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水利工程科技檔案管理篇1

2003年3月，水利部、國家檔案局聯(lián)合印發(fā)了《水利檔案工作規(guī)定》（水辦[2003]105號(hào)），要求進(jìn)一步加強(qiáng)水利檔案工作。2003年7月，水利部印發(fā)了《水利工程管理考核辦法》（試行）（水建管[2003]208號(hào)），其附件中明確的水利工程管理單位檔案管理的考核標(biāo)準(zhǔn)，是全國水利管理單位科技檔案管理的依據(jù)和目標(biāo)。水利工程管理科技檔案工作是水利工程管理的重要組成部分，也是提高工程管理現(xiàn)代化水平的一個(gè)重要組成部分。因此，搞好水利工程管理科技檔案工作非常必要，是水利工程管理單位一項(xiàng)不可缺少的重要工作。

1水管單位工程管理科技檔案存在的問題

1.1資料收集不完整

主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是數(shù)量不完整，即應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料收集不完全；二是同一份歸檔材料收集不完整、不規(guī)范，如請(qǐng)示和批復(fù)沒有同時(shí)存檔；同一個(gè)防汛、歲修工程施工的相關(guān)資料沒有一并存放等。不完整的技術(shù)資料，不能反映工程歷史狀況，不利于以后的查閱。

1.2檔案人員素質(zhì)低

水利工程管理科技檔案具有從屬水利工作和檔案管理工作的雙重特性，因此對(duì)管理水利科技檔案的人員，既要求熟悉水利業(yè)務(wù)，亦要求熟悉檔案業(yè)務(wù)。在實(shí)際工作中，基層水管單位僅把工程管理科技檔案作為普通技術(shù)資料，配備一般人員兼職管理，通常不具備科技檔案工作知識(shí)，而且缺少專門的培訓(xùn)，因此也很難將工程管理科技檔案工作搞好。

1.3檔案管理不規(guī)范

由于檔案人員素質(zhì)不高，導(dǎo)致工程管理科技檔案管理不規(guī)范，主要表現(xiàn)：一是檔案質(zhì)量不高，如卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表填寫不正確等；二是管理簿冊(cè)填寫不完整，案卷借閱等登記不及時(shí)；三是管理制度不健全，甚至造成檔案資源的流失；四是手抄目錄，查閱不便。

2加強(qiáng)工程管理科技檔案工作的思考

2.1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好工程檔案管理工作的關(guān)鍵。單位領(lǐng)導(dǎo)要在日常工程管理工作中重視檔案管理工作，從制度、經(jīng)費(fèi)和人員上予以保證。

2.2制定制度

科技檔案管理制度是從事檔案工作的準(zhǔn)繩，主要解決兩個(gè)方面的問題：一是收集什么材料，如何進(jìn)行分類，使其便于檢索；二是如何進(jìn)行管理。為了規(guī)范工程管理科技檔案工作，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮其在管理、建設(shè)和科學(xué)研究中的作用，依據(jù)江蘇省水利廳《水利科技檔案資料管理暫行辦法》，本著符合國家規(guī)范、便于操作、落實(shí)管理責(zé)任的原則，制定了工程管理科技檔案管理制度。該制度結(jié)合工程管理實(shí)際，將工程資料收集的歸檔范圍及分類方法進(jìn)一步細(xì)化，便于收集分類；同時(shí)根據(jù)國家檔案規(guī)范、規(guī)程，提出科技檔案案卷質(zhì)量和管理的具體要求；明確了工程管理科技檔案與基本建設(shè)檔案的關(guān)系，規(guī)定工程改建、加固等基本建設(shè)檔案并入工程管理科技檔案；將工程技術(shù)檔案考核工作列入站所汛前檢查工作考核內(nèi)容，合格的單位方可參加年終先進(jìn)管理單位評(píng)比，促進(jìn)站所科技檔案的規(guī)范管理。

2.3加強(qiáng)培訓(xùn)

為了提高檔案工作水平，必須加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，一方面在水利系統(tǒng)內(nèi)學(xué)習(xí)，另一方面參加檔案系統(tǒng)的培訓(xùn)，使其具備水利工程管理和檔案管理的雙重業(yè)務(wù)知識(shí)，增強(qiáng)崗位技能。經(jīng)過培訓(xùn)的檔案管理人員，可以更好地?fù)?dān)負(fù)起檔案的收集、整理、歸檔、管理工作，保證檔案的安全性、完整性、科學(xué)性。

2.4爭取達(dá)標(biāo)升級(jí)

水利工程管理考核標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定：檔案管理制度健全，有專人管理，檔案設(shè)施齊全、完好；各類工程建檔立卡，圖表資料等規(guī)范齊全，分類清楚，存放在序，按時(shí)歸檔；檔案管理獲檔案主管部門認(rèn)可，可取得檔案管理單位等級(jí)證書。為了提高檔案工作水平，使之更好的服務(wù)于水利建設(shè)與管理工作，就必須進(jìn)行檔案工作考核，爭取達(dá)標(biāo)升級(jí)，取得檔案管理等級(jí)證書。

2.5推進(jìn)科技檔案數(shù)字化管理

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和電子信息技術(shù)的發(fā)展，有必要實(shí)現(xiàn)科技檔案數(shù)字化管理。依據(jù)國家檔案管理法規(guī)和水利工程管理科技檔案管理有關(guān)制度，研究開發(fā)數(shù)字化管理軟件，將工程管理科技檔案案卷目錄與卷內(nèi)目錄按照一定的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)建立數(shù)據(jù)庫，重要工程技術(shù)資料錄入微機(jī)，軟件系統(tǒng)采用客戶機(jī)/服務(wù)器模式，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)查詢和管理。各有關(guān)水利管理單位使用統(tǒng)一的檔案管理軟件，以實(shí)現(xiàn)信息資源共享，提高檔案資源的利用率，節(jié)省管理成本，推進(jìn)水利工程管理現(xiàn)代化步伐。需要說明的是，目前有的單位將電子文本資料重點(diǎn)保存，而忽視書面文本的保存，往往造成一些珍貴資料的遺失，而且一些電子文本資料易被修改，很難保證其歷史真實(shí)性。因此，筆者以為，電子檔案是發(fā)展的一個(gè)方向，在目前情況下，電子檔案還不能完全替代書面檔案。

作者:王沖 樊小玲 馮曉燕 單位:沈丘縣泉泥河管理段 河南省水利宣傳中心

水利工程科技檔案管理篇2

水利工程檔案涵蓋水利工程從立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等工程建設(shè)及工程管理過程中形成的具有保存價(jià)值的文字、表格、聲像、圖紙等各種載體的材料［1］。它是水利工程管理工作的重要組成部分，是水利工程的歷史記錄，也是水利工程投產(chǎn)后運(yùn)行、管理、維修、改擴(kuò)建和技改等工作的重要依據(jù)。因此，水利工程檔案管理體系的建設(shè)是確保水利工程檔案系統(tǒng)性、完整性、準(zhǔn)確性的有效措施之一，是為水利工程后期的管理、維護(hù)、改擴(kuò)建工作提供切實(shí)可靠依據(jù)的有效手段之一。筆者專職從事水利工程檔案工作十余年，在工作中不斷吸取經(jīng)驗(yàn)，參照行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，針對(duì)不同檔案類型，不斷對(duì)公司的檔案管理體系進(jìn)行修訂。本文主要從公司科技檔案的歸檔責(zé)任主體、歸檔時(shí)間、分類方案、統(tǒng)計(jì)分析、利用等方面來淺析水利工程檔案工作管理體系的建設(shè)。

1明確歸檔責(zé)任主體，做好文件的收集、歸檔工作

在檔案管理工作中，文件的收集、歸檔處在管理工作的前端，如果前期的收集、歸檔工作做得到位，保證文件系統(tǒng)性、完整性的目標(biāo)也就實(shí)現(xiàn)了三分之一。因此，要根據(jù)水利工程科技檔案的形成特點(diǎn)，以及歸檔需要，進(jìn)一步明確相關(guān)科技檔案歸檔的責(zé)任主體。根據(jù)不同的項(xiàng)目環(huán)節(jié)，從水利工程項(xiàng)目的勘察之初，到招、投標(biāo)，以及基建項(xiàng)目竣工驗(yàn)收等，確定相應(yīng)的歸檔責(zé)任主體［2-5］。具體來說，筆者根據(jù)水利工程檔案項(xiàng)目階段性的特點(diǎn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，提出以下措施：其一，前期階段產(chǎn)生的科技文件材料由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人按階段組織歸檔，其中相應(yīng)階段的地質(zhì)勘察（含地質(zhì)、山地、鉆探、物探）、科研試驗(yàn)、壓水試驗(yàn)記錄，測量資料、環(huán)評(píng)、移民等單獨(dú)編制的專業(yè)報(bào)告由專業(yè)負(fù)責(zé)人組織歸檔。其二，招標(biāo)、施工圖階段，當(dāng)年完成的科技文件材料由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人牽頭，專業(yè)負(fù)責(zé)人組織本專業(yè)歸檔；跨年度完成的項(xiàng)目，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人按單位工程或分項(xiàng)工程劃分子項(xiàng)，由專業(yè)負(fù)責(zé)人按年度歸檔。其三，基本建設(shè)中產(chǎn)生的各種文件材料由綜合管理部組織歸檔。其四，竣工階段的文件材料由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人組織歸檔。其五，總承包（或項(xiàng)目管理）、施工項(xiàng)目由項(xiàng)目經(jīng)理部組織歸檔。通過以上措施的制定，把責(zé)任落實(shí)到人，能更好地控制各階段產(chǎn)生的文件得到有效的歸檔，從而在一定程度上保障文件的完整性。

2明確歸檔時(shí)間，做好文件的及時(shí)歸檔

為了確保水利工程科技檔案及時(shí)歸檔，做到“應(yīng)歸檔盡歸檔”，應(yīng)明確不同階段的水利工程科技檔案的具體規(guī)定時(shí)間，讓參與人員明確歸檔的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，從而有針對(duì)性地提前做好相關(guān)歸檔資料的收集、整理和移交工作。在筆者工作初期，如果工作人員離職，就會(huì)出現(xiàn)這名工作人員負(fù)責(zé)的項(xiàng)目文件歸檔不完整，“人離職，文件也隨之消失”的情況，這在很大程度上造成了文件的缺失，文件的完整性也就無從保證。因此，須在現(xiàn)在的檔案管理工作體系中明確文件的歸檔時(shí)間：其一，責(zé)任人應(yīng)在工作完成后產(chǎn)品印刷后1個(gè)月內(nèi)完成歸檔；施工圖采用“即曬即歸”的方式，曬制藍(lán)圖后由文印室將硫酸紙圖移交檔案室歸檔。其二，基建成果在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收完一個(gè)月內(nèi)歸檔。其三，暫停、停建或緩建的工程項(xiàng)目，責(zé)任人應(yīng)在60日內(nèi)完成歸檔，并附詳細(xì)的文字說明。明確歸檔時(shí)間這一措施的制定，使文件歸檔量明顯增加，這就反應(yīng)了這個(gè)措施在一定程度上有利于保證文件的完整性，同時(shí)也保證了文件歸檔的及時(shí)性。

3制定科學(xué)的分類方案

制定科學(xué)的分類方案是實(shí)現(xiàn)科技檔案系統(tǒng)化和科學(xué)化管理，做好水利工程檔案統(tǒng)計(jì)和利用等工作的重要保障。編制《檔案分類編號(hào)方案》是一項(xiàng)十分重要的基礎(chǔ)性工作，是做好水利工程科技檔案工作的一項(xiàng)基本要求。要求立檔案單位在相關(guān)檔案資料收集工作完成之后，根據(jù)其所收集的檔案資料進(jìn)行原則性、技術(shù)性文件整理。制定科學(xué)的分類方案是打開檔案管理工作的鑰匙。只有參照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司項(xiàng)目的具體情況，才能將應(yīng)歸檔的文件進(jìn)行詳細(xì)分類，形成歸檔文件分類大綱及歸檔范圍，根據(jù)文件的重要程度劃分保管期限表，最終形成集分類大綱、歸檔范圍、保管期限表于一體的“三合一”的分類方案。具體來說，涉及水利工程科技檔案的一級(jí)類目的確定、二級(jí)類目的確定、三級(jí)類目的確定和四級(jí)類目的確定等。其中，一級(jí)類目主要是根據(jù)單位性質(zhì)、業(yè)務(wù)類型及水利行業(yè)有關(guān)檔案管理原則，將其確定為基建、文書、設(shè)備、發(fā)電等相關(guān)一級(jí)類目。二級(jí)類目的確定則根據(jù)國家檔案局的相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)要求，按照“年度-問題-保管期限”或者“年度-機(jī)構(gòu)-保管期限”整理，按照相應(yīng)的層級(jí)設(shè)定相應(yīng)的子類目。三級(jí)類目的確定，一般為保管期限，通常按項(xiàng)目建設(shè)的自然順序設(shè)置三級(jí)類目。通常，就水利工程科技檔案管理單位而言，三級(jí)類目的劃分基本就能滿足大部分檔案管理需要，極個(gè)別的大型水利工程科技檔案還需要設(shè)置四級(jí)類目，通常由工程項(xiàng)目規(guī)模大小、專業(yè)復(fù)雜程度、建設(shè)周期長短及文件多少等考慮［6-9］。具體而言，從以下幾方面做好分類方案：

其一，具體的分類要遵循以下原則：①邏輯性原則，以項(xiàng)目工程為對(duì)象，根據(jù)文件的來源原則，依據(jù)不同的建設(shè)和管理階段，根據(jù)文件產(chǎn)生的順序，結(jié)合工程形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)，便于科學(xué)管理和利用；②成套性原則，收集、整理、組卷的文件能夠充分反映項(xiàng)目從規(guī)劃與論證，立項(xiàng)與審計(jì)、設(shè)計(jì)、建設(shè)準(zhǔn)備、施工及竣工驗(yàn)收期間整個(gè)建設(shè)活動(dòng)的全過程；③唯一性、排他性原則，類別設(shè)置具有唯一性和排他性，同一級(jí)類目必須相互排斥而不能重合；④可擴(kuò)充性，類目設(shè)置具有適當(dāng)?shù)倪f增容量，以便于隨時(shí)補(bǔ)充新增加的文件；⑤穩(wěn)定性原則，分類方案一旦制定，一般不隨意改變。

其二，參照《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》（【水辦2021】200號(hào)）的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合項(xiàng)目的具體情況，編制檔號(hào)。筆者公司成立60余年，作為貴州省水利工程設(shè)計(jì)行業(yè)的龍頭單位，我省大多數(shù)大中型水利工程設(shè)計(jì)由本院完成，因此我院承接水利工程較多，涉及區(qū)域較廣。根據(jù)這一特點(diǎn)，公司采用的編號(hào)規(guī)則加入了水系這一特點(diǎn)，水系的劃分更有助于檔案管理工作的開展，更能把看似繁多復(fù)雜的水利工程檔案識(shí)別得更加清晰，因此公司的編號(hào)規(guī)則為：工程代號(hào)+階段代號(hào)+專業(yè)代號(hào)+案卷流水號(hào)，其中工程代號(hào)由工程類型、工程所在水系及工程序號(hào)組成，例如××水利樞紐的工程代號(hào)GW087，G是水利工程的代號(hào)，W是烏江水系，087表示第87個(gè)工程，這就表示××水利樞紐工程是公司在烏江水系上設(shè)計(jì)的第87個(gè)工程?！痢了麡屑~工程初設(shè)報(bào)告的檔號(hào)是：GW087·C·0-001，如下圖所示：這樣的編號(hào)規(guī)則，對(duì)于經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理員來說實(shí)操性較大，即使在檔案信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題時(shí)，檔案管理員也能根據(jù)積累的經(jīng)驗(yàn)，迅速進(jìn)入庫房調(diào)取檔案，同時(shí)也讓公司的工程檔案，根據(jù)項(xiàng)目的所處水系進(jìn)行進(jìn)一步劃分，對(duì)今后水系的水庫類型、庫容量等數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)提供支持。

其三，根據(jù)“應(yīng)歸盡歸”的原則做好工程文件的收集工作，《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》（【水辦2021】200號(hào)）、《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）從工程前期階段、征地補(bǔ)償與移民安置、建設(shè)實(shí)施階段、生產(chǎn)準(zhǔn)備/試運(yùn)行階段到竣工驗(yàn)收階段，對(duì)工程文件的歸檔范圍進(jìn)行了詳細(xì)的劃分，目的在于讓反映工程各階段、各環(huán)節(jié)的文件都做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，以便在項(xiàng)目建成后期的管理、維護(hù)、改擴(kuò)建等工作中有據(jù)可依。其四，根據(jù)文件內(nèi)容的重要程度準(zhǔn)確劃分保管期限表。保管期限表是檔案管理員進(jìn)行檔案價(jià)值鑒定的重要工具。檔案鑒定的目的是盡可能使有保存價(jià)值的檔案得以保存，又防止使已沒有保存價(jià)值的檔案夾雜其中。能否實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，在很大程度上受制于保管期限表的質(zhì)量。這對(duì)制定保管期限表的檔案管理員提出了更高的要求，一方面既需要檔案管理員具備高素質(zhì)的業(yè)務(wù)能力，熟悉檔案學(xué)科體系，另一方面還要求檔案管理員具備一定的檔案專業(yè)知識(shí)，這樣在制定保管期限表的時(shí)候才能做到歸檔范圍全面，條款詳細(xì)具體，保管期限劃分明確、用語準(zhǔn)確、邏輯層次分明?？茖W(xué)合理的分類方案是水利工程文件歸檔整理、組卷的關(guān)鍵，一個(gè)工程從一開始就要制定科學(xué)的、合理的、可操性強(qiáng)的分類方案。它既有助于高效有序地進(jìn)行項(xiàng)目文件的分類整理和立卷歸檔，又是公司現(xiàn)代管理的需求，因此，水利工程檔案就要從一開始建立科學(xué)的分類方案。

4做好統(tǒng)計(jì)工作

檔案統(tǒng)計(jì)工作，就是通過表冊(cè)、數(shù)字的形式揭示檔案和檔案工作的有關(guān)情況，為檔案管理工作的方針、政策、編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供切實(shí)可靠的依據(jù)。一種是檔案的基本統(tǒng)計(jì)，包括對(duì)檔案收集、整理、鑒定、銷毀、利用、移出、編研等基礎(chǔ)性工作的統(tǒng)計(jì)；另外一種是檔案的分類統(tǒng)計(jì)，包括對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量及開發(fā)利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。要做好以上幾方面的工作，就要從日常工作中對(duì)統(tǒng)計(jì)分析數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄：其一，每天做好檔案管理工作日志數(shù)據(jù)的填寫，包括當(dāng)日收集、整編、裝訂、入庫數(shù)據(jù)的填寫，為每年的全國事業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)做好數(shù)據(jù)整合。其二，按月、以部門為單位整理歸檔單，將歸檔單按照時(shí)間順序排列，便于歸檔部門在產(chǎn)值核算或進(jìn)行項(xiàng)目歸檔時(shí)進(jìn)行查閱，歸檔單的統(tǒng)計(jì)有利于分析公司各類項(xiàng)目完成的進(jìn)度，對(duì)于公司制定下一步的工作計(jì)劃提供參考。其三，每月按照不同檔案類型做好借查閱情況的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。公司館藏包含各類型的檔案，有合同檔案、實(shí)物檔案、文書檔案、科技檔案等，對(duì)利用檔案的類型的統(tǒng)計(jì)可以從不同角度反映當(dāng)月檔案類型使用的情況；對(duì)利用目的進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，反映公司在現(xiàn)階段工作開展的情況及側(cè)重點(diǎn)。

5制定切實(shí)可行的借查閱制度，做好權(quán)限控制，保證公司檔案利用的安全性

筆者根據(jù)公司不同類型的檔案，提出了不同的借閱審批制度，這些制度在一定程度上保證了公司各類檔案的利用安全。公司處于改制階段，各個(gè)部門正在向事業(yè)部制的模式過渡，為了確保所查檔案只能為公司項(xiàng)目服務(wù)，盡量避免亂借亂用的情況。目前的檔案管理體系中，直接把責(zé)任和權(quán)力交到了各部門負(fù)責(zé)人的手中，原因有二：①部門負(fù)責(zé)人非常了解所借檔案是否為本部負(fù)責(zé)工程所用，在借查閱檔案時(shí)由部門負(fù)責(zé)人簽字或蓋章，這樣就做到避免檔案亂借亂用；②如果借閱人跨部門、跨專業(yè)借閱檔案，則需要雙方的部門負(fù)責(zé)人簽字或蓋章，這種借閱模式既保障了借閱檔案的利用安全，還實(shí)現(xiàn)了檔案的資源共享。因此，以科技檔案借查閱為例，制定的措施主要有以下幾個(gè)方面：其一，借閱本部門檔案的，由部門負(fù)責(zé)人（簽字/蓋章）及分管總工程師共同簽署借閱資料單；其二，借閱跨部門檔案的，由部門負(fù)責(zé)人（簽字/蓋章）、分管總工程師及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人共同簽署借閱資料單；其三，凡借閱重要檔案、全套檔案的，由部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理簽字；其四，外單位借查閱檔案的，需持介紹信由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人（簽字/蓋章）及公司分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理簽字。

6結(jié)語

水利工程單位具有機(jī)構(gòu)層級(jí)多、基層單位多的顯著特點(diǎn)，水利工程科技檔案管理具有一定的復(fù)雜性。近年來，國家水利工程建設(shè)的投入加大，由此所產(chǎn)生的的水利工程科技檔案的數(shù)量和規(guī)模不斷增加，管理的任務(wù)更加繁重。因此，成體系地做好水利工程科技檔案管理工作，從檔案資料的歸檔責(zé)任主體的確認(rèn)、歸檔時(shí)間的明確、水利工程檔案準(zhǔn)確分類，以及統(tǒng)計(jì)分析和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)做到科學(xué)規(guī)范、準(zhǔn)確有序，不斷提升水利工程項(xiàng)目管理的質(zhì)量和水平。

以上是筆者從事水利工程檔案十余年來，參照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合實(shí)際工作，對(duì)水利工程檔案管理體系建設(shè)中部分工作流程管理制度建設(shè)的淺析。只有做好水利工程檔案管理體系建設(shè)，才能使水利工程檔案作為第一手重要信息為水利設(shè)計(jì)單位在科技、生產(chǎn)活動(dòng)中提供切實(shí)可靠的依據(jù)；才能使水利工程設(shè)計(jì)利用這些寶貴信息的科技檔案作為傳統(tǒng)水利設(shè)計(jì)單位優(yōu)于其他非本領(lǐng)域設(shè)計(jì)單位的重要籌碼。只有有效管理和利用水利工程檔案才能提高本單位在設(shè)計(jì)行業(yè)的核心競爭力。

作者:聶丹萍

水利工程科技檔案管理篇3

1前言

水利工程是防洪、除澇、灌溉、發(fā)電、供水、圍墾、水土保持、移民、水資源保護(hù)等工程（包括新建、擴(kuò)建、改建、加固、修復(fù)）及其配套和附屬工程的統(tǒng)稱。水利工程的主要特點(diǎn)是工作面多，建設(shè)周期長，階段性較強(qiáng)。建設(shè)過程中形成大量的信息和文件，并歸類為科技檔案。水利工程科技檔案管理工作要求做到高效率的文件處理、信息查詢和反饋以及文檔分類儲(chǔ)存的工作。

2水利工程科技檔案管理的重要性

水利工程科技檔案是項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的文字、圖表、聲像等信息材料，是生產(chǎn)、科研及其建設(shè)過程中形成的原始記錄，它客觀的記述和反映了整個(gè)歷史過程和真實(shí)原貌。因而科技檔案的有效管理必然是工程建設(shè)過程中的重點(diǎn)，也是難點(diǎn)。水利工程的建設(shè)主要經(jīng)過前期規(guī)劃、設(shè)計(jì)、招(投)標(biāo)、施工、竣工驗(yàn)收等一系列復(fù)雜的階段，內(nèi)容繁多，周期較長。在整個(gè)過程中，資料檔案是項(xiàng)目建設(shè)的依據(jù)。因此，需做好科技文件材料的日常收集、分類儲(chǔ)存及規(guī)范化管理的工作?？萍紮n案的形成自工程立項(xiàng)開始，與工程建設(shè)進(jìn)度同步，并貫穿其各個(gè)階段?？萍紮n案的有效管理，有利于資料備查、后期審核，是提高項(xiàng)目質(zhì)量、提高工作效率的有力保障，也可為以后的工程項(xiàng)目提供可靠的參考。另一方面，檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展也起到了重要的作用。每一個(gè)工程項(xiàng)目的檔案資料，是企業(yè)文化的積淀。也為積累工程經(jīng)驗(yàn)、吸取教訓(xùn)、不斷提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率提供了參考。因此，做好水利工程科技檔案的有效管理工作十分重要。

3水利工程科技檔案管理現(xiàn)狀

3.1管理內(nèi)容

水利工程科技檔案管理按其內(nèi)容及階段形式可分為：工程設(shè)計(jì)檔案管理、工程施工檔案管理、工程監(jiān)理檔案管理和竣工檔案管理等。各個(gè)階段的科技檔案主要包括主要包括文字材料、圖紙資料、聲像資料等。文字材料是科技檔案中最重要的，涉及內(nèi)容最多的資料，主要包括：各類收文、發(fā)文、標(biāo)書、合同、設(shè)計(jì)報(bào)告、施工報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等建設(shè)資料，以及各次會(huì)議紀(jì)要、計(jì)劃變更、施工日志等綜合資料。圖紙資料主要包括地形地類圖、施工圖、竣工圖等。聲像資料包括各種圖片信息、視頻信息等。這些材料看似種類繁多，不同階段、各個(gè)專業(yè)互相交叉，而實(shí)際上是圍繞著工程建設(shè)所形成的?？萍紮n案資料之間既以不同的工作階段相區(qū)別，又以總體程序和內(nèi)容緊密銜接，反映了水利工程建設(shè)的全過程，各個(gè)階段、各個(gè)專業(yè)互相滲透，缺一不可。因此，鑒于工程科技檔案的重要性，各階段形成的各類檔案均需做到有效管理。

3.2管理現(xiàn)狀

科技檔案管理，是對(duì)科學(xué)技術(shù)檔案實(shí)體進(jìn)行管理和信息開發(fā)利用的一項(xiàng)專門工作。主要包括收集、整理、鑒定、歸檔、統(tǒng)計(jì)和提供利用等項(xiàng)內(nèi)容。目前，水利工程科技檔案管理大致上可分為：收集整理、簽審鑒定、歸檔以及查詢利用等過程。收集整理工作是將收集集中起來的科技檔案按其形成階段、內(nèi)容、形式，進(jìn)行科學(xué)分類、系統(tǒng)編排，為實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理打下基礎(chǔ)；簽審工作是各個(gè)階段負(fù)責(zé)人對(duì)其科技產(chǎn)品應(yīng)簽字負(fù)責(zé)，以保證科技檔案的可靠性和責(zé)任可追溯性；歸檔工作是將科技檔案儲(chǔ)存于檔案管理部門，并以科學(xué)的管理手段和技術(shù)措施保護(hù)科技檔案的完整和安全，維護(hù)庫藏科技檔案的序列，為最大限度地延長科技檔案的自然壽命和保證科技檔案的有效利用提供條件并實(shí)行監(jiān)督；統(tǒng)計(jì)工作是通過對(duì)各類檔案的統(tǒng)計(jì)和分析，掌握庫藏科技檔案的數(shù)量和質(zhì)量，以及科技檔案管理和利用工作的基本狀況，既是保護(hù)科技檔案并對(duì)其實(shí)行監(jiān)督的基本手段，也為科學(xué)地管理科技檔案提供數(shù)字依據(jù)；查詢利用工作是通過創(chuàng)造的統(tǒng)計(jì)條件，以各種有效的方式將已歸檔或保存的科技檔案信息提取出來，滿足后續(xù)工作的需要。

4當(dāng)前水利工程科技檔案管理存在的主要問題

水利工程由于門類繁多，階段性強(qiáng)，建設(shè)期長，為檔案管理工作帶來了相當(dāng)?shù)碾y度和挑戰(zhàn)。目前我國水利工程科技檔案管理水平總體上還比較穩(wěn)定，但也存在不少值得改進(jìn)的地方，主要存在以下幾方面的問題：

4.1科技檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，管理意識(shí)不強(qiáng)，檔案利用率普遍不高。目前，雖然各企業(yè)單位均設(shè)置了相應(yīng)的檔案管理部門，但管理人員文化程度和專業(yè)素質(zhì)參差不齊，相當(dāng)一部分還不能適應(yīng)新時(shí)期開展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入21世紀(jì)，具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)技能，熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。此外，許多單位長期以來重“藏”輕“用”，對(duì)檔案利用產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益缺乏認(rèn)識(shí)，造成檔案信息資源開發(fā)不足，檔案利用率不高。

4.2科技檔案管理制度不夠規(guī)范。目前，水利企事業(yè)單位或者是專業(yè)的檔案館普遍存在管理制度不規(guī)范的問題，主要表現(xiàn)在：第一，檔號(hào)不規(guī)范。第二，案卷標(biāo)題不規(guī)范。第三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄。第四是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。

4.3檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索。目前在水利行業(yè)，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。雖然部分檔案管理部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具，但也出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，既造成了資源利用不充分，也導(dǎo)致檔案檢索效率不高。

4.4對(duì)水利科技檔案的保密性缺乏足夠的重視。一般而言，水利工程科技檔案均屬于秘密文件，查詢或利用均需通過相關(guān)手續(xù)。但從本人的工作實(shí)踐看來，大部分水利單位在科技檔案保密性方面缺乏足夠的重視，制度不健全，責(zé)任落實(shí)不到位，在當(dāng)今信息飛速發(fā)展的時(shí)代，水利科技信息安全面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

5加強(qiáng)水利工程科技檔案管理的對(duì)策

針對(duì)目前水利工程科技檔案管理工作狀況，為提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)科技檔案的有效管理，實(shí)現(xiàn)資源的高效利用，需加強(qiáng)水利工程科技檔案管理工作。可行的方法有：

5.1加強(qiáng)宣傳教育，提高水利部門對(duì)科技檔案有效管理的認(rèn)識(shí)。要充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作對(duì)促進(jìn)工程項(xiàng)目建設(shè)和企業(yè)發(fā)展的重要作用，切實(shí)增強(qiáng)做好企業(yè)檔案管理工作的責(zé)任感和使命感，進(jìn)一步明確檔案工作是各部門義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。

5.2加強(qiáng)人才培養(yǎng)，提高科技檔案管理人員綜合素質(zhì)。提高檔案管理工作人員素質(zhì)，是推動(dòng)科技檔案管理事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。首先要把住人才引入口關(guān)，可適當(dāng)引進(jìn)一批有專業(yè)知識(shí)，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。同時(shí)，針對(duì)企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)和部分管理人員素質(zhì)不高的情況，企業(yè)要積極選送檔案人員參加檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，同時(shí)要穩(wěn)定檔案專業(yè)隊(duì)伍，從而加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作。

5.3規(guī)范檔案管理機(jī)制，強(qiáng)化管理責(zé)任。建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的科學(xué)的檔案管理體系，明確職能，將各個(gè)門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，使檔案管理與企業(yè)工作同步考核、同步發(fā)展。

5.4積極做好開發(fā)利用工作，為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)。如何利用好企業(yè)檔案，開發(fā)企業(yè)檔案信息資源，是企業(yè)檔案管理的目的，也是擺在企業(yè)檔案管理人員面前的一項(xiàng)艱巨任務(wù)。為此，企業(yè)檔案管理人員就要圍繞企業(yè)的發(fā)展，采用高效的檢索工具，并進(jìn)一步開發(fā)新產(chǎn)品、新技術(shù)，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。

5.5引入計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行信息處理和資料管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案管理的結(jié)合是時(shí)代發(fā)展的必然選擇，以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化為主旋律的檔案信息化戰(zhàn)略，已在全世界范圍內(nèi)推展；加強(qiáng)水利工程企業(yè)的信息服務(wù)工作亦是企業(yè)國際化戰(zhàn)略的重要組成部分，在企業(yè)發(fā)展過程中，以企業(yè)的檔案工作為依托，成立市場信息服務(wù)中心，建立網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)，不僅能夠?yàn)槠髽I(yè)提供咨詢服務(wù)，克服企業(yè)管理的盲目性，而且能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展起著不可忽略的作用。

6結(jié)論

水利工程門類繁多，內(nèi)容繁多，階段性強(qiáng)，且周期較長。在整個(gè)過程中，資料檔案是項(xiàng)目建設(shè)的依據(jù)，因而檔案管理既重要也復(fù)雜。做好檔案工作對(duì)工程項(xiàng)目的建設(shè)和企業(yè)的發(fā)展有很重要的作用。目前，水利企業(yè)在科技檔案管理工作上存在一系列的問題，需要進(jìn)一步提高科技檔案管理的意識(shí)、提升管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，規(guī)范管理制度，積極做好開發(fā)利用工作，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

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作者:何鋼 單位:中國水電顧問集團(tuán)中南勘測設(shè)計(jì)研究院