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關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；質(zhì)量管理體系
中圖分類號：G27 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2012）16-0190-02
在檔案管理工作體系中，融入ISO質(zhì)量管理體系標準，無疑使其工作更加具備系統(tǒng)性與專業(yè)性，所以這就需要現(xiàn)代檔案管理工作從業(yè)工作者能夠具備高度從業(yè)素質(zhì)與社會責任感，有著踏實的工作上進心以及務(wù)實的工作態(tài)度，以此才能在ISO質(zhì)量管理體系理論支持下發(fā)揮出檔案管理工作的實踐能力及工作水準。此外，處在目前國內(nèi)產(chǎn)業(yè)化經(jīng)濟逐步提高及其自動化領(lǐng)域技術(shù)的愈發(fā)完善的趨勢下，也無時無刻不在要求著檔案管理工作必須結(jié)合深刻的理論及基礎(chǔ)方法作為指導其工作順利進行的衡量標準。而ISO質(zhì)量管理體系標準則正是新時期下檔案管理工作的重要執(zhí)行依據(jù)與理論基礎(chǔ)。
一、ISO質(zhì)量管理體系標準理論基礎(chǔ)簡述
ISO9001質(zhì)量管理體系標準理論基礎(chǔ)主要包括：為客戶服務(wù)著想、組織管理、強調(diào)集體參與、基本方法及原則、基本體系標準、應(yīng)用管理、實踐改革、以及決策安排等。也就是說，ISO質(zhì)量管理體系主要強調(diào)的是以執(zhí)行文件及其實踐理論、方法等的建立去為客戶群體服務(wù)，逐步通過體系標準的改革、應(yīng)用實踐區(qū)展現(xiàn)其現(xiàn)代化全面、周到的服務(wù)，以滿足質(zhì)量管理基本標準，以此才能讓客戶群體放心、滿意；其基本執(zhí)行原則是深化改革及持續(xù)應(yīng)用。如，根據(jù)產(chǎn)品提出一些質(zhì)量要求，就完全可以通過質(zhì)量管理體系的不斷深化改革、實踐來贏得客戶的一致好評與滿意。
二、質(zhì)量管理體系主要內(nèi)涵探究
ISO質(zhì)量管理體系標準的內(nèi)容側(cè)重點強調(diào)的是質(zhì)量方面涉及的質(zhì)量控制、質(zhì)量管理、質(zhì)量服務(wù)以及組織指揮等活動的管理體系實踐應(yīng)用。同時，通過標準在內(nèi)的聯(lián)系要素的實踐及改革，可不斷完善質(zhì)量控制方針，進而達到質(zhì)量生產(chǎn)與質(zhì)量服務(wù)，使客戶及產(chǎn)業(yè)雙方都能滿意。
ISO質(zhì)量管理體系最為顯著的特性就是其文件程序規(guī)范、完整、穩(wěn)定，并且相關(guān)標準文件具備程序化性質(zhì)。因此，質(zhì)量管理體系能夠?qū)嵺`的重要標志則是體系文件程序規(guī)范與完善；其主要體系構(gòu)成要素則是信息載體與主要操作流程。而這些要素發(fā)揮作用時，這需要質(zhì)量體系認證以及年度審核，進而才能決定企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)的質(zhì)量成果，是否利于其品牌效應(yīng)擴張。
三、質(zhì)量管理體系和檔案管理的密切關(guān)系研究
（一）體系內(nèi)容緊密關(guān)聯(lián)
檔案是直觀反映組織機構(gòu)單位的活動情況、歸檔、備查各種資料或文件的總稱。因此，檔案形成的主要來源自然是組織單位的一切活動作為載體，而直觀的保存載體媒介則是圖文、磁盤、以及電子媒介等特殊載體，且總體分為紙質(zhì)載體與電子載體。因此，質(zhì)量體系文件與檔案記錄等一系列工作流程的關(guān)系緊密相連且不可分割。
（二）職責劃分有區(qū)別及關(guān)聯(lián)
檔案管理和質(zhì)量管理工作的各自職責范疇劃分清晰、明顯，即檔案管理自身自成體系，質(zhì)量管理體系涉及的相關(guān)工作也包括檔案管理。當然，兩者在職責范疇、組織管理、管理方法等也各有不同，有著明顯差異。但不可否認，ISO質(zhì)量標準程序文件與檔案管理工作在專業(yè)名詞、學術(shù)用語等方面有很多內(nèi)容也極為相似。所以，文件與記錄的相當一部分工作流程實則也屬于“檔案”范疇。
（三）深化管理方法或管理手段
檔案管理工作和質(zhì)量體系標準有著重要銜接與工作業(yè)務(wù)上的交叉，兩者之間正確實踐應(yīng)用，可起到良好的制約效果，達到兩者體系內(nèi)容的依存、輔助作用。因此，為了充分貫徹ISO質(zhì)量管理體系標準，加強程序文件及資料資源的整合至關(guān)重要。其需要不斷深化文件生成、審核流程、統(tǒng)一格式等工作改進之處，使其更利于保全文件資料的真實性和可靠性。
四、應(yīng)用質(zhì)量管理體系標準對檔案管理的重要促進作用
檔案管理體系工作內(nèi)容本身具備嚴格的操作性、專業(yè)性以及系統(tǒng)性，而應(yīng)用質(zhì)量管理體系執(zhí)行標準能夠使檔案管理工作事半功倍，更能滿足其現(xiàn)代化從業(yè)要求，真正提高檔案管理工作的實踐效率，保證其執(zhí)行成果完全實現(xiàn)有章可循與有據(jù)可依，進而能夠使從業(yè)工作者責任明晰，更具高度社會責任感，逐步形成一套權(quán)責利清晰的現(xiàn)代化作業(yè)模式，不斷促進從業(yè)水準與作業(yè)質(zhì)量的大幅度提升。具體而言，在現(xiàn)代化檔案管理中應(yīng)用質(zhì)量管理體系標準具備的主要作用彰顯在以下幾方面。
（一）服務(wù)意識及質(zhì)量觀念的促成
憑借質(zhì)量管理體系標準及其理論、執(zhí)行原則、方法等的不斷深化與實踐應(yīng)用，能夠使現(xiàn)代化檔案管理更能滿足內(nèi)業(yè)工作需求，同時能夠按照指導原則全面完成質(zhì)量服務(wù)，把服務(wù)工作重心對象前移，即強調(diào)面向大眾，客戶最終評價服務(wù)標準是否能夠達到滿意需求。
當然，處在當前新時期下，檔案工作者自身也要正確樹立從業(yè)觀念，把質(zhì)量服務(wù)工作做好，以此才能在服務(wù)工作實踐開展過程中，對客戶群體的服務(wù)滿意程度做到知根知底，心里有數(shù)，挖掘出主要信息資源，利于內(nèi)部體系工作內(nèi)容的決策實現(xiàn)及改革。而現(xiàn)代化檔案管理工作配合質(zhì)量管理體系標準內(nèi)容，可進一步提高自身工作范疇內(nèi)的資源優(yōu)勢，建設(shè)客戶關(guān)系網(wǎng)，并利于工作者或員工的服務(wù)觀念與意識的提高。
檔案反饋的收集、分析與匯編是提升檔案信息資源管理、進程執(zhí)行力度、開發(fā)質(zhì)量的重要舉措。憑借反饋信息的整理籌劃、分析與加工匯編，能夠及時掌握到市場發(fā)展建設(shè)需求，并使得檔案工作的建設(shè)思路更加暢通，從而才能高效地開發(fā)檔案信息資源，使得資源充分利用而非閑置，服務(wù)于市場經(jīng)濟與社會各組織主體。
（二）促進工作規(guī)范化
檔案管理工作于ISO質(zhì)量管理體系產(chǎn)業(yè)相關(guān)工作的服務(wù)宗旨及理念，必須具備超強的服務(wù)意識、工作責任觀、以及先進的管理模式，這樣才能使質(zhì)量管理等一系列服務(wù)性第三方產(chǎn)業(yè)或者企事業(yè)等有關(guān)組織機構(gòu)實現(xiàn)正規(guī)運作。以往，檔案管理工作流程要經(jīng)過繁縟的文件起草、刪減修改、包括打印、傳遞、后續(xù)籌劃及歸檔等都需要紙質(zhì)載體。而經(jīng)過現(xiàn)代質(zhì)量管理體系標準配合現(xiàn)代信息化產(chǎn)業(yè)技術(shù)的強力支持，能夠高效完成文件起草、索引、以及登記、統(tǒng)計籌劃等工作流程，讓繁縟的檔案工作流程實現(xiàn)高度自動化。因此，質(zhì)量管理體系工作標準的實踐開發(fā)運用，能夠大幅度提高檔案管理工作的辦公效率及作業(yè)成果與質(zhì)量。
（三）應(yīng)用ISO質(zhì)量管理體系標準，保證信息資源完整可靠
信息資源是公司或者相關(guān)其他產(chǎn)業(yè)單位的重要寶貴資源。而檔案信息資源更具絕密性，要求真實、完整、可靠、并且能夠保證公司或者機構(gòu)的正常運轉(zhuǎn)，這樣才能使自身組織單位保持良好競爭優(yōu)勢，利于企業(yè)資產(chǎn)的保全，使管理機制的實踐性更加突出。同時，在檔案管理業(yè)務(wù)工作方面，通過質(zhì)量管理體系標準作為方法、理論的技術(shù)支持，能夠利于信息安全評估，降低決策不當造成的風險損益，實現(xiàn)全程控制化動態(tài)管理，保全信息資源的可控性與真實完整性。
五、為提高檔案管理工作成果應(yīng)用ISO質(zhì)量管理體系標準的主要措施探討
（一）加強信息化建設(shè)，保證工作執(zhí)行成果
信息產(chǎn)業(yè)技術(shù)盛行的時代，檔案管理的內(nèi)需建設(shè)尤為重點，即檔案管理內(nèi)涵與外延服務(wù)強度逐步提升，信息屬性已經(jīng)成為時代反映檔案實質(zhì)的基本特征。光盤、刻錄、計算機信息技術(shù)對檔案管理系統(tǒng)工作的輔助作用很大。也就是說，信息產(chǎn)業(yè)技術(shù)已經(jīng)成為了現(xiàn)代化檔案管理工作各項作業(yè)執(zhí)行的堅實后盾，這就要求檔案管理工作需摒棄傳統(tǒng)僵化、桎梏的觀念及意識，要具備科學的現(xiàn)代化從業(yè)思想觀。而推行質(zhì)量管理體系標準，就是推行全新檔案管理理念，使得檔案管理工作能夠與國際水準接軌，逐步更新觀念及充實體系知識內(nèi)容等，以此才能提高質(zhì)量管理體系標準內(nèi)容的執(zhí)行質(zhì)量與效率。
（二）在檔案管理中制定執(zhí)行標準
檔案的收入過程、啟封、登記時間、包括借閱操作、歸檔審核等多個流程都要以質(zhì)量管理作為依據(jù)與憑證。其目的是為了更好的結(jié)合質(zhì)量管理體系標準進行檔案從業(yè)工作，使檔案管理更具現(xiàn)代化、專業(yè)化與系統(tǒng)化。
（三）提高檔案管理質(zhì)量與效率，需強化從業(yè)人員工作素質(zhì)
對檔案管理工作而言，其工作人員必須要結(jié)合工作流程、自身職業(yè)判斷能力、服務(wù)意識、社會責任感、管理思想、管理手段等進行效率化工作。否則，在應(yīng)用質(zhì)量管理體系標準進行實踐時，影響的是整個檔案管理工作進度。因此，為保證從業(yè)人員的素質(zhì)及工作水準的提高，必須要加強信息化建設(shè)、自身專業(yè)深化、以及掌握各項產(chǎn)業(yè)資歷技術(shù)等，以此才能不斷提高理論水準，更好地將檔案工作管理的職責、應(yīng)用到實踐中去。
六、結(jié)語
ISO質(zhì)量管理體系標準的不斷深化改革、實踐應(yīng)用對檔案管理工作而言，所具備的現(xiàn)實作用和指導意義非常重大。因此，如何加強檔案工作者及相關(guān)從業(yè)人員的組織能力、從業(yè)素質(zhì)，不斷提高基礎(chǔ)專業(yè)技能顯得異常重要。也就是說，檔案管理工作人員應(yīng)堅持“加強領(lǐng)導、上下聯(lián)動、整體推行、積極創(chuàng)新”的基本執(zhí)行方針，重視中高層干部示范作用以及落實全體人員的基礎(chǔ)與參與作用，最終獲得高效成果。
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1.理論研究
自從企業(yè)內(nèi)部控制管理理念提出以來，人們就很重視企業(yè)檔案，一些管理專家也都提出內(nèi)控管理機制中必須要加強檔案管理。如法國管理學家亨利•法約爾認為對“管理機器”加以考察可以評估并指導企業(yè)進行改進，他所指的“管理機器”即為“包羅現(xiàn)在、過去和將來的記錄系統(tǒng)”，這里的記錄系統(tǒng)可以理解為企業(yè)檔案系統(tǒng)。而另一位管理學家盧卡•帕西奧利也強調(diào)必須關(guān)心內(nèi)部的管理控制，還建議“備忘錄、日記賬和分類賬要編上號碼并注明日期，所有交易的文件都要詳盡完備并永久存檔，以及定期核查以便內(nèi)部控制”，這是早期企業(yè)檔案管理與內(nèi)部控制的雛形?？梢娫诮?jīng)典管理學家們眼中，完整的企業(yè)記錄和檔案系統(tǒng)是企業(yè)極為重要的管理依據(jù)和控制手段。當前，有學者對檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制關(guān)系研究現(xiàn)狀進行了綜述分析(截至2014年1月)。作者以中國知網(wǎng)(CNKI)數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，檢索出有效中文文獻18篇，相關(guān)書籍1本；以EBSCO數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，檢索出有效英文文獻12篇，相關(guān)法規(guī)標準2部；加上我國頒布的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》(以下簡稱《基本規(guī)范》)以及《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》，共計35份文獻。其中最早的是2000年美國的一份政府檔案，強調(diào)組織的檔案管理對組織內(nèi)部控制的作用。隨著2002年美國《薩班斯-奧克斯利法案》(以下簡稱薩班斯法案)和2008年《基本規(guī)范》的相繼頒布，近年來對該課題的研究也逐漸增多。但總體來看，檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制關(guān)系的研究還處于探索階段，研究成果數(shù)量比較少，研究方法比較單一，研究的深度、廣度和高度都有所欠缺，整體上并沒有形成完備的體系，尚存在諸多理論空白。
2.實踐發(fā)展
自2001年以來，國內(nèi)外相繼出現(xiàn)了一系列大型上市公司的會計欺詐事件，如美國的安然、世通以及中國的銀廣夏等，這些都反映了企業(yè)控制的嚴重不力。其中安然事件后的一片混亂，促使美國頒布了薩班斯法案，該法案對于檔案材料的真實性、完整性都做了強制性要求，同時還要求檔案材料必須滿足信息披露的透明性和及時性。我國各界也逐漸認識到，作為市場經(jīng)濟的主體，企業(yè)只有提高內(nèi)部控制能力，使企業(yè)的各項活動和資源都能夠處于可控、優(yōu)化狀態(tài)，才能提高其核心競爭力。2008年，我國財政部會同證監(jiān)會、審計署、銀監(jiān)會、保監(jiān)會制訂了《基本規(guī)范》，隨后越來越多的企業(yè)也開始執(zhí)行并制定適用、有效的內(nèi)部控制制度。通過閱讀可以發(fā)現(xiàn)，《基本規(guī)范》中多個條款與企業(yè)檔案管理直接或者間接相關(guān)，檔案管理作為企業(yè)信息控制的關(guān)鍵，在企業(yè)內(nèi)部控制過程中的重要性不言而喻，許多企業(yè)也逐漸認識到了這一點。如中國長城資產(chǎn)管理公司將檔案作為一個重要的控制點，建立了以“三鐵(即鐵規(guī)章鐵賬本鐵檔案)”為載體的內(nèi)部控制制度，從根本上提高了控制效率，確保了長城公司各項工作在合規(guī)合法的前提下高效運轉(zhuǎn)。我公司在制定《內(nèi)部控制手冊》時，也將相關(guān)的檔案管理制度納入其中。
二、檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制的相互關(guān)系
《基本規(guī)范》第五條提出企業(yè)建立與實施有效的內(nèi)部控制，應(yīng)當包括五大要素，即內(nèi)部環(huán)境、風險評估、控制活動、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督。其中“信息與溝通是企業(yè)及時、準確地收集、傳遞與內(nèi)部控制相關(guān)的信息，確保信息在企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)與外部之間進行有效溝通”，這里的信息包含了企業(yè)檔案信息，所謂“溝通”包含了檔案信息的傳遞、服務(wù)功能?？梢?，檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制是緊密相關(guān)、不可分割的。
1.檔案管理對企業(yè)內(nèi)部控制的作用
企業(yè)檔案是企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件，它的原始記錄性決定了其基本價值，即具有參考作用和憑證作用。在企業(yè)內(nèi)部控制過程中，這一作用的發(fā)揮顯得更加重要和明顯。檔案管理的對象是企業(yè)各項活動中形成的全部檔案信息，而檔案管理的最終目的是為用戶提供方便、有效的利用?？梢哉f，在現(xiàn)代化企業(yè)管理中，檔案管理負責信息的匯集和回饋，通過接收檔案信息、提供信息服務(wù)的循環(huán)運行，參與到企業(yè)管理的各個階段，是企業(yè)信息控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。企業(yè)檔案既是企業(yè)有形資產(chǎn)的記錄和憑證，也是專利權(quán)、商標權(quán)、知識產(chǎn)權(quán)等無形資產(chǎn)的依據(jù)和證明，在企業(yè)創(chuàng)新、企業(yè)管理和規(guī)避風險中具有不可替代的作用，并為規(guī)范企業(yè)管理、輔助生產(chǎn)經(jīng)營、維護企業(yè)合法權(quán)益和企業(yè)職工利益、完善法制經(jīng)濟、解決企業(yè)紛爭提供信息支持?？梢姡髽I(yè)內(nèi)部控制制度的有效運行，離不開完善的檔案管理工作。
2.企業(yè)內(nèi)部控制對檔案管理的影響
企業(yè)的內(nèi)部控制機制能夠有效記錄并監(jiān)控企業(yè)所有活動信息，這對于企業(yè)檔案管理也具有積極的影響。首先，企業(yè)內(nèi)部控制強化了檔案管理的規(guī)范性。依據(jù)內(nèi)部控制制度的要求，檔案人員需對現(xiàn)有流程進行梳理，對現(xiàn)有記錄的合理、合規(guī)性進行重新確認，對遺留問題進行調(diào)整處理，對查閱記錄、借閱記錄、借閱臺賬及全部檔案目錄進行核對清理，進而確保各項信息的準確。其次，企業(yè)內(nèi)部控制進一步確保了檔案信息的真實性和完整性。由于檔案的特殊性，內(nèi)部控制過程中的檔案管理需設(shè)置兩個風險防控流程。一方面，在檔案文件材料歸檔時要認真履行交接手續(xù)，保證歸檔文件材料的原始性、完整性和真實性；另一方面在檔案文件材料的查閱借閱時，要認真履行查、借閱手續(xù)，確保檔案文件材料在此過程中不會發(fā)生更改、破損、丟失等情況。再次，企業(yè)內(nèi)部控制完善了檔案管理流程。企業(yè)內(nèi)部控制要求企業(yè)的文件材料及其信息自產(chǎn)生時就要處于有效的控制管理狀態(tài)，打破了文件與檔案管理的明顯界限，實現(xiàn)文件、檔案的全過程、系統(tǒng)控制管理，保證文件和檔案之間的連續(xù)性。同時由于信息是內(nèi)部控制的重要因素之一，各部門的歸檔積極性也有所提高，由被動歸檔逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃託w檔。總之，企業(yè)檔案管理與內(nèi)部控制工作之間是一種良好的促進和循環(huán)關(guān)系。做好企業(yè)檔案管理工作就能夠促進企業(yè)內(nèi)控能力的提高，而企業(yè)的內(nèi)控機制又反過來完善企業(yè)檔案管理工作。
三、企業(yè)內(nèi)部控制過程中檔案管理的強化措施
企業(yè)內(nèi)部控制是一個依賴信息反饋的過程，檔案作為信息的匯集中心，在控制過程中占有非常重要的地位。因此，從內(nèi)部控制的角度出發(fā)，應(yīng)該對檔案管理采取相應(yīng)的強化措施，從而為企業(yè)內(nèi)部控制提供信息保障，促進內(nèi)部控制工作的有效運行。
1.加強與檔案管理相關(guān)的企業(yè)法律法規(guī)建設(shè)
我國有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和企業(yè)檔案管理規(guī)定為現(xiàn)代企業(yè)檔案管理提供了依據(jù)和標準，而《基本規(guī)范》為企業(yè)內(nèi)部控制的合理性開展提供了指導和方法。通過分析檔案管理法律法規(guī)和內(nèi)部控制基本規(guī)范可以發(fā)現(xiàn)，兩者具備相關(guān)性，企業(yè)內(nèi)部控制的實現(xiàn)需要檔案管理的支持，然而《基本規(guī)范》中雖多處提到了“資料”“信息”“記錄”等，說明檔案管理的重要性，但在具體文字中卻仍未明確指出。同時在我國已頒布的涉及企業(yè)的法律中，也都沒有對檔案工作的明確規(guī)定。但是隨著企業(yè)內(nèi)部控制的發(fā)展，我國社會檔案意識也在不斷提高。近兩年中央有關(guān)部委制定的針對上市公司內(nèi)部控制的規(guī)章中，逐漸對檔案管理提出相關(guān)要求。在全國政協(xié)十一次會議上，曾任國家檔案局局長的毛福民委員提交了“關(guān)于在國家涉及企業(yè)的法律法規(guī)中對檔案管理作出明確規(guī)定”的提案，建議有關(guān)部門在制定、修改有關(guān)企業(yè)法律法規(guī)時，具體明確企業(yè)必須建立業(yè)務(wù)檔案和財務(wù)檔案，設(shè)立合理的保管期限，建立企業(yè)檔案工作制度，保持檔案原始性和完整性等企業(yè)檔案管理內(nèi)容。明確企業(yè)檔案的重要性，加強與檔案管理相關(guān)的企業(yè)法律法規(guī)建設(shè)，這既是內(nèi)部控制與檔案管理的相互影響與促進，也是從國家層面出發(fā)，建設(shè)企業(yè)內(nèi)控與檔案管理長效合作機制的必然措施。
2.加強企業(yè)內(nèi)部檔案制度建設(shè)，完善檔案管理體系
企業(yè)檔案管理體系是由多種要素構(gòu)成的工作系統(tǒng)，一般包括檔案管理體制、檔案工作制度、檔案信息管理系統(tǒng)、主要業(yè)務(wù)內(nèi)容、主要工作流程以及檔案人員和檔案管理設(shè)備設(shè)施等要素。其中檔案工作制度是企業(yè)關(guān)于檔案工作的一組集成配套的管理辦法、業(yè)務(wù)標準、操作細則，它是開展檔案管理的行動指南和業(yè)務(wù)尺度，是運行和控制檔案管理的標準和依據(jù)?！镀髽I(yè)檔案工作規(guī)范》(DA/T42-2009)中將檔案工作制度的內(nèi)容作為一個制度體系予以重點列出，并指出其構(gòu)成內(nèi)容包含“檔案工作規(guī)章”、“檔案管理制度”、“檔案業(yè)務(wù)規(guī)范”三項內(nèi)容，說明企業(yè)檔案制度的重要性。目前，我國大多數(shù)企業(yè)的檔案制度相對完善，但隨著時間的推移以及內(nèi)部控制工作的發(fā)展需求，檔案工作制度也要不斷修訂，從文件的產(chǎn)生、傳遞到歸檔，都要有明確的管理細則，權(quán)責分明，確保檔案的真實、完整，保證檔案工作的高效、規(guī)范。同時，還要建立有效的檢查措施，定期對制度的執(zhí)行情況進行檢查，在實踐中自始至終對制度加以落實，從而滿足企業(yè)內(nèi)部控制度對檔案管理的要求。
3.轉(zhuǎn)變檔案管理模式，實現(xiàn)工作流程重組
企業(yè)檔案是企業(yè)各項職能活動的產(chǎn)物，是隨著企業(yè)各項職能活動的開展而產(chǎn)生的。對企業(yè)內(nèi)任何一個部門而言，它所產(chǎn)生的檔案是其各項行為活動的原始記錄，是其職能作用和工作績效的有力憑證，而內(nèi)部控制正是針對企業(yè)各項活動開展的風險評價和審計監(jiān)督。因此，各項活動中所產(chǎn)生的檔案是否完整系統(tǒng)，檔案管理是否科學有序，將直接影響到內(nèi)部控制工作的有效性。在傳統(tǒng)管理環(huán)境下，企業(yè)檔案管理和文件管理以“歸檔”工作為接口銜接，檔案部門缺乏對歸檔前文件的有效控制，這也正是在內(nèi)部控制過程中檔案管理所需要解決的主要問題。要實現(xiàn)企業(yè)檔案的有效管理，就應(yīng)當增強企業(yè)檔案管理的靈活性、多樣性，將企業(yè)檔案管理的范圍擴展到企業(yè)文件材料形成之時，對檔案工作流程重組，構(gòu)建正確的檔案管理模式，如文檔一體化或企業(yè)信息一體化管理。即打破對現(xiàn)有文件管理的思維定勢，從文書管理和檔案管理的全局出發(fā)，實現(xiàn)從文件生成、辦理到檔案歸檔的全過程管理，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理前端控制管理的模式。這種模式要求檔案管理要與企業(yè)職能活動同步進行，控制監(jiān)督歸檔前的文件管理活動，實現(xiàn)對文件到檔案的全過程控制，做好歸檔工作；同時還要重視對歸檔范圍和分類體系的重新審視，并與業(yè)務(wù)部門配合，做好企業(yè)重要活動檔案的跟蹤工作，及時收集易散落的文檔，真正使企業(yè)內(nèi)控在良好的檔案信息記錄習慣和充足的檔案資源基礎(chǔ)上實現(xiàn)。
4.提高人員參與意識，加強團隊合作
檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制過程中的地位非常重要，而一個企業(yè)的檔案意識則直接影響到檔案管理水平的高低。因此，要實現(xiàn)檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制過程中的積極意義，必須從整體上提高企業(yè)的檔案意識。首先，對于企業(yè)管理層而言，要充分認識到檔案在企業(yè)內(nèi)部控制中所起的關(guān)鍵性作用。由于企業(yè)檔案的形成、產(chǎn)生和最終歸宿均在企業(yè)內(nèi)部，對外無明顯產(chǎn)品特性，所以往往容易被管理者忽視。但是隨著企業(yè)內(nèi)控的發(fā)展，檔案在其過程中的參考和憑證作用越來越顯著，檔案管理在企業(yè)活動中的重要性也日益凸顯，管理層的重視將更有利于檔案工作的有序開展。其次，對于檔案管理人員而言，其對檔案現(xiàn)象的認知水平，是決定企業(yè)檔案管理水平的重要因素。因此要加強檔案管理人員對檔案工作內(nèi)容和檔案工作相關(guān)領(lǐng)域內(nèi)容的認識，提升檔案管理思想，學習現(xiàn)代企業(yè)制度和相關(guān)檔案管理知識，理解其職能在內(nèi)部控制過程中的作用，從而在日常的檔案管理工作中完成好其分內(nèi)職責，并促使檔案工作促進并支持企業(yè)內(nèi)部控制的有效進行。最后，對于其他業(yè)務(wù)部門的工作人員而言，也要具備檔案意識，而這主要依靠檔案人員向企業(yè)員工進行宣講來實現(xiàn)。要使業(yè)務(wù)部門的工作人員認識到檔案是其各項行為活動的原始記錄，檔案管理與其職能活動的開展以及內(nèi)部控制工作的進行都是緊密相關(guān)的。提高業(yè)務(wù)部門工作人員的檔案意識，有助于推進檔案管理與企業(yè)職能活動的同步運行，實現(xiàn)文檔一體化或企業(yè)信息一體化管理，從而促進檔案管理各個環(huán)節(jié)在企業(yè)內(nèi)控體系中順利開展。
四、結(jié)語
關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案登記；著錄；檔案借閱與歸還
中圖分類號：TP393
文獻標識碼：A
文章編號：1009-3044（2017）10-0064-02
1.概述
文書是目前辦公室中一個非常重要的工作崗位，在機關(guān)單位的業(yè)務(wù)辦公過程中起到了非常重要的作用。隨著機關(guān)單位工作的開展，文書工作的職責也隨之變大，對于文檔的管理、查詢利用以及文檔銷毀等文書檔案管理工作也成為文書工作的一部分。尤其是近些年，政府機關(guān)的各種文書類型越來越多，版本的文書數(shù)量也越來越大，傳統(tǒng)的文書工作手工作業(yè)以及紙質(zhì)檔案的辦公管理很難適應(yīng)新時代的需求，很難滿足當前社會快速發(fā)展下人們對各種文書檔案的管理要求，亟需一種快速的、科學的、方便的、自動的文書檔案管理辦法來推動并加快文書工作?，F(xiàn)代科學技術(shù)的快速發(fā)展，計算機已經(jīng)在社會的各個領(lǐng)域、各個行業(yè)中廣泛應(yīng)用，通過計算機科學技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來加快文書工作與文書檔案管理工作的信息化進程，設(shè)計并開發(fā)專門的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)來加快各個企事業(yè)單位的辦公質(zhì)量與效率，最終實現(xiàn)企事業(yè)單位的辦公的文書檔案管理自動化，這對于推動我國企事業(yè)單位辦公效率來說具有非常重要的現(xiàn)實意義。
2.文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)開發(fā)的作用
就目前我國辦公室中大部分的文書工作以及文書檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，開展科學系統(tǒng)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)，從辦公室文書檔案管理制度、工作銜接、工作管理等方面起到非常重要的作用。
第一，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)彌補了傳統(tǒng)文書檔案管理制度上的缺失。在很多辦公室中，文書檔案的管理工作歸屬于行政辦公室的范圍，所以在日常的文書檔案管理中嘗嘗出現(xiàn)檔案歸檔不及時、檔案管理標準低下等情況，這些現(xiàn)象的發(fā)生會導致文書檔案管理工作上的制度混亂，而且制度的不完善也會造成各部門對事故發(fā)生后的相互推諉而使得文書檔案管理更加雜亂無章。通過開發(fā)專門的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)，可以很好地通過技術(shù)來實現(xiàn)嚴格的業(yè)務(wù)流程，從而要求文書管理人員按照界面的操作來一步步實現(xiàn)文書檔案的管理，突破傳統(tǒng)人為工作方式下形成的文書檔案管理障礙。
第二，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)解決了文書職位與檔案管理上的工作銜接問題。在日常的文書檔案管理中，很多企事業(yè)單位是將文書與檔案進行了分離，雖然實施了一部分的管理辦法來提升文書檔案的正確性、科學性與實效性，但是由于對文書職位的重視不夠，在人員配置方面往往是一個人多職或他人兼職，工作上的銜接問題非常明顯，導致了當前文書檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性和銜接性，文書與檔案管理之間形成了很大的差異性，而且在檔案管理中，文書并沒有讓檔案發(fā)揮其應(yīng)用的作用。文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的實現(xiàn)將系統(tǒng)角色與文書檔案緊密聯(lián)系在一起，只有真正的文書角色，才能對檔案進行嚴格管理，實現(xiàn)了二者之間的銜接性，突破了由于各種管理不當造成的工作差距，真正體現(xiàn)了文書對檔案管理的作用。
第三，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)通過科學的管理辦法彌補了傳統(tǒng)文書檔案管理中缺乏專業(yè)管理人才的缺陷。由于傳統(tǒng)的文書工作中，對檔案管理缺乏專業(yè)意識，所以并沒有設(shè)定專門的管理崗位來實施對文書檔案的管理，對于一般性的文書檔案的管理辦法也很隨意，歸檔工作也效率低下。文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的實現(xiàn)以嚴格的業(yè)務(wù)流程為導向，專業(yè)的數(shù)據(jù)算法為基礎(chǔ)來實現(xiàn)對文書檔案專業(yè)的管理辦法，從而彌補了普通系統(tǒng)用戶在文書檔案管理工作中專業(yè)技術(shù)上的不足，提升了辦公室文書檔案的管理、歸檔等工作質(zhì)量，保障文書檔案管理工作的順利開展。
3.文書工作與文書檔案管理工作需求分析與功能設(shè)計
文書工作與文書檔案管理工作內(nèi)容主要是圍繞著辦公檔案來開展，而實現(xiàn)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)則是要充分了解文書檔案管理工作內(nèi)容，而后分析其在信息化轉(zhuǎn)變過程中需要實現(xiàn)的功能點，進而開發(fā)出對應(yīng)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)企事業(yè)單位的文書檔案管理工作。
首先，文書檔案管理工作的核心是針對檔案的管理，在企事業(yè)單位的辦公室中，會與其他很多部門進行溝通，而文件檔案則是較為正式的一種，文書檔案管理工作首先要接收到相應(yīng)的文件之后，將其進行歸檔，而后進行文件著錄、案卷著錄進行統(tǒng)一的歸納與管理，方便后期的查詢、借閱等的操作。在對文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的實現(xiàn)中，首先要實現(xiàn)的是文書檔案的電子化轉(zhuǎn)變。在傳統(tǒng)的工作模式中，常見的檔案大都以紙質(zhì)的形式進行下發(fā)與傳輸，所以要實現(xiàn)紙質(zhì)文檔的電子化轉(zhuǎn)變，通過添加掃描錄入接口來將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字化數(shù)據(jù)來進行操作。當然，為了改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的工作模式，在實現(xiàn)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)中添加登記入口，來實現(xiàn)對檔案的等級工作。同時，在系統(tǒng)中需要添加針對檔案的內(nèi)容修正變更功能，來允許文書人員對檔案內(nèi)容進行修改和更正。
其次，文書檔案管理工作會將歸檔的檔案借閱給其他人員，會是要對檔案進行歸還，所以在實現(xiàn)的文書工作與文書檔案管理系y要實現(xiàn)檔案的查詢、借閱以及歸還的功能，從而提升文書檔案的管理工作。
基于上述考慮，在設(shè)計文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)時需要完成企事業(yè)單位辦公室文書檔案管理的基本工作，同時要本著提升管理效率的原則來實現(xiàn)各種功能優(yōu)化傳統(tǒng)的文書檔案管理流程。如圖1所示，為設(shè)計的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)框架圖。
如圖1所示，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)包括文書檔案管理、文書檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統(tǒng)設(shè)定等四個最為基本的功能。
3.1文書檔案管理模塊
文書檔案管理模塊是實現(xiàn)最基本的文書檔案管理功能，通過設(shè)計和實現(xiàn)以下功能點來實現(xiàn)文書檔案管理工作。
1）檔案登記：系統(tǒng)實現(xiàn)檔案電子化、信息化、數(shù)字化的關(guān)鍵，在對發(fā)文登記、收文登記和登記進行合成，從而生成了最為基本的電子化檔案，為后續(xù)的其他檔案管理的業(yè)務(wù)提供最為基本的數(shù)據(jù)。
2）檔案掃描錄人：該功能主要是對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進行快速電子化轉(zhuǎn)變的功能，通過高速掃描儀等設(shè)備將紙質(zhì)文檔掃描成固定格式的數(shù)字化文件，而后通過第三方穩(wěn)定軟件將其轉(zhuǎn)化成可編輯、修改的文件進行存儲與管理，方便后期的業(yè)務(wù)的使用與處理。
3）文件著錄主要是最初的檔案文件進行著錄處理，制作成相應(yīng)的目錄、報表等方便后期文書檔案工作的開展。
4）案卷著錄：主要是文書檔案的歸類，通過創(chuàng)建案卷來將文書檔案進行統(tǒng)一分類，而后將相應(yīng)的文書檔案歸屬到同一類別中的案卷中，從而形成文檔的分類與統(tǒng)一管理。
5）文件歸檔：主要實現(xiàn)是文書檔案的文件級著錄檔案創(chuàng)建，從而實現(xiàn)錄入的檔案的歸檔操作。
6）檔案變更：主要是對文書檔案內(nèi)容或案卷內(nèi)容的修改與更正，根據(jù)實際的業(yè)務(wù)需要將其進行變更操作，從而更加滿足企事業(yè)單位的文書工作需求。
7）年鑒銷毀：針對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案銷毀進行數(shù)據(jù)備份的功能，針對檔期的紙質(zhì)檔案按照業(yè)務(wù)規(guī)定要進行銷毀，通過年鑒銷毀的功能可以將其進行備份，并添加上已銷毀的標記，以備不時之需。
3.2文書檔案借閱與歸還
文書檔案借閱與歸還功能主要是實現(xiàn)其他人員對文書檔案的查詢、預(yù)訂、借閱、歸還的管理操作。
1）網(wǎng)上查詢：為了實現(xiàn)文書檔案管理信息化轉(zhuǎn)變，在文書檔案進行歸檔與著錄之后，其他工作人員就可以對當前所有的文書檔案進行查詢，通過全部查詢的功能或者輸入某些條件來將自己需要的文書檔案查詢出來，根據(jù)其狀態(tài)進行預(yù)訂或延遲操作。
2）網(wǎng)上預(yù)訂：主要是對文書檔案預(yù)訂操作，當查詢到對應(yīng)的檔案未被預(yù)訂或借出，就可以在網(wǎng)上進行預(yù)訂。
3）檔案借閱與歸還：主要是對文書檔案的借閱狀態(tài)進行操作，文書人員可以根據(jù)實際的工作內(nèi)容將文書檔案的狀態(tài)進行變更，從而在文書檔案被借閱或歸還之后快速標記其借閱狀態(tài)。
在此，對文書檔案的借閱狀態(tài)進行設(shè)計，主要分為未預(yù)訂、已預(yù)訂、已借出、未歸還、已歸還，通過幾種狀態(tài)的變更來實現(xiàn)對文書檔案的查詢、預(yù)訂、借閱與歸還的操作。
3.3綜合查詢
綜合查詢功能主要是方便文書管理人員對其進行查詢，如檔案的狀態(tài)匯總查詢，根據(jù)相應(yīng)條件對文書、案卷、各種借閱與歸還信息進行統(tǒng)一查詢，從而方便文書人員的文書檔案管理工作的開展，提升其工作效率。同時增加了各種檔案統(tǒng)計表格，以圖表的形式形象化地展示其當前的基本狀態(tài)，極大地方便文書檔案管理工作的開展。
3.4系統(tǒng)設(shè)定
系統(tǒng)設(shè)定主要是對借閱人的管理以及文檔案基本狀態(tài)的設(shè)定。
【關(guān)鍵詞】 財務(wù)共享模式； 會計檔案管理； 路徑
財政部的一項研究(2006)勾勒出財務(wù)組織的未來：工作重心開始轉(zhuǎn)向以股東價值創(chuàng)造為基礎(chǔ)參與公司戰(zhàn)略，財務(wù)變革呈現(xiàn)出以決策支持為導向、面向經(jīng)營提供服務(wù)、優(yōu)化財務(wù)組織降低成本等趨勢，并最終構(gòu)筑出一套高效精簡的企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)。財務(wù)共享模式的建立正是這些變化中的重要一環(huán)。
企業(yè)建立財務(wù)共享模式必然導致企業(yè)財務(wù)體系、企業(yè)會計檔案管理環(huán)境發(fā)生變化，引導企業(yè)會計基礎(chǔ)工作、特別是企業(yè)會計檔案管理工作進行變革。
一、會計檔案管理環(huán)境：基于財務(wù)共享模式下的變化分析
一般認為，財務(wù)共享是成立專門內(nèi)部機構(gòu)（即財務(wù)共享服務(wù)機構(gòu)，F(xiàn)inancial Shared Service Center，以下簡稱 “FSSC”），在企業(yè)內(nèi)部提供標準化、高效率的財務(wù)服務(wù)――基于企業(yè)集中處理規(guī)?；灰椎某杀拘?yīng)。吳一平（2009）進一步認為，除了提供基于規(guī)模成本效應(yīng)的事務(wù)性處理功能為主的服務(wù)外，財務(wù)共享所提供的服務(wù)內(nèi)容還應(yīng)包括以提高價值為主的專業(yè)建議，如稅務(wù)、資金管理等。財務(wù)共享模式的運用具有廣泛意義，其最基本的作用在于降低成本；除此以外，還可以使企業(yè)集團優(yōu)化資源配置、提高系統(tǒng)效率、提高客戶滿意度并強化核心能力等（張瑞君、陳虎、胡耀光、常艷，2008）。
2005年，由于急劇擴張帶來的管理壓力，國內(nèi)大企業(yè)集團中興通信等開始推行財務(wù)共享模式，財務(wù)共享服務(wù)理念開始風行。財務(wù)共享模式在企業(yè)財務(wù)組織中的推行，為會計基礎(chǔ)工作，特別是會計檔案管理――環(huán)境帶來重要變化。
1.從會計檔案的管理體系上看，財務(wù)共享模式的建立往往導致財務(wù)管理體制重心從原來依賴經(jīng)營實體的屬地化財務(wù)管理體系變遷到依賴FSSC構(gòu)筑的標準化管理體系，在新體系尚不完善的情況下，推行財務(wù)共享模式可能會對傳統(tǒng)的屬地化財務(wù)管理體系、特別是屬地化會計檔案管理體系形成沖擊。
2.國內(nèi)大部分FSSC建立的財務(wù)共享模式大多借鑒西方模式，即依賴建設(shè)影像系統(tǒng)遠程提供的影像資料（電子會計檔案）進行操作，紙質(zhì)會計檔案在形成影像資料后受重視程度降低，其收集、整理、保管方式及時間安排，以及與FSSC生成的記賬憑證是否匹配裝訂等問題既受國內(nèi)相關(guān)法規(guī)管理，也受企業(yè)建立共享模式后的成本預(yù)算約束。財務(wù)共享模式下的會計檔案管理在完整性、合規(guī)性方面受到考驗。
3.從會計檔案形成過程上看，會計檔案形成鏈條正在加長。推行財務(wù)共享模式的大企業(yè)集團財務(wù)管理模式從橫向的屬地化財務(wù)管理體系過渡到縱向的FSSC標準化流程管理體系，會計檔案的形成從單純在屬地變成從屬地一直延伸到FSSC，過程長、環(huán)節(jié)多、鏈條長，其間介入多種崗位角色如收集、影像化、審核、傳遞、稽核、歸檔、整理、成檔等崗位增多，而各崗位和職責可能分別隸屬于FSSC或?qū)俚刂黧w，存在交叉現(xiàn)象，使原來基于屬地主體的管理責任開始模糊，甚至隨著財務(wù)變革和共享模式建立過程出現(xiàn)缺失。屬地化管理可以輕易發(fā)現(xiàn)剔除的風險問題往往到會計檔案歸檔或歸檔環(huán)節(jié)后才發(fā)現(xiàn)，甚或一直無法發(fā)現(xiàn)。
4.會計基礎(chǔ)工作、會計檔案質(zhì)量控制和責任主體發(fā)生變化，F(xiàn)SSC作為會計檔案質(zhì)量控制的最終主體參與到會計檔案形成過程中，并對會計檔案質(zhì)量承擔整體責任，會計檔案質(zhì)量控制已經(jīng)成為FSSC加強內(nèi)部控制并滿足外部監(jiān)管要求的重要環(huán)節(jié)。
5.除紙質(zhì)媒介外，會計檔案的形成、保管、調(diào)閱環(huán)節(jié)還出現(xiàn)了電子媒介會計檔案。生成電子會計檔案可以為會計檔案信息存儲、利用等方面創(chuàng)造條件，但也產(chǎn)生了諸如新內(nèi)控防范點設(shè)置、會計檔案完全數(shù)據(jù)化（影像化）難度、電子文檔存儲利用合法合規(guī)性、大量自動或半自動生成的過多集成、系統(tǒng)、清賬憑證等新問題。
二、環(huán)境變遷條件下會計檔案管理工作的特點與內(nèi)涵
（一）會計檔案管理環(huán)境發(fā)生的變遷，導致財務(wù)共享模式下的會計檔案管理工作呈現(xiàn)以下特點
1.從工作地點上看，由于財務(wù)共享模式建立是變橫向的屬地財務(wù)管理體系為縱向的FSSC標準化流程管理體系，為符合《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》的會計檔案裝訂、完整性等要求，并滿足企業(yè)基于共享模式下紙質(zhì)和電子會計檔案并行情況的內(nèi)控要求，紙質(zhì)和電子會計檔案會從屬地流向FSSC所在地，完成其空間轉(zhuǎn)移過程，無論其轉(zhuǎn)移發(fā)生時間是會計檔案發(fā)生當期還是以后各期。
2.從工作范圍上看，財務(wù)共享模式下的會計檔案從屬地流向FSSC所在地的過程還伴隨發(fā)生會計檔案收集整理、數(shù)據(jù)化（影像化，掃描）、流轉(zhuǎn)過程管理、質(zhì)量管理、風險控制、成檔等多項工作。會計檔案管理的工作范圍與從前局限在成檔后的紙質(zhì)會計檔案管理相比，又向前延伸到會計檔案成檔前的多個環(huán)節(jié)；從以前僅僅局限于某屬地，進一步延伸到FSSC提供財務(wù)共享服務(wù)的全范圍。
3.從工作內(nèi)容上看，財務(wù)共享模式下的會計檔案管理不僅僅是事后收集整理，以及由此延伸出來的標準制訂和執(zhí)行監(jiān)督工作，還包括組織、協(xié)調(diào)會計檔案流轉(zhuǎn)各個環(huán)節(jié)對會計檔案中可能體現(xiàn)、包含的各種風險進行甄別、處理、控制，包括會計檔案信息的整合及多角度、全方位、長距離的充分、有效利用，包括會計檔案存儲保管模式、標準的研制與革新。
4.從政策條件配合上看，財務(wù)共享模式下的會計檔案管理對管理觀念、歸檔手段、存儲方式等的改革要求與現(xiàn)行相對滯后的法律法規(guī)要求存在一定差距，仍需要一定時期的磨合；政策方面對財務(wù)共享模式下的會計檔案管理工作的內(nèi)涵、方式、范圍、觀念、要求等方面缺乏認識，短期內(nèi)難以突破和創(chuàng)新。
5.會計檔案介質(zhì)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介為主轉(zhuǎn)向紙質(zhì)和電子媒介并重，從屬地化紙質(zhì)會計檔案流轉(zhuǎn)走向紙質(zhì)和電子會計檔案流轉(zhuǎn)并行且日趨分離。由于財務(wù)共享模式下工作的流程化、標準化，日趨分離的會計檔案并行流轉(zhuǎn)流程實際上成為會計稽核體系和會計檔案管理工作重構(gòu)的客觀條件。
（二）財務(wù)共字模式下，會計欄案管理工作的內(nèi)涵
根據(jù)對財務(wù)共享模式下會計檔案管理環(huán)境變遷的認識，以及會計檔案管理工作的特點，筆者認為會計檔案管理工作的內(nèi)涵已經(jīng)發(fā)生了實質(zhì)變化。財務(wù)共享環(huán)境下的會計基礎(chǔ)工作應(yīng)該跳出傳統(tǒng)會計檔案管理觀念，從會計檔案的縱向流程和成檔鏈條上的多環(huán)節(jié)、多崗位角度考慮，從風險控制、質(zhì)量保證和會計檔案基礎(chǔ)服務(wù)三方面重新確定會計檔案管理工作的內(nèi)涵。
1.財務(wù)共享模式下，原來屬地財務(wù)管理體系下的會計稽核責任被取消并由FSSC取而代之，F(xiàn)SSC核算會計依賴影像系統(tǒng)會計資料進行局部會計稽核，進入FSSC的各種紙質(zhì)會計檔案的真實性，其與相關(guān)影像資料是否保持一致，是否遵循統(tǒng)一的法律法規(guī)或內(nèi)部規(guī)定，對原來不相一致的業(yè)務(wù)處理和會計檔案標準重新標準化等問題成為財務(wù)共享模式下需要面對的新的內(nèi)控防范點，不加以防范可能會影響核算整體質(zhì)量并造成支付風險。
因此，風險控制成為財務(wù)共享模式下會計檔案管理工作內(nèi)涵的第一項，主要解決隨會計檔案流轉(zhuǎn)進入FSSC的外部風險。
2.財務(wù)共享模式是基于流程化、標準化的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)規(guī)模化處理，以求節(jié)約成本。大量存在均衡性、標準化差異的會計檔案進入FSSC進行處理，其處理結(jié)果和質(zhì)量是否能保持基本一致、并且在對外輸出時不影響核算質(zhì)量及內(nèi)控監(jiān)管成為需要考慮的重要問題。質(zhì)量保證就是希望通過標準化、專業(yè)化手段控制在FSSC內(nèi)部流轉(zhuǎn)的會計檔案的加工處理質(zhì)量，防止處理偏差，防范自身操作失誤可能帶來的風險，最終保證財務(wù)共享整體服務(wù)質(zhì)量。
因此，質(zhì)量保證是財務(wù)共享模式下會計檔案管理工作內(nèi)涵的第二項，主要解決FSSC內(nèi)部會計檔案處理質(zhì)量瑕疵、失誤或不一致性的風險。值得一提的是，財務(wù)共享模式下出現(xiàn)的紙質(zhì)和電子會計檔案并存情形，使保證雙方品質(zhì)和一致性并得到政府行業(yè)管理部門認可成為日后推廣以電子會計檔案調(diào)閱為主、紙質(zhì)會計檔案調(diào)閱為補充的檔案使用模式的基礎(chǔ)。
3.剔除和控制會計檔案外部風險和內(nèi)部質(zhì)量問題后需要考慮的是集中化管理會計檔案服務(wù)質(zhì)量和感知如何提升、延伸和革新會計檔案基礎(chǔ)和規(guī)范管理等問題，具體包括紙質(zhì)和電子會計檔案存儲、備份、日常保管、調(diào)閱及遠程調(diào)用、整合利用，以及原有存儲模式革新和低碳化問題等。
會計檔案基礎(chǔ)服務(wù)屬于傳統(tǒng)會計檔案管理工作范圍，但結(jié)合會計檔案管理工作電子化、低碳化、遠程調(diào)閱和決策支撐等行業(yè)變化新趨勢，這項工作被賦予新的內(nèi)涵。
究其實質(zhì)，財務(wù)共享模式下的會計檔案管理工作其實就是財務(wù)共享實施過程中各類會計檔案信息的標準化、數(shù)字化及檔案信息綜合利用，是基于會計檔案生成、流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)形成的會計稽核和內(nèi)控系統(tǒng)。
三、未來之路：基于共享模式的判斷
20世紀80年代，西方經(jīng)濟發(fā)展緩慢，為追求成本節(jié)約，福特汽車在歐洲設(shè)立第一個財務(wù)共享服務(wù)中心。從那時起，財務(wù)共享模式成為全球絕大多數(shù)跨國公司、500強企業(yè)節(jié)約成本的重要工具，經(jīng)濟全球化及網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟推動了這一趨勢不斷增強。
中國企業(yè)推行財務(wù)共享模式對節(jié)約企業(yè)成本、增強企業(yè)集團財務(wù)管控力度等方面也有很大好處，但由于傳統(tǒng)管理理念以及特殊的發(fā)票管理體制等原因，中國企業(yè)推行財務(wù)共享模式的同時也面對國家對會計基礎(chǔ)工作、特別是會計檔案工作更加嚴格的管理，構(gòu)成了中國推行財務(wù)共享模式不可避免的成本。
既然不可避免，就要努力轉(zhuǎn)化?？赡苈窂接校?/p>
（一）擴大處理規(guī)模
在財務(wù)共享的基本模式下，進一步整合與會計檔案各環(huán)節(jié)相關(guān)聯(lián)的會計基礎(chǔ)工作，在綜合平衡寄送、存儲、溝通的成本基礎(chǔ)上，建設(shè)統(tǒng)一的會計檔案標準化、數(shù)字化處理平臺，通過規(guī)模效應(yīng)平衡與會計檔案處理工作相關(guān)的會計基礎(chǔ)工作成本；而在規(guī)?；A(chǔ)上的標準化形成國家及行業(yè)標準后，大型企業(yè)FSSC會計檔案基礎(chǔ)處理能力甚至可以考慮對外承接更多會計檔案標準化、數(shù)據(jù)化處理工作，加快回收建設(shè)FSSC所投入的成本。
（二）增加處理事項
在財務(wù)共享的基本流程上，綜合利用會計檔案的生成、流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)增加提取或處理審計、風險控制、其它業(yè)務(wù)管理等部門所需要的基礎(chǔ)信息或事項并進行初步加工，作為上述部門日常管理和發(fā)現(xiàn)問題的數(shù)據(jù)來源，減少上述部門日?；A(chǔ)檢查工作成本及頻繁調(diào)用會計檔案導致的成本。比如在檔案形成后進行檔案稽核，不僅可以檢查以前環(huán)節(jié)會計基礎(chǔ)工作質(zhì)量和存在的問題，還可以通過統(tǒng)計手段和標準化方式提取、記錄、整理會計檔案中體現(xiàn)的、不同業(yè)務(wù)處理可能存在的問題、瑕疵或征兆，尋找業(yè)務(wù)風險點，并定期出具檢查結(jié)果報告提供給相關(guān)職能部門進行共享。
在中國特定國情下推行的財務(wù)共享模式，企業(yè)會計檔案管理工作從原來橫向、屬地化處理特征轉(zhuǎn)化為縱向、流程化處理特征，并與縱向處理流程各環(huán)節(jié)進一步融合。無論從形式還是內(nèi)涵上看，會計檔案管理工作都已發(fā)生變化，需要以新的眼光審視和積極把握。在財務(wù)共享模式剛剛起步的今天，最需要的就是盡快探索并推出基于新環(huán)境、新內(nèi)涵的會計檔案基礎(chǔ)工作行業(yè)標準。
【參考文獻】
［1］ 上海國家會計學院.成為勝任的CFO
――中國CFO能力框架研究報告[M].經(jīng)濟科學出版社，2006.
關(guān)鍵詞：社保檔案；管理；創(chuàng)新
社會保險檔案管理工作是社會保險事業(yè)的重要組成部分和基礎(chǔ)。在推進和諧社會建設(shè)和社會保險事業(yè)加快發(fā)展的新形勢下，檔案管理工作也面臨一些突出矛盾、困難和問題，直接影響這項工作的有效推進，不能發(fā)揮社會保險檔案及其管理部門的服務(wù)作用，不利于社會保險事業(yè)的發(fā)展和人民群眾基本權(quán)益的保障，應(yīng)深入研究，推進工作創(chuàng)新，盡快解決問題。
1社保檔案管理存在的主要問題
應(yīng)依法實施社會保險檔案的管理，依法管好用好社保檔案，讓社會保險檔案發(fā)揮積極作用，為人民提供更好的社會檔案服務(wù)。但當前社保檔案管理還存在著一些問題［1］。
1.1依法管理社保檔案意識不強
一些單位缺乏依法管理社保檔案意識，存在造假現(xiàn)象，嚴重違法違紀，加重了社會保險檔案管理的不規(guī)范，影響社會保險事業(yè)的發(fā)展。辦理退休時，有很多人想蒙混過關(guān)，用假檔案或假材料辦理退休，給社保檔案的管理帶來了很多問題。社保檔案管理法治意識薄弱，導致檔案管理工作惡性循環(huán)，不利于維護相關(guān)法律的嚴肅性，不利于構(gòu)建法治社會［2］。
1.2社保檔案管理體制不順
社保涉及的范圍廣，流程復雜，包括社會保險、社會福利、社會救助等，從程序方面包括申報、審查、繳納費用、保費發(fā)放以及權(quán)益維護等，這些不同的內(nèi)容和程序，構(gòu)成了大量的檔案管理工作。不同社保檔案由于歸屬不同、體制不順，在管理過程中會遇到很大的問題。雖然我們引進了先進的電子檔案管理系統(tǒng)，但是由于社保檔案管理方面的電子軟件開發(fā)不成熟，實際工作中存在電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理兩種形式，導致電子檔案管理不能得到充分的利用。在電子檔案管理過程中，由于信息網(wǎng)絡(luò)的開放性特點，可能會出現(xiàn)泄密、更改信息等不良現(xiàn)象。
1.3一些社保檔案管理人員不適應(yīng)工作需要
雖然我國頒布了相關(guān)的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)規(guī)范，在很大程度上對社保檔案管理進行了規(guī)范，但是對于檔案管理的具體工作流程，沒有統(tǒng)一的規(guī)范，社保檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)整體上不高，只會對社保檔案進行基本的收納，并不能做好必要的管理［3］。尤其是引入電子檔案管理，很多檔案管理人員缺乏計算機管理技能，不適應(yīng)工作需要。一些社保檔案管理人員基本素質(zhì)低，法律意識淡薄，在工作中出現(xiàn)社保檔案分類不明、劃分保管期限不當?shù)葐栴}，個別人員甚至受金錢等誘惑，進行檔案造假。
2社保檔案的價值和作用
2.1是維護參保人員權(quán)益的基本依據(jù)
社會保險檔案是參保人員維系自身利益的法律憑據(jù)。當自身的利益受到損害時，憑借社會保險檔案可以維護自身利益，也是決定參保對象能否有資格享受社會各種補助等權(quán)益的憑據(jù)。社保檔案管理部門應(yīng)創(chuàng)新服務(wù)方式，管好用好社保檔案，為社保業(yè)務(wù)和社保對象提供更好的服務(wù)，充分發(fā)揮社保檔案和社保檔案管理部門的重要職能作用。
2.2有助于維護社會和諧穩(wěn)定
社會保險檔案的管理有利于社會的穩(wěn)定和諧，社會保險檔案是整個民生檔案的關(guān)鍵組成部分［4］。社會保障體系建設(shè)是現(xiàn)階段構(gòu)建社會主義和諧社會的重要內(nèi)容，管好社保檔案，可以有效推動社保事業(yè)的穩(wěn)定健康發(fā)展，促進民生問題的解決。如果在管理過程中出現(xiàn)了差錯，嚴重的會危害到參保群體的基本利益，引起社會波動。對社保檔案進行有效管理，可以讓參保人得到必要的保障，促進社會穩(wěn)定。
3社保檔案管理的創(chuàng)新途徑
3.1大力宣傳社保檔案作用
要在廣大干部群眾中組織多種多樣的檔案法律法規(guī)宣傳教育活動，大力宣傳檔案管理工作的重要性以及檔案利用的價值，提高全社會對社保檔案管理重要性的了解和認識。在宣傳過程中應(yīng)對管理人員和公眾進行《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)進的宣傳，例如社保電子檔案可以作為證據(jù)在刑事訴訟中發(fā)揮作用，為人民提供相關(guān)的保障［5］。《檔案法》規(guī)定，一切國家機關(guān)、武裝力量、政黨、社會團體、社會事業(yè)單位和公民都有保護檔案的義務(wù)，各單位都應(yīng)將檔案工作納入重要議事日程，定期聽取檔案工作匯報，及時解決檔案管理過程中出現(xiàn)的問題。
3.2推進社保檔案管理信息化
針對當前檔案管理實際工作中存在電子檔案和紙質(zhì)檔案兩種管理方式的問題，結(jié)合社會信息化的發(fā)展，應(yīng)進一步提升檔案管理水平，讓社會保險檔案管理更為便捷高效；應(yīng)利用信息技術(shù)條件，社會社保檔案管理部門可以對社保檔案的信息進行利用和共享，讓社保管理信息發(fā)揮更大的作用。對社會保險檔案進行電子化或者數(shù)字化管理，有利于節(jié)省空間，提升管理效率。應(yīng)加大人力物力財力投入，加快推進社保檔案管理信息化，提升檔案管理信息化水平。
3.3完善社保檔案管理制度
針對社會保險檔案管理中存在的問題，進一步建立健全社保檔案管理制度，使優(yōu)化和整合檔案資源，用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)技術(shù)管理檔案，為民生服務(wù)等都有章可循。應(yīng)加強對社保檔案管理人員的法制教育，使其了解法律規(guī)定，真正懂法、守法、用法，依法管理社保檔案。
【關(guān)鍵詞】“互聯(lián)網(wǎng)+”；醫(yī)院；檔案管理；特點：問題；對策
1“互聯(lián)網(wǎng)+”時代醫(yī)院檔案管理特點
1.1便捷化查找檔案
在“互聯(lián)網(wǎng)+”體系下建立檔案管理工作流程，主要是借助計算機科學信息技術(shù)，將零散的信息進行整合處理，形成電子檔案文件，其中涉及醫(yī)務(wù)信息、護理信息、網(wǎng)絡(luò)信息以及人事信息等[1]。借助數(shù)字化檔案能在醫(yī)院各個科室之間建立資源數(shù)據(jù)共享的管理體系，有效整合并建構(gòu)搜索引擎，維護檔案資料的應(yīng)用效率。
1.2全面收集檔案
在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，醫(yī)院檔案管理要對各項業(yè)務(wù)、行政工作中的文件、影像等資料信息進行集中收集。在醫(yī)院檔案管理工作中，信息收集工作和管控流程十分關(guān)鍵，是提升檔案使用價值的根本，能在節(jié)約存儲空間的基礎(chǔ)上，確保信息處理和甄別工作更加有效。需要注意的是，在科學技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，醫(yī)院利用計算機科學信息技術(shù)就能對檔案進行電子化管理，維護其全面性、流動性以及機密性，也為及時優(yōu)化信息記錄和信息管控效率奠定基礎(chǔ)。也就是說，借助電子化信息處理工作能夠在節(jié)約人力資源成本的同時，確保信息的全面性。
1.3管理服務(wù)的多元化
借助“互聯(lián)網(wǎng)+”模式能有效建立全過程化信息收集機制，在查找檔案信息的同時，確保能提高檔案工作的服務(wù)職能和應(yīng)用綜合價值[2]。應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)管理體系構(gòu)建信息處理平臺，確保信息收集、信息歸納以及分類工作的完整性，也為資料存儲和檔案管控提供保障，有效借助信息網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)線上線下資源共享管理，為充分提高檔案資源價值性奠定了堅實基礎(chǔ)。
2“互聯(lián)網(wǎng)+”時代醫(yī)院檔案管理存在的問題
盡管醫(yī)院已經(jīng)認識到“互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)院檔案管理工作的重要性，但是在具體執(zhí)行體系建立的過程中依舊存在一些亟待解決的問題，需要引起相關(guān)部門的高度關(guān)注[3]。第一，檔案管理理念的滯后性。信息技術(shù)在不斷發(fā)展，但是，由于醫(yī)院內(nèi)部檔案管理工作人員依舊存在觀念落后的問題，所以還存在利用傳統(tǒng)方式和理念進行檔案管理的現(xiàn)象，管理工作沒有得到改善，就算是將檔案信息收錄在電腦中，也僅僅只是更換了數(shù)據(jù)的存儲位置，沒有對其進行數(shù)據(jù)化處理和電子信息庫的應(yīng)用，數(shù)據(jù)依舊無法發(fā)揮其實際價值，也不能對醫(yī)院檔案管理工作的全面優(yōu)化提供保障。第二，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備應(yīng)用完整度缺失，在醫(yī)院內(nèi)應(yīng)用電子化產(chǎn)品對于網(wǎng)絡(luò)設(shè)備資源有著較高的要求，但是，因為多數(shù)醫(yī)院更加關(guān)注醫(yī)療業(yè)務(wù)，往往對檔案管理工作較為忽視，就會造成自身管理模式不能完全順應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的問題出現(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備配置不足、存儲功能欠缺、分析合理性不足、醫(yī)院信息檔案提取滯后等現(xiàn)象較為明顯，使得醫(yī)院人員管理和檔案管控工作效率難以得到有效提升，都會對醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展造成制約。第三，管理人員綜合素質(zhì)較低。在醫(yī)院檔案管理部門，多數(shù)工作人員的年齡較高，對于新技術(shù)和信息處理操作流程的認知度不足，加之自身專業(yè)能力和理論水平受到限制，就會出現(xiàn)實踐操作較差的問題?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”視域下醫(yī)院檔案管理專業(yè)化人才數(shù)量不足，技術(shù)水平和操作體系不能滿足實際需求，就會導致發(fā)展模式落實不到位。另外，因為檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)較低，創(chuàng)新意識不足，就造成患者檔案管理和醫(yī)生檔案管控體系不能發(fā)揮其時效性，間接造成了“看病難”“看病貴”等醫(yī)療問題[4]。
3“互聯(lián)網(wǎng)+”時代醫(yī)院檔案管理的路徑
3.1優(yōu)化管理意識
在醫(yī)院檔案管理工作中，檔案管理觀念滯后是較為關(guān)鍵的問題，需要引起醫(yī)院管理層的高度關(guān)注，管理層要在集中優(yōu)化醫(yī)療服務(wù)體系的基礎(chǔ)上，對醫(yī)院自身檔案管理工作給予一定的重視，確保能推動醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新水平[5]。第一，領(lǐng)導部門要認識到“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理體系對于醫(yī)院全面化管理的重要性，從而建立常態(tài)化管理監(jiān)督機制，確保檔案管理工作能被納入到日常工作體系中，一定程度上制定檔案管理的常態(tài)化運維機制。第二，相關(guān)人員要結(jié)合醫(yī)院的實際情況和發(fā)展目標制定檔案管理規(guī)章制度，并且定期開展相應(yīng)的督查工作，有效在檢查中發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，提高檔案管理工作的常態(tài)化水平。針對整改流程要進行實時監(jiān)督和管理，保證監(jiān)管流程更加貼合醫(yī)院的發(fā)展需求。第三，醫(yī)院要組織內(nèi)部檔案管理人員參與常規(guī)化培訓，不僅要提升其檔案管理專業(yè)知識，也要優(yōu)化其崗位意識，合理性明確檔案管理部門中各個管理人員、科室部門的職責和任務(wù)。最重要的是，要確保管理人員能對相關(guān)檔案法律知識予以了解，利用定期考核和獎懲機制提高其工作積極性，形成良好的管理氛圍。第四，在信息化管理工作體系建立的過程中，檔案管理體系要將人員培訓項目、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備購置項目和信息安全防護項目等進行聯(lián)合管理，建構(gòu)一體化監(jiān)督管理體系，維護管控流程的完整性[6]。與此同時，醫(yī)院內(nèi)部相關(guān)領(lǐng)導也要將其納入到醫(yī)院基礎(chǔ)性預(yù)算體系內(nèi)，確保能從根本上提升管理工作的節(jié)本水平和工作效率，維護管理流程的合理性。
3.2完善網(wǎng)絡(luò)設(shè)施
為了順應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下的管理趨勢，醫(yī)院要整合網(wǎng)絡(luò)設(shè)施管控工作流程，積極建立健全統(tǒng)籌性較好的監(jiān)督機制，確保能依托網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)開展具體的工作，從而有效了解工作的進度和實踐要求[7]。一方面，醫(yī)院要加大管理力度和資金投入力度，確保能建立醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的專項部門，及時進行設(shè)備設(shè)施的引進和改善，對一些陳舊的設(shè)備予以及時更換，以保證檔案數(shù)字化管理工作的完整程度貼合實際需求。另一方面，臨時領(lǐng)導部門要強化對檔案管理工作的重視程度，確保能結(jié)合醫(yī)院實際需求進行網(wǎng)絡(luò)設(shè)施架構(gòu)體系的處理，落實具體的實施方案，維護設(shè)計檔案信息管理工作的流程。并且，要聘請或者是培養(yǎng)專業(yè)工作人員對網(wǎng)絡(luò)軟件、硬件設(shè)施等進行應(yīng)用性管理和創(chuàng)新性升級改革，從而順應(yīng)時展要求，提高醫(yī)院檔案管理工作的基本水平[8]。
3.3優(yōu)化管理水平
對于醫(yī)院檔案管理項目而言，管理人員的綜合素質(zhì)和管理機制較為關(guān)鍵，也就是說，醫(yī)院檔案管理體系和信息資源結(jié)構(gòu)受到限制，只有及時更新要求才能有效提升管理工作的基本效率。因此，醫(yī)院要在“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下積極建構(gòu)資源為本、依法治檔的管理準則，確保能向患者和醫(yī)生提供有價值且具有實時更新優(yōu)勢的檔案，維護醫(yī)療服務(wù)需求[9]。在醫(yī)院檔案中，檔案資源和信息資源較多，要建立健全互聯(lián)網(wǎng)+檔案的管控平臺，確保管理流程和管理效果能滿足實際需求，也為信息檔案共享體系和遠程體系維護提供保障，為提高服務(wù)工作的實時性和便捷化程度奠定基礎(chǔ)[10]。醫(yī)院檔案管理工作要將提高服務(wù)水平作為管理根本，借助信息系統(tǒng)技術(shù)建設(shè)醫(yī)院檔案控制平臺體系，為患者設(shè)置專門的檔案“身份證”，一定程度上將信息化記錄和常規(guī)化健康管理結(jié)合在一起，保證就醫(yī)診斷單元、體檢過程以及轉(zhuǎn)診等基礎(chǔ)信息都能得到及時的收錄和處理，維護“互聯(lián)網(wǎng)+”時代醫(yī)院檔案管理的整體效果[11]。例如，在“互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)院檔案管理控制工作中，從架構(gòu)體系層面對其進行分析，要將患者電子健康檔案作為基礎(chǔ)，一方面整合醫(yī)院科室信息，另一方面對信息進行收集和整理，從而形成健康體檢信息、電子病歷信息、婦保信息、計劃免疫信息以及藥品管理信息等模塊，從而保證電子檔案的完整性，也為后續(xù)提供良好的醫(yī)療服務(wù)奠定基礎(chǔ)。若是從檔案實際操作的層面進行分析，則要借助計算機技術(shù)對患者信息、醫(yī)生信息等進行檔案平臺的監(jiān)督和處理，對醫(yī)療記錄予以有效管理，確保能解決看病難的問題[12-13]。
摘要：評價建筑工程的總體質(zhì)量時，不可僅僅關(guān)注工程實際的性能和相關(guān)硬件條件，還要看有關(guān)的工程檔案是否真實、準確和完整。本文立足于目前我國工程檔案管理中的現(xiàn)狀分析，并基于筆者多年從事園林項目工程檔案管理經(jīng)驗，提出了有積極意義的工程檔案管理新模式。
關(guān)鍵詞：工程檔案管理 項目管理 現(xiàn)狀分析 對策
一、傳統(tǒng)工程檔案管理模式的特點
（一）重視保管工作，忽視檔案的重要價值，園林知識薄弱。檔案的管理人員主要以工程文件、實體檔案保管為重點，且具有較強的封閉性，無法發(fā)揮檔案管理對工程項目監(jiān)管的重要價值，也沒有體現(xiàn)利用工程文件和檔案為工程項目建設(shè)提供有效的服務(wù)的理念。有些園林檔案管理者對園林知識缺乏認識，只是憑借一些常規(guī)的理解去收集資料和檔案，一直以來收集的檔案不齊全，更談不上完整和系統(tǒng)。所收集的綠化工程檔案不能真實、全面、客觀地反映園林綠化建設(shè)種植的主要活動過程，直接影響了綠化工程檔案的整體質(zhì)量和價值。
（二）大多是事后控制，缺乏全局性的控制。檔案管理工作在單位管理運行中處于“雞肋”的地位，檔案管理人員往往身兼數(shù)職，缺乏工作積極性。在文件的收集方面，檔案管理人員一般不會提前介入工程文件的管理，缺乏全局性管理的理念。同時，大多企事業(yè)有關(guān)部門“各自為政”，這就造成文件收集的不完整和檔案信息的極為分散，利用也極其不便。
（三）單方面追求經(jīng)濟效益而忽視檔案管理。目前，工程項目管理相關(guān)部門忽視工程文件的收集、整理、保管、利用。企、事業(yè)單位通常將經(jīng)濟效益放在日常工作的首位，但是，這種傾向使企、事業(yè)單位忽視了對工程文件和檔案的全面管理，不利于企、事業(yè)單位的健康有序發(fā)展。
二、基于項目管理的工程檔案管理模式的特色
園林綠化檔案作為園林綠化科技，生產(chǎn)活動的記錄，是在各項城市園林工作中所形成的的檔案與其他檔案相比，具有較強的專業(yè)性。一般會運用基于項目管理的工程檔案管理模式。其是指在有限的時間和資源條件下，以項目管理的理念和原則為理論指導，將工程文件、檔案管理和工程項目建設(shè)的程序和流程進行有機地結(jié)合起來，運用相關(guān)管理技術(shù)、方法使工程文件、檔案管理與工程項目管理之間相互推動。這主要包括以下三個方面：
（一）高效完成工程文件和檔案的管理職責?；陧椖抗芾淼墓こ虣n案管理模式是一種高效的行動，也正是園林綠化工程文件、檔案和工程建設(shè)的基本要求。園林檔案管理人員應(yīng)在一項工程開展之前就要了解工程文件和工程檔案的全部信息，并進行及時地匯總和歸檔。這項工作可以順利地保證工程文件和工程檔案的完整性，有助于有效完成工程文件、檔案的收集和歸檔等工作，并為下一步工作做好鋪墊。
（二）規(guī)范完成工程項目建設(shè)活動流程及各項業(yè)務(wù)。綠化效果的最佳狀態(tài)不是在建成之時，而是在日后。所以園林工程檔案人員要充當工程建設(shè)活動的“監(jiān)察員”。工程文件和檔案管理人員能夠利用工程文件和檔案的流程來控制工程項目的有效運行。這是因為工程文件和檔案的各項工作要經(jīng)過檔案管理人員的審閱和批準，而工程文件的生成、流轉(zhuǎn)和利用分別指導著工程項目建設(shè)過程中不同工作環(huán)節(jié)的具體工作的施行。當一項工程建設(shè)的基本工作結(jié)束后，工程文件和檔案管理人員應(yīng)及時督促相關(guān)工作人員提交合格的工程文件的信息和數(shù)據(jù)，若文件未及時整合，整個工程建設(shè)是無法進入下一個階段的。
（三）為檔案管理工作及工程項目建設(shè)出謀劃策，提供多項渠道。園林綠化檔案的載體不僅有紙質(zhì)、感光材料、磁性材料等制成的檔案，還有一些實物，獎杯，圖片，光盤之類的需要存檔的資料，這給檔案管理增加了難度，這需要園林檔案管理人員創(chuàng)新自己的工作方式和為本工作出謀策劃，提高本職工作以及工程項目建設(shè)的效率。這種特性是工程文件和工程檔案最大價值的體現(xiàn)，也是檔案管理工作的最終目標。在“基于項目管理的工程檔案管理模式”下，工程文件和工程檔案管理人員應(yīng)進一步挖掘工程文件和檔案內(nèi)在價值，并將相關(guān)工程文件在適宜的時間提供給需要的單位或個人，以實現(xiàn)有效地配置和優(yōu)化工程文件和工程檔案信息資源。
三、構(gòu)建基于項目管理的工程檔案管理模式的對策
（一）建立標準的工程檔案
有效進行和開展工程檔案管理工作，必須建立標準的工程檔案。其一，在填寫相關(guān)工程檔案時，檔案管理人員應(yīng)依照標準化的內(nèi)容進行填寫，明確提交工程文件方的責任，保證工程檔案中的信息和數(shù)據(jù)的完整性和真實度；其二，改革工程檔案的管理制度。項目管理建設(shè)時，是一項復雜而龐大的工程。必須制定有效的管理制度，日常規(guī)范工程檔案管理工作，不斷促進工程檔案管理的標準化進程。
（二）建立項目管理的組織文化
1、明確工作目標。為確保工程檔案管理工作能夠順利開展，檔案管理工作人員首先應(yīng)全面分析工程檔案的意義和作用，并明確制定管理的目標和方向，然后分工協(xié)作來完成檔案管理工作的任務(wù)，通過管理人員工作上的溝通與交流，有利于創(chuàng)造良好的工作氛圍，有助于不斷創(chuàng)新管理方式，進而提高檔案管理工作的效率。
2、 建立健全相關(guān)獎勵機制，提高管理人員的專業(yè)知識。相關(guān)企業(yè)和部門應(yīng)建立獎勵機制，以提升管理人員的工作熱情，使他們能夠更加重視檔案工作的重要性，最大程度刺激管理人員發(fā)揮他們的創(chuàng)造力，優(yōu)化管理方式和工作流程。而且要加強對檔案管理人員專業(yè)知識的培養(yǎng)，特別是對園林、綠化方面的知識，促使從事檔案管理的工作者能夠清楚的了解本行業(yè)的相關(guān)運作流程，更利于做好本職工作
3、增強責任意識，構(gòu)建和諧的企業(yè)文化。檔案管理工作不僅是檔案部門的工作，也是全體工作人員都應(yīng)該參與的工作，增強部門之間溝通與交流，增強他們對檔案管理工作的責任意識，有利于不斷完善檔案管理部門的工作，為工程建設(shè)的開展提出有效地建議?？傊?，項目管理是一項任重而道遠地系統(tǒng)工程，必須從易到難、有順序地開展。
參考文獻：
一、當前企業(yè)會計檔案管理工作的現(xiàn)狀
1.會計檔案管理工作形式不斷豐富。隨著電算化環(huán)境下會計檔案管理工作的不斷深入，檔案管理工作的形式持續(xù)豐富，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，檔案管理人員結(jié)構(gòu)發(fā)生變化。財務(wù)部門不僅僅是由專業(yè)財務(wù)、會計人員組成，還需要了解一定財務(wù)知識的程序開發(fā)員、系統(tǒng)操作員、系統(tǒng)維護員和系統(tǒng)管理員等共同完成企業(yè)會計檔案管理工作。第二，會計檔案管理的業(yè)務(wù)處理范圍變大。電算化會計檔案除了保存會計憑證、會計賬簿和會計報表等主要資料外，還需要設(shè)計計算機系統(tǒng)可以識別的各種代碼、程序文件和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等，例如用戶使用手冊、操作規(guī)范、科目代碼、計算公式等內(nèi)容。這些項目雖然不是傳統(tǒng)會計核算體系的一部分，但它們是電算化會計檔案管理必不可少的前提條件，是對電算化會計系統(tǒng)進行維護、排除故障、降低風險的基礎(chǔ)，是新環(huán)境下會計檔案管理的新范疇。2.會計檔案管理人員職能不斷變化。會計檔案管理人員之間的授權(quán)批準控制是內(nèi)部控制的重要組成部分。在傳統(tǒng)會計檔案管理中，每一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生和確認、計量、記錄、報告的各個環(huán)節(jié)都需要經(jīng)過具有相應(yīng)權(quán)限管理人員的審核和簽章，不得越權(quán)審批。在會計電算化的環(huán)境下，檔案管理人員的職能劃分出現(xiàn)了巨大變化。由于電算化功能的高度集中，導致在以會計電算化系統(tǒng)為主的業(yè)務(wù)處理中管理人員職能集中，尤其是一些會計人員的職能由會計核算向會計管理轉(zhuǎn)變，某些會計人員既負責數(shù)據(jù)資料的輸入，又負責數(shù)據(jù)資料的輸出和報送，一人兼任多職，架空了授權(quán)審批程序。因此，需要加強企業(yè)內(nèi)部控制，控制檔案管理人員對數(shù)據(jù)資料的輸入輸出管理，強化管理人員職責分離和授權(quán)審批的流程，降低因電子檔案易于復制、修改和刪除等不安全因素對會計檔案的可靠性造成的威脅和舞弊風險。3.會計檔案管理的法規(guī)制度尚不完善?！稒n案法》是檔案工作的基本法律，對企業(yè)檔案管理工作制定了明確的法律規(guī)定?！稌嫹ā芬矊嫏n案管理做出規(guī)定“：各單位對會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告和其他會計資料應(yīng)當建立檔案并妥善保管。其中會計檔案的保管期限和銷毀辦法由國務(wù)院財政部門制定?！蓖瑫r，由國家檔案局和財政部聯(lián)合的《會計檔案管理辦法》也指出：“會計檔案管理工作的指導、監(jiān)督和檢查由各級人民政府財政部門和檔案行政管理部門共同負責?！比欢@些規(guī)定被一些企業(yè)錯誤地理解為檔案管理工作由企業(yè)會計部門負責人分管而非檔案管理負責人分管，從而削弱了企業(yè)內(nèi)部檔案部門的職責，難以真正起到指導、監(jiān)督、檢查會計人員的工作，使得單位內(nèi)部建立的會計檔案工作的規(guī)章制度流于形式，在實際工作中經(jīng)常發(fā)生企業(yè)會計檔案不正當?shù)乇皇Ц`、損毀，甚至在發(fā)生法律糾紛時，會計檔案被當事企業(yè)雙方搶奪、銷毀。因此，在以法治為特征的市場經(jīng)濟條件下，會計檔案管理法律法規(guī)的不完善不健全難以保證企業(yè)和社會的健康有序發(fā)展。
二、《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》對加強會計檔案管理工作的影響
1.推進企業(yè)會計電算化與檔案管理工作的融合?！镀髽I(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》第四十一條指出“：企業(yè)應(yīng)當利用信息技術(shù)促進信息的集成與共享，充分發(fā)揮信息技術(shù)在信息與溝通中的作用。企業(yè)應(yīng)當加強對信息系統(tǒng)開發(fā)與維護、訪問與變更、數(shù)據(jù)輸入與輸出、文件儲存與保管、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的控制，保證信息系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行?！彪娝慊瘯嫏n案主要包括儲存在計算機硬盤中的會計資料，以光盤或其他磁性介質(zhì)存儲的會計資料，這些會計資料一般包括會計憑證、會計賬簿、會計報表等一系列數(shù)據(jù)。電算化會計檔案的管理工作是每個單位的一項重要工作，是形成企業(yè)會計信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)。截至2011年，全國已有80%的單位實現(xiàn)電算化會計檔案的要求，加強電算化會計檔案的管理成為每個單位面臨的重要挑戰(zhàn)。企業(yè)在建設(shè)信息化電子檔案過程中，要加強對信息數(shù)據(jù)資料的整理、篩選和編輯能力，從而高效地利用會計信息。同時，在實現(xiàn)紙質(zhì)檔案及時、規(guī)范、完整歸檔的基礎(chǔ)上，進一步建立健全電子檔案的邏輯歸檔和物理歸檔的制度和措施，確保企業(yè)不同版本電算化系統(tǒng)的兼容，從而確保檔案信息的可識、可讀、可用，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的完整和一致，最終實現(xiàn)企業(yè)會計電算化、辦公自動化和檔案信息化的不斷融合，實現(xiàn)信息技術(shù)在企業(yè)管理中應(yīng)用廣度與深度不斷推進。2.健全企業(yè)電子會計檔案管理的內(nèi)部控制流程。《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》第七條指出“：企業(yè)應(yīng)當運用信息技術(shù)加強內(nèi)部控制，建立與經(jīng)營管理相適應(yīng)的信息系統(tǒng)，促進內(nèi)部控制流程與信息系統(tǒng)的有機結(jié)合，實現(xiàn)對業(yè)務(wù)和事項的自動控制，減少或消除人為操縱因素。”會計憑證、會計賬簿和會計報表，可以了解企業(yè)經(jīng)濟活動的來龍去脈，反映企業(yè)對財經(jīng)法規(guī)的遵守情況。第一，制定規(guī)范的歸檔流程。計算機系統(tǒng)開發(fā)程序、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)程序、相關(guān)代碼等資料都應(yīng)視為電算化會計檔案的一部分予以保存；計算機中的會計資料在未打印成紙質(zhì)文檔前應(yīng)妥善保管，不得隨意損毀。第二，制度規(guī)范的保管流程。按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類，根據(jù)不同需求，定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。電子檔案保存方式為只讀，并作備份分別存儲。對光盤、磁盤等載體進行編號，由專人保管，存儲于防塵、防熱、防磁、防潮、防火環(huán)境中，進行定期檢查，確保檔案可用性。使用光盤、磁帶、磁盤、膠片等介質(zhì)保存會計檔案的還需報財政部、國家檔案局備案。第三，制定規(guī)范的備份流程。在電子信息化環(huán)境下，檔案管理人員應(yīng)定期將數(shù)據(jù)資料備份到多種介質(zhì)上，并對備份時間、人員和載體進行詳細記錄和定期檢查，防止信息丟失。3.加強會計檔案管理工作中的授權(quán)審批制度?！镀髽I(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》第三十條指出“：授權(quán)審批控制要求企業(yè)根據(jù)常規(guī)授權(quán)和特別授權(quán)的規(guī)定，明確各崗位辦理業(yè)務(wù)和事項的權(quán)限范圍、審批程序和相應(yīng)責任。企業(yè)應(yīng)當編制常規(guī)授權(quán)的權(quán)限指引，規(guī)范特別授權(quán)的范圍、權(quán)限、程序和責任，嚴格控制特別授權(quán)。常規(guī)授權(quán)是指企業(yè)在日常經(jīng)營管理活動中按照既定的職責和程序進行的授權(quán)。特別授權(quán)是指企業(yè)在特殊情況、特定條件下進行的授權(quán)。企業(yè)各級管理人員應(yīng)當在授權(quán)范圍內(nèi)行使職權(quán)和承擔責任?！逼髽I(yè)會計檔案管理的各項內(nèi)容要規(guī)定不同的權(quán)限，普通數(shù)據(jù)資料可實現(xiàn)大范圍共享，涉及企業(yè)機密的數(shù)據(jù)資料需要一定權(quán)限才可查閱。針對電子會計檔案易于被修改、破壞且不會留下痕跡的特點，應(yīng)從計算機程序角度出發(fā)，加強數(shù)據(jù)的輸入、輸出控制，設(shè)置密碼口令和恢復機制，加強操作記錄的控制功能；同時，實行不相容職位相分離，不同崗位賦予不同權(quán)限，防止越權(quán)操作，例如設(shè)置主管、系統(tǒng)程序員、系統(tǒng)維護員等崗位，完善不同崗位間的授權(quán)審批制度。4.完善會計檔案管理的法律法規(guī)建設(shè)?！镀髽I(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》第三十一條指出“：會計系統(tǒng)控制要求企業(yè)嚴格執(zhí)行國家統(tǒng)一的會計準則制度，加強會計基礎(chǔ)工作，明確會計憑證、會計賬簿和財務(wù)會計報告的處理程序，保證會計資料真實完整。”企業(yè)檔案管理人員要與財務(wù)負責人溝通交流，認真完成會計檔案指導、監(jiān)督和檢查工作，對非法隱匿、損毀的會計檔案和檔案信息失真、虛假披露現(xiàn)象開展檢查，對會計檔案信息加強管理并進行會計工作評估。一方面，需要進一步強調(diào)《檔案法》的權(quán)威性，明確不同門類檔案管理工作的法律責任，另一方面，在《會計法》等具體法規(guī)中涉及會計檔案管理工作的具體規(guī)章制度要與《檔案法》實現(xiàn)統(tǒng)一。因此，需要根據(jù)我國的國情，根據(jù)不斷發(fā)展變化的社會經(jīng)濟，對相關(guān)規(guī)章制度進行修訂和完善，使會計檔案管理法律法規(guī)真正成為具有可操作性、指導性和約束力的條文，真正做到有法可依、有法必依。
作者：宋俊霞 許志平 單位：邯鄲職業(yè)技術(shù)學院
