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高校食堂 集中采購 管理
高校的食品安全工作，不僅關(guān)系到師生的身體健康和生命安全，而且關(guān)系到高校和社會的穩(wěn)定。在高校后勤餐飲服務(wù)工作中，餐飲原材料的質(zhì)量直接影響食堂的食品衛(wèi)生和安全。對原材料采購過程進行有效管理，可以提高采購質(zhì)量，保障食品安全，提升后勤餐飲服務(wù)水平。
采購管理是計劃下達、采購單生成、采購單執(zhí)行、到貨接收、檢驗入庫、采購結(jié)算的采購活動全過程。本文運用信息化管理手段，在采購過程中每個節(jié)點進行控制，從而達到對采購質(zhì)量的管理。通過實踐表明利用信息化手段對高校食堂集中采購進行全過程管理，提高了集中采購效率、防范采購風險、有效防止腐敗、保證集中采購健康和高效進行。
一、高校食堂集中采購實施的目的與意義
高校餐飲服務(wù)工作是后勤工作中最敏感的問題之一， 它的工作好壞， 直接關(guān)系到學校的安定團結(jié)。為保證學校食堂原材料的安全、衛(wèi)生以及食堂供應(yīng)菜價的穩(wěn)定，集中采購有實力、有資質(zhì)、有保障的供應(yīng)商所提供的食品原材料，是從源頭解決食品安全問題的有效途徑。
為加強和規(guī)范高校集中采購工作， 對集中采購進行有效管理，全面推進后勤管理模式的改革，我校集中采購管理運用過程管理模式，將集中采購管理上升到規(guī)范化、程序化、有效化的臺階，使后勤集中采購過程更加規(guī)范、清晰，以提高服務(wù)質(zhì)量，保障師生對高校集中采購工作的滿意度。
二、高校食堂集中采購過程管理方法
1.構(gòu)建集中采購內(nèi)部控制制度
高校實行集中采購后，政策制定、預算編制、采購方式?jīng)Q定、成交供應(yīng)商確定、款項支付等工作需要多個職能部門共同完成。建立集中采購的內(nèi)部控制，可以規(guī)范職能部門和采購參與人員的權(quán)利與義務(wù)，使各項權(quán)力得到約束、制衡和監(jiān)督，保證集中采購規(guī)范、高效、有序進行。
高校集中采購內(nèi)部控制制度的構(gòu)建，應(yīng)包括優(yōu)化集中采購的控制環(huán)境，評估和防范集中采購風險，規(guī)范集中采購程序和要點控制，落實集中采購內(nèi)部控制的監(jiān)督，注重信息溝通。在規(guī)范采購程序管理中，必須制定集中采購管理辦法，明確職能分工，對集中采購主要崗位分離控制，建立授權(quán)批準制度，對財務(wù)管理監(jiān)控與分析。
2.建設(shè)信息化集中采購系統(tǒng)
考慮高校食堂為公益性非營利機構(gòu)，食堂飯菜價格形成機制應(yīng)按保本微利的原則。我校在保障貨源安全同時，引入信息化采購平臺，提供了集采購商品目錄管理、供應(yīng)商管理、庫存管理、成本核算管理、賬務(wù)管理等于一體的綜合解決辦法。管理部門可以通過系統(tǒng)對食堂的營業(yè)額，采購、運營成本采集分析、計算匯總，動態(tài)監(jiān)控食堂利潤。系統(tǒng)還為食堂提供了科學、便捷的日盤點等庫存管理和成本統(tǒng)計方式，通過該平臺不僅使采購工作簡單高效，而且優(yōu)化了采購過程，實現(xiàn)訂單信息的無縫流動，采購、配送動態(tài)監(jiān)管，庫存實時監(jiān)控等，使全采購過程透明化，清晰可見。
3.發(fā)揮采購人員積極性
采購員要想采購價廉質(zhì)好的原材料，一要勤跑，二要掌握市場信息，還要不計時間，不分市內(nèi)市外，哪里便宜去哪里，工作比較辛苦。除此之外，還要遵守學校規(guī)定的不收取回扣、手續(xù)費，不拖欠貨款，只求降低價格，廉潔奉公。因此，按采購組各人所長進行分工，并定出各人全年節(jié)支指標， 每月按完成效益核發(fā)獎酬金。通過建立一套行之有效的獎勵制度和制衡機制，加強采購過程中的廉潔自律問題。
4.保障集中采購的貨源
實施統(tǒng)一采購管理，重中之重在于貨源的選擇。我校在市區(qū)及周邊地區(qū)的口碑好、信譽高、進貨渠道正規(guī)的20余家食品供應(yīng)商和上千個食品原材料品種進行考察。對能夠提供“產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)督檢驗合格證”“生產(chǎn)廠家營業(yè)執(zhí)照”“產(chǎn)品衛(wèi)生許可證”“食品流通許可證”等相關(guān)證件的食品原料供應(yīng)商，按照價格最優(yōu)、質(zhì)量最好的原則進行篩選。對入圍供應(yīng)商在廣泛聽取各食堂負責人意見后，按學校招標流程進行統(tǒng)一招標，確定供貨商，并在合同中對供貨商做了嚴格要求，在采購過程中，定期、不定期對供貨商配送食品原材料品質(zhì)進行檢查。通過這一管理過程，有效地確保食品貨源安全，為師生的工作、學習生活營造了一個衛(wèi)生安全的飲食環(huán)境。
5.摒除困難，回饋食堂
集中采購后，食堂個別人的方便或得益受到了制約。因此，想方設(shè)法對集中采購來的原材料百般挑剔。采購組盡量滿足需要，使其找不到借口。政策上對于食堂自己聯(lián)系的貨源，未經(jīng)采購組同意，財務(wù)上一律不予報銷。集中采購所收取的采購成本，扣除費用后按比例進行分配，將大部分反饋食堂改善學生就餐環(huán)境、調(diào)整供應(yīng)價格以及作為食堂職工獎勵基金。
三、高校食堂集中采購工作取得成效
高校食堂所需的主副食品材料必須經(jīng)學校集中采購，已經(jīng)成為各高校食堂管理的必由之路。我校食堂集中采購工作的實施，縮減了食堂采購人員和設(shè)備成本，使分散在多個食堂近百人的采購、結(jié)算管理隊伍，縮減到不足5人的統(tǒng)一采購團隊，節(jié)約了采購費用、運輸成本等。通過集中采購，學校掌握食品采購的數(shù)量優(yōu)勢，進而轉(zhuǎn)為采購的競價優(yōu)勢，逐步建立一個應(yīng)對物價上漲的宏觀調(diào)控長效機制，保障食堂供應(yīng)價格穩(wěn)定。食堂實行集中采購后，產(chǎn)生的利益完全體現(xiàn)在學生食堂飯菜的價格和質(zhì)量中，讓師生獲得了真正的實惠。
參考文獻：
[1] 陳軍平.高等學校后勤餐飲服務(wù)管理[M].保定：河北大學出版社，2009.
[2]隋西鳳.高校集中采購內(nèi)部控制制度的構(gòu)建與探索[J].
實驗技術(shù)與管理，2009，（23）：146-147.
[3]中國院校后勤信息網(wǎng).后勤動態(tài).蘇州大學：食堂集中采購為我們帶來了什么[EB/OL].
關(guān)鍵詞 成本質(zhì)量過程管理
中圖分類號：F406.72文獻標識碼： A 文章編號：
一、成本控制
這里所說的成本控制包括兩部分：其一、事前成本控制；其二、事后成本控制。其中事前成本常常存在不可控制的特點，然而事后成本卻可控，我們采購工作常常忽略這一點，設(shè)備的成本支出應(yīng)從設(shè)備的壽命周期成本綜合考慮，對設(shè)備的前期采購、使用與維修、后期成本等多方面進行綜合控制，而事后成本占據(jù)了壽命周期成本重要一席，我們采購工作無非是以投入最小的資金，而獲取最大的經(jīng)濟效益。
（一） 事前成本控制
（1）計劃管理, 聯(lián)合招標
對高校招標采購活動作出合理有效的安排, 減少采購的隨意性,將許多同類設(shè)備、合理安排時間，發(fā)揮集中采購的優(yōu)勢，甚至對于有些便于較長時間存儲且已經(jīng)明確規(guī)格、型號的材料設(shè)備，可以和供貨企業(yè)商談提早一并采購，并予以寄存。同時可以利用高校公共平臺資源，如“南京高校行家講堂”，對相同、相類似的產(chǎn)品采購信息進行整合，建議區(qū)域各個高校在一段時期內(nèi)，申報計劃，并進行聯(lián)合統(tǒng)一招標采購工作，從而提高招標效率, 發(fā)揮集中采購優(yōu)勢,降低采購成本。
（2）公開招標，拓寬潛在投標人信息接收渠道
盡可能多地擴大招標信息，多重競爭模式、高校信息的渠道面窄，的信息往往不能被更多的潛在的投標商知道。如果能擴大招標信息，無疑對節(jié)約采購成本有利。對此, 高校招標采購部門應(yīng)該考慮在更多的招標網(wǎng)站上采購信息。在加強招標信息的上, 同時一定區(qū)域的高校也可以考慮聯(lián)合制作一個采購信息網(wǎng)站, 從而以聯(lián)合的優(yōu)勢獲得更多潛在投標人的關(guān)注, 也方便潛在投標人對高校采購信息的獲取。
同時，對于那些已經(jīng)將優(yōu)質(zhì)供貨企業(yè)名單入庫的區(qū)域高校，建議其名單可在高校內(nèi)部共享，針對那些優(yōu)質(zhì)潛在投標人，在招標信息的同時，不妨邀請其參與投標，從另一側(cè)面來說，對采購成本也實現(xiàn)了節(jié)約。
（3）合理約束質(zhì)保期限, 適當調(diào)節(jié)支付方式
在嚴格遵守國家關(guān)于所需采購設(shè)備質(zhì)保期限的基礎(chǔ)上，無需一味追求投標人增加質(zhì)保期，質(zhì)保期的增加必然會帶來質(zhì)保金延后支付，投標人報價時就會把拖欠貨款可能產(chǎn)生的利益添加到設(shè)備款里，造成采購成本過高，例如，可以通過在招標文件中明確中標人在幾年內(nèi)，以不高于投標時地報價，進行相關(guān)材料設(shè)備的更換、維修，解決看似損失的潛在質(zhì)保期的問題。
對于設(shè)備材料占據(jù)采購成本多數(shù)份額時，可相應(yīng)地將支付節(jié)點前移，免去了供貨商此部分貨款延后支付可能產(chǎn)生的損失，實則節(jié)約了采購成本，即，根據(jù)實際情況，適當調(diào)節(jié)支付方式。企業(yè)性質(zhì)的團體，在采購合同訂立后，也可以適當調(diào)節(jié)支付形式，讓供貨商給予新的優(yōu)惠，減少采購成本，這里不作進一步討論。
（二）事后成本控制
設(shè)備管理的過程包括選購、安裝、調(diào)試、使用、維修、改造、更新、報廢等。其中設(shè)備選購、安裝、調(diào)試均為事前成本控制需要考慮的組成部分，而針對事后成本控制，我們需要考慮的多為使用、維修、改造、更新、報廢等方面。
（1）嚴格培訓使用人員力爭做到校內(nèi)資源共享
一般在招標文件“售后服務(wù)承諾”中，需明確材料設(shè)備供貨商進行技術(shù)培訓，對于精密儀器的操作，可更進一步可以要求接受培訓的人員，培訓合格后持證上崗。這樣可以在相當程度上避免因人為操作原因而造成的設(shè)備故障，設(shè)備的停運
不僅其產(chǎn)生的經(jīng)濟效益為零，同時，也帶來了其他相聯(lián)動設(shè)備的無法正常運轉(zhuǎn)。
高校要加強校內(nèi)資源共享，促進教育資源流動與重組, 以節(jié)省資源運營成本, 減少重復建設(shè), 最終減少高校教學物資設(shè)備的采購成本。高校的材料設(shè)備采購管理部門應(yīng)制定相應(yīng)的規(guī)則, 加強資源共享, 減少設(shè)備重復采購, 以達到節(jié)省資源運營成本。例如，可通過嚴格審查采購申請制度予以杜絕，具體來說一方面、將已經(jīng)采購的材料設(shè)備進行分檔歸類入庫，對新采購申請內(nèi)容進行核實，與入庫資料進行比對，避免重復采購。另一方面、將同時申請采購的內(nèi)容可進行適當合并，需找共通點，根據(jù)效益比可選擇滿所有足功能需求單一設(shè)備，而不是分別采購，這在高校的實驗設(shè)備采購中尤為明顯。
（2）合理規(guī)范備品數(shù)量及種類強化售后服務(wù)
對于設(shè)備系統(tǒng)中，有一些材料設(shè)備極易損壞，則需要進行有效的配件儲備，防止其成為影響設(shè)備運行瓶頸，設(shè)備故障率的高低，在很大程度上受那些極易損壞材料設(shè)備的影響，設(shè)備故障率即故障停機時間與生產(chǎn)運轉(zhuǎn)時間的比值，從而造成設(shè)備的壽命周期內(nèi)經(jīng)濟效益的損失。如何合理規(guī)范備品的數(shù)量及種類？一方面，需要我們在設(shè)備采購前，對材料設(shè)備已應(yīng)用的項目進行走訪、考察，初步確定極易損壞的材料設(shè)備種類，并制定備品數(shù)量；另一方面，在設(shè)備的使用過程中，不斷總結(jié)，以確定備品數(shù)量及種類。
針對售后服務(wù)內(nèi)容，設(shè)備供貨商不僅要明確質(zhì)保期內(nèi)，遇到設(shè)備故障的解決方案，包括解決故障所需時間，同時，設(shè)備供貨商需為業(yè)主方提供回訪制度，所有重要關(guān)鍵設(shè)備、原材料、部件準備回訪卡，回訪完填寫回訪卡，并簽字留存?zhèn)洳?。建議可在招標文件中規(guī)定，“供貨商有義務(wù)在質(zhì)保截止日期前一個月內(nèi)，對所供設(shè)備進行一次全面的調(diào)整、維修、檢查、、清潔等保養(yǎng)工作，此部分可能產(chǎn)生的費用在投標時一并考慮”以保證設(shè)備的壽命周期內(nèi)經(jīng)濟效益最大化，原因在于，對于質(zhì)保期限，設(shè)備供貨商絕不是隨意作出的承諾，而是根據(jù)設(shè)備的具體情況以及業(yè)主方對于設(shè)備可能使用率而定的。通過采購工作，我們常常會發(fā)現(xiàn)，設(shè)備質(zhì)保期滿后的一小段時間內(nèi)，設(shè)備產(chǎn)生故障較為頻繁，因此，在招標文件中作出這一規(guī)定顯得尤為重要。
進口設(shè)備在考慮其售后服務(wù)時，除了考慮與一般貨物相類似的售后服務(wù)外，其供貨渠道也是我們做出采購選擇的重要考慮因素，進口設(shè)備供貨渠道常常有兩種方式：一是制造商直接在我國大中城市設(shè)立銷售辦事處，直接銷售其產(chǎn)品；二是通過有進出口權(quán)的銷售公司做銷售。我們在選購進口設(shè)備時，需根據(jù)實際情況作出最優(yōu)選擇，以滿足我們對于售后服務(wù)的需要。
（3）充分考慮設(shè)備兼容性、可擴性 做好閑置設(shè)備的管理
對于那些系統(tǒng)集成的設(shè)備，為系統(tǒng)預留接口，同時考慮空間布局，使設(shè)備具有相對強的擴展性。在設(shè)備采購之初，就需提前考慮所購設(shè)備的硬件、軟件是否能夠進行升級、更換、增加。如此這樣則不需要為了實現(xiàn)一種或幾種新的功能要求，而將之前購置設(shè)備丟棄，造成采購資金的浪費。
由于高校自身特點，對于暫時閑置的設(shè)備，一般不便直接對外出租，建議可與原設(shè)備供貨商合作，由原設(shè)備供貨商將設(shè)備轉(zhuǎn)租，轉(zhuǎn)租期間由原設(shè)備供貨商負責設(shè)備的維保工作，提高設(shè)備利用率，使設(shè)備繼續(xù)創(chuàng)造價值。其次可通過對該閑置設(shè)備改造，使其實現(xiàn)功能轉(zhuǎn)型，重新成為高校發(fā)展的必要設(shè)備。
二、過程管理
設(shè)備管理的過程包括：采購、安裝、調(diào)試、使用、維修、改造、更新、報廢等。所有環(huán)節(jié)必須同其他環(huán)節(jié)相配合，務(wù)必做好各環(huán)節(jié)和全過程管理工作。防止過程脫節(jié)，切實把握好業(yè)主方、設(shè)備供貨方、管理人員三者之間的關(guān)系。加強內(nèi)部各橫向、縱向相關(guān)單位的協(xié)調(diào)配合，共同做好設(shè)備管理前期、中期、后期工作。在管理過程的中后期，對設(shè)備采用綜合效率評估跟蹤制度，建議可以以月或者季度為一個時間長度，分析管理過程中設(shè)備產(chǎn)生的效益，管理過程中發(fā)現(xiàn)存在的不合理現(xiàn)狀及時調(diào)整，以期達到設(shè)備壽命周期成本最低、經(jīng)濟效益最大的目的。
三、結(jié)語
高校采購工作有自身的特點，但因其在市場經(jīng)濟條件下,同樣需遵循市場經(jīng)濟規(guī)律。在嚴格執(zhí)行設(shè)備采購相關(guān)法律、法規(guī)、條例的基礎(chǔ)上，將采購工作看作為一個全過程，環(huán)環(huán)相扣，而不能剝離各個環(huán)節(jié)。同時，以科學的態(tài)度、嚴謹?shù)乃季S建立采購系統(tǒng)模型，爭取使我們所采購的設(shè)備發(fā)揮其最大的經(jīng)濟效益。
參考文獻
[關(guān)鍵詞]電力公司;采購;知識管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.20.088
[中圖分類號]F274;F426.61 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）20-0-02
1 電力企業(yè)采購知識管理的研究現(xiàn)狀分析
電力公司作為典型的知識型管理企業(yè)，其在采購過程中積累的各種文檔、經(jīng)驗，是一筆寶貴的財富。本文在對典型企業(yè)知識管理成功經(jīng)驗進行研究的基礎(chǔ)上，結(jié)合電力企業(yè)采購業(yè)務(wù)實際，對其知識管理現(xiàn)狀進行調(diào)研，從而發(fā)現(xiàn)知識管理主要存在以下問題：文檔沒有集中統(tǒng)一的存儲平臺，文檔分類方式有待完善，文檔共享性有待提高，文檔版本管理混亂;原始文檔修改后仍有人在使用舊文檔，且版本修改的時間及操作人等操作記錄不完整;文檔查詢方式比較機械，文檔檢索效率有待進一步提高。
針對知識管理現(xiàn)狀及存在的問題，本文按“隱性知識顯性化、顯性知識標準化”的思路，對采購過程中產(chǎn)生的各種知識進行系統(tǒng)梳理，并對相關(guān)知識進行標準化處理，同時，基于物資公司對采購過程知識管理信息系統(tǒng)的需求，開發(fā)采購過程知識標準化智能管理信息系統(tǒng)，運用信息化技術(shù)實現(xiàn)采購過程知識的標準化、智能化管理，有效提高招標采購全過程效率效益，規(guī)范采購過程，增加公司的無形資產(chǎn)。
2 開展采購知識管理的必要性
2.1 提升企業(yè)發(fā)展競爭力的必然趨勢
知識管理是一種管理思想和方法，主要被用來指導企業(yè)的信息處理和知識的生產(chǎn)與應(yīng)用，并指導相應(yīng)的系統(tǒng)開發(fā)和技術(shù)平臺搭建工作，從而能夠改進和提高個人、團隊和組織的創(chuàng)新能力、反應(yīng)能力和技能素質(zhì)。21世紀是知識經(jīng)濟的時代，知識業(yè)已成為推動企業(yè)提升核心競爭力的源泉，是企業(yè)存續(xù)、健康發(fā)展的關(guān)鍵因素。研究構(gòu)建企業(yè)的知識管理體系，增強知識管理能力，已成為企業(yè)在經(jīng)營管理過程中的一項重要任務(wù)。這是公司開展知識管理的外在要求。公司依托國網(wǎng)統(tǒng)一部署的內(nèi)部管理信息系統(tǒng)，招投標管理統(tǒng)一在ECP平臺操作，提供了完善的員工交流與協(xié)同工作環(huán)境，客觀上為公司實施知識管理創(chuàng)造了內(nèi)在條件。在內(nèi)外因素的共同影響下，企業(yè)開展知識管理是其提高企業(yè)管理水平、創(chuàng)造更高效益的必然趨勢。
2.2 改善公司采購管理現(xiàn)狀的必要條件
近年來，電力企業(yè)深入推進物力集約化管理，變革組織構(gòu)架、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，打造集中規(guī)范的一體化采購平臺，構(gòu)建統(tǒng)一協(xié)同的供應(yīng)保障體系，物資管理實現(xiàn)了從松散單一到集中統(tǒng)一的轉(zhuǎn)變，規(guī)模效益和保障能力顯著增強。實施物力集約化精益管理，需要我們科學優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，創(chuàng)新改進工作方法，將各項業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)做精做細，尤其是要做到采購精益化，提升采購過程標準化、信息化支撐能力，鞏固兩級集中采購成果，規(guī)范采購實施程序，強化采購結(jié)果的可追溯性，提高采購綜合效益。
物資供應(yīng)公司作為江蘇省電力公司的招標機構(gòu)，肩負著江蘇電力每年高達幾百億的物資及服務(wù)的采購工作，涉及招標準備、發(fā)標、開評標、定標和專家?guī)臁n案管理等一系列事宜，是江蘇省電力公司精益化采購的具體落實單位。從采購過程的運作特征來看，相關(guān)員工都是典型的知識專家，他們所使用的知識是在長期從事采購事宜過程中的經(jīng)驗積累，自我思考及與企業(yè)外部相關(guān)人員的交往中所積聚的隱性知識。知識型員工的知識和經(jīng)驗，對采購過程的高效率和高質(zhì)量運作至關(guān)重要，這就對這部分員工及他們的知識管理提出了更高要求。對知識的管理是否得當，直接關(guān)乎到采購工作的運轉(zhuǎn)效率甚至是公司發(fā)展目標的實現(xiàn)。
構(gòu)建采購過程標準化管理體系是采購過程知識管理的關(guān)鍵性任務(wù)，是改善公司采購管理現(xiàn)狀、提高采購管理效率效益、提升企業(yè)管理水平的必由之路。
3 采購知識管理內(nèi)涵
知識管理大師達文波特認為，知識管理的關(guān)鍵涵義是“通過特定的信息技術(shù)，創(chuàng)造一種環(huán)境讓每位職員能獲取、共享、使用組織內(nèi)部和外部的知識信息”。目前，理論界和工業(yè)界對知識管理作為一種創(chuàng)新模式，其重要性已經(jīng)形成共識，眾多企業(yè)開始實施知識管理項目，建立自己的知識管理系統(tǒng)，實現(xiàn)從知識沉淀、知識發(fā)掘、知識導出、知識固化、知識共享、知識傳播、知識默化以及知識優(yōu)化的閉環(huán)知識管理。
3.1 構(gòu)建采購知識標準制度
3.1.1 規(guī)范采購管理文件匯編制度
對物資供應(yīng)公司成立以來上級部門公開頒布的及本公司的所有采購管理方面的制度規(guī)范性文件進行整理匯編，包括國網(wǎng)采購管理通用制度、國網(wǎng)公司發(fā)文通知、國網(wǎng)物資部指導意見、省公司發(fā)文等，以及公司領(lǐng)導重要講話、診斷報告、調(diào)研結(jié)果、工作方案等，規(guī)范化管理采購相關(guān)文件的匯編工作。
3.1.2 采購程序性文件標準化
依照公司現(xiàn)有的招標采購流程，從招標準備、發(fā)標、開標、評標（授標）、定標、合同簽訂、歸檔管理等環(huán)節(jié)入手，對在采購過程中產(chǎn)生的程序性采購文檔進行梳理;根據(jù)實地開展調(diào)研、溝通和確認，對其中部分文檔進行固化處理，并對部分文檔設(shè)計、定制通用化的模板，從而實現(xiàn)采購文檔標準化。
以評標環(huán)節(jié)為例，通過溝通確認后，對其中涉及的技術(shù)評標要點、商務(wù)評標要點、評標小結(jié)、預評分表、標前澄清函、不良行為處理意見、供應(yīng)商履約評價、招標文件等文件設(shè)計、定制通用化模板，從而將標準化的文檔應(yīng)用于不同物資招標采購中，有效提高招標工作效率。
3.2 構(gòu)建采購文檔智能化管理系統(tǒng)
在將采購過程文件標準化后，通過開發(fā)智能化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)眾多標準化文檔的有序管理，實現(xiàn)從文檔的創(chuàng)建、修改、存儲、分享、版本管理、訪問權(quán)限控制、文檔查詢、反復使用到文檔的退役整個生命周期的全程管理（見圖1）。
圖1 文檔的全程管理
基于文檔生命周期全程管理理論，分析研究采購文檔智能化管理系統(tǒng)需求，對采購標準化文檔進行分類存儲，實現(xiàn)采購文檔智能化管理。具體地，采購文檔智能化管理系統(tǒng)主要應(yīng)具備以下幾方面的功能。
（1）文檔創(chuàng)建與修改?？赏ㄟ^新建文檔、上傳文檔、文檔掃描導入3種形式實現(xiàn)文檔創(chuàng)建，并能在線編輯，同時內(nèi)置常用的文件模板，根據(jù)需要調(diào)用模板創(chuàng)建文件。
（2）集中存儲及合理分類。構(gòu)建公司文件的集中存儲平臺，并根據(jù)實際業(yè)務(wù)需求進行文檔分類，同時與天源招標系統(tǒng)、國網(wǎng)ECP系統(tǒng)實時對接，實現(xiàn)文檔的同步調(diào)用。
（3）分享功能。與內(nèi)網(wǎng)辦公系統(tǒng)無縫對接，讓員工在工作中能隨時分享好的工作方法或經(jīng)驗，在全公司內(nèi)形成良好的共同學習機制。
（4）版本控制。保證文檔修改后，自動升級為最新版本，且支持對各版本的跟蹤、查找、對比、重用處理。同時支持版本號管理，可查看操作人、IP、日志、時間等信息，避免不同版本文件的混淆。
（5）文檔審計。完善的系統(tǒng)日志和審計記錄，自動記錄用戶對文檔的所有相關(guān)操作及操作時間，使得出現(xiàn)問題后有據(jù)可尋。
（6）查詢管理。知識智能匹配，快速定位，實現(xiàn)對系統(tǒng)中各類文檔的高效查詢。
（7）權(quán)限管理。設(shè)置合理的文檔操作權(quán)限，用戶只有被授予正確權(quán)限才能獲取和處理相應(yīng)的文檔資料?？刂频矫總€文檔對象的所有操作，如閱讀、拷貝、打印、分發(fā)、查看、編輯、截屏等。
3.3 完善采購知識管理體系
通過對采購知識標準制度以及采購文檔智能化管理系統(tǒng)的制定與構(gòu)建，完善采購知識管理體系，使采購流程管理標準化與制度化。
4 采購知識管理研究效果
采購知識管理體系建成實施后，公司提高了招標采購全過程工作效率、規(guī)范了公司采購過程以及增加了公司的無形資產(chǎn)。通過采購流程標準化、程序性文件格式化等手段，減少了采購人員的工作量，提高了工作效率;本文以知識管理為核心，以信息化為手段，固化采購實施流程，盡量減少人為可控節(jié)點，提高了采購全過程的規(guī)范性;知識管理支持并激發(fā)了公司內(nèi)部員工、專家以及領(lǐng)導的知識、經(jīng)驗的友好交流與最大挖掘，實現(xiàn)個人及群體所創(chuàng)造的知識資產(chǎn)的復用與共享，達到創(chuàng)建知識庫的目的。
5 結(jié) 語
本文旨在通過對采購知識管理研究，分析采購全過程關(guān)鍵環(huán)節(jié)，針對性地提出優(yōu)化方案，使采購知識管理制度化、標準化與體系化，提高招標采購工作效率，適應(yīng)外部環(huán)境變化，有效增強公司競爭力。
關(guān)鍵詞：國際工程 動態(tài)管理 采購 控制
中圖分類號：F253.2 文獻標識碼：A 文章編號：
近幾年隨著次貸危機、歐債危機的爆發(fā)，以及人民幣升值、勞動力成本上升等各種因素的影響，中國的國際工程承包企業(yè)面臨巨大的生存挑戰(zhàn)。為了提高國際競爭力，中國企業(yè)有必要通過提高物資采購管理水平、加強和主要供應(yīng)商之間的合作、建立科學合理的采購流程等手段，拓寬項目利潤空間。做好海外項目的物資采購成本管理工作，是實現(xiàn)國際工程承包項目盈利的重點之一。
一、編制物資采購計劃
首先，應(yīng)編制科學、合理的物資采購計劃。國際工程項目物資采購計劃必須列明材料設(shè)備的名稱、型號規(guī)格、品牌、數(shù)量、單位、質(zhì)量標準、發(fā)運方式等信息，附以必要的圖紙。
其次，結(jié)合工程進度計劃、工程管理狀況以及工程的資金運轉(zhuǎn)情況等，確定工程物資的采購地，或從其他項目調(diào)運，或由項目組從項目所在國直接采購，或由國內(nèi)采購部門采購發(fā)運，甚至有些物資必需從第三國采購。
最后，制定采購物資的進度安排。在物資采購計劃的編制過程中，應(yīng)根據(jù)工程進度計劃，制定材料采購的時間進度表，明確各種材料的發(fā)貨時間、運抵工地時間，對材料發(fā)運批次進行合理劃分。對發(fā)貨物資采用集裝箱運輸時，還要考慮本批次物資重貨和泡貨的搭配問題，以節(jié)省物資運輸成本。
必須強調(diào)的是，國際工程項目的物資采購計劃必須由組織項目實施的項目組來編制，負責項目實施的項目組通過考察項目現(xiàn)場、研究施工圖紙、編制施工方案和進度等工作，對整個項目有足夠的了解，只有這個團隊編制出來的物資采購計劃才最符合施工方案和進度的要求，能夠最充分考慮到采購地、發(fā)運時間等各種因素對物資供應(yīng)的影響。
此外，物資采購計劃不是一成不變的，在項目實施過程中項目管理人員可以根據(jù)具體的項目實施情況對物資采購計劃做動態(tài)性的調(diào)整，并要將采購變更單及時有效的傳達至采購部門。
二、選擇合適的供應(yīng)商
采購過程中最重要的一個環(huán)節(jié)就是選擇合適的供應(yīng)商。供應(yīng)商選擇和管理水平的高低直接影響到采購產(chǎn)品的質(zhì)量、進度，合適的供應(yīng)商也有利于減少采購成本，企業(yè)要建立合格供應(yīng)商名錄，與合格供應(yīng)商建立長期合作關(guān)系，使供需雙方“互利、共贏”的原則下，加快采購進度，進而保障工程的順利實施。
一是，要細分供應(yīng)商，確定合適的供應(yīng)商數(shù)量。供應(yīng)商對采購價格影響較大，能夠達到10%—50%的價格差價。供應(yīng)商有生產(chǎn)商和流通商之分，一般生產(chǎn)商比例不低于70%，流通商比例不高于30%。對生產(chǎn)商進行細分，盡可能能夠越過中間商從生產(chǎn)廠家以出場價直接采購。
二是，要進一步挖掘潛在供應(yīng)商。面對目前處于賣方市場的資源，采購人員需積極尋找、開發(fā)新的資源，緩解供求關(guān)系，創(chuàng)造出一個便于采購的市場環(huán)境，促使供應(yīng)商提高產(chǎn)品的價格競爭力。
為了確保工程質(zhì)量，規(guī)范工程物資采購程序，大宗采購必須采用招標的形式，綜合考慮個各供應(yīng)商的定價，選擇合適的供應(yīng)商。
三、訂立采購合同
境外物資的采購合同在結(jié)合工程所在國的有關(guān)商品進口規(guī)定及政策的基礎(chǔ)上參照國際貿(mào)易合同的標準來起草和簽訂。在簽訂境外物資采購合同之前，要熟悉掌握工程所在國的有關(guān)商品進出口要求及規(guī)定、許可證管理和相關(guān)稅務(wù)優(yōu)惠政策等情況，準備好賣方優(yōu)惠原產(chǎn)證、商業(yè)發(fā)票的使領(lǐng)館認證，裝運檢驗等一列有關(guān)產(chǎn)品的證明，以便商品到港后能及時、順利的辦理通關(guān)手續(xù)，減少不必要的時間浪費和額外開支。
訂立采購合同時，要把服務(wù)于境外工程的特點考慮在內(nèi)。如對外方業(yè)主所供設(shè)備和材料的質(zhì)量保證，負責現(xiàn)場的安裝指導以及要避免合同簽訂的不合格而造成損失。
采購合同執(zhí)行
采購人員不僅要對材料和設(shè)備的質(zhì)量、到貨期限實時跟蹤，還要對境外提供的采購物資進行成本控制。
首先控制好供貨時間、確保物資按計劃發(fā)運，做好船貨交接工作，及時辦理貨物出關(guān)手續(xù)；在保證供貨質(zhì)量和貨物船期的基礎(chǔ)上，合理安排貨物的到貨量，并根據(jù)貨物的屬性、體積重量比來確定合適的運輸方式以減少運輸成本和倉儲成本。
其次，采購人員要做好物資裝船前的數(shù)量清點、質(zhì)量檢驗等工作，最大限度的減少商品漏裝和商品運輸過程中的損傷，以保證商品到達項目工程地點后能夠投入使用。
最后，在貨物到達目的地之前，境外項目組應(yīng)安置好物資倉儲地點，準備好相應(yīng)的進出口貨物清單和相關(guān)貨物進出口證明，及時繳納相關(guān)稅費等，以避免貨物通關(guān)后因物資不能快速安置而產(chǎn)生額外的港口倉儲費和滯納金。
項目現(xiàn)場材料物資使用后的反饋
境外項目組要對運抵項目現(xiàn)場的物資進行檢驗，明確所發(fā)物資質(zhì)量、數(shù)量等是否滿足物資采購計劃的要求，并將相關(guān)信息反饋給采購部門。采購部門應(yīng)針對境外項目組反饋的信息，及時溝通研究解決方案。在項目完成后，境外項目組還應(yīng)根據(jù)現(xiàn)場材料的使用情況，對所供物資情況作出評價，要針對材料使用情況和出現(xiàn)的問題作出詳細分析和說明，并將評價報告發(fā)給國內(nèi)采購部門。國內(nèi)采購部應(yīng)根據(jù)評價報告反映的問題，和供應(yīng)商進行溝通，總結(jié)經(jīng)驗，用以指導后續(xù)項目的采購工作。
六、做好采購成本的核算和評審
采購成本的核算工作應(yīng)由采購部門和財務(wù)部門共同合作完成。采購部負責收集本次采購項目相關(guān)的物資證明、費用清單和合同等。財務(wù)部則主要負責包括直接采購成本、各種費用、各項稅費在內(nèi)的各種采購花費項目進行歸集，最后，由業(yè)務(wù)部根據(jù)財務(wù)部提交的成本統(tǒng)計表制定本項目物資采購分析表。
企業(yè)應(yīng)在項目完工后，召開由公司主管領(lǐng)導、業(yè)務(wù)部門、采購部門和財務(wù)部門共同參加的項目評審會。評審工作主要包括以下幾個方面：分析國外物資采購成本的收益和虧損情況，找出收益點和虧損的原因，從而為下次的物資采購總結(jié)經(jīng)驗。評審工作之后，要對參與本次物資采購人員進行評價，對表現(xiàn)突出的人員實施物資獎勵，對表現(xiàn)不好的人員評審委員要指出問題所在并施以處罰，必要時對相關(guān)人員的工作作出調(diào)整。
國際工程承包企業(yè)要提高競爭力，尋求新的發(fā)展空間，應(yīng)重視企業(yè)人員物資采購的能力建設(shè)。高水平的物資采購能夠保證企業(yè)的生產(chǎn)力，大幅度降低產(chǎn)品的成本，進而增加企業(yè)利潤，從而有效地提高中國的國際工程承包企業(yè)在國際市場上的競爭力。
參考文獻：
[1] 顧偉國. 項目整體采購成本控制[J]. 現(xiàn)代冶金. 2009(02)
關(guān)鍵詞 國際工程承包 采購 管理 降本 增效
一、國際工程采購的特點及重要性
（一）國際工程采購的特點
1.采購的跨國性。目前國際工程項目遍布全球，但主要分布在非洲、拉美、亞洲欠發(fā)達國家與地區(qū)，當?shù)亟ㄖ牧腺Y源匱乏，市場供給能力有限，單純依托當?shù)厥袌雠c資源，無法順利實施工程項目。國際工程項目所需機械設(shè)備、材料物資與生活物資，除當?shù)夭少復猓芏嘣O(shè)備與材料是從國內(nèi)或者第三國采購并通過海運或多式聯(lián)運運輸?shù)巾椖克趪?/p>
2.采購流程長。國際工程設(shè)備物資采購除了國內(nèi)通常的采購流程外，還需辦理進出口手續(xù)與海上運輸，一般情況下，從國內(nèi)物資供應(yīng)部門接到項目設(shè)備物資申請計劃到設(shè)備物資到達項目工地，需要2～3個月的時間。
3.管理環(huán)節(jié)多。由于采購的跨國性，采購管理除了計劃管理，供應(yīng)商管理，合同管理等還包括進出口報關(guān)、清關(guān)與物流管理與出口退稅管理等環(huán)節(jié)。
4.采購品種多樣化。國際工程項目采購的特點是種類多樣，品種復雜，除了施工設(shè)備與材料，還有活動房屋、生活物資的采購。
（二）采購管理的重要性
1.加強采購管理是保證工程質(zhì)量、進度的重要手段，采購物資設(shè)備的質(zhì)量直接影響工程質(zhì)量、工程進度與節(jié)點。
2.加強采購管理是海外承包工程盈利的關(guān)鍵點，工程項目的成本構(gòu)成中，材料占比60%～70%，采購成本的下降等于利潤的增長，采購專業(yè)化應(yīng)當被視為“利潤中心”進行經(jīng)營。
3.加強采購管理是增強企業(yè)核心競爭力的重要途徑，建立材料與施工設(shè)備價格數(shù)據(jù)庫，為項目投標報價階段提供材料報價依據(jù)，對提高企業(yè)市場競爭力有著重要意義。
二、國際工程承包企業(yè)現(xiàn)狀及問題分析
國際工程項目尚未實現(xiàn)國際化管理，采購模式以傳統(tǒng)的粗放式經(jīng)營模式為主，采購管理職能被忽視，企業(yè)尚未設(shè)置專門的采購部門，或者采購部門只是一個普通的職能部門，采購管理處于管理水平低，采購費用高，供貨渠道不穩(wěn)定，交貨周期長效率低下狀態(tài)。
國際工程承包企業(yè)存在的問題可以歸納為如下幾點：
第一，采購管理制度不完善，沒有形成完整的采購管理制度及采購內(nèi)控體系，采購部門與其他部門相互獨立、分離，影響采購流程的協(xié)調(diào)性，缺少相應(yīng)的監(jiān)督機制。
第二，采購電子化水平低。國際工程行業(yè)在采購電子化方面起步晚，目前處在起步階段。供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫與采購成本數(shù)據(jù)庫沒有形成，無法對供應(yīng)商、施工設(shè)備及材料進行分類管理。
第三，沒有實施集中采購管理。目前國際工程采購依然是以傳統(tǒng)采購為主，沒有形成全球供應(yīng)網(wǎng)絡(luò)，對大宗物資未實施集中采購管理。
第四，沒有形成全球化的采購供應(yīng)鏈。國際工程物資供應(yīng)的特點是全球化，所采購設(shè)備物資跨國調(diào)遣，涉及關(guān)稅、海運費、外匯支付，目前國際工程承包企業(yè)沒有形成全球化的采購供應(yīng)鏈，管理環(huán)節(jié)割裂。
第五，對供應(yīng)商、物流服務(wù)商沒有進行科學管理。國際工程承包企業(yè)的采購范圍主要包括工程項目當?shù)夭少?、第三國采購及國?nèi)供應(yīng)。目前對供應(yīng)商及物流服務(wù)商，尤其是國外供應(yīng)商及物流服務(wù)商沒有實施統(tǒng)一管理，沒有建立供應(yīng)商、物流服務(wù)商準入制度，沒有建立標準、客觀的供應(yīng)商、物流服務(wù)商評估體系。
第六，不具有專業(yè)的采購管理隊伍。國際工程承包企業(yè)高層對采購管理的重視程度低，通常是項目開工前期，由派駐項目施工人員在國內(nèi)組織貨源后派駐項目，沒有專業(yè)的人員實施采購管理。
三、如何加強國際工程承包企業(yè)采購管理，現(xiàn)企業(yè)集約型管理
國際工程企業(yè)需針對上述問題，學習國際先進經(jīng)驗，加強采購管理。
（一）建立健全采購管理制度、采購內(nèi)部控制制度及監(jiān)督體系
1.建立健全采購管理制度。企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身特點，建立適合本企業(yè)的采購管理制度，包括《招標管理辦法》、《供應(yīng)商管理辦法》、《設(shè)備物資集中采購管理辦法》、《物流及出口管理辦法》等，用制度來規(guī)范采購流程。
2.建立采購內(nèi)部控制制度。企業(yè)建立采購內(nèi)部控制制度，實施自我約束和規(guī)范，使采購管理流程制度化、規(guī)范化。
3.建立監(jiān)督體系。建立監(jiān)督體系包括建立系統(tǒng)的監(jiān)督流程并實施效能監(jiān)察等。
（二）加快加強采購信息化建設(shè)，建立健全電子商務(wù)采購平臺
電子采購系統(tǒng)可以為采購提供良好的信息管理平臺，確保采購透明化、程序化，提高采購效率。
通過電子采購平臺建立完整的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫、材料成本數(shù)據(jù)庫，便于當前采購成本與歷史采購成本的比對，同時為在市場上投標新的項目在材料價格上提供數(shù)據(jù)支持。
（三）實施集中采購
國際工程項目施工用材及設(shè)備20%的品類占80%的采購成本，施工單位要對鋼材、水泥、電纜、橡膠護舷等大宗材料列入集采目錄，實施集中采購管理，降低價格，提高采購質(zhì)量與服務(wù)水平，從而實現(xiàn)降本增效。
（四）建立并優(yōu)化供應(yīng)鏈
國際工程采購鏈條長，任何一個環(huán)節(jié)出了問題，都會影響材料的及時供給，進而影響工程進度。企業(yè)需建立一條完整的采購供應(yīng)鏈條，對供應(yīng)項目的施工設(shè)備與材料從出廠、運輸?shù)绞褂们闆r進行全面掌握，進行實時跟蹤，尤其是對臨時性施工設(shè)備實施項目之間就近調(diào)遣管理；砂石料的供應(yīng)，實施就近供應(yīng)，甚至衍生到就近建立采石場及水泥廠。
（五）加強對供應(yīng)商與物流服務(wù)商的管理
國際工程材料供應(yīng)的距離長、地域廣，如果出現(xiàn)技術(shù)或者質(zhì)量問題，或者運輸途中出現(xiàn)狀況，都會對項目工程節(jié)點的完成及工期產(chǎn)生影響，所以加強供應(yīng)商與物流服務(wù)商的管理是采購管理的重點。
1.建立相應(yīng)的供應(yīng)商、物流服務(wù)商準入制度。全面審查供應(yīng)商、物流服務(wù)商資格，包括法人資格、經(jīng)營場所、資產(chǎn)負債情況、現(xiàn)金流情況、商業(yè)信譽、技術(shù)水平等。
2.建立科學的供應(yīng)商、物流服務(wù)商評價標準與方法。為保證采購活動安全、順利進行，降低風險，追求效率和成本的均衡，采購企業(yè)需要編制一套客觀的評價標準與方法來篩選供應(yīng)商與物流服務(wù)商。
3.對供應(yīng)商進行分類管理。對供應(yīng)商的考察、選擇與淘汰同樣會給企業(yè)帶來管理上的成本，所以必須對供應(yīng)商進行分類管理，便于對不同品類供應(yīng)商作區(qū)別對待。對國際工程中的關(guān)鍵、重要設(shè)備、主體材料供應(yīng)商實施重點考察與管理；對市場差異化小，供應(yīng)商多，可替代性強的材料，可以通過日常供貨評價，培養(yǎng)一批符合要求的供應(yīng)商，列入供應(yīng)商名錄，供日常供貨。
（六）樹立科學采購管理理念，建設(shè)一支專業(yè)的采購隊伍
企業(yè)領(lǐng)導層首先要提高對采購管理的重視，注重采購管理人才的培養(yǎng)，從下面兩個方面入手：
第一，國際工程物資采購管理人員要深入到項目管理中，從工程項目整體的物資供應(yīng)角度去做好設(shè)備物資采購管理。
第二，企業(yè)制定專門的采購管理人才培養(yǎng)計劃，對采購管理人員展開定期培訓，培養(yǎng)一批具有工程專業(yè)背景知識并融合采購管理、財經(jīng)稅務(wù)、法律法規(guī)、國際貿(mào)易、外語等多元知識的復合型國際工程采購人才，建立一支專業(yè)的國際工程采購隊伍，從根本上提高采購管理水平與效率。
四、結(jié)語
關(guān)鍵詞：國際工程 動態(tài)管理
次貸危機、歐債危機、人民幣升值、勞動力成本上升等等，中國的國際工程承包企業(yè)已經(jīng)面臨巨大的生存挑戰(zhàn)，如何開源節(jié)流？是中國企業(yè)時時思考的問題。而做好境外項目的物資采購成本管理工作，是實現(xiàn)國際工程承包項目盈利的重點工作之一。
我們設(shè)計的動態(tài)成本管理流程如下：
編制物資采購計劃（境外項目部）——>下達計劃成本（經(jīng)營部）——>訂立采購合同（采購部）——>采購合同執(zhí)行（采購部）——>采購成本核算（經(jīng)營部、財務(wù)部）——>采購成本評審（公司主管經(jīng)理、各部門）
一、編制物資采購計劃
國際工程項目物資采購計劃必須包括材料設(shè)備的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供貨時間、質(zhì)量標準、交貨方式和包裝倉儲條件等。
結(jié)合境外工程采購的特點，在編制計劃時還應(yīng)注意：
根據(jù)實際工程進度及工程資金狀況，確定哪些需要在工程所在國采購，哪些可以由國內(nèi)采購，哪些必須從第三國采購，以及哪些是可以從其他工地調(diào)運的；
明確采購物資的品種、規(guī)格和質(zhì)量要求及數(shù)量（包括備品及備件），尤其是對于那些需在非工程所在國采購的物資，其規(guī)格、標準、性能要求及所需數(shù)量都必須相當準確，否則的話，可能會延誤工期，影響整個工程的實施而使工程遭受巨大的經(jīng)濟損失。
確定所需物資的進度。根據(jù)施工組織設(shè)計和工程進度計劃確定材料設(shè)備的需用時間，對于需境外采購的物資在時間上應(yīng)考慮得更充分一些，因境外采購的物資供應(yīng)時間受多方面的影響，諸如各國海關(guān)工作效率、港口的吞吐量、所選擇的運輸方式、資金的籌備等都不同程度地影響著到貨時間，故應(yīng)充分考慮上述各種因素，制定合理的時間進度，從而做到即不延誤工期，又不會過多地占用資金。
二、下達采購計劃成本
下達采購計劃成本是采購成本管理的一個重要環(huán)節(jié)，采購成本的下達應(yīng)由公司計劃管理部門來完成，如公司的經(jīng)營部門負責投標及預決算，則由公司的經(jīng)營部門結(jié)合投標報價及實際詢價來下達采購成本。對價值高的大宗設(shè)備材料還要進行二次詢價。若投標報價階段與合同執(zhí)行階段的設(shè)備、材料的價格波動幅度相當大時，應(yīng)根據(jù)合同執(zhí)行階段時的市場行情下達采購計劃成本，從而避免采購環(huán)節(jié)關(guān)系價的產(chǎn)生，有效地降低采購成本。
三、訂立采購合同
訂立合同必須選擇最具競爭力的供貨商，供貨商的選擇至少應(yīng)做到如下幾點：無論何種材料，必須有詢價單，不允許口頭詢價，詢價單要存檔備查；機械產(chǎn)品、水泵、閥門、電氣、儀表、電纜等大宗采購，應(yīng)向廠家直接詢價，如不能實現(xiàn)，則必須找駐地辦事處或一級經(jīng)銷商詢價；沒有采購過的材料必須詢價四家以上；采購過的穩(wěn)定供應(yīng)商必須爭取優(yōu)惠與降價，并通過向同類的廠家詢價了解市場的價格變化；大宗采購必須招標選擇。
在簽訂境外物資采購合同之前，還應(yīng)充分了解工程所在國的有關(guān)商品進出口要求及規(guī)定、許可證管理及相關(guān)稅務(wù)優(yōu)惠政策等等。需要由賣方提供的諸如：優(yōu)惠原產(chǎn)地證書、商業(yè)發(fā)票的使領(lǐng)館認證、裝運前檢驗等都必須在采購合同中明確，以便商品到港后能及時、順利地辦理通關(guān)手續(xù)，減少不必要的額外開支。
訂立采購合同時要充分考慮到服務(wù)于境外工程的特點，相對于國內(nèi)工程項目物資采購來說，對采購人員的要求更高，要求采購人員不但熟悉所采購的材料、設(shè)備的性能及規(guī)格要求，產(chǎn)品質(zhì)量標準體系等，同時還需掌握一定的國際貿(mào)易知識，比如如何對外方業(yè)主實施后期的質(zhì)量保證，如何負責現(xiàn)場的安裝指導等，要避免因合同簽訂的不嚴格而造成損失。
境外物資的采購合同應(yīng)參照標準的國際貿(mào)易合同格式來起草并結(jié)合工程所在國的有關(guān)商品進口規(guī)定及政策。采購合同至少包括以下條款：貨物的品名、型號、規(guī)格或主要性能、數(shù)量、單價及總價；交貨日期、地點和交貨方式；付款方式。是否有訂金或預付款？若有預付款，則要求賣方提供金額等于預付款的銀行保函。其余貨款是否采用信用證支付，對于信用證方式支付的，必須寫明各種議付的跟單文件；運輸及包裝要求；保險要求；質(zhì)量檢驗；罰款和索賠條款；仲裁條款等。其中有關(guān)價格術(shù)語、交貨時間及發(fā)運批次、質(zhì)量檢驗、付款及運輸方式等條款是非常關(guān)鍵的，也是容易產(chǎn)生糾紛和問題的地方，必須慎重審核這些條款。
四、采購合同執(zhí)行
除了對材料采購質(zhì)量、貨期進度實施跟蹤控制之外，對于向境外提供的采購物資還應(yīng)從以下幾個方面來進行成本控制：控制好發(fā)貨時間，做好船貨銜接工作，及時辦理貨物出關(guān)手續(xù)；在保證供貨質(zhì)量及船期的前提下，合理地安排每批發(fā)貨量，并根據(jù)貨物量及商品特性、體積重量比來安排合適的運輸方式以減少運輸成本；做好商品裝船前的質(zhì)量檢驗、數(shù)量清點等工作，從而最大限度地避免商品的漏發(fā)以及商品質(zhì)量上的缺陷，以保證商品到達目的地后能如期地投入使用；貨物到達目的港前10天，境外物資采購部應(yīng)準備好相應(yīng)的進口清關(guān)單據(jù)、相關(guān)稅費資金，以確保貨物到港后能及時、順利通關(guān)以避免產(chǎn)生額外的港口倉儲費、滯納金及滯期費。
五、采購成本核算
采購成本的核算工作應(yīng)由采購部、財務(wù)部及經(jīng)營部共同完成。采購部負責收集、整理好各種相關(guān)費用單據(jù)、合同資料；財務(wù)部負責將對應(yīng)批次及項目的采購成本進行歸集，包括直接采購成本、各類運輸費用、各項稅費、分攤的管理費用及其他開支，由經(jīng)營部根據(jù)財務(wù)部提交的成本統(tǒng)計表編制項目的成本分析對照表。
六、采購成本評審
【關(guān)鍵詞】:項目管理 成本控制
中圖分類號：TU72 文獻標識碼：A 文章編號：1003-8809（2010）12-0262-01
項目管理是在有限的資源條件下，為實現(xiàn)項目目標所采取的一系列管理活動。現(xiàn)代項目管理的知識體系被劃分為9個知識領(lǐng)域，包括：項目綜合管理、項目范圍管理、項目時間管理、項目成本管理、項目質(zhì)量管理、項目人力資源管理、項目溝通管理、項目風險管理以及項目采購管理。本文所關(guān)注的是其中的項目采購管理領(lǐng)域，并從項目資金的合理使用角度出發(fā)，探討在項目的采購管理中應(yīng)該如何降低成本、減少現(xiàn)金流出，并提高項目資金的使用效率。
以下，就將從成本控制的角度來逐一論述在項目采購管理中降低采購成本的一些措施。
1、制定采購預算與估計成本
制定預算的行為就是對組織內(nèi)部各種工作進行稀缺資源的配置。預算不僅僅是計劃活動的一個方面，同時也不僅僅是組織政策的一種延伸，它還是一種控制機制，起著一種比較標準的作用。
制定采購預算是在具體實施項目采購行為之前對項目采購成本的一種估計和預測，是對整個項目資金的一種理性的規(guī)劃。有了采購預算的約束，能提高項目資金的使用效率，優(yōu)化項目采購管理中資源的調(diào)配，查找資金使用過程中的一些例外情況，有效的控制項目資金的流向和流量，從而達到控制項目采購成本的目的。
2、供應(yīng)商的選擇
供應(yīng)商是項目采購管理中的一個重要組成部分，項目采購時應(yīng)該本著“公平競爭”的原則，給所有符合條件的承包商提供均等的機會，一方面體現(xiàn)市場經(jīng)濟運行的規(guī)則，另一方面也能對采購成本有所控制，提高項目實施的質(zhì)量。因此，在供應(yīng)商的選擇方面就有如下兩方面的問題值得關(guān)注。
第一，選擇供應(yīng)商的數(shù)量。
供應(yīng)商數(shù)量的選擇問題，實際上也就是供應(yīng)商份額的分擔問題。從采購方來說，單一貨源增加了項目資源供應(yīng)的風險，也不利于對供應(yīng)商進行壓價，缺乏采購成本控制的力度。而從供應(yīng)商來說，批量供貨由于數(shù)量上的優(yōu)勢，可以給采購方以商業(yè)折扣，減少貨款的支付和采購附加費用，有利于減少現(xiàn)金流出，降低采購成本。因而，在進行供應(yīng)商數(shù)量的選擇時既要避免單一貨源，尋求多家供應(yīng)，同時又要保證所選供應(yīng)商承擔的供應(yīng)份額充足，以獲取供應(yīng)商的優(yōu)惠政策，降低物資的價格和采購成本。
第二，選擇供應(yīng)商的方式。
選擇供應(yīng)商的方式主要包括公開競爭性招標采購、有限競爭性招標采購、詢價采購和直接簽訂合同采購，四種不同的采購方式按其特點來說分為招標采購和非招標采購。我們認為，在項目采購中采取公開招標的方式可以利用供應(yīng)商之間的競爭來壓低物資價格，幫助采購方以最低價格取得符合要求的工程或貨物；并且多種招標方式的合理組合使用，也將有助于提高采購效率和質(zhì)量，從而有利于控制采購成本。
3、采購環(huán)境的利用
項目的外部環(huán)境對采購策略的制定、采購計劃的實施會產(chǎn)生重要的影響，外部環(huán)境包括宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境。宏觀環(huán)境是指能對項目組織怎樣及如何采購產(chǎn)生影響的外部變化，包括市場季節(jié)性的變化、國家宏觀經(jīng)濟政策的變化、國家財政金融政策的調(diào)整、市場利率及匯率的波動、通貨膨脹的存在及戰(zhàn)爭罷工等各種因素。而微觀環(huán)境則是指項目組織的內(nèi)部環(huán)境，包括項目組織在采購中可能采取的組織政策、方式和程序，即實施采購的過程和程序。在符合微觀環(huán)境原則的前提下，一個好的項目采購策略應(yīng)當充分利用外部市場環(huán)境為項目整體帶來利益。
充分利用采購環(huán)境的一個重要內(nèi)容就是熟悉市場情況、了解市場行情、掌握有關(guān)項目所需要的貨物及服務(wù)的多方面市場信息。這就要求項目組織建立有關(guān)的市場信息機制，以達到有效利用采購環(huán)境的目的，良好的市場信息機制包括：
建立重要貨物供應(yīng)商信息的數(shù)據(jù)庫，以便在需要時候能隨時找到相應(yīng)的供應(yīng)商，以及這些供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格性能及其他方面的可靠信息。
建立同一類貨物的價格目錄，以便采購者能進行比較和選擇，充分利用競爭的辦法來獲得價格上的利益。
對市場情況進行分析和研究，做出市場變化的預測，使采購者在制定采購計劃、決定如何發(fā)包及采取何種采購方式時，能有可靠而有效的依據(jù)作為參考。
4、供應(yīng)商的管理
第一，與供應(yīng)商建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。
對于采購方來說，一旦確定了可以長期合作的供應(yīng)商，應(yīng)該與供應(yīng)商之間建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。雙方本著“利益共享、風險共擔”的原則，建立一種雙贏的合作關(guān)系，使采購方在長期的合作中獲得貨源上的保證和成本上的優(yōu)勢，也使供應(yīng)商擁有長期穩(wěn)定的大客戶，以保證其產(chǎn)出規(guī)模的穩(wěn)定性。這種戰(zhàn)略伙伴關(guān)系的確立，能給采購方帶來長期而有效的成本控制利益。
第二，供應(yīng)商行為的績效管理。
在與供應(yīng)商的合作過程中應(yīng)該對供應(yīng)商的行為進行績效管理，以評價供應(yīng)商在合作過程中供貨行為的優(yōu)劣。比如：建立供應(yīng)商績效管理的信息系統(tǒng)，對供應(yīng)商進行評級，建立量化的供應(yīng)商行為績效指標等等，并利用績效管理的結(jié)果衡量與供應(yīng)商的后續(xù)合作：增大或減少供應(yīng)份額、延長或縮短合作時間等，對供應(yīng)商以激勵和獎懲。這樣能促使供應(yīng)商持續(xù)改善供貨行為，保證優(yōu)質(zhì)及時的供貨，從而有效的降低項目采購總成本。
關(guān)鍵詞：工程項目；涉外；采購管理
中圖分類號：F27文獻標識碼：A
當今，工程項目管理在國內(nèi)的發(fā)展日益成熟，項目的采購管理也日益規(guī)范，但由于工程項目的復雜性，項目采購人員的素質(zhì)水平問題，以及在采購管理中采購人員和技術(shù)人員、業(yè)主的配合問題，在項目采購過程中經(jīng)常出現(xiàn)問題。尤其涉外采購的物品，通常都是項目中比較特殊、比較關(guān)鍵的設(shè)備、材料、服務(wù)等，不但采購周期長、涉及金額大，而且由于不同的國家不同的文化、法律環(huán)境、距離的遙遠，大都操作難度比較大，對項目的影響大，管理也比較困難，采購管理更容易出現(xiàn)問題。在一些大型工程項目中，經(jīng)常因為一些涉外采購問題，導致工程延期，給整個項目帶來巨大的損失，因此在工程項目采購管理中，必須重視涉外采購管理。
一、項目采購活動中的前期工作
項目確立之后，就要啟動項目的采購工作，確定項目的采購計劃，落實項目采購內(nèi)容的構(gòu)成，做出市場分析、技術(shù)分析。然后，同概算部門聯(lián)系，確定采購內(nèi)容的預算，制定出詳細的采購計劃，根據(jù)采購內(nèi)容的技術(shù)協(xié)議和技術(shù)部門的建議，大體確定項目采購內(nèi)容中涉外采購的范圍，然后根據(jù)采購計劃，細分采購內(nèi)容。
1、分解目標，制定計劃。對工程項目的采購內(nèi)容基本確定之后，就需要制定明確的采購計劃，然后根據(jù)項目的安排、技術(shù)清單、歷史經(jīng)驗等，分析采購內(nèi)容，分解采購內(nèi)容，按照采購內(nèi)容的特性，把采購內(nèi)容分解成為便于操作的單體目標，然后按照分目標，規(guī)劃目標人力資源計劃，制定分目標的采購計劃，采購管理計劃要簡明扼要，條理清晰。
2、完善項目采購人員配置，確定相關(guān)責任人。采購目標分解、計劃確定之后，就需要按照計劃配備專業(yè)的采購人員，確保目標明確、信息通暢、責任到人。由于涉及到涉外采購的內(nèi)容一般都比較復雜、技術(shù)性強，在國際采購的招標文件中，不同的國家、不同的類別、項目性質(zhì)和工程公司的設(shè)計概念可能各不相同，采用設(shè)備和材料的標準也有差異。同時，涉外采購過程復雜。國際采購的物資供應(yīng)程序和手續(xù)復雜，大致包括：初步選擇貨源、初步詢價、比價、推薦供貨商、報送業(yè)主或監(jiān)理批準、談判及簽訂合同、辦理進口許可、開具銀行支付信用證、港口接收和商檢、辦理免稅、清關(guān)、運輸及倉儲、現(xiàn)場物資的調(diào)撥及管理。另外，國際采購貨源廣泛，但優(yōu)選有時也會比較困難，對于一些比較特殊的設(shè)備、材料，必須經(jīng)過大量的考察。而且國際涉外采購價格影響因素多，采購內(nèi)容的價格不僅與特性和質(zhì)量有關(guān)，還將根據(jù)采購的數(shù)量、交貨方式、付款條件及服務(wù)要求的內(nèi)容不同而變化；還受國際市場需求、匯率變化以及運輸方式及其費用、稅率和保險等影響；再則，國際市場資信水平參差不齊，管理不力容易出現(xiàn)交貨延遲、質(zhì)量不滿足要求等問題，進而嚴重影響項目的順利進行。為此，對于涉外采購人員的選擇更要嚴格謹慎。各崗位的人員應(yīng)當具備一定的專業(yè)能力和較強的溝通能力，具有較強的法律意識和合同管理能力。專業(yè)能力不僅包括對所負責的材料屬性有一定的認識，還要對材料管理的流程有一個清晰的思路。采購人員的素質(zhì)對于項目的采購起著決定性的作用。選定人員之后一定要明確責任，清晰計劃，確保采購計劃能夠有條不紊地進行下去。
3、建立完善的檢查及考核獎懲制度。確定了采購計劃及采購人員之后，要想在保證滿足使用需要及優(yōu)質(zhì)的基礎(chǔ)上獲得合理的價格，就必須制定完善的內(nèi)控制度，嚴格的檢查制度，合理的獎懲制度，方能進行認真的市場調(diào)研，采取合適的采購方式，確定合適的供應(yīng)商，簽訂規(guī)范的合同，執(zhí)行嚴格規(guī)范的驗收手續(xù)。嚴格完善的檢查內(nèi)控制度是規(guī)范采購行為的保障，而合理的獎懲制度是采購人員工作的動力。因此，一個高效的采購管理，應(yīng)當建立完善的檢查及考核獎懲制度。
4、建立完善高效的計算機輔助管理系統(tǒng)。為了更加有效地進行采購管理，采購管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化是必不可少的，因此采購活動伊始就必須建立完善的計算機管理系統(tǒng)，使得采購管理清晰高效。
二、工程項目涉外采購活動實施及控制
采購活動經(jīng)過前期的準備之后，便正是進入實質(zhì)性的采購活動當中。通常采購活動的實施，大都包含如下幾個過程：
1、詢價。由于涉及國際采購，所以所有的采購內(nèi)容都需要準備英文文件，在這個過程中，必須注意用詞的準確，因為中英文理解的不同造成的對于詢價文件理解的差異，往往不但會浪費大量的時間澄清，還會造成不必要的麻煩，所以能正確理解文件的準備是整個工作能夠順利的基礎(chǔ)。詢價實際上是一個拉大網(wǎng)撈魚的過程，對于一些比較常規(guī)的采購內(nèi)容，往往不用花費太大的功夫，但對于一些比較特殊的設(shè)備、材料，則可能需要大量的考察才能夠大概確定一些范圍。在這個過程中，采購人員需要及時和設(shè)計技術(shù)人員聯(lián)系，獲取最準確、最新的采購內(nèi)容要求，同時考查廠家相同或相似采購內(nèi)容的過往業(yè)績，以保證詢到的廠家基本能夠滿足要求，如此方能選擇到滿足要求的廠家。
2、供貨商的選擇。選定幾家大體滿足要求的廠商之后，資格審查是一項在供貨商選擇中非常重要、且必不可少的工作。審查內(nèi)容包括供貨單位的企業(yè)等級、資質(zhì)、人員、技術(shù)、財務(wù)、設(shè)備、信譽及同類產(chǎn)品制造業(yè)績等狀況。目的是拒絕不合格的參與進來，確保參加投標的單位具有履約能力和一定的信譽，以減輕隨后的工作。然后，就需要聯(lián)系技術(shù)人員進行技術(shù)上的確認，可選定三四家作為備選供貨商，對于一些比較復雜、技術(shù)含量高的設(shè)備、技術(shù)必須抓緊時間組織設(shè)計技術(shù)人員和供貨商進行技術(shù)談判，澄清一些技術(shù)上的問題，確保供貨商能夠理解供貨內(nèi)容的技術(shù)要求，力求供貨商可以提供滿足要求的貨品，考察供貨商的資質(zhì)和業(yè)績，確認供貨商有能力提供要求的商品。同時，簽訂技術(shù)協(xié)議，作為合同的一部分。當然，對于一些系列化的、或者是標準產(chǎn)品，則不需要如此復雜的過稱，但也要技術(shù)人員確認廠家的資質(zhì)。之后就可以組織投標，從這三四家供貨商中優(yōu)選出采購內(nèi)容的最終提供商。所有這些工作，必須有一個明確的計劃，否則由于國際采購文化、距離、時間上的問題，經(jīng)常會造成進度拖延及費用的大量浪費。
3、合同管理及進度管理。簽訂合同之后，便是授權(quán)供貨商可以開始生產(chǎn)了。在這個時間段里，采購人員須做好兩件事。第一就是合同管理。要監(jiān)控供貨商確保按照合同進行組織生產(chǎn)，同時密切聯(lián)系設(shè)計技術(shù)人員和業(yè)主，使最新的變更能夠及時的到達供貨商處，反應(yīng)在合同里面；隨之要做的就是聯(lián)系施工方，確定采購內(nèi)容的施工安裝時間，密切注意采購內(nèi)容的生產(chǎn)進度，確保采購內(nèi)容能夠在最恰當?shù)臅r間到達施工現(xiàn)場，以避免采購內(nèi)容過早或者晚到施工現(xiàn)場而造成工程的浪費或者延誤。在供貨商的生產(chǎn)過程中，還可以適當?shù)臅r間組織技術(shù)人員和業(yè)主到供貨方進行技術(shù)落實和檢查。在這個過程中，盡量避免不相干的人員去隨行檢查，以盡量節(jié)省費用。另外，合同管理中很重要的一點就是必須把貨款支付和供貨內(nèi)容的質(zhì)量和進度管理納入控制范圍內(nèi)，免得出現(xiàn)意想不到的差錯。合同貨物起運之前需要組織采購內(nèi)容的最終驗收，這個過程中同樣要注意讓負責此內(nèi)容的技術(shù)人員去驗收，而不是徒然浪費資金與時間讓不相干的人員去。這一點在國際采購過程中出現(xiàn)差錯的不在少數(shù)。往往有一些領(lǐng)導或者不相干的人趁著驗收的機會出去，錢花了、時間也浪費了，但驗收的目的卻達不到，使得實際到貨的物品與實際要求有差距，再去彌補，造成大量的時間與費用的浪費，嚴重的造成整個工程項目進度的拖延。
4、涉外采購活動后期的管理。采購管理的后期便是需要聯(lián)系協(xié)調(diào)供貨商的后期服務(wù)，以及零配件服務(wù)，零配件以及各類易損件的獲取。售后服務(wù)內(nèi)容包括安裝監(jiān)督、調(diào)試、提供備件、負責維修、人員培訓等工作，以便工程項目的順利完工及開工。之后便是合同的審計與歸檔，這是整個采購管理工作中不可缺少的一環(huán)。
三、工程項目涉外采購管理總結(jié)思考
任何一個工程項目，尤其是大的工程項目，不管前面做得如何出色，大都在其過程中會出現(xiàn)形形的問題，尤其是國際采購活動。所以不管在采購活動過程中，還是在采購活動結(jié)束后，都應(yīng)當對這次的采購活動做一個總結(jié)。
1、采購過程中哪些供應(yīng)商屬于優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，做一個備案，以便將來工程項目能夠利用，這樣能夠降低采購成本。對于一些規(guī)范產(chǎn)品，可以選定一些供應(yīng)商作為長期合作的供應(yīng)商，與供應(yīng)商建立長期的合作關(guān)系，使采購方在長期的合作中獲得貨源上的保證和成本上的優(yōu)勢，也使供應(yīng)商擁有長期穩(wěn)定的大客戶，以保證其產(chǎn)出規(guī)模的穩(wěn)定性。同時，可以提高將來同類工程項目采購的效率和質(zhì)量。
2、采購過程中與設(shè)計技術(shù)人員、施工方、業(yè)主方、供貨方的聯(lián)系是否緊密，每一個要求是否都能夠在最短時間內(nèi)溝通，有哪些地方需要做出改進，供貨商的監(jiān)控是否到位？這些總結(jié)都會是下一次工程項目采購的寶貴財富，能夠為下一次采購提供有效地借鑒，從而為將來的采購降低成本打下基礎(chǔ)。
3、檢查總結(jié)整個采購活動管理是否規(guī)范。有哪些需要改進的地方？一些能夠有效降低采購成本的方式方法有沒有得到充分的利用？整個采購活動的安全保密工作是否到位？采購管理軟件的運用是否有效？找出整個采購管理活動的漏洞，從而加以改進。
四、結(jié)束語
大型的工程項目通常都比較復雜，影響因素千變?nèi)f化，工程項目的采購活動更是影響項目順利進行的關(guān)鍵因素。國際采購因素復雜，影響大、影響面廣，如果沒有一個高效的管理，將會給工程項目帶來嚴重的影響。隨著社會的發(fā)展，國內(nèi)的工程項目越來越多，再加上國內(nèi)工程公司國際市場開發(fā)力度的不斷加強，對外承包的國際工程總承包項目也日益增多，涉及到的國際采購活動越來越多。隨著項目管理的不斷成熟與完善，作為項目管理中的重要部分的國際項目采購管理將越來越受到重視，項目采購工作業(yè)績的高低將直接影響到工程項目的利潤，采購活動的有效進行是一個項目成功的基礎(chǔ)。項目采購管理者應(yīng)積極學習與相互借鑒成功經(jīng)驗，并根據(jù)項目本身的特點，在實踐中摸索出適合自己的國際采購管理方法，從而有效降低工程項目采購管理成本。
（作者單位：北京交通大學經(jīng)濟管理學院）
主要參考文獻：
[1]鞠頌東，徐杰.采購管理[M].北京：機械工業(yè)出版社，2009.
