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緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網為您精選了8篇采購訂單的管理，愿這些內容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
關鍵字：計算機；軟件系統(tǒng)；采購軟件；系統(tǒng)設計；
中圖分類號：G623文獻標識碼： A
1、企業(yè)的采購部門業(yè)務的優(yōu)劣和效率直接關系到企業(yè)生產成本的高低，從而影響到企業(yè)的市場競爭力，因此做好采購信息管理工作關系到企業(yè)的生存與發(fā)展。然而，對于中小企業(yè)而言，去引進一套ERP系統(tǒng)成本過高。只能對重要的部門進行信息化建設。
2.總體設計
2.1系統(tǒng)空間硬件結構的設計
(1)軟件配置：在數據庫設計方面運用了Access2010。操作系統(tǒng)可以選擇Windows 7或Windows 2003。
（2）硬件配置：根據對系統(tǒng)的穩(wěn)定性要求、系統(tǒng)的容量、系統(tǒng)的吞吐量以及用戶的維護水平選擇服務器為中型計算機設備。
（3）網絡配置方面：備選網絡方案為百兆模式。
圖
公司內部網
圖2.1系統(tǒng)網絡拓撲圖
2． 功能模塊設計
如下圖所示系統(tǒng)劃分為以下幾個模塊
圖2.1系統(tǒng)功能模塊圖
3．詳細設計
通過上述設計我們可以在總體的基礎上進行管理系統(tǒng)的詳細設計，它以采購單為主線，實現(xiàn)了對采購流程的跟蹤管理，包括采購申請、制訂采購計劃；維護和修改采購單；查詢各種采購單的執(zhí)行狀態(tài)；收貨、退貨管理等功能。可以分為以下幾個部分
（1）基礎數據管理
基礎數據對系統(tǒng)中經常重復使用的公用數據、基礎靜態(tài)數據進行定義和維護，保證數據的規(guī)范性和準確性，并提高效率。包括：訂單方式維護、交貨方式維護、采購員維護、退貨維護、采購系統(tǒng)維護。
（2）采購計劃管理
采購計劃管理與MRP系統(tǒng)、庫存管理系統(tǒng)結合，用于完成采購計劃的編制工作?？呻S時進行計劃編制和生成。包括：請購計劃維護、請購計劃合并、采購計劃生成。
請購計劃維護
請購計劃維護中的請購單可以利用MRP和BOM表產生，也可以由人工產生。本系統(tǒng)沒有集成MRP、BOM表，ERP系統(tǒng)的請購單由人工產生。各部門的負責人員根據需求、用料預算和庫存情況，開出請購單，注明物料的名稱、數量、需求日期、規(guī)格、及注意事項，請購單在審批之前可以修改。
請購計劃合并
經審核后的請購單，根據所需物料的分類情況分配到相應的采購員處。采購人員結合請購單的需求日期和所需物料，將多張請購單合并成一張采購訂單或者一張采購訂單的多個分類訂單。采購員通過對供應商信息的查詢選擇價格優(yōu)惠、信譽、供應服務能力、供應質量最佳的供應商。根據采購提前期，確定采購訂單的收貨日期。為了避免過于依賴一家供應商，導致供應商左右價格?？梢赃x擇兩個供應商，將一張采購訂單按一定比例分成兩張訂單給兩個供應商訂貨。這樣可以使供應商形成競爭，起到控制采購成本和質量的效果。
（3）采購訂單管理
采購訂單管理的完成是基于合同控制的所有采購業(yè)務的管理。包括：采購訂單維護、采購合同維護、訂單終止或取消、訂單結案。
采購訂單維護
采購訂單包括數量、單價、時間等基本信息。在此子模塊，調出要處理的訂單，繼續(xù)就付款方式、收貨地點、交貨時間及罰金比例等重要信息進行確定。還反映訂單中的價格、最后總金額等重要信息。在采購訂單由采購主管審核后，不可隨意更改。
采購合同維護
采購部門與供應商對物料的采購細節(jié)(例如：收貨時間、地點、數量、質量等指標)簽訂采購合同，保障采購交易活動有據可依。此時，前期制定的采購訂單轉化為相應的采購合同，合同編號還要與采購訂單的編號對應起來，以便在查詢采購訂單時，反映出合同情況。
訂單終止取消訂單結案
訂單結案方式有兩種，分別為自動生成結案和手動生成結案。
（4）采購收貨管理
采購收貨管理把收貨過程納入企業(yè)生產計劃控制范圍，確保及時收貨和過程控制，從而縮短了產品的生產周期、加強對供應商的監(jiān)督。包括：采購收貨維護、采購過賬處理、更正處理。
采購收貨維護
采購訂單進行收貨處理，由質檢部門對物料進行檢驗，以單據形式反饋給采購部門。檢驗后確定接收物料，可以將到貨數量、實收數量反饋到相應的采購訂單中。對于檢驗不合格物品，根據質檢部門和采購部門意見進行退貨處理，開出退貨單，在明細表中表明退貨原因。
采購過賬處理
可以在過賬單中清楚查看采購部門所有的采購應付款項及其付款的情況。所有的應付帳管理的數據提交系統(tǒng)處理。
（5）采購權限管理
在采購管理系統(tǒng)中，對于權限的管理應貫穿于整個采購管理系統(tǒng)，它是區(qū)分個人職責的重要體現(xiàn)。其中包括：用戶信息維護、用戶權限維護。
（6）供應商管理。
供應商管理是申佳公司采購管理的重要組成部分，它是基于供應鏈管理的一利，新型采購模式。采取后向一體化原則，和主要的供應商共贏互利，極大提高了供貨質量和速度，整合企業(yè)問的優(yōu)勢，真正使企業(yè)能夠全面協(xié)調企業(yè)后向資源，并使企業(yè)的管理全面走向信息化。企業(yè)管理的視角從“內視型”向“外視型”的轉換。
供應商管理實現(xiàn)供應商基本信息管理，供應商考核信息管理(送貨和售后服務管理，不良事件信息管理)和采購信息預算和決算。具體包括供應商分類管理，增加招投標的范圍和公平性，定期根據物資使用的反饋信息，對供應商進行考核，記錄供應商的考核信息，用于招投標管理，從審批信息數據庫實現(xiàn)物資需求量的預算和決算。
供應商管理是主要是對現(xiàn)有供應商的日常表現(xiàn)進行監(jiān)控和考核。其主要日的是：
(1)確保供應商的企業(yè)信譽，產品質量和服務水平。
(2)在供應商之間競爭比較，以便選擇優(yōu)秀的供應商合作，淘汰績效考坪較差的供應商，從而提高物資采購的質量和服務水平。
(3)了解供應存在的不足之處，將其反饋給供應商，促進和提高供應商的效率。
4.課題總結
本論文研究的是中小公司采購管理系統(tǒng)的設計與開發(fā)。目前，我國中小型企業(yè)中，多數企業(yè)規(guī)模不大、信息化程度不高，資金不雄厚、技術力量薄弱，生產流程相對簡單，決策相對靈活，生產管理與其他制造類企業(yè)有很大的不同。
通過實際調研中小企業(yè)的采購管理的特點和業(yè)務流程，嘗試的開發(fā)適合該企業(yè)的采購管理系統(tǒng)。
參考文獻
[1]黃梯云.管理信息系統(tǒng)[M] .北京：高等教育出版社，2005
[2]鄺孔武.管理信息系統(tǒng)分析與設計[M].西安：西安電子科技大學出版社，2004
[3]甘仞初.信息系統(tǒng)分析與設計[M].北京：清華大學出版社，2005
[4]耿騫.信息系統(tǒng)分析與設計[M].北京：高等教育出版社，2004
直運業(yè)務是指商品無需入庫即可完成的銷售業(yè)務?？蛻粝虮竟居嗁徤唐罚p方簽訂購銷合同;本公司向供應商采購客戶所需的商品，與供應商簽訂采購合同;供應商直接將商品發(fā)送給客戶，結算時，由購銷雙方分別與企業(yè)結算。直運業(yè)務包括直運銷售業(yè)務與直運采購業(yè)務，沒有實物的出入庫，貨物流向是直接從供應商到客戶，財務結算通過直運銷售發(fā)票，直運采購發(fā)票進行。企業(yè)、客戶與供應商的供銷關系如圖所示：
二、直運業(yè)務處理流程
1、相關設置：
ERP子系統(tǒng)啟用——基礎設置：同時啟用采購管理、銷售管理、應收管理、應付管理、庫存管理、存貨核算、總賬管理系統(tǒng);
銷售管理系統(tǒng)——銷售選項設置：報價不含稅、有直運銷售業(yè)務;
基礎設置——存貨屬性設置：將直運業(yè)務所涉及的存貨設置有內銷、外銷、外購屬性;
2、業(yè)務執(zhí)行
案例：
2009年8月10日，陽光公司銷售部接到業(yè)務消息，客戶華宏公司欲購買智能空調10臺，雙方商定以單價4000元/臺成交，增值稅17%，隨后，銷售部填制銷售訂單;
8月10日銷售部聯(lián)系供應商興華公司，發(fā)出采購訂單，以單價3000元/臺成交，增值稅17%，并要求興華公司直接將貨物送到華宏公司;
8月10日，興華公司將貨物送至華宏公司，并根據采購訂單開具一張專用采購發(fā)票給陽光公司;
8月10日，銷售部根據銷售訂單開具一張專用銷售發(fā)票給華宏公司;
8月10日，財務根據銷售部交來的采購發(fā)票、銷售發(fā)票結轉采購成本、銷售成本并確認銷售收入。
操作步驟：
(1)錄入銷售訂單和采購訂單
在銷售管理系統(tǒng)，執(zhí)行“銷售訂貨”︳“銷售訂單”命令，進入“銷售訂單” 窗口，單擊“增加”按鈕，必須選擇“直運銷售” 業(yè)務類型，錄入銷售單價等信息生成銷售訂單，保存并審核;
在采購管理系統(tǒng)，執(zhí)行“采購訂貨”︳“采購訂單”命令，進入“采購訂單”窗口，單擊“增加”按鈕，必須選擇“直運采購”業(yè)務類型，單擊“生單” 按鈕，選擇“銷售訂單” 命令，將銷售訂單相關信息帶入“采購訂單”，錄入采購單價等信息生成采購訂單，保存并審核;
(2)生成專用采購發(fā)票和專用銷售發(fā)票
在采購管理系統(tǒng)，參照采購訂單生成直運專用采購發(fā)票并保存;
在銷售管理系統(tǒng)，參照銷售訂單生成直運專用銷售發(fā)票，保存并復核;
(3)直運送貨后結轉采購成本、銷售成本并確認銷售收入
模式A：在應付款管理系統(tǒng)審核應付單，確認采購成本并生成憑證;
在存貨核算系統(tǒng)對直運銷售發(fā)票記賬結轉銷售成本，并生成憑證;
在應收款管理系統(tǒng)審核應收單，確認銷售收入并生成憑證;
在總賬管理系統(tǒng)查看直運業(yè)務生成的三張憑證：
模式B：在應付款管理系統(tǒng)只審核應付單，操作同模式A;不生成憑證;
在存貨核算系統(tǒng)對直運采購發(fā)票和直運銷售發(fā)票記賬;
在存貨核算系統(tǒng)同時結轉采購成本和銷售成本并生成兩張憑證;
在應收款管理系統(tǒng)審核應收單，確認銷售收入并生成憑證，操作同模式A;
在總賬管理系統(tǒng)同樣可以查看到直運業(yè)務生成的三張憑證。
三、結論
直運業(yè)務采購與銷售實物均不入庫，中間商直接以采購成本結轉銷售成本;
采購成結轉前必須先在在應付款管理系統(tǒng)對應付單進行審核;
采購成本結轉可在應付款管理系統(tǒng)實現(xiàn)，并生成憑證，然后再在存貨核算系統(tǒng)結轉銷售成本并生成憑證，在應收款管理系統(tǒng)確認銷售收入并生成憑證，即A執(zhí)行模式;
如果不在應付款管理系統(tǒng)生成結轉采購成本憑證，則采購成本和銷售成本的結轉可同時在存貨核算系統(tǒng)實現(xiàn)，并生成兩張憑證，再在應收款管理系統(tǒng)確認銷售收入并生成憑證，即B執(zhí)行模式;
無論執(zhí)行哪種模式，在總賬系統(tǒng)均可查詢到直運業(yè)務生成的三張憑證。
【注】本文系順德職業(yè)技術學院教改項目，項目編號：2012—SZWLKC21
參考文獻
1.王新玲，汪剛主編.會計信息系統(tǒng)實驗教程.北京：清華大學出版社，2012
關鍵詞：直運業(yè)務；采購；銷售
中圖分類號：F270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2014）08-00-03
一、直運業(yè)務類型說明
直運業(yè)務是指商品無需入庫即可完成的銷售業(yè)務?？蛻粝虮竟居嗁徤唐罚p方簽訂購銷合同；本公司向供應商采購客戶所需的商品，與供應商簽訂采購合同；供應商直接將商品發(fā)送給客戶，結算時，由購銷雙方分別與企業(yè)結算。直運業(yè)務包括直運銷售業(yè)務與直運采購業(yè)務，沒有實物的出入庫，貨物流向是直接從供應商到客戶，財務結算通過直運銷售發(fā)票，直運采購發(fā)票進行。企業(yè)、客戶與供應商的供銷關系如圖所示：
二、直運業(yè)務處理流程
1.相關設置
ERP子系統(tǒng)啟用――基礎設置：同時啟用采購管理、銷售管理、應收管理、應付管理、庫存管理、存貨核算、總賬管理系統(tǒng)；
銷售管理系統(tǒng)――銷售選項設置：報價不含稅、有直運銷售業(yè)務；
基礎設置――存貨屬性設置：將直運業(yè)務所涉及的存貨設置有內銷、外銷、外購屬性；
2.業(yè)務執(zhí)行
案例：
2009年8月10日，陽光公司銷售部接到業(yè)務消息，客戶華宏公司欲購買智能空調10臺，雙方商定以單價4000元/臺成交，增值稅17%，隨后，銷售部填制銷售訂單；
8月10日銷售部聯(lián)系供應商興華公司，發(fā)出采購訂單，以單價3000元/臺成交，增值稅17%，并要求興華公司直接將貨物送到華宏公司；
8月10日，興華公司將貨物送至華宏公司，并根據采購訂單開具一張專用采購發(fā)票給陽光公司；
8月10日，銷售部根據銷售訂單開具一張專用銷售發(fā)票給華宏公司；
8月10日，財務根據銷售部交來的采購發(fā)票、銷售發(fā)票結轉采購成本、銷售成本并確認銷售收入。
操作步驟：
（1）錄入銷售訂單和采購訂單
在銷售管理系統(tǒng)，執(zhí)行“銷售訂貨”“銷售訂單”命令，進入“銷售訂單” 窗口，單擊“增加”按鈕，必須選擇“直運銷售” 業(yè)務類型，錄入銷售單價等信息生成銷售訂單，保存并審核；
在采購管理系統(tǒng)，執(zhí)行“采購訂貨”“采購訂單”命令，進入“采購訂單”窗口，單擊“增加”按鈕，必須選擇“直運采購”業(yè)務類型，單擊“生單” 按鈕，選擇“銷售訂單” 命令，將銷售訂單相關信息帶入“采購訂單”，錄入采購單價等信息生成采購訂單，保存并審核；
（2）生成專用采購發(fā)票和專用銷售發(fā)票
在采購管理系統(tǒng)，參照采購訂單生成直運專用采購發(fā)票并保存；
在銷售管理系統(tǒng)，參照銷售訂單生成直運專用銷售發(fā)票，保存并復核；
（3）直運送貨后結轉采購成本、銷售成本并確認銷售收入
模式A：在應付款管理系統(tǒng)審核應付單，確認采購成本并生成憑證；
模式B：在應付款管理系統(tǒng)只審核應付單，操作同模式A；不生成憑證；
在存貨核算系統(tǒng)對直運采購發(fā)票和直運銷售發(fā)票記賬；
在應收款管理系統(tǒng)審核應收單，確認銷售收入并生成憑證，操作同模式A；
在總賬管理系統(tǒng)同樣可以查看到直運業(yè)務生成的三張憑證。
三、結論
直運業(yè)務采購與銷售實物均不入庫，中間商直接以采購成本結轉銷售成本；
采購成結轉前必須先在在應付款管理系統(tǒng)對應付單進行審核；
采購成本結轉可在應付款管理系統(tǒng)實現(xiàn)，并生成憑證，然后再在存貨核算系統(tǒng)結轉銷售成本并生成憑證，在應收款管理系統(tǒng)確認銷售收入并生成憑證，即A執(zhí)行模式；
如果不在應付款管理系統(tǒng)生成結轉采購成本憑證，則采購成本和銷售成本的結轉可同時在存貨核算系統(tǒng)實現(xiàn)，并生成兩張憑證，再在應收款管理系統(tǒng)確認銷售收入并生成憑證，即B執(zhí)行模式；
無論執(zhí)行哪種模式，在總賬系統(tǒng)均可查詢到直運業(yè)務生成的三張憑證。
參考文獻：
1.1系統(tǒng)的技術結構框架
采購管理系統(tǒng)使用struts+sPring+Hibemate的結構框架進行設計，近些年以來的系統(tǒng)開發(fā)過程中，不斷產生各種多層結構框架的設計模式。Struts+Spring+Hibernate屬于其中的一種類型，SSH結構框架是現(xiàn)階段應用較為廣泛的架構體系，大多數大型企業(yè)的官方門戶網站都是選擇這種結構框架作為企業(yè)業(yè)務管理的支撐架構，其相應的實際開發(fā)應用流程己經進入到成熟的發(fā)展階段。由于這個系統(tǒng)對于計算機網絡存在著一定程度的依賴性，因此對于計算機系統(tǒng)的網絡通信接口要求標準也相對較高。計算機網絡協(xié)議需要遵循相應的TCP/IP協(xié)議，另外應當確保8080端口處于不被占用的狀態(tài)，因此這系統(tǒng)的服務器默認形式通信連接端口為8080。
1.2數據庫表的設計原則
1）邏輯結構的設計要點。使用表格的形式進行信息存儲處理，主要包含系統(tǒng)管理員的信息表、采購員的采購信息表、供應商的產品信息表、采購清單的信息表、競標單的信息表與供應單的產品信息表等。2）物理結構的設計要點。采購管理系統(tǒng)具體使用的數據存儲要求為數據庫，各個數據選項應當在數據庫中進行存取操作，存取的單位是表格，存儲區(qū)域通常是存儲在系統(tǒng)的硬盤內部，系統(tǒng)數據應當滿足保密性原則，各個系統(tǒng)用戶都需要設置各自的權限，只有達到權限標準的系統(tǒng)用戶才可以運用某項具體數據，在系統(tǒng)用戶輸入相應的用戶名時需要進行權限判斷處理。
2采購管理系統(tǒng)的實現(xiàn)分析
2.1管理員模塊實現(xiàn)
選擇菜單項中的查看預審核采購訂單通知，可以看到當前需要進行審核操作的采購訂單通知數目和具體列表，選擇各個通知右邊位置的查看選項，可以查看到其它的具體通知。進行采購清單的管理時需要選擇菜單項中的匯總分配，可以看到當前需要操作的采購清單列表，這部分采購清單一般是對各種不同產品的具體要求。進行匯總時系統(tǒng)會將產品根據具體的類型進行分類處理，統(tǒng)計具體的總數量同時顯示出來。點選擇返回按鈕可以返回到之前出現(xiàn)的頁面。點擊選擇按鈕以后系統(tǒng)會相應顯示確認的提示性操作，選擇確定之后將對應的采購訂單分配到相應的采購員。在匯總分配過程中需要同時操作多個數據表：對于采購清單表實行相應的修改操作處理，狀態(tài)位置為1，對采購訂單表實行添加操作處理，對采購員和產品的對應關系表實行查詢處理。
2.2采購員模塊實現(xiàn)
輸入系統(tǒng)用戶名與密碼之后假如通過對應的數據庫驗證則會跳轉到對應的采購員功能頁面。選擇相應的采購訂單菜單，則可以進入到采購訂單的頁面。系統(tǒng)頁面顯示系統(tǒng)管理員要求采購員需要的采購訂單信息，選擇按鈕則會相應彈出需要確認的窗口。
2.3供應商模塊實現(xiàn)
供應商模塊通常包含了四個方面的實際功能，其分別為查看系統(tǒng)通知、競標、競標單管理與訂單管理。系統(tǒng)通知一般包含了兩個部分，其分別為查看待簽訂單通知與取消訂單通知，查看取消訂單通知通常只能夠查看由系統(tǒng)管理員取消的采購訂單。
3結束語
企業(yè)信息管理準確
1引言
隨著計算機科學的運用日益成熟，慢慢的計算機科學技術的運用已深入到各個行業(yè)，基本實現(xiàn)了很多領域的智能可控管理，在人類社會的各個領域發(fā)揮了越來越重要的作用。中小企業(yè)的信息管理長期是采用人工管理的方式。對于各個控制環(huán)中的各控制點的信息采集均是采用手工的方式進行采集、統(tǒng)計和分析，經常會出現(xiàn)信息收集不規(guī)范、對系統(tǒng)缺陷的歸類、缺陷頻次的統(tǒng)計不精確、信息可追溯性較差等諸多問題。同時人工操作必然帶來了出錯率高，效率低、保密性差，大量的耗費了時間及人力物力，時間一長，將產生大量的文件和數據，這給數據資料的查找、更新及維護都帶來了不可避免的麻煩及難度。針對以上問題，開發(fā)一套實用的企業(yè)信息管理系統(tǒng)，具有了其實際的意義。
2系統(tǒng)業(yè)務分析
系統(tǒng)主要業(yè)務流程包括客戶訂單處理流程、生產管理流程、原材料采購流程。
客戶訂單處理流程為：訂單錄入（看板自動掃碼）集貨發(fā)貨。
生產管理流程為：看板回收制定生產計劃書生產完成品入庫。
采購流程為：看板回收制定采購計劃原材料采購采購完成入庫
客戶訂單流程觸發(fā)生產管理流程，生產管理流程觸發(fā)采購流程。觸發(fā)其流程的紐帶看板循環(huán)。
一般商品生產分為計劃生產、消息生產模式和后補充生產模式。后補充生產模式是保證倉庫中具備一定的庫存數量，客戶來訂單時，從庫存里面直接取貨。消息生產模式是庫存里面不備貨，在客戶下訂單時，再進行生產。計劃生產是按月制定生產計劃，按日發(fā)放生產計劃書和看板。無論那種生產模式，都可以用以上的流程模式來進行處理。
調整看板：在下達生產任務之后，有時出現(xiàn)原材料剩余的情況，而且如果保存到明天，原材料將作廢，因此要使用這些原材料生產一些商品，生產課領取一些調整看板領取調整看板時，由管理課掃碼，制定生產計劃書。調整看板的生產在系統(tǒng)要單獨標志。
系統(tǒng)主要業(yè)務流程如圖1所示。
3系統(tǒng)功能分析
本文設計的企業(yè)信息管理系統(tǒng)能夠完成系統(tǒng)管理、人員管理、客戶訂單管理、集貨管理、生產管理、采購管理、庫存管理、發(fā)貨管理、查詢報表等功能。每個功能說明如下：
（1）系統(tǒng)管理包括維護系統(tǒng)用戶、操作權限，維護系統(tǒng)基礎數據（商品信息、材料信息、生產線、倉庫信息、客戶資料、供貨商資料等），設置系統(tǒng)運行參數（看板循環(huán)周期、商品生產周期、商品預警庫存等），看板管理。
（2）人員管理包括人員資料維護，人員績效考核等。
（3）客戶訂單包括客戶訂單資料維護查詢，客戶看板掃碼，生成集貨指示書。
（4）集貨管理包括客戶看板是生產看板一一對比掃碼，自動錄入集貨指示書完成狀態(tài)，集貨訂單編號和客戶訂單編號一一對應。
（5）發(fā)貨管理對客戶訂單（或者集貨指示書）進行掃碼，更新訂單狀態(tài)為（已發(fā)貨）。
（6）生產管理包括制定生產計劃書，對生產看板進行掃碼，編排生產任務，完成品入庫時通過手持終端掃碼自動入庫。
（7）采購管理包括制定采購計劃書，對供貨商供貨材料進行掃碼入庫。
（8）倉庫管理包括庫存查詢，庫存預警監(jiān)視，特殊情況下的商品、材料入出庫，制作盤點單，盤點結果掃碼錄入。
（9）查詢報表包括客戶訂單統(tǒng)計，欠品狀態(tài)查詢，集貨狀態(tài)查詢，發(fā)貨狀態(tài)查詢，生產狀態(tài)查詢，采購狀態(tài)查詢，庫存查詢，庫存預警。
系統(tǒng)功能結構圖如圖2所示。
4關鍵功能實現(xiàn)
4.1客戶訂單處理
物流班長在定期（一般1小時一次）客戶看板架上查看客戶看板信息，如果有客戶看板，就對這些看板進行掃碼處理。掃碼完成后，按照系統(tǒng)提示自動生產集貨指示書，之后把集貨指示書和客戶看板放置在集貨看板架上。如果這些訂購商品是屬于消息生產的，系統(tǒng)會提示制作這些商品的生產計劃書，并把生產計劃書和生產看板（一次性）放在生產看板架上。
4.2 材料采購
生產班長在生產過程中，從倉庫中提取所需要的材料，并將材料看板取下放置到材料回收看板架上。采購主管定期從回收看板架上取下材料看板，通過掃碼的方式制定采購計劃書。并將采購計劃書和采購看板發(fā)送到供貨商，供貨商將所采購材料、采購看板、采購訂單一并發(fā)貨給新明纖維。采購主管收到貨物后，將材料放置到指定倉庫，并對材料看板進行掃碼入庫，
最后簽收訂單。有欠品時把訂單先扣下，等補齊后，掃碼入庫再簽收訂單。
5小結
隨著我國企業(yè)的規(guī)模和數量日益增多，原先的紙質記錄、手工服務方式已遠不能滿足如今企業(yè)的管理和業(yè)務需求。針對這一現(xiàn)狀，本文在此提出實施無紙化的企業(yè)管理辦法，通過信息化系統(tǒng)實現(xiàn)企業(yè)基礎資料、訂單業(yè)務審核流程、項目實施流程、庫存報表等功能，提高員工的工作效率，降低服務成本，促進中小企業(yè)的信息化建設。
參考文獻：
在市場競爭日趨白熱化的今天，能夠“生存”已是很多家電企業(yè)苦苦追求的目標了，因為在企業(yè)外部，同行之間的價格戰(zhàn)不斷吞噬著廠商的利潤；在企業(yè)內部，人力成本費用持續(xù)地上升，企業(yè)組織體系漸漸不能適應行業(yè)發(fā)展需求。廣大家電廠商唯有深耕挖掘自身企業(yè)潛力才能抵御行業(yè)當下的困境。
而對于家電行業(yè)來說，原材料成本能占到商品總成本的60%～70%，原材料采購在成本控制、保障生產、內部各業(yè)務單元間協(xié)同、上下游供應鏈企業(yè)的戰(zhàn)略合作方面，起到了至關重要的作用。所以如何做好采購管理，就成為當下家電企業(yè)突破行業(yè)發(fā)展困境的有效途徑。
本文以C公司為例來談談家電企業(yè)采購管理所遇到的問題，以及解決這些問題的有效策略，希望能給業(yè)內人士帶來啟示。
C公司是一家專門從事家電產品的研發(fā)、生產和銷售的老牌廠商。該公司的采購模式比較原始，仍然處在與供應商詢比價格簽訂單階段，這與當今家電業(yè)注重供應鏈的利益分享及訂單快速反應的理念背道而馳，此采購模式已嚴重不能滿足C公司的戰(zhàn)略發(fā)展要求C公司的采購管理為整個公司的運營帶來哪些影響？這些影響又在哪些方面產生制約？
順藤摸瓜 痛點在哪里
C公司的采購模式可謂是非常傳統(tǒng)、簡單的。即其采購部一直沿襲以拉動采購的管理模式進行運作，圍繞確定采購需求、供應商詢價、議價、下訂單、跟蹤訂單、跟蹤交期、收貨、付款等流程進行采購日常工作，其并未與現(xiàn)代的供應鏈采購相融合。
對于絕大部分中小企業(yè)來講，一般都采用和C公司相類似的采購原則，這種模式有正反兩方面的影響。早期，企業(yè)在生存階段，管理的方式都比較原始和簡單，也沒有形成團隊。原始的采購管理方式確實適應資金、人員、規(guī)模有限的初級階段，一旦企業(yè)進入規(guī)模化發(fā)展，傳統(tǒng)采購模式的弊端也逐漸暴露。
這種粗放式的采購體系已不能適用行業(yè)發(fā)展，具體存在的問題突出有如下幾點。
1.訂單按時交貨率低。
在C公司的供應商中，部分供應商的管理理念較為落后，對需求方的交貨及時性、準確性以及整個供應鏈運行效率的重要意義并未深刻理解。
其次，供應商生產運作模式落后，致使在生產計劃、加工、運輸等任何一生產環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，導致無法保證交貨及時性。交貨不及時，等于喪失了市場銷售機會，更別說搶占市場，已經有不少經銷商反映由此所帶來的訂單和銷售流失。直接影響整個供商鏈條、包括資金周轉。
2.多品種、小批量的生產模式導致采購成本增加。
由于C公司的產品線較為豐富，根據訂單進行牽引讓各部門進行配合，致使采購管理常進行小批量多品種的采購工作，增加了采購人員的工作強度。
這也對供應商交貨期提出了較為嚴格的時效性要求，造成供應商無法進行相應的預測和配送計劃，同時也會造成供應商多品種小批量的送貨，使得相關系統(tǒng)成本增加（物流費、倉儲費、倉庫檢查、收料費用等），間接造成采購成本的增加，雙方在其中都沒得到好處，不利于公司與供應商間的戰(zhàn)略合作。
3.采購流程問題，容易滋生腐敗。
在營銷部門下達采購訂單后，采購人員根據訂單需求，在SAP系統(tǒng)導出物料需求，采購員再根據物料與多家供應商議價確定供貨。若在多家供應商能按時按量供應物料的前提下，C公司采購分配管理流程不明晰，采購分配比例由采購員確定。采購員按照平時供應商的價格、服務、交期等評判標準來分配采購比例，但主要評判還是以價格為主導。
但對于供應商來說，在淡季他們?yōu)榱朔謹偣潭ǔ杀径蛢r競單，在旺季供應商則會先滿足于利潤較高的客戶，導致交貨不及時或不接單，對C公司的生產配套帶來非常大的影響，同時也傷害雙方的戰(zhàn)略合作關系。另C公司并無制定物資采購比例的相關管理辦法，采購員分配訂單權利過大，容易滋生腐敗，引起采購員與供應商串通的可能性。實際上，不僅C公司出現(xiàn)這樣的現(xiàn)象，同樣的問題也存在絕大多數的家電企業(yè)，成為理順供應鏈中的“毒瘤”。
4.采購員專業(yè)素養(yǎng)急需提高。
由于采購員每天都在處理日常事務，在C公司采購流程中常發(fā)現(xiàn)采購員不熟悉業(yè)務知識而盲目聽取供應商建議，導致成本增加，甚至對物料特性及功能了解甚少，這樣的情況難以提升采購人員的管理水平。
5.采購信息系統(tǒng)落后。
每天清晨，C公司的采購人員都要依據銷售部門下達的生產訂單需求，在電腦系統(tǒng)中將物料需求導出，針對每個生產訂單，采購員都必須手動制定物料分配表。這對大型的生產企業(yè)來說，每天都有繁多的生產訂單要下達，采購員必須重復的做同一件事情，導致采購員整體效率降低，更無從在采購專業(yè)知識方面取得突破。
6.管理層不重視采購管理的戰(zhàn)略作用。
很多家電企業(yè)的管理層非常重視市場端的銷售，認為銷售才是生產型企業(yè)的利潤源泉，往往忽視了采購的重大作用，采購只要將采購成本下降1%，就可以給公司帶來5～8%的利潤增加。事實告訴我們采購管理就是向管理要利潤。所以采、研發(fā)、銷售三者是企業(yè)實現(xiàn)戰(zhàn)略目標最為關鍵的因素。
7.呆滯物料使公司經營遭受巨大損失。
采購部門根據生產計劃制定出的物料需求，與多個供應商對所需要的物料展開詢價及議價工作，然后將物料份額對供應商進行分配和執(zhí)行，最后是跟進物料到廠的進度并及時將物料入庫，待生產使用。但是每年C公司都有大量積壓物料進行處置外賣，變現(xiàn)后取得的收入僅為原值的50%不到，對公司增強盈利水平產生了巨大的負面影響。
追根溯源 為何“不通”
1.原始管理模式帶來的弊端。
C公司仍然運用原始的以銷定產的管理模式，即通過銷售部門確定客戶的需求匯總后，下訂單給采購組織進行生產活動。C公司缺乏銷售與運營計劃體系的協(xié)調，內部銷售部門、采購部門與生產部門缺乏有效的銜接跟溝通，無法提前做好與供應商的物料預測計劃，往往會出現(xiàn)供應商無法按時按量交貨的情況。
2.C公司對采購的地位認識高度不夠。
該公司認為采購主要職責就是保證采購價格低、為生產齊套保駕護航，但并未將采購部放到與營銷、研發(fā)部同等重要的位置。采購是整個供商鏈條中基礎的一環(huán)，也是重要的一環(huán)，其是產品生產成本和品質的保證。
3.采購管理流程制度缺乏系統(tǒng)性梳理，各業(yè)務部門缺乏有效的銜接。
C公司在《采購分配管理辦法》、《物料標準化管理辦法》、《訂單需求預測管理辦法》等并未制定有效流程和制度，給公司帶來諸如滋生腐敗、降低系統(tǒng)效率、產生大量積壓物資、交貨及時性降低、物料通用性差、增加管理費用等問題和風險。公司化運作需要制度化，與“團伙”和“團隊”有著異曲同工之處。
4.C公司各部門間缺乏及時的溝通，導致采購物料過多，產生大量的積壓物資。
關鍵詞：C/S；B/S；物資采購；平臺
中圖分類號：TP311.52
隨著企業(yè)全面深化體制機制改革的發(fā)展，物資采購從原來的分散采購轉變?yōu)榻y(tǒng)一采購，將原來分散在不同部門的物資采購職能統(tǒng)一到一起，成立獨立的物資采購中心。按照集中采購模式，集中管控供應商、采購價格與庫存情況，降低采購成本。信息化手段做為提升企業(yè)經營和管理不可或缺的輔助工具，在物資采購信息管理平臺的建設上以“數字采購、協(xié)同采購”為目標，從采購需求、采購計劃入手，通過訂單管理、采購檢驗入庫與訂單結算等業(yè)務審批流程控制與痕跡化管理，規(guī)范采購流程；同時，積極推進采購管理向上游供應商的延伸，建立供應商網絡協(xié)作采購模式，引入供應商管理庫存（VMI）與準時生產（JIT）等理念，通過供應商選取、與供應商的全面協(xié)作，考核評估等環(huán)節(jié)的數據集成與流轉，使得整個物資采購環(huán)節(jié)型成一個PDCA閉環(huán)，切實做到通過信息化來提升采購力。
1 企業(yè)信息化現(xiàn)狀
在企業(yè)成立物資采購中心之前，已經建設有ERP、MES、財務管理、物流信息系統(tǒng)（LIS）、主數據管理平臺、數據交換平臺等系統(tǒng)。新建設的物資采購信息管理平臺考慮保護既有投資，避免重復建設，將企業(yè)已建系統(tǒng)中的一些相關業(yè)務關聯(lián)集中到一起，通過業(yè)務協(xié)同，數出一門，實現(xiàn)采購管理、供應商網絡協(xié)作、供應商管理等功能。
2 現(xiàn)行物資采購業(yè)務管理存在的問題
（1）當采購的物資是新物資時，采用電話、傳真或電子郵件的方式進行詢價，雖然可以完成詢價工作，但收集的數據分散、表現(xiàn)形式多樣，不利于詢價工作的統(tǒng)一管理和統(tǒng)計分析；（2）與供應商的采購訂單確認采用傳真方式，該方式雖然保證了采購訂單蓋章確認的合法性，但當訂單需要多次調整確認時，無法做出快速的調整和反饋；（3）需要了解供應商的庫存情況，一般采用電話、傳真或電子郵件的方式進行咨詢，無法實現(xiàn)對供應商庫存數據的實時、動態(tài)了解。
3 系統(tǒng)設計
3.1 系統(tǒng)架構設計
物資采購信息管理平臺的系統(tǒng)架構設計遵守高內聚、低耦合的原則，C/S部分采用PowerBuilder+Oracle模式開發(fā)，B/S部分采用基于J2EE多層架構和組件開發(fā)技術，進行系統(tǒng)架構設計和系統(tǒng)開發(fā)。
3.1.1 采用C/S與B/S模式相結合。根據企業(yè)信息化實際情況，物資采購在企業(yè)內部的業(yè)務管理部分，業(yè)務量大且內容相對復雜，對業(yè)務流程、數據安全、響應速度的要求高，如計劃管理、訂單管理、采購合同、到貨登記、質量檢驗、入庫管理等。對于這部分內容，采用C/S模式來實現(xiàn)。利用C/S模式，方便個性化流程設計，減少對服務器和網絡資源的占用，更好對數據進行安全保護。同時，還可以利用企業(yè)原有的數據資源和數據分發(fā)機制，實現(xiàn)內部數據的統(tǒng)一。
針對企業(yè)的供應商數量多，地域分散等特點，采用B/S模式，開發(fā)面向互聯(lián)網與供應商業(yè)務互動部分的內容，很好地解決了系統(tǒng)的使用與維護管理問題。
3.1.2 系統(tǒng)集成方面。（1）確保基礎數據唯一性。為保證基礎數據出處的唯一性，物資采購信息管理平臺所用到的基礎數據統(tǒng)一從企業(yè)主數據管理平臺獲取，如供應商編碼、材料編碼，備件編碼、計量單位編碼、人員編碼、組織機構編碼等；（2）業(yè)務系統(tǒng)集成與交互。物資采購信息管理平臺需要與ERP、MES、OA、財務管理、物流信息系統(tǒng)（LIS）等業(yè)務系統(tǒng)進行信息交互。接口設計要求遵循企業(yè)現(xiàn)行的標準規(guī)范，同時要考慮盡量減少對暨有系統(tǒng)的改造。
3.2 系統(tǒng)業(yè)務功能設計
3.2.1 采購計劃管理。根據不同物資類別需求計劃為編制依據，實現(xiàn)采購月計劃和采購月調整計劃的錄入、修改、查詢功能。
3.2.2 采購合同管理。實現(xiàn)采購合同按采物資類別分類進行管理，并將采購合同與采購計劃、采購訂單建立關聯(lián)，實現(xiàn)采購業(yè)務的追蹤。
3.2.3 訂單管理。采購訂單按物資類別進行分類，依據采購月計劃和采購月調整計劃編制，實現(xiàn)與采購計劃、采購合同建立關聯(lián)和業(yè)務追蹤。
3.2.4 訂單確認。采購方和供貨方通過網上交互，進行網上協(xié)作，解決了紙制單據傳遞和電話溝通中存在信息中斷問題。
3.2.5 發(fā)貨單管理。該功能實現(xiàn)供應商發(fā)貨情況的管理。在發(fā)貨單管理中，一份發(fā)貨單僅記錄一次發(fā)貨的情況，是采購訂單的一個子集。通過發(fā)貨單銜接了采購訂單和到貨登記，使采購業(yè)務的信息流變得完整、順暢。
3.2.6 到貨登記管理。實現(xiàn)對物資貨物的暫存管理。通過與發(fā)貨單的關聯(lián)查詢和到貨登記單據的自動生成，在管理上控制和避免了供應商發(fā)出的物品與實際采購的物品有差異的問題，減少了庫管員錄入的工作量和錄入錯誤。
3.2.7 質量檢驗申請管理。依據到貨登記編制質量檢驗申請，通過質量檢驗申請和到貨登記一對一的關系，實現(xiàn)質量檢驗申請單據的自動生成，并與到貨登記、質量檢驗單建立關聯(lián)，實現(xiàn)采購信息的跟蹤。
3.2.8 質量檢驗管理。通過設置提交、提交、已審核、作廢四個狀態(tài)，現(xiàn)質量檢驗單據的生成、錄入、修改、查詢等管理功能。并通過聯(lián)查功能，實現(xiàn)采購業(yè)務追蹤信息的追蹤。
3.2.9 入庫管理。實現(xiàn)已檢驗合格的物資貨物的入庫管理業(yè)務。依據到貨登記編制暫估入庫單，并在入庫管理中實現(xiàn)暫估入庫單的錄入、修改、查詢、暫估入庫單單據據聯(lián)查功能。
3.2.10 供應商管理。該功能實現(xiàn)供應商基本信息管理。供應商基本信息是供應商的基礎信息資料，包括供應商代碼、名稱、地址、聯(lián)系人等信息。
3.2.11 供應商評價管理。實現(xiàn)對供應商綜合評價信息的管理。根據供應商到貨執(zhí)行率、到貨質量、到貨的及時性等信息，給供應商進行綜合評定，并將信息反饋回給供應商。
3.2.12 統(tǒng)計分析。實現(xiàn)采購計劃執(zhí)行情況的統(tǒng)計和分析。內容主要包括物品月度計劃量、訂單下達量、截至當前日期的發(fā)貨量、截至當前日期的到貨量、截至當前日期的入庫量、當前庫存量及相關比率等信息。
3.2.13 消息提醒。該模塊采用DWR消息推送，實現(xiàn)供應商與采購業(yè)務員之間消息互動，及時提醒供應商與采購業(yè)務員協(xié)同業(yè)務處理。當采購業(yè)務員發(fā)出報價單和采購訂單后，系統(tǒng)會自動發(fā)送消息提醒供應商及時填寫報價單和進行訂單確認。同時采購業(yè)務員與供應商可以在線或離線狀態(tài)下互相發(fā)送消息。
3.2.14 權限管理。物資采購信息管理平臺權限管理作為系統(tǒng)的安全保障機制，要求靈活可配置。
物資采購信息管理平臺的用戶既有企業(yè)員工，也有供應商方人員。因此，對權限管理有系統(tǒng)和全面的規(guī)劃要求很高，具體到功能級和數據級的權限配置和管理。權限管理分為兩個部分，分別是在C/S模式下實現(xiàn)的功能權限管理和在B/S模式下實現(xiàn)的功能權限管理。
4 結束語
通過建立統(tǒng)一的物資采購信息管理平臺，實現(xiàn)了采購集中化、業(yè)務流程標準化、管理過程效率化的管理要求，可以滿足公司集中采購模式下多種管理模式的采購業(yè)務管理，規(guī)范采購行為，有效降低公司采購成本、優(yōu)化業(yè)務流程、大大提高公司集中采購的運作效率。
參考文獻：
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關鍵詞：ERP系統(tǒng)；采購；風險
中圖分類號：F123.9 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2013）21-0135-02
一、ERP系統(tǒng)的基本概述
ERP系統(tǒng)，即企業(yè)資源計劃，是利用現(xiàn)代企業(yè)的先進管理思想將企業(yè)所有資源進行整合集成管理，并為企業(yè)提供決策、計劃、控制與經營業(yè)績評估的管理平臺。簡單的說是將企業(yè)的三大流即物流、資金流、信息流，進行全面一體化管理的管理信息系統(tǒng)。ERP項目的實施，第一次將油田物資采購業(yè)務集成到一個統(tǒng)一的管理信息平臺，改變了之前各單位物資系統(tǒng)互不聯(lián)通，相互獨立的局面，為油田物資采購業(yè)務的統(tǒng)籌管理和資源優(yōu)化提供了及時高效的信息化手段，對于油田的信息化建設具有重要意義。
作為集采購、倉儲、中轉、商品檢測、配送、現(xiàn)場服務于一體的專業(yè)化物資供應單位，是西北地區(qū)實力最強大的大型現(xiàn)代化物資供銷企業(yè)之一。其主營業(yè)務為物資供銷，經營金屬材料、機電設備、化工材料、建材勞保、鉆井工具、汽車配件、電器儀表、五金工具等物資3萬余種，從國內33個省區(qū)和國外20多個國家與地區(qū)進貨，年吞吐量100多萬噸，年采購金額50多億元。
在ERP項目的實施過程中，發(fā)現(xiàn)ERP系統(tǒng)作為企業(yè)內部資源統(tǒng)籌管理和優(yōu)化配置的信息平臺，側重點在于把企業(yè)的物流、資金流、信息流統(tǒng)一起來進行管理，以求最大限度地利用企業(yè)現(xiàn)有資源，實現(xiàn)企業(yè)經濟效益的最大化。但是對于具體業(yè)務操作時ERP系統(tǒng)的功能還存在一些不滿足實際操作的情況，需要進行調整、擴充和完善。例如，ERP環(huán)境下的物資采購合同管理控制體系所涉及的一些功能就需要重新評估和設計。
二、ERP系統(tǒng)在物資采購管理存在的潛在風險
作為油田采購的管理人員在合同管理中，承擔著合同的經濟、法律審查職責。ERP系統(tǒng)的實施過程中對物資采購僅僅是以采購訂單的形式體現(xiàn)，主要功能也僅僅是作為資源配置的手段，對于買賣雙方具有權利、義務的合同內容的審核和管理則明顯不足。則ERP系統(tǒng)在實際操作中對于物資采購合同的審核、管理中的潛在風險為：
1.物資采購需要買賣雙方簽訂據有合同形式的法律文書，這就需要系統(tǒng)能提供一個錄入和輸出標準文本的平臺。但由于ERP系統(tǒng)的核心是企業(yè)內部資源的統(tǒng)籌管理和優(yōu)化配置，ERP系統(tǒng)中采購訂單模塊的重點在于采購物料的配置和管理。對采購合同文本所需各項條款，如質保期、運輸條件、付款方式、違約責任等并沒有提供一個標準、統(tǒng)一的文本錄入格式。
2.作為物資采購合同需要有一個標準的輸出打印文本模式。ERP系統(tǒng)中采購訂單模塊對于合同打印僅僅提供采購訂單明細打印，并不包含合同文本中約定的相關條款，無法打印出符合要求的標準合同文本。
3.ERP系統(tǒng)中的采購訂單審核功能相對單一。ERP系統(tǒng)中對于采購訂單的審核僅僅涵蓋了對于整個訂單的審核通過與否，沒有細化到每條物料明細的審核和合同條款的審核。
4.ERP系統(tǒng)針對物資采購業(yè)務沒有提供報表統(tǒng)計分析功能。物資供應總公司在日常管理工作中需要對總公司生產、經營情況進行隨時的實時統(tǒng)計、分析，以反映總公司各項業(yè)務的實際運營情況給總公司決策層提供決策的依據。此項功能的缺失對總公司經營管理產生極大的影響，容易產生統(tǒng)計數據滯后的情況。
5.ERP系統(tǒng)對于發(fā)出的合同文本是否經買賣雙方簽字蓋章并返回缺少“合同文本蓋章確認”功能。使合同管理部門不能有效防范和化解交易風險，確保物資采購合同對外付款的安全性和有效性（注：我單位管理規(guī)定只有供應商將打印出來的合同文本簽字蓋章，并返回我單位，經合同管理部門審核確認后，我單位財務部門才能依據該合同對供應商付款）。
以上原因造成管理部門在合同審核工作中不能及時發(fā)現(xiàn)和化解合同簽訂、履行過程中的法律風險。因此，如何能更好地適應ERP系統(tǒng)，如何在充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)作用的基礎上與總公司的實際相結合，切實做好和完善物資采購的管理工作，降低企業(yè)的法律風險，使ERP系統(tǒng)更能符合管理的需要，就成為了管理部門需要切實考慮的課題。
三、對ERP系統(tǒng)訂單式采購的調整、擴充和完善
針對ERP系統(tǒng)中物資采購管理存在的法律風險，在油田ERP項目實施的過程中，采用了兩種不同的解決方案來彌補。
1.解決方案1：油田除物資供應總公司以外的其他單位，將采購的管理工作從ERP系統(tǒng)中獨立出來，在中石油集團公司提供的另外一套專業(yè)用于合同管理的系統(tǒng)（中石油合同管理系統(tǒng)）中進行管理。即對于同一份業(yè)務，需要在ERP系統(tǒng)和中石油合同管理系統(tǒng)中各執(zhí)行一遍。
2.解決方案2：新疆油田物資供應總公司是新疆油田物資采購業(yè)務的主體單位，每年簽訂物資采購合同1萬多份，物料明細10萬余項。如果采用新疆油田其他單位的做法，對于一份業(yè)務，分別在兩套系統(tǒng)中各執(zhí)行一遍，工作量巨大，并且由于工作交叉重復，效率低下，非常不現(xiàn)實，也達不到快速、高效、便捷的管理要求，可行性較低。同時由于中石油合同管理系統(tǒng)對于物資類的器材編碼沒有設定以及對于倉庫管理中的收、發(fā)、存等工作也沒有設定，無法滿足物資采購管理工作的整體需要。因此物資供應總公司選擇對ERP系統(tǒng)中的采購訂單模塊進行改進和完善，并且配套以相關的管理規(guī)定，從而在ERP系統(tǒng)中實現(xiàn)合同管理的職能和需要。
（1）對于ERP系統(tǒng)采購訂單模塊中原有的簡單合同文本錄入環(huán)境做了大量改進，按照國家標準買賣合同文本的要求將質保期、運輸條件、付款條件、違約責任等合同條款增加到采購訂單的合同文本錄入中。同時完善物資采購合同的文本種類，增添了金屬材料類、化工產品類、機電設備類等七種具有物資特點合同文本。使在合同簽訂過程中可以根據各類物資的特性選用適合的文本內容，從而防范了法律風險，維護了企業(yè)的合法權益。
（2）為解決ERP系統(tǒng)中采購訂單模塊無法打印出符合要求的合同文本的情況，在物資供應總公司的ERP系統(tǒng)中，單獨開發(fā)了合同文本打印程序，該程序能夠將采購訂單中采購的物料和相關信息，以及錄入的各種合同條款，按照標準的符合法律要求的文本格式打印出來。從而滿足從系統(tǒng)中直接打印出采購合同的標準文本的要求（另外，該程序還對采購訂單做了相關甄別和限制，僅僅是對滿足各項要求的、有效的采購訂單才能打印出對應合同文本，從而保證了打印的合同文本的真實可靠）。
（3）ERP系統(tǒng)中原有的采購訂單審核功能相對單一，對于采購訂單的審核僅僅涵蓋了對于整個訂單的審核通過與否，沒有細化到每條物料價格明細的審核和合同條款的審核。例如審核某項采購訂單時如果發(fā)現(xiàn)其中某項物料的價格存在錯誤，只能將整個訂單退回，而無法標明是哪項物料價格存在問題，審批效率不高。對于這個問題，在物資供應總公司的ERP系統(tǒng)中，也單獨開發(fā)了全新的采購訂單的審批程序，新的審批程序將采購訂單的審批細化到每條物料明細的審核和合同條款的審核，當審核人員在審核某項采購訂單時發(fā)現(xiàn)其中某項物料的價格存在錯誤，在退回該采購訂單的時候選擇該項物料的審批狀態(tài)為“審批不通過”，而該份訂單的其余物料選擇審批狀態(tài)為“審批通過”；業(yè)務員修改該份采購訂單時，僅僅只需要修改“審批不通過”物料的相關信息，對于“審批通過”的物料不需要也無法進行修改，極大地提高了采購訂單審批的效率。
（4）對于ERP系統(tǒng)的報表統(tǒng)計功能，我們及時向ERP項目部提出需求，提供所需各類報表的模版及所需的查詢條件，希望在ERP系統(tǒng)中建立一整套的業(yè)務報表體系，使業(yè)務人員根據需要隨時得到實時的各項業(yè)務統(tǒng)計報表。
以上是物資供應總公司為彌補ERP系統(tǒng)在合同管理工作中存在的法律風險，在ERP項目實施過程中對于ERP系統(tǒng)本身所做的一些改進和開發(fā)，從而使其滿足了合同管理工作的基本要求。
四、EPR系統(tǒng)下物資采購合同管理的建議
ERP系統(tǒng)是一個龐大復雜的系統(tǒng)，而合同管理又是一項精細嚴密的工作。盡管ERP系統(tǒng)的實施使企業(yè)各部門的業(yè)務實現(xiàn)了集成化處理，減少了不必要的環(huán)節(jié)。但是由于實施企業(yè)的業(yè)務運作更加依賴于ERP系統(tǒng)，這種依賴和系統(tǒng)本身的特點也使企業(yè)原有的管理、控制體系發(fā)生改變，一些原有的有利于控制和監(jiān)督的環(huán)節(jié)也消失了，這就形成了新的業(yè)務風險。為了確保ERP系統(tǒng)正常、安全、可靠地運行，確保數據的真實、及時、完整、合法性。除了需要一些對于ERP系統(tǒng)本身的調整和改進，還需要根據ERP系統(tǒng)實施后的實際業(yè)務環(huán)境建立一系列配套的管理制度和崗位責任制度，對業(yè)務操作人員提出責任和要求，才能保證在ERP的業(yè)務環(huán)境下切實做好和完善采購合同的管理工作。
為了實現(xiàn)這一目標，我們加強和完善了對ERP系統(tǒng)開發(fā)、應用、維護過程中相關人員行為的管理、約束和控制，采取一套預防性的內部管理制度。把健全和完善合同簽訂制度，規(guī)范合同簽訂行為列入重點工作。在原有制度的基礎上總結工作經驗，重新修訂和頒發(fā)了《合同管理辦法》，更詳盡地規(guī)定了各部門，各崗位應履行的職責、范圍、程序，使合同簽訂和管理人員有章可循，使工作程序更加合理，提高合同簽訂的質量。
ERP系統(tǒng)只是管理者進行企業(yè)管理的工具，其本身是比較“死板”的。要充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)的作用還需要高素質的員工的積極協(xié)作才行。我們對物資采購人員，合同簽訂、管理人員實行定期業(yè)務培訓制度，提高工作人員的業(yè)務水平，掌握和熟練系統(tǒng)的操作指令。確保ERP系統(tǒng)數據庫錄入信息的真實性、完整性、準確性、一致性和安全性。
