揮。因此，主管部門(mén)必須思考如何有效實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，這也是檔案管理發(fā)展的必然方向。
1 現(xiàn)階段我國(guó)房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的任務(wù)
1.1 形成數(shù)字化管理思維
我國(guó)住房制度改革日漸深化，房地產(chǎn)檔案的利用頻率也日益提高，需求也不斷增長(zhǎng)，這對(duì)檔案管理部門(mén)提出了更高的要求。傳統(tǒng)檔案管理的手工方式耗時(shí)、耗力，工作效率較低。伴隨房地產(chǎn)檔案管理工作轉(zhuǎn)型，管理模式已經(jīng)由封閉型轉(zhuǎn)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)殚_(kāi)放型管理模式。在新形勢(shì)下，房地產(chǎn)檔案管理模式要求管理人員觀念必須轉(zhuǎn)變?；诖耍m應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，將數(shù)字化的管理理念應(yīng)用到房地產(chǎn)檔案管理中，形成數(shù)字化管理思維。
1.2 明確各構(gòu)建階段的內(nèi)容與任務(wù)
數(shù)字化管理檔案館是房地產(chǎn)檔案管理發(fā)展的必然方向，體現(xiàn)在檔案管理的每一個(gè)管理環(huán)節(jié)當(dāng)中。研究表明，房地產(chǎn)數(shù)字化檔案館的構(gòu)建分成不同的發(fā)展階段：
（1）檔案館業(yè)務(wù)自動(dòng)化管理階段，充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化管理。
（2）館藏檔案的數(shù)字化發(fā)展階段，完善網(wǎng)絡(luò)，通過(guò)檔案館局域網(wǎng)和與主管單位辦公自動(dòng)化接口的連接，實(shí)現(xiàn)資料和信息的共享網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)由紙質(zhì)文檔向數(shù)字化信息數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換與保存。
（3）數(shù)字房地產(chǎn)檔案館的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)階段會(huì)將各檔案館的聯(lián)網(wǎng)，全面數(shù)字化。
1.3 制定與長(zhǎng)期堅(jiān)持構(gòu)建原則
實(shí)踐證明，改革與創(chuàng)新過(guò)程中，必須有原則的建立與堅(jiān)持。在房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化方面，主要有以下幾方面：
（1）統(tǒng)籌規(guī)劃，重點(diǎn)突出，將視野放長(zhǎng)遠(yuǎn)，明確工作重點(diǎn)，拿捏好輕重緩急。
（2）需求導(dǎo)向，應(yīng)用促發(fā)展，明確構(gòu)建目的、房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的服務(wù)對(duì)，以及為什么要構(gòu)建數(shù)字化檔案管理.
（3）整合資源，機(jī)制創(chuàng)新，注意現(xiàn)有管理資源的利用，通過(guò)刪除機(jī)制不合理內(nèi)容及創(chuàng)新，使管理數(shù)字化有效實(shí)現(xiàn)。
（4）防管結(jié)合，保障安全，構(gòu)建數(shù)字化房地產(chǎn)檔案管理辦法，對(duì)其資料的保密工作給予重點(diǎn)關(guān)注。
2 我國(guó)房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的策略
直管公房等保障房是我國(guó)房地產(chǎn)檔案管理中的重要組成部分，筆者以其為例，分析我國(guó)房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的策略中的重點(diǎn)。
2.1 建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度
直管公房等保障房檔案管理制度的建設(shè)是檔案收集完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、按時(shí)歸檔的重要保證。因此，要做好直管公房等保障房的檔案管理，必須建立健全檔案的收集制度、整理制度、歸檔制度、查閱制度、安全制度、管理人員崗位責(zé)任制、管理人員培訓(xùn)制度，等等。
2.2 加強(qiáng)檔案數(shù)字化工作
首先，數(shù)字化是現(xiàn)代檔案管理的主要趨勢(shì)，需要做好材料調(diào)查和搜集，對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行清理、檢查和鑒定，保證檔案資料完整。其次，檔案內(nèi)容要精確簡(jiǎn)潔，應(yīng)精簡(jiǎn)檔案中的不必要內(nèi)容。最后，保證檔案資料內(nèi)容清晰，排序也符合規(guī)定；數(shù)字化后，還應(yīng)對(duì)信息質(zhì)量進(jìn)行檢查。
2.3 實(shí)行紙質(zhì)檔案和電子檔案雙套并存
直管公房等保障房的檔案數(shù)字化是檔案工作中的新內(nèi)容、新發(fā)展，有許多問(wèn)題需要解決：如數(shù)字化檔案中信息歸納問(wèn)題、檔案的執(zhí)行憑證問(wèn)題、數(shù)字化檔案的安全訪問(wèn)和安全管理問(wèn)題，以及者信息規(guī)范化問(wèn)題，等等。因此，必須在相當(dāng)時(shí)間內(nèi)，對(duì)檔案管理實(shí)行雙保險(xiǎn)：在使用電子計(jì)算機(jī)保存的同時(shí)，做好紙張檔案儲(chǔ)存，保證檔案的安全。
2.4 加強(qiáng)前期資料的收集
據(jù)我國(guó)相關(guān)法律規(guī)定，房產(chǎn)檔案必須是真實(shí)準(zhǔn)確。如直管公房等保障房檔案本身存在記錄錯(cuò)誤或誤差，那么檔案的法律效力就會(huì)被大幅削弱，在發(fā)揮憑證作用時(shí)出現(xiàn)證據(jù)無(wú)效和證據(jù)不足。因此，直管公房等保障房檔案必須做好事前控制，在歸檔前嚴(yán)格把關(guān)：一是加強(qiáng)文件資料審核的管理，在搜集資料時(shí)做到真實(shí)、完整，保證資料合法有效；做好資料事前審查，為后期檔案管理打下基礎(chǔ)；二是檔案資料移交的管理，在交接過(guò)程中，管理人員必須對(duì)檔案資料進(jìn)行再檢查，如發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或不足，檔案管理人員可以拒收，但要說(shuō)明原因，以便當(dāng)事人及時(shí)采取補(bǔ)救措施。
2.5 注重人才的培養(yǎng)
從直管公房等保障房檔案管理未來(lái)發(fā)展來(lái)看，只懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)和紙質(zhì)等載體的檔案管理人員將無(wú)法勝任這項(xiàng)工作，現(xiàn)代化發(fā)展對(duì)管理人員的要求越來(lái)越高。因此，必須建設(shè)具有專(zhuān)業(yè)管理能力的復(fù)合型人才隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)直管公房等保障房檔案管理的全面進(jìn)步。數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理人才必須是全面的人才才能適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，積極面對(duì)挑戰(zhàn)，解決問(wèn)題。房產(chǎn)檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)減少了檔案管理部門(mén)的工作量，為直管公房等保障房檔案的有效利用提供了更便捷的服務(wù)，有效增強(qiáng)了檔案的安全性和可靠性。因此，房產(chǎn)檔案部門(mén)必須抓住機(jī)遇，積極探索和努力實(shí)踐，引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)，制定完善的管理制度，全面推進(jìn)直管公房等保障房檔案管理的發(fā)展。
2.6 建立直管公房等保障房信息管理平臺(tái)
為了支持直管公房等保障房檔案管理數(shù)字化的有效、高效，還應(yīng)積極建設(shè)信息系統(tǒng)管理平臺(tái)，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：
（1）以網(wǎng)絡(luò)全程監(jiān)控，實(shí)行申請(qǐng)調(diào)查、審核登記、批準(zhǔn)發(fā)放等保障房申購(gòu)程序的全面監(jiān)管。
（2）對(duì)低收入家庭、保障戶、房源等的檔案資料申請(qǐng)或退出實(shí)行全程管理，對(duì)保障對(duì)象從申請(qǐng)到實(shí)施保障的信息實(shí)行跟蹤管理。
（3）設(shè)置合理化保障標(biāo)準(zhǔn)及合同模板，如租金、補(bǔ)貼、住房面積等。
（4）實(shí)行數(shù)據(jù)自定義管理，開(kāi)通業(yè)務(wù)提醒，提倡業(yè)務(wù)流程查詢(xún)，時(shí)限控制系統(tǒng)。
（5）建立資源共享系統(tǒng)，加強(qiáng)與其他相關(guān)房產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)的溝通聯(lián)系。
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作者簡(jiǎn)介
杜海（1974-），男，現(xiàn)為吉林省四平市房產(chǎn)鐵東經(jīng)營(yíng)管理處助理館員。
關(guān)鍵詞：數(shù)字化管理；查閱；開(kāi)放式管理
房地產(chǎn)又叫不動(dòng)產(chǎn)，是指房屋及其占用的宅基地、院落等使用的土地。房地產(chǎn)檔案是房地產(chǎn)管理部門(mén)在房地產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查、測(cè)繪、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移、房屋變更等房地產(chǎn)權(quán)屬工作中，直接形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同歷史時(shí)期所形成的歷史記錄，是城市房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實(shí)記載和重要依據(jù)。
所謂房產(chǎn)檔案數(shù)字化，就是指在房產(chǎn)檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。
為了更好地分析房屋權(quán)屬檔案的數(shù)字化工作，本文擬從數(shù)字化管理的原則、具體實(shí)施以及對(duì)數(shù)字化管理的思考三個(gè)方面加以闡釋。
1.數(shù)字化管理的原則
1.1實(shí)用性原則
所謂實(shí)用，是指在數(shù)字化管理過(guò)程中，應(yīng)采用性能穩(wěn)定、與現(xiàn)有房產(chǎn)運(yùn)行系統(tǒng)相兼容的技術(shù)與設(shè)備，以最大限度地滿足房產(chǎn)檔案館（室）現(xiàn)有業(yè)務(wù)和未來(lái)發(fā)展的需求。實(shí)用性原則的本質(zhì)要求乃在于新建系統(tǒng)能夠長(zhǎng)久穩(wěn)定地運(yùn)行、使用。
1.2安全性原則
安全是數(shù)字化檔案建設(shè)不可忽視的重要方面.甚至是頭等大事。如果由于采取措施不當(dāng)，導(dǎo)致應(yīng)該保密的房產(chǎn)檔案信息外漏或必要的房產(chǎn)檔案信息毀損，使房產(chǎn)權(quán)利人因此而遭受合法權(quán)益損失的，檔案館要承擔(dān)必要的民事及行政責(zé)任。而客觀上，由于存儲(chǔ)電子文件的計(jì)算機(jī)軟盤(pán)、光盤(pán)等化學(xué)磁性材料壽命較短，不易長(zhǎng)久保存以及軟件系統(tǒng)的更新?lián)Q代可能產(chǎn)生電子文件存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)是否兼容及其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)換等問(wèn)題。電子檔案本身又具有不穩(wěn)定性的特點(diǎn)口。為此，必須采取一系列的措施，使系統(tǒng)無(wú)論是硬件還是軟件都具有免受自然災(zāi)害和人為破壞的能力，防止房產(chǎn)檔案的散失、泄密。
1.3真實(shí)性原則
真實(shí)是電子檔案的基本要求。在數(shù)字化管理過(guò)程中，如果未及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正虛假或錯(cuò)誤的檔案信息，可能會(huì)引起不必要的房產(chǎn)權(quán)屬爭(zhēng)議，加劇糾紛當(dāng)事人的矛盾，并可能導(dǎo)致檔案管理部門(mén)承擔(dān)民事、行政責(zé)任。因此，在實(shí)踐中，必須貫徹真實(shí)性原則，從錄入、運(yùn)行、維護(hù)等各階段嚴(yán)格要求.建立權(quán)、責(zé)、利相結(jié)合的制度，避免產(chǎn)生失真檔案。
2.數(shù)字化管理的具體實(shí)施
2.1數(shù)據(jù)庫(kù)選擇
建立產(chǎn)權(quán)數(shù)字化檔案館（室）是一項(xiàng)龐大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程。為此，對(duì)于房產(chǎn)權(quán)屬電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，應(yīng)盡量采用最為先進(jìn)的存貯系統(tǒng)。針對(duì)產(chǎn)權(quán)電子檔案極高的安全性要求，在采用高可靠性存貯系統(tǒng)的同時(shí)，建立完善的光盤(pán)庫(kù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)，以保持當(dāng)前電子數(shù)據(jù)庫(kù)的光盤(pán)復(fù)本。光盤(pán)備份，恢復(fù)系統(tǒng)采用智能化調(diào)度機(jī)制，可實(shí)現(xiàn)定時(shí)、定量（全備份，增量備份）的自動(dòng)化操作。另外，與其它靜態(tài)的檔案不同。產(chǎn)權(quán)檔案隨時(shí)因房產(chǎn)權(quán)屬的改變而發(fā)生增量變化，應(yīng)構(gòu)建一個(gè)動(dòng)態(tài)的電子檔案系統(tǒng)。通過(guò)在數(shù)字化檔案館系統(tǒng)中內(nèi)置權(quán)屬檔案異動(dòng)的動(dòng)態(tài)更新機(jī)制，可為房產(chǎn)測(cè)繪應(yīng)用和房產(chǎn)管理應(yīng)用提供相應(yīng)的系統(tǒng)接口，在線跟蹤房產(chǎn)的權(quán)屬變化（轉(zhuǎn)讓、變更、抵押，查封、滅失等等），動(dòng)態(tài)更新電子檔案的狀態(tài)和內(nèi)容，保證了電子檔案與房產(chǎn)權(quán)屬現(xiàn)狀的嚴(yán)格同步和一致。
2.2人員培訓(xùn)
人員培訓(xùn)主要包括兩個(gè)方面：一是針對(duì)選擇的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)；二是數(shù)字化管理的職責(zé)劃分，即分清誰(shuí)是權(quán)屬檔案微機(jī)數(shù)字錄入員、掃描員、審核員、備份員，并明確其相應(yīng)的工作內(nèi)容、責(zé)任后果。
2.3錄入、掃描及備份
對(duì)相應(yīng)人員進(jìn)行培訓(xùn)后，就進(jìn)入了由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案的生產(chǎn)運(yùn)行程序。
第一道工作程序：房屋權(quán)屬檔案資料的錄入。檔案資料錄入人員必須具有極端負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，熟練的打字基礎(chǔ)，對(duì)所輸入的每一卷房屋權(quán)屬檔案的內(nèi)容不得有絲毫的疏忽和大意，確保所輸產(chǎn)權(quán)檔案內(nèi)容的真實(shí)性、可靠性、完整性。
第二道工作程序：房屋權(quán)屬檔案資料掃描。房屋權(quán)屬檔案資料掃描人員在掃描過(guò)程中，不得漏掃或隨個(gè)人意愿隨意增減、丟失房屋權(quán)屬檔案中每一頁(yè)資料，不得造成因在這個(gè)工作程序中，房屋權(quán)屬檔案資料得不到應(yīng)有的完整保護(hù)而丟失或散失，給房屋權(quán)利人造成不可彌補(bǔ)的損失。
第三道工作程序：對(duì)錄入、掃描的全過(guò)程進(jìn)行檢查。房屋權(quán)屬檔案資料每一個(gè)信息歷經(jīng)錄入、掃描以后，就進(jìn)入檢查階段。檢查階段是至關(guān)重要的階段，是紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案的最后一道關(guān)鍵環(huán)節(jié)。檢查人員要對(duì)房屋權(quán)屬檔案中每―個(gè)信息的真實(shí)性負(fù)總責(zé)，并對(duì)圖片的歪斜程度進(jìn)行必要的調(diào)整。
第四道工作程序：對(duì)形成的電子檔案進(jìn)行及時(shí)備份。此時(shí)的房屋權(quán)屬檔案已經(jīng)是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的載體與信息的一體化，其生命具有了明顯的整體性。因此，在保管紙質(zhì)檔案時(shí)，要更多地關(guān)注其整體存在。在這一點(diǎn)上，工作人員必須有清醒的認(rèn)識(shí)和嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度。每天房屋權(quán)屬檔案的錄入、掃描、檢查全過(guò)程完畢后，都要認(rèn)真做好電子檔案的備份工作。要嚴(yán)格按照備份制度進(jìn)行備份，把備份制度真正落到實(shí)處，以防由于不可知的破壞性.為數(shù)據(jù)丟失后的補(bǔ)救工作打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
2.4開(kāi)放性管理
所謂開(kāi)放性管理，是指按照法律法規(guī)的規(guī)定，以公開(kāi)方式對(duì)房產(chǎn)信息查閱、變更所進(jìn)行的管理。其主要包括兩方面內(nèi)容：一是權(quán)利人對(duì)房產(chǎn)信息的公開(kāi)查閱。根據(jù)建設(shè)部《房屋權(quán)屬登記信息查詢(xún)暫行辦法》第七條規(guī)定，“房屋權(quán)屬登記機(jī)關(guān)對(duì)房屋權(quán)利的記載信息，單位和個(gè)人可以公開(kāi)查詢(xún)?！钡?，需要注意的是，公開(kāi)查閱并不是無(wú)限制的查閱，其只能在權(quán)限范用內(nèi)查閱，未經(jīng)特別委托許可，原則上不得查閱他人的房產(chǎn)信息，為此，《房屋權(quán)屬登記信息查詢(xún)暫行辦法》第八條、第九條對(duì)此進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定。二是權(quán)利人對(duì)房產(chǎn)信息的變更。變更與查閱的性質(zhì)不同，其直接涉及了當(dāng)事人的權(quán)利義務(wù)內(nèi)容，因此，必須嚴(yán)格遵循法定程序，審查當(dāng)事人的變更請(qǐng)求，并要求當(dāng)事人提供相關(guān)的原始憑證，否則，由于房產(chǎn)檔案管理部門(mén)的疏漏而對(duì)權(quán)利人造成的損害，房產(chǎn)部門(mén)要承擔(dān)賠償責(zé)任。
3.數(shù)字化管理的思考
房屋權(quán)屬檔案的數(shù)字化管理已勢(shì)在必行，然而，變革之余，重新審視、反思，卻仍然會(huì)發(fā)現(xiàn)數(shù)字化管理的諸多弊端。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的真實(shí)性、穩(wěn)定性、可靠性及原始性相比，電子檔案要遜色不少，并且，由于以下三方面的事由，可能影響檔案的運(yùn)行管理：一是錄入錯(cuò)誤，即由于錄入員的粗心等原因而導(dǎo)致的檔案信息錯(cuò)誤；二是病毒侵入，導(dǎo)致電子檔案信息殘缺不全。三是非法修改而致的電子檔案失真。電子文件具有可變性，其真實(shí)可靠性遠(yuǎn)不如紙質(zhì)檔案，隨時(shí)都可能被非法修改。當(dāng)然針對(duì)如上弊端，我們也可以采取如下措施進(jìn)行預(yù)防：一是加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案工作人員的素質(zhì)并幫助其樹(shù)立責(zé)任心，從主觀上避免疏忽大意，并要建立責(zé)任追究制度。二是加強(qiáng)電子檔案的使用管理.安裝殺毒軟件，減少外來(lái)軟件、硬件的拷貝、編輯，阻斷病毒侵入途徑，建立完善的光盤(pán)庫(kù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)，以保持當(dāng)前電子數(shù)據(jù)庫(kù)的光盤(pán)復(fù)本。三是設(shè)定登錄限制、使用文件權(quán)限，更改文件屬性，不與他人共享文件資源，減少無(wú)關(guān)人員的接觸機(jī)會(huì)。盡管瑕不掩瑜，數(shù)字化管理的弊端并不能根本性地阻礙改革的步伐，但是，房產(chǎn)檔案的重要性，需要我們慎之又慎，在完善數(shù)字化管理的同時(shí)，對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式絕不能完全拋棄。更為理智的做法是，取長(zhǎng)補(bǔ)短，將紙壓檔案與電子檔案管理結(jié)合起束，共同為房產(chǎn)事業(yè)服務(wù)。
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關(guān)鍵詞：城建檔案，數(shù)字化，作用
Abstract: the digital service function of the municipal files plays an important role in promoting the municipal files work to walk road of the information, which is beneficial to the work of the municipal files of quick and convenient; Members of the file information form, structure, the change of the municipal files work must be decided to step into the digital age.
Keywords: members of the file, digital, role
中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、高密度存儲(chǔ)技術(shù)、多媒體技術(shù)的高速發(fā)展，使城建檔案的載體從紙張到磁盤(pán)、光盤(pán)、U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等出現(xiàn)了大量的電子文件。為適應(yīng)信息化發(fā)展的需求，傳統(tǒng)的檔案管理模式必須向現(xiàn)代化的管理模式轉(zhuǎn)變。我們城建檔案事業(yè)要善于運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)來(lái)提高城建檔案的信息服務(wù)功能，使城建檔案在城市建設(shè)中發(fā)揮其應(yīng)有的重要作用。
一、城建檔案信息化建設(shè)的歷史背景
城建檔案信息化的發(fā)展基本上是跟著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展走過(guò)來(lái)的。不管采用了什么新技術(shù)，但是本質(zhì)上，實(shí)現(xiàn)的功能就是一個(gè)：用計(jì)算機(jī)這種現(xiàn)代化手段來(lái)實(shí)現(xiàn)城建檔案的接收、管理和檢索利用。只不過(guò)是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，同一個(gè)功能用了不同的、更高的技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)而已。
1、20世紀(jì)八九十年代是我國(guó)檔案館的重要發(fā)展階段。從總體上看， 20世紀(jì)90年代以前的檔案館以收藏紙質(zhì)檔案為主，通過(guò)卡片式或書(shū)本式目錄或指南反映館藏，這時(shí)檔案館業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展基本上以手工為主。
2、20世紀(jì)90年代以后，計(jì)算機(jī)開(kāi)始進(jìn)入檔案館，出現(xiàn)了機(jī)讀式檢索工具與一定數(shù)量的機(jī)讀檔案，計(jì)算機(jī)在檔案館中的應(yīng)用為檔案館進(jìn)入自動(dòng)化階段揭開(kāi)了序幕。這時(shí)檔案館對(duì)于計(jì)算機(jī)的運(yùn)用還主要以單機(jī)形式為主，通過(guò)功能簡(jiǎn)單的檔案管理系統(tǒng)完成檔案的著錄與檢索利用工作，大量的工作還是以手工為主。
3、21世紀(jì)初到現(xiàn)在，以計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)為核心的信息技術(shù)全面滲透到檔案館領(lǐng)域，將檔案館推向自動(dòng)化發(fā)展階段。這時(shí)相當(dāng)一部分檔案館尤其是大型綜合檔案館和大型企業(yè)檔案館建起了館內(nèi)局域網(wǎng)，用戶可以通過(guò)局域網(wǎng)訪問(wèn)檔案館的機(jī)讀目錄、光盤(pán)數(shù)據(jù)庫(kù)和檢索系統(tǒng)。一小部分檔案館實(shí)現(xiàn)了與互聯(lián)網(wǎng)的連接，大量的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)在該時(shí)期建立起來(lái)，為檔案館館藏檔案的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)奠定了基礎(chǔ)。
4、《全國(guó)城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃實(shí)施綱要》指出目前還未建立計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的館要建立城建檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)城建檔案計(jì)算機(jī)輔助作業(yè)和輔助管理；正在進(jìn)行館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的館應(yīng)完成數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，全面實(shí)現(xiàn)館藏檔案檢索計(jì)算機(jī)化；已建成城建檔案計(jì)算機(jī)管理局域網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的館，應(yīng)實(shí)現(xiàn)與政府部門(mén)政務(wù)網(wǎng)的銜接和專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)；正在開(kāi)展城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換和信息資源建設(shè)的館，要完成數(shù)字城建檔案館和網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)系統(tǒng)的構(gòu)架。
總之，城建檔案館需要將電子文件收集歸檔、保管、并向社會(huì)提供利用服務(wù)，這就是數(shù)字城建檔案館產(chǎn)生的歷史背景，也是時(shí)代賦予城建檔案館的任務(wù)。
二 、信息化是城建檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求
我們城建檔案現(xiàn)在的主要現(xiàn)狀是在工程環(huán)節(jié)中形成大量的電子文件未能得到有效收集，造成資源流失、重復(fù)加工。傳統(tǒng)的城建檔案管理已不適應(yīng)信息化的發(fā)展趨勢(shì)，使城建檔案館的寶貴資源沒(méi)有得到很好的開(kāi)發(fā)利用。所以我們應(yīng)該積極利用現(xiàn)代信息技術(shù)，全面采集、提煉和開(kāi)發(fā)城建檔案信息資源，把城市地上、地下的建筑物、構(gòu)筑物信息進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、動(dòng)態(tài)化和信息化。
第一個(gè)方面，全球信息化的大趨勢(shì)決定城建檔案工作必須適應(yīng)新形勢(shì)。目前的社會(huì)是一個(gè)以信息為主導(dǎo)的時(shí)代，人們獲取信息的手段和方式也步入信息數(shù)字化時(shí)代。各行各業(yè)以互聯(lián)網(wǎng)為依托，進(jìn)行著數(shù)字化生存和發(fā)展。城建檔案信息是城市建設(shè)、規(guī)劃及其管理過(guò)程中形成的寶貴的信息資源，在這種時(shí)代背景下必定要融入數(shù)字時(shí)代，信息化建設(shè)是必由之路。
第二個(gè)方面，未來(lái)的數(shù)字化信息社會(huì)對(duì)城建檔案服務(wù)功能的需求決定了城建檔案工作必須走信息化之路。傳統(tǒng)的實(shí)體利用形式已經(jīng)難以滿足社會(huì)對(duì)城建檔案信息的需要。未來(lái)的數(shù)字化信息時(shí)代，必將促使城建檔案館的社會(huì)服務(wù)功能發(fā)生變化。各部門(mén)的信息化建設(shè)、電子政務(wù)建設(shè)尤其是建設(shè)系統(tǒng)信息化的建設(shè)等等方面，建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位等單位基本上都已應(yīng)用計(jì)算機(jī)制作檔案，這樣就產(chǎn)生了大量的建設(shè)電子文件， ――這些在建設(shè)工程管理環(huán)節(jié)中形成的大量電子檔案的接收、管理、利用要求城建檔案工作必須步入信息化、數(shù)字化管理。
第三個(gè)方面，城建檔案的信息形態(tài)、結(jié)構(gòu)的變化，決定了城建檔案工作必須步入數(shù)字時(shí)代。建設(shè)工程在勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理各工程環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)輔助施工、計(jì)算機(jī)出圖等等形成大量的建設(shè)電子文件；勘察設(shè)計(jì)行業(yè)CAD技術(shù)得到普遍應(yīng)用；甲乙級(jí)設(shè)計(jì)單位計(jì)算機(jī)出圖率達(dá)到100％；計(jì)算機(jī)輔助施工技術(shù)（CAC）也在建筑施工領(lǐng)域得到應(yīng)用；建設(shè)工程管理中已普遍實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)輔助管理。城建檔案作為城市建設(shè)的資源庫(kù)，將不容置疑的步入信息化時(shí)代，向數(shù)字化發(fā)展邁進(jìn)。
第四個(gè)方面，城建檔案信息產(chǎn)業(yè)化的發(fā)展趨勢(shì)決定了城建檔案工作必須步入數(shù)字時(shí)代。 在我們建設(shè)領(lǐng)域產(chǎn)生的這些大量的電子文件與電子檔案，怎樣使它們得到廣泛的應(yīng)用；如何保證在信息時(shí)代城鄉(xiāng)建設(shè)活動(dòng)中的真實(shí)歷史記錄長(zhǎng)期保存下來(lái)并向社會(huì)隨時(shí)提供利用。以提供信息、服務(wù)社會(huì)為主導(dǎo)的城建檔案事業(yè)必將融入信息產(chǎn)業(yè)化的潮流之中。這種需求、這種信息產(chǎn)業(yè)化的發(fā)展趨勢(shì)，決定了城建檔案工作必將步入數(shù)字時(shí)代。
四、城建檔案信息化建設(shè)的近期主要任務(wù)
數(shù)字城建檔案館――是城建檔案管理技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等結(jié)合的產(chǎn)物，代表著城建檔案事業(yè)的發(fā)展方向，也是城建檔案信息化的表現(xiàn)形式。那什么是數(shù)字城建檔案館呢？數(shù)字城建檔案的定義是，一個(gè)依靠信息技術(shù)接收、管理城建檔案并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)為城市規(guī)劃、建設(shè)、管理提供支撐、保障、服務(wù)的應(yīng)用系統(tǒng)。對(duì)城市的發(fā)展而言，數(shù)字城建檔案館的建設(shè)是一項(xiàng)極具有戰(zhàn)略意義的工程，是城市的基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)工程，是城市信息化水平的提升工程，是城市信息化服務(wù)能力的建設(shè)工程，建設(shè)好這樣一個(gè)工程，意義重大，影響深遠(yuǎn)，非常必要。
從城建檔案工作實(shí)際出發(fā)，推動(dòng)城建檔案信息化的進(jìn)程。 以需求為導(dǎo)向，以應(yīng)用促發(fā)展，把發(fā)展作為主題，把信息化作為主線和動(dòng)力，把卓有成效地為城市建設(shè)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)作為根本出發(fā)點(diǎn)的職能要求。積極開(kāi)展、探索電子檔案接收與管理，加強(qiáng)對(duì)電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔的監(jiān)督與指導(dǎo)。 加強(qiáng)電子文件的歸檔管理，加大對(duì)城建電子檔案的接收力度。創(chuàng)建城建檔案特色數(shù)據(jù)庫(kù)，基礎(chǔ)地理信息數(shù)據(jù)庫(kù)， 地下綜合管線數(shù)據(jù)庫(kù)，規(guī)劃審批成果數(shù)據(jù)庫(kù)，重要竣工項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫(kù)城市規(guī)劃方案數(shù)據(jù)庫(kù)，聲像資料數(shù)據(jù)庫(kù)。
數(shù)字城建檔案館可以進(jìn)一步強(qiáng)化傳統(tǒng)城建檔案館的檔案信息服務(wù)功能，提供新的管理和服務(wù)機(jī)制。數(shù)字城建檔案館構(gòu)建了虛擬的城建檔案信息環(huán)境，用戶所需的城建檔案信息可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)動(dòng)態(tài)的進(jìn)行組織，而不管其是否是本館的館藏，城建檔案服務(wù)也可以突破館界的限制，有效地利用城建檔案信息。我們應(yīng)建成全方位、多層次、技術(shù)先進(jìn)的城建檔案信息化管理、服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)資源共享。深層次開(kāi)發(fā)城建檔案的內(nèi)在價(jià)值，為城市的規(guī)劃、建設(shè)和管理提供全方位的信息，提高城市建設(shè)的科學(xué)化管理水平。建成門(mén)類(lèi)比較齊全的城建檔案基本信息數(shù)據(jù)庫(kù)和專(zhuān)業(yè)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，信息服務(wù)達(dá)到及時(shí)、準(zhǔn)確和權(quán)威；信息資源的開(kāi)發(fā)和利用達(dá)到較高水平，并取得較好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，使城建檔案信息化成為城市建設(shè)事業(yè)不可缺少的有力保證。
作者簡(jiǎn)介：
