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高校智慧檔案館建設(shè)篇1

檔案是人類社會(huì)發(fā)展到一定歷史階段的產(chǎn)物，是某一個(gè)體、單位或者組織經(jīng)過歸納整理、系統(tǒng)規(guī)范、集中保存的歷史資料。檔案是一項(xiàng)構(gòu)建社會(huì)記憶的工作，具有重要的憑證價(jià)值和情報(bào)價(jià)值；檔案也是一種客觀的歷史資源，具有重要的保存價(jià)值。它能證明某些客觀事實(shí)，還原歷史真相，服務(wù)社會(huì)大眾。所以有人說：檔案濃縮歷史精華，融匯歷史知識(shí)，承載歷史事實(shí)，揭示歷史真相，能夠把歷史資源轉(zhuǎn)化為促進(jìn)人類社會(huì)健康發(fā)展的推動(dòng)力量。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，智慧檔案館建設(shè)已經(jīng)提上議事日程，在高校智慧檔案館建設(shè)研究項(xiàng)目中，通過普及檔案教育，師生的檔案意識(shí)不斷蘇醒，領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)逐漸增強(qiáng)，學(xué)校的檔案意識(shí)日益提升，檔案館藏不斷豐富，檔案工作呈現(xiàn)出健康發(fā)展的良好局面。

一、檔案利用工作的現(xiàn)狀

孟子曰：“民為貴，社稷次之，君為輕”。國家檔案局發(fā)布的《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見》指出：“要堅(jiān)持以人為本，轉(zhuǎn)變重事輕人，重物輕人，重典型人物輕普通人物的傳統(tǒng)觀念和思想認(rèn)識(shí)，重視所有涉及人的檔案的價(jià)值，努力建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系。”。在中國傳統(tǒng)文化的沐浴下，國家檔案管理部門要求我們打好檔案利用工作的基礎(chǔ)，切實(shí)抓好廣大人民群眾的檔案利用工作，做實(shí)、做精、做細(xì)檔案管理工作，把庫房里的“死檔案”變成生活中的“活信息”。高校檔案工作是社會(huì)檔案工作的重要組成部分，應(yīng)該起到提高社會(huì)檔案意識(shí)、引領(lǐng)社會(huì)檔案服務(wù)、促進(jìn)社會(huì)檔案發(fā)展的作用。秉承上述檔案工作的指導(dǎo)思想，為了推動(dòng)檔案利用的深入發(fā)展，西大檔案館啟動(dòng)《智慧校園背景下西北大學(xué)智慧檔案館建設(shè)研究》項(xiàng)目，試圖通過“以研促建、以建促改、以改促用”的方式推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展。目前，檔案查閱已從檔案到館查閱發(fā)展到檔案遠(yuǎn)程查詢，檔案證明日漸方便，檔案借閱程序規(guī)范，檔案編研有序發(fā)展，檔案文化資源開發(fā)利用研究開始踏上征程，檔案育人工作引起人們的高度重視，檔案利用工作的局面已經(jīng)初步打開。

二、檔案利用工作存在的問題

從高校檔案工作者的視角觀察，檔案利用是指檔案工作者開發(fā)檔案資源，傳輸檔案信息，滿足利用者需求的行為過程。檔案利用分為：服務(wù)師生員工的普遍利用，服務(wù)現(xiàn)實(shí)工作的實(shí)際利用，服務(wù)檔案編研的學(xué)術(shù)利用，服務(wù)教學(xué)科研的育人利用。隨著社會(huì)的進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，檔案教育日漸普及，檔案意識(shí)不斷提升，檔案利用呈現(xiàn)良性發(fā)展的態(tài)勢。但就整體而言檔案利用工作還有某些不足，存在一些亟待改進(jìn)的問題。

1.檔案基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，利用方式單一，傳輸能力不足

檔案館庫建設(shè)相對滯后，庫房面積、設(shè)備、防塵、防蟲、除濕等硬件設(shè)施不能完全達(dá)標(biāo)，2017年前后才安裝視頻監(jiān)控系統(tǒng)，沒有門禁設(shè)施，沒有采用RFID技術(shù)管理實(shí)體檔案和檔案密集架。解放前的檔案已經(jīng)交至省檔案館保存，現(xiàn)存14類10萬多卷檔案都是解放以后的檔案，其大多為文書檔案，以前因?yàn)閹旆棵娣e局限、檔案收集不夠齊全，現(xiàn)在加大了收集力度、但是庫房又快滿了，導(dǎo)致檔案館藏內(nèi)容不夠豐富，館藏結(jié)構(gòu)不夠合理，在“收集、儲(chǔ)存、管理、利用”過程中存在重量輕質(zhì)，重藏輕用的傾向。目前，檔案利用以查閱為主、編研為輔，檔案查閱以滿足用戶需求為主、科學(xué)分析用戶需求、主動(dòng)推送檔案信息服務(wù)不足，檔案編研浮于表層、以編為主、以研為輔，檔案文化資源開發(fā)利用研究不足，制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.檔案工作者素質(zhì)有待進(jìn)一步提升

目前，各校檔案工作者多為非對口專業(yè)畢業(yè)，檔案服務(wù)意識(shí)、檔案業(yè)務(wù)技能、相關(guān)專業(yè)知識(shí)、信息技術(shù)水平等距離智慧檔案館的要求還有一定的差距。

3.檔案利用與檔案保密的關(guān)系有待進(jìn)一步厘清

由于檔案公開細(xì)則沒有統(tǒng)一明確的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案工作重保密、輕利用，能限定利用范圍的檔案或者檔案資料盡量限定使用，不宜公開的檔案或者檔案資料盡量不予公開；檔案公開與個(gè)人隱私保護(hù)存在一定的矛盾，檔案利用對于個(gè)人隱私保護(hù)不足，個(gè)別情況下，檔案開放存在泄漏個(gè)人隱私的隱患。

4.檔案信息化建設(shè)滯后

學(xué)校建立了檔案信息網(wǎng)站，檔案信息管理系統(tǒng)于2019年年底驗(yàn)收完成，實(shí)體檔案數(shù)字化遷移工作正在進(jìn)行，大部分檔案查閱還是手工調(diào)卷，現(xiàn)在正在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)工作。

三、檔案利用工作的反思

1.夯實(shí)檔案利用的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)

檔案工作的核心是“收齊、存儲(chǔ)、管好、用活”檔案資料，“收齊”是基礎(chǔ)，“存儲(chǔ)”是保障，“管好”是條件，“用活”是目的。為了“收齊”檔案資料必須加強(qiáng)檔案館庫建設(shè)，為了“存儲(chǔ)”檔案資料必須改善檔案館庫環(huán)境，為了“管好”檔案資料必須完善檔案管理規(guī)章制度，為了“用活”檔案資料必須繼續(xù)加大檔案宣傳力度，強(qiáng)化檔案信息傳輸能力，遵守檔案密級規(guī)定，努力做到檔案信息傳輸精準(zhǔn)定位、傳輸速度快捷、傳輸內(nèi)容準(zhǔn)確、傳輸文字精煉，減少以致消除檔案工作者和檔案利用者之間的信息不對稱。深入社會(huì)，及時(shí)了解并不斷開發(fā)檔案利用需求，明確檔案利用重點(diǎn)，擴(kuò)展檔案利用方式，規(guī)范檔案利用機(jī)制。檔案利用需求是檔案資源開發(fā)利用的內(nèi)在動(dòng)力，檔案利用服務(wù)是檔案資源開發(fā)利用的外在壓力。因此，檔案工作部門必須重視檔案收集工作，擴(kuò)大檔案收集途徑，充實(shí)檔案收集類別，努力做到“應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收”，使檔案館藏反映利用需求、貼近社會(huì)生活，并能根據(jù)利用需求，不斷豐富館藏內(nèi)容、注重提升館藏質(zhì)量，科學(xué)管理館藏檔案，統(tǒng)一規(guī)范分類標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)編目著錄上架，優(yōu)化便捷檢索系統(tǒng)，積極深化檔案編研，有效推進(jìn)檔案利用。隨著檔案利用的普及，利用者對檔案利用的要求不斷提高，不僅要求提供檔案原始資料，而且要求提供檔案編研成果。檔案休閑利用理論已經(jīng)出現(xiàn)，檔案育人呼聲日漸高漲，檔案休閑利用、檔案育人等方面業(yè)已成為檔案資源開發(fā)利用研究的新領(lǐng)域。

2.強(qiáng)化檔案利用的服務(wù)職能

檔案利用功能實(shí)質(zhì)上是一種檔案服務(wù)職能，這種服務(wù)職能在很大程度上是通過檔案工作者的履職態(tài)度和能力實(shí)現(xiàn)的。所以，檔案工作者的職業(yè)素養(yǎng)在一定程度上決定著檔案服務(wù)職能的優(yōu)劣。檔案工作者的職業(yè)素養(yǎng)是指其所具有的思想品德、檔案知識(shí)、文化素質(zhì)、職業(yè)技能的綜合水平。檔案工作者除了掌握一般檔案知識(shí)之外，還必須掌握某些檔案涉及的專業(yè)知識(shí)，以利于檔案利用服務(wù)工作。因?yàn)樵S多檔案利用者并不了解檔案編目情況，他們往往只是帶著所需解決的問題，抱著嘗試的心態(tài)求助查閱檔案，他們不太清楚查閱內(nèi)容和具體年限，需要檔案工作者提供幫助。這樣的查閱“只有通過檔案工作者和檔案利用者之間進(jìn)行富有成效的交流才能實(shí)現(xiàn)”所以，檔案工作部門要強(qiáng)化服務(wù)至上的理念，明確工作職責(zé)，分清工作責(zé)任，注意工作方法，嚴(yán)格獎(jiǎng)懲制度，教育檔案工作者提高政治站位，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)思想品德修養(yǎng)，養(yǎng)成良好的學(xué)習(xí)工作習(xí)慣，注意豐富檔案知識(shí)，不斷提高知識(shí)層次，以質(zhì)樸善良的個(gè)人素養(yǎng)，熱忱友善的服務(wù)態(tài)度，廉潔專業(yè)的工作風(fēng)貌，耐心細(xì)致地了解利用者的利用需求，準(zhǔn)確無誤地分析利用者提供的查閱線索，快速便捷地找到利用者所需的檔案資料，以優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)為利用者排憂解難。通過檔案利用增強(qiáng)隊(duì)伍素質(zhì)，提升檔案著錄質(zhì)量，營造檔案工作氛圍，激發(fā)檔案工作者強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感，創(chuàng)造檔案利用口碑，開創(chuàng)檔案利用工作的新局面。

3.擺正檔案利用與檔案保密的關(guān)系

在檔案利用過程中，必須擺正檔案利用與檔案保密的關(guān)系。根據(jù)現(xiàn)行法律規(guī)定，檔案利用與檔案保密的關(guān)系主要表現(xiàn)為正確處理檔案利用與涉密檔案保密的關(guān)系，妥善處理檔案利用與個(gè)人隱私保護(hù)的關(guān)系。

（1）正確處理檔案利用與涉密檔案保密的關(guān)系。保密是指保守事物不被無關(guān)人員知悉的信息，不使泄露的行為。部分檔案或者檔案部分內(nèi)容存在涉密問題，需要限制利用范圍，業(yè)界稱其為涉密檔案。涉密檔案實(shí)際上是一種限制了利用范圍的檔案，其通常具有涉及國家安全、社會(huì)穩(wěn)定、商業(yè)秘密、不宜公開等方面的內(nèi)容。涉密檔案要專人負(fù)責(zé)、專人收集、專人查閱、單獨(dú)制卷、單獨(dú)保管、嚴(yán)格限制知密范圍，依法加強(qiáng)安保措施。涉密檔案利用要在貫徹國家《檔案法》和《保密法》的基礎(chǔ)上，堅(jiān)持局部利益服從整體利益的原則，依紀(jì)按規(guī)有序進(jìn)行。檔案工作者必須嚴(yán)格掌握檔案密級分類標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范執(zhí)行檔案保密制度、降密解密制度、利用審批制度，接受保密部門的監(jiān)督指導(dǎo)?！侗Ｃ芊ā芬?guī)定涉密檔案解密權(quán)限屬于檔案形成單位，檔案工作部門無權(quán)解密。按照檔案機(jī)密程度遞減規(guī)律，涉密檔案降密必須符合國家保密制度，并且經(jīng)過科學(xué)鑒定才能進(jìn)行。國家機(jī)密事項(xiàng)在保密期限內(nèi)不需要繼續(xù)保密的，原來確定密級和保密期限的機(jī)關(guān)、單位或其上級機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)及時(shí)解密。解密后的檔案按照規(guī)定開放利用。在現(xiàn)實(shí)條件下，檔案工作部門必須借助現(xiàn)代信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)管理，保護(hù)檔案數(shù)據(jù)安全，做好內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)物理分離工作，安裝服務(wù)器、防火墻，加密處理重要檔案數(shù)據(jù)信息，設(shè)置檔案密級管理權(quán)限，嚴(yán)控涉密檔案利用范圍，做到事前預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)、事中記錄清晰、事后追蹤可查。檔案工作部門既有提供檔案利用的義務(wù)，又有保護(hù)檔案秘密的責(zé)任。我們要統(tǒng)一檔案利用操作系統(tǒng)，嚴(yán)格檔案密級管理規(guī)范，注意保護(hù)檔案知識(shí)產(chǎn)權(quán)，在確保檔案安全的前提下，合理配置檔案資料，有效利用檔案資源。踐行保密是手段，利用是目的，保密是為了更好的利用這一工作原則，正確處理檔案利用與涉密檔案保密的關(guān)系。

（2）妥善處理檔案利用與個(gè)人隱私保護(hù)的關(guān)系。個(gè)人隱私是指自然人在與公共利益和群體利益無關(guān)的情況下，當(dāng)事人不愿他人知道或他人不便知道的個(gè)人信息；當(dāng)事人不愿他人干涉或他人不便干涉的個(gè)人私事；當(dāng)事人不愿他人侵入或他人不便侵入的個(gè)人領(lǐng)域。從上述界定得知個(gè)人隱私包括私人活動(dòng)、私人秘密、私人空間等范疇。個(gè)人隱私是個(gè)動(dòng)態(tài)寬泛的概念，有些信息在當(dāng)時(shí)不構(gòu)成個(gè)人隱私，但是在未來某一時(shí)段可能就會(huì)構(gòu)成個(gè)人隱私。檔案資料中那些直接或間接指向個(gè)人特征的信息可能會(huì)構(gòu)成個(gè)人隱私。公民具有隱私權(quán)，隱私權(quán)不僅是當(dāng)事人人格權(quán)利的范疇，而且還具有一定的財(cái)產(chǎn)屬性。檔案工作者在檔案日常管理中，必須堅(jiān)決履行個(gè)人隱私保護(hù)義務(wù)，認(rèn)真檢查檔案內(nèi)容是否涉及個(gè)人敏感信息，是否具備開放條件，嚴(yán)格執(zhí)行檔案開放利用規(guī)定，注重保護(hù)個(gè)人隱私。特別是在研究建設(shè)智慧檔案館的背景下，更要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)個(gè)人隱私保護(hù)工作，依法遏制網(wǎng)絡(luò)侵害個(gè)人隱私行為，及時(shí)發(fā)布個(gè)人隱私保護(hù)聲明，不斷提升網(wǎng)絡(luò)個(gè)人隱私保護(hù)技術(shù)。妥善處理檔案利用與個(gè)人隱私保護(hù)的關(guān)系，推動(dòng)檔案利用工作的健康發(fā)展。

4.加快檔案信息化建設(shè)的步伐

檔案信息化建設(shè)豐富了檔案管理功能，拓展了檔案利用空間，優(yōu)化了檔案利用方式，方便了檔案利用者利用。我們必須在現(xiàn)代信息技術(shù)的支撐下，大力推進(jìn)檔案資源信息化建設(shè)，努力做到檔案相關(guān)部門硬件設(shè)施同步配制，應(yīng)用軟件適時(shí)介入，加快檔案館藏資源數(shù)字化、檔案增量資源電子化、檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化的步伐，積極搭建檔案形成者、檔案工作者、檔案利用者在線工作交流平臺(tái)。以此為基點(diǎn)進(jìn)而拓展高校檔案部門之間的互利合作，以信息技術(shù)為支撐、以檔案工作者為主導(dǎo)、以檔案利用者為中心、以網(wǎng)絡(luò)傳輸為通道、主動(dòng)推送檔案利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料科學(xué)管理、檔案查閱權(quán)限分級、檔案利用信息共享、檔案編研逐步深化，嚴(yán)防涉密檔案傳輸至非涉密網(wǎng)絡(luò)，堅(jiān)持上網(wǎng)（公開網(wǎng)絡(luò)）信息不涉密、涉密信息不上網(wǎng)的原則，不斷提高檔案利用服務(wù)水平。努力實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與智慧校園其他應(yīng)用系統(tǒng)功能互聯(lián)、數(shù)據(jù)互通、格式匹配，標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。檔案具有使用價(jià)值和保存價(jià)值。它的使用價(jià)值是指檔案的憑證價(jià)值和情報(bào)價(jià)值。它的保存價(jià)值是指檔案維護(hù)歷史原貌、證明歷史事實(shí)、保障社會(huì)穩(wěn)定的價(jià)值，為未來（后人）研究保存的價(jià)值，保存人類文化遺產(chǎn)的價(jià)值。檔案保存價(jià)值的實(shí)質(zhì)還是以備將來利用，所以有人說檔案的價(jià)值只有通過利用才能實(shí)現(xiàn)。利用檔案資源為公眾服務(wù)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。隨著高校智慧檔案館建設(shè)研究的深入開展，師生的檔案利用意識(shí)、檔案利用內(nèi)容、檔案利用方式都會(huì)得到有效的提升。高校檔案館也必將成為學(xué)校的文化服務(wù)中心、信息共享中心和資源利用中心，為高校教學(xué)科研建設(shè)和發(fā)展提供基礎(chǔ)支撐平臺(tái)。

作者:邵婧 單位:西北大學(xué)檔案館

高校智慧檔案館建設(shè)篇2

在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)深入發(fā)展的背景下，高校通過深度的技術(shù)自研和銜接，推動(dòng)了智慧檔案館的建設(shè)、運(yùn)營與發(fā)展，使檔案信息資源的管理效能得到了大幅度的提高。但隨著高校智慧檔案館的發(fā)展，面臨一些新的問題，影響了其建設(shè)進(jìn)程。本文從高校智慧檔案館的運(yùn)營管理問題切入，尋求構(gòu)建完善的智能管理體系，以便更好地釋放智慧檔案館的智能管理效力。在當(dāng)前的高校智慧檔案館管理工作中，主要以傳統(tǒng)的檔案管理團(tuán)隊(duì)為基礎(chǔ)，運(yùn)用新的智慧技術(shù)智能渠道和智能設(shè)備，為相關(guān)各方提供檔案信息資源服務(wù)與支持。智慧檔案館的管理方式也進(jìn)行了相應(yīng)的調(diào)整和升級，引入了更開放的自主管理和自主維護(hù)機(jī)制，為檔案資源需求方提供了更多的管理權(quán)限，也切實(shí)增強(qiáng)了智慧檔案館管理的效能［1］。

1高校智慧檔案館管理存在的主要問題

當(dāng)前，在智慧檔案館管理中，高校仍重視傳統(tǒng)的管理模式和結(jié)構(gòu)，更強(qiáng)調(diào)通過穩(wěn)定、專項(xiàng)、固化的管理來保障智慧檔案館的應(yīng)用和發(fā)展。雖然這種相對保守的管理模式保障了智慧檔案館在初期階段的運(yùn)營和發(fā)展，但面對日新月異的技術(shù)革新、需求革新和模式革新，高校智慧檔案館還面臨一些新問題，正在影響智慧檔案館服務(wù)效能的提高和突破。

1.1管理結(jié)構(gòu)問題

以專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)為主，進(jìn)行定向的檔案資源管理，是當(dāng)前高校智慧檔案館沿用的主要模式。這一模式對管理者的要求相對較高，需要管理團(tuán)隊(duì)擁有豐富的檔案管理知識(shí)、技能和經(jīng)驗(yàn)，并根據(jù)智慧檔案館的實(shí)際運(yùn)營需求來進(jìn)行靈活的管理支持。但在運(yùn)營過程中發(fā)現(xiàn)，由專業(yè)團(tuán)隊(duì)管理的智慧檔案館，無法全面深入管理細(xì)節(jié)，難以切實(shí)保障管理的及時(shí)性，與智慧檔案館高效、便捷、開放的特性出現(xiàn)了一定的矛盾。特別是在滿足使用者需求上，專業(yè)團(tuán)隊(duì)能夠發(fā)揮的管理作用越來越少，面對高頻、高標(biāo)準(zhǔn)、高訪問量的管理現(xiàn)象，現(xiàn)有管理結(jié)構(gòu)承受的壓力越來越大，正在面臨管理結(jié)構(gòu)瓦解的威脅［2］。

1.2管理方式問題

這個(gè)問題主要表現(xiàn)在智慧化發(fā)展要求與傳統(tǒng)式工作方式的矛盾上。實(shí)際工作中，看似已經(jīng)使用了大量的智能工具，根本的管理方式卻是傳統(tǒng)方式，工作人員只能被動(dòng)進(jìn)行表層的管理。從實(shí)踐觀察中可以發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前管理方式相對滯后，難以形成更深層次和更廣范圍的檔案資源管理。在現(xiàn)有管理工作中，管理人員主要是借助“以用代管”的方式，根據(jù)使用者的需求來推動(dòng)相應(yīng)的管理工作，在滿足使用者需求的同時(shí)，完成對相應(yīng)內(nèi)容或?qū)?yīng)資源的優(yōu)化和維護(hù)。特別是在智慧化、遠(yuǎn)程化和信息化手段不斷完善之后，管理者可以借助更多元的工具支持，來定向輸出管理支持，方便使用者進(jìn)行資源的調(diào)用［3］。這種“以用代管”的管理方式，將管理視野局限在相對狹小的范圍之內(nèi)，無法深層次挖掘現(xiàn)有資源的內(nèi)在價(jià)值，也不利于對高校檔案資源進(jìn)行持續(xù)、高頻、深入、廣泛的優(yōu)化和維護(hù)，很容易出現(xiàn)檔案資源管理維護(hù)不及時(shí)而引發(fā)的疏漏。

1.3管理速率問題

智慧檔案館投入使用切實(shí)方便了使用者，大大提高了檔案服務(wù)的效率，也進(jìn)一步抬高了需求者的使用預(yù)期。越來越多需求者希望得到更高標(biāo)準(zhǔn)、更高速率、更高質(zhì)量的檔案服務(wù)，但現(xiàn)有的檔案管理速率已經(jīng)進(jìn)入發(fā)展的瓶頸期，盡管有更多工具和更多渠道的支持，也很難打破傳統(tǒng)管理架構(gòu)下的速率極限。更為關(guān)鍵的是，在智慧檔案館的發(fā)展過程中，管理速率提高，將是相關(guān)各方的共同要求和共同訴求，漸進(jìn)式的速率提高方式，無法深度滿足速率要求，也不適合當(dāng)前全面升級的發(fā)展要求。智慧檔案館不智慧、不高效、不方便的聲音已經(jīng)出現(xiàn)，且會(huì)逐步增多、增大。

2高校智慧檔案館的智能管理方略

針對上述問題，高校智慧檔案館唯有從“智慧”這一核心要點(diǎn)切入，明確智慧管理方略，進(jìn)行深層次的改革和根本性的轉(zhuǎn)變，才能切實(shí)展現(xiàn)智慧檔案館的智慧效能，深度滿足各方要求，全面發(fā)揮其效能。

2.1分布式智能管理方略

這種方略主要是針對當(dāng)前智慧檔案館管理結(jié)構(gòu)上存在的問題，嘗試引入分布式管理的新理念，構(gòu)建扁平化的管理結(jié)構(gòu)。所謂分布式智能管理，就是將管理權(quán)限通過分發(fā)的方式，交由相應(yīng)的使用者、需求者和管理者，共同對智慧檔案館的資源進(jìn)行管理。在這種管理架構(gòu)中，相關(guān)各方可根據(jù)自己的使用權(quán)限，對特定的檔案資源進(jìn)行自定義管理和自主化管理，而檔案館的管理團(tuán)隊(duì)僅需對其管理過程進(jìn)行監(jiān)督、記錄和反饋，即可由具備較高專業(yè)素養(yǎng)的人士，對其專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)的檔案和信息進(jìn)行精細(xì)化的高效管理。采用這種方式，不僅會(huì)大大降低管理團(tuán)隊(duì)的壓力，還會(huì)切實(shí)提高管理結(jié)構(gòu)的合理性，使智慧檔案館真正服務(wù)于各方，讓智慧檔案館的管理結(jié)構(gòu)問題化解于全新的分布式管理過程之中。采用這種方式，還將讓管理團(tuán)隊(duì)的管理經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)和能力分發(fā)到更多參與管理的主體，讓智慧檔案館的管理標(biāo)準(zhǔn)達(dá)到更為理想的狀態(tài)［4］。在這種管理結(jié)構(gòu)中，參與智慧檔案館管理工作、使用其資源信息的相關(guān)各方，都將成為檔案館的管理者，承擔(dān)起資源管理的責(zé)任，并根據(jù)自身實(shí)際需求，對資源進(jìn)行個(gè)性化調(diào)整和優(yōu)化，讓智慧檔案館憑借智能技術(shù)的深度應(yīng)用，形成“服務(wù)人人，便利人人，能夠在人人參與中，不斷進(jìn)化的動(dòng)態(tài)智慧檔案館”。另外，分布式機(jī)制的引入，還將為智慧檔案館的安全保障、資源存儲(chǔ)、資源分發(fā)等提供更多的渠道支持，讓智慧檔案館擁有更為堅(jiān)實(shí)的管理基礎(chǔ)。

2.2顆?；悄芄芾矸铰?

這種方略是指在檔案管理過程中，采用更具效能性的智能管理方式，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)的引入，建立以標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)簽為主的檔案管理顆?；w系，并由相關(guān)管理團(tuán)隊(duì)，使用群體或維護(hù)團(tuán)隊(duì)，對這些獨(dú)立但完整的，體量更小的顆粒進(jìn)行精細(xì)化的管理和維護(hù)［5］。由于采用大數(shù)據(jù)技術(shù)，相關(guān)各方能通過數(shù)據(jù)層面的檢索、定位、校驗(yàn)和標(biāo)簽創(chuàng)立，完成對相關(guān)資源顆粒的持續(xù)管理和不斷微調(diào)，每一個(gè)資源顆粒都將在動(dòng)態(tài)使用過程中不斷進(jìn)行調(diào)整和完善，更趨合理，深度滿足使用者的核心訴求。這種管理方式還能大大提高管理服務(wù)的品質(zhì)，為需求方提供經(jīng)由深度完善和優(yōu)化的高質(zhì)量資源。因?yàn)槊恳粋€(gè)顆粒單元都經(jīng)過了反復(fù)的調(diào)整和優(yōu)化，并建立了緊密的邏輯連接關(guān)系，因此當(dāng)使用者在調(diào)取相關(guān)顆粒時(shí)，就能通過可視化的方式展示整個(gè)顆粒單元，并關(guān)聯(lián)展示更多相關(guān)顆粒單元，拓寬資源服務(wù)深度和廣度，使利用者能通過簡單的檢索功能，迅速觸達(dá)更多相關(guān)目標(biāo)資源，更好地達(dá)到運(yùn)用檔案資源的目的。此外，顆?；墓芾矸绞竭€提供了一種全新的模塊化管理路徑，與分布式管理結(jié)構(gòu)具有較高的契合度，方便智慧檔案館的管理團(tuán)隊(duì)通過對不同顆粒的管理過程，杜絕不合理的管理舉措，突出合理性較強(qiáng)的管理方式和資源成果，讓智慧檔案館所提供資源服務(wù)的效能得到大幅度提高。

2.3學(xué)習(xí)型智能管理方略

這種方略主要是在分布式管理結(jié)構(gòu)和顆粒化管理方式的支持下，通過人工智能技術(shù)的引入，構(gòu)建具有自主學(xué)習(xí)能力的智能管理體系。由于智慧檔案館提供了更為便捷的資源服務(wù)，進(jìn)一步抬高了使用者的心理預(yù)期，追求高效、高標(biāo)準(zhǔn)和高質(zhì)量成為當(dāng)下的主流趨勢。所以，單純依靠管理人員或相關(guān)人士的協(xié)同管理，始終無法突破人工管理的局限，難以深層次滿足各方需求。要打破這一瓶頸，須引入人工智能技術(shù)，通過學(xué)習(xí)型智能算法的研制和應(yīng)用，讓人工智能來代替資源管理、資源使用、資源分發(fā)的人工主體，使其在不斷學(xué)習(xí)相關(guān)管理過程數(shù)據(jù)的進(jìn)程中，逐步掌握更符合相關(guān)各方要求的方式和方法，形成智慧檔案館管理速率提升的最優(yōu)方案，進(jìn)而依靠人工智能的自主化運(yùn)行，為相關(guān)各方提供智能服務(wù)支持。目前，人工智能技術(shù)的學(xué)習(xí)型算法開發(fā)已具備較強(qiáng)操作性，也具備了較為完善的應(yīng)用基礎(chǔ)；在神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)算法上的開拓與創(chuàng)新，也始終處于進(jìn)展?fàn)顟B(tài)中?；诖烁咝Ｖ腔蹤n案館可利用自身在資源方面的優(yōu)勢，探索用于檔案資源智能管理的學(xué)習(xí)型神經(jīng)算法，加大應(yīng)用力度，提高管理效能。智慧檔案館提高了高校檔案服務(wù)效能，抬高了檔案資源使用者的預(yù)期。高校智慧檔案館應(yīng)主動(dòng)引入分布式管理模式，釋放管理效能；建立顆粒化管理機(jī)制，不斷提高檔案資源的品質(zhì)；推進(jìn)學(xué)習(xí)型管理算法的開發(fā)和測試，用人工智能技術(shù)全面提高智慧檔案館的服務(wù)速率，全面提高智慧檔案館的應(yīng)用價(jià)值。

作者:徐潔 單位:西北民族大學(xué)檔案館

高校智慧檔案館建設(shè)篇3

智慧檔案館建設(shè)是繼智慧地球、智慧城市、智慧校園、智慧醫(yī)療、智慧交通……之后出現(xiàn)的又一個(gè)有關(guān)智慧的概念，是數(shù)字檔案館發(fā)展的高級形態(tài)，也是智慧城市的重要組成部分。關(guān)于智慧檔案館的研究最早出現(xiàn)在2013年，之后國內(nèi)學(xué)界關(guān)于智慧檔案館理論上的研究開始升溫，多集中在華東、華中地區(qū)以及京津地區(qū)，同時(shí)業(yè)界也開始嘗試建設(shè)智慧檔案館。經(jīng)過幾年，青島市檔案館、張家港市檔案館等率先完成了智慧檔案館一期建設(shè)，目前正在探索進(jìn)行二期建設(shè)，但有關(guān)高校智慧檔案館的成功案例還不多見。

一、地方檔案館與高校檔案館的差異

因?yàn)橹腔鄢鞘惺菄覒?zhàn)略，政府的政策支持和資金的持續(xù)投入，使地方各級檔案館抓住時(shí)機(jī)加快步伐進(jìn)行本館的設(shè)施設(shè)備、館藏資源和檔案數(shù)據(jù)建設(shè)。前期市級檔案館建了檔案云，那么地方檔案館不僅沒有必要再投入資金和時(shí)間精力，而且因統(tǒng)一的云端存儲(chǔ)保證了下一級檔案館與上級檔案館數(shù)據(jù)信息的無縫對接；而高校之前沒有統(tǒng)一規(guī)劃，都是根據(jù)各自需要購買了不同的軟件，所使用的系統(tǒng)也都是各自為政，所以形成的電子數(shù)據(jù)大部分都成為信息孤島，給下一步的電子歸檔帶來了麻煩。并且因?yàn)榻?jīng)費(fèi)有限，檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施比較落后，別說建設(shè)智慧檔案館，就是數(shù)字檔案館也是有錢做沒錢停，或者因?yàn)榻?jīng)費(fèi)所限，只做到目錄檢索，而不是全文檢索，因此即使做了數(shù)字化還達(dá)不到真正意義上的數(shù)字檔案館的標(biāo)準(zhǔn)。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，2019年底，全國共計(jì)34家單位的數(shù)字檔案館通過了國家數(shù)字檔案館的測試，而高校只字未提；另外，檔案館中檔案、信息化專業(yè)出身的檔案館員幾乎沒有，也是制約高校檔案館發(fā)展的重要原因。

二、高校智慧檔案館建設(shè)內(nèi)容及意義

智慧檔案館是一個(gè)綜合管理與控制體系，主要通過運(yùn)用云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)手段，對檔案資源的收集與管理，對檔案信息的感知與提取，對檔案內(nèi)容的分析與挖掘，進(jìn)行智慧處理，并將其運(yùn)用到服務(wù)、管理、預(yù)測、決策中，最終實(shí)現(xiàn)高效智能、安全方便的檔案信息服務(wù)。高校檔案館的工作職責(zé)、發(fā)展趨勢、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)對象等因素決定了高校智慧檔案館的建設(shè)內(nèi)容及建設(shè)目標(biāo)。隨著新《檔案法》對檔案信息化的明確要求，建設(shè)數(shù)字檔案館并逐步實(shí)現(xiàn)智慧檔案館已成為必然。智慧檔案館最終將實(shí)現(xiàn)收、管、存、用的智慧化。全面感知、智能協(xié)同、深度融合[1]、以人為本是智慧檔案館的重要特點(diǎn)，將館員從繁重的事務(wù)性工作中解脫出來，探索開發(fā)新型檔案、專題檔案等的收集、管理、利用，使高校檔案館的館藏更加豐富多樣；利用無線網(wǎng)等終端設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的移動(dòng)化、便捷化、個(gè)性化，探索以檔案利用需求為核心，構(gòu)建多元的智慧服務(wù)方式。

三、高校智慧檔案館建設(shè)的路徑

高校智慧檔案館依托智慧校園的平臺(tái)建設(shè)，在數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身現(xiàn)有特點(diǎn)，提升高校檔案的智慧收集、管理和服務(wù)，通過完善智能檔案館逐漸提升到智慧檔案館的建設(shè)上來。以人為中心，由線下實(shí)體管理轉(zhuǎn)到線上數(shù)據(jù)管理，從單一利用轉(zhuǎn)到交互共享互聯(lián)共建[2]，通過長中短期計(jì)劃，構(gòu)建三個(gè)發(fā)展戰(zhàn)略。

（一）構(gòu)建高校智慧檔案館發(fā)展戰(zhàn)略

1制定智慧檔案館發(fā)展規(guī)劃

高校智慧檔案館建設(shè)應(yīng)做好定位，依托智慧校園的背景，結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行項(xiàng)目的科學(xué)論證，做好頂層設(shè)計(jì)，確定發(fā)展規(guī)劃。我校檔案館根據(jù)現(xiàn)狀，制訂了檔案館發(fā)展的短、中、長期規(guī)劃。短期規(guī)劃：用兩年左右的時(shí)間初步完成館藏利用率高的教學(xué)、文書檔案數(shù)字化工作，對數(shù)字化圖片文件進(jìn)行OCR文字識(shí)別并結(jié)合人工錄入，建立可快速檢索的目錄和全文，達(dá)到精準(zhǔn)、快速地檔案查詢，同時(shí)建設(shè)智慧檔案館必要的軟、硬件環(huán)境；中期規(guī)劃：用兩年左右的時(shí)間把館藏余下的聲像、科研、基建等檔案進(jìn)行數(shù)字化及OCR識(shí)別；同時(shí)對檔案庫房進(jìn)行智能化建設(shè)，利用人臉識(shí)別及監(jiān)控系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對各庫房出入的權(quán)限管理與記錄。利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對庫房溫濕度、空氣質(zhì)量的自動(dòng)調(diào)節(jié)，并對漏水進(jìn)行檢測，對非法侵入進(jìn)行報(bào)警，將庫房的各類環(huán)境監(jiān)測信息進(jìn)行統(tǒng)一平臺(tái)的可視化管理；建立自助查詢打印系統(tǒng)、開通微信平臺(tái)，為利用者提供便捷的檔案利用服務(wù)；長期規(guī)劃：高校中教務(wù)管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、OA系統(tǒng)是運(yùn)行較成熟的系統(tǒng)，同時(shí)隨著科技發(fā)展，聲像檔案均以數(shù)字文件存在，因此與各部門協(xié)同，實(shí)現(xiàn)電子文件的電子檔案歸檔變得可能。探索電子文件歸檔范圍、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，試行檔案管理雙軌制，即在目前對紙質(zhì)檔案歸檔后進(jìn)行數(shù)字化的同時(shí)，建設(shè)電子文件庫管理系統(tǒng)，實(shí)行電子文件歸檔，逐漸成熟后分步取消紙質(zhì)檔案，實(shí)現(xiàn)單軌制的電子文件歸檔。最終達(dá)到利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算等技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案的智慧收集、智慧管理和智慧利用，同時(shí)進(jìn)行專題檔案、新型檔案等收集，加強(qiáng)館藏資源建設(shè)，挖掘檔案文化，滿足利用者的多方需求，提升精神文化層次。

2建立檔案工作協(xié)同機(jī)制

智慧檔案館建設(shè)的協(xié)同主要分為館內(nèi)協(xié)同和館外協(xié)同。館內(nèi)協(xié)同主要指通過物聯(lián)、互聯(lián)網(wǎng)將檔案館的人員、設(shè)備、館庫和業(yè)務(wù)等進(jìn)行協(xié)同與融合，實(shí)現(xiàn)檔案館的智能化管理，以人為本，把人從庫房解脫出來，有了更充裕的時(shí)間去提取分析數(shù)據(jù)，提高工作效率和工作層次；館外協(xié)同指將不同系統(tǒng)的數(shù)據(jù)用戶終端、數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)交換技術(shù)平臺(tái)等，一起參與智慧檔案館的構(gòu)建。需要指出的是，因?yàn)閷W(xué)校各系統(tǒng)功能不相通，各系統(tǒng)之間均不能開放數(shù)據(jù)接口，無法進(jìn)行遠(yuǎn)程操作，因此智慧檔案館必須首先統(tǒng)一建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，加強(qiáng)各部門的聯(lián)系和溝通，協(xié)調(diào)處理相關(guān)事項(xiàng)才能最終實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。

3提升檔案信息化專業(yè)水平

人才是建設(shè)智慧檔案館的基礎(chǔ)和保證。如果想提升檔案館實(shí)力必須引進(jìn)檔案、信息化專業(yè)的相關(guān)人才，提升檔案館的軟實(shí)力。不僅要積極參加校外的各種專業(yè)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，并且應(yīng)不定期請校內(nèi)信息化專家對館員進(jìn)行信息化的培訓(xùn)，甚至全館有固定時(shí)間統(tǒng)一學(xué)習(xí)新修訂或頒布的各種有關(guān)檔案的法律法規(guī)，學(xué)習(xí)各地檔案館先進(jìn)的理念和做法，不斷提高館員的專業(yè)能力和業(yè)務(wù)水平。

（二）構(gòu)建智慧檔案館保障體系建設(shè)戰(zhàn)略

1智慧檔案安全保障體系建設(shè)

智慧檔案館的安全保障體系要從組織保障、制度保障以及技術(shù)保障這三方面落實(shí)，結(jié)合國家有關(guān)智慧檔案館建設(shè)方面頒布的相關(guān)法律法規(guī)，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化智慧檔案服務(wù)系統(tǒng)的安全保障體系。主要包括庫房安全、網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)信息安全等。組織保障機(jī)制：建立健全長效的安全組織領(lǐng)導(dǎo)體制和工作機(jī)制，確定智慧檔案館的發(fā)展戰(zhàn)略及領(lǐng)導(dǎo)小組。由校長牽頭，主管檔案工作的副校長負(fù)責(zé)，檔案館館長協(xié)同校辦主任、學(xué)校網(wǎng)絡(luò)與信息中心主任成立“大連大學(xué)智慧檔案館建設(shè)小組”，共同規(guī)劃設(shè)計(jì)智慧檔案館的總體格局。制度保障機(jī)制：制定完善智慧檔案館相關(guān)業(yè)務(wù)的安全流程、安全標(biāo)準(zhǔn)，如：制定《人事檔案信息化保密協(xié)議》《外包工作人員保密承諾書》等。定期開展安全教育，提升信息安全保障意識(shí)，定期對檔案服務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估。技術(shù)保障機(jī)制：面臨智慧檔案館的網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)及數(shù)據(jù)安全等問題，要建立信息安全技術(shù)防范體系，結(jié)合我國現(xiàn)行法律標(biāo)準(zhǔn)，制定智慧檔案館的安全管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及信息安全保障條例，構(gòu)建多維度、無死角的安全技術(shù)保障機(jī)制[3]。

2智慧檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)

依據(jù)國家檔案局頒發(fā)的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》等建立符合自己特色的智慧檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。如《大連大學(xué)數(shù)字檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》《大連大學(xué)紙質(zhì)檔案數(shù)字化要求》《大連大學(xué)智慧檔案館建設(shè)方案》等。

（三）構(gòu)建智慧檔案管理與服務(wù)一體化平臺(tái)戰(zhàn)略

高校智慧檔案管理與服務(wù)一體化平臺(tái)是整個(gè)智慧檔案館建設(shè)的核心，其以校園網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)為依托，通過云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能等信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的集成化、智能化、共享化、精細(xì)化管理運(yùn)行和高效服務(wù)利用。其主要由智慧檔案館門戶、智慧檔案采集平臺(tái)、智慧檔案管理平臺(tái)和智慧檔案服務(wù)平臺(tái)四個(gè)核心系統(tǒng)構(gòu)成。

1智慧檔案館門戶

智慧檔案館門戶是整個(gè)智慧檔案館管理與服務(wù)一體化平臺(tái)的業(yè)務(wù)管理和信息發(fā)布中心，其通過松耦合，模塊化方式將智慧采集平臺(tái)、智慧管理平臺(tái)、智慧服務(wù)平臺(tái)有效集成，用戶和管理人員分別進(jìn)入用戶端門戶和管理端門戶，實(shí)現(xiàn)基于角色的、個(gè)性化的業(yè)務(wù)申請與辦理、內(nèi)容傳送、協(xié)作功能、搜索與標(biāo)簽、活動(dòng)跟蹤等功能。智慧檔案館門戶一方面實(shí)現(xiàn)了用戶和管理人員的跨平臺(tái)、跨區(qū)域、跨終端的可信認(rèn)證登錄，即依托學(xué)校智慧校園的多因子身份與訪問管理平臺(tái)，用戶和管理人員可以在PC端、移動(dòng)端等使用多種身份憑證（如用戶名密碼、人臉識(shí)別、筆跡識(shí)別、短信驗(yàn)證碼、二維碼驗(yàn)證、CA證書等）實(shí)現(xiàn)智慧檔案門戶登錄或委托訪問授權(quán)等。另一方面通過門戶將所有信息智能整合并向移動(dòng)端進(jìn)行信息推送，同時(shí)將業(yè)務(wù)申請、業(yè)務(wù)通知、業(yè)務(wù)審批等流程嵌入移動(dòng)端，實(shí)現(xiàn)手機(jī)隨時(shí)隨地辦公。

2智慧檔案采集平臺(tái)

智慧檔案采集平臺(tái)是整個(gè)智慧檔案館管理與服務(wù)一體化平臺(tái)的重要數(shù)據(jù)來源系統(tǒng)，其主要通過學(xué)校私有云進(jìn)行數(shù)據(jù)交互實(shí)現(xiàn)學(xué)校文書類、科技類、學(xué)籍類、會(huì)計(jì)類等檔案大類的智能采集歸檔功能。按照數(shù)據(jù)類型和歸檔規(guī)范的不同，可將其分為以下幾大類智能采集與歸檔子系統(tǒng)。

（1）文書類、科技類、招標(biāo)類電子文件的智能采集與歸檔子系統(tǒng)

針對OA系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、招標(biāo)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)類型及整理歸檔要求，采集平臺(tái)能夠進(jìn)行業(yè)務(wù)系統(tǒng)元數(shù)據(jù)的自動(dòng)抓取、與檔案元數(shù)據(jù)的智能匹配與填充、歸檔范圍智能鑒定與處置、分類號自動(dòng)生成與智能批量組件歸檔。

（2）學(xué)籍類、會(huì)計(jì)類電子文件的智能采集與歸檔子系統(tǒng)

針對教務(wù)系統(tǒng)、研究生系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)類型及整理歸檔要求，采集平臺(tái)能夠進(jìn)行業(yè)務(wù)系統(tǒng)元數(shù)據(jù)的智能提取、與檔案元數(shù)據(jù)智能匹配與填充、版式文件的智能生成與轉(zhuǎn)換、學(xué)籍信息、財(cái)務(wù)賬簿等電子文件的智能編號組卷歸檔。

（3）聲像類電子文件的智能采集與歸檔子系統(tǒng)

針對照片、音視頻等電子文件的特殊性及整理歸檔要求，采集平臺(tái)能夠進(jìn)行圖像比對、去重、識(shí)別等智能篩選、音視頻智能標(biāo)注、檔案元數(shù)據(jù)智能提取著錄、智能編號分組歸檔。

3智慧檔案管理平臺(tái)

智慧檔案管理平臺(tái)是整個(gè)智慧檔案館管理與服務(wù)一體化平臺(tái)的數(shù)據(jù)管理中心和業(yè)務(wù)管理中心，主要是接收智慧檔案采集平臺(tái)的各類電子文件和電子檔案數(shù)據(jù)。其主要包括：智能館庫與檔案實(shí)體管理子系統(tǒng)、電子檔案智能管理子系統(tǒng)。

（1）智能館庫與檔案實(shí)體管理子系統(tǒng)

智能館庫與檔案實(shí)體管理子系統(tǒng)主要用于對檔案實(shí)體及其所處的館庫環(huán)境進(jìn)行管理，其主要通過物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對庫房中檔案實(shí)體信息、放置情況、出入庫情況、人員出入庫等進(jìn)行全程精細(xì)化管理，同時(shí)對庫房中溫濕度、空氣質(zhì)量、用電負(fù)荷、設(shè)備狀態(tài)等進(jìn)行過程性監(jiān)測與控制。

（2）電子檔案智能管理子系統(tǒng)

電子檔案智能管理子系統(tǒng)主要用于可信單套制電子文件與電子檔案的管理，其引入電子認(rèn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)提供的時(shí)間戳、加密算法等CA認(rèn)證方式，從電子文件的生成、流轉(zhuǎn)、辦結(jié)、歸檔，電子檔案的形成、保存等全流程進(jìn)行監(jiān)控，為單套制電子檔案的利用提供保障。

4智慧檔案服務(wù)平臺(tái)

智慧檔案服務(wù)平臺(tái)是整個(gè)智慧檔案館管理與服務(wù)一體化平臺(tái)的服務(wù)中心和網(wǎng)上辦事大廳，其主要是依托平臺(tái)中檔案數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、用戶數(shù)據(jù)及其自助查詢機(jī)、攝像頭、高拍儀、物聯(lián)網(wǎng)傳感器等智能化設(shè)備為用戶提供各種不同的檔案服務(wù)。其主要包括智能檔案信息發(fā)布子系統(tǒng)、智能檔案業(yè)務(wù)利用子系統(tǒng)、檔案資源館際共享子系統(tǒng)。

（1）智能檔案信息發(fā)布子系統(tǒng)

智能檔案信息發(fā)布子系統(tǒng)主要是高校檔案館信息發(fā)布和對外宣傳的門戶，其通過智慧檔案管理平臺(tái)中的檔案資源權(quán)限和密級等進(jìn)行智能判斷，對可進(jìn)行對外公開發(fā)布的檔案信息、業(yè)務(wù)信息等進(jìn)行智能提取和聚合，由工作人員在PC端或移動(dòng)端審核后自動(dòng)發(fā)布到相應(yīng)的門戶欄目中。

（2）智能檔案業(yè)務(wù)利用子系統(tǒng)

智能檔案業(yè)務(wù)利用子系統(tǒng)主要是高校檔案館現(xiàn)場或遠(yuǎn)程辦理檔案查借閱、成績證書翻譯、檔案材料認(rèn)證、畢業(yè)生檔案去向查詢等業(yè)務(wù)的子系統(tǒng)。針對現(xiàn)場業(yè)務(wù)辦理，可通過智能觸摸屏查詢設(shè)備完成身份認(rèn)證后實(shí)現(xiàn)；錄取名冊、成績單、畢業(yè)生名冊等的自助查詢付費(fèi)打?。灰部赏ㄟ^網(wǎng)上預(yù)約后現(xiàn)場自助查詢檔案實(shí)體并自助歸還。針對網(wǎng)上業(yè)務(wù)辦理，可通過人臉識(shí)別等生物特征進(jìn)行身份認(rèn)證后遠(yuǎn)程業(yè)務(wù)申請、費(fèi)用支付和可信電子檔案材料的獲取。

（3）檔案資源館際互聯(lián)共享子系統(tǒng)

針對納入國家專業(yè)目錄的重要檔案材料，考慮到校友的跨地域分布的實(shí)際情況，依托高校的信息化聯(lián)盟，將高校檔案館服務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行館際互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)館際檔案信息查詢、校友檔案業(yè)務(wù)需求推送、業(yè)務(wù)狀態(tài)跟蹤、查詢結(jié)果反饋等功能，真正做到讓數(shù)據(jù)多跑路，讓用戶少跑路。因?yàn)殛P(guān)于智慧檔案館的建設(shè)，國家還沒有出臺(tái)相關(guān)的政策以及建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，所以各地檔案館都在摸索中進(jìn)行，尤其高校建設(shè)智慧檔案館受到政策資金人才等限制，更應(yīng)該迎難而上，以服務(wù)社會(huì)、服務(wù)師生為出發(fā)點(diǎn)，以共建共享、互聯(lián)互通為引領(lǐng)，以智慧應(yīng)用、智慧服務(wù)為核心，建設(shè)高效智能、協(xié)同共建的檔案信息服務(wù)平臺(tái)，成為智慧校園的重要數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，從而實(shí)現(xiàn)各類信息的有序整合和智慧利用。

參考文獻(xiàn)：

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[3]梁春燕.基于戰(zhàn)略管理理論的智慧檔案館建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)研究[J].中國管理信息化,2020(1):200-201.

作者:張華 單位:大連大學(xué)