時(shí)間：2023-05-30 08:34:48
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇如何進(jìn)行檔案管理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
關(guān)鍵詞：電子；檔案管理；策略
隨著信息數(shù)字化的快速發(fā)展，檔案工作已逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，電子檔案成了檔案管理的重要形式。檔案管理電子化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，是檔案管理和時(shí)代接軌的產(chǎn)物，是檔案管理中的一種新型模式。但是由于電子檔案的內(nèi)容與形式是相對(duì)獨(dú)立的，導(dǎo)致其內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對(duì)電子檔案進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，很難對(duì)電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性進(jìn)行認(rèn)定。本文對(duì)電子檔案管理中容易出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行探究分析，并提出相關(guān)優(yōu)化電子檔案管理的策略。
1 電子檔案特點(diǎn)
1.1 查詢方便，儲(chǔ)量大
電子檔案查詢方便、快捷、有利于實(shí)現(xiàn)資源泉共享。雖然傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案具有直觀可視性，電子檔案要在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境下才可視，但有關(guān)資料經(jīng)計(jì)算機(jī)分類處理后存檔，可以非常方便、快捷地在電腦上對(duì)檔案資料進(jìn)行查詢檢查和下載打印。紙質(zhì)檔案可以直接閱讀，而電子文檔是數(shù)字化信息技術(shù)的產(chǎn)物，對(duì)技術(shù)設(shè)備依賴性強(qiáng)，以磁性介質(zhì)或光盤為載體，具有非直讀性。同時(shí)電子檔案存儲(chǔ)量大，但對(duì)保存條件和環(huán)境有新的要求。電子檔案受存貯介質(zhì)質(zhì)量、載體存在環(huán)境、存儲(chǔ)信息的有交往期等條件的影響較大，而對(duì)天南地北的溫濕度、防磁性等條件的要求很高，存放不當(dāng)數(shù)據(jù)將全部丟失。
1.2 保密性強(qiáng)同時(shí)對(duì)管理人員要求素質(zhì)高
由于電子檔案管理是一個(gè)新年事物，對(duì)計(jì)算機(jī)等技術(shù)設(shè)備的依賴性很強(qiáng)，因此，要求檔案管理人員不僅要熟悉檔案管理知識(shí)，還必須同時(shí)掌握必要的計(jì)算機(jī)操作和維護(hù)知識(shí)。 如傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不易被修改，修改了也容易看出。電子檔案容易被修改，具不留痕跡。缺點(diǎn)是喪失了原始面貌和依據(jù)，因此電子檔案對(duì)工作人員素質(zhì)要求更高。另外，計(jì)算機(jī)的保密系統(tǒng)比較完備，能針對(duì)不同級(jí)別的檔案，設(shè)置不同密碼，對(duì)不同的人群授予不同的權(quán)限。但由于計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)本身的技術(shù)性原因，會(huì)遭到黑客的攻擊或病毒感染，因此，對(duì)系統(tǒng)安全性保護(hù)提出更高要求。同時(shí)個(gè)人若操作不當(dāng)，信息也將受到損失。
2 電子檔案管理存在的不足
2.1 網(wǎng)絡(luò)安全保障力度不足
在流動(dòng)傳播的過(guò)程中，檔案信息因?yàn)樾畔⑾到y(tǒng)自身的漏洞及網(wǎng)絡(luò)的不安全性，為非法竊取信息、傳染病毒及黑客入侵帶來(lái)了便利條件，致使極端脆弱的網(wǎng)絡(luò)檔案信息安全無(wú)法保障。盡管目前我們已經(jīng)采取了各種防范措施，但對(duì)于檔案信息的安全問(wèn)題，還不能從根本上進(jìn)行解決。因?yàn)楸仨毨糜?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能，才可實(shí)現(xiàn)電子檔案的管理。所以，使用互聯(lián)網(wǎng)的同時(shí)，相應(yīng)的安全隱患也會(huì)隨之產(chǎn)生。作為非常重要的機(jī)密文件，其含有的信息非常有價(jià)值。一些黑客正是因?yàn)檎莆者@一點(diǎn)，才會(huì)對(duì)相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行惡意的攻擊，對(duì)信息進(jìn)行竊取。所以，電子檔案管理工作中，所面臨的困境和首要的難題就是信息安全問(wèn)題。
2.2 檔案的原始性、真實(shí)性存在問(wèn)題
傳統(tǒng)的檔案管理是實(shí)行紙質(zhì)文件管理，可通過(guò)分辨字跡和紙張等特征來(lái)體現(xiàn)文件的原始性。而一旦紙質(zhì)檔案向電子形式轉(zhuǎn)變，就喪失了這些屬性和特征。其形式的生成是由實(shí)態(tài)檔案向虛擬檔案轉(zhuǎn)變，其生成的狀態(tài)和接收及傳輸?shù)臓顟B(tài)是一致的，既是復(fù)制的，又是原始的，這將無(wú)從追溯電子檔案的原始性。同時(shí)也很難辨別檔案的真實(shí)性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案往往是通過(guò)相關(guān)的紙張及個(gè)人筆記形成的，能夠很好地分辨材料的真實(shí)性。而電子檔案的形式，卻喪失了這些個(gè)人特質(zhì)的顯著特征。由于材料有著完全一致的特征和形式，對(duì)辨別材料的真實(shí)性留下了很多的疑問(wèn)和困難。
2.3 無(wú)法保障檔案的完整性
傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件往往容易形成一整套完整的檔案形式，可保障文件的完整性。而目前的電子檔案形式因?yàn)闊o(wú)據(jù)可依，則不能對(duì)檔案的完整性做出保障，并形成了一定的障礙，不能對(duì)檔案的形成進(jìn)行有效管理。
3.1 設(shè)定權(quán)限的審核，進(jìn)行數(shù)據(jù)備份
要根據(jù)各種人員級(jí)別、層次進(jìn)行使用權(quán)限的認(rèn)定，并依此向利用系統(tǒng)注冊(cè)登錄。在利用中，由系統(tǒng)自動(dòng)判定當(dāng)前使用者身份的合法性及其所使用功能的范圍，并由系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)其使用各種功能操作的路徑進(jìn)行跟蹤與記錄。對(duì)涉及使月未經(jīng)授權(quán)的功能，應(yīng)能拒絕響應(yīng)并給予告警提示。同時(shí)在電子檔案存儲(chǔ)載體的使用上，要根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)和開放程度，來(lái)確定其使用控制程度，在使用中依據(jù)利用者背景情況和利用目的來(lái)決定對(duì)他的授權(quán)。應(yīng)依據(jù)利用者的需求和確認(rèn)使用權(quán)限后再進(jìn)行拷貝的制作。原則上盡量避免把載體上存儲(chǔ)的電子檔案信息全部拷貝，并通過(guò)技術(shù)手段防止所提供拷貝的再?gòu)?fù)制。除公開發(fā)行的電子出版物外，對(duì)那些提供利用的拷貝必須進(jìn)行回收。要有完善的提供拷貝手續(xù)，提供者和利用者雙方應(yīng)對(duì)提供拷貝的內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，并對(duì)使用載體的類型、數(shù)量、使用時(shí)同、最后回收期限及雙方責(zé)任人等情況進(jìn)行登記。對(duì)回收來(lái)的拷貝，應(yīng)做信息內(nèi)容的消除處理。
3.2 明確職責(zé)，加強(qiáng)管理
電子檔案的制作人員，應(yīng)對(duì)其制作的電子檔案的真實(shí)性和能被保管、保存負(fù)有責(zé)任。為保證電子檔案在制作階段不出現(xiàn)失真現(xiàn)象，避免制作人員相互推諉、扯皮，要明確職責(zé)范圍。特別是合作制作的電子檔案更要注意劃清制作人員的職責(zé)范圍，使每一個(gè)參與人員各負(fù)其責(zé)。同時(shí)要 加強(qiáng)對(duì)參加電子檔案制作和管理人員的教育、審查和要求。電子檔案是由人制作的，其存儲(chǔ)、檢索、傳輸?shù)忍幚矶际前慈说囊庠高M(jìn)行的。對(duì)于電子檔案制作和管理人員的管理，要加強(qiáng)教育同，定期培訓(xùn)，不斷提高電子檔案制作者和管理人員的責(zé)任心，使他們養(yǎng)成忠于職守的品質(zhì)、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工人精神、一絲不茍的工作作風(fēng)、精益求精的技術(shù)水平。
3.3 完善的電子檔案管理系統(tǒng)
檔案部門在對(duì)檔案進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，很難對(duì)電子檔案的原始性進(jìn)行鑒定；電子檔案的信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率和機(jī)會(huì)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。同時(shí)電子檔案可被復(fù)制，甚至被篡改后而不留痕跡；電子檔案信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送時(shí)容易被竊聽、泄密、篡改和偽造，面臨病毒的入侵時(shí)，電子文件檔案信息安全又受到嚴(yán)重威脅，所以應(yīng)從簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、增設(shè)防火墻、增加防寫措施、選擇性能穩(wěn)定、功能齊全的硬件設(shè)備等安全技術(shù)措施強(qiáng)化管理。 同時(shí)為確保電子檔案管理系統(tǒng)的性能和質(zhì)量，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，在遵循有關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的前提下，應(yīng)充分綜合文件檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、技術(shù)研發(fā)部門的意見，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，把相關(guān)的管理性措施納入其中，通過(guò)技術(shù)手段來(lái)實(shí)現(xiàn)。通過(guò)軟件系統(tǒng)來(lái)滿足電子檔案管理的功能需求，確保電子檔案的真實(shí)有效。同時(shí)，電子檔案的管理是一項(xiàng)極其復(fù)雜的技術(shù)工作，與紙質(zhì)檔案管理不盡相同，迫切需要電子檔案管理的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)的建立，以防止有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的電子檔案在形成、使用、歸檔過(guò)程中遭受損失。另一方面，為維護(hù)檔案部門的權(quán)威性，我們必須建立相關(guān)制度來(lái)規(guī)范檔案部門作業(yè)流程，并賦予其一定職責(zé)、權(quán)限及義務(wù)。
4 結(jié)束語(yǔ)
電子文件到電子檔案的有效管理和利用，看似簡(jiǎn)單，實(shí)則還有相當(dāng)長(zhǎng)的路要走，既需要具備好的外部環(huán)境條件，即人們對(duì)電子文件及電子檔案的正確認(rèn)識(shí)，國(guó)家的各項(xiàng)支持；還需要檔案管理者對(duì)信息化技術(shù)的知識(shí)儲(chǔ)備，需要人們對(duì)信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)等條件。前面有困難，但路還要走下去，電子文件的劇增和電子檔案的劇增會(huì)越來(lái)越快速，這就需要檔案管理者以大無(wú)畏的姿態(tài)迎接這場(chǎng)革命式的挑戰(zhàn)，從而更好的保護(hù)好由電子文件產(chǎn)生的電子檔案，傳承好人類歷史的文明與記憶。
參考文獻(xiàn)
[1]馮惠玲，中國(guó)電子文件管理：?jiǎn)栴}與對(duì)策[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2013.
摘 要 人事檔案在企業(yè)發(fā)展的過(guò)程中發(fā)揮著重要的作用，人事檔案中記錄了員工的工作表現(xiàn)、政治思想、工作變動(dòng)以及業(yè)務(wù)能力等情況，是外界全面了解一位員工重要的參考依據(jù)。長(zhǎng)期以來(lái)，人事檔案管理模式傳統(tǒng)，新時(shí)期，社會(huì)發(fā)展對(duì)人事檔案管理工作提出較高的要求。為了幫助企業(yè)人事檔案管理擺脫傳統(tǒng)模式的束縛，在本文中就新形勢(shì)下如何促進(jìn)企業(yè)人事檔案管理工作展開討論。
關(guān)鍵詞 新形勢(shì) 人事檔案管理工作 促進(jìn)
企業(yè)人事檔案是檔案資源中的重要組成部分，同時(shí)也是人力資源管理的重要依據(jù)。近年來(lái)，隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，對(duì)于人力資源保障工作的不斷深入。現(xiàn)代社會(huì)企業(yè)人事檔案管理工作在促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步方面發(fā)揮著重要的作用，在進(jìn)行人事制度改革、外界全面了解員工、人員配備以及人才資源發(fā)掘上，都有著較為積極的意義。
一、企業(yè)人事檔案管理工作的現(xiàn)狀
（一）企業(yè)人事檔案管理設(shè)備體系不健全
現(xiàn)代社會(huì)中，企業(yè)人事資源越來(lái)越豐富，人事信息形式逐漸實(shí)現(xiàn)了多樣化。人事檔案信息的存儲(chǔ)對(duì)于檔案管理體系設(shè)備的要求逐漸提升。在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式影響下，檔案中很多重要的信息難以被及時(shí)保存，這為檔案管理帶來(lái)了重大的阻礙。要想實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理工作的與時(shí)俱進(jìn)，一方面需要在檔案管理工作人員方面進(jìn)行改善，另一方面需要在檔案管理設(shè)備方面進(jìn)行完善。在企業(yè)檔案管理工作中，就是缺乏聲像檔案管理方面的設(shè)備。
（二）企業(yè)人事檔案管理缺乏相應(yīng)的制度
企業(yè)人事檔案管理中所涉及到了大量的人事信息，人事信息的安全性以及檔案管理工作模式對(duì)社會(huì)的影響重大，目前，在社會(huì)人事檔案管理中缺乏相應(yīng)的制度，導(dǎo)致人事檔案管理模式渙散，人事信息不安全等問(wèn)題。由此可見，法律的執(zhí)行力的欠缺是阻礙我國(guó)企業(yè)檔案管理法制化進(jìn)程的重要原因。隨著時(shí)代的進(jìn)步，以及人們的安全意識(shí)逐漸提升，依法存檔的工作勢(shì)在必行。由于現(xiàn)代社會(huì)人事檔案管理工作范圍不確定，檔案管理工作得不到重視，使得檔案法規(guī)檢查力度降低。
二、新形勢(shì)下促進(jìn)企業(yè)人事檔案管理的對(duì)策
（一）基于數(shù)字化的企業(yè)人事檔案管理
傳統(tǒng)模式下的檔案管理中很多信息難以被保存，特別是重要的人事檔案信息，如，很多企業(yè)中的人事聲像信息等難以被保存下來(lái)。新時(shí)期，科學(xué)技術(shù)逐漸發(fā)展，對(duì)于信息數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)技術(shù)也越來(lái)越多，目前，最為先進(jìn)數(shù)字化技術(shù)就是針對(duì)檔案管理建立相應(yīng)信息數(shù)據(jù)庫(kù)?；跀?shù)據(jù)庫(kù)模式的人事檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)、音頻等的存儲(chǔ)，并且在數(shù)據(jù)備份的支持下，保障企業(yè)人事數(shù)據(jù)信息的安全性。在數(shù)字化技術(shù)下，通過(guò)科技技術(shù)將檔案信息整理的過(guò)程通過(guò)電子傳輸，以及電子軟件規(guī)律等模式，對(duì)不同類型的立卷進(jìn)行分類?；跀?shù)字化技術(shù)的檔案信息管理，能夠一改之前無(wú)序的分類模式，一方面便于工作人員對(duì)其管理，另一方面是還能夠便于需要的人順利找到檔案信息。
（二）企業(yè)人事檔案管理制度的確定
企業(yè)人事檔案管理工作質(zhì)量提升，需要確定相應(yīng)的工作制度，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理的規(guī)范化。在以往的企業(yè)人事檔案管理中，其工作不被重視，因此導(dǎo)致人事檔案管理工作混亂，甚至缺失或丟失現(xiàn)象，為了優(yōu)化人事檔案管理，需要為人事檔案管理制定相應(yīng)的制度。首先，將企業(yè)人事檔案管理制度與企業(yè)管理考核相互結(jié)合，明確檔案管理考核范圍。例如不按照歸檔范圍和要求向檔案管理部門移交檔案，或者檔案不能按照規(guī)定時(shí)間返還，都作為檔案管理考核的違規(guī)，并且對(duì)當(dāng)事人予以處罰。其次，與崗位經(jīng)濟(jì)考核結(jié)合，完善崗位工作標(biāo)準(zhǔn)。主要考察檔案工作人員的職責(zé)工作內(nèi)容，細(xì)化到具體工作要求中，將檔案工作人員工作成果與績(jī)效考核掛鉤。
（三）培養(yǎng)專業(yè)化的企業(yè)人事檔案管理人員
人事檔案管理效果不佳，與檔案管理制度以及硬件設(shè)備息息相關(guān)，但是也與檔案管理人員的能力素質(zhì)關(guān)系密切。在以往的人事檔案管理中，很多工作人員難以認(rèn)識(shí)自身工作的重要性，工作積極性不高，在實(shí)際工作中難以集中精力，并且不思進(jìn)取。為了促進(jìn)人事檔案管理水平，需要在檔案管理硬件設(shè)施完善的基礎(chǔ)上，培養(yǎng)專業(yè)化的人事檔案管理人員。第一，人事檔案管理人員的專業(yè)化素養(yǎng)培養(yǎng)。為了提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，提升檔案管理人員的學(xué)術(shù)研究能力，需要工作人員與人事部門積極的進(jìn)行工作銜接，彌補(bǔ)自身工作所欠缺專業(yè)素養(yǎng)。鼓勵(lì)檔案工作人員對(duì)專業(yè)知識(shí)深入研究時(shí)，應(yīng)該給他們?cè)黾訉?shí)踐學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，在實(shí)踐活動(dòng)中提高學(xué)習(xí)能力，幫助他們實(shí)現(xiàn)檔案管理專業(yè)化；第二，為了提升人事檔案管理人員的工作積極性，需要對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，與人事部門的激勵(lì)機(jī)制掛鉤，激發(fā)員工的學(xué)習(xí)熱情。
三、結(jié)語(yǔ)
綜上所述，在本文中對(duì)企業(yè)人事檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，提出促進(jìn)人事檔案管理的對(duì)策。企業(yè)人事檔案管理的優(yōu)化對(duì)于企業(yè)人力資源管理提供了理論基礎(chǔ)，針對(duì)人事檔案管理中所存在的設(shè)備問(wèn)題以及制度問(wèn)題，文中提出了相應(yīng)的對(duì)策，基于數(shù)字化的人事檔案管理、制度化的內(nèi)部監(jiān)制以及專業(yè)化人員的培養(yǎng)。
參考文獻(xiàn)：
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【關(guān)鍵詞】檔案管理
隨著我國(guó)醫(yī)院的發(fā)展和醫(yī)學(xué)院教學(xué)改革的深化，借鑒國(guó)外醫(yī)院的成功經(jīng)驗(yàn)，研究其歷經(jīng)百年，屢經(jīng)戰(zhàn)火的考驗(yàn)卻能不斷的豐富檔案內(nèi)容及形式。醫(yī)學(xué)檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分，為我國(guó)醫(yī)學(xué)研究及實(shí)踐工作者的醫(yī)學(xué)水平提高提供了很大的幫助，在人類歷史上也寫下了濃墨重彩的一筆。同時(shí)醫(yī)學(xué)檔案與其他檔案資料相比又有著極大的不同，所以醫(yī)學(xué)檔案管理的重要性及差別性也逐漸顯現(xiàn)出來(lái)。
一、醫(yī)院檔案
具體來(lái)說(shuō)，醫(yī)學(xué)檔案是指臨床教師在從事教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的，醫(yī)學(xué)檔案資料對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，如同一面鏡子，它詳細(xì)真實(shí)地反映了一所醫(yī)院從建校初期到逐步發(fā)展的整個(gè)歷史過(guò)程，它能完整、準(zhǔn)確、真實(shí)地反映醫(yī)院的全部面貌，直接為醫(yī)生學(xué)者的看診活動(dòng)服務(wù)，是醫(yī)院進(jìn)行醫(yī)學(xué)改革、提高醫(yī)學(xué)質(zhì)量的可靠依據(jù)，也是進(jìn)行醫(yī)學(xué)的必要條件，更是醫(yī)院進(jìn)行教學(xué)評(píng)估工作的基礎(chǔ)和依據(jù)。從另一方面說(shuō)醫(yī)學(xué)檔案始終是以人類的生存及健康聯(lián)系在一起的。醫(yī)學(xué)檔案是醫(yī)院在從事醫(yī)療、科研、教學(xué)、預(yù)防保健、藥品管理、衛(wèi)生行政管理以及其它各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄，是醫(yī)院工作計(jì)劃和決策的可靠依據(jù)，是指導(dǎo)并協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作正常運(yùn)行的參考資料。醫(yī)學(xué)檔案是醫(yī)院科學(xué)管理中重要的一環(huán)，是必須重視的基礎(chǔ)性工作。
二、醫(yī)學(xué)檔案管理現(xiàn)狀
當(dāng)下醫(yī)院檔案管理工作存在的問(wèn)題主要為一下幾點(diǎn)：
1.檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，思維觀念落后。目前從事醫(yī)院檔案管理的人員多是從行政、護(hù)理、醫(yī)技等部門轉(zhuǎn)崗過(guò)來(lái)，專業(yè)知識(shí)老化，知識(shí)面較窄，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，認(rèn)為只要立卷、歸檔、鑒定、保管等一系列環(huán)節(jié)完成后，基本上就“萬(wàn)事大吉”了。在工作中，習(xí)慣于“坐等待收”的服務(wù)方式，思想觀念和管理水平相對(duì)滯后等問(wèn)題，與時(shí)展的要求懸殊較大，難以適應(yīng)并開創(chuàng)新形勢(shì)下的檔案事業(yè)發(fā)展。
2.對(duì)新型的電子檔案的管理缺乏應(yīng)用的專業(yè)技術(shù)能力。隨著檔案管理的數(shù)字化，電子文檔應(yīng)運(yùn)而生，這些文檔在歸檔過(guò)程上無(wú)論從載體形式、歸檔辦法，還是從本質(zhì)屬性、來(lái)源等方面都與紙質(zhì)文件有很多不同。檔案管理者沒有受過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，不懂得電子文檔的使用方式以及維護(hù)系統(tǒng)，嚴(yán)重制約了醫(yī)院檔案的發(fā)展。
3.管理制度不健全，缺乏信息資源整體性。目前絕大多數(shù)醫(yī)院都制定了較為健全的醫(yī)院管理制度和各級(jí)各類人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)、考核標(biāo)準(zhǔn)卻較少，造成檔案收集效率不高，信息管理與檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)，失去了檔案工作的完整性，醫(yī)院信息資源缺乏整合性，跟不上新時(shí)期發(fā)展的需要，不利于科學(xué)管理。
三、應(yīng)對(duì)方法
要實(shí)現(xiàn)思想觀念上的一個(gè)大的轉(zhuǎn)變，需要大力倡導(dǎo)開拓創(chuàng)新精神，進(jìn)一步形成推進(jìn)醫(yī)學(xué)檔案工作創(chuàng)新的濃厚氛圍。要認(rèn)真總結(jié)檔案工作好的經(jīng)驗(yàn)，準(zhǔn)確把握醫(yī)學(xué)檔案工作特點(diǎn)和規(guī)律，用新觀念新思路解決新情況新問(wèn)題。
1.健全檔案管理體制，規(guī)范檔案管理行為
當(dāng)前很多醫(yī)院存在的問(wèn)題，除少數(shù)高等醫(yī)院設(shè)立了綜合檔案室或檔案館外，多數(shù)醫(yī)院文書檔案室（多隸屬于黨委辦公室）和科技檔案室（多隸屬于院長(zhǎng)辦公室或科研處）并存。這種體制造成領(lǐng)導(dǎo)力量分散，不能合理使用人力、物力、財(cái)力，不利于檔案的利用和現(xiàn)代化管理。
醫(yī)學(xué)檔案是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，為病人的康復(fù)和醫(yī)院的發(fā)展發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。檔案制度的建立是檔案工作的生命線，隨著檔案的不斷開發(fā)和利用，檔案理應(yīng)受到重視。醫(yī)學(xué)院校的檔案管理工作必須制定相應(yīng)的制度，進(jìn)一步明確工作職責(zé)，規(guī)范檔案管理行為。
2.增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，強(qiáng)化服務(wù)觀念
在管理好檔案的基礎(chǔ)上，醫(yī)學(xué)檔案管理工作也要適應(yīng)社會(huì)需求的變化，尋求更為有效的醫(yī)學(xué)服務(wù)新途徑，以提高醫(yī)學(xué)檔案利用的質(zhì)量和水平，把“死”醫(yī)檔案變成“活”醫(yī)檔案，更好地發(fā)揮其檔案的作用，在創(chuàng)造社會(huì)效益的同時(shí)，促進(jìn)醫(yī)學(xué)檔案事業(yè)的發(fā)展。
3.做好醫(yī)學(xué)檔案的文件分理工作。俗話說(shuō)的好“檔案貴在活，而重在于用。”在實(shí)際中，一些醫(yī)院對(duì)于檔案管理工作的投入較小，許多大量有價(jià)值的檔案被丟棄在偏遠(yuǎn)的角落，而無(wú)價(jià)值的檔案卻堆積如山，雖然如今的檔案管理已打破了過(guò)去的概念，不是一個(gè)個(gè)簡(jiǎn)單的鐵架子就能裝的下一切的檔案，各種新型的檔案格式及款式，諸如電子制檔案，卡片制檔案，芯片式檔案等大量的存在。但是無(wú)論是過(guò)去，如今還是未來(lái)的檔案管理事業(yè)，都是一件長(zhǎng)期重要的醫(yī)學(xué)工作，做好檔案的分理工作特別重要。
4.建立醫(yī)學(xué)檔案的網(wǎng)絡(luò)信息管理模式。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展和國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的建立，我們邁進(jìn)了一個(gè)全新的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，作為新時(shí)代的檔案管理者，必須具備超前的意識(shí)，要熟練掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用的基本知識(shí)，要學(xué)會(huì)建立各類檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息的采集、著錄、檢索、傳輸、服務(wù)的工作力度。健全與完善醫(yī)院人事檔案信息管理系統(tǒng)，加大對(duì)檔案管理工作的投入實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，建立一支高素質(zhì)人事檔案管理隊(duì)伍。同時(shí)，借助于錄放機(jī)、監(jiān)視器、多媒體電腦技術(shù)等手段，可以使檔案信息在現(xiàn)代化機(jī)器設(shè)備中快捷、準(zhǔn)確、方便地再現(xiàn)，使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。
總結(jié)：綜上所述，醫(yī)院的檔案管理工作是一門高深的學(xué)問(wèn)。？科學(xué)規(guī)范的醫(yī)學(xué)檔案管理只有跟上時(shí)代的腳步，與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新教育形勢(shì)的需要，開創(chuàng)醫(yī)學(xué)檔案管理工作的美好局面，為醫(yī)療經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)醫(yī)學(xué)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。展望未來(lái)，機(jī)遇和挑戰(zhàn)共存，這就要求我們必須把醫(yī)院檔案工作提高到歷史的、戰(zhàn)略的、基礎(chǔ)的高度來(lái)認(rèn)識(shí)。給予高度重視，積極做好檔案工作。作為一名醫(yī)院的檔案工作者我們要把封閉保守的觀念轉(zhuǎn)換成為積極創(chuàng)新的觀念;把被動(dòng)利用醫(yī)學(xué)檔案資料的觀念，轉(zhuǎn)換成有目的地主動(dòng)開發(fā)醫(yī)學(xué)檔案工作者的工作方式、思維方式和行為方式，這是深化醫(yī)院檔案工作的前提條件。其次，我們還應(yīng)充分認(rèn)識(shí)高校體制下檔案管理工作的新特點(diǎn)，探索醫(yī)院檔案管理的新模式。
參考文獻(xiàn)：
[1]王小菁.醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題和改革思路.2008.（28）
1.在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化中出現(xiàn)的問(wèn)題
1.1基層檔案管理人員對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)不到位
大多數(shù)基層檔案管理人員在以往的工作過(guò)程中是使用傳統(tǒng)的方法來(lái)進(jìn)行檔案的管理的，在他們的工作過(guò)程中由于對(duì)工作理解的加深以及工作的熟練等原因已經(jīng)在日常的工作過(guò)程中積累了一定的經(jīng)驗(yàn)，取得了較大的進(jìn)步，因此這些檔案管理人員認(rèn)為傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)十分先進(jìn)，因此從內(nèi)心地處檔案管理現(xiàn)代化的使用。另一類的基層檔案管理人員雖然不抵觸檔案管理現(xiàn)代化，但是對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，他們認(rèn)為檔案管理現(xiàn)代化就是買入一些先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，例如計(jì)算機(jī)，光盤，微縮機(jī)等設(shè)備。但是在實(shí)際的使用過(guò)程中，大多數(shù)檔案管理人員會(huì)因?yàn)槿狈n案管理現(xiàn)代化的培訓(xùn)而不會(huì)使用這些設(shè)備，因此在日常的檔案管理工作中也就會(huì)將這些設(shè)備閑置下來(lái)，造成較大的損失。而且對(duì)于檔案管理單位而言，也沒有重視對(duì)于基層檔案管理人員的培訓(xùn)工作，大多數(shù)基層檔案管理人員就算已經(jīng)了解到了檔案管理現(xiàn)代化的一些知識(shí)，希望使用檔案管理現(xiàn)代化來(lái)讓工作更加有效率，但是由于工作經(jīng)驗(yàn)以及專業(yè)知識(shí)的原因也無(wú)法很好地應(yīng)用這些設(shè)備來(lái)進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的工作。
1.2檔案管理現(xiàn)代化的準(zhǔn)備不充分
目前雖然一些檔案管理部門已經(jīng)開始進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的普及工作，并且較多的基層檔案管理工作人員也開始進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的準(zhǔn)備工作，但是以目前的情況來(lái)看進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的準(zhǔn)備工作仍然顯得不充分。在一些檔案管理部門中，檔案管理人員已經(jīng)開始使用采購(gòu)的計(jì)算機(jī)等檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行檔案管理的工作，但是由于進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的過(guò)程中必須有著高質(zhì)量的數(shù)據(jù)輸入才能很好地實(shí)現(xiàn)，因此在這樣的情況下，檔案管理現(xiàn)代化工作人員在短期內(nèi)無(wú)法進(jìn)行很好的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)輸入，也就決定了在進(jìn)行實(shí)際的檔案管理現(xiàn)代化的工作中無(wú)法很好地進(jìn)行檔案管理工作。并且由于檔案管理現(xiàn)代化工作所輸入的數(shù)據(jù)量十分巨大，而且大多數(shù)是需要手工完成的，因此在準(zhǔn)備不充分的情況下進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的工作顯然效果不好。
1.3檔案管理現(xiàn)代化的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一以及發(fā)展不平衡
在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的過(guò)程中，每個(gè)單位進(jìn)行計(jì)算機(jī)的采購(gòu)過(guò)程往往是不同的。一些單位采購(gòu)的計(jì)算機(jī)價(jià)格實(shí)惠，但是性能較低，而且型號(hào)較老。另一些單位由于經(jīng)濟(jì)較為寬裕等原因采購(gòu)的計(jì)算機(jī)都是新型的高性能計(jì)算機(jī)。在這樣的情況下，由于計(jì)算機(jī)的型號(hào)性能等因素都不相同，因此在使用的過(guò)程中的通用性也就不好，大多數(shù)的數(shù)據(jù)由于這些原因無(wú)法共享，也就會(huì)缺乏一個(gè)全國(guó)性統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)檔案管理系統(tǒng)。而且對(duì)于檔案管理單位而言，一些單位使用檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備的發(fā)展也不平衡，雖然有的檔案管理單位已經(jīng)采購(gòu)了高性能計(jì)算機(jī)，但是仍然有一些檔案管理單位沒有計(jì)算機(jī)用于檔案管理現(xiàn)代化。這也是導(dǎo)致我國(guó)的檔案館在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中無(wú)法較好進(jìn)行的一種主要原因。
2.如何解決檔案管理現(xiàn)代化中的問(wèn)題
2.1對(duì)基層檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)
為了保障在進(jìn)行設(shè)備采購(gòu)后的檔案管理現(xiàn)代化的質(zhì)量，首先應(yīng)該對(duì)基層檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。通過(guò)一系列的培訓(xùn)能夠讓檔案管理人員名學(xué)應(yīng)該如何使用計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行檔案管理的方法，同時(shí)也能夠讓基層檔案管理人員能夠明確檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵以及意義，從而能夠讓檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)得到較好的提升。同時(shí)在進(jìn)行實(shí)際的培訓(xùn)過(guò)程中也需要讓基層檔案管理人員進(jìn)行一定的實(shí)踐活動(dòng)，通過(guò)這些實(shí)踐活動(dòng)能夠讓檔案管理人員明確在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中應(yīng)該如何進(jìn)行，并且對(duì)在使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理過(guò)程中的各種問(wèn)題進(jìn)行初步的了解，從而保證基層檔案管理人員能夠在實(shí)際的工作中較好的使用檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備來(lái)進(jìn)行工作。并且對(duì)于一些不愿意使用檔案管理現(xiàn)代化的基層檔案管理人員要進(jìn)行開導(dǎo)，讓這些檔案管理人員能夠了解到檔案管理現(xiàn)代化對(duì)于檔案管理工作的意義。而且通過(guò)定期培訓(xùn)的方式，也能夠幫助基層檔案管理人員盡快的了解到在實(shí)際的工作過(guò)程中應(yīng)該如何進(jìn)行高效率的工作，對(duì)于一些在實(shí)際工作過(guò)程中容易出現(xiàn)的問(wèn)題也需要提前對(duì)基層檔案管理人員提出，以幫助基層檔案管理人員明確在工作過(guò)程中可能會(huì)遇到的各種問(wèn)題，因此在工作中就能夠?qū)⑦@些問(wèn)題著重的注意，避免問(wèn)題的發(fā)生。同時(shí)對(duì)基層檔案管理人員也需要做出一些檔案管理重要性的宣教。
2.2加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化的準(zhǔn)備工作
在對(duì)基層檔案管理人員進(jìn)行了一定的培訓(xùn)后，基層檔案管理人員也就具有了一定的檔案管理現(xiàn)代化的專業(yè)知識(shí)。在這這之后就需要做好檔案管理現(xiàn)代化的準(zhǔn)備工作。在進(jìn)行準(zhǔn)備工作的過(guò)程中，需要對(duì)檔案的著錄以及標(biāo)引工作進(jìn)行較好的完成，這主要是對(duì)檔案信息進(jìn)行更加深層次的加工，同時(shí)也是在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的過(guò)程中必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié)。雖然在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的工作中會(huì)顯得十分繁雜以及困難，但是這主要是為了較好的進(jìn)行檔案信息管理，如果要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，那么準(zhǔn)備工作也就必不可少。在進(jìn)行現(xiàn)代化準(zhǔn)備的工作中，當(dāng)?shù)卣梢詾闄n案館準(zhǔn)備一些現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)施，例如新型的電腦等管理設(shè)備。也可以采購(gòu)一些關(guān)于檔案現(xiàn)代化管理的書籍，擋住基層檔案管理人員在遇到問(wèn)題時(shí)也以及時(shí)的進(jìn)行翻閱，將問(wèn)題解答，避免出現(xiàn)較為嚴(yán)重的后果。在另一方面，針對(duì)基層檔案管理人員在短時(shí)間內(nèi)無(wú)法較好的學(xué)習(xí)到高級(jí)檔案管理等情況，檔案館可以聘請(qǐng)一些有著豐富經(jīng)驗(yàn)、并且在理論知識(shí)是也過(guò)硬的檔案管理人員來(lái)對(duì)基層檔案管理人員進(jìn)行帶教，在帶教的過(guò)程中，基層檔案管理人員可以通過(guò)觀察有豐富經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人員是如何進(jìn)行檔案管理的，并且從中學(xué)習(xí)到豐富的干干管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，在日后的實(shí)際工作過(guò)程中也就能夠更好的將這些理論知識(shí)進(jìn)行使用。檔案館也需要注意，對(duì)基層檔案管理人眼的考核工作需要達(dá)到要求，以避免帶教工作無(wú)法起到應(yīng)有效果的情況。
2.3進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化統(tǒng)一管理
由于標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一，在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)各種問(wèn)題，例如文中提到的檔案管理單位中的計(jì)算機(jī)采購(gòu)?fù)吞?hào)和質(zhì)量參差不齊。因此為了更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，進(jìn)行統(tǒng)一的管理是必不可少的。在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化工作之前，應(yīng)該對(duì)各個(gè)檔案管理單位進(jìn)行統(tǒng)一的采購(gòu)工作，并且在進(jìn)行采購(gòu)工作完成后將操作系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)的統(tǒng)一，以便于檔案管理單位能夠較好地使用檔案管理設(shè)備進(jìn)行檔案管理工作。不僅需要采購(gòu)相同的操作系統(tǒng)并且進(jìn)行統(tǒng)一，另一項(xiàng)相當(dāng)重要的工作是需要將各種數(shù)據(jù)進(jìn)行共享，以保證檔案館之間能夠在工作過(guò)程中及時(shí)的了解到一手信息。但是在進(jìn)行數(shù)據(jù)共享和統(tǒng)一的過(guò)程中，需要注意的是檔案館數(shù)據(jù)的安全，避免在進(jìn)行共享和統(tǒng)一的過(guò)程中出現(xiàn)不法分子竊取檔案館信息等情況的發(fā)生。同時(shí)為了更好的保證檔案管理現(xiàn)代化能夠?qū)崿F(xiàn)，在操作人員上也需要注意，盡量選用計(jì)算機(jī)使用經(jīng)驗(yàn)較為熟練的基層檔案管理人員，在熟悉了應(yīng)該如何使用相關(guān)的設(shè)備后，才可以讓所有的基層檔案管理人員使用這些現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備以及相關(guān)的操作系統(tǒng)。
1.1資料收集不完整
主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是數(shù)量不完整，即應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料收集不完全；二是同一份歸檔材料收集不完整、不規(guī)范，如請(qǐng)示和批復(fù)沒有同時(shí)存檔；同一個(gè)防汛、歲修工程施工的相關(guān)資料沒有一并存放等。不完整的技術(shù)資料，不能反映工程歷史狀況，不利于以后的查閱。
1.2檔案人員素質(zhì)低
水利工程管理科技檔案具有從屬水利工作和檔案管理工作的雙重特性，因此對(duì)管理水利科技檔案的人員，既要求熟悉水利業(yè)務(wù)，亦要求熟悉檔案業(yè)務(wù)。在實(shí)際工作中，基層水管單位僅把工程管理科技檔案作為普通技術(shù)資料，配備一般人員兼職管理，通常不具備科技檔案工作知識(shí)，而且缺少專門的培訓(xùn)，因此也很難將工程管理科技檔案工作搞好。
1.3檔案管理不規(guī)范
由于檔案人員素質(zhì)不高，導(dǎo)致工程管理科技檔案管理不規(guī)范，主要表現(xiàn)：一是檔案質(zhì)量不高，如卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表填寫不正確等；二是管理簿冊(cè)填寫不完整，案卷借閱等登記不及時(shí)；三是管理制度不健全，甚至造成檔案資源的流失；四是手抄目錄，查閱不便。
2加強(qiáng)工程管理科技檔案工作的思考
2.1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)
領(lǐng)導(dǎo)重視是做好工程檔案管理工作的關(guān)鍵。單位領(lǐng)導(dǎo)要在日常工程管理工作中重視檔案管理工作，從制度、經(jīng)費(fèi)和人員上予以保證。
2.2制定制度
科技檔案管理制度是從事檔案工作的準(zhǔn)繩，主要解決兩個(gè)方面的問(wèn)題：一是收集什么材料，如何進(jìn)行分類，使其便于檢索；二是如何進(jìn)行管理。為了規(guī)范工程管理科技檔案工作，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮其在管理、建設(shè)和科學(xué)研究中的作用，依據(jù)江蘇省水利廳《水利科技檔案資料管理暫行辦法》，本著符合國(guó)家規(guī)范、便于操作、落實(shí)管理責(zé)任的原則，制定了工程管理科技檔案管理制度。該制度結(jié)合工程管理實(shí)際，將工程資料收集的歸檔范圍及分類方法進(jìn)一步細(xì)化，便于收集分類；同時(shí)根據(jù)國(guó)家檔案規(guī)范、規(guī)程，提出科技檔案案卷質(zhì)量和管理的具體要求；明確了工程管理科技檔案與基本建設(shè)檔案的關(guān)系，規(guī)定工程改建、加固等基本建設(shè)檔案并入工程管理科技檔案；將工程技術(shù)檔案考核工作列入站所汛前檢查工作考核內(nèi)容，合格的單位方可參加年終先進(jìn)管理單位評(píng)比，促進(jìn)站所科技檔案的規(guī)范管理。
2.3加強(qiáng)培訓(xùn)
為了提高檔案工作水平，必須加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，一方面在水利系統(tǒng)內(nèi)學(xué)習(xí)，另一方面參加檔案系統(tǒng)的培訓(xùn)，使其具備水利工程管理和檔案管理的雙重業(yè)務(wù)知識(shí)，增強(qiáng)崗位技能。經(jīng)過(guò)培訓(xùn)的檔案管理人員，可以更好地?fù)?dān)負(fù)起檔案的收集、整理、歸檔、管理工作，保證檔案的安全性、完整性、科學(xué)性。
2.4爭(zhēng)取達(dá)標(biāo)升級(jí)
水利工程管理考核標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定：檔案管理制度健全，有專人管理，檔案設(shè)施齊全、完好；各類工程建檔立卡，圖表資料等規(guī)范齊全，分類清楚，存放在序，按時(shí)歸檔；檔案管理獲檔案主管部門認(rèn)可，可取得檔案管理單位等級(jí)證書。為了提高檔案工作水平，使之更好的服務(wù)于水利建設(shè)與管理工作，就必須進(jìn)行檔案工作考核，爭(zhēng)取達(dá)標(biāo)升級(jí)，取得檔案管理等級(jí)證書。
2.5推進(jìn)科技檔案數(shù)字化管理
社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理關(guān)系到社會(huì)保險(xiǎn)制度能否順利地貫徹執(zhí)行，關(guān)系到社會(huì)保險(xiǎn)的作用能否發(fā)揮出來(lái)，更關(guān)系到被保險(xiǎn)人的合法權(quán)益能否得到保障，同時(shí)，它也是社會(huì)保險(xiǎn)財(cái)務(wù)管理的基礎(chǔ)，它能夠?yàn)樯鐣?huì)保險(xiǎn)基金籌集提供必要的原始數(shù)據(jù)。
（一）檔案意識(shí)薄弱
一是社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理沒有擺上領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，不關(guān)心或很少關(guān)心檔案管理工作存在的問(wèn)題。二是部分業(yè)務(wù)人員存在認(rèn)識(shí)不高，工作態(tài)度不嚴(yán)肅的問(wèn)題。認(rèn)為當(dāng)前的工作都忙不過(guò)來(lái)，哪有時(shí)問(wèn)去整理檔案。缺乏創(chuàng)新意識(shí)。缺乏新思路、新舉措，難以適應(yīng)社會(huì)保險(xiǎn)制度的快節(jié)奏。
（二）檔案管理混亂
實(shí)際工作中，除部分單位實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理外，多數(shù)單位常根據(jù)單位自身業(yè)務(wù)情況或從方便工作需要出發(fā)，采取由文書、會(huì)計(jì)或業(yè)務(wù)科室承辦人員分散保管的方式，造成“我承辦我保管，我走了就不管”，或“人人都負(fù)責(zé)，人人又都不負(fù)責(zé)”的現(xiàn)象發(fā)生，致使社會(huì)保險(xiǎn)檔案不同程度的流失。
（三）缺少規(guī)章制度
哪些檔案材料需要整理歸檔，如何進(jìn)行整理歸檔；哪些材料不需歸檔，如何進(jìn)行鑒定銷毀；哪些材料需要分級(jí)分類管理，如何分級(jí)分類管理；哪些檔案需長(zhǎng)期保管，哪些檔案需短期保管，如何劃分檔案保管期限；檔案如何提供利用等?？陀^上沒有形成良好的運(yùn)行機(jī)制，主觀上也未建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理制度。
二、加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的對(duì)策建議
社會(huì)保險(xiǎn)檔案是社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的一筆非常寶貴的財(cái)富，是必不可少的基礎(chǔ)性和配套性的新工作。只要本著先易后難，逐步理順的原則，重點(diǎn)解決好資料收集不全、分類混亂、管理不規(guī)范和不注意開發(fā)利用等問(wèn)題，建立健全必要的管理制度，就會(huì)逐步形成獨(dú)具特點(diǎn)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理體系和管理辦法。
（一）加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理宣傳工作
社會(huì)保險(xiǎn)檔案是對(duì)參保單位和個(gè)人權(quán)益的真實(shí)記錄，是確定參保個(gè)人享受社會(huì)保險(xiǎn)待遇的重要依據(jù)，是實(shí)現(xiàn)為參保個(gè)人“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”目標(biāo)的重要條件，也是反映社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的寶貴資料和重要?dú)v史憑證。依法加強(qiáng)和規(guī)范社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理，不斷提高管理水平，既是加快推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的重要內(nèi)容，也是全面提升經(jīng)辦能力和管理水平,真正維護(hù)職工權(quán)益，促進(jìn)公平保障，和諧保障的有效途徑。為切實(shí)深入做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作，要調(diào)動(dòng)方方面面的積極因素，使之同心同向，形成合力。因此，我們要加大對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作意義作用的宣傳力度,充分利用各種有效宣傳手段和宣傳方式,廣泛宣傳做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的重要性和必要性,提高系統(tǒng)工作人員社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理意識(shí)，增強(qiáng)加強(qiáng)檔案管理的自覺性和主動(dòng)性。
（二）規(guī)范社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理業(yè)務(wù)流程
多年以來(lái)，不斷有專家學(xué)者呼吁把社會(huì)保險(xiǎn)檔案“集中統(tǒng)一管理”，但由于法律法規(guī)缺失，有關(guān)社會(huì)保險(xiǎn)的檔案一直處于分散管理、多頭管理的無(wú)標(biāo)準(zhǔn)狀態(tài)。有的歸檔案行政主管部門管理，有的由組織人事部門管理，有的在勞動(dòng)和社會(huì)保障部門管理，有的一直在用人單位，有的甚至放到個(gè)的口袋里，成了名副其實(shí)的“口袋檔案”。管理沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，一地一策，畫地為牢，很難規(guī)范，有的基層單位連專職的檔案人員和基本的檔案設(shè)施都不全，丟失、涂改、損壞檔案的惡劣案件時(shí)有發(fā)生。社會(huì)保險(xiǎn)檔案的規(guī)范管理應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手。
1、社會(huì)保險(xiǎn)檔案收集整理規(guī)范。社會(huì)保險(xiǎn)檔案材料收集分類，必須按照《社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理實(shí)施辦法》進(jìn)行歸檔整理；保持每份歸檔材料之間聯(lián)系緊密、銜接有序，按主表在前、附件在后，審核結(jié)果在前、審核依據(jù)在后，重要憑證在前、次要憑證在后的原則排序。社會(huì)保險(xiǎn)檔案材料要求字跡、印章和日期必須齊全清晰，字跡模糊或易褪變的歸檔材料應(yīng)予以復(fù)制后方可收集歸檔。不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水等書寫字跡。嚴(yán)禁使用熱敏（傳真）紙、復(fù)寫紙，確保社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料內(nèi)容的完整性和真實(shí)性。
2、社會(huì)保險(xiǎn)檔案移交規(guī)范。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員必須按時(shí)將本部門經(jīng)辦業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的具有保存和利用價(jià)值的、已辦結(jié)的專業(yè)性業(yè)務(wù)材料（含電子文檔），按照《社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理實(shí)施辦法》和《社會(huì)保險(xiǎn)檔案材料收集整理規(guī)范》，進(jìn)行分類收集整理并定期進(jìn)行移交。每次辦理業(yè)務(wù)檔案移交，檔案室工作人員與處室兼職檔案管理人員都必須現(xiàn)場(chǎng)填寫《社會(huì)保險(xiǎn)檔案移交表》，經(jīng)雙方簽字確認(rèn)，明確工作責(zé)任。3、社會(huì)保險(xiǎn)檔案立卷歸檔規(guī)范。社會(huì)保險(xiǎn)檔案的收集按照《社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理規(guī)定》的歸檔范圍和要求，一式一份收集整理歸檔，確保社會(huì)保險(xiǎn)檔案齊全、準(zhǔn)確、規(guī)范。凡歸檔的社會(huì)保險(xiǎn)材料必須利于長(zhǎng)期保存，保證圖樣清晰、字跡工整耐久、簽署完備。禁止使用鉛筆、圓珠筆、彩色筆和復(fù)寫、傳真制作社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料。
（三）實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化
社會(huì)保險(xiǎn)檔案建設(shè)與管理的標(biāo)準(zhǔn)化，為社會(huì)保險(xiǎn)管理發(fā)揮了重要作用。
1、加強(qiáng)基本硬件建設(shè)。首先要制定完善的檔案管理制度，并由上至下成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，設(shè)立專職檔案員，并進(jìn)行了業(yè)務(wù)培訓(xùn)，為檔案管理提供組織和人員上的保證。其次要加強(qiáng)檔案管理基本建設(shè)。一是開辟專門檔案室加強(qiáng)管理；二是購(gòu)置標(biāo)準(zhǔn)檔案柜；三是設(shè)置防火、防潮、恒溫、防盜器具；四是購(gòu)置檔案專用帳表卡冊(cè)包裝盒等工具，及照相機(jī)、錄音機(jī)等必備物品。
2、建立社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)微機(jī)管理。隨著社會(huì)保險(xiǎn)覆蓋范圍擴(kuò)大、險(xiǎn)種越來(lái)越多、管理越來(lái)越復(fù)雜，社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理也變得比較困難，迫切要求建立一個(gè)有效的檔案管理系統(tǒng)。其內(nèi)容包括：
(1)在職職工、退休人員個(gè)人的基本社會(huì)保險(xiǎn)檔案庫(kù)：詳細(xì)記載職工每次調(diào)動(dòng)、停保及死亡、退休等原因引起的檔案變化情況，完整準(zhǔn)確記載職工在職期間各年工資收入情況和繳費(fèi)情況。
(2)用人單位參保的基本情況庫(kù)：記載用人單位的所屬行業(yè)、經(jīng)濟(jì)類型編碼等基本情況；記載參保與撤保、在職人員、非在職人員工資和社會(huì)保險(xiǎn)基金應(yīng)繳總數(shù)及變化情況；記載正常的繳費(fèi)、欠繳、補(bǔ)繳、實(shí)際支付待遇情況的歷史資料。
(3)記帳憑證庫(kù)和科目二級(jí)帳庫(kù)：記錄會(huì)計(jì)憑證科目數(shù)據(jù)及全部會(huì)計(jì)科目的二級(jí)細(xì)帳。
(4)財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)：有關(guān)社會(huì)保險(xiǎn)財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等數(shù)據(jù)信息。
（四）注重社會(huì)保險(xiǎn)檔案的開發(fā)利用
過(guò)去那種人工管理方式，在沒有通過(guò)管理人員允許的情況下，少數(shù)教師自由出入檔案室，隨意支取相關(guān)檔案，這種散漫、隨意的管理模式，會(huì)造成一些檔案資料的流失。二是正確性不高，管理成本較高。龐大的工作量，需要投入大量的人力、物力以及財(cái)力反而工作效率不高。三是查詢檔案、更新維護(hù)檔案難度較大。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，若檔案積累的時(shí)間一長(zhǎng)，將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)，查詢檔案較為困難，更新維護(hù)檔案更不能做到準(zhǔn)確科學(xué)。
二、創(chuàng)新學(xué)校檔案管理是提升現(xiàn)代學(xué)校檔案管理水平的必然選擇
管理創(chuàng)新的過(guò)程將至始至終地貫穿著觀念創(chuàng)新的思想，觀念創(chuàng)新就是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識(shí)，特別是檔案管理知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化，把知識(shí)和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標(biāo)。本著“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，把滿足全社會(huì)用戶和學(xué)校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價(jià)值走向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來(lái)加強(qiáng)檔案管理，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。不能單純地以場(chǎng)所、設(shè)備和室藏為標(biāo)準(zhǔn)去評(píng)價(jià)檔案室的管理水平，而應(yīng)主要以服務(wù)效果和開發(fā)利用程度為標(biāo)準(zhǔn)。檔案室的管理工作重點(diǎn)，應(yīng)當(dāng)從過(guò)去的設(shè)備、資料管理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)檔案室工作人員的管理，加大對(duì)檔案室用戶的服務(wù)力度。
首先，在現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用促進(jìn)下，通過(guò)計(jì)算機(jī)管理的方式，電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)所形成的各種檔案除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，也有越來(lái)越多的電子檔案。但是紙質(zhì)檔案仍然占有相當(dāng)大的比重，有的紙質(zhì)檔案與電子檔案存在著聯(lián)系，如何進(jìn)行紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理給單位檔案管理帶來(lái)了雙重壓力，難度也大大增加，使檔案管理工作產(chǎn)生了許多的問(wèn)題，嚴(yán)重影響了檔案的利用。第二，檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)較差，管理人員缺乏科學(xué)的管理理念，有的單位有專門的部門，但是在崗的管理人員在檔案管理觀念上卻十分落后，進(jìn)行檔案管理實(shí)際上只能將現(xiàn)有資料進(jìn)行統(tǒng)一存放或者在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行存檔，不是真正意義上的檔案管理。對(duì)于一些電子檔案，事業(yè)單位檔案管理也是簡(jiǎn)單地進(jìn)行電子存檔，而沒有通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行整理分類，而且是在本部門內(nèi)部存檔，在本部門或者其他部門需要時(shí)，查找起來(lái)還是不便，影響檔案資料的共享和利用。第三， 隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，不少基層事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)由于思想意識(shí)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展方面的限制對(duì)檔案管理工作的重視程度不足，導(dǎo)致不少檔案管理模式仍然以傳統(tǒng)的形式為主，對(duì)科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用程度嚴(yán)重不足。檔案信息化管理程度較低，管理水平難以得到有效的提高。管理部門的相關(guān)設(shè)備明顯落后，使得檔案的開發(fā)、存儲(chǔ)、調(diào)整以及分類等工作無(wú)法執(zhí)行到位，嚴(yán)重影響檔案后期資源的利用度。
二、事業(yè)單位檔案管理的新思路
（一）強(qiáng)化檔案管理的現(xiàn)代化管理理念。首先，現(xiàn)代事業(yè)單位檔案管理不能再沿用傳統(tǒng)的方式，而是應(yīng)該將檔案管理的媒介從人力轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代的信息化技術(shù)，完善管理體制。強(qiáng)制性要求檔案管理人員更改管理方式，不得再以傳統(tǒng)方法作為主要管理方法，即使完成了信息化檔案管理系統(tǒng)的建立工作，也需要人員對(duì)基礎(chǔ)指令進(jìn)行操作。因此，應(yīng)該采用不定期的培訓(xùn)方式學(xué)習(xí)如何利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，從而促進(jìn)效率的提升，所以必須要求所有檔案管理人員都要參與現(xiàn)代的信息化技術(shù)管理學(xué)習(xí)培訓(xùn)工作，提高檔案管理的信息化水平，促進(jìn)檔案管理效率的提升。
（二）構(gòu)建檔案管理信息化建設(shè)平臺(tái)。首先要構(gòu)建檔案管理信息化建設(shè)平臺(tái)，對(duì)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行統(tǒng)一的搜集和處理，為信息時(shí)代下檔案管理工作提供更為廣闊的發(fā)展空間，再次需要加強(qiáng)檔案管理部門的設(shè)備改進(jìn)力度，增加設(shè)備引入的投資金額，為檔案管理部門提供最好的硬件基礎(chǔ)，加快研究解決電子政務(wù)環(huán)境下檔案工作的新技術(shù)新問(wèn)題，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，逐步實(shí)現(xiàn)公文辦理和檔案管理的規(guī)范化與一體化。利用電子政務(wù)平臺(tái)，積極開展已公開現(xiàn)行文件和檔案信息網(wǎng)上查詢服務(wù)，穩(wěn)步推進(jìn)館藏檔案的數(shù)字化，全面提高檔案利用的效率和質(zhì)量，最大限度地滿足檔案利用需求。同時(shí)，依托?子政務(wù)平臺(tái)建立電子文件中心，實(shí)現(xiàn)電子文件和電子檔案的網(wǎng)上接收。加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)檔案資源信息化建設(shè)，努力構(gòu)建檔案信息化必須的標(biāo)準(zhǔn)化體系、安全保障體系、社會(huì)服務(wù)體系，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)持續(xù)、快速、健康地發(fā)展，以此來(lái)共同形成信息化檔案管理平臺(tái)，有效地提高檔案管理工作的效率和水平。
（三）電子文件歸檔管理。隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，越來(lái)越多的文件直接在電腦上產(chǎn)生和傳輸，電子文件檔案將成為傳統(tǒng)文件的必要補(bǔ)充和完善，因此做好電子文件歸檔管理工作尤為重要，是當(dāng)前檔案管理人員面臨的重要課題，面對(duì)這一挑戰(zhàn)，檔案部門唯有更新觀念，調(diào)整工作職責(zé)，把眼光投向電子文件，電子信息才能生存并獲得新生。要想使電子檔案管理工作提前步入電子文件的運(yùn)作與管理就要把規(guī)范管理的觸角延伸到歸檔前電子文件的形成，充分發(fā)揮電子文件在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中便于檢索、傳遞、利用的特點(diǎn)，對(duì)電子文件進(jìn)行規(guī)范化管理，制定一系列管理制度從文件收集、整理、歸檔、移交、保管、利用等方面制定具體標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范顯得尤為重要。
