時間：2023-10-11 09:58:17
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇采購管理的工作目標(biāo)，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
【關(guān)鍵詞】高職院校；物資采購；管理問題；對策
隨著我國教育事業(yè)的迅速發(fā)展，我國高職院校的招生規(guī)模逐漸擴(kuò)大，對各種物資的需求也越來越多，給高職院校物資采購管理工作帶來更多挑戰(zhàn)。想要保證高職院校物資采購管理的工作效率及質(zhì)量，就必須要深入了解當(dāng)前高職院校物資采購管理的問題，便于對其進(jìn)行合理改進(jìn)，使高職院校物資采購管理更具有實(shí)效性，使其能夠更好地服務(wù)于高職院校教育事業(yè)的發(fā)展。
1.高職院校物資采購管理中存在的問題
1.1物資管理制度不夠完善。雖然我國各個高職院校都建立了相應(yīng)的物資采購管理制度，但是在進(jìn)行實(shí)踐過程中，有些制度缺乏程序化的管控和約束，缺乏細(xì)致的流程，整個過程很容易出現(xiàn)流程或制度方面的漏洞，難以保障高職院校物資采購管理的整體效果。由于物資采購部門的物資管理意識欠缺，缺乏流程及標(biāo)準(zhǔn)方面的約束，常常出現(xiàn)設(shè)備過?；虿蛔愕惹闆r，對高職院校教學(xué)科研工作的順利進(jìn)行造成較大影響。
1.2分部門物資管理員的專業(yè)化水平較低。由于考慮到人力資源的成本消耗，大部分高職院校在設(shè)置采購人員的時候，普遍都是采用專職和兼職相結(jié)合的方法。但是高職院校物資采購并非是一項(xiàng)常態(tài)化工作，所以高職院校沒有設(shè)立專門的采購人員，大部分采購人員都是以兼職身份進(jìn)行物資采購，其專業(yè)化水平相對較低，無法保障高職院校物資采購工作的整體效率及質(zhì)量。同時，這些采購人員在市場分析、招標(biāo)程序、判斷技能和設(shè)備用途等各方面存在較多不足之處，很難保障買方的基本權(quán)益，甚至出現(xiàn)物資采購不符合實(shí)際需求的情況，給高職院校帶來較大的經(jīng)濟(jì)損失[2]。
1.3采購部門監(jiān)管力度有待加強(qiáng)。由于考慮到人力資源的成本消耗，大部分高職院校在設(shè)置物資管理員的時候，普遍都是采用專職和兼職相結(jié)合的方法，人力欠缺。但是高職院校物資采購并非是一項(xiàng)常態(tài)化工作，涉及范圍廣，采購量大，物資管理員在保障供應(yīng)和過程監(jiān)管上往往難以細(xì)化管理。
2.高職院校物資采購管理問題的具體對策
2.1完善物資采購管理制度。為確保高職院校物資采購管理工作的順利進(jìn)行，使物資采購管理的作用得到充分發(fā)揮，應(yīng)及時完善高職院校物資采購管理制度，使采購人員能夠嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定和要求進(jìn)行物資采購，有效保證高職院校物資采購的工作效率及質(zhì)量。首先，高職院校應(yīng)及時設(shè)立專門的物資采購管理部門，或是建立單獨(dú)的招標(biāo)采購辦公室，以便能夠?qū)Ω呗氃盒Ｎ镔Y采購管理進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，進(jìn)而對多頭管理、分散采購的局面進(jìn)行有效整合[3]。其次，要及時明確高職院校物資采購部門的工作目標(biāo)、工作原則及工作制度，結(jié)合高職院校物資采購的要求對其進(jìn)行細(xì)化，并根據(jù)采購人員的崗位職責(zé)和具體范圍，制定不同的物資采購流程、物資采購實(shí)施細(xì)則，以及后續(xù)的物資驗(yàn)收、物資入庫、設(shè)備維修和付款報賬等程序性事項(xiàng)，通過程序和制度規(guī)范物資采購工作，有效提升高職院校物資采購工作的整體效率及質(zhì)量。
2.2加強(qiáng)物資采購流程性管控。在進(jìn)行高職院校物資采購管理工作的時候，采購人員要堅持公平、公正和公開的原則，形成物資采購全過程的監(jiān)督機(jī)制，使高職院校物資采購工作的質(zhì)量得到有效控制。首先，要公開物資采購的立項(xiàng)，在做好調(diào)研論證之后，利用校園網(wǎng)或宣傳欄將采購計劃傳遞給相關(guān)部門，及時對招標(biāo)信息進(jìn)行公布。其次，要公開物資采購的全過程，由高職院校資產(chǎn)管理部門、財務(wù)部門及審計部門組成招標(biāo)小組，共同確定合理的招標(biāo)程序及招標(biāo)辦法，對于標(biāo)書的編制，要注重與各部門的溝通配合，確保能夠達(dá)到意見一致。最后，要公開物資驗(yàn)收付款過程，由招標(biāo)小組進(jìn)行現(xiàn)場的物資驗(yàn)收工作，確保物資采購符合實(shí)際需求，使高職院校物資采購管理的目標(biāo)得以順利實(shí)現(xiàn)。
2.3提高物資管理人員的綜合素質(zhì)。由于高職院校物資采購工作具有較強(qiáng)的復(fù)雜性及繁瑣性，整個過程要考慮到方方面面，物資采購人員的能力水平有著較高要求。為確保高職院校物資采購工作的順利開展，需要采取有效方法提高物資管理人員的綜合素質(zhì)，使其能夠以專業(yè)角度做好各項(xiàng)工作，有效保證高職院校物資采購工作的合理性、科學(xué)性及有效性，使高職院校各種資源的利用率得到有效提高。首先，要積極加強(qiáng)對物資管理人員的崗位培訓(xùn)，不斷完善物資管理人員的知識結(jié)構(gòu)和技能結(jié)構(gòu)，使其能夠熟練掌握相關(guān)的專業(yè)知識和工作技能，并將其運(yùn)用到實(shí)踐工作中，有效提升高職院校物資采購工作的效率及質(zhì)量。其次，應(yīng)積極加強(qiáng)宣傳工作和思想教育工作，不斷強(qiáng)化物資管理人員的法律意識，確保其能夠堅持忠誠原則、誠實(shí)原則和公正原則，做到合法辦事、合規(guī)辦事，以更好的工作心態(tài)服務(wù)于高職院校。
結(jié)語
綜上所述，高職院校物資采購管理工作具有一定的復(fù)雜性和繁瑣性，想要保證高職院校物資采購管理工作的整體效率及質(zhì)量，就必須要深入了解高職院校物資采購管理的現(xiàn)狀，積極完善物資采購管理制度、提高采購人員的綜合素質(zhì)，從多方面提高物資采購工作效率及質(zhì)量，使其能夠更好的服務(wù)于高職院校教育事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
1.1系統(tǒng)的技術(shù)結(jié)構(gòu)框架
采購管理系統(tǒng)使用struts+sPring+Hibemate的結(jié)構(gòu)框架進(jìn)行設(shè)計，近些年以來的系統(tǒng)開發(fā)過程中，不斷產(chǎn)生各種多層結(jié)構(gòu)框架的設(shè)計模式。Struts+Spring+Hibernate屬于其中的一種類型，SSH結(jié)構(gòu)框架是現(xiàn)階段應(yīng)用較為廣泛的架構(gòu)體系，大多數(shù)大型企業(yè)的官方門戶網(wǎng)站都是選擇這種結(jié)構(gòu)框架作為企業(yè)業(yè)務(wù)管理的支撐架構(gòu)，其相應(yīng)的實(shí)際開發(fā)應(yīng)用流程己經(jīng)進(jìn)入到成熟的發(fā)展階段。由于這個系統(tǒng)對于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)存在著一定程度的依賴性，因此對于計算機(jī)系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)通信接口要求標(biāo)準(zhǔn)也相對較高。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)協(xié)議需要遵循相應(yīng)的TCP/IP協(xié)議，另外應(yīng)當(dāng)確保8080端口處于不被占用的狀態(tài)，因此這系統(tǒng)的服務(wù)器默認(rèn)形式通信連接端口為8080。
1.2數(shù)據(jù)庫表的設(shè)計原則
1）邏輯結(jié)構(gòu)的設(shè)計要點(diǎn)。使用表格的形式進(jìn)行信息存儲處理，主要包含系統(tǒng)管理員的信息表、采購員的采購信息表、供應(yīng)商的產(chǎn)品信息表、采購清單的信息表、競標(biāo)單的信息表與供應(yīng)單的產(chǎn)品信息表等。2）物理結(jié)構(gòu)的設(shè)計要點(diǎn)。采購管理系統(tǒng)具體使用的數(shù)據(jù)存儲要求為數(shù)據(jù)庫，各個數(shù)據(jù)選項(xiàng)應(yīng)當(dāng)在數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行存取操作，存取的單位是表格，存儲區(qū)域通常是存儲在系統(tǒng)的硬盤內(nèi)部，系統(tǒng)數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)滿足保密性原則，各個系統(tǒng)用戶都需要設(shè)置各自的權(quán)限，只有達(dá)到權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)用戶才可以運(yùn)用某項(xiàng)具體數(shù)據(jù)，在系統(tǒng)用戶輸入相應(yīng)的用戶名時需要進(jìn)行權(quán)限判斷處理。
2采購管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)分析
2.1管理員模塊實(shí)現(xiàn)
選擇菜單項(xiàng)中的查看預(yù)審核采購訂單通知，可以看到當(dāng)前需要進(jìn)行審核操作的采購訂單通知數(shù)目和具體列表，選擇各個通知右邊位置的查看選項(xiàng)，可以查看到其它的具體通知。進(jìn)行采購清單的管理時需要選擇菜單項(xiàng)中的匯總分配，可以看到當(dāng)前需要操作的采購清單列表，這部分采購清單一般是對各種不同產(chǎn)品的具體要求。進(jìn)行匯總時系統(tǒng)會將產(chǎn)品根據(jù)具體的類型進(jìn)行分類處理，統(tǒng)計具體的總數(shù)量同時顯示出來。點(diǎn)選擇返回按鈕可以返回到之前出現(xiàn)的頁面。點(diǎn)擊選擇按鈕以后系統(tǒng)會相應(yīng)顯示確認(rèn)的提示性操作，選擇確定之后將對應(yīng)的采購訂單分配到相應(yīng)的采購員。在匯總分配過程中需要同時操作多個數(shù)據(jù)表：對于采購清單表實(shí)行相應(yīng)的修改操作處理，狀態(tài)位置為1，對采購訂單表實(shí)行添加操作處理，對采購員和產(chǎn)品的對應(yīng)關(guān)系表實(shí)行查詢處理。
2.2采購員模塊實(shí)現(xiàn)
輸入系統(tǒng)用戶名與密碼之后假如通過對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫驗(yàn)證則會跳轉(zhuǎn)到對應(yīng)的采購員功能頁面。選擇相應(yīng)的采購訂單菜單，則可以進(jìn)入到采購訂單的頁面。系統(tǒng)頁面顯示系統(tǒng)管理員要求采購員需要的采購訂單信息，選擇按鈕則會相應(yīng)彈出需要確認(rèn)的窗口。
2.3供應(yīng)商模塊實(shí)現(xiàn)
供應(yīng)商模塊通常包含了四個方面的實(shí)際功能，其分別為查看系統(tǒng)通知、競標(biāo)、競標(biāo)單管理與訂單管理。系統(tǒng)通知一般包含了兩個部分，其分別為查看待簽訂單通知與取消訂單通知，查看取消訂單通知通常只能夠查看由系統(tǒng)管理員取消的采購訂單。
3結(jié)束語
一、全年工作總體思路和工作目標(biāo)
依據(jù)公司合同額3——3.5億、產(chǎn)值2.5——3億的全年總體目標(biāo)，針對現(xiàn)在公司規(guī)模不斷擴(kuò)大,生產(chǎn)項(xiàng)目多的實(shí)際情況,牢固樹立“為公司節(jié)約每一分錢”的觀念，堅持“同等質(zhì)量比價格，同等價格比質(zhì)量，最大限度為公司節(jié)約成本”的工作原則，為了確保各現(xiàn)場物資供應(yīng),采購部本年度將把計劃放在首位,首先根據(jù)市場部制定的產(chǎn)品預(yù)計銷售額,然后再依據(jù)生產(chǎn)部門提供的產(chǎn)品所需材料編數(shù)據(jù)制定年度的物資需求計劃,并依據(jù)各項(xiàng)目的月度實(shí)施計劃編制當(dāng)月的物資采購計劃,確保物資材料與設(shè)備的到位,不影響公司產(chǎn)品的生產(chǎn)銷售。
具體工作目標(biāo)：
1、加強(qiáng)物資采購的計劃性，與市場部、物資、設(shè)備廠家密切配合，充分發(fā)揮集中采購的優(yōu)勢，加大物資與設(shè)備的催交力度，確保各重要物資，設(shè)備供應(yīng)。
2、合理計劃采購物資，在保證物資質(zhì)量的前提下努力節(jié)約成本。質(zhì)量第一是我公司的宗旨，在本年度，采購部將在切實(shí)貫徹公司宗旨的前提下合理安排物資采購，降低成本。
3、與供應(yīng)商建立一種和諧的關(guān)系，促進(jìn)供求雙方交易的順利完成。
二、工作措施
一是完善制度，做到透明采購。通過組織學(xué)習(xí)公司ISO9000質(zhì)量管理體系文件，完善更具操作性的《采購控制流程》、《供應(yīng)商管理程序書》等采購管理制度。做到制度清楚，操作有據(jù)可查，為日后的采購工作奠定基礎(chǔ)。嚴(yán)格按照公開透明的采購制度程序辦事，在采購前、采購中、采購后的各個環(huán)節(jié)中主動接受財務(wù)及其他部門監(jiān)督，在采購工作中做到公開、公平、公正。不論是大宗材料、設(shè)備還是零星采購，都盡量貨比三家。即使在時間緊，任務(wù)重的時候，也始終堅持這個原則，采購部相關(guān)人員一起詢比議價，既確保工作的透明，同時保證工作進(jìn)度。實(shí)施公開透明的采購策略后，根據(jù)市場的變動，及時采購和更換供應(yīng)商，為企業(yè)提供及時的成本最合理的采購。
二是加強(qiáng)成本控制，提高采購效益。采購部繼續(xù)圍繞“控制成本、采購性價比最優(yōu)的產(chǎn)品”的工作目標(biāo)，要求采購人員在充分了解市場信息的基礎(chǔ)上進(jìn)行詢比價，注重溝通技巧和談判策略。要求各長期合作供應(yīng)商在原價位的基礎(chǔ)上下浮3－5個百分點(diǎn)。同時調(diào)整部份工作程序，增加采購復(fù)核環(huán)節(jié)，采取由采供部副經(jīng)理在采購人員對材料、設(shè)備詢比價的基礎(chǔ)上進(jìn)行復(fù)核，再由總經(jīng)理以上進(jìn)一步復(fù)核，實(shí)行“采購部的兩級價格復(fù)核機(jī)制”，然后再傳送財務(wù)部，力求最大限度的控制成本，為公司節(jié)約每一分錢。建立材料價格信息庫和材料價格監(jiān)管機(jī)制,提高采購人員的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平,做到貨比三家,保證購買的材料質(zhì)優(yōu)價廉,減少工程成本,提高采購效益，提高企業(yè)利潤。
三是加強(qiáng)采購管理，搞好與供應(yīng)商的協(xié)調(diào)。進(jìn)一步加強(qiáng)對供應(yīng)商管理，本著對每一位來訪的供應(yīng)商負(fù)責(zé)的態(tài)度，制定了《供應(yīng)商管理體制程序書》，對每一位來訪的供應(yīng)商進(jìn)行分類登記，確保每一個供應(yīng)商資料不會流失。同時也利于采購對供應(yīng)商信息的掌握，從而進(jìn)一步擴(kuò)大市場信息空間。建立合格供方名錄，在進(jìn)行報價之前，對商家進(jìn)行評估、評價和分析，合格者才能進(jìn)入合格供方名錄、才具有報價資格。建立與供應(yīng)商真正的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系上來，既能使供應(yīng)商始終至終、一如既往的給予我們最優(yōu)政策，又能更好的為公司營造良好的外部合作環(huán)境，使供應(yīng)商能真正全心全意的為公司服務(wù)，拋棄雙方的短期利益，謀求共同長期的健康發(fā)展，從而搶占市場、節(jié)約成本、降低價格的制高點(diǎn)，為公司的持續(xù)健康發(fā)展奠定基礎(chǔ)。
四是加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)，搞好人力資源管理。組織部門人員進(jìn)行培訓(xùn)，使每一位員工在平時的每項(xiàng)具體工作和每個工作細(xì)節(jié)中不斷的提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，同時反復(fù)強(qiáng)調(diào)采購人員的責(zé)任感，強(qiáng)調(diào)每個人對自己采購的材料設(shè)備負(fù)責(zé)到底，保證對材料、設(shè)備有效的追蹤，并每周提交《周工作計劃報告》于每周的星期一提交采購部經(jīng)理。預(yù)計我公司這一年度生產(chǎn)銷售量將會有所增加，因此要在適當(dāng)時間與人力資源部一起招聘新員工。
三、目前存在的問題及解決辦法
目前，采購部存在的問題主要有以下幾點(diǎn)：一是物資采購缺乏計劃性。有的部門對購買的物品不及時申報，導(dǎo)致有的物資緊缺；有的部門則收購太多，造成浪費(fèi)。二是公司對供應(yīng)商付款不按合同和計劃執(zhí)行。由于公司物資采購存在著較大的分散性和隨意性，加之資金有時短缺，對于很多的供應(yīng)商，有時付款不按合同和計劃執(zhí)行，造成企業(yè)不能從供應(yīng)商那里得到整體的價格優(yōu)惠和優(yōu)良的服務(wù)。三是合同與付款審批流程時間太長，導(dǎo)致部門工作的難度較大。一般來說，在簽訂合同、采購審批手續(xù)完成后，企業(yè)才向供應(yīng)商去訂購，而如果這時才發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商沒貨或者價格已經(jīng)有了很大變化，可能還要重新審批，加之合同與付款審批流程時間太長，浪費(fèi)了很多時間。導(dǎo)致部門管理和協(xié)調(diào)的工作負(fù)擔(dān)加大，難度較大。針對這些問題，新的一年我們將從以下幾方面解決：
1、抓住公司推行流程管理的契機(jī)，細(xì)化采購管理流程,從而全面提高公司采購管理水平。
2、制定采購預(yù)算與估計成本。制定各部門采購預(yù)算，以便對采購實(shí)施行為中的資金使用進(jìn)行隨時的檢測與控制，確保項(xiàng)目資金的使用在一定的合理范圍內(nèi)浮動，提高資金的使用效率，優(yōu)化采購管理中資源的調(diào)配，查找資金使用過程中的一些例外情況，有效的控制項(xiàng)目資金的流向和流量，從而達(dá)到控制采購成本的目的。
3、對供應(yīng)商付款要嚴(yán)格按合同和計劃執(zhí)行。嚴(yán)格按照合同對供應(yīng)商付款，以獲取供應(yīng)商的優(yōu)惠政策，降低物資的價格和采購成本。這樣既能保證采購物資供應(yīng)的質(zhì)量，又能有力的控制采購支出。
關(guān)鍵詞：企業(yè)；物資采購；質(zhì)量；管理和控制
中圖分類號：F251 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1001-828X（2015）004-000-01
物資采購質(zhì)量的管理是對企業(yè)物資采購活動的一種監(jiān)督和控制的措施，它有助于企業(yè)的物資得到合理的利用。本文分析了企業(yè)物資采購質(zhì)量管理存在的問題，并提出了企業(yè)物資采購質(zhì)量的管理和控制的措施，以此來確保企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動的有效性和合法性。
一、企業(yè)物資采購質(zhì)量管理存在的問題
（一）物資采購理念落后
從企業(yè)的物資采購情況來看，目前企業(yè)物資采購的管理部門普遍存在觀念落后，服務(wù)意識不強(qiáng)的情況，導(dǎo)致他們無法適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求。一些企業(yè)物資采購部門不關(guān)心，也不參與到企業(yè)的長期發(fā)展規(guī)劃制定中來，在工作中缺乏責(zé)任心，沒有明確的工作目標(biāo)。并且一些企業(yè)生產(chǎn)計劃存在不確定性，使得物資采購的隨意性較大，最終造成企業(yè)出現(xiàn)貨物積壓的情況，使得企業(yè)的成本增加。
（二）低價中標(biāo)，物資采購質(zhì)量無保證
現(xiàn)今，大多數(shù)企業(yè)的采購部門都使用低價中標(biāo)的方法來進(jìn)行采購，雖然壓低了價錢但是造成供應(yīng)商的利潤空間變少，他們?yōu)榱藦闹蝎@取相應(yīng)的利益，不得不降低物資采購的質(zhì)量，這就在一定程度上導(dǎo)致企業(yè)物資采購存在低質(zhì)產(chǎn)品，使物資采購的質(zhì)量無法得到有效的保障。
（三）質(zhì)量檢驗(yàn)相關(guān)的管理制度不是很嚴(yán)密
企業(yè)在物資采購的時候，對供應(yīng)商的資質(zhì)，現(xiàn)有設(shè)備和產(chǎn)品質(zhì)量都沒有一個全面的了解，對產(chǎn)品的質(zhì)量掌握不到位。并且由于質(zhì)量檢驗(yàn)相關(guān)的管理制度不夠嚴(yán)密，一些采購人員在物資采購的時候?qū)I(yè)務(wù)知識不了解，在采購的時候沒有嚴(yán)格按照物資采購的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行。除此之外，企業(yè)總是把物資采購的責(zé)任歸結(jié)在物資采購部門上，并沒有積極的引導(dǎo)各部門的員工都參與到物資質(zhì)量的控制中來。
二、加強(qiáng)企業(yè)物資采購管理的對策
（一）實(shí)行集中管理，定點(diǎn)采購
在企業(yè)物資采購質(zhì)量管理中，應(yīng)該采用集中管理的方式，使企業(yè)的物資統(tǒng)一由物資采購部門進(jìn)行采購，并且物資采購部門要定期對采購的物資進(jìn)行比價，分析出具有相應(yīng)優(yōu)勢的供應(yīng)商進(jìn)行采購。企業(yè)通過集中管理和定點(diǎn)采購的方式，不但可以有效的降低企業(yè)的采購成本，還可以防止采購中中飽私囊的情況出現(xiàn)。
（二）完善物資采購內(nèi)部控制制度建設(shè)，提高采購管理水平的基礎(chǔ)
企業(yè)應(yīng)該建立相應(yīng)完善的物資采購內(nèi)部控制制度，要結(jié)合企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況，來不斷的創(chuàng)新和提升企業(yè)的物資采購管理水平。企業(yè)通過物資采購內(nèi)部控制的制度可以有效的約束和規(guī)范采購的標(biāo)準(zhǔn)，使物資采購管理的質(zhì)量提高，達(dá)到有效控制企業(yè)成本的目的。除此之外，強(qiáng)化物資采購內(nèi)部控制制度，可以把企業(yè)的經(jīng)營活動控制在有效的范圍內(nèi)，使物資采購更加具備合理性和規(guī)范性。
（三）加強(qiáng)物資采購價格管理
由于物資采購價格是物資采購的重要基礎(chǔ)，企業(yè)要根據(jù)市場價格的變化，來不斷的完善物資采購的情況，在市場價格波動較大的情況下，企業(yè)的物資采購部門要根據(jù)情況進(jìn)行調(diào)整，并且價格不應(yīng)該高于組織市場的采購價。除此之外，當(dāng)實(shí)際的采購價低于采購核定價的時候，物資采購部門應(yīng)該和企業(yè)按照相應(yīng)的比例來進(jìn)行彌補(bǔ)，如果實(shí)際采購價高于采購核定價就由采購部門自己承擔(dān)，以此來做好企業(yè)物資采購質(zhì)量的控制。
（四）強(qiáng)化質(zhì)量控制的監(jiān)督激勵機(jī)制
企業(yè)應(yīng)該合理的調(diào)動各部門，積極發(fā)揮各個部門的優(yōu)勢，來強(qiáng)化質(zhì)量控制的監(jiān)督激勵機(jī)制。作為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者和管理者要不斷的完善監(jiān)測設(shè)備和技術(shù)機(jī)構(gòu)的檢驗(yàn)，提高企業(yè)物資采購的信息系統(tǒng)的建設(shè)。在企業(yè)的實(shí)際工作開展中，要制定相應(yīng)的物資采購質(zhì)量管理計劃，強(qiáng)化集中采購管理，要認(rèn)真審核每一道工序，防止出現(xiàn)指定采購的情況。除此之外，要加強(qiáng)執(zhí)法監(jiān)督檢查工作，上級質(zhì)檢部門要對下級質(zhì)檢部門進(jìn)行有效的監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)違法和不當(dāng)?shù)奈镔Y采購行為，并且給予糾正。企業(yè)要采取一定的激勵手段，增強(qiáng)物資采購人員的責(zé)任性，使他們積極的做好物資采購工作，從而有效的促進(jìn)物資采購質(zhì)量管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
（五）構(gòu)建與戰(zhàn)略供應(yīng)商的合作伙伴關(guān)系
企業(yè)物資采購管理的主要目的不但是為了降低相應(yīng)的成本，更加是為了和供應(yīng)商建立良好的合作伙伴關(guān)系。在以前傳統(tǒng)的物資采購中常常存在多個供應(yīng)商的情況，但是這樣的關(guān)系不夠穩(wěn)定，并且由于建立合作伙伴關(guān)系是一種高風(fēng)險的策略，一旦失敗將會導(dǎo)致大量的資源、機(jī)會與成本的浪費(fèi)，因此，現(xiàn)今大多企業(yè)都是采取減少供應(yīng)商，選擇值得信賴的供應(yīng)商建立合作關(guān)系，這樣不但可以企業(yè)獲得長期穩(wěn)定的物資供應(yīng)，質(zhì)量更有保證，還可以及時的了解市場的動態(tài)，從中獲取有利于企業(yè)發(fā)展的信息，降低庫存水平，增強(qiáng)信息共享水平，從根本上提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，做好企業(yè)物資采購的質(zhì)量管理和控制，最終產(chǎn)生更大的競爭優(yōu)勢。
三、結(jié)束語
綜上所述，企業(yè)物資采購質(zhì)量的管理和控制是一項(xiàng)復(fù)雜而艱巨的工作，想要做好這項(xiàng)工作企業(yè)首先應(yīng)該實(shí)行集中管理，定點(diǎn)采購，完善物資采購內(nèi)部控制制度建設(shè)，提高采購管理水平的基礎(chǔ)，并且要加強(qiáng)物資采購價格管理，提高物資采購人員的綜合素質(zhì)。除此之外，要強(qiáng)化質(zhì)量控制的監(jiān)督激勵機(jī)制，構(gòu)建與戰(zhàn)略供應(yīng)商的合作伙伴關(guān)系，通過有效的措施來實(shí)現(xiàn)對企業(yè)物資采購過程的有效控制，以此來增強(qiáng)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，使企業(yè)實(shí)現(xiàn)利潤最大化。
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1.1項(xiàng)目背景
南山礦業(yè)公司是馬鋼集團(tuán)公司最大的礦山企業(yè)，南山礦業(yè)公司的倉庫也是馬鋼集團(tuán)礦山的頭號大庫，儲備各種存貨達(dá)3萬多種，原總庫存金額近5000多萬元。但由于管理跟不上信息化的步伐，2006年前一直沿用著相對原始的管理核算模式。在2002至2004年的兩次清產(chǎn)核資中，技術(shù)淘汰的材料備件達(dá)2600萬元之多，特別是在第一次清產(chǎn)核資中，將近核銷了當(dāng)時庫存的40%。傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)在不知不覺中給企業(yè)造成了極大的浪費(fèi)。
1.2物資管理信息化建設(shè)是形勢的必然
隨著南山礦業(yè)公司財務(wù)電算化、辦公自動化等信息化系統(tǒng)的逐步的建立，物資管理的信息化建設(shè)也緊迫起來。如果能夠完善一套物資管理信息系統(tǒng)，就能搭建起精細(xì)、高效的管理平臺。強(qiáng)勢的信息能力（采集信息、儲存信息、傳輸信息和處理信息的能力），將為管理者突破時間、空間的局限，為建立緊湊型的管理層級提供技術(shù)基礎(chǔ)。
1.3物資管理信息化建設(shè)是強(qiáng)化管理的需求，是建設(shè)數(shù)字化企業(yè)的重要內(nèi)容
企業(yè)生產(chǎn)與消耗是緊密聯(lián)系著的。在整個物流過程中，物資的消耗是不可逆的，如果發(fā)生無效消耗，受到的損失也是無法挽回的，因此企業(yè)在生產(chǎn)過程中，不重視對物資的管理，會造成物資的流失浪費(fèi)，從而使消耗增大、成本增加，直接影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，使企業(yè)的競爭能力下降。如果實(shí)現(xiàn)信息的有效組合，會使這個世界發(fā)生“質(zhì)”的變化，信息代替實(shí)際操作，減少浪費(fèi)，節(jié)約時間和費(fèi)用，實(shí)現(xiàn)事物的無縫對接，在物流環(huán)節(jié)中，我們真的可以做到“零庫存”，取消倉庫，只用自動分類、分揀系統(tǒng)就能保證及時供貨。南山礦業(yè)公司設(shè)備種類繁多、分布面廣，獨(dú)立作業(yè)與生產(chǎn)流水線作業(yè)并行。由于生產(chǎn)任務(wù)繁重，設(shè)備長期處于高負(fù)荷、連續(xù)運(yùn)行狀態(tài)，設(shè)備作業(yè)環(huán)境和作業(yè)條件較差，加上高溫和潮濕天氣較長，而且主體設(shè)備多為上世紀(jì)六七十年代產(chǎn)品，這些客觀條件決定物資消耗較大，特色設(shè)備采購較多。建立一個高效運(yùn)轉(zhuǎn)的物資信息系統(tǒng)可使管理人員清晰明了南山礦業(yè)公司存貨狀態(tài)，以生產(chǎn)所需定采購之量，從經(jīng)驗(yàn)判斷到精確量化，從而能夠避免因盲目采購積壓庫存、占用資金和因采購不及耽誤生產(chǎn)等情況的不斷發(fā)生?！按尕浶畔⒐芾砟Ｊ健钡慕?，能應(yīng)對企業(yè)產(chǎn)能規(guī)模發(fā)展的管理需求，以求達(dá)到降低采購成本、倉儲成本和管理成本，加速資金周轉(zhuǎn)、提高工作效率、提升管理水平的目的。根據(jù)南山礦業(yè)公司物資管理工作實(shí)際，物資管理信息化建設(shè)應(yīng)包括的主要內(nèi)容有：物資的需求計劃管理、物資采購管理、倉庫管理、物資采購決策審核管理、物資信息轉(zhuǎn)輸管理、財務(wù)結(jié)算和供應(yīng)商檔案管理；其基本工作流程是：確立物資管理信息化建設(shè)具體工作目標(biāo)、制定各項(xiàng)管理制度確保系統(tǒng)工作穩(wěn)定性、編制可行的操作流程圖、實(shí)行工作人員崗前培訓(xùn)、對信息系統(tǒng)進(jìn)行不斷的總結(jié)分析。
2南山礦業(yè)公司物資管理信息化的主要內(nèi)容
在實(shí)踐的過程中，物資管理信息化建設(shè)應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作的流程、會計核算流程和企業(yè)管理的需求進(jìn)行設(shè)計，其主要內(nèi)容如下：
2.1物資需求計劃管理
物資需求計劃管理見圖1,使用需求是計劃工作的重點(diǎn)，其計劃的設(shè)計既要滿足生產(chǎn)所需，又要有合理的工作流程和合理的物資庫存，采購管理中首要是進(jìn)行物資平衡的設(shè)計，通過領(lǐng)用單位提出的使用申請與倉庫庫存的直接對比，可以清晰的了解需要采購的物資數(shù)量種類，在考慮保險儲備的情況下，精確的制定出采購計劃單。
2.2物資采購管理
物資采購管理見圖2,采購離不開貨比三家，通過報價信息的錄入，比價自動完成，方便快捷的完成了采購員以前頭疼的工作。而且可以更加靈活的選擇供應(yīng)商，帶來了采購成本的節(jié)約。盡可能的避免了虛假“陽光”采購，減少了人為因素，實(shí)現(xiàn)了采購過程的全員監(jiān)督和質(zhì)量監(jiān)督。系統(tǒng)中設(shè)立了合同范本、網(wǎng)絡(luò)簽章，提高了工作效率。通過合同錄入入庫單，可以知道該合同的已執(zhí)行和未執(zhí)行金額。同時生成的入庫單中標(biāo)明了實(shí)際采購金額和價格差異產(chǎn)生的具體情況，從而合理籌劃，有目標(biāo)、有重點(diǎn)的選擇采購時間和商家，帶來了采購成本的節(jié)約，減少了資金占用。與供應(yīng)商簽訂的合同和供應(yīng)商開具的發(fā)票，以及發(fā)票后面的實(shí)物清單形成了高度的一致，通過合同錄入發(fā)票，未簽合同的就不能開具發(fā)票，并與實(shí)際驗(yàn)收物資比對，有效的防止了舞弊行為的發(fā)生，提高了采購物資的質(zhì)量，減少了人為事故的隱患。
2.3倉庫管理
倉庫管理是整個系統(tǒng)的基石，是數(shù)據(jù)更新最頻繁的模塊，是各模塊的交匯點(diǎn)。采購模塊中生成的入庫單經(jīng)計劃員審核后到達(dá)該模塊，入庫驗(yàn)收和出庫后，數(shù)據(jù)抵達(dá)財務(wù)核算模塊，所以倉庫模塊的設(shè)計好壞直接關(guān)系到數(shù)據(jù)的安全性和準(zhǔn)確性。由于該模塊的使用對象是計算機(jī)知識相對比較薄弱的保管員，所以在該模塊的設(shè)計中應(yīng)考慮大量簡化的操作方法，盡量減少保管員的鍵盤錄入。系統(tǒng)設(shè)置了許多自動匹配的功能，使操作員非常容易理解和掌握，同時，防錯能力強(qiáng)，做到非正確輸入不接受。對于出現(xiàn)錄入錯誤的情況，信息系統(tǒng)有糾偏、糾錯的功能。
2.4物資采購決策審核管理
一般來說，領(lǐng)導(dǎo)不可事必躬親，對于無關(guān)大局的采購事項(xiàng)，可在嚴(yán)密的內(nèi)控制度下采取分權(quán)政策，好的內(nèi)控制度比領(lǐng)導(dǎo)簽字更為有效，因此，“決策審核”在信息系統(tǒng)中的設(shè)計要符合內(nèi)部控制制度的要求。
2.5系統(tǒng)查詢
信息化強(qiáng)調(diào)的是快速獲取信息的能力，通過系統(tǒng)查詢可以快速的獲得物資管理方面的許多及時性信息，便于領(lǐng)導(dǎo)決策。該模塊涵蓋了所有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的查詢，可生成大量的統(tǒng)計報表，使傳統(tǒng)的物資ABC管理體系走向全面細(xì)化的管理體系。
2.6財務(wù)結(jié)算
信息系統(tǒng)使物資管理與財務(wù)管理實(shí)現(xiàn)了高度的統(tǒng)一。信息系統(tǒng)可以及時的分類匯總領(lǐng)料成本和領(lǐng)料用途，為內(nèi)部領(lǐng)用單位的成本控制和成本考核帶來了嚴(yán)肅性和可操作性。資金支付時，可直接核對物資驗(yàn)收入庫單、發(fā)票和合同，編制、打印付款單，防止了手工操作中，供應(yīng)商的開戶行、帳號、發(fā)票，采購合同、驗(yàn)收入庫單、商品價格不一致的惡意情況的發(fā)生，避免了經(jīng)濟(jì)糾紛。
2.7供應(yīng)商檔案管理
信息系統(tǒng)實(shí)行供應(yīng)商檔案管理，自動對供應(yīng)商進(jìn)行優(yōu)劣評比，實(shí)現(xiàn)末位淘汰。
3南山礦業(yè)公司物資管理信息化建設(shè)的基本工作流程
3.1確立工作目標(biāo)
總結(jié)傳統(tǒng)物資管理中存在的問題，制定“物資管理信息化”工程的工作目標(biāo)是非常必要的，其主要目標(biāo)為：完善和規(guī)范物資管理制度，提高物資管理水平，嚴(yán)格過程、細(xì)節(jié)控制，建立預(yù)測機(jī)制，建立精準(zhǔn)、高效的物資信息平臺，從而使采購成本、倉儲成本和管理成本不斷降低。其體現(xiàn)為：管理集成化。建立存貨管理信息系統(tǒng)時，強(qiáng)調(diào)要克服各操作程序之間的孤立應(yīng)用和缺乏內(nèi)在聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享和互動，防止“信息孤島”產(chǎn)生。經(jīng)營網(wǎng)絡(luò)化。物資管理要同外部系統(tǒng)協(xié)同，推動物流企業(yè)與企業(yè)物流發(fā)展，繁榮物流市場。通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，協(xié)同企業(yè)與客戶之間的聯(lián)系與合作，以提高企業(yè)的經(jīng)營效率和水平。決策智能化。現(xiàn)代的存貨管理系統(tǒng)要能集中反映市場競爭和經(jīng)營環(huán)境的變化，其決策信息不能沿用傳統(tǒng)的主要依靠經(jīng)驗(yàn)和直覺的方式，通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息，實(shí)現(xiàn)決策的高效精準(zhǔn)。工作協(xié)同化。企業(yè)存貨信息系統(tǒng)應(yīng)與財務(wù)管理系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)等建在統(tǒng)一的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺上，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，達(dá)到資源共享，互連、互通、互動。
3.2制定各項(xiàng)管理制度
對企業(yè)的存貨業(yè)務(wù)實(shí)施計算機(jī)管理，存在著從人工管理到計算機(jī)管理過渡的諸多適應(yīng)性問題，這是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它受到硬件、軟件、操作人員和管理人員等多方面因素的影響，應(yīng)用的好，它能極大的提高業(yè)務(wù)處理效率和管理水平，但如果各方面的準(zhǔn)備工作做的不充分、不完善，計算機(jī)管理系統(tǒng)就不能充分發(fā)揮其優(yōu)勢，甚至成為一種負(fù)擔(dān)，導(dǎo)致實(shí)施應(yīng)用的失敗。為了確保信息系統(tǒng)正常、持續(xù)、穩(wěn)定的運(yùn)行，必須制定各項(xiàng)管理方案和制度。
3.3編制可行的操作流程圖，并按流程圖開展物資信息化建設(shè)
網(wǎng)絡(luò)概圖和程序設(shè)計圖將管理參預(yù)者置身于環(huán)境的模擬與系統(tǒng)的運(yùn)行中，通過角色扮演了解各主要崗位的責(zé)任和義務(wù)，分析主要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)與系統(tǒng)整體間的關(guān)系，體會部門業(yè)務(wù)在企業(yè)整體運(yùn)轉(zhuǎn)中的作用，消除潛伏在系統(tǒng)設(shè)計與實(shí)施過程中的認(rèn)識障礙。
3.4全員信息化培訓(xùn)
一套信息平臺運(yùn)用的好壞，關(guān)鍵在于人員的素質(zhì)，因此員工培訓(xùn)工作尤其重要，培訓(xùn)工作主要分為兩點(diǎn)：一是對員工進(jìn)行管理思想和理念的培訓(xùn)。二是對系統(tǒng)功能、維護(hù)及基本操作業(yè)務(wù)的培訓(xùn)。這其中管理思想和理念的培訓(xùn)更為重要，傳統(tǒng)工作模式在人們心中已經(jīng)根深蒂故，要想轉(zhuǎn)變非常困難，但信息系統(tǒng)的產(chǎn)生本身就是一種高度知識化的產(chǎn)物，只有觀念轉(zhuǎn)變了，人們才有可能自覺地提高業(yè)務(wù)水平，才能使用好、維護(hù)好信息工具，才能享受信息系統(tǒng)帶來的快樂。3.5對系統(tǒng)進(jìn)行總結(jié)分析。信息技術(shù)極大的改變了人們的行為方式，從而也帶來了極大的效能不確定性。因此對系統(tǒng)的總結(jié)分析必不可少，特別是細(xì)節(jié)管理過程分析，有無漏洞，是否切合本企業(yè)實(shí)際，都要進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的研究，發(fā)現(xiàn)問題及時改進(jìn)，任何事物的產(chǎn)生都不是一蹴而就的，都是在否定之否定中產(chǎn)生的。
4未來構(gòu)想
就目前來看，由于種種客觀因素的存在，南山礦業(yè)公司物資管理信息系統(tǒng)還有待進(jìn)一步的改進(jìn)和完善，主要體現(xiàn)為：物資管理信息系統(tǒng)是原有工作流程的自動化、網(wǎng)絡(luò)化，由于企業(yè)體制難以變化，沒能實(shí)現(xiàn)工作流程再造?；谏鲜鲈?，南山礦業(yè)公司物資管理信息系統(tǒng)還須在網(wǎng)絡(luò)流程科學(xué)化、業(yè)務(wù)流程再造化上作進(jìn)一步的探索。具體構(gòu)想如下:
(1)建立企業(yè)與分銷商協(xié)同的物資信息管理模式
物資管理信息系統(tǒng)的建立使制造企業(yè)和分銷商協(xié)同關(guān)系得以可能，其主要基于以下幾個方面：一是了解最終消費(fèi)者的購買能力；二是分析分銷商的盈利能力和盈利水平；三是評估購買商價值鏈及其與本企業(yè)價值鏈對接的合理性；四是采取戰(zhàn)略改進(jìn)行動，包括幫助分銷商改善價值鏈，節(jié)約其運(yùn)營成本，降低最終消費(fèi)者的購買成本；從維護(hù)最終消費(fèi)者利益的立場出發(fā)，促成分銷商調(diào)整其盈利水平；購銷雙方采取最經(jīng)濟(jì)最有效率的價值鏈對接方式，尋求最低的分銷成本，來增強(qiáng)企業(yè)的成本競爭優(yōu)勢。
(2)建立業(yè)務(wù)流程增值化的物資管理模式
決定企業(yè)優(yōu)勢差異的不僅是企業(yè)內(nèi)部資源的利用效率，更重要的是企業(yè)經(jīng)營者對環(huán)境變異的感知能力和企業(yè)的響應(yīng)速度。物資采購與生產(chǎn)消耗的策略和計劃緊密相連，為發(fā)揮杠桿作用，明確增值領(lǐng)域，使用信息技術(shù)促進(jìn)流程自動化，使得企業(yè)內(nèi)部資源得到最優(yōu)安排，從而使業(yè)務(wù)流程增值變?yōu)榭赡堋?/p>
(3)利用物資管理信息系統(tǒng)建立科學(xué)物資管理體系
以物資信息系統(tǒng)為載體，建立技術(shù)、設(shè)備、生產(chǎn)、采購和庫存定額數(shù)字模型，實(shí)現(xiàn)聯(lián)動最優(yōu)組合，科學(xué)決策，科學(xué)管理。
5結(jié)語
關(guān)鍵詞：自主采購；監(jiān)督控制
一、明確組織機(jī)構(gòu)、工作目標(biāo)和崗位職責(zé)
自主采購需要成立相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)，為自主采購提供組織保證。筆者認(rèn)為賓館酒店企業(yè)一般應(yīng)該成立采購部。采購部要實(shí)現(xiàn)5大工作目標(biāo)，即一是完成采購任務(wù)，達(dá)到采購質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)量差異應(yīng)控制在申購的10%以內(nèi)。二是貨物驗(yàn)收。三是征求使用部門、成本控制部門意見，做好采購工作協(xié)調(diào)，不斷提高采購效率。四是充分考察市場，確保采購價格合理，加速資金周轉(zhuǎn)，減少資金占用，節(jié)約開支，降低采購成本，實(shí)現(xiàn)利潤最大化。五是努力減少差錯，避免事故、較大問題和食物中毒發(fā)生。成立組織機(jī)構(gòu)，明確工作目標(biāo)后，還應(yīng)明確相應(yīng)崗位職責(zé)，做好各自工作。
二、明確采購流程，注重流程的科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性
詢價小組的詢價工作質(zhì)量高低直接影響到自主采購工作水平和質(zhì)量，這一環(huán)節(jié)不可忽視。根據(jù)工作實(shí)際需求，筆者建議在采購過程詢價小組采購人員應(yīng)由經(jīng)營管理部、成本控制部、采購部、使用部門、倉儲部組成五部門組成，詢價小組應(yīng)當(dāng)對采購項(xiàng)目的價格構(gòu)成和評定成交的標(biāo)準(zhǔn)等事項(xiàng)作出規(guī)定。詢價小組要根據(jù)采購需求，從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商名單中確定不少于三家的供應(yīng)商，并向其發(fā)出詢價通知書讓其報價。
采購員每周有計劃的對企業(yè)采購的所有原料進(jìn)行市場詢價，在一、二級市場范圍內(nèi)，不指定詢價地點(diǎn)，不指定供貨商，但所詢購的原料與實(shí)際采購的原材料應(yīng)具有可比性，遵循原材料的產(chǎn)地、質(zhì)量、單位、規(guī)格統(tǒng)一的原則，便于價格對比分析。詢價后，由部門內(nèi)勤統(tǒng)一將所詢價格情況進(jìn)行網(wǎng)上公布。
價格審核與監(jiān)督是確保物資采購陽光透明的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。采購監(jiān)督管理工作同樣由成本控制部、財務(wù)部、使用部門、倉儲部五部門共同完成，按照企業(yè)采購管理制度，五部門按程序?qū)ζ溥M(jìn)行申請，檢查相關(guān)使用部門所報計劃手續(xù)是否齊全，一同對其采購物資進(jìn)行市場調(diào)查，及時到市場上了解價格行情，以利于采購成本的控制與監(jiān)督。要按照程序進(jìn)行簽約，原則上1萬元以上的物資要簽訂合同，由采購部與供應(yīng)商談判草擬供貨合同或工程合同。
為控制采購成本，確保采購采購環(huán)節(jié)的嚴(yán)謹(jǐn)性，各部門還要做好協(xié)作配合工作。建議建立完善的采購申請審批制度，杜絕不合理、不必要的盲目采購；采購數(shù)量的確定遵循按單采購的原則，各部門把好關(guān)。設(shè)立“五位一體”的采購定價小組每周對使用部門所需物品進(jìn)行市場調(diào)查，定期會同供貨商制定《報價表》，盡量把價格壓到最低。采購部應(yīng)做到貨比三家，保證物品質(zhì)量，降低采購價格。明確供應(yīng)商貨物驗(yàn)收連續(xù)兩次不合格，則通知供貨商限期改正，如第三次不合格，則通知供貨商停止供貨。
抓好驗(yàn)收、入庫以及結(jié)算工作，完成自主采購實(shí)現(xiàn)良性循環(huán)。采購?fù)瓿珊螅M(jìn)行統(tǒng)一驗(yàn)收，這個也是自主采購的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是確保能否降低成本，檢查督促采購環(huán)節(jié)不出差錯的必要一環(huán)，在整個自主采購過程中同樣重要。筆者認(rèn)為賓館酒店企業(yè)最好設(shè)立專門的倉儲管理部門，主要對物料進(jìn)行統(tǒng)一負(fù)責(zé)驗(yàn)收，合格物資開具進(jìn)庫單，不合格物資退回。日耗材料實(shí)行三方驗(yàn)收制度，由倉儲部、使用部門、采購部三方共同負(fù)責(zé)驗(yàn)收。
按照標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收后，進(jìn)行最后的入庫結(jié)算環(huán)節(jié)，此環(huán)節(jié)重點(diǎn)是做好庫存管理、結(jié)算付款等工作。采購員采購的大宗物品的付款要經(jīng)部門經(jīng)理、采購經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理、分管副總、財務(wù)副總、總經(jīng)理簽字確認(rèn)批準(zhǔn)后方可付款。
三、賓館酒店企業(yè)采購存在的問題
自主采購過程中容易出現(xiàn)很多管理漏洞，筆者認(rèn)為主要有以下幾點(diǎn)：一是采購人員選擇不當(dāng)。二是采購制度不完善。盲目采購庫損高，造成流動資金呆滯；零庫存，急需時緊急采購，不能給予采購部充分市場考察時間，造成人力財力的浪費(fèi)。不能堅持多人采購制。三是采購成本高。大件商品采購暗箱操作，未能實(shí)行公開競標(biāo)。四是監(jiān)督控制措施不健全。
四、賓館酒店企業(yè)采購漏洞的解決方法
針對自主采購容易出現(xiàn)的問題，解決方法很多，結(jié)合工作實(shí)際，筆者認(rèn)為主要從以下幾個方面加以解決。
一是選定好采購人員，對采購人員實(shí)行心理監(jiān)控，防患于未然。采購人員選定要聽取各方面意見。采購人員不能選用領(lǐng)導(dǎo)親屬擔(dān)任；上級部門指派的人最好不用，一旦出了問題左右為難，處理起來棘手；采購員之間曾是同事親屬的，不能選派在一個采購部門工作。有必要實(shí)行心理監(jiān)控。健全有效的監(jiān)控措施對絕大多數(shù)采購人員能起到約束作用，對個別僥幸心理監(jiān)控就有必要。
二是完善采購制度，做好采購管理的基礎(chǔ)工作。采購制度應(yīng)規(guī)定采購申請、授權(quán)人權(quán)限、采購流程、相關(guān)責(zé)任、采購方式、報價和審批等。對供應(yīng)商要建立檔案，每個檔案應(yīng)嚴(yán)格審核才能歸檔。采購必須在歸檔供應(yīng)商中進(jìn)行，檔案應(yīng)不定期更新，有專人管理。建立標(biāo)準(zhǔn)采購價格以進(jìn)行比價采購。財務(wù)部對重點(diǎn)監(jiān)控采購據(jù)市場變化定期定出標(biāo)準(zhǔn)采購價，促使采購員貨比三家，不斷地降低采購價格。
工程項(xiàng)目成本組成內(nèi)容中，物資成本占據(jù)工程成本五成以上的比例，另外加上各種運(yùn)雜費(fèi)、資金成本費(fèi)用等都占比會超過六成。所以物資管理對確保施工項(xiàng)目的順利開展、降低成本以及提升經(jīng)濟(jì)效益，有著十分重要的作用，就這個角度分析，其作為企業(yè)行為的物資管理工作，不單純是企業(yè)物資單位的專項(xiàng)性管理工作，同時也是企業(yè)的決策層與企業(yè)管理人員視線關(guān)注所在，與此同時也是各個崗位工作人員一同參與和監(jiān)督作用下的組合管理模式，只有全體工作人員一同參與，才可有效的構(gòu)建企業(yè)物資管理現(xiàn)代化的完整系統(tǒng)模式。
二、當(dāng)下建筑施工企業(yè)在物資管理過程中存在的主要問題
1.傳統(tǒng)管理模式的束縛
大部分建筑施工企業(yè)雖然都進(jìn)行了程度不一的公司制度改革，成立了一些新的物資采購供應(yīng)單位，可是其本質(zhì)上依然沒有從傳統(tǒng)的管理模式限制下掙脫。物資管理工作依然局限在技術(shù)單位要上報的一些使用計劃與物資單位開展的采購模式之中。這種工作模式因?yàn)槿狈Σ少彶块T的有效監(jiān)督，并且受到了采購業(yè)務(wù)工作人員業(yè)務(wù)水平以及思想素質(zhì)的影響，因此在采購工作過程中常常有不合規(guī)范的方面存在。除此之外，部分單位領(lǐng)導(dǎo)依舊存有重產(chǎn)值、重施工季度、輕成本控制以及輕物資管理的思想，嚴(yán)重制約了物資管理工作科學(xué)化、規(guī)范化進(jìn)程的開展，以致于造成物資計劃準(zhǔn)確性失衡，增加了采購次數(shù)與采購成本。
2.管理制度不健全、部門間約束性薄弱
因?yàn)榻ㄖ┕て髽I(yè)在采購管理過程中，還存在一定的固定模式，企業(yè)的技術(shù)單位主要負(fù)責(zé)的任務(wù)是計劃提取，而物資單位對物資進(jìn)行的采購供應(yīng)，財務(wù)單位主要負(fù)責(zé)清算、審計單位則主要負(fù)責(zé)對采購供應(yīng)活動的審計。因?yàn)槭艿綄I(yè)因素的制約，各個部門之間無法對物資采購過程形成一套完整有效的監(jiān)控系統(tǒng)，彼此之間缺乏有效的監(jiān)督機(jī)制。雖然大部分企業(yè)對物資管理工作都訂立了一些規(guī)章制度，可是因?yàn)槿狈Ρ匾行У谋O(jiān)控方式，因而造成物資采購的透明度低下，極大的限制了物資采購工作合理化的方向發(fā)展。除此之外，企業(yè)在物資采購管理過程之中，通常將工作局限在事后控制作用上，而沒能對其進(jìn)行事前預(yù)測與事中控制，造成整個物資采購監(jiān)控工作先進(jìn)性不強(qiáng)，拉低了整個采購工作的工作效率。
3.物資信息網(wǎng)絡(luò)不完善市場應(yīng)對能力低下
因?yàn)槭袌鲂星榈母淖儗儆诮ㄖ┕て髽I(yè)要直接面臨的一項(xiàng)重要議題，其對材料價格的高低有直接的影響。但是大部分建筑施工企業(yè)都缺乏完整的物資信息網(wǎng)絡(luò)，各項(xiàng)物資信息無法及時有效的傳遞，以致于造成物資采購成本控制力低下，嚴(yán)重的甚至造成企業(yè)有較大的成本流失。
三、提升建筑施工企業(yè)物資管理工作水平的方式策略
物資管理屬于企業(yè)管理過程中一項(xiàng)不可忽視的重要工作，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：依照品種、質(zhì)量以及限期等當(dāng)成企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動完整的提供其所需要的各項(xiàng)物資條件，合理有效的組織物資訂貨工作、采購工作、運(yùn)輸工作、儲存以及收發(fā)工作等等，加快物資流轉(zhuǎn)、降低物資耗損，有效的監(jiān)督與促進(jìn)生產(chǎn)管理單位有效、節(jié)約的進(jìn)行物資利用；合理的進(jìn)行包裝物和生產(chǎn)廢棄物的回收與使用，以防止對自然生態(tài)環(huán)境造成傷害。實(shí)現(xiàn)投入最少的成本獲得最大經(jīng)濟(jì)效益的目的。
1.強(qiáng)化物資采購招投標(biāo)管理，降低采購成本與物資材料采購計劃管理
材料采購單位在采購工作過程中，需要堅持誰經(jīng)受誰承擔(dān)責(zé)任的原則，將責(zé)任落實(shí)到個人，提高采購工作人員的工作責(zé)任心，降低錯誤出現(xiàn)工作情況出現(xiàn)的概率，使用有效高效的方式展開采購工作。嚴(yán)格依照招評標(biāo)程序以規(guī)范化招評標(biāo)的各項(xiàng)管理，積極使用招標(biāo)、比價以及競價的方式，以有效的保證采購物資的質(zhì)量達(dá)標(biāo)。物資采購的工作人員需要在確保采購物資質(zhì)量基礎(chǔ)下，遵循“同樣質(zhì)量比價格、同樣價格比服務(wù)”，實(shí)現(xiàn)招標(biāo)比價項(xiàng)目件件有詳細(xì)記錄檔案。另外招標(biāo)過程中，需要嚴(yán)格遵循三公開一監(jiān)督的工作原則，將各項(xiàng)辦事政策公開化處理，強(qiáng)化群眾監(jiān)督的力量。各個施工建設(shè)單位要切實(shí)有效的強(qiáng)化材料計劃的核準(zhǔn)制度，有效的防止在建設(shè)過程中出現(xiàn)功能閑置浪費(fèi)的現(xiàn)象。
2.促進(jìn)現(xiàn)代化管理模式構(gòu)建，加強(qiáng)內(nèi)部管理。
2.1科學(xué)定位
要想達(dá)到保供的工作目標(biāo)，建立起有效可靠的物資供應(yīng)和質(zhì)量保證系統(tǒng)是十分必要的。有效降低物資采購成本，加強(qiáng)資源整合與綜合利用能力，有效提升資金的運(yùn)作效率，構(gòu)建一個合理有效的材料責(zé)任成本控制系統(tǒng)，才能夠有效的完成創(chuàng)效增收的目的。
2.2科學(xué)管理
依照建筑施工企業(yè)的物資工作的實(shí)際特點(diǎn)與潛在規(guī)律，訂立與開展一套完整的物資管理工作操作組織計劃，吸收科學(xué)先進(jìn)的管理思想，實(shí)現(xiàn)物資管理目標(biāo)的創(chuàng)新。
2.3信息化技術(shù)的使用
使用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完成各項(xiàng)管理工作，把控施工管理現(xiàn)場的物資成本消耗，有效提升其工作效率與科學(xué)化的工作管理能力，提升應(yīng)用專業(yè)物資管理軟件在基層項(xiàng)目物資管理過程中的數(shù)據(jù)及時更新，使用動態(tài)化方式對各個工程與勞務(wù)工作單位物資成本使用過程中的管理。在物資成本的管控過程中，定期的形成各項(xiàng)管理數(shù)據(jù)與聯(lián)絡(luò)報表，對各類數(shù)據(jù)聯(lián)機(jī)打印并實(shí)現(xiàn)上級管理單位遠(yuǎn)程監(jiān)控的要求。
3.促進(jìn)工程項(xiàng)目物資管理的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程
要想建立健全工程項(xiàng)目物資管理體系，細(xì)化各項(xiàng)操作準(zhǔn)則，對各種工作操作流程重點(diǎn)完善，并以此統(tǒng)一工作目標(biāo)與考核目標(biāo)，進(jìn)而有效的促進(jìn)工程建設(shè)項(xiàng)目物資管理朝著標(biāo)準(zhǔn)化的方向前進(jìn)。物資管理工作操作流程的建立，形成在實(shí)用性、科學(xué)性與有效性的目標(biāo)之上，重視成本與質(zhì)量的監(jiān)督控制，有效完成流程內(nèi)外的業(yè)務(wù)對接。
四、結(jié)語
一、組織實(shí)施“陽光采購策略”—公開透明的按采購制度程序辦事，在采購前、采購中、采購后的各個環(huán)節(jié)中主動接受審計及其他部門監(jiān)督
2009我們進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)采購工作透明，在采購工作中做到公開、公平、公正。不論是大宗材料、設(shè)備還是小型材料的零星采購，都盡量多的邀請相關(guān)職能部門參與。即使在時間緊，任務(wù)重的時候，也始終堅持這個原則，邀請審計部相關(guān)人員一起詢比價，采購前、采購中、采購后的各個環(huán)節(jié)中主動接受審計監(jiān)督。即確保工作的透明，同時保證了工程進(jìn)度。
1、完善制度，職責(zé)明確，按章辦事。
2009通過組織學(xué)習(xí)《采購管理戰(zhàn)略》和公司ISO9000質(zhì)量管理體系文件，通過換版之機(jī)完善了更具操作性的《材料、設(shè)備采購控制流程》、《采購及供方評價作業(yè)指導(dǎo)書》等采購管理制度。制度清楚，操作有據(jù)可查，為陽光采購奠定了理論基礎(chǔ)。
2、公開公正透明，實(shí)現(xiàn)公開招標(biāo)。
采購部按項(xiàng)目部和施工單位上報的采購計劃公開招標(biāo)，邀標(biāo)單位都在三家以上，有的多達(dá)十余家，并且邀標(biāo)談質(zhì)論價全過程總工辦、工程部、審計部、采購部都參與，增加陽光采購?fù)该鞫?，真正做到降低成本、保護(hù)公司利益。
3、采購效益全線凸現(xiàn)。
實(shí)施公開透明的陽光采購策略后，同等的材料設(shè)備價格東和灣比東和銀都便宜了，東和春天西區(qū)比東區(qū)價格降低了3－5％。為公司節(jié)約了100多萬的采購資金，直觀有效地降低了材料設(shè)備采購成本。
4、監(jiān)督機(jī)制基本形成。
做好價格和技術(shù)規(guī)格分離和職能定位工作，價格必須經(jīng)采供部和審計部，技術(shù)必須經(jīng)工程部和總工辦，形成相互制衡的工作機(jī)制；防范、抑制腐敗。建立材料價格信息庫和材料價格監(jiān)管機(jī)制,提高采購人員的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平,保證貨比三家,質(zhì)優(yōu)價廉的購買材料,減少工程成本,提高采購效率，提高企業(yè)利潤。
二、圍繞控制成本、采購性價比最優(yōu)的產(chǎn)品等方面開展工作
2009采供部繼續(xù)圍繞“控制成本、采購性價比最優(yōu)的產(chǎn)品”的工作目標(biāo)，要求采購人員在充分了解市場信息的基礎(chǔ)上進(jìn)行詢比價，注重溝通技巧和談判策略。要求各長期合作供應(yīng)商在原東和銀都、東和灣、東和春天的原價位的基礎(chǔ)上下浮5－8個百分點(diǎn)（當(dāng)然針對部分價格較高而又不降價的供貨商我們也做了局部調(diào)整）。同時調(diào)整了部份工作程序，增加了采購復(fù)核環(huán)節(jié)，采取由采供部副經(jīng)理在采購人員對材料、設(shè)備詢比價的基礎(chǔ)上進(jìn)行復(fù)核，再由采供部經(jīng)理進(jìn)一步復(fù)核，實(shí)行了“采購部的兩級價格復(fù)核機(jī)制”，然后再傳送審計部復(fù)核。力求最大限度的控制成本，為公司節(jié)約每一分錢。采供人員也在每一項(xiàng)具體工作和每一個工作細(xì)節(jié)中得到煅練。
三、進(jìn)一步加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理協(xié)調(diào)
2009采供部進(jìn)一步加強(qiáng)了對供應(yīng)商管理，本著對每一位來訪的供應(yīng)商負(fù)責(zé)的態(tài)度，制定了《采購供應(yīng)部供方信息表》，對每一位來訪的供應(yīng)商進(jìn)行分類登記，確保了每一個供應(yīng)商資料不會流失。同時也利于采供對供應(yīng)商信息的掌握，從而進(jìn)一步擴(kuò)大了市場信息空間。建立了合格供方名錄，在進(jìn)行邀標(biāo)報價之前，對商家進(jìn)行評價和分析，合格者才能進(jìn)入合格供方名錄、才具有報價資格。
根據(jù)公司管理層的最新思維，公司新一代的供應(yīng)商也應(yīng)建立在真正的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系上來，甚至拿他們當(dāng)自己公司的部門來看待。因?yàn)楣镜某杀竞诵母偁幜Φ捏w現(xiàn)最主要的來自于公司所有供應(yīng)商的支持力度，供應(yīng)商對每家客戶不同的政策特別給予我司的競爭對手的政策的好壞將直接影響到我司的成本核心競爭力的高低。房地產(chǎn)和建設(shè)行業(yè)是個相對特殊、獨(dú)立的行業(yè)，供應(yīng)商圈子相對獨(dú)立，比如鋼材、水泥可用供貨商資源并不多。房地產(chǎn)企業(yè)都用著很多同樣的供應(yīng)商。因此采供部必須考慮怎樣既能使供應(yīng)商始終至終、一如既往的給予我們最優(yōu)政策，又能更好的為公司營造良好的外部合作環(huán)境，使供應(yīng)商能真正全心全意的為東和服務(wù)，拋棄雙方的短期利益，謀求共同長期的健康發(fā)展。我們發(fā)展了諸如：達(dá)鋼集團(tuán)、拉法基水泥集團(tuán)、鴿牌電線電纜公司、伊士頓電梯集團(tuán)等戰(zhàn)略合作伙伴單位。從而搶占節(jié)約成本、降低價格的制高點(diǎn)，為公司的持續(xù)健康發(fā)展奠定基礎(chǔ)。
四、步加強(qiáng)對材料、設(shè)備價格信息的管理
2009采供部進(jìn)一步加強(qiáng)了對材料、設(shè)備信息的管理，每一次材料設(shè)備的計劃、詢比價都進(jìn)行了復(fù)印留底，保持了信息資料的完整，同時輸入電腦保存，建立采供部材料、設(shè)備信息庫，以備隨時查閱、對比。
五、提高部門工作員工的業(yè)務(wù)素質(zhì)和責(zé)任感
2009采供部特別注重，除組織部門人員進(jìn)行培訓(xùn)外，還注重在平時的每項(xiàng)具體工作和每個工作細(xì)節(jié)中不斷的提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，同時反復(fù)強(qiáng)調(diào)采購人員的責(zé)任感，強(qiáng)調(diào)每個人對自己采購的材料設(shè)備負(fù)責(zé)到底，保證了對材料、設(shè)備有效的追蹤。
六、2010從以下幾方面予以改進(jìn)
1、公司推行流程管理的契機(jī)，細(xì)化采購管理流程（10個）
房地產(chǎn)企業(yè)管理水平的差異最明顯的體現(xiàn)在流程管理上的差異，流程管理成熟度是衡量企業(yè)是否進(jìn)入規(guī)范化的主要標(biāo)志，公司從規(guī)范化進(jìn)入精細(xì)化管理階段最重要的前提是建立強(qiáng)大的流程管理體系。抓住公司推行流程管理的契機(jī)，細(xì)化采購管理流程,從而全面提高公司采購管理水平。
